秘書職業(yè)資格證書考試培訓(xùn)課

1、國家秘書職業(yè)資格鑒定考試考前培訓(xùn)與輔導(dǎo)考前培訓(xùn)與輔導(dǎo)測一測你的秘書能力 下面是秘書工作中的一些案例，如果你是秘書，遇到這樣的情況你會怎么做？案例1：悶悶不樂的老總 這天早晨上班，平時和藹可親的老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進(jìn)了自己的辦公室，秘書跟他打招呼“早上好！”他愛理不理。作為秘書，現(xiàn)在應(yīng)該怎樣做？現(xiàn)在秘書有這么幾種選擇： a.既然老板總煩，他肯定需要一個人獨(dú)自呆一會，所以先不去管他。 b.心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上文件夾去找老板簽字。c.翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會安排。 d.泡上一杯濃茶送給老總，問他是不是要先休息一會。 e.馬上跟著老總進(jìn)去，問老總

2、出了什么事。 對于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，并請說明理由。案例2：秘書的忠告 一天，老總怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，因為一位交往多年的代理商給他寄了一幫非常無禮的來信。他自己起草了一封簡短的回信，讓秘書馬上把信寄走。信的內(nèi)容是這樣的：我沒有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理？ 現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇： a.“好，我馬上就辦！”說完，于雪立即回到自己的辦公室，將信寄走了。 b.如果將信寄走，對公司和老總都不利。于雪想到自己是老總的助手，有責(zé)任提

3、醒老總，為了公司的利益，得罪老總也值得，于是對老總這樣說：“老總，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！” c.于雪不僅沒有退下去寄信，反而前進(jìn)一步向老總提出忠告：“老總，請您冷靜一點(diǎn)！給人家回一封這樣的信，后果會怎么樣呢？在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎？” d.當(dāng)天快下班的時候，于雪對已經(jīng)心平氣和的老總說：“老總，可以將信寄走了嗎？” e.默默地回自己的辦公室，當(dāng)作什么也沒聽見。 對于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，并請說明理由。案例3：戴大墨鏡的客人 這天上午秘書正在前臺值班，一個理著大光頭、戴著大墨鏡，顯得很酷的中年客人推門而入。秘書馬上站起身迎接客人：“您好！請問您是”“

4、我找你們老總！”客人說著就要里走。 現(xiàn)在秘書有以下幾種選擇： a.對不起，我們老總正在跟客人談話，有什么事請跟我說吧。 b.對不起，先生，請你填寫會客登記表。 c.對不起，先生，請問您貴姓 d.先生，您預(yù)約了嗎？ e.先生，你不能進(jìn)去，否則我叫保安了！ 對于秘書以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進(jìn)行評析。模塊一 秘書職業(yè)認(rèn)知項目一 ：秘書與秘書工作 一、秘書的定義一、秘書的定義 目前使用比較廣泛的秘書定義是勞目前使用比較廣泛的秘書定義是勞動和社會保障部動和社會保障部秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中對秘書的定義：中對秘書的定義：秘書是專門從事辦公秘書是專門從事辦

5、公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員。事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員。 國內(nèi)著名的秘書學(xué)專家國內(nèi)著名的秘書學(xué)專家譚一平譚一平的定的定義：義：秘書是為上司提供最佳決策環(huán)境的秘書是為上司提供最佳決策環(huán)境的人人。秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖：秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖： 二、秘書的分類 1.從服務(wù)對象分：公務(wù)秘書、私人秘書。 2.從工作性質(zhì)分：黨政秘書、企業(yè)秘書、商務(wù)秘書。 3.從業(yè)務(wù)內(nèi)容分：行政秘書、文字秘書、事務(wù)秘書、機(jī)要秘書等。 4.勞動和社會保障部的分級：五級（初級）、四級（中級）、三級（高級）、二級（技師）。 從現(xiàn)在

6、市場需求來看，高級秘書的需求正旺。 在秘書學(xué)界有這樣一種通俗的說法：高級秘書是動腦子出點(diǎn)子的；中級秘書是動手要筆桿子的；初級秘書是跑腿辦事的。 日本著名的秘書學(xué)家田中篤子的秘書分類“鉆石圖”。有人這樣理解有人這樣理解“鉆石圖鉆石圖”：助理助理=a+b秘書秘書=b+c文員文員=c+d三、秘書工作的特征1.工作的直接性和依存性2.角色的差異性（年輕化和女性化）3.服務(wù)的全面性和相對穩(wěn)定性4.才能的復(fù)合性 四、秘書的職業(yè)化特征 1.服務(wù)對象的多元化 2.業(yè)務(wù)工作的專門化 【思考】秘書職業(yè)不僅要求秘書是“雜家”，更要求秘書是“專家”。 3.勞動價值的商品化 4.商務(wù)秘書的女性化 5.資格認(rèn)證的制度化

