采購(gòu)管理系統(tǒng)及業(yè)務(wù)處理(ppt 35頁)

1、第四講 采購(gòu)業(yè)務(wù)處理采購(gòu)管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系：采購(gòu)計(jì)劃單入庫單采購(gòu)發(fā)票生產(chǎn)制造管理采購(gòu)管理系統(tǒng)應(yīng)付款系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)7/5/2022案例： 中山電機(jī)對(duì)MAT面板訂貨在100個(gè)以內(nèi)，報(bào)價(jià)為3元，最高價(jià)格為4.5元采購(gòu)管理系統(tǒng)供應(yīng)商價(jià)格設(shè)置7/5/2022綠色單據(jù)為倉管人員所作采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)訂單采購(gòu)收料單外購(gòu)入庫單采購(gòu)發(fā)票紅字外購(gòu)入庫單采購(gòu)?fù)素浲ㄖ獑渭t字采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)管理系統(tǒng)基本業(yè)務(wù)流程圖7/5/2022日常采購(gòu)業(yè)務(wù)流程:采購(gòu)部采購(gòu)員填制采購(gòu)申請(qǐng)單分管理領(lǐng)導(dǎo)審批采購(gòu)部采購(gòu)員依據(jù)請(qǐng)購(gòu)單編制采購(gòu)訂單授權(quán)人員審核采購(gòu)訂單并發(fā)出編制采購(gòu)申請(qǐng)單審核申請(qǐng)單編制采購(gòu)訂單審核訂單訂貨7/5/2022日常采購(gòu)業(yè)務(wù)

2、流程:采購(gòu)貨物到貨，采購(gòu)員制作收貨通知單收貨通知單經(jīng)主管審核后交庫管員庫管員驗(yàn)收產(chǎn)品入庫,填制入庫單倉庫主管對(duì)入庫單審核編制收貨通知單審核收貨單填制入庫單審核入庫單收貨7/5/2022日常采購(gòu)業(yè)務(wù)流程:財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票財(cái)務(wù)人員將收到的發(fā)票與入庫單勾對(duì)分配采購(gòu)費(fèi)用制作采購(gòu)入庫會(huì)計(jì)憑證收到購(gòu)貨發(fā)票審核收貨單分配費(fèi)用制作憑證收到發(fā)票7/5/2022采購(gòu)管理系統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程采購(gòu)業(yè)務(wù)流程為什么會(huì)產(chǎn)生不同的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程？ 達(dá)到企業(yè)的時(shí)間和進(jìn)行處理的先后不同而產(chǎn)生了各種應(yīng)用流程。企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的三種主要單據(jù)及相關(guān)單據(jù)：（1）采購(gòu)訂單 采購(gòu)申請(qǐng)單（2）外購(gòu)入庫單 收/退料通知單（3）采購(gòu)發(fā)票 7/5/2022采

3、購(gòu)業(yè)務(wù)類型我們將采購(gòu)業(yè)務(wù)流程歸納為下列幾種：貨到單未到單貨同到和單先到貨后到退貨業(yè)務(wù)分次收貨代管物資受托代銷暫估入庫 以下我們就按照這七種情況，用案例數(shù)據(jù)走完每個(gè)流程的全部操作7/5/20221.貨到單未到 案例：采購(gòu)部采購(gòu)人員李勇于2004-3-2日向中山電機(jī)購(gòu)買MAT面板100個(gè)，單價(jià)3元（不含稅），MAT護(hù)鏡500個(gè)，單價(jià)4元（不含稅）。2004-3-3日貨到，當(dāng)日采購(gòu)部門通知倉庫入庫，倉庫管理員陳力經(jīng)檢驗(yàn)合格后入庫。2004-3-7日中山機(jī)電開出增值稅發(fā)票和800元的運(yùn)費(fèi)發(fā)票。7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)訂單采購(gòu)收料通知單 外購(gòu)入庫單采購(gòu)發(fā)票（自動(dòng)傳遞到應(yīng)付款系統(tǒng)）綠色字

4、體的單據(jù)為可省略不做7/5/2022注意要點(diǎn)！外購(gòu)入庫單可以根據(jù)采購(gòu)訂單或收料通知單關(guān)聯(lián)生成采購(gòu)發(fā)票可以根據(jù)采購(gòu)訂單或外購(gòu)入庫單關(guān)聯(lián)生成，但關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單生成時(shí)可取到其中的單價(jià)信息，關(guān)聯(lián)外購(gòu)入庫單時(shí)卻取不到其中的價(jià)格信息傳遞到應(yīng)付款子系統(tǒng)中的發(fā)票，不能在應(yīng)付款系統(tǒng)中生成憑證，只能在存貨核算系統(tǒng)中做7/5/20222.單貨同到和單先到貨后到 案例：采購(gòu)部采購(gòu)人員李林于2004-3-15日向?qū)幉ㄌ┬刨?gòu)買M200裸板100個(gè)，單價(jià)3元。2004-3-20收到寧波泰信開出的增值稅發(fā)票。2004-3-25日貨到，當(dāng)日采購(gòu)部門通知倉庫入庫，倉庫管理員陳力檢驗(yàn)合格后入庫（材料庫）。 7/5/2022業(yè)務(wù)處理流

