物業(yè)公司運(yùn)營(yíng)管理大全--第七分冊(cè)檔案管理手冊(cè)1-18

1、· 東莞市方中物業(yè)管理有限公司 管理文件匯編第七分冊(cè)檔案工作手冊(cè)文件編號(hào)： FZ-WY-MF-07 版 本 號(hào)： A/0 編 制： 編制日期： 2009年5月 審 核； 審核日期： 2009年6月 批 準(zhǔn)： 批準(zhǔn)日期： 2009年7月 （蓋受控章處）目 錄 管理制度檔案管理規(guī)程（總則）3檔案管理規(guī)程（分則一）業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5檔案管理規(guī)程（分則二）保安部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程6檔案管理規(guī)程（分則三）工程部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程7檔案管理規(guī)程（分則四）清潔綠化部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程9 質(zhì)量記錄表單管理處檔案分類(lèi)及歸檔模式規(guī)定10檔案?jìng)淇急碓O(shè)備設(shè)施臺(tái)帳11設(shè)備卡13卷內(nèi)文件目錄14檔

2、案資料借閱、查閱登記表15檔案資料移交登記表16檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)檔案（案卷）目錄17方中物業(yè)管理有限公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)檔案管理規(guī)程（總則）文件編號(hào)：FZ-WY-DA-WI-01 版本/狀態(tài)：A/0 第1頁(yè)共1頁(yè)1.0目的：加強(qiáng)物業(yè)管理檔案資料的系統(tǒng)化、科學(xué)化管理。2.0適應(yīng)范圍：各物業(yè)管理處、物業(yè)管理部檔案資料的管理（業(yè)主檔案標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程另定）。3.0職責(zé)：各個(gè)部門(mén)主管對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集，并保證其完整和連貫，按規(guī)定上交檔案負(fù)責(zé)人；檔案負(fù)責(zé)人對(duì)各部門(mén)全部資料進(jìn)行催收、整理、歸檔。檔案負(fù)責(zé)人由物業(yè)文員（物業(yè)管理員）兼任。4.0制度4.1檔案保管制度4.1.1檔案管理人員按照規(guī)定對(duì)歸檔的文件材

3、料，做好檔案的分類(lèi)、登記、保管工作，存放整齊、統(tǒng)一編號(hào)，科學(xué)排列，查找方便。4.1.2做好檔案的防盜、防火、防強(qiáng)光、防塵、防潮、防霉變、防蟲(chóng)鼠、防污染工作。4.1.3檔案排列整齊，分門(mén)別類(lèi)，依從上至下、從左至右的順序排列。4.1.4定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，核對(duì)，做好收入、移出、借閱登記。4.2檔案鑒定銷(xiāo)毀制度4.2.1以檔案保管期限表為依據(jù)定期進(jìn)行鑒定，對(duì)超過(guò)保管期限或確無(wú)保存價(jià)值的檔案提出存毀意見(jiàn)。4.2.2經(jīng)鑒定后，擬寫(xiě)銷(xiāo)毀報(bào)告，填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)和必要的文字說(shuō)明，經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人、部門(mén)主管、管理處主任批準(zhǔn)（物業(yè)部的需行政主管、經(jīng)理批準(zhǔn)）后即可進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)必須2人以上鑒證，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名，銷(xiāo)

4、毀清單交檔案室保存。4.2.3未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷(xiāo)毀檔案。4.3檔案借閱、利用與保密制度4.3.1查借閱檔案，必須登記，歸還時(shí)辦理注銷(xiāo)手續(xù)，查閱或借閱時(shí)應(yīng)該接受檔案管理人員指導(dǎo)和監(jiān)督。4.3.2查借閱業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案，需主管領(lǐng)導(dǎo)同意，查借閱非隸屬業(yè)務(wù)范圍的檔案，憑單位證明和公司經(jīng)理同意后方能調(diào)閱。4.3.3一般只在室內(nèi)查閱，原則上不外借，否則需經(jīng)公司經(jīng)理同意。4.3.4不得擅自摘錄、翻印、復(fù)制，不得在檔案材料上劃線、涂改。4.3.5借閱人要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露秘密。4.3.6借閱人按時(shí)歸還，管理人認(rèn)真核對(duì)，當(dāng)面簽名注銷(xiāo)。4.3.7保密是每個(gè)檔案管理人員與借閱人員的基本職責(zé)，應(yīng)

