物資出廠管理辦法(新版本)-最終版

1、規(guī)章制度管理文件頁 數(shù)11版本號(hào)1.00物資出廠管理辦法生效日期2015-07-10編 號(hào)JSTM/FI-GL-001批準(zhǔn)：柯德華審核：張文宏起草：孫剛1.目的為了維護(hù)公司資產(chǎn)安全，規(guī)范公司出門管理，界定責(zé)任，優(yōu)化流程，制定本物資出廠管理辦法。2.適用范圍公司所有部門。3.定義無。4.職責(zé)4.1 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)物資出廠單的領(lǐng)用、發(fā)放、回收、核銷管理。4.2 物流部及特批部門負(fù)責(zé)物資出廠單的開具、物資調(diào)撥手續(xù)的辦理。4.3 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查物資出廠手續(xù)的合法性、完整性以及出廠物資的型號(hào)、數(shù)量與出廠單據(jù)的一致性。4.4 審計(jì)部負(fù)責(zé)跟蹤審計(jì)監(jiān)督。5.規(guī)定5.1 送貨車輛登記進(jìn)廠時(shí)，由采購或?qū)跇I(yè)務(wù)人

2、員通知保衛(wèi)人員對(duì)其車輛裝載物資進(jìn)行如下處理：（1） 車輛所裝貨物全部在公司進(jìn)行卸載的，由門衛(wèi)按供應(yīng)商來貨清單及所載實(shí)物核對(duì)無誤后在進(jìn)廠登記薄上進(jìn)行登記，進(jìn)廠車輛登記后進(jìn)入廠區(qū)并在公司規(guī)定停放區(qū)域卸貨，卸貨完畢經(jīng)保衛(wèi)人員檢查后空車離廠。（2）車輛所裝貨物部分在公司卸載，卸載時(shí)間預(yù)計(jì)20分鐘以上且非卸載部分易于清點(diǎn)盤查的，由門衛(wèi)登記核實(shí)后開具物資進(jìn)廠單，物資進(jìn)廠單標(biāo)識(shí)非卸載部分產(chǎn)品名稱、件數(shù)等便于出廠盤查的內(nèi)容。（3）車輛所裝貨物部分在公司卸載，卸載時(shí)間預(yù)計(jì)20分鐘以內(nèi)或非卸載部分難以清點(diǎn)核查的，由采購人員與保衛(wèi)人員協(xié)商一致，盡量安排卸貨車輛停放在廠區(qū)外進(jìn)行卸貨，如需進(jìn)廠卸貨的，由保衛(wèi)人員全程跟蹤

3、，直至車輛離廠。（4）門衛(wèi)登記進(jìn)廠物資和開具物資進(jìn)廠單時(shí)，應(yīng)以進(jìn)廠車輛所帶貨物清單與實(shí)物核實(shí)一致為依據(jù)，無貨物清單的，按實(shí)物盤點(diǎn)登記；對(duì)配載有公司成品物資或與公司成品物資相同的（如多廠區(qū)配載），必須按貨物清單進(jìn)行登記，不能登記的，一律不準(zhǔn)入廠。5.2 裝載有非本廠區(qū)卸載物資的車輛出廠時(shí)，車輛司機(jī)持保衛(wèi)開具的物資進(jìn)廠單至物流部出廠管理員處換取物資出廠單，物資進(jìn)廠單做為附件粘貼于物資出廠單存根聯(lián)后。物流部出廠管理員在換取物資出廠單時(shí)，應(yīng)對(duì)其車輛所載物資進(jìn)行核對(duì)檢查，如發(fā)現(xiàn)所載物資與物資進(jìn)廠單不符的，一律不得簽發(fā)物資出廠單，同時(shí)需及時(shí)報(bào)告總經(jīng)辦環(huán)安科及保衛(wèi)人員進(jìn)行處理。車輛出廠時(shí)，由總經(jīng)辦環(huán)安科保衛(wèi)

