會議預(yù)約管理系統(tǒng)

1、 現(xiàn)狀分析及概述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目目錄錄 系統(tǒng)設(shè)計部署系統(tǒng)設(shè)計部署 效果分析效果分析 功能演示功能演示現(xiàn)狀分析現(xiàn)狀分析p 隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)競爭愈加激烈，企業(yè)管理者對于人隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)競爭愈加激烈，企業(yè)管理者對于人性化、科學(xué)化管理便有著越來越高、越精細的追求，與此同時，性化、科學(xué)化管理便有著越來越高、越精細的追求，與此同時，伴隨科學(xué)技術(shù)水平的日新月異，科學(xué)化的管理思想便有了付諸伴隨科學(xué)技術(shù)水平的日新月異，科學(xué)化的管理思想便有了付諸實現(xiàn)的可能，通過借助先進的科學(xué)技術(shù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和管理者實現(xiàn)的可能，通過借助先進的科學(xué)技術(shù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和管理者將其獨特的管理思想

2、與創(chuàng)意融入到企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，形成將其獨特的管理思想與創(chuàng)意融入到企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，形成與眾不同的，帶有明顯企業(yè)個性特征的思維和行為方式，使得與眾不同的，帶有明顯企業(yè)個性特征的思維和行為方式，使得企業(yè)能在激烈競爭中脫穎而出，戰(zhàn)無不勝。企業(yè)能在激烈競爭中脫穎而出，戰(zhàn)無不勝。p 會議是現(xiàn)代企業(yè)解決部門內(nèi)部及跨部門事務(wù)經(jīng)常用到的方法，會議是現(xiàn)代企業(yè)解決部門內(nèi)部及跨部門事務(wù)經(jīng)常用到的方法，通過召開會議，集眾人之力解決綜合性問題、協(xié)調(diào)彼此利益、通過召開會議，集眾人之力解決綜合性問題、協(xié)調(diào)彼此利益、集思廣益進行腦力激蕩等，如何有效記錄會議，評估會議效率，集思廣益進行腦力激蕩等，如何有效記錄會議，評估會議

3、效率，最終提高會議效率，已經(jīng)得到眾多企業(yè)管理者的重視。最終提高會議效率，已經(jīng)得到眾多企業(yè)管理者的重視。概述概述p 會議信息發(fā)布系統(tǒng)會議信息發(fā)布系統(tǒng)會議信息發(fā)布系統(tǒng)就是一套以充分利用會議資源，提高會議效率為目會議信息發(fā)布系統(tǒng)就是一套以充分利用會議資源，提高會議效率為目標，對會議全程從會議預(yù)約、顯示發(fā)布、會議紀要電子化、數(shù)據(jù)采集標，對會議全程從會議預(yù)約、顯示發(fā)布、會議紀要電子化、數(shù)據(jù)采集分析等各個環(huán)節(jié)進行標準化控制和管理的軟件系統(tǒng)，通過對會議全程分析等各個環(huán)節(jié)進行標準化控制和管理的軟件系統(tǒng)，通過對會議全程的數(shù)據(jù)采集，可以對會議過程進行事后分析、評估，為提高會議效率的數(shù)據(jù)采集，可以對會議過程進行事后

4、分析、評估，為提高會議效率提供有利技術(shù)環(huán)境。提供有利技術(shù)環(huán)境。 是一種基于播放和顯示設(shè)備、以網(wǎng)絡(luò)為平臺的新型會議信息傳輸和視是一種基于播放和顯示設(shè)備、以網(wǎng)絡(luò)為平臺的新型會議信息傳輸和視頻播放系統(tǒng)。頻播放系統(tǒng)。支持多種分屏顯示模式（分屏、滾屏、滾動字幕），支持視音頻、圖支持多種分屏顯示模式（分屏、滾屏、滾動字幕），支持視音頻、圖片、文本等格式，支持播放內(nèi)容分組。片、文本等格式，支持播放內(nèi)容分組。分屏顯示分屏顯示三個主要特征三個主要特征遠程統(tǒng)遠程統(tǒng)一管理一管理網(wǎng)絡(luò)為網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)基礎(chǔ)會議室1會議室2會議室3會議室4數(shù)據(jù)庫服務(wù)器數(shù)據(jù)庫服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)概述網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)概述網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)概述系統(tǒng)拓樸圖概述系統(tǒng)拓

