金蝶KIS行政事業(yè)版操作手冊(cè)

1、金蝶KIS行政事業(yè)版操作手冊(cè)系統(tǒng)介紹本章內(nèi)容提要：Ø 系統(tǒng)構(gòu)成Ø 快速入門Ø 安裝金蝶KIS行政事業(yè)版Ø 啟動(dòng)金蝶KIS行政事業(yè)版系統(tǒng)構(gòu)成系統(tǒng)對(duì)運(yùn)行環(huán)境的要求：金蝶KIS產(chǎn)品充分為用戶著想，是采用最成熟的技術(shù)，本著“Keep It Simple”的原則開發(fā)的新產(chǎn)品，對(duì)運(yùn)行環(huán)境要求不高，對(duì)用戶硬件配置要求低。用戶無須額外升級(jí)現(xiàn)有的電腦軟硬件，也無須再多花錢購買配套的數(shù)據(jù)庫軟件等，即可快速投入使用，極大節(jié)省用戶投資。系統(tǒng)運(yùn)行的硬件環(huán)境：硬件 最低配置 建議配置CPU 586/100及以上 586/233內(nèi)存 32M以上 64M或以上軟驅(qū) 1.44M 1.44

2、M硬盤 200M以上自由空間 500M以上自由空間顯示器 VGA SUPER VGA顯示卡 VGA卡 真彩卡鼠標(biāo)器 各種類型的鼠標(biāo)器打印機(jī) 各種類型的打印機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的環(huán)境：操作系統(tǒng) Windows98中文版、Windows NT4.0中文版(Service Pack 3以上)、Win2000中文版、WinXP中文版、WIN7中文版。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 NetWare 3.11或以上，Windows NT4.0中文版(Service Pack 3以上)，Win2000 Sever、Win2000 advanced Sever。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使用建議1、金蝶KIS行政事業(yè)版網(wǎng)絡(luò)版安全穩(wěn)定，建議最多3個(gè)用戶同時(shí)操作

3、同一賬套。2、金蝶KIS行政事業(yè)版網(wǎng)絡(luò)環(huán)境結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)圖：圖1-1為了使金蝶KIS行政事業(yè)版在Windows中達(dá)到最佳的顯示效果，請(qǐng)將Windows顯示分辨率設(shè)置為800×600 (推薦1024×768)，顏色設(shè)置為16位色以上(推薦使用32位以上真彩色)?？焖偃腴T自1995年始，基于第一代WINDOWS 產(chǎn)品，金蝶開發(fā)了16位標(biāo)準(zhǔn)版的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng) ;隨著Window95/98、Window NT等32位操作系統(tǒng)的迅速普及,金蝶陸續(xù)開發(fā)了基于32位Windows平臺(tái)的金蝶2000V7.X系列;金蝶KIS就是在金蝶2000標(biāo)準(zhǔn)版V7.X系列產(chǎn)品的基礎(chǔ)上發(fā)展而成的一個(gè)升級(jí)替代產(chǎn)品，

4、她除繼承了金蝶2000xp的優(yōu)秀品質(zhì)外，在主界面風(fēng)格、穩(wěn)定性、易學(xué)性和推廣性等方面進(jìn)行了大量的完善工作，成為國內(nèi)市場(chǎng)優(yōu)秀的小型單位管理解決方案。金蝶KIS是在Microsoft Windows操作環(huán)境下開發(fā)的，采用了圖形界面顯示和鼠標(biāo)操作，非常直觀方便，并保留了鍵盤操作快捷的特點(diǎn)。金蝶KIS遵循微軟公司W(wǎng)indows標(biāo)準(zhǔn)操作和界面設(shè)計(jì)規(guī)范，對(duì)Windows熟悉的人可以很快地上手。軟件的模塊化程度高，在一個(gè)模塊中聚合了多種功能，您只需記憶少量功能模塊的使用方法就能完成全部工作，而且每個(gè)功能模塊的操作方法基本相同，只要學(xué)會(huì)了一個(gè)功能，其他的功能就可以融會(huì)貫通。金蝶KIS的界面設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔明快、美觀大方

5、、操作簡(jiǎn)便。(建議對(duì)Windows有興趣的讀者可參閱其入門使用書籍。)金蝶KIS高度集成了中小企事業(yè)單位要使用的賬務(wù)處理、報(bào)表、工資核算、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)分析、出納管理、往來管理和購銷存管理等功能模塊，在軟件的集成度、會(huì)計(jì)管理功能、安全性、通用性、操作的方便性、用戶界面、與其它常見應(yīng)用軟件的接口等方面均有巨大突破。金蝶KIS行政事業(yè)版管理軟件共包括5個(gè)系列(金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版、金蝶KIS業(yè)務(wù)版、金蝶KIS迷你版、金蝶KIS行政事業(yè)版和金蝶KIS小單位專版)，覆蓋單位財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)兩個(gè)管理層次。并可實(shí)現(xiàn)向金蝶K/3系統(tǒng)的平滑過渡，滿足單位業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。其功能模塊結(jié)構(gòu)請(qǐng)見下面附圖。圖1-2金蝶KIS產(chǎn)品

6、功能強(qiáng)大, 通用性強(qiáng)，系統(tǒng)安全, 運(yùn)行穩(wěn)定。安裝金蝶KIS行政事業(yè)版在您打開金蝶KIS產(chǎn)品包裝以前，應(yīng)仔細(xì)閱讀軟件授權(quán)協(xié)議書，本軟件受中華人民共和國版權(quán)法保護(hù)，除了為存檔目的而制作的一個(gè)備份外，不得隨意復(fù)制和散布本軟件。安裝步驟：第一步：將安裝光盤放入光驅(qū)，系統(tǒng)即會(huì)自動(dòng)運(yùn)行金蝶KIS的安裝向?qū)?第二步：如沒有自動(dòng)運(yùn)行，請(qǐng)打開光盤，雙擊其中的kissetup.exe文件運(yùn)行安裝向?qū)?圖1-3第三步：直接點(diǎn)擊向?qū)Ы缑嬷械慕鸬鸎IS行政事業(yè)版，按安裝向?qū)崾景惭b即可;除了上述安裝方法外，您還可以將金蝶KIS行政事業(yè)版的安裝文件復(fù)制到硬盤某個(gè)目錄，以后根據(jù)需要可在硬盤上安裝。啟動(dòng)金蝶KIS行政事業(yè)版在

7、金蝶KIS行政事業(yè)版部門級(jí)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)組中，雙擊金蝶KIS行政事業(yè)版圖標(biāo)即可啟動(dòng)。一、用戶登錄進(jìn)入如圖3-3所示用戶登錄窗口，選擇需要登錄的賬套，然后就可以錄入用戶名，并輸入口令。完成后單擊打開或打ENTER鍵結(jié)束，系統(tǒng)會(huì)檢驗(yàn)用戶合法性，只有合法的用戶才能進(jìn)入系統(tǒng)。圖3-3第一次使用時(shí)用戶名系統(tǒng)定為“MANAGER”，口令為空。在進(jìn)入系統(tǒng)后用戶可以根據(jù)自己的需要增加、修改或刪除用戶。二、初始界面金蝶KIS行政事業(yè)版中用戶是針對(duì)系統(tǒng)和賬套的，所有賬套用戶由系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。用戶對(duì)哪個(gè)賬套有操作權(quán)，則要由具有系統(tǒng)管理權(quán)限的用戶進(jìn)行授權(quán)。只有被授權(quán)使用的賬套，用戶才能夠打開進(jìn)行操作。例如：“USER

8、”用戶在SAMPLE賬套中未被授權(quán)，則他在打開SAMPLE賬套時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示“您未被授權(quán)使用SAMPLE賬套”。我們?cè)趯W(xué)會(huì)啟動(dòng)金蝶KIS行政事業(yè)版，了解了初始菜單功能后，就可開始進(jìn)行賬套初始化工作，建立自己的賬務(wù)系統(tǒng)。金蝶KIS行政事業(yè)版系統(tǒng)初始化工作分為兩大步驟，第一個(gè)步驟：新建賬套;第二個(gè)步驟：錄入初始化數(shù)據(jù)。建立賬套工作是建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的第一項(xiàng)工作，它設(shè)立了整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的主體框架。此項(xiàng)處理中包含了建立賬套名稱、設(shè)定記賬本位幣、設(shè)立會(huì)計(jì)科目結(jié)構(gòu)、設(shè)定賬套會(huì)計(jì)期間等項(xiàng)工作。錄入初始化數(shù)據(jù)是將單位在啟用賬套時(shí)的期初業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資料輸入系統(tǒng)的一項(xiàng)工作。初始化工作包括會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目、貨幣