5、嚴(yán)格遵守4.3.8對(duì)保密文件應(yīng)設(shè)專柜保管，專人兼管，如人事檔案、電腦光盤(pán)等，利用時(shí)要經(jīng)公司經(jīng)理同意，不得擅自翻印、摘錄。5.0工作程序5.1一般程序階段性辦理完畢的具有保存價(jià)值的零散材料按其內(nèi)容或形式的聯(lián)系進(jìn)行排列和編號(hào)、組成一卷一卷的案卷，然后進(jìn)行裝訂（暫不作裝訂），之后填寫(xiě)卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件備考表，再案卷盒背脊上填寫(xiě)案卷標(biāo)題、目錄號(hào)、卷號(hào)、保存期限等。以上立檔程序，可根據(jù)檔案資料的繁簡(jiǎn)程度進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑鰟h。5.2歸檔時(shí)間5.2.1日常報(bào)表按規(guī)定要求每日上交管理處，工作人員處理后交由檔案負(fù)責(zé)人整理，每月裝訂一次，并按其材料多少于適當(dāng)?shù)臅r(shí)侯立卷裝盒，至少每年立卷一次，每年復(fù)查并整理一次。5.2.

6、2通知、通報(bào)、內(nèi)部發(fā)文、外部來(lái)文、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、信件、歷史沿革、大事紀(jì)、重要圖片等材料，在收發(fā)與傳達(dá)之后，經(jīng)手人應(yīng)及時(shí)上交，有檔案負(fù)責(zé)人及時(shí)整理，并按其材料多少與適當(dāng)?shù)臅r(shí)候立卷裝盒，至少每半年立卷一次，每年復(fù)查整理一次。5.2.3其它如財(cái)務(wù)、人事、證書(shū)、聲像、實(shí)物、光碟等保密程度高或?qū)I(yè)性強(qiáng)的材料，可由相關(guān)人員整理并保管，但須列出清單交由檔案負(fù)責(zé)人備案。5.3歸檔的材料范圍：見(jiàn)物業(yè)管理檔案文件材料歸檔范圍5.4檔案編號(hào)方法：5.4.1檔案室號(hào)：是上級(jí)檔案館給下級(jí)檔案館（室）指定的檔案第一級(jí)分類(lèi)號(hào)。如方中公司檔案室下設(shè)各部門(mén)，元美廣場(chǎng)為（暫無(wú)）。5.4.2檔案柜號(hào)：可從上至下、從左至右排列。

7、5.4.3全宗號(hào)：地區(qū)代號(hào)（以地區(qū)為單位、暫無(wú)）。5.4.4類(lèi)別號(hào)：全宗號(hào)下一級(jí)編碼，元美管理處檔案分類(lèi)見(jiàn)元美管理處檔案分類(lèi)表：工程管理A、安保管理B、綜合管理C、財(cái)務(wù)管理（另存）。5.4.5卷號(hào)：卷號(hào)是檔案管理中檔案的基本單位，每一類(lèi)別下有若干卷，有時(shí)一卷又分為若干分卷，立卷原則是：內(nèi)容或形式相同的集中，相近的靠攏，不同的分開(kāi)，無(wú)保留價(jià)值的剔除。總上所述，檔案已二級(jí)分層的方法進(jìn)行編號(hào)，其基本格式為：A · 2 1 之二 分類(lèi)號(hào)或件號(hào)卷號(hào)小類(lèi)號(hào)大類(lèi)號(hào)檔案室代號(hào)同時(shí)又檔案室前面可以加上地區(qū)代號(hào)，也可以不加。如 80（5） A · 2 1 之二 編號(hào)中80為地區(qū)代號(hào)目錄號(hào)全宗號(hào)