5、樸圖還可以根據(jù)需要增加顯示內(nèi)容）當天會議安排滾動字幕即時新聞日期時間公司LOGO當前會議信息 現(xiàn)狀分析及概述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目錄目錄 系統(tǒng)設(shè)計部署系統(tǒng)設(shè)計部署 效果分析效果分析 功能演示功能演示管理分站（管理分站（參會人員）參會人員）會議室會議室1 1管理分站（管理分站（會議發(fā)起人會議發(fā)起人）管理中心管理中心會議室會議室2 2會議室會議室3 3會議室會議室4 4會議室會議室5 5會議室會議室6 6會議信息發(fā)布需求分析會議信息發(fā)布需求分析安排會議計劃、編排會議、與發(fā)起人協(xié)調(diào)等 查詢會議時間安排 查詢會議計劃、發(fā)布會議、與管理者協(xié)調(diào)等 顯示會議通知、參加人員、會議主題、當天

6、會議安排等信息。并可間隔插播企業(yè)產(chǎn)品、公告通知等信息。顯示信息可以是文字，也可以是圖片、視頻、Flash等形式。 操作員類型操作員類型對應(yīng)對象對應(yīng)對象說明說明系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理員前臺、會議管理專員前臺、會議管理專員安排會議計劃、編排會議、制作安排會議計劃、編排會議、制作會議發(fā)布節(jié)目與發(fā)起人協(xié)調(diào)等會議發(fā)布節(jié)目與發(fā)起人協(xié)調(diào)等會議查詢員會議查詢員會議發(fā)起人、參會人員會議發(fā)起人、參會人員查詢會議時間安排，與管理人協(xié)查詢會議時間安排，與管理人協(xié)調(diào)會議時間調(diào)會議時間管理模式管理模式會議管理員會議管理員會議發(fā)起會議發(fā)起人人參會人員參會人員會議信息發(fā)布計劃安排會議安排、播出流程會議安排、播出流程 現(xiàn)狀分析及概

7、述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目錄目錄 系統(tǒng)設(shè)計部署系統(tǒng)設(shè)計部署 效果分析效果分析 功能圖解功能圖解系統(tǒng)類型系統(tǒng)類型功能說明功能說明會議預(yù)約管理會議預(yù)約管理系統(tǒng)系統(tǒng) 會議預(yù)約管理系統(tǒng)通過預(yù)先將會議數(shù)據(jù)（會議日期及時長、會議室、開會議預(yù)約管理系統(tǒng)通過預(yù)先將會議數(shù)據(jù)（會議日期及時長、會議室、開會部門及成員名單、成員到會情況）輸入管理系統(tǒng)，合理安排會議資源，會部門及成員名單、成員到會情況）輸入管理系統(tǒng)，合理安排會議資源，制作出會議計劃，并對會議成員到會情況進行實時記錄，監(jiān)督會議時間制作出會議計劃，并對會議成員到會情況進行實時記錄，監(jiān)督會議時間安排是否合理，并最終形成簡易會議紀要進行電子化

