日常賬務(wù)處理之憑證管理

1、日常賬務(wù)處理之憑證管理第一節(jié) 憑證管理任務(wù)是通過(guò)輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類賬，進(jìn)行月末對(duì)賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種常用報(bào)表等。同時(shí)對(duì)個(gè)人往來(lái)和單位輔助賬進(jìn)行管理。使用次序憑證管理主要完成對(duì)記賬憑證的錄入、修改、打印、匯總、出納簽字、審核和記賬等工作。記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點(diǎn)，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個(gè)來(lái)源。日常業(yè)務(wù)處理首先從填制憑證開(kāi)始。在總賬中，記賬憑證的來(lái)源有三種：一是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證，或是由人工編制記賬憑證，再輸入計(jì)算機(jī)；二是從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)傳遞到總賬中的憑證；三是從外部導(dǎo)入的憑證，如憑

2、證引入或接口開(kāi)發(fā)。1、填制憑證在“總賬系統(tǒng)的【憑證】菜單中，單擊【填制憑證】，翻開(kāi)“填制憑證對(duì)話框，出現(xiàn)一張空白憑證。 單擊【增加】按鈕或按F5鍵，增加一張新憑證。這時(shí)光標(biāo)定位在憑證類別上。當(dāng)前新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動(dòng)復(fù)制到下一分錄行。增加憑證當(dāng)憑證全部錄入完畢后，按保存按鈕或F6鍵保存這張憑證，按放棄按鈕放棄當(dāng)前增加的憑證。也可用鼠標(biāo)單擊增加 那么可繼續(xù)填制下一張憑證。假設(shè)想放棄當(dāng)前未完成的分錄的輸入，可按刪行按鈕或Ctrl+D鍵刪除當(dāng)前分錄即可當(dāng)一批憑證填完后， 用鼠標(biāo)單擊退出或通過(guò)菜單【文件】下的【退出】制單功能。P84-90實(shí)務(wù)增加憑證注意：會(huì)計(jì)科目必須輸入末級(jí)科目。憑

3、證編號(hào)由系統(tǒng)按分類按月自動(dòng)編制，每月內(nèi)的憑證日期不能倒流。如：12月16日收款類憑證已填到第200號(hào)憑證，那么填制該類200號(hào)以后的憑證時(shí)，日期不能為12月2日。但用戶可通過(guò)在“選項(xiàng)中，將其中的賬套參數(shù)“制單序時(shí)取消來(lái)解除這種限制。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號(hào)將不能再修改。對(duì)于要使用“支票登記簿功能的用戶，假設(shè)希望在制單時(shí)也可進(jìn)行支票登記，那么應(yīng)在“選項(xiàng)中設(shè)置“支票控制選項(xiàng)。那么在制單時(shí)，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿， 在輸入支票號(hào)后，系統(tǒng)那么會(huì)自動(dòng)勾銷支票登記簿中未報(bào)銷的支票，并將報(bào)銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時(shí)， 最好在支票登記簿中予以登記， 以便系統(tǒng)能自動(dòng)勾銷未報(bào)的支票

4、。假設(shè)支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供用戶將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時(shí)填上報(bào)銷日期。注意：二涉及輔助核算業(yè)務(wù)的憑證處理在錄制憑證分錄過(guò)程中，當(dāng)系統(tǒng)檢測(cè)到當(dāng)前科目帶有輔助核算標(biāo)記時(shí)，就會(huì)彈出輔助信息錄入窗，要求輸入相應(yīng)的輔助信息，如部門、個(gè)人、工程、客戶和供給商在總賬系統(tǒng)核算，在這里錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示。當(dāng)需要對(duì)所錄入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時(shí)，可用鼠標(biāo)雙擊。1、個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)憑證的處理個(gè)人往來(lái)是企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職員間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來(lái)業(yè)務(wù)，如個(gè)人借款等。例：2003年12月18日，總經(jīng)理辦公室肖劍借款3000元。會(huì)計(jì)分錄：借：其他應(yīng)收款1133 3000 貸：現(xiàn)金10