4、人員按照物流部所開具的物資出廠單進(jìn)行復(fù)檢（檢查物資出廠單所開具的數(shù)量、型號(hào)等所載內(nèi)容是否與實(shí)物相一致），復(fù)檢無誤后方可允許車輛離廠。5.3 物資出廠單開具人員首次到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取最多兩本物資出廠單，首次以后憑核銷人員核銷完畢同意以已使用的整本物資出廠單存根聯(lián)換領(lǐng)最多一本空白物資出廠單，領(lǐng)用繳銷物資出廠單均須在財(cái)務(wù)部物資出廠單領(lǐng)用存登記薄簽字登記，未能繳銷的物資出廠單一律不得再次領(lǐng)用，因客觀原因個(gè)別不能繳銷的單據(jù)交由核銷人員登記后視為繳銷完畢，未能繳銷的個(gè)別單據(jù)由核銷人員持續(xù)跟蹤，直至核銷結(jié)束。5.4 物資因需出廠時(shí)，由物資出廠單開具人員開具物資出廠單，物資出廠單一式四聯(lián)，其中存根聯(lián)開票人留存，經(jīng)辦

5、人在存根聯(lián)上簽字確認(rèn)收到物資出廠單一式三聯(lián)，經(jīng)辦人將收到的一式三聯(lián)物資出廠單按物資出廠審批權(quán)限逐級(jí)審批。以物資進(jìn)廠單換取物資出廠單的，經(jīng)物流部分管副總授權(quán)批準(zhǔn)，可以免除物資出廠單簽字審批手續(xù)，但不能免除物流部分管副總的審批責(zé)任。物資出廠單開具后因特殊原因不需使用的，經(jīng)辦人須將全部聯(lián)次退還物資出廠單開具人員注明“作廢”字樣與存根聯(lián)粘貼一起存檔備查。5.5 物資出廠審批權(quán)限： 物資出廠后返廠且可辨認(rèn)、公司不同廠區(qū)間調(diào)撥的物資出廠單可由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人直接審批出廠；對(duì)外協(xié)作贈(zèng)品、檢測、維修件、外協(xié)庫物資（不含產(chǎn)品）等物資出廠單按公司費(fèi)用類審批權(quán)限審批：部門負(fù)責(zé)人800元以下(含800元，下同)，分

6、管副總5000元以下，5000元以上總經(jīng)理或董事長審批。 關(guān)于授權(quán)管理：（1） 授權(quán)前提：審批人臨時(shí)不在公司時(shí)，如出差、休假等。（2） 授權(quán)人授權(quán)被授權(quán)人審批的，授權(quán)或撤銷授權(quán)文件需送達(dá)物流部蓋章人員、出廠保衛(wèi)人員處備檔。授權(quán)書格式見附件1、2，跨級(jí)授權(quán)視同有效，授權(quán)完成后，被授權(quán)人承擔(dān)審批責(zé)任，授權(quán)人承擔(dān)連帶責(zé)任。（3） 非分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、被授權(quán)人代為履行審批手續(xù)時(shí)，在簽章時(shí)需明確“*代”，以表明實(shí)際審批人代為履行原應(yīng)審批人的職責(zé)并承擔(dān)相應(yīng)審批責(zé)任。5.6 經(jīng)辦人持審批后的物資出廠單一式三聯(lián)到物流部蓋章人員處加蓋物資出廠專用章，蓋章人員核實(shí)審批手續(xù)完備后收取財(cái)務(wù)聯(lián)在出門聯(lián)、司機(jī)聯(lián)上簽字蓋章后

7、交經(jīng)辦人，財(cái)務(wù)聯(lián)由蓋章人員逐日轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部核銷人員。5.7 經(jīng)辦人憑簽字蓋章后的物資出廠單司機(jī)聯(lián)、出門聯(lián)出門，與發(fā)貨相關(guān)的物資出門由物資出廠單開具人員發(fā)貨后在存根聯(lián)上注明“貨已發(fā)”字樣，保安憑簽字蓋章后的出門聯(lián)審驗(yàn)無誤收取出門聯(lián)后放行。5.8 物資出廠單開具人員在整本物資出廠單使用結(jié)束后將存根聯(lián)及其相關(guān)出、回廠證明提交財(cái)務(wù)核銷人員，核銷人員逐一核銷物資出廠單，委外加工類、維修類的由原物資出廠經(jīng)辦人憑物資進(jìn)廠、驗(yàn)收手續(xù)協(xié)助核銷人員核銷，外發(fā)檢測類產(chǎn)品依審批人或其授權(quán)人審批意見和檢測方收貨手續(xù)由原經(jīng)辦部門協(xié)助核銷。核銷無誤簽署意見同意換領(lǐng)最多一本物資出廠單，超過一個(gè)月未核銷的物資出廠單提請(qǐng)?jiān)?jīng)辦部門