9、，以及賬務(wù)數(shù)據(jù)初始資料、固定資產(chǎn)初始資料的建立等幾項(xiàng)內(nèi)容?，F(xiàn)將系統(tǒng)初始化處理工作詳述如下：功能簡(jiǎn)介本章內(nèi)容提要：Ø 系統(tǒng)特點(diǎn)簡(jiǎn)介Ø 功能模塊簡(jiǎn)介Ø 操作界面簡(jiǎn)介Ø 系統(tǒng)菜單簡(jiǎn)介系統(tǒng)特點(diǎn)一、性能優(yōu)化軟件性能高度優(yōu)化，在運(yùn)行速度、網(wǎng)絡(luò)化操作、功能的靈活和全面、使用效率等方面均有了大幅提高和改進(jìn)。在網(wǎng)絡(luò)多用戶操作方面的鎖定機(jī)制，確保了網(wǎng)絡(luò)操作的數(shù)據(jù)安全。二、簡(jiǎn)單易用軟件的模塊化程度高，在一個(gè)模塊中聚合了多種功能，你只需記憶少量功能模塊的使用方法就能完成全部工作，而且每個(gè)功能模塊的操作方法基本相同， 只要學(xué)會(huì)了一個(gè)功能，其他的功能就可以融會(huì)貫通。三、操作方便本軟

10、件是在Microsoft Windows操作環(huán)境下開發(fā)的，采用了圖形界面顯示和鼠標(biāo)的操作方式，非常直觀方便，并保留了鍵盤操作快捷的特點(diǎn)。四、系統(tǒng)安全可靠具備強(qiáng)大的權(quán)限控制機(jī)制,可實(shí)現(xiàn)操作權(quán)限的集中化管理，強(qiáng)化了系統(tǒng)管理員對(duì)軟件各模塊操作的統(tǒng)一授權(quán)，嚴(yán)密的密碼設(shè)定機(jī)制確保數(shù)據(jù)更具安全可靠。五、多賬套管理系統(tǒng)提供的多賬套管理功能，使您能建立和管理多個(gè)賬套及時(shí)了解各子公司或獨(dú)立核算部門的財(cái)務(wù)狀況。六、多幣種核算系統(tǒng)能根據(jù)多幣種單位的需要，在任一科目下設(shè)置多幣種管理，進(jìn)行多幣種處理和核算。金蝶KIS行政事業(yè)版提供了直接匯率和間接匯率兩種外幣折算方式，能夠?qū)崿F(xiàn)所有外幣的折算。期末自動(dòng)進(jìn)行調(diào)匯處理并生成轉(zhuǎn)

11、賬憑證,并且此調(diào)匯科目可以進(jìn)行核算項(xiàng)目的設(shè)置.七、強(qiáng)大的查詢功能系統(tǒng)提供了完整的賬證表一體化查詢功能，你可以根據(jù)總賬直接查到它所轄的明細(xì)分類賬，再從明細(xì)分類賬一直查到記賬憑證。八、往來賬管理對(duì)各種應(yīng)收、應(yīng)付等往來款項(xiàng)，系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的管理模式，使你能夠及時(shí)對(duì)往來賬款的發(fā)生與核銷進(jìn)行管理，隨時(shí)輸出賬齡分析表及往來對(duì)賬單,且往來對(duì)賬單和憑證的單價(jià)小數(shù)位數(shù)保持一致。按照同一業(yè)務(wù)編號(hào)和發(fā)貨數(shù)量，可自動(dòng)計(jì)算平均銷貨單價(jià)。九、容錯(cuò)設(shè)計(jì)軟件包含多種級(jí)別的數(shù)據(jù)保護(hù)和權(quán)限控制機(jī)制。用戶級(jí)能對(duì)用戶進(jìn)行合理的權(quán)限分工，防止非法用戶獲得使用權(quán);數(shù)據(jù)庫級(jí)能阻止不道德的軟件專家對(duì)財(cái)務(wù)資料進(jìn)行非法篡改;系統(tǒng)級(jí)能防止因斷電所

12、引起的資料損毀。容錯(cuò)設(shè)計(jì)使得你的財(cái)務(wù)資料在任何時(shí)候都能保持正確和完整。十、多任務(wù)，多用戶系統(tǒng)具有完善的網(wǎng)絡(luò)功能，網(wǎng)絡(luò)口令修改即時(shí)生效.在多用戶非關(guān)鍵性操作中不會(huì)引起沖突。在Windows 98或Windows NT等多任務(wù)多用戶操作系統(tǒng)中，能使軟件性能達(dá)到最佳效果。十一、高度自動(dòng)化財(cái)會(huì)人員只要輸入原始業(yè)務(wù)資料，工資費(fèi)用分配、計(jì)提折舊、期末調(diào)匯、清理結(jié)算等都可由系統(tǒng)自動(dòng)完成。十二、嚴(yán)密的會(huì)計(jì)監(jiān)控體系金蝶KIS行政事業(yè)版由于使用了“無縫聯(lián)結(jié)”新技術(shù)，系統(tǒng)中業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)之間、業(yè)務(wù)和賬務(wù)之間數(shù)據(jù)共享，高度集成;再加之完整的權(quán)限控制機(jī)制，使整個(gè)系統(tǒng)形成一個(gè)嚴(yán)密的監(jiān)控和管理體系。十三、完備的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)金蝶

13、KIS行政事業(yè)版提供了國內(nèi)外常用的比較、結(jié)構(gòu)、比率、趨勢(shì)分析等方法，使用戶可以對(duì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果等主要財(cái)務(wù)指標(biāo)及用戶自定義的財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行分析。分析結(jié)果同時(shí)以數(shù)字和圖形雙重顯示。功能模塊一、賬務(wù)處理賬務(wù)處理包括三大塊：憑證的處理、賬簿報(bào)表的查詢以及期末處理。憑證處理中可直接處理外幣業(yè)務(wù)、數(shù)量金額核算業(yè)務(wù)，選擇根據(jù)分錄自動(dòng)生成收付轉(zhuǎn)通知單，自動(dòng)累加一張憑證中同科目的記錄;記賬憑證處理中會(huì)計(jì)科目可直接從科目表中獲取，引出標(biāo)準(zhǔn)格式憑證具有多核算項(xiàng)目信息，記賬憑證處理中自動(dòng)校驗(yàn)各種平衡關(guān)系，保證錄入數(shù)據(jù)的正確性。賬簿報(bào)表的查詢中快而準(zhǔn)的提供了多種賬務(wù)處理查詢篩選功能，總賬可按科目級(jí)別、幣別、科目范圍等

14、查詢;明細(xì)賬可按期間范圍、幣別、科目范圍查詢;還提供了多欄式明細(xì)賬、數(shù)量金額明細(xì)賬、核算項(xiàng)目總賬等，賬簿輸出格式優(yōu)化美觀。所有賬表行寬小于金額長(zhǎng)度時(shí),欄中數(shù)據(jù)自動(dòng)顯示為#。賬簿報(bào)表的查詢中還提供了日?qǐng)?bào)表、試算平衡表、科目余額表、核算項(xiàng)目明細(xì)表。期末處理是系統(tǒng)總結(jié)了某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營活動(dòng)情況后，轉(zhuǎn)至下一期的必做事項(xiàng)。同時(shí)該模塊在結(jié)賬前，按單位財(cái)務(wù)管理和成本計(jì)算的要求，必須進(jìn)行期末調(diào)匯及清理結(jié)算等工作。二、固定資產(chǎn)系統(tǒng)能夠提供固定資產(chǎn)管理中所需的編碼、類別、折舊方法等各種信息;系統(tǒng)能夠自動(dòng)處理有關(guān)固定資產(chǎn)的購入、報(bào)廢、要素變動(dòng)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的賬務(wù)處理;系統(tǒng)能夠自動(dòng)按照固定資產(chǎn)的使用情況計(jì)提折舊;系統(tǒng)能夠