5、01 30001總賬系統(tǒng)填制憑證增加2輸入“付，制單日期，附單據(jù)數(shù)，摘要“借款，科目名稱“1133，彈出輔助項(xiàng)窗口3輸入部門，個(gè)人，票號(hào)，發(fā)生日期，確認(rèn)4輸入借方金額“3000，第二行的摘要不變，科目名稱“1001，貸方金額“3000或按“=，保存?！静僮鞑襟E】2、單位往來(lái)業(yè)務(wù)憑證的處理單位往來(lái)是企業(yè)與其他企業(yè)間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，包括供給商往來(lái)和銷售客戶往來(lái)。如果使用應(yīng)收系統(tǒng)來(lái)管理所有客戶往來(lái)業(yè)務(wù)，且在賬簿選項(xiàng)中沒(méi)有選擇“可以使用應(yīng)收系統(tǒng)受控科目時(shí)，那么在制單中，不能使用客戶往來(lái)的科目，而是到應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。供給商往來(lái)同客戶往來(lái)處理相似。2、單位往來(lái)業(yè)務(wù)憑證的處理假設(shè)使用總賬系統(tǒng)來(lái)管理

6、所有單位往來(lái)業(yè)務(wù)，那么在填制憑證時(shí)，屏幕將提示用戶輸入“客戶或“供給商、“業(yè)務(wù)員及“票號(hào)等信息，其中“客戶或“供給商可輸入代碼或簡(jiǎn)稱，也可通過(guò)參照功能輸入“業(yè)務(wù)員可輸入該筆業(yè)務(wù)的銷售或采購(gòu)人員，“票號(hào)那么輸入往來(lái)業(yè)務(wù)的單據(jù)號(hào)。注意：對(duì)于同一個(gè)往來(lái)單位來(lái)說(shuō)，名稱要前后一致，否那么系統(tǒng)會(huì)將其當(dāng)成兩個(gè)單位。3、涉及部門核算業(yè)務(wù)的憑證處理系統(tǒng)為部門核算科目自動(dòng)開(kāi)設(shè)部門核算輔助賬，在處理涉及部門核算業(yè)務(wù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出相應(yīng)輔助信息輸入窗，提示用戶輸入“部門信息。4、涉及工程核算業(yè)務(wù)和憑證處理假設(shè)科目為工程核算，那么屏幕彈出輔助信息窗提示用戶輸入“工程信息。三填制憑證的其他功能說(shuō)明生成和調(diào)用常用憑證假設(shè)

7、某張憑證應(yīng)作為常用憑證保存時(shí)，可通過(guò)菜單“編輯下的“生成常用憑證制作常用憑證。調(diào)用常用憑證：在制單時(shí)單擊“編輯菜單下的“調(diào)用常用憑證，按向?qū)Р僮骷纯?。在填制憑證中，通過(guò)按首頁(yè)上頁(yè)下頁(yè)末頁(yè)按鈕翻頁(yè)查找或按查詢按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證。修改完畢后，按保存按鈕保存當(dāng)前修改，按放棄按鈕放棄當(dāng)前憑證的修改。P90-91實(shí)務(wù)修改憑證假設(shè)在【選項(xiàng)】中設(shè)置了“制單序時(shí)的選項(xiàng)，那么，在修改制單日期時(shí)，不能在上一編號(hào)憑證的制單日期之前。1月份制的憑證不能將制單日期改為2月份的日期。假設(shè)在【選項(xiàng)】中設(shè)置了“不允許修改、作廢他人填制的憑證，那么不能修改他人填制的憑證。假設(shè)在【選項(xiàng)】中設(shè)置了“合并憑證顯示、打

8、印的選項(xiàng)，那么，在合并狀態(tài)下不能錄入、修改憑證，只有切換到展開(kāi)狀態(tài)才可以。使用快捷鍵Ctrl+A自動(dòng)切換合并/展開(kāi)。如果某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做過(guò)報(bào)銷處理，修改該分錄，將不影響“支票登記簿中的內(nèi)容。外部系統(tǒng)傳過(guò)來(lái)的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。在填制憑證中，通過(guò)按首頁(yè)上頁(yè)下頁(yè)末頁(yè)按鈕翻頁(yè)查找或按查詢按鈕輸入查詢條件，找到要作廢的憑證。用鼠標(biāo)單擊菜單【制單】下的【作廢/恢復(fù)】，憑證左上角顯示“作廢字樣，表示已將該憑證作廢。作廢/恢復(fù)憑證作廢憑證仍保存憑證內(nèi)容及憑證編號(hào)，只在憑證左上角顯示“作廢字樣。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時(shí)，

