某方便面生產(chǎn)企業(yè)管理報(bào)表的優(yōu)化與工作效率的精進(jìn)

1、總廠辦高?？倧S辦高專:黃哲鋒黃哲鋒Dec 31, 2012 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 2 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 31.所有做報(bào)表的人要了解一件事所有做報(bào)表的人要了解一件事,你是領(lǐng)導(dǎo)的眼睛你是領(lǐng)導(dǎo)的眼睛,你代替領(lǐng)導(dǎo)收集資料你代替領(lǐng)導(dǎo)收集資料,集結(jié)成冊(cè)集結(jié)成冊(cè),然后讓領(lǐng)導(dǎo)可以然后讓領(lǐng)導(dǎo)可以花很少的時(shí)間花很少的時(shí)間,很快的了解單位內(nèi)的大小事很快的了解單位內(nèi)的大小事2.所以必須掌握以下幾個(gè)原則所以

2、必須掌握以下幾個(gè)原則 幫領(lǐng)導(dǎo)挑出錯(cuò)誤幫領(lǐng)導(dǎo)挑出錯(cuò)誤,而不是讓領(lǐng)導(dǎo)來挑出你的錯(cuò)誤而不是讓領(lǐng)導(dǎo)來挑出你的錯(cuò)誤 幫領(lǐng)導(dǎo)調(diào)好格式幫領(lǐng)導(dǎo)調(diào)好格式,所有信息盡可能濃縮在一頁中所有信息盡可能濃縮在一頁中,不要讓領(lǐng)導(dǎo)邊看邊調(diào)格式不要讓領(lǐng)導(dǎo)邊看邊調(diào)格式,浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間 做表格的人自己要了解所做出來的數(shù)據(jù)是什么做表格的人自己要了解所做出來的數(shù)據(jù)是什么,別把狗屁不通的東西都一股腦兒的往上丟別把狗屁不通的東西都一股腦兒的往上丟 做表格不是枯燥無味的事情做表格不是枯燥無味的事情,當(dāng)你有能力從數(shù)據(jù)當(dāng)你有能力從數(shù)據(jù)里挑出管理的重點(diǎn)里挑出管理的重點(diǎn),那你離領(lǐng)導(dǎo)也不遠(yuǎn)了那你離領(lǐng)導(dǎo)也不遠(yuǎn)了 2012 Tingyi

3、(Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 41.將原本的目錄加上將原本的目錄加上A.數(shù)據(jù)來源數(shù)據(jù)來源 B.來源表格名稱來源表格名稱 C.制表人制表人 D.表格產(chǎn)出時(shí)間表格產(chǎn)出時(shí)間 E制表耗時(shí)制表耗時(shí)2.如此領(lǐng)導(dǎo)可以知道各報(bào)表的產(chǎn)出過程及耗時(shí)如此領(lǐng)導(dǎo)可以知道各報(bào)表的產(chǎn)出過程及耗時(shí),針對(duì)耗時(shí)高重要性低的報(bào)表可以進(jìn)行優(yōu)化針對(duì)耗時(shí)高重要性低的報(bào)表可以進(jìn)行優(yōu)化 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 51.簡(jiǎn)化板面簡(jiǎn)化板面-刪除并簡(jiǎn)化無用的信息刪除并簡(jiǎn)化無

4、用的信息 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 62.簡(jiǎn)化板面簡(jiǎn)化板面-簡(jiǎn)化數(shù)字位數(shù)簡(jiǎn)化數(shù)字位數(shù)3.明確信息明確信息-加上單位加上單位 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 74.加大字體加大字體-方便閱讀方便閱讀 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 85.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-使用較短的日期格式以節(jié)省欄寬使用較短的日期格式以節(jié)省

5、欄寬6.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-將抬頭改為二行以節(jié)省欄寬將抬頭改為二行以節(jié)省欄寬7.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-適當(dāng)調(diào)整欄寬適當(dāng)調(diào)整欄寬,將所有信息在一個(gè)頁面里顯示將所有信息在一個(gè)頁面里顯示,不要讓閱讀者自己動(dòng)手調(diào)格式不要讓閱讀者自己動(dòng)手調(diào)格式567 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 98.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-由由R3系統(tǒng)導(dǎo)出的報(bào)表系統(tǒng)導(dǎo)出的報(bào)表,隱藏?zé)o用的垃圾字符串隱藏?zé)o用的垃圾字符串 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 10