8、5.4.6卷內(nèi)文件編號(hào)：5.4.6.1文書(shū)材料：頁(yè)號(hào)以面為單位，一面一個(gè)頁(yè)號(hào)，空頁(yè)不編號(hào)，以1為起點(diǎn)編流水號(hào)，件號(hào)以件為單位，件內(nèi)再分頁(yè)號(hào)（扔以1為起點(diǎn)），單頁(yè)文件與多頁(yè)文件在一起時(shí)，一頁(yè)計(jì)為一件，有些以件為單位的文件如業(yè)戶手冊(cè)，同裝在一案卷盒內(nèi),不再裝訂,每份文件左上角編檔章號(hào),填件號(hào)(因無(wú)檔號(hào)章,只記流水號(hào)碼,以1為起點(diǎn),類(lèi)似頁(yè)號(hào))。5.4.6.2科技材料:原有目錄的(如圖紙)按目錄順序排列,不再編號(hào),無(wú)目錄有編號(hào)的補(bǔ)加目錄,無(wú)目錄無(wú)編號(hào)的,加上編號(hào)后再補(bǔ)加目錄,以件為單位的文件,可不裝訂,每件右上角加檔章號(hào),運(yùn)動(dòng)會(huì)件號(hào)。會(huì)計(jì)材料：只編件號(hào)或冊(cè)號(hào)（卷號(hào)），不編號(hào)。聲像實(shí)物：只編件號(hào)。5.4

9、.6.3照片：照片底片不分離,住戶單位的照片只編件號(hào)(房號(hào)),其它照片按其在相冊(cè)中的位置,編頁(yè)號(hào)及章號(hào)。5.4.6.4頁(yè)號(hào)(件號(hào))位置：文書(shū)材料單面書(shū)寫(xiě)的在右上角，雙面書(shū)寫(xiě)的正面在右上角背面在左上角。卷內(nèi)目錄與備考表不編號(hào)。文件編號(hào)即發(fā)文號(hào)照抄，無(wú)則不寫(xiě)。科技材料頁(yè)號(hào)（件號(hào)）在下。5.4.7：卷內(nèi)文件目錄：5.4.7.1文書(shū)材料類(lèi)：由順序號(hào)、發(fā)文號(hào)、文件名稱、文件編號(hào)、頁(yè)碼日期組成。5.4.7.2其它材料類(lèi)：由順序號(hào)、文件名稱、文件編號(hào)、頁(yè)碼、日期組成。5.4.7.3會(huì)計(jì)文件不編卷內(nèi)目錄，只編案卷目錄。6.0相關(guān)文件:6.3卷內(nèi)文件目錄6.4檔案資料借閱、查閱登記表6.5檔案資料移交登記表6.

10、6檔案案卷目錄方中物業(yè)管理有限公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)檔案管理規(guī)程（分則一）業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程文件編號(hào)：FZ-WY-DA-WI-01 版本/狀態(tài)：A/0 第1頁(yè)共1頁(yè)一、 目的規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作二、 適用范圍適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤。三、 職責(zé)1、 管理處主任負(fù)責(zé)檔案管理督導(dǎo)工作。2、 文員（管理員）負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。3、 保安部主管、工程部主管、綜合部主管分別負(fù)責(zé)本部門(mén)日常資料未歸檔前的日常保管。四、 程序要點(diǎn)1、 業(yè)主檔案內(nèi)容業(yè)主檔案內(nèi)容，分為三個(gè)方面：分別為樓宇的基本資料、樓宇的裝修資料和樓宇的其它資料。具體為：經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約；經(jīng)業(yè)主簽

11、署后的消防安全責(zé)任書(shū)；業(yè)主家庭情況登記表；鑰匙領(lǐng)用登記表；業(yè)主證領(lǐng)用登記表；業(yè)主入住驗(yàn)房表；裝修施工申請(qǐng)表、相關(guān)圖紙及施工單位資料。違章處理通知單及處理結(jié)果資料。業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件；其他應(yīng)保存的資料；2、 將業(yè)主有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋（盒或夾）內(nèi)，然后設(shè)立專門(mén)檔案柜進(jìn)行保管。3、 將各業(yè)主檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒（夾、袋）、檔案柜內(nèi)。然后按檔案盒（夾）內(nèi)的各業(yè)戶的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)戶檔案目錄內(nèi)，內(nèi)容包括：業(yè)戶姓名、地址、收樓時(shí)間、面積等欄目。4、 業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中： 通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化