8、保存，方便進行事安排是否合理，并最終形成簡易會議紀要進行電子化保存，方便進行事后查詢。后查詢。會議信息顯示會議信息顯示發(fā)布系統(tǒng)發(fā)布系統(tǒng) 會議發(fā)起人、參會人員通過網(wǎng)絡(luò)將存儲在管理電腦上的會議信息數(shù)據(jù)實會議發(fā)起人、參會人員通過網(wǎng)絡(luò)將存儲在管理電腦上的會議信息數(shù)據(jù)實時反映到會議室門口的顯示屏上，方便參會人員隨時了解會議進展及當時反映到會議室門口的顯示屏上，方便參會人員隨時了解會議進展及當天會議安排，為參加會議做好充分事前準備，并可在無會議期間播放與天會議安排，為參加會議做好充分事前準備，并可在無會議期間播放與企業(yè)相關(guān)的產(chǎn)品介紹，企業(yè)文化、活動安排等，使得信息的傳達更通暢企業(yè)相關(guān)的產(chǎn)品介紹，企業(yè)文化、

9、活動安排等，使得信息的傳達更通暢更人性。更人性。 系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)設(shè)計會議預(yù)約管理系統(tǒng)會議預(yù)約管理系統(tǒng)- -圖解分析圖解分析會議預(yù)約管理系統(tǒng)使用流程主要分為以會議預(yù)約管理系統(tǒng)使用流程主要分為以上上5步：步：1、“會議室使用科室(人員)”通知電話、郵件等方式向“控制中心”發(fā)出會議室使用申請。2、“控制中心”查詢已安排會議情況給新申請者安排適當?shù)臅h室及時間。3、“控制中心”提前在會議公告系統(tǒng)中公布會議信息。4、“會議使用科室(人員)”根據(jù)安排到會議室。5、“控制中心”定期統(tǒng)計會議室使用匯總表。會議預(yù)約管理系統(tǒng)會議預(yù)約管理系統(tǒng)- -文字表述文字表述會議會議信息顯示系統(tǒng)：信息顯示系統(tǒng)：1、會議節(jié)目預(yù)先版

10、面設(shè)計及制作。2、向不同會議室發(fā)布相應(yīng)節(jié)目，并根據(jù)需要進行節(jié)目更新。3、遠程控制播放終端開關(guān)機，進行簡單日常管理。會議信息顯示系統(tǒng)會議信息顯示系統(tǒng)- -文字文字系統(tǒng)軟硬件組成系統(tǒng)軟硬件組成一、預(yù)約系統(tǒng)：一、預(yù)約系統(tǒng)：1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入，包括會議室編號、人員所屬部門、姓名及卡號。、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入，包括會議室編號、人員所屬部門、姓名及卡號。2、會議記錄創(chuàng)建，事先安排每個會議室預(yù)約時間、會議主題、發(fā)起人、會議記錄創(chuàng)建，事先安排每個會議室預(yù)約時間、會議主題、發(fā)起人、參會人員等。參會人員等。3、預(yù)約分長期預(yù)約、臨時預(yù)約。如每周例會等會議可以長期預(yù)約會議室。、預(yù)約分長期預(yù)約、臨時預(yù)約。如每周例會等會議可以長期

11、預(yù)約會議室。固定的會議室使用者可以事先設(shè)置好。固定的會議室使用者可以事先設(shè)置好。4、會議開始前的簽到，實時提交簽到狀態(tài)，當會議預(yù)約結(jié)束時間到了，、會議開始前的簽到，實時提交簽到狀態(tài)，當會議預(yù)約結(jié)束時間到了，但會議仍未結(jié)束時，系統(tǒng)通過跳出對話框等方式提醒會議管理操作者，但會議仍未結(jié)束時，系統(tǒng)通過跳出對話框等方式提醒會議管理操作者，其可及時與發(fā)起人聯(lián)系，以核實會議進行情況，并對后面安排的會議其可及時與發(fā)起人聯(lián)系，以核實會議進行情況，并對后面安排的會議做及時的調(diào)整。做及時的調(diào)整。5、會議結(jié)束后生成電子版的會議紀要，內(nèi)容包括會議日期、會議時長、會議結(jié)束后生成電子版的會議紀要，內(nèi)容包括會議日期、會議時長