6、8.優(yōu)化板面優(yōu)化板面-對(duì)于長篇幅記錄式表格對(duì)于長篇幅記錄式表格,將表頭凍結(jié)窗格將表頭凍結(jié)窗格,并將最底下累計(jì)值置于上方凍結(jié)內(nèi)并將最底下累計(jì)值置于上方凍結(jié)內(nèi)凍凍結(jié)結(jié)窗窗格格 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 111.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)-列出最大值列出最大值,平均值平均值,最小值最小值,供閱讀者參考供閱讀者參考2.顏色管理顏色管理-將重點(diǎn)管理字段標(biāo)出顏色將重點(diǎn)管理字段標(biāo)出顏色,字體加大加粗字體加大加粗 -并以三色管理來標(biāo)示出異常之?dāng)?shù)值并以三色管理來標(biāo)示出異常之?dāng)?shù)值,分為輕微分為輕微,中等中等,嚴(yán)重三級(jí)嚴(yán)重三

7、級(jí),并算出百分占比并算出百分占比 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 123.合并報(bào)表合并報(bào)表-將各報(bào)表間將各報(bào)表間,利用相同字段進(jìn)行合并與連結(jié)利用相同字段進(jìn)行合并與連結(jié) 例例-利用車號(hào)來連結(jié)利用車號(hào)來連結(jié),將過磅信息將過磅信息,裝卸速度及配零記錄裝卸速度及配零記錄,串連在一起串連在一起,以前后對(duì)照以前后對(duì)照 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 134.加上圖表加上圖表-畫出折線圖并加上趨勢(shì)線畫出折線圖并加上趨勢(shì)

8、線,以利快速判讀數(shù)據(jù)以利快速判讀數(shù)據(jù) 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 14 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 151.收件箱下新建活頁夾收件箱下新建活頁夾,新建的活頁夾以文字筆劃排序新建的活頁夾以文字筆劃排序,可以加上數(shù)字可以加上數(shù)字,依自己的意愿排序依自己的意愿排序 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 161.在任

9、一郵件上右鍵單擊創(chuàng)建規(guī)則在任一郵件上右鍵單擊創(chuàng)建規(guī)則,可以自動(dòng)把郵件分類到各自的活頁夾里可以自動(dòng)把郵件分類到各自的活頁夾里2.規(guī)則可以是特定的寄件人或是特定的關(guān)鍵字規(guī)則可以是特定的寄件人或是特定的關(guān)鍵字 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 171.時(shí)間函數(shù)時(shí)間函數(shù) : HOUR( ) MINUTE( )C2=A2-B2D2=HOUR(C2)+MINUTE(C2)*60E2=HOUR(C2)*60+MINUTE(C2) 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp.

10、All rights reserved. 18注意注意:設(shè)置單元格格式設(shè)置單元格格式(使用錯(cuò)的格式使用錯(cuò)的格式,會(huì)讓函數(shù)公式計(jì)算結(jié)果錯(cuò)誤會(huì)讓函數(shù)公式計(jì)算結(jié)果錯(cuò)誤) 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 192.絕對(duì)值函數(shù)絕對(duì)值函數(shù) : ABS( )D2=ABS(C2/B2)D3=ABS(C3/B3) 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 203.邏輯函數(shù)邏輯函數(shù) : IF(判斷式判斷式, 判斷式成立回傳的值判斷式成立

11、回傳的值 , 判斷式否定回傳的值判斷式否定回傳的值)在原物料的過磅報(bào)表里在原物料的過磅報(bào)表里載廢料是先皮重后毛重載廢料是先皮重后毛重,(B3-C3)=7分鐘分鐘送貨是先毛重后皮重送貨是先毛重后皮重,(B3-C3)=#會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤是因?yàn)闀r(shí)間只能會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤是因?yàn)闀r(shí)間只能(后后-前前),不能不能(前前-后后) 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 213.邏輯函數(shù)邏輯函數(shù) : IF(判斷式判斷式, 判斷式成立回傳的值判斷式成立回傳的值 , 判斷式否定回傳的值判斷式否定回傳的值)D2=IF(C2B2,C2-B2,B