8、領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)處理，財(cái)務(wù)核銷人員持續(xù)跟蹤直至核銷結(jié)束。5.9 各類物資出廠手續(xù)的辦理流程5.9.1 總體流程5.9.1.1 物資出廠首先確認(rèn)是否返廠，返廠的確認(rèn)實(shí)物是否可辨認(rèn)（外觀、形狀、數(shù)量等），實(shí)物可辨認(rèn)的開具物資出廠單由部門負(fù)責(zé)人直接審批出廠，實(shí)物不可辯認(rèn)的憑調(diào)撥單出廠，財(cái)務(wù)部后續(xù)跟蹤處理。5.9.1.2 物資不返廠再次確認(rèn)是否收費(fèi)，收費(fèi)物資憑調(diào)撥單、發(fā)票出門聯(lián)或?qū)Ｈ撕炇鸬奈镔Y出廠單出廠，不收費(fèi)的按5.9.1.3流程處理。不同經(jīng)營主體下公司各廠區(qū)物資調(diào)撥不返回或返回實(shí)物不可辨認(rèn)的通過調(diào)撥單出廠。5.9.1.3 物資不返廠且不收費(fèi)的物資出廠分為公司同一經(jīng)營主體下各廠區(qū)間調(diào)撥和對(duì)外業(yè)務(wù)。同一經(jīng)營主

9、體下各廠區(qū)間工序物料的調(diào)撥采用五聯(lián)“半成品交接單”由部門（車間）負(fù)責(zé)人直接審批出廠；同一經(jīng)營主體下各廠區(qū)間原輔料的領(lǐng)用采用四聯(lián)“領(lǐng)料單”由部門（車間）負(fù)責(zé)人直接審批出廠；物資不返廠且不收費(fèi)的對(duì)外業(yè)務(wù)物資必須開具物資出廠單且嚴(yán)格按本辦法規(guī)定權(quán)限審批出廠。5.9.1.4 專人簽署的物資出廠單按簽署意見出廠。具體見附件3物資出廠單開具、繳銷流程。5.9.2 具體規(guī)范5.9.2.1出廠后回廠物資5.9.2.1.1出廠后又回廠的物資（如設(shè)備維修、器具加工維修、模檢具借用、參展玻璃、委外加工物資等），實(shí)物不可辯認(rèn)（外觀、形狀或數(shù)量發(fā)生變化）的憑調(diào)撥單出廠，財(cái)務(wù)部確認(rèn)相應(yīng)收入、成本，實(shí)物可辨認(rèn)的物資憑物資出

10、廠單出廠。憑物資出廠單出廠的物資，回廠時(shí)經(jīng)辦人員以物資進(jìn)廠單為核銷依據(jù)交財(cái)務(wù)核銷人員。5.9.2.1.2 不同經(jīng)營主體下公司各廠區(qū)物資調(diào)撥、委托外部加工物資：加工后回發(fā)出單位實(shí)物可辯認(rèn)，加工單位開發(fā)票收取加工費(fèi)，物資出廠單憑物資進(jìn)廠單核銷（進(jìn)廠單粘貼于出廠單存根聯(lián)后），加工后不回發(fā)出單位或回發(fā)出單位實(shí)物不可辯認(rèn)的作為有償物資出廠，通過調(diào)撥單作銷售、采購處理。本辦法所表述的不同經(jīng)營主體下，是指發(fā)出單位與接收單位不屬同一個(gè)經(jīng)營主體，如鐵錨與明信、明信與安柯等。5.9.2.1.3 公司各廠區(qū)間物資出廠手續(xù)的辦理原則上由計(jì)劃下發(fā)部門或加工需求部門辦理。5.9.2.1.4 艾能賽克公司與鐵錨公司物資往來

