活動(dòng)策劃與執(zhí)行的培訓(xùn)

1、2015活動(dòng)策劃與執(zhí)行培訓(xùn)總 綱活動(dòng)策劃執(zhí)行流程執(zhí)行與執(zhí)行力案例分析選擇要求選擇要求場(chǎng)地情況場(chǎng)地情況目的和程序目的和程序預(yù)算預(yù)算構(gòu)思構(gòu)思團(tuán)隊(duì)組成團(tuán)隊(duì)組成項(xiàng)目推進(jìn)表項(xiàng)目推進(jìn)表工作說明書工作說明書前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備活動(dòng)場(chǎng)地活動(dòng)場(chǎng)地團(tuán)隊(duì)組成和時(shí)間表團(tuán)隊(duì)組成和時(shí)間表車輛安排車輛安排核心內(nèi)容核心內(nèi)容說在前面的話說在前面的話來賓接待（記者）來賓接待（記者）現(xiàn)場(chǎng)布置現(xiàn)場(chǎng)布置后勤工作后勤工作停車場(chǎng)停車場(chǎng)接待用車接待用車特殊嘉賓特殊嘉賓媒體接待基礎(chǔ)文件媒體接待基礎(chǔ)文件說在前面的話1個(gè)目的p 滿足客戶要求前期準(zhǔn)備目的確定你的目標(biāo)-意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路判斷一：采取何種方式判斷四：不做無法改變事實(shí)的努力

2、判斷二：在活動(dòng)中體現(xiàn)什么內(nèi)容判斷三：拋棄一切非目標(biāo)必須的華麗想法前期準(zhǔn)備確立目標(biāo)的程序定位準(zhǔn)確定位準(zhǔn)確與客戶共同陳述項(xiàng)目的目的與客戶反復(fù)討論達(dá)成一致盡快讓項(xiàng)目組成員參與討論定義清楚定義清楚如何衡量項(xiàng)目效果?怎樣使項(xiàng)目效果可量化評(píng)估?公布項(xiàng)目的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)確定資源確定資源列出所需資源檢查已有資源尋求可調(diào)用資源前期準(zhǔn)備預(yù)算先確定預(yù)算，再確定計(jì)劃是穩(wěn)妥的方法確定必須成本 運(yùn)費(fèi)、接待費(fèi)用 場(chǎng)地施工和裝飾布置費(fèi)用 工作人員費(fèi)用納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等其他前期準(zhǔn)備構(gòu)思摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動(dòng)的全過程，這個(gè)想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過程詳細(xì)地說給你的團(tuán)隊(duì)，以便獲得補(bǔ)充： 每個(gè)環(huán)

3、節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方 每個(gè)環(huán)節(jié)所需用到的物料 每個(gè)環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化 每個(gè)環(huán)節(jié)是否給人驚喜在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達(dá)到？在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表團(tuán)隊(duì) 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 參與部門參與部門 項(xiàng)目所必須的人員配備項(xiàng)目所必須的人員配備 供應(yīng)商列表和對(duì)應(yīng)聯(lián)系人：供應(yīng)商列表和對(duì)應(yīng)聯(lián)系人： 場(chǎng)地場(chǎng)地 搭建搭建/ /聲光聲光 租車租車/ /禮儀禮儀/ /演出演出 攝影攝像攝影攝像 其他其他確定你的工作團(tuán)隊(duì)確定你的工作團(tuán)隊(duì)確定你的供應(yīng)商確定你的供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表項(xiàng)目推進(jìn)表項(xiàng)目推進(jìn)表（為可控因素預(yù)留必要時(shí)間：比正常時(shí)間多1/3 ） 項(xiàng)目執(zhí)行：為每個(gè)成員制定每日工作

4、協(xié)調(diào)內(nèi)容 物料清單：列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料 人員分工：列出每個(gè)子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？ 場(chǎng)地：如果不及時(shí)確定可能租不到合適的場(chǎng)地 重要來賓：他們的時(shí)間、行程是不確定的 其他不可控因素預(yù)定的檢查時(shí)間通報(bào): 向所有成員報(bào)告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂 使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項(xiàng)目去做什么? 應(yīng)付意外情況、贏得補(bǔ)救機(jī)會(huì)項(xiàng)目推進(jìn)表的分解正確制定并運(yùn)用子目標(biāo)所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成與所有成員逐個(gè)討論總目標(biāo)明確每個(gè)成員的工作及在總體任務(wù)中的位置為每個(gè)成員限定目標(biāo)要求及資源使每個(gè)成員了解子目標(biāo),但同時(shí)知道總目標(biāo)每個(gè)個(gè)體都應(yīng)該擁