7、五、現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn) 1.看起來舒心：外表+氣質(zhì) 2.用起來省心：身體素質(zhì)+專業(yè)技能 3.帶在身邊放心：專業(yè)技能+專業(yè)素質(zhì)（保守秘密） 六、秘書工作的主要內(nèi)容 1.辦會辦會會議組織與管理會議組織與管理 （1）承辦本單位具體會議）承辦本單位具體會議 （2）參加外單位會議）參加外單位會議 2.辦文辦文文書擬寫與處理文書擬寫與處理 （1）文字工作）文字工作 （2）文書處理與檔案工作）文書處理與檔案工作 （3）圍繞文書處理中需要秘書）圍繞文書處理中需要秘書部門承辦的事務(wù)。如復(fù)印、傳真等。部門承辦的事務(wù)。如復(fù)印、傳真等。 3.辦事辦事辦公室日常事務(wù)管理辦公室日常事務(wù)管理 （1）信息與技術(shù)工作

8、）信息與技術(shù)工作 （2）商務(wù)活動組織與管理）商務(wù)活動組織與管理 （3）辦公室日常事務(wù)活動管理。）辦公室日常事務(wù)活動管理。 七、秘書工作的性質(zhì) 1.工作位置的政策性 2.工作形式的事務(wù)性 3.工作內(nèi)容的綜合性 4.工作作用的輔助性 5.工作職能的服務(wù)性 6.工作范圍的機(jī)密性 7.工作效果的潛隱性 八、秘書工作的特點(diǎn) 1.需要當(dāng)機(jī)立斷處理的事情多 2.工作內(nèi)容的變化快 3.一心幾用的時候多 4.忙先不一的情況多 九、秘書工作的作用 1.參謀、助手作用 2.橋梁、窗口作用 3.信息、督查作用 十、秘書工作的原則 基本原則：不失職，不越權(quán)。具體指的是： 1.把握好秘書發(fā)揮作用的邊界，明確秘書工作的職責(zé)

9、。 2.把握好秘書發(fā)揮作用的適度點(diǎn)。 3.把握好秘書的職業(yè)身份特征。項目二：秘書的資質(zhì)項目二：秘書的資質(zhì) 一、秘書的理論修養(yǎng) 1.加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí) 2.加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)理論學(xué)習(xí) 3.加強(qiáng)專業(yè)理論的學(xué)習(xí) （1）秘書專業(yè)理論 （2）與公司相關(guān)的專業(yè)知識 二、秘書的工作作風(fēng)二、秘書的工作作風(fēng) 1. 1.實事求是，謙虛謹(jǐn)慎實事求是，謙虛謹(jǐn)慎 案例：案例：秘書遲到事件秘書遲到事件 2. 2.勤奮刻苦，樂于奉獻(xiàn)勤奮刻苦，樂于奉獻(xiàn) 3. 3.講究效率，做事嚴(yán)謹(jǐn)講究效率，做事嚴(yán)謹(jǐn) 4. 4.清正廉潔，潔身自好清正廉潔，潔身自好 案例：案例：秘書利用職務(wù)之便犯罪秘書利用職務(wù)之便犯罪 三、秘書的職業(yè)道德三、秘書的職業(yè)道德

10、 1. 1.忠于職守，愛崗敬業(yè)忠于職守，愛崗敬業(yè) 2. 2.服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好助手服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好助手 3. 3.兢兢業(yè)業(yè)，甘于幕后兢兢業(yè)業(yè)，甘于幕后 4. 4.謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道 5. 5.遵紀(jì)守法，廉潔奉公遵紀(jì)守法，廉潔奉公 6. 6.恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密 7. 7.實事求是，勇于創(chuàng)新實事求是，勇于創(chuàng)新 8. 8.刻苦學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)刻苦學(xué)習(xí)，提高素質(zhì) 9. 9.鉆研業(yè)務(wù)，掌握技能鉆研業(yè)務(wù)，掌握技能 四、秘書必備的品質(zhì)四、秘書必備的品質(zhì) 1. 1.認(rèn)真認(rèn)真 做到認(rèn)真二字對秘書來說是最起碼做到認(rèn)真二字對秘書來說是最起碼的要求，但是要做好認(rèn)真二字卻又是很的要求，但是要

11、做好認(rèn)真二字卻又是很困難的事情。困難的事情。 2.2.誠實誠實 誠實是最重要的人品，只有誠實才誠實是最重要的人品，只有誠實才能贏得上司和同事們的信任。出了問題能贏得上司和同事們的信任。出了問題要勇于承認(rèn)。要勇于承認(rèn)。 案例：電視中的打碎花瓶廣告案例：電視中的打碎花瓶廣告 3.謙遜 秘書如論如何都要當(dāng)自己是公司的普通員工，決不能滋生“超人”的感覺。 4.合群 5.寬厚 作為秘書要學(xué)會換位思考，要學(xué)會尊重對方，不能以勢壓人，不刁難對方，給對方小鞋穿。 6.自信 不要將自信掛在嘴上，顯在臉上，要將自信化作工作中處理實際問題的行動。 7.慎密 8.要有上進(jìn)心 9.幽默風(fēng)趣五、秘書必備的能力1.判斷能力和執(zhí)行能力2.理解能力與洞察能力3.信息收集處理與寫作能力4.交流溝通能力5.組織管理能力