5、程:采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)訂單采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)收料通知單（從采購(gòu)發(fā)票獲取,不可省略）外購(gòu)入庫單 如用戶沒有采購(gòu)申請(qǐng)單的程序,則可以省略7/5/20223.退貨業(yè)務(wù) 案例：倉庫人員陳力發(fā)現(xiàn)2004-3-15日向?qū)幉ㄌ┬刨?gòu)買入庫的M200裸板10個(gè)有質(zhì)量問題，采購(gòu)人員決定與2004-3-25日從材料庫退貨。2004-3-30日寧波泰信開出紅字增值稅發(fā)票。 7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程:退料通知單紅字外購(gòu)入庫單紅字采購(gòu)發(fā)票退料通知單可以省略7/5/20224.分次收到貨物 案例：采購(gòu)部李勇于2004-3-20向中山電機(jī)訂購(gòu)MAT面板500個(gè)，單價(jià)3元。2004-3-22收到中山電機(jī)發(fā)來MAT面板200個(gè)，同日通

6、知倉庫部門入庫，經(jīng)檢驗(yàn)合格后入庫（材料庫）。2004-3-25再次收到中山電機(jī)發(fā)來MAT面板300個(gè)，檢驗(yàn)合格后入庫（材料庫）。2004-3-28收到中山電機(jī)開來的增值稅發(fā)票。 7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程:采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)訂單采購(gòu)收料通知單1外購(gòu)入庫單1采購(gòu)收料通知單2外購(gòu)入庫單2采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)申請(qǐng)單可以省略7/5/20225.代管物資 案例：2004-3-30收到德國(guó)MOT發(fā)來的代管物資M100手機(jī)100臺(tái)，入代管庫。7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程:收料通知單（入代管庫）7/5/20226.受托代銷 案例：1、2004-3-3收到受托方德國(guó)MOT發(fā)來的M100手機(jī)200臺(tái)，單價(jià)1000元。2、2

7、004-3-5代銷給廣東移動(dòng)M100手機(jī)100臺(tái)，單價(jià)1500元。3、2004-3-31把未銷售完的M100手機(jī)100臺(tái)退回給受托方德國(guó)MOT。 7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程:收料通知單（入代管庫）外購(gòu)入庫單（入實(shí)倉）采購(gòu)發(fā)票銷售出庫單銷售發(fā)票退料通知單7/5/20227.委外加工 案例：在此增加一物料B4 M80主板，是由MAT面板和M200芯片加工而成。2004-3-5日趙強(qiáng)領(lǐng)料MAT面板和M200芯片各100個(gè)，發(fā)送到寧波泰信加工。2004-3-15日將加工好的物料M80主板40個(gè)送回材料庫。加工單位開來加工發(fā)票金額700元，以及發(fā)生運(yùn)費(fèi)400元。7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程: 委外加工

8、材料的發(fā)出-委外加工成品的入庫-委外加工費(fèi)用發(fā)票-委外加工發(fā)票-鉤稽 -委外加工入庫核算 7/5/20228.暫估入庫案例：采購(gòu)部采購(gòu)人員李林于2004-3-8日向德國(guó)MOT購(gòu)買M200芯片200個(gè)，單價(jià)100元；M100主板100個(gè)，單價(jià)800元。2004-3-15日貨到，當(dāng)日采購(gòu)部門通知倉庫入庫，倉庫管理員陳力經(jīng)檢驗(yàn)合格后入庫（材料庫），發(fā)票本月未到。 7/5/2022暫估業(yè)務(wù)處理流程:采購(gòu)申請(qǐng)單 采購(gòu)訂單采購(gòu)收料通知單外購(gòu)入庫單采購(gòu)發(fā)票（下月做）7/5/2022注意要點(diǎn)！對(duì)于暫估憑證有兩種處理方法:單到?jīng)_回即發(fā)票帳單到后，執(zhí)行一定操作沖銷原來的暫估憑證月初沖回即不管發(fā)票帳單是否到，結(jié)帳至下月后系統(tǒng)自動(dòng)將上月暫估憑證作紅字沖銷7/5/2022單到?jīng)_回操作步驟當(dāng)月將“外購(gòu)入庫單”作估價(jià)入帳處理并生成估價(jià)入帳憑證。下月發(fā)票到后在采購(gòu)系統(tǒng)補(bǔ)發(fā)票并審核。在存貨核算系統(tǒng)“生成憑證”中做暫估沖回憑證（紅字沖回憑證）。系統(tǒng)將自動(dòng)生成“補(bǔ)差額外購(gòu)入庫單”。在存貨核算系統(tǒng)“生成憑證”中做外購(gòu)入庫憑證。7/5/2022月初一次沖回操作步驟當(dāng)月將“外購(gòu)入庫單”作