9、不對(duì)作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。在賬簿查詢時(shí)，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。假設(shè)當(dāng)前憑證已作廢，用鼠標(biāo)單擊菜單【制單】下的【作廢/恢復(fù)】，可取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。 P91-92實(shí)務(wù)作廢/恢復(fù)憑證進(jìn)入填制憑證后，用鼠標(biāo)單擊菜單【制單】下的【整理憑證】。選擇要整理的月份，按確定后，屏幕顯示作廢憑證整理選擇窗。假設(shè)本月有憑證已記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對(duì)其后面的未記賬憑證作憑證整理。假設(shè)想對(duì)已記賬憑證作憑證整理，請(qǐng)先到“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。整理憑證假設(shè)由于手工編制憑證號(hào)造成憑證斷號(hào)，也可通過(guò)此功能

10、進(jìn)行整理，方法是不選作廢憑證，直接按確定按鈕即可。對(duì)由系統(tǒng)編號(hào)時(shí)，刪除憑證后系統(tǒng)提示是否整理空號(hào)憑證，假設(shè)選取是，那么將作廢憑證刪除并重新排憑證編號(hào)。P92-93實(shí)務(wù)整理憑證進(jìn)入填制憑證后，用鼠標(biāo)單擊菜單【制單】下的【沖銷憑證】制作紅字沖銷憑證。 先輸入制單月份， 然后答復(fù)將沖銷哪個(gè)月的哪類多少號(hào)憑證， 那么系統(tǒng)自動(dòng)制作一張紅字沖銷憑證。本功能用于自動(dòng)沖銷某張已記賬的憑證。P91實(shí)務(wù)沖銷憑證用于查詢已記賬及未記賬憑證。用鼠標(biāo)單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【查詢憑證】，進(jìn)入“查詢憑證功能，屏幕顯示查詢條件窗。輸入查詢憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。在憑證一覽表中用鼠標(biāo)雙擊某張憑證，那么屏幕顯示此張

11、憑證?？捎檬髽?biāo)單擊首頁(yè)上頁(yè)下頁(yè)末頁(yè)按鈕翻頁(yè)查找或按查詢按鈕查找輸入條件查找。P98-99實(shí)務(wù)2、查詢憑證出納簽字查詢條件設(shè)置 簽字前需先確定會(huì)計(jì)科目中已執(zhí)行過(guò)“編輯 “指定科目將現(xiàn)金與銀行存款科目指定為現(xiàn)金、銀行總賬科目，指定后才能進(jìn)行出納簽字。用鼠標(biāo)單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【出納簽字】，進(jìn)入“出納簽字對(duì)話框。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。3、出納簽字在憑證一覽表中用鼠標(biāo)雙擊某張憑證，那么屏幕顯示此張憑證， 如果此憑證不是要進(jìn)行簽字的憑證，可用鼠標(biāo)單擊首頁(yè)上頁(yè)下頁(yè)末頁(yè)按鈕翻頁(yè)查找或按查詢按鈕查找輸入條件查找。當(dāng)屏幕顯示待簽字憑證時(shí)，用戶可進(jìn)行簽字，通過(guò)菜單【查看】下的【科目轉(zhuǎn)換】