15、提供各種固定資產(chǎn)報(bào)表，提供固定資產(chǎn)卡片復(fù)制的功能。三、工資管理工資管理中提供了簡(jiǎn)便易行的計(jì)算公式、靈活多變的項(xiàng)目設(shè)置、高速快捷的數(shù)據(jù)錄入、各式各樣的工資報(bào)表、準(zhǔn)確及時(shí)的費(fèi)用分配,性能穩(wěn)定,數(shù)據(jù)安全。四、往來處理金蝶KIS行政事業(yè)版提供的往來處理功能可以進(jìn)行核銷往來業(yè)務(wù);按照自定義條件查閱、瀏覽往來對(duì)賬單;利用賬齡分析表對(duì)設(shè)置為往來核算科目的往來款項(xiàng)余額的賬齡結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析等。五、報(bào)表與分析系統(tǒng)提供了資產(chǎn)負(fù)債表固定格式分析報(bào)表以及自定義報(bào)表。其中自定義報(bào)表中提供了報(bào)表轉(zhuǎn)化功能和數(shù)十種取數(shù)公式，可以從工資，固定資產(chǎn)等賬務(wù)系統(tǒng)取數(shù)，可以自行編制出滿足各種需求的會(huì)計(jì)及管理報(bào)表。并且當(dāng)賬表行寬小于金額長(zhǎng)度

16、時(shí)，欄中數(shù)據(jù)自動(dòng)顯示為#。報(bào)表分析提供了資產(chǎn)負(fù)債分析、收支分析、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析表三張固定格式分析報(bào)表以及自定義報(bào)表分析，各分析報(bào)表均可采用結(jié)構(gòu)分析、比較分析、趨勢(shì)分析三種分析方法進(jìn)行分析，分析結(jié)果既可以用表格方式輸出，也可以圖形的方式輸出。六、出納系統(tǒng)系統(tǒng)還提供了單位出納人員所需要的現(xiàn)金和銀行日記賬、銀行對(duì)賬、資金日?qǐng)?bào)表,賬務(wù)系統(tǒng)銀行日記賬與銀行對(duì)賬及支票管理等實(shí)用功能。規(guī)范的引入和導(dǎo)出接口，自動(dòng)對(duì)賬、一次性可選取消所有已勾對(duì)的標(biāo)志及借助排序器實(shí)現(xiàn)一對(duì)多功能等可充分提高出納人員的工作效率。出納系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)功能分離但數(shù)據(jù)卻可緊密連結(jié)共享，合理的數(shù)據(jù)共享模式可使得會(huì)計(jì)與出納人員更能高效的獨(dú)立工作。

17、七、系統(tǒng)維護(hù)在賬套選項(xiàng)中將重要的核算及賬表輸出規(guī)則選項(xiàng)進(jìn)行單獨(dú)設(shè)置，簡(jiǎn)化操作程序。使用戶可以方便地對(duì)會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目以及憑證、賬簿、固定資產(chǎn)等項(xiàng)目進(jìn)行相關(guān)的編輯。操作界面一、用戶登錄圖2-1金蝶KIS行政事業(yè)版兼顧了新老用戶的需求，對(duì)老用戶提供了系統(tǒng)登錄及對(duì)老版本賬套的升級(jí)功能。升級(jí)過程詳解如下：用戶輸入用戶名和賬套名，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測(cè)指定的賬套是否存在。用戶輸入密碼并確認(rèn)。系統(tǒng)用提供的用戶名和密碼去和指定賬套中的用戶信息解密檢查比較。如果指定的賬套為老賬套，還沒有使用新的安全系統(tǒng)，則使用登錄機(jī)器所在的本地System.mda信息去升級(jí)老賬套，然后再檢查。如果前面通過檢查，則順利打開賬套，使用

18、賬套中的個(gè)人用戶信息配置本地環(huán)境，否則提示用戶密碼錯(cuò)誤或沒有相應(yīng)權(quán)限。說明：1、先輸入用戶名，在“賬套”對(duì)應(yīng)框會(huì)自動(dòng)顯示該用戶最近一次登陸的賬套路徑及賬套名。如果登陸密碼(密碼如為字母則區(qū)分大小寫)連輸三次均錯(cuò)誤，則出現(xiàn)登陸失敗的提示，軟件自動(dòng)退出登陸窗口，且在該賬號(hào)真正的用戶下次登陸時(shí)，向該用戶提示：已有非法用戶曾使用您的賬號(hào)企圖打開本賬套。2、登陸時(shí)，用戶可直接點(diǎn)擊圖標(biāo)，或按快捷鍵“ctrl+o”調(diào)出定位賬套文件對(duì)話框選擇欲打開的賬套文件名。3、在登陸界面，任何人均可新建賬套，新建的賬套默認(rèn)會(huì)為操作者設(shè)置一個(gè)管理員賬號(hào)，用戶名為 manager，沒有口令。4、從當(dāng)前賬套界面，關(guān)閉該賬套但不

19、退出金蝶軟件操作系統(tǒng)，再次打開該賬套，則系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)用在打開第一個(gè)賬套時(shí)所獲得的用戶安全信息(用戶名、密碼PID)嘗試打開第二個(gè)賬套。能否打開第二個(gè)賬套完全取決于該賬套用戶名及密碼是否正確，是否被該賬套的管理員進(jìn)行過授權(quán)使用，即具有與第一個(gè)賬套完全相同的安全信息。一般來說，用戶自己后來增加的用戶出現(xiàn)這種情況的可能性很少，但如果是用系統(tǒng)默認(rèn)的Manager則可能性較大。強(qiáng)烈建議用戶安裝完系統(tǒng)后立即更改管理員密碼。二、菜單條菜單條是在窗口中顯示的最上一條的內(nèi)容，用于放置系統(tǒng)所需的功能菜單。菜單條中的內(nèi)容隨處理窗口的不同而改變，如主窗口中就有起始菜單、初始化菜單和常用菜單三種不同內(nèi)容的菜單。許多功能操

20、作都是通過菜單來完成的。三、工具條工具條緊接菜單條的下方(單擊菜單條窗口(W)中的“工具條”可顯示或隱藏“工具條”),工具條中主要放置一些常用功能按鈕，以簡(jiǎn)化操作過程，提高操作速度。這些按鈕的功能和操作與菜單中提供的功能和操作是一致的。工具條中的內(nèi)容也是隨著窗口的變換而變換。四、狀態(tài)條屏幕的下方顯示的是狀態(tài)條，狀態(tài)條用于顯示當(dāng)前賬套的會(huì)計(jì)期間、當(dāng)前操作員姓名等信息。若不想顯示工具條或狀態(tài)條，可從菜單條窗口中選擇取消顯示工具條或狀態(tài)條。菜單在金蝶KIS行政事業(yè)版中，大部分功能操作是依靠調(diào)用菜單功能來實(shí)現(xiàn)的。在這里先對(duì)系統(tǒng)的主菜單的操作進(jìn)行詳細(xì)的說明。其它將在相應(yīng)的功能介紹中予以說明。金蝶KIS行

21、政事業(yè)版的主菜單依據(jù)狀態(tài)的不同分為三種：進(jìn)入金蝶KIS行政事業(yè)版之后,打開賬套文件之前或者關(guān)閉賬套時(shí)的起始菜單;新建賬套后的初始化菜單及啟用賬套后的常用菜單。一、起始菜單起始菜單功能分為“文件”和“幫助”兩項(xiàng)。(一)文件菜單點(diǎn)擊“文件”，出現(xiàn)一下拉菜單框，主要功能操作都集中在該下拉菜單框中，如右圖2-2所示：“文件”中提供了“新建賬套”、“打開賬套”、“賬套管理”、“賬套修復(fù)”、“整理賬套碎片”、“恢復(fù)”、“打印設(shè)置”、“系統(tǒng)設(shè)置”、“網(wǎng)絡(luò)加密卡設(shè)置”、“退出系統(tǒng)”等項(xiàng)操作功能。現(xiàn)將各功能分述如下：圖2-21、新建賬套用戶可以在登錄界面利用“新建”按鈕來建新的賬套，也可以在此文件菜單中點(diǎn)擊“新