12、、會議主題、發(fā)起人、參會人員，并可進行查詢等。會議主題、發(fā)起人、參會人員，并可進行查詢等。系統(tǒng)功能詳解系統(tǒng)功能詳解二、顯示系統(tǒng)：二、顯示系統(tǒng)：1、顯示系統(tǒng)控制每一個會議公告牌的顯示信息。、顯示系統(tǒng)控制每一個會議公告牌的顯示信息。2、顯示信息可以是文字，也可以是圖片、視頻、顯示信息可以是文字，也可以是圖片、視頻、Flash等形式。等形式。3、可以自動滾動顯示會議信息、企業(yè)文化、產(chǎn)品信息、公告通知等信息。、可以自動滾動顯示會議信息、企業(yè)文化、產(chǎn)品信息、公告通知等信息。4、可以設(shè)置顯示文字大小、字體、顏色等格式?？梢灶A(yù)先設(shè)計固定的顯、可以設(shè)置顯示文字大小、字體、顏色等格式?？梢灶A(yù)先設(shè)計固定的顯示模板

13、。示模板。5、會議公告牌可以顯示當前會議室的會議情況。同時可以顯示當天會議、會議公告牌可以顯示當前會議室的會議情況。同時可以顯示當天會議安排情況，以提示參會人員。安排情況，以提示參會人員。系統(tǒng)功能詳解系統(tǒng)功能詳解三、統(tǒng)計、查詢系統(tǒng)：三、統(tǒng)計、查詢系統(tǒng)：1、根據(jù)會議記錄進行各種統(tǒng)計。包括按使用部門統(tǒng)計、按使用時段統(tǒng)計、根據(jù)會議記錄進行各種統(tǒng)計。包括按使用部門統(tǒng)計、按使用時段統(tǒng)計、按主題統(tǒng)計等。按主題統(tǒng)計等。2、查詢已安排、已進行、已取消等各種狀態(tài)的會議。、查詢已安排、已進行、已取消等各種狀態(tài)的會議。系統(tǒng)功能詳解系統(tǒng)功能詳解 現(xiàn)狀分析及概述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目目錄錄 系統(tǒng)設(shè)計

14、部署系統(tǒng)設(shè)計部署 效果分析效果分析 功能圖解功能圖解價值分解價值分解提升會議效率提升會議效率其它效益其它效益提升企業(yè)形象提升企業(yè)形象l方便會議發(fā)布查詢方便會議發(fā)布查詢l會中數(shù)據(jù)收集會中數(shù)據(jù)收集l會后效率分析會后效率分析l品牌品牌/ /服務(wù)服務(wù)/ /形象形象l提升管理水平提升管理水平l打造溝通平臺打造溝通平臺l統(tǒng)一管理統(tǒng)一管理/ /監(jiān)督監(jiān)督l降低時間損耗降低時間損耗l吸引外部廣告吸引外部廣告會議信息發(fā)布的價值會議信息發(fā)布的價值提高效率，加強效果提高效率，加強效果 現(xiàn)狀分析及概述現(xiàn)狀分析及概述 系統(tǒng)管理模式系統(tǒng)管理模式目目錄錄 系統(tǒng)設(shè)計部署系統(tǒng)設(shè)計部署 效果分析效果分析 功能圖解功能圖解登陸界面及顯示界面登陸界面及顯示界面1、登陸界面（輸入服務(wù)器IP、用戶名及密碼）2、操作界面（由菜單欄、工具欄及功能欄組成）員工檔案添加員工檔案添加1、部門設(shè)置2、人員添加（已與門禁數(shù)據(jù)庫做好鏈接，可直接導(dǎo)入，包括姓名、所屬部門、卡號等信息）會議室添加會議室添加1、會議室添加（添加會議室及進行一般屬性描述）創(chuàng)建會議創(chuàng)建會議1、創(chuàng)建會議（創(chuàng)建會議需要