12、可切換顯示科目編碼和科目名稱，用或鍵在分錄中移動(dòng)時(shí)，憑證下將顯示當(dāng)前分錄的輔助信息。3、出納簽字出納人員在確認(rèn)該張憑證正確后，用鼠標(biāo)單擊簽字將在出納處自動(dòng)簽上出納人姓名。假設(shè)想對(duì)已簽字的憑證取消簽字，可用鼠標(biāo)單擊取消取消簽字。用鼠標(biāo)單擊【簽字】菜單下的【成批簽字】，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)當(dāng)前范圍內(nèi)的所有未簽字憑證執(zhí)行簽字；用鼠標(biāo)單擊【簽字】菜單下的【成批取消簽字】，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)當(dāng)前范圍內(nèi)的所有已簽字憑證執(zhí)行取消簽字。P93-95實(shí)務(wù)憑證合并狀態(tài)可以進(jìn)行出納簽字，但不能填補(bǔ)結(jié)算方式和票號(hào)。已簽字的憑證，不能被修改、刪除，只能取消簽字才能進(jìn)行。取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要決定是否要對(duì)出納憑證

13、進(jìn)行出納簽字管理，假設(shè)不需要此功能，可在選項(xiàng)中取消出納憑證必須經(jīng)由出納簽字的設(shè)置。使用前提：在“總賬-設(shè)置-選項(xiàng)-憑證中選擇“憑證必須經(jīng)主管簽字。幾種不能簽字的情況：已簽字憑證不能再簽字；未經(jīng)授權(quán)的憑證不能簽字；取消簽字必須由簽字人本人取消；簽字人不能與制單人相同；未簽字憑證不能再取消簽字；簽字前先對(duì)憑證進(jìn)行合法性檢查有錯(cuò)憑證不能簽字，未通過(guò)的憑證不能簽字。P97-98實(shí)務(wù)4、主管簽字用鼠標(biāo)單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【審核憑證】，進(jìn)入“審核憑證對(duì)話框。輸入審核憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表。選中任意一張憑證，單擊“確定，進(jìn)入“審核憑證界面，即可進(jìn)行憑證審核。兩種方式：逐張審核，成批審核。P9

14、5-97實(shí)務(wù)5、審核憑證審核人和制單人不能是同一個(gè)人。假設(shè)想對(duì)已審核的憑證取消審核，單擊取消取消審核。取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除審核人除了要具有審核權(quán)外，還需要有對(duì)待審核憑證制單人所制憑證的審核權(quán)，這個(gè)權(quán)限在“根底設(shè)置的“數(shù)據(jù)權(quán)限中設(shè)置。采用手工制單的用戶，在憑單上審核完后還須對(duì)錄入機(jī)器中的憑證進(jìn)行審核。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，假設(shè)想審核，需先按取消取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。已審核的憑證不能標(biāo)錯(cuò)。憑證匯總本功能可按條件對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑

15、證，也可以是未記賬憑證，因此財(cái)務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況及其他財(cái)務(wù)信息。單擊系統(tǒng)主菜單【憑證】下的【科目匯總】，進(jìn)入“科目匯總對(duì)話框。輸入?yún)R總憑證的條件后，按匯總，屏幕顯示科目匯總表。當(dāng)光標(biāo)在科目匯總表的某一科目行上時(shí)，按詳細(xì)按鈕，那么顯示對(duì)方明細(xì)科目匯總表。按級(jí)次按鈕，可指定匯總的級(jí)次。如果憑證中存在紅字，按切換按鈕，可按兩種方式進(jìn)行展開(kāi)。點(diǎn)擊復(fù)原按鈕，恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)的欄目列寬。P99-100實(shí)務(wù)6、科目匯總記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來(lái)登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來(lái)賬、工程賬以及備查賬等。本系統(tǒng)記賬采用向?qū)Х绞?，使記賬過(guò)程更加明確。P101-104實(shí)務(wù)7、記賬如果用戶發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯(cuò)誤，可通過(guò)鼠標(biāo)單擊上一步返回后進(jìn)行修改。如果用戶在設(shè)置過(guò)程中不想再繼續(xù)記賬，可通過(guò)鼠標(biāo)單擊取消，取消本次記賬工作。記賬范圍輸入采用范圍列示方式，可以輸入數(shù)字、“-和“,在記賬過(guò)程中，不得中斷退出。在第一次記賬時(shí)，假設(shè)期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。如有不平衡憑證，不能記賬。未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。作廢憑證不需要審核可直接記賬。選擇記賬范圍，可輸入連續(xù)編號(hào)范圍，例如1-4表示1號(hào)至