22、建賬套”，出現(xiàn)建賬向?qū)Т翱?，然后按照建賬向?qū)崾炯纯山⒁粋€(gè)新的賬套。新建賬套后，系統(tǒng)默認(rèn)為用戶創(chuàng)建了一個(gè)管理員賬號(hào)，用戶名為：manager，密碼為空。再按照自己的需要對(duì)賬套進(jìn)行初始設(shè)置，包括會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)期間、核算項(xiàng)目、初始賬務(wù)數(shù)據(jù)等內(nèi)容的錄入。2、打開賬套您的計(jì)算機(jī)硬盤中可以保存多個(gè)賬套，但金蝶KIS行政事業(yè)版在使用中每次只能打開一個(gè)賬套，您必須打開一個(gè)賬套才能處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。(在此強(qiáng)烈建議管理員在第一次打開新建賬套后，更改自己的密碼或另設(shè)其它的管理員賬號(hào)，還需注意的是：系統(tǒng)的安全性與所設(shè)的密碼長(zhǎng)度有關(guān)，系統(tǒng)密碼應(yīng)由字母和數(shù)字組成，最長(zhǎng)可達(dá)16位。)3、關(guān)閉帳套同右上角的關(guān)閉功能相同，金蝶

23、KIS行政事業(yè)版在使用中每次只能打開一個(gè)賬套，點(diǎn)擊“關(guān)閉帳套”即關(guān)閉當(dāng)前頁面的帳套。4、賬套維護(hù)帳套維護(hù)包括帳套壓縮與修復(fù)、帳套備份、帳套恢復(fù)、定位帳套管理數(shù)據(jù)庫、帳套數(shù)據(jù)維護(hù)等功能。當(dāng)首次安裝金蝶KIS行政事業(yè)版并啟動(dòng)后，系統(tǒng)將自動(dòng)識(shí)別找取管理文件KDAisMng.KAM，賬套管理在新建賬套、年終結(jié)賬、賬套自動(dòng)升級(jí)時(shí)系統(tǒng)將追加有關(guān)信息，諸如賬套名稱、使用年度、賬套文件存放路徑、建賬人、建賬日期、是否停用等信息，同時(shí)對(duì)賬套注釋信息還可加以修改、補(bǔ)充說明。賬套管理中包含“定位賬套管理數(shù)據(jù)庫”和“賬套數(shù)據(jù)維護(hù)”兩個(gè)選項(xiàng)，“定位賬套管理數(shù)據(jù)庫”的文件為KDAisMng.KAM，該庫記錄“賬套數(shù)據(jù)維護(hù)

24、”的有關(guān)信息。而當(dāng)單擊賬套數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)，出現(xiàn)的窗口界面如下：圖2-3是否停用：表示是否停止使用某賬套，停止使用狀態(tài)符號(hào)為  ，當(dāng)需要使用時(shí)，再單擊該狀態(tài)按鈕  即可，否則，在打開該賬套時(shí)系統(tǒng)提示“該賬套已經(jīng)停用，請(qǐng)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系”。瀏覽：表示將建立與某賬套的關(guān)聯(lián)管理。刪除：表示刪除對(duì)某賬套的關(guān)聯(lián)管理。當(dāng)刪除某記錄時(shí)，系統(tǒng)提示“從賬套管理數(shù)據(jù)庫中刪除賬套信息，可能導(dǎo)致不能跨年查賬，確定嗎?”金蝶KIS行政事業(yè)版具有很強(qiáng)的事故恢復(fù)能力。你在使用過程中遇到的斷電等意外故障，可能會(huì)對(duì)賬套文件造成破壞，以致無法打開賬套，這時(shí)你使用“修復(fù)賬套”功能將對(duì)遭到破壞的賬套

25、進(jìn)行自動(dòng)修復(fù)。由于操作系統(tǒng)的原因，使金蝶KIS行政事業(yè)版所建立的賬套在運(yùn)行過程中可能會(huì)產(chǎn)生一些無用的空間，無法釋放，從而使賬套文件占用的空間越來越大，直接影響系統(tǒng)的穩(wěn)定及運(yùn)行速度，“整理賬套碎片”功能則可將賬套中無用的空間釋放出來，重新整理賬套。金蝶KIS行政事業(yè)版中我們還提供了“關(guān)閉賬套時(shí)進(jìn)行碎片整理”的選項(xiàng)，只要您選擇此項(xiàng)，則可以在您關(guān)閉賬套時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬套進(jìn)行碎片整理，防止您的賬套出現(xiàn)異常增大。圖2-4如果您想使用備份在軟盤上的賬套數(shù)據(jù)，必須先將備份的賬套恢復(fù)到硬盤中，再用金蝶KIS行政事業(yè)版打開它。利用此功能您可以將已備份到軟盤上的賬套資料恢復(fù)到硬盤中。5、打印設(shè)置此功能用于對(duì)已安裝的

26、打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置，如打印紙張的選擇、打印方式的選擇、打印端口的設(shè)定等有關(guān)打印機(jī)參數(shù)的設(shè)定。這些參數(shù)對(duì)打印機(jī)的工作影響很大，如果對(duì)打印機(jī)的技術(shù)細(xì)節(jié)不了解，則除了打印紙張方向、打印品質(zhì)等幾項(xiàng)內(nèi)容之外，不要對(duì)其他參數(shù)進(jìn)行任何修改。否則可能會(huì)導(dǎo)制打印機(jī)工作不正常。6、系統(tǒng)設(shè)置單擊文件菜單中的“系統(tǒng)設(shè)置”選項(xiàng)，可看到以下三個(gè)選項(xiàng)：圖2-51)在打開賬套時(shí)強(qiáng)行升級(jí)賬套：金蝶軟件在不斷發(fā)展，當(dāng)以高的小版本號(hào)軟件替換低的小版本號(hào)軟件后，仍要沿低版本號(hào)軟件所用的賬套，這時(shí)需要進(jìn)行賬套升級(jí)。一般系統(tǒng)會(huì)在打開賬套時(shí)進(jìn)行判斷是否應(yīng)該升級(jí)，如是，則系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)升級(jí)，反之，就不會(huì)自動(dòng)升級(jí)。但如選擇此選項(xiàng)，則不管該與不該升級(jí)

27、，一律在打開賬套時(shí)，強(qiáng)制進(jìn)行賬套升級(jí)。2)在系統(tǒng)發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)顯示詳細(xì)信息：選取此項(xiàng)，在系統(tǒng)產(chǎn)生錯(cuò)誤時(shí)，就會(huì)顯示詳細(xì)的錯(cuò)誤信息。3)在升級(jí)賬套時(shí)對(duì)離職或禁用員工的工資數(shù)據(jù)采用全保留方式7、皮膚系統(tǒng)提供4種風(fēng)格的皮膚可供用戶選擇?？梢愿鶕?jù)個(gè)人喜好選擇適合您風(fēng)格的皮膚。8、更換操作員單擊“更換操作員”，會(huì)彈出系統(tǒng)登錄頁面。重新輸入用戶名和密碼，可便捷更換操作員。9、退出系統(tǒng)如果要結(jié)束金蝶KIS行政事業(yè)版操作可選擇該功能，該功能與工具欄中的  按鈕作用一致。執(zhí)行二者之一后，系統(tǒng)提示：是否確認(rèn)退出金蝶KIS行政事業(yè)版財(cái)務(wù)軟件，點(diǎn)擊“是”，就可退回到Windows操作界面。(二)幫助菜單