12、時(shí)； 業(yè)主發(fā)生更替時(shí)業(yè)主檔案跟蹤管理，由管理處員工應(yīng)至少每隔15天跟蹤一天。5、 業(yè)主檔案屬于絕密特殊情況如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。6、 業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。7、 將個(gè)業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。8、 本規(guī)程執(zhí)行情況作為保安隊(duì)長(zhǎng)和檔案管理人員績(jī)效考評(píng)方中物業(yè)管理有限公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)檔案管理規(guī)程（分則二）保安部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程文件編號(hào)：FZ-WY-DA-WI-01 版本/狀態(tài)：A/0 第1頁(yè)共1頁(yè)一、 目的：規(guī)范保安部檔案的保管與跟蹤工作二、 適用范圍：適用于物業(yè)保安部檔案的保管與跟蹤。三、 職責(zé)：1、管理處主任負(fù)責(zé)檔案管理督導(dǎo)工作。2、保安隊(duì)長(zhǎng)

13、、文員（管理員）負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施保安部檔案的保管與跟蹤。3、保安部隊(duì)長(zhǎng)負(fù)責(zé)本部門(mén)日常資料未歸檔前的日常保管。四、 程序要點(diǎn)1、保安部檔案內(nèi)容，分為二個(gè)方面： A保安部各崗位工作質(zhì)量記錄：大堂崗位巡查及值班記錄表；監(jiān)控崗位值班記錄表；領(lǐng)班崗位崗位巡查及值班記錄表；車(chē)庫(kù)崗位崗位巡查及值班記錄表；車(chē)輛臨時(shí)進(jìn)出收費(fèi)登記表及交接表；人員來(lái)訪登記表；保安巡查簽到表（各樓層）消防設(shè)備月、季、年度檢查記錄表、維修更新記錄表B保安部日常管理文件；培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)計(jì)劃和總結(jié)；出租屋管理檔案；保安部會(huì)議于工作計(jì)劃總結(jié)消防安全檢查記錄及整改通知與公安消防等部門(mén)的往來(lái)文件保安部事故及其處理記錄停車(chē)場(chǎng)方案文件停車(chē)場(chǎng)各

14、種卡、票等。2、將有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋（盒或夾）內(nèi)，然后設(shè)立專門(mén)檔案柜進(jìn)行保管。3、將各保安檔案袋按卷名先后順序排列在檔案盒（夾、袋）、檔案柜內(nèi)。然后按檔案盒（夾）內(nèi)的各月份檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在保安部檔案目錄內(nèi)五、 檔案的跟蹤1、保安檔案跟蹤管理，由保安隊(duì)長(zhǎng)每季度進(jìn)行一次收集整理暫存放于本部門(mén)，次年年初由檔案負(fù)責(zé)人催促其上交管理處，由檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。2、保安檔案屬于重要的檔案，但數(shù)量較多，每?jī)赡赇N(xiāo)毀一次，銷(xiāo)毀時(shí)須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)檔案管理人員辦理銷(xiāo)毀手續(xù)后方可查閱。六、 本規(guī)程執(zhí)行情況作為保安隊(duì)長(zhǎng)和檔案管理人員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。中物業(yè)管理有限公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)檔

15、案管理規(guī)程（分則三）工程部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程文件編號(hào)：FZ-WY-DA-WI-01 版本/狀態(tài)：A/0 第1頁(yè)共1頁(yè)二、 目的：規(guī)范工程部檔案的保管與跟蹤工作三、 適用范圍：適用于物業(yè)工程部檔案的保管與跟蹤。四、 職責(zé)1、 管理處主任負(fù)責(zé)檔案管理督導(dǎo)工作。2、 工程主管（領(lǐng)班）、文員（管理員）負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施工程檔案的保管與跟蹤。3、 工程主管（領(lǐng)班）負(fù)責(zé)本部門(mén)日常資料未歸當(dāng)前的日常保管。五、 工程部檔案內(nèi)容：工程部檔案內(nèi)容分為二個(gè)方面：一是工程設(shè)備設(shè)施日常運(yùn)行、維保及材料配件質(zhì)量記錄（一）日常運(yùn)行記錄：各設(shè)備巡查記錄表；各設(shè)備日常保養(yǎng)記錄表各設(shè)備小修、中修、大修、更新記錄及其請(qǐng)示和批

