實驗室檔案管理

1、2014年年12月月檔案管理也叫檔案工作，是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。二、檔案管理的內(nèi)容檔案管理的對象是檔案本身，服務(wù)對象是檔案利用者，我們所要解決的是公司檔案的分散、雜亂、繁瑣、量大的問題，通過對檔案管理，做到使檔案集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范，以此來適應(yīng)公司發(fā)展需求。根據(jù)公司實際情況，實驗室檔案分類，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和相互聯(lián)系劃分成一定類別，使檔案材料形成一個具有一定隸屬關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。以此為依據(jù)，為方便檔案管理，根據(jù)實際

2、工作需要，將檔案劃分為4類，即：人員檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)標準（資料）檔案、實驗室相關(guān)材料檔案。實驗室檢測人員應(yīng)具有相應(yīng)的資格和能力，專業(yè)人員必須持證上崗。實驗室必須建立人員技術(shù)檔案，保留所有技術(shù)人員（包括兼職人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓和經(jīng)驗證明的記錄。人員技術(shù)檔案中包括職工的學歷、經(jīng)歷、資格、授權(quán)、技能培訓、科研論著、表彰獲獎等方面的資料。人員一覽表 WD105-1人員履歷表 人員培訓申請表 WD105-2人員培訓記錄 WD105-3人員考核記錄 WD105-4人員培訓有效性評價表 WD105-5實驗室配備的儀器設(shè)備，其使用情況將直接影響檢測結(jié)果的準確性。儀器設(shè)備從購買、使用

3、到報廢都要有相關(guān)記錄，建立儀器設(shè)備檔案。每臺儀器設(shè)備都應(yīng)建立檔案，保存儀器設(shè)備及其軟件的記錄。檔案中應(yīng)收入申購文件、合同書、驗收報告、儀器使用說明書（進口儀器其主要操作步驟應(yīng)有中文譯文）、維修記錄、使用記錄等。如是計量器具，檔案中還應(yīng)保存其計量檢定合格證。設(shè)備檔案內(nèi)容：設(shè)備清單(設(shè)備臺賬)服務(wù)和供應(yīng)品采購申請表 WD104-1供應(yīng)商評價記錄 WD104-2合格供應(yīng)商登記表 WD104-3入庫物品臺帳 WD104-4領(lǐng)料單 WD104-5服務(wù)和供應(yīng)品驗證記錄 WD104-6檢測環(huán)境條件監(jiān)測記錄 WD105-1測量及數(shù)據(jù)處理軟件評價記錄 WD105-1計算機軟件、數(shù)據(jù)修改申請表 WD105-2儀器

4、設(shè)備申購審批表 WD105-1儀器設(shè)備驗收記錄 WD105-2主要儀器設(shè)備使用記錄表 WD105-3儀器設(shè)備維修申請表 WD105-4儀器設(shè)備停用報廢審批記錄表 WD105-5儀器設(shè)備維修記錄 WD105-6測量設(shè)備履歷表 WD105-7儀器設(shè)備維護記錄 WD105-8檢定/校驗通知書 WD105-1儀器設(shè)備受檢記錄臺賬周期檢定計劃自校證書期間核查儀器設(shè)備校驗記錄 WD105-3儀器期間核查記錄 WD1-05-1設(shè)備檔案內(nèi)容：4.3技術(shù)檔案管理由于技術(shù)檔案內(nèi)容豐富，根據(jù)性質(zhì)不同，可劃分為質(zhì)量體系類、檢測標準類、檢測業(yè)務(wù)類。(1)、質(zhì)量體系類質(zhì)量體系文件是實驗室內(nèi)部的法規(guī)性文件, 包括質(zhì)量手冊、

5、程序文件、外來文件、作業(yè)指導書、質(zhì)量記錄和相關(guān)技術(shù)記錄文件等內(nèi)容。質(zhì)量手冊是闡明檢測機構(gòu)質(zhì)量方針并描述其質(zhì)量管理體系的文件。程序文件是保證實驗室各項工作按一定程序運作的指導性文件。外來文件是除質(zhì)量體系文件外，質(zhì)量監(jiān)督管理部門所做的規(guī)范性引用文件。作業(yè)指導書是實驗室的詳細檢測工作文件。質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄主要是指內(nèi)部審核、管理評審和資質(zhì)管理過程中的相關(guān)材料; 其中內(nèi)部審核材料應(yīng)包括內(nèi)審計劃、內(nèi)審檢查表、現(xiàn)場審核記錄表、不符合項報告和質(zhì)量體系內(nèi)部審核報告。管理評審材料包括評審計劃、評審內(nèi)容、會議記錄、評審報告、糾正和預防措施記錄。資質(zhì)管理過程中的材料包括考核樣記錄及檢測過程中全部質(zhì)量控制記錄。質(zhì)量體