28、該菜單提供了如圖2-6所示選項(xiàng)。“幫助”中提供有關(guān)使用的幫助信息;“幫助手冊(cè)”可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)幫助;“常見為題答疑”可幫助我們快速查找并且解決一些常見的為題;“日積月累”中可以找到運(yùn)用本系統(tǒng)的小竅門;“公司主頁”可以直接連到金蝶網(wǎng)站(在允許上網(wǎng)的情況下);“友商網(wǎng)”可以直接連到友商網(wǎng)網(wǎng)站;“聯(lián)系我們”可以發(fā)E_Mail到金蝶總部技術(shù)支持部; “正版驗(yàn)證”“許可協(xié)議”、“關(guān)于”選項(xiàng)則可顯示當(dāng)前金蝶KIS行政事業(yè)版的版本號(hào)以及版權(quán)等信息。圖2-6二、初始化菜單初始設(shè)置結(jié)構(gòu)功能中都提供了“文件”、“查看”、“基礎(chǔ)資料”、“工具”、“窗口”和“幫助”六項(xiàng)功能菜單?，F(xiàn)就這六項(xiàng)功能菜單的使用說明如下：(一)文

29、件菜單“文件”菜單中提供了“新建賬套”、“打開賬套”、“關(guān)閉賬套”、“賬套管理”、“打印設(shè)置”、“系統(tǒng)設(shè)置”、“皮膚”、“更換操作員”、“退出系統(tǒng)”等功能。均與起始賬套中一致。具體可參見上起始菜單相關(guān)內(nèi)容。(二)基礎(chǔ)資料初始化菜單與常用菜單中的基礎(chǔ)資料內(nèi)容完全一致，都是對(duì)幣別、憑證字等的新增、修改、刪除操作。如圖2-7所示：其中的各個(gè)具體操作，將在有關(guān)章節(jié)中詳細(xì)闡述。圖2-7(三)工具菜單工具菜單中提供了“用戶管理”、“修改密碼”、“上機(jī)日志”、“計(jì)算器”、“套打設(shè)置”、“科目預(yù)警設(shè)置”“賬套數(shù)據(jù)檢查工具”和“并行核算轉(zhuǎn)換工具”等功能選項(xiàng)。如圖2-8所示。現(xiàn)將有關(guān)處理功能詳述如下：2-81、用

30、戶管理請(qǐng)參見系統(tǒng)維護(hù)中的相關(guān)章節(jié)。2、修改密碼請(qǐng)參見系統(tǒng)維護(hù)中的相關(guān)章節(jié)。3、上機(jī)日志請(qǐng)參見系統(tǒng)維護(hù)中的相關(guān)章節(jié)。4、計(jì)算器在財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)處理過程中，經(jīng)常需要進(jìn)行一些數(shù)據(jù)計(jì)算工作。為了方便用戶進(jìn)行計(jì)算，系統(tǒng)提供了計(jì)算器功能。在“窗口”中選擇“計(jì)算器”，系統(tǒng)即會(huì)調(diào)出計(jì)算器，供您計(jì)算使用。用F11鍵也可以隨時(shí)調(diào)出計(jì)算器使用。計(jì)算器回填功能說明功能鍵：F11啟動(dòng)計(jì)算器功能，F(xiàn)12填入計(jì)算器計(jì)算結(jié)果回填范圍：將光標(biāo)定位于要填入計(jì)算結(jié)果的單元內(nèi)，按F12鍵，系統(tǒng)即將計(jì)算器計(jì)算的結(jié)果直接填入。圖2-9a.憑證錄入：在憑證錄入窗口，有關(guān)金額及數(shù)量、單價(jià)的地方均能回填計(jì)算器的結(jié)果。b.初始數(shù)據(jù)錄入：在初始數(shù)據(jù)錄入

31、窗口，凡是能填入金額的單元均用此方法回填計(jì)算結(jié)果。c.工資數(shù)據(jù)錄入：在工資數(shù)據(jù)錄入窗口，所有工資項(xiàng)目為數(shù)字型的，均可用計(jì)算器回填功能填入計(jì)算結(jié)果。d.預(yù)算數(shù)據(jù)錄入：在科目及核算項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)據(jù)錄入窗口中，凡能修改的地方均可回填。e.固定資產(chǎn)錄入：在固定資產(chǎn)錄入(變動(dòng))窗口，凡錄入金額的地方，均可回填。注意事項(xiàng)：(1)當(dāng)系統(tǒng)找不到金蝶計(jì)算器時(shí)，按下F11鍵調(diào)入的是Windows系統(tǒng)自帶的計(jì)算器，此時(shí)無法執(zhí)行回填功能。(2)需輸入金額處，回填的數(shù)據(jù)如有小數(shù)，則四舍五入后取兩位小數(shù)。(3)需輸入數(shù)量處，回填的數(shù)據(jù)保留四舍五入后四位小數(shù)。5、套打設(shè)置請(qǐng)參見系統(tǒng)維護(hù)中的相關(guān)章節(jié)。6、科目預(yù)警設(shè)置有時(shí)候，單

32、位需要限制某一會(huì)計(jì)期間某些科目的余額、借貸方發(fā)生額及累計(jì)發(fā)生額的預(yù)算數(shù)，財(cái)務(wù)人員在日常操作中需要知道這些科目的發(fā)生數(shù)是否超出了其預(yù)算數(shù)。為了滿足單位的這些需求，金蝶KIS行政事業(yè)版提供了科目預(yù)警功能，用戶只需先進(jìn)行科目預(yù)警設(shè)置，然后科目預(yù)警功能即會(huì)在憑證錄入等過程中生效。用戶也可在相同的工具菜單下立即查看預(yù)警情況。具體描述如下：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹翱颇款A(yù)警設(shè)置”，系統(tǒng)彈出如圖2-10的處理窗口：圖2-10“增加”：增加科目預(yù)警的內(nèi)容。單擊它，會(huì)出現(xiàn)如圖2-11所示窗口：圖2-11您只需按照?qǐng)D內(nèi)的提示逐項(xiàng)輸入內(nèi)容，單擊“確認(rèn)”，回到圖2-10所示的窗口，顯示增加的內(nèi)容。單擊“取消”，則前面的操

33、作無效，回到圖2-10所示的窗口，不顯示增加的內(nèi)容。增加完畢后，回到圖2-10所示的窗口,在此窗口,您只需單擊相關(guān)的按鈕，就可以對(duì)已增加的內(nèi)容進(jìn)行修改、刪除，也可以將它“復(fù)制至全年”，這樣您就不用每個(gè)會(huì)計(jì)期間重復(fù)此項(xiàng)操作了。為了保證科目預(yù)警功能的安全性，在科目預(yù)警功能設(shè)置好后，要使它生效，您還需作以下操作：在“憑證錄入”的界面中，單擊菜單欄的“編輯”菜單，會(huì)出現(xiàn)一下拉菜單，在此下拉菜單框中，單擊“啟用科目預(yù)警”進(jìn)行選取。這樣，您就可以大膽使用科目預(yù)警功能了。如果在錄入憑證時(shí)，發(fā)生額或余額等超出了科目預(yù)警的范圍，系統(tǒng)將自動(dòng)報(bào)警提示。7、賬套數(shù)據(jù)檢查工具為了方便用戶和技術(shù)支持人員能夠定期檢查賬套數(shù)

34、據(jù)的正確性，以及在與業(yè)務(wù)版聯(lián)用時(shí)，檢查總賬與業(yè)務(wù)單據(jù)數(shù)據(jù)的一致性，系統(tǒng)提供了賬套數(shù)據(jù)檢查工具。單擊“工具”菜單中的“賬套數(shù)據(jù)檢查工具”，系統(tǒng)彈出如圖2-12的處理窗口圖2-12在此窗口中，用戶可以選擇需要檢測(cè)數(shù)據(jù)所在的期間和需要檢查的項(xiàng)目，下面具體說明一下各個(gè)項(xiàng)目的檢查內(nèi)容：1、 賬套表的索引：檢查數(shù)據(jù)庫中所有的表是否能夠正常打開，檢查所有的表的索引是否正確。2、 賬套表非法記錄：檢查數(shù)據(jù)庫中所有的表是否存在非法記錄。3、 會(huì)計(jì)科目表的數(shù)據(jù)：檢查會(huì)計(jì)科目表的數(shù)據(jù)是否正常，包含科目編碼是否有正確的位數(shù)，是否有非法的字符，上下級(jí)的數(shù)據(jù)是否跟參數(shù)表中定義的級(jí)次是否一致。4、 核算項(xiàng)目表數(shù)據(jù)：檢查核算