16、示等相關(guān)文件；工程部每日值班記錄本；對(duì)外發(fā)包項(xiàng)目監(jiān)督檢查考核表；培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)計(jì)劃和總結(jié)；工程部工作計(jì)劃總結(jié)；其它日常管理文件。具體包括：水泵房日常運(yùn)行記錄；高、低壓房日常運(yùn)行記錄；弱電系統(tǒng)日常運(yùn)行記錄；煤氣房日常運(yùn)行記錄；水表、電表每月抄表記錄；生活水池每月水質(zhì)檢測(cè)記錄；特種設(shè)備及水質(zhì)檢測(cè)結(jié)果；水、電匯總表、月統(tǒng)計(jì)表；（二）維修、保修、備用材料及配件記錄：1、全年各設(shè)備維修計(jì)劃表；2、水泵（給水、純水、排水）維修記錄；3、高、低壓變配電系統(tǒng)維修記錄；4、弱電系統(tǒng)（消防報(bào)警、安全防護(hù)、樓宇對(duì)講、停車(chē)場(chǎng)、出入口IC卡系統(tǒng)）維修記錄；5、生活水池維修記錄；6、煤氣設(shè)備維修記錄；7、發(fā)電機(jī)維修記錄；

17、8、電梯維修記錄；二是工程技術(shù)資料、圖形文件：1、建筑土建竣工圖；2結(jié)構(gòu)竣工圖； 3、建筑安裝竣工圖（分給、排水、純水；強(qiáng)電；弱電；煤氣）；4、裝修圖并裝修申請(qǐng)、巡查、驗(yàn)收等資料；、設(shè)備技術(shù)文件：1、設(shè)備臺(tái)賬；2、給水、純水、排水等水泵及配套控制柜安裝、維修、使用說(shuō)明書(shū)；3、發(fā)電機(jī)機(jī)械及配套控制柜安裝、維修、使用說(shuō)明書(shū)；4、高、低壓配電柜開(kāi)關(guān)等安裝、維修、使用說(shuō)明書(shū)；5、弱電系統(tǒng)（消防報(bào)警、安全防護(hù)、樓宇對(duì)講、停車(chē)場(chǎng)、出入口IC卡系統(tǒng)）的安裝、維修、使用說(shuō)明書(shū)；6、煤氣設(shè)備及配套控制柜安裝、維修、使用說(shuō)明書(shū)；7、電梯系統(tǒng)的安裝、維修、使用說(shuō)明書(shū)；三是管理工作規(guī)范及制度化文件：1、人員框架結(jié)構(gòu)及

18、崗位職責(zé)；2、管理制度；3、操作規(guī)程；4、設(shè)備維護(hù)參考技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；六、工程資料裝訂、存放與保管1、各項(xiàng)文件必須按上述分類(lèi)要求統(tǒng)一裝訂；2、每類(lèi)資料裝訂前必須編寫(xiě)目錄，目錄應(yīng)有序號(hào)、名稱、編號(hào)、備注等內(nèi)容；3、資料應(yīng)按日期的先后順序排列，并編寫(xiě)編號(hào)；4、資料裝訂要整齊、牢固；2、將有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋（盒或夾）內(nèi)，然后設(shè)立專門(mén)檔案柜進(jìn)行保管。3、將各工程檔案袋按卷名先后順序排列在檔案盒（夾、袋）、檔案柜內(nèi)。然后按檔案盒（夾）內(nèi)的各月份檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在工程部檔案目錄內(nèi)4、檔案的跟蹤：工程檔案跟蹤管理，由工程主管（領(lǐng)班）每季度進(jìn)行一次收集整理，次年年初上交管理處檔案管理人員進(jìn)行整理