5、有完成子目標(biāo)所相應(yīng)的權(quán)利運(yùn)用子目標(biāo)來限定責(zé)任和要求可能出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò)！可能出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò)！團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表工作說明書活動(dòng)基本要素（時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主題、流程等）活動(dòng)物料匯總部門工作（接待）流程和要求活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)具體分工（人員位置和要求）文案準(zhǔn)備 新聞稿 主持人臺(tái)本 領(lǐng)導(dǎo)講話稿 重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場(chǎng)文件夾內(nèi)容資料通訊錄工作說明書的主要目的確定活動(dòng)基本要素/相互關(guān)系及檢查點(diǎn)明確活動(dòng)基本要素利于活動(dòng)掌控 參與人員的工作指導(dǎo)，提升工作效率 新增人員的活動(dòng)手冊(cè)，利于快速到位（補(bǔ)位）相互關(guān)系的確認(rèn) 部門之間的配合和各自負(fù)責(zé)人； 哪些事情可以同時(shí)進(jìn)行； 完成項(xiàng)目的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查可以使

6、你找到最好的方法；檢查點(diǎn)可為我們提供補(bǔ)救的機(jī)會(huì) 定期的回顧和檢討：在每隔固定時(shí)間由所有成員在一起檢查項(xiàng)目進(jìn)展，并對(duì)意外情況作出補(bǔ)救。場(chǎng)地選擇列出要求需要類型：考慮活動(dòng)類別、主題、品味要求來賓人數(shù)：測(cè)算最小面積要求活動(dòng)內(nèi)容：活動(dòng)所擺放的特殊物品，設(shè)施頂高的要求?；顒?dòng)能否造成場(chǎng)地的破壞。周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿氣候條件：防風(fēng)、防雨、防寒、防暑、日落時(shí)間費(fèi)用限制：能夠用于場(chǎng)地租賃的最高限額場(chǎng)地選擇注意的問題檔期布展時(shí)間活動(dòng)結(jié)束場(chǎng)地清掃場(chǎng)地可容納人數(shù)場(chǎng)地使用手續(xù)場(chǎng)地用電的問題 保證點(diǎn)容量的充足場(chǎng)地衛(wèi)生間位置貴賓和工作人員休息的地方場(chǎng)地物料和車輛的停放來賓接待當(dāng)來賓抵達(dá)接待區(qū)時(shí)： 確保第一

7、時(shí)間看到接待人員和接待指示牌 預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力 如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時(shí)間，并在登記完成后交酒店總臺(tái) 在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū) 如果是直接進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，應(yīng)準(zhǔn)備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌突發(fā)情況處理： 因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增現(xiàn)場(chǎng)布置注意問題 場(chǎng)地入口 入口是否需要鋪設(shè)紅地毯 是否有明確方向指示和指示牌 攝影攝像設(shè)備的擺放位置現(xiàn)場(chǎng)布置搭建施工 保證施工期間的用電及保安 保證施工用料的擺放位置 檢查施工單位用料擺放是否合理 搭建完成時(shí)間應(yīng)保障至少12小時(shí)的彩排時(shí)間 務(wù)必進(jìn)行最大負(fù)荷電量測(cè)試 施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡 確保用

8、電線路安全隱秘現(xiàn)場(chǎng)布置舞臺(tái)布置 保障上場(chǎng)及下場(chǎng)通道暢通 后臺(tái)有方便快捷且安全的物品存放處 來賓上下舞臺(tái)通道地板檢查，是否有松動(dòng)可能 舞臺(tái)布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像視線 確保來賓無法進(jìn)入后臺(tái)后勤安排安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá)指定工作人員用車和司機(jī)文件打印資料裝袋、運(yùn)輸和存放物品領(lǐng)取登記視頻、圖片資料媒體接待基礎(chǔ)文件媒體接待基礎(chǔ)文件 邀請(qǐng)媒體名單 新聞夾內(nèi)容 航班時(shí)刻表（接、送車輛安排） 住房登記表 媒介分工（活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)位置） 接待物料 專訪安排（名單、Q&A、陪同媒介、速錄）其他事項(xiàng)活動(dòng)付款明細(xì)表 供應(yīng)商、額度、日期、付款形式、尾款結(jié)算日期現(xiàn)場(chǎng)指揮文件-根據(jù)確定流程 AV、音響（上場(chǎng)音樂/出車音樂）、燈光配合 攝影攝像預(yù)定位置和要求 重要環(huán)節(jié)時(shí)的前后銜接、人員補(bǔ)位 現(xiàn)場(chǎng)提問時(shí)的媒介人員位置 主持人臺(tái)本活動(dòng)（專訪）結(jié)束后 匯集活動(dòng)攝影攝像資料（速錄文字？） 挑選圖片或整理速錄文字，客戶確認(rèn)后上傳網(wǎng)絡(luò) 統(tǒng)計(jì)媒體對(duì)視頻資料的數(shù)量 準(zhǔn)備活動(dòng)總結(jié)報(bào)告和報(bào)賬材料。 費(fèi)用的結(jié)算執(zhí)行的8字方針認(rèn)真第一，聰明第二什么樣