35、項(xiàng)目表數(shù)據(jù)是否正確，包括：級(jí)次關(guān)系，是否有非法記錄，明細(xì)和非明細(xì)判斷是否正確。5、 科目余額表數(shù)據(jù)：檢查科目余額表中上下級(jí)科目的數(shù)據(jù)是否一致。6、 數(shù)量金額表數(shù)據(jù)：檢查數(shù)量金額表數(shù)據(jù)是否正確，包括：上下級(jí)科目(帶核算項(xiàng)目)數(shù)據(jù)是否一致。7、 憑證數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)：檢查憑證數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)是否正確，包括：會(huì)計(jì)科目是否正確，分錄號(hào)是否正確，憑證數(shù)據(jù)是否平衡，核算項(xiàng)目數(shù)據(jù)是否正確，機(jī)制憑證是否正確。8、 固定資產(chǎn)表數(shù)據(jù)：檢查固定資產(chǎn)表數(shù)據(jù)是否正確，包括：固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)中累計(jì)折舊的數(shù)據(jù)是否跟總賬科目余額表中累計(jì)折舊科目的數(shù)據(jù)一致，固定資產(chǎn)科目的數(shù)據(jù)是否跟總賬科目余額表固定資產(chǎn)科目的數(shù)據(jù)一致。8、并行核算轉(zhuǎn)換工具20

36、07政府收支改革提出了新舊科目體系并行核算要求，行政事業(yè)單位需要同時(shí)處理新舊科目體系兩套賬，通過本工具可以實(shí)現(xiàn)做一套賬同時(shí)自動(dòng)生成另一套賬，可最大限度減輕用戶工作量。1 原理通過建立一個(gè)新的賬套，并使用此工具將舊賬套憑證按照對(duì)應(yīng)關(guān)系傳遞到新賬套，達(dá)到同時(shí)提供新舊兩套報(bào)表的需要，同時(shí)也確保數(shù)據(jù)完整、可追查。2 準(zhǔn)備工作(1) 新建立一個(gè)新空賬套，設(shè)置必要的賬套參數(shù)，并確保新賬套初始化會(huì)計(jì)期間與老賬套當(dāng)前會(huì)計(jì)期間保持一致。(2) 用金蝶KIS行政事業(yè)版2007打開舊賬套，并單擊“工具”菜單中的“并行核算轉(zhuǎn)換工具”，單擊<目標(biāo)賬套>按紐選擇剛建好的新賬套，系統(tǒng)自動(dòng)將用戶、幣別、核算項(xiàng)目等

37、基礎(chǔ)資料導(dǎo)入新賬套。如檢測(cè)到目標(biāo)賬套被傳遞過基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)，系統(tǒng)則提示如圖2-13：圖2-13(3) 用金蝶KIS行政事業(yè)版2007打開新賬套建立新體系會(huì)計(jì)科目并設(shè)置好新科目的相關(guān)屬性(核算項(xiàng)目、數(shù)量金額核算、往來、幣別等)。3 科目匹配設(shè)置單擊“工具”菜單中的“并行核算轉(zhuǎn)換工具”，系統(tǒng)彈出并行核算轉(zhuǎn)換工具處理窗口，此時(shí)因?yàn)槲催x擇目標(biāo)賬套，整個(gè)界面處于鎖定狀態(tài)，單擊<目標(biāo)賬套>按紐可選擇用于接受轉(zhuǎn)換的新賬套，然后可以開始指定對(duì)應(yīng)關(guān)系，如圖2-14：圖2-14(1) 單擊<科目匹配>按紐，系統(tǒng)將自動(dòng)比較新舊兩個(gè)賬套會(huì)計(jì)科目，并將科目代碼、核算項(xiàng)目、數(shù)量金額核算、往來、幣別完

38、全一致的所有科目自動(dòng)匹配對(duì)應(yīng);(2) 當(dāng)僅僅存在科目代碼不同，核算項(xiàng)目、數(shù)量金額核算、往來、幣別等完全一致，可以使用完全匹配選項(xiàng)來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)匹配對(duì)應(yīng);(3) 當(dāng)核算項(xiàng)目不同時(shí)，需要手工指定一個(gè)默認(rèn)的目標(biāo)核算項(xiàng)目(支持多默認(rèn)核算項(xiàng)目)，轉(zhuǎn)換后需要手工調(diào)整;(4) 系統(tǒng)自動(dòng)保存當(dāng)前的匹配對(duì)應(yīng)關(guān)系，下次可直接使用，無須再次匹配;4 轉(zhuǎn)換單擊<轉(zhuǎn)換>按紐，系統(tǒng)進(jìn)入科目對(duì)應(yīng)匹配關(guān)系檢查界面，如圖2-15：圖2-15通過關(guān)系檢查后，單擊<下一步>，如果賬套未結(jié)束初始化，那么只能進(jìn)入傳遞期初余額功能;如果賬套已經(jīng)結(jié)束初始化，那么只能進(jìn)入傳遞憑證功能;如圖2-16：圖2-16單擊<

39、下一步>，傳遞初始余額、累計(jì)發(fā)生額(含固定資產(chǎn)期初卡片和余額)到目標(biāo)賬套，或者引入本期憑證(可選擇引入當(dāng)期固定資產(chǎn)卡片及固定資產(chǎn)憑證)到目標(biāo)賬套;如圖2-162-17：9、(四)窗口菜單窗口菜單主要用于調(diào)整窗口在屏幕中的排列方式、計(jì)算器及有關(guān)工具條、狀態(tài)條等信息。如圖2-13所示。圖2-131、層疊用于將全部打開的窗口在屏幕上用層疊的方式顯示出來，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的內(nèi)容。層疊方式如下圖2-14所示：圖2-142、水平平鋪用于將全部已打開的工作窗口在屏幕上以水平平鋪的方式顯示出來，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的內(nèi)容。水平平鋪如下圖2-15所示：圖2-153、垂直平鋪用于將全

40、部已打開的工作窗口在屏幕上以垂直平鋪的方式顯示出來，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的內(nèi)容。垂直平鋪如下圖2-16所示：圖2-164、工具條工具條選項(xiàng)用于選擇在進(jìn)行各項(xiàng)功能處理時(shí)，要不要顯示工具條。如工具條前有ü表示要顯示工具條，否則不顯示。顯示常用工具條會(huì)幫助您提高工作效率。5、狀態(tài)條狀態(tài)條用于顯示系統(tǒng)的一些提示信息如當(dāng)前會(huì)計(jì)期間、當(dāng)前用戶等內(nèi)容。如不需要可關(guān)閉。6、按鈕文字按鈕文字用于顯示工具條的信息，如不需要可關(guān)閉。7、其它選項(xiàng)狀態(tài)條選項(xiàng)下面的選項(xiàng)是當(dāng)前所打開窗口的列表，如果要從當(dāng)前窗口切換到其他窗口，可在此處進(jìn)行選擇。例如：當(dāng)前是明細(xì)賬查詢窗口，要在不關(guān)閉當(dāng)前窗口的情況下打開會(huì)

41、計(jì)之家窗口，可在窗口菜單中單擊“會(huì)計(jì)之家”選項(xiàng)，切換到會(huì)計(jì)之家中。(五)幫助菜單幫助菜單同起始菜單中的相關(guān)內(nèi)容，請(qǐng)參見前有關(guān)內(nèi)容。三、常用菜單常用菜單是在啟用賬套之后的系統(tǒng)主菜單。它提供了系統(tǒng)常用功能以外的輔助功能。其功能項(xiàng)目主要包括：文件、功能、基礎(chǔ)資料、工具、窗口和幫助等六項(xiàng)內(nèi)容。(一)文件菜單“文件”菜單中提供了“新建賬套”、“打開賬套”、“關(guān)閉賬套”、“賬套管理”、“備份”、“恢復(fù)”、“引入”、“引出”、“打印設(shè)置”、“系統(tǒng)設(shè)置”、“更換操作員”、“退出系統(tǒng)”等功能，如圖2-17所示。除了“備份”、“引入”、“引出”、“更換操作員”外，其余均與起始賬套中一致。在這里只具體介紹這四項(xiàng)功能