19、歸檔。5、工程檔案屬于重要的檔案，尤其是圖紙技術(shù)資料，必須永久保存。特殊情況如需查閱報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱，借閱必須由主任簽字同意方可。過(guò)期資料應(yīng)及時(shí)處理（過(guò)期日常運(yùn)行記錄資料、維修保養(yǎng)記錄資料等6、本規(guī)程執(zhí)行情況作為工程主管（領(lǐng)班）和檔案管理人員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。中物業(yè)管理有限公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)檔案管理規(guī)程（分則四）清潔綠化部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程文件編號(hào)：FZ-WY-DA-WI-01 版本/狀態(tài)：A/0 第1頁(yè)共1頁(yè)一、目的規(guī)范清潔綠化部檔案的保管與跟蹤工作二、適用范圍適用于物業(yè)清潔部檔案的保管與跟蹤。三、職責(zé)1、管理處主任負(fù)責(zé)檔案管理的督導(dǎo)工作。2、

20、環(huán)衛(wèi)主管（領(lǐng)班）、文員（管理員）負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施清潔檔案的保管與跟蹤。3、環(huán)衛(wèi)主管（領(lǐng)班）負(fù)責(zé)本部門(mén)日常資料未歸當(dāng)前的日常保管。四、程序要點(diǎn)1、檔案內(nèi)容檔案內(nèi)容，分為二個(gè)方面：、工作質(zhì)量記錄各種清潔設(shè)備、環(huán)保設(shè)備設(shè)施的設(shè)備清單，及其故障、維修、保養(yǎng)記錄表；清潔綠化部每日值班記錄表對(duì)外包項(xiàng)目監(jiān)督檢查考核表（每周檢查記錄表）；清潔員培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)計(jì)劃和總結(jié)；清潔工作計(jì)劃、總結(jié)；清潔綠化保養(yǎng)記錄其它日常管理文件：消殺記錄垃圾清運(yùn)記錄、綠化改造記錄、清潔巡查簽到表；、清潔綠化技術(shù)資料重要清潔綠化設(shè)備技術(shù)參考數(shù)說(shuō)明書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)；苗木及綠化清單、綠化總平面竣工圖；2、將有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋（盒

21、或夾）內(nèi)，然后設(shè)立專門(mén)檔案柜進(jìn)行保管。3、將各清潔檔案袋按卷名先后順序排列在檔案盒（夾、袋）、檔案柜內(nèi)。然后按檔案盒（夾）內(nèi)的各月份檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在清潔綠化檔案目錄內(nèi)4、檔案的跟蹤檔案跟蹤管理，由清潔主管（領(lǐng)班）每季度進(jìn)行一次收集整，次年年初上交管理處檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。5、本規(guī)程執(zhí)行情況作為清潔主管（領(lǐng)班）和檔案管理人員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。管理處檔案分類(lèi)及歸檔模式規(guī)定FZ-WY-ZH-WI-03一、存檔分類(lèi)編號(hào)規(guī)定：類(lèi)別工程類(lèi)（A）保安類(lèi)（B）類(lèi)名圖紙文件設(shè)備技術(shù)文件日常運(yùn)行記錄文件維修保養(yǎng)備用材料及配件記錄文件規(guī)范及制度化文件固定崗位值班記錄巡更簽到記錄消防滅火器及其它消防安全檢查記錄類(lèi)別代號(hào)A1-1A1-2A2-1A2-2A2-3B1B2B3類(lèi)別綜合類(lèi)（C）財(cái)務(wù)管理（按財(cái)務(wù)管理制度專門(mén)保管）類(lèi)名人事行政后勤類(lèi)內(nèi)部物管業(yè)務(wù)管理檔案（日常業(yè)務(wù)，動(dòng)態(tài)性強(qiáng)）業(yè)主資料及公約、收交樓資料和裝修資料（屬一次性完成歸檔的檔案）類(lèi)別代號(hào)C1C2C3二、代號(hào)編號(hào)方法及涵意：如C1-03， 意思是綜合管理類(lèi)的（C）人事行政類(lèi)（C1）中的第三個(gè)檔