12、2-C2)D3=IF(C3B3,C3-B3,B3-C3)如果如果CB成立成立,則執(zhí)行則執(zhí)行C-B如果如果CB不成立不成立,則執(zhí)行則執(zhí)行B-C 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 224.統(tǒng)計(jì)函數(shù)統(tǒng)計(jì)函數(shù) : STDEV( )I2=STDEV(B2:H2)標(biāo)準(zhǔn)偏差越低標(biāo)準(zhǔn)偏差越低,代表車次越均衡代表車次越均衡標(biāo)準(zhǔn)偏差越高標(biāo)準(zhǔn)偏差越高,代表車次不均衡代表車次不均衡 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 234.統(tǒng)計(jì)函數(shù)

13、統(tǒng)計(jì)函數(shù) : COUNTIFS( )H103=COUNTIFS(I3:I101, 2%)計(jì)算差異率介于計(jì)算差異率介于2%-3%的次數(shù)的次數(shù) 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 245.統(tǒng)計(jì)函數(shù)統(tǒng)計(jì)函數(shù) : COUNT( ) , COUNTA( ) , COUNTBLANK( ) 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 256.邏輯函數(shù)邏輯函數(shù) : IF(A1,B1,IF(A2,B2,IF(A3,B3,B4) 多層次判

14、斷多層次判斷J2=IF(I23,”80”,IF(I24,”70”,”60”)J3=IF(I33,”80”,IF(I34,”70”,”60”)使用二層使用二層IF,可以判別三個(gè)區(qū)間可以判別三個(gè)區(qū)間使用三層使用三層IF,可以判別四個(gè)區(qū)間可以判別四個(gè)區(qū)間,以此類推以此類推 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 261.工作上總會(huì)遇到計(jì)算機(jī)死機(jī)或忽然斷電工作上總會(huì)遇到計(jì)算機(jī)死機(jī)或忽然斷電,如何救回未保存的文件如何救回未保存的文件?2.在在EXCEL/WORD/PPT里里,點(diǎn)擊點(diǎn)擊:1文件文件2選項(xiàng)選項(xiàng)3保存保存

15、(1)修改時(shí)間間隔由修改時(shí)間間隔由10分鐘變?yōu)榉昼娮優(yōu)?分鐘分鐘(斷電時(shí)斷電時(shí),只會(huì)遺失近只會(huì)遺失近2分鐘編輯的內(nèi)容分鐘編輯的內(nèi)容) (2)勾選勾選”如果我沒保存就關(guān)閉如果我沒保存就關(guān)閉,請(qǐng)保留上次自動(dòng)保留的版本請(qǐng)保留上次自動(dòng)保留的版本”Ps.一利必有一弊一利必有一弊,如果檔案大小超過如果檔案大小超過1M以上以上每隔每隔3分鐘就自動(dòng)保存一次分鐘就自動(dòng)保存一次,將會(huì)增加計(jì)算機(jī)的負(fù)載將會(huì)增加計(jì)算機(jī)的負(fù)載會(huì)降低運(yùn)行的效率會(huì)降低運(yùn)行的效率,速度慢的計(jì)算機(jī)會(huì)增加死機(jī)的機(jī)會(huì)速度慢的計(jì)算機(jī)會(huì)增加死機(jī)的機(jī)會(huì)應(yīng)視各人計(jì)算機(jī)速度及檔案大小應(yīng)視各人計(jì)算機(jī)速度及檔案大小,適當(dāng)設(shè)置自動(dòng)保存的適當(dāng)設(shè)置自動(dòng)保存的時(shí)間時(shí)間頻頻率率123 2012 Tingyi (Cayman Islands) Holding Corp. All rights reserved. 271.工作上總會(huì)遇到文件貼滿圖片造成檔案過大工作上總會(huì)遇到文件貼滿圖片造成檔案過大,超過超過1M以上時(shí)以上時(shí),儲(chǔ)存及郵件寄儲(chǔ)存及郵件寄送會(huì)變很慢送會(huì)變很慢,超過超過5M時(shí)時(shí),無法用郵件寄送無法用郵件寄送2.壓縮圖片壓縮圖片(1)點(diǎn)選圖片點(diǎn)選圖片格式格式壓縮圖片壓縮圖片(電子郵件電子郵件96ppi) 為每一頁的圖片進(jìn)行壓縮為每一頁的圖片進(jìn)行壓縮(2)使用另存為新檔