42、：圖2-171、賬套備份為防止系統(tǒng)出現(xiàn)故障、感染病毒等不可預(yù)料的情況，造成數(shù)據(jù)丟失，影響財(cái)務(wù)工作的正常進(jìn)行。您應(yīng)該定期對(duì)賬套進(jìn)行備份，并妥善保存。利用此功能，您可以將賬套數(shù)據(jù)資料壓縮備份到軟盤或硬盤上以備后用。2、引入功能引入：就是從金蝶KIS行政事業(yè)版其它賬套或其他數(shù)據(jù)文件中引入有關(guān)賬務(wù)或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如圖2-18所示。在初始化處理窗口，系統(tǒng)只提供了“初始數(shù)據(jù)”引入功能。圖2-18引入初始數(shù)據(jù)引入初始數(shù)據(jù)是指從金蝶KIS行政事業(yè)版的其它賬套中引入初始數(shù)據(jù)。將其他賬套的“初始化數(shù)據(jù)”引入到本賬套中，作為本賬套的初始數(shù)據(jù)。但只有系統(tǒng)為正式版本且操作員為系統(tǒng)管理員的情況下才可引入初始數(shù)據(jù),具體操作如下

43、：用鼠標(biāo)點(diǎn)擊菜單中的“引入” 中的“初始數(shù)據(jù)”項(xiàng)，系統(tǒng)就會(huì)彈出一個(gè)如2-18所示的文件處理窗口，選擇要引入的賬套文件名稱無誤后，單擊“打開”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)判斷當(dāng)前賬套的啟用期間與被引入源賬套的當(dāng)前期間是否一致。如不一致，系統(tǒng)則發(fā)出警告信息：如單擊“是(Y)”，則繼續(xù)引入初始數(shù)據(jù)，反之，系統(tǒng)退出引入初始數(shù)據(jù)的功能。單擊“是(Y)”后，系統(tǒng)再提示您：“如果從外部賬套引入初始數(shù)據(jù)，則當(dāng)前所做的初始化工作將全部放棄。是否繼續(xù)?”，選擇“是(Y)”，系統(tǒng)將會(huì)用源賬套的數(shù)據(jù)全部覆蓋代替當(dāng)前賬套的初始化數(shù)據(jù)。引入憑證啟用賬套后，從文件菜單中選擇“引入”，再選擇“憑證”，如圖2-17所示菜單。用鼠標(biāo)點(diǎn)中該菜單

44、中的“憑證”后，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)如圖2-19所示的文件處理窗口，要求選擇要引入的賬套文件名稱。但源賬套必須是相同版本的金蝶KIS行政事業(yè)版所建立的賬套，而且必須已經(jīng)關(guān)閉初始化。如果源賬套未啟用(未關(guān)閉初始化)，可暫時(shí)停止引入憑證，打開源賬套為當(dāng)前賬套，啟用賬套后，再重新引入憑證。選擇完源賬套后單擊“確定”按鈕。系統(tǒng)進(jìn)入選擇“引入憑證”窗口。選擇要引入的憑證范圍。選擇憑證日期范圍：輸入引入憑證的起止日期。圖2-19選擇憑證類別：輸入引入憑證的類別(某一種憑證字或全部)。選擇憑證編號(hào)范圍：若選擇了某一種憑證類別后，系統(tǒng)要求輸入該憑證字的起止編號(hào)。選擇引入“已過賬憑證、未過賬憑證、所有憑證”三者中之一

45、。選擇是否“引入包括由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的憑證”：若選擇，則能夠引入包括系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的所有憑證，否則只能引入用戶手工錄入的憑證。選擇是否“重排憑證號(hào)”：若選擇，引入的憑證將從當(dāng)前賬套的最大憑證號(hào)碼開始重新編排;若不選擇，則引入憑證時(shí)，按原憑證號(hào)引入。若出現(xiàn)與當(dāng)前賬套中的憑證字號(hào)相同的憑證字號(hào)，則系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)如圖2-20所示窗口提示選擇。圖2-20選擇“引入”，系統(tǒng)則引入該憑證，并且在當(dāng)前賬套中重新排憑證號(hào)，新憑證號(hào)為原憑證同一期間同一憑證字在當(dāng)前賬套中的最大號(hào)加1。選擇“不引入”，系統(tǒng)不引入該憑證。選擇“全部引入”，系統(tǒng)把以后所有的重號(hào)憑證引入到當(dāng)前賬套，并且對(duì)這些憑證重新編號(hào)(編號(hào)方法類似于選擇“引

46、入”);選擇“全部不引入”，則不引入該憑證以后的所有重號(hào)憑證。選擇“退出”，系統(tǒng)則退出憑證引入，本次引入憑證操作全部取消。若引入的憑證中含有固定資產(chǎn)變動(dòng)資料，則首先要?jiǎng)h除當(dāng)前賬套、當(dāng)前會(huì)計(jì)期間中有關(guān)計(jì)提折舊的憑證。否則，出現(xiàn)提示：要引入的憑證中，含有已過賬固定資產(chǎn)變動(dòng)資料，你必須把源賬套的憑證反過賬后，才能引入指定憑證。請(qǐng)按<確認(rèn)>取消本次引入操作。選擇完畢后，單擊確定按鈕，系統(tǒng)提示從源賬套引入憑證至當(dāng)前賬套。另外，還可引入、引出無憑證字的記賬憑證。引入完畢后，系統(tǒng)顯示引入的結(jié)果信息。單擊確定按鈕后，系統(tǒng)提示您需調(diào)整有關(guān)固定資產(chǎn)、累計(jì)折舊、清理結(jié)算的憑證，如果剛才引入的憑證對(duì)固定資

47、產(chǎn)、累計(jì)折舊或收支構(gòu)成影響，則需要先刪除計(jì)提折舊和清理結(jié)算的憑證，然后重新計(jì)提折舊和清理結(jié)算;如果不構(gòu)成影響，則不必調(diào)整有關(guān)憑證。確認(rèn)上述情況無誤后，單擊確定按鈕，結(jié)束引入憑證操作。引入報(bào)表每新建一個(gè)賬套，都需要在賬套中設(shè)置會(huì)計(jì)報(bào)表，而各賬套間的報(bào)表格式基本上是相同的，因此先可以在一個(gè)賬套中設(shè)置好各報(bào)表的格式，然后引入到其他賬套，減少重復(fù)工作，提高工作效率。啟用賬套后，從“文件”菜單中選擇“引入”，再選擇“報(bào)表”，如圖2-21所示。圖2-21確定后，系統(tǒng)進(jìn)入“引入報(bào)表的源賬套”窗口，提示選擇源賬套和文件名(注意：源賬套必須是同版本的金蝶KIS行政事業(yè)版的賬套，且必須已關(guān)閉初始化)。選擇完畢后，

48、單擊確定按鈕。系統(tǒng)即把源賬套中的所有報(bào)表引入到當(dāng)前賬套來。并顯示引入報(bào)表成功。如有與當(dāng)前賬套中名稱相同的報(bào)表，則引入時(shí)自動(dòng)在報(bào)表名后加“_XXX”后綴，XXX為三位數(shù)字。如當(dāng)前賬套已存在“收支表”，則引入的源賬套中的“收支表”被重命名為“收支表_001”。此外，用戶也可直接刪除不必要的報(bào)表或更改報(bào)表名。更改報(bào)表名的方法是：打開報(bào)表后，從文件菜單中選擇“另存為”，輸入新的文件名后“確定”即可。引入摘要從“文件”菜單中選擇“引入”，再選擇“摘要”后，系統(tǒng)進(jìn)入選擇“引入摘要的源賬套”窗口。如圖2-22所示。圖2-22源賬套是金蝶KIS行政事業(yè)版建立的賬套，且源賬套必須已關(guān)閉初始化。選擇完畢后，單擊“