6、系檔案內(nèi)容質(zhì)量體系檔案內(nèi)容管理體系文件發(fā)布審批記錄 WD104-1管理體系文件發(fā)放、回收記錄 WD104-2文件修改審批記錄 WD104-3文件借閱（發(fā)放）登記表 WD104-4顧客申訴投訴登記表 WD104-1顧客申訴投訴處理審批表 WD104-2顧客投訴事故處理記錄 WD104-3糾正和預防措施（改進）要求記錄 WD104-1質(zhì)量監(jiān)督記錄表 WD104-2改進措施記錄 WD104-3*質(zhì)量體系內(nèi)部審核計劃書 WD104-1內(nèi)部審核委派書 WD104-2內(nèi)部審核工作日程表 WD104-3內(nèi)部審核檢查表 WD104-4質(zhì)量體系內(nèi)部審核報告 WD104-5內(nèi)部審核不符合項觀察記錄及糾正報告 WD

7、104-6管理評審計劃(通知) WD104-1評審會議記錄 WD104-2管理體系評審報告 WD104-3實驗室工作涉及的檢測、評價及相關(guān)標準, 應(yīng)建立獨立的檔案, 保存期限以新版本出版為限。A、各級標準此類檔案包括由國務(wù)院標準化行政主管部門統(tǒng)一審批、編號發(fā)布的國家標準; 由行業(yè)歸口部門審批、編號、發(fā)布并報國務(wù)院標準化行政主管部門備案的行業(yè)標準; 由省、自治區(qū)、直轄市標準化行政主管部門審批、編號并報國務(wù)院標準化行政主管部門和國務(wù)院有關(guān)行政主管部門備案的地方標準; 企業(yè)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部所需而制定的企業(yè)標準等。B、各類規(guī)范細則與公路、建筑有關(guān)的各級法規(guī)、條例和規(guī)范, 或由本機構(gòu)人員編寫的材料, 如儀器

8、自檢規(guī)程、資料整理、匯編、規(guī)定等。檢測標準檔案內(nèi)容檢測標準檔案內(nèi)容依據(jù)標準（規(guī)范）目錄 WD105-2依據(jù)標準（規(guī)范）有效性確認記錄 WD105-2（3）、檢測業(yè)務(wù)類檢測數(shù)據(jù)的準確性和可靠性直接關(guān)系著客戶利益和實驗室信譽。實驗室應(yīng)建立完善的記錄制度, 所有的原始檢測記錄、計算和導出數(shù)據(jù)、報告副本等都應(yīng)歸檔。這些記錄能保證監(jiān)測信息的可溯源性。檢測業(yè)務(wù)類檔案按檢測性質(zhì)可分為常規(guī)檢測、委托檢測、仲裁檢測、質(zhì)量抽檢和對比試驗等。不論檢測結(jié)果屬于何種檢測性質(zhì), 凡實驗室出具數(shù)據(jù)的樣品檢測, 均歸此類檔案。檔案中包括的相關(guān)資料有檢測計劃、檢測任務(wù)通知書、采( 送) 樣單、樣品編碼單、樣品流轉(zhuǎn)單、樣品分析原

9、始記錄、合同、委托書、檢測報告副本等。當報告中包含有分包方出具的檢測結(jié)果時, 應(yīng)予以說明, 并將分包協(xié)議書和分包方監(jiān)測報告存檔。檢測業(yè)務(wù)內(nèi)容：檢測業(yè)務(wù)內(nèi)容：顧客資料接收登記表 WD104-1技術(shù)檔案臺賬 WD104-8試驗、檢測項目分包審批表 WD104-1分包合同書 WD104-2檢測委托書 WD104-1大項目合同評審表 WD104-2廢棄物處理記錄 WD105-2意外事故處理記錄 WD105-1危及安全作業(yè)因素控制情況檢查記錄表 WD105-21.檢測方法偏離審批表 WD105-1檢測業(yè)務(wù)內(nèi)容：檢測業(yè)務(wù)內(nèi)容：新項目評審記錄 WD105-1抽樣委托（任務(wù)）書 WD1-05-1檢測項目抽樣記錄 WD1-05-2樣品接收臺帳 WD105-3樣品制備記錄 WD1-05-4樣品留樣臺帳 WD105-5樣品處理審批表 WD105-6比對和檢測能力驗證試驗評價記錄 WD105-11-1檢測結(jié)果異常情況記錄表 WD105-11-2檢測報告發(fā)送臺帳 WD105-12-111.非書面方式傳送檢測結(jié)果審批記錄 WD105-12-24.4、實驗室相關(guān)文件管理不能歸入上述3 類檔案的實驗室其他資料