49、確定”按鈕便開始從源賬套引入摘要。若源賬套中無摘要，系統(tǒng)提示摘要庫為空;若有，則在引入完畢后，系統(tǒng)提示引入摘要成功。單擊“確定”按鈕，即可在當(dāng)前賬套中使用引入的摘要。引入工資核算辦法從“文件”菜單中選擇“引入”，再選擇“工資核算辦法”，系統(tǒng)即進(jìn)入“引入工資核算辦法源賬套”窗口，其源賬套必須是同版本金蝶KIS行政事業(yè)版所建賬套，且必須已關(guān)閉了初始化。選擇完畢后，單擊確定按鈕，開始引入工資核算辦法。引入完畢后，系統(tǒng)自動(dòng)提示是否引入成功。引入標(biāo)準(zhǔn)格式憑證迄今為止，大部分單位都自行開發(fā)了MIS(管理信息系統(tǒng))，而財(cái)務(wù)作為單位MIS的一部分，就需要與MIS中其它模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。金蝶KIS行政事業(yè)版提供

50、的“引入/引出標(biāo)準(zhǔn)格式憑證”功能，可以從其他模塊中引入憑證，且引入的標(biāo)準(zhǔn)格式憑證中可含有多核算項(xiàng)目，也可引入無憑證字的憑證。還可以從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中引出憑證。這樣，整個(gè)信息管理系統(tǒng)就可達(dá)到數(shù)據(jù)共享，為單位決策提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。標(biāo)準(zhǔn)格式憑證文件是金蝶KIS行政事業(yè)版系統(tǒng)之外的一個(gè)數(shù)據(jù)文件，它可以由其他軟件系統(tǒng)生成，作為金蝶財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)的接口。標(biāo)準(zhǔn)格式憑證結(jié)構(gòu)的詳細(xì)說明，可以在金蝶KIS行政事業(yè)版運(yùn)行目錄(如C：KDWIN)下的文件expvch.txt中得到。標(biāo)準(zhǔn)格式憑證是一個(gè)dbf格式文件，dBase，F(xiàn)oxbase，F(xiàn)oxpro,Excel等系統(tǒng)可以直接讀取。從“文件”菜單中選擇“引

51、入”，再選擇“標(biāo)準(zhǔn)格式憑證”，系統(tǒng)進(jìn)入“引入憑證”窗口(見圖2-25)。選擇要引入的標(biāo)準(zhǔn)格式憑證文件名，憑證文件類型只能為DBF格式文件。選中要引入的標(biāo)準(zhǔn)格式憑證文件后，單擊確認(rèn)按鈕，系統(tǒng)彈出引入憑證范圍選擇窗口，如圖2-23所示：圖2-23選擇憑證日期范圍：輸入引入憑證的起止日期。選擇憑證類別：輸入引入憑證的類別(某一種憑證字或全部)。選擇憑證編號(hào)范圍：若選擇了憑證類別的某一種憑證字，要求輸入該憑證字的起止編號(hào)。選擇引入“已過賬憑證”，“未過賬憑證”，“所有憑證”三者中之一。選擇是否“引入包括由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的憑證”：若選擇，則能夠引入除“固定資產(chǎn)、累計(jì)折舊和購銷存產(chǎn)生憑證”以外的憑證;否則只

52、能引入用戶手工錄入的憑證。選擇是否“重排憑證號(hào)”。若選擇，引入的憑證將從當(dāng)前賬套的最大憑證號(hào)碼開始，重排憑證號(hào);若不選擇，引入憑證時(shí)，則按原憑證號(hào)碼引入;若有與當(dāng)前賬套中憑證字號(hào)相同的，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖2-24所示的提示選擇窗口。圖2-24選擇是否包含已刪除憑證(為了保證憑證不斷號(hào)而在刪除憑證時(shí)做了作廢標(biāo)記的憑證)。選擇完畢，單擊確認(rèn)按鈕，開始引入憑證，并顯示有關(guān)信息。如果引入的憑證中含有當(dāng)前賬套沒有的科目或核算項(xiàng)目，系統(tǒng)不引入此憑證，并給予提示。引入完畢后，顯示引入結(jié)果。單擊確定按鈕，保存引入的憑證。單擊“取消”按鈕，則取消剛才的引入操作。3、引出功能金蝶KIS行政事業(yè)版除提供引入“標(biāo)準(zhǔn)格式憑證

53、”外，還具有引出“標(biāo)準(zhǔn)格式憑證”功能,并且引出的標(biāo)準(zhǔn)格式憑證可有多核算項(xiàng)目信息。此功能中引出的文件類型為dbf格式(標(biāo)準(zhǔn)憑證的格式詳細(xì)說明，可以在金蝶KIS行政事業(yè)版運(yùn)行目錄下的文件expvch.txt中得到)。從“文件”菜單中選擇“引出”，選擇“標(biāo)準(zhǔn)格式憑證”，如圖2-25所示：圖2-25系統(tǒng)即彈出文件處理窗口。在此窗口中輸入“引出憑證”的文件名，完畢后，單擊確定按鈕，進(jìn)入如圖2-26所示選擇引出憑證范圍窗口。在此窗口中選擇引出憑證的條件及范圍，選擇“憑證范圍”類似于引入“標(biāo)準(zhǔn)格式憑證”。具體操作請(qǐng)參閱“引入標(biāo)準(zhǔn)格式憑證”一節(jié)中的說明。圖2-26選擇完畢，單擊確定按鈕，系統(tǒng)將所選定的憑證引出

54、至指定的標(biāo)準(zhǔn)格式憑證文件中，同時(shí)提示：引出操作已正常結(jié)束。其它文件菜單引出功能：金蝶KIS行政事業(yè)版系統(tǒng)為方便您的需要在憑證序時(shí)簿、明細(xì)賬、自定義報(bào)表、工資發(fā)放表等等文件菜單中皆提供數(shù)據(jù)引出功能，引出的數(shù)據(jù)可作二次開發(fā)或作其他數(shù)據(jù)加工處理，其數(shù)據(jù)類型有Access MDB、DbaseIII、Foxpro2.6、Paradox 4.X、Excel等14種，您可選擇其中任一種，然后輸入相應(yīng)的文件名及路徑，按確定后系統(tǒng)將提示“成功引出. ”。具體參見會(huì)計(jì)分錄序時(shí)薄引出一節(jié)。(二)功能菜單功能菜單中包括了會(huì)計(jì)之家的所有處理功能，在這里選擇相應(yīng)功能與會(huì)計(jì)之家按相應(yīng)按鈕的操作是一致的。例如：在查看菜單中，

55、選擇“固定資產(chǎn)增加”選項(xiàng)，系統(tǒng)調(diào)出固定資產(chǎn)資產(chǎn)處理窗口，與在會(huì)計(jì)之家中按下固定資產(chǎn)增加按鈕相同。(三)基礎(chǔ)資料基礎(chǔ)資料所包括的功能處理與初始化菜單中基本一致，有關(guān)說明請(qǐng)參閱初始化菜單一節(jié)。(四)工具菜單工具菜單所包括的功能處理與初始化菜單中基本一致，有關(guān)說明請(qǐng)參閱初始化菜單一節(jié)。(五)窗口菜單窗口菜單所包括的功能處理與初始化菜單中基本一致，有關(guān)說明請(qǐng)參閱初始化菜單一節(jié)。(六)幫助菜單幫助菜單所包括的功能處理與初始化菜單中基本一致，有關(guān)說明請(qǐng)參閱初始化菜單一節(jié)。統(tǒng)初始化本章內(nèi)容提要：Ø 準(zhǔn)備初始化數(shù)據(jù)資料Ø 設(shè)定新建賬套參數(shù)Ø 錄入初始數(shù)據(jù)資料Ø 完成初始建賬系統(tǒng)初始化是會(huì)計(jì)電算化中一項(xiàng)十分重要的工作，它是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)。這個(gè)基礎(chǔ)的好壞，將直接影響到會(huì)計(jì)電算化這座大廈的質(zhì)量和運(yùn)作。清晰的科目結(jié)構(gòu)、明了準(zhǔn)確的的數(shù)據(jù)關(guān)系，會(huì)使您在賬套啟用后的日常處理