11、參照互售模式相互結(jié)算，以領(lǐng)料單或銷售出庫單做為結(jié)算憑證。5.9.2.1.5 每月結(jié)束后，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)相互調(diào)撥物資情況進(jìn)行匯總、核對(duì)、結(jié)算。5.9.2.2 出廠后不回廠物資5.9.2.2.1 有償物資的出廠（1）調(diào)撥單類主要指發(fā)給客戶的產(chǎn)成品調(diào)撥、輔助材料：物流部成品庫保管員根據(jù)銷售部訂單及物流部發(fā)運(yùn)計(jì)劃通過ERP系統(tǒng)開具調(diào)撥單，調(diào)撥單一式五聯(lián)，由成品庫保管員與承運(yùn)司機(jī)在所有聯(lián)次上簽字。在成品發(fā)運(yùn)出廠時(shí)，承運(yùn)司機(jī)持五聯(lián)調(diào)撥單至物資出廠管理人員審核、蓋章、出門，門衛(wèi)人員對(duì)調(diào)撥單簽字、蓋章情況進(jìn)行審核并與出廠實(shí)物一一對(duì)應(yīng)無誤后留存一聯(lián)（藍(lán)色聯(lián)）。成品到到達(dá)客戶時(shí)，客戶在剩余四聯(lián)上簽字并留存一聯(lián)（綠

12、色聯(lián)），其他三聯(lián)（白色聯(lián)、粉色聯(lián)、黃色聯(lián)）交由承運(yùn)司機(jī)帶回，其中：白色聯(lián)交由物流部調(diào)撥單回收人員回收存檔；粉色聯(lián)同運(yùn)費(fèi)發(fā)票一并交由財(cái)務(wù)部運(yùn)費(fèi)核算人員；黃色聯(lián)現(xiàn)場交付公司銷售人員或交由物流部代轉(zhuǎn)銷售部。不同經(jīng)營主體下公司各廠區(qū)物資調(diào)撥不返回或返回實(shí)物不可辯認(rèn)的通過調(diào)撥單作銷售、采購處理。（2）物資出廠單類主要指外售各類配件或物資的出廠，具體流程規(guī)范如下：公司對(duì)外零售配件或物資的出廠，原則上由財(cái)務(wù)部開具銷售發(fā)票，經(jīng)辦人以銷售發(fā)票出門聯(lián)辦理出門手續(xù)；特殊情況由專人開具物資出廠單出廠后集中開票入賬。5.9.2.2.2 無償物資的出廠公司無償物資的出廠主要包括：同一經(jīng)營主體下各廠區(qū)間的物資無償調(diào)撥、領(lǐng)用

13、；公司無償提供的設(shè)備維修配件；外協(xié)庫所使用的器具、模具、辦公用品、設(shè)備、輔助生產(chǎn)材料；外部檢測玻璃；對(duì)外協(xié)作物資；廢舊物資等。具體流程規(guī)范如下：1) 同一經(jīng)營主體下公司各廠區(qū)間工序物料的調(diào)撥由發(fā)出廠區(qū)工序車間開具一式五聯(lián)的“半成品交接單”（五聯(lián)專用，車間申請(qǐng)，采購部采購），一聯(lián)發(fā)出廠區(qū)工序車間自留，一聯(lián)交發(fā)出廠區(qū)門衛(wèi)檢查出廠，一聯(lián)交接收廠區(qū)門衛(wèi)復(fù)檢入廠，一聯(lián)交接收廠區(qū)工序車間，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部核算人員。發(fā)出廠區(qū)工序車間開具的“半成品交接單”必須連續(xù)編號(hào)使用，不得缺號(hào)、錯(cuò)號(hào)。發(fā)出廠區(qū)工序車間定期（不得超過一個(gè)月）與接收廠區(qū)工序車間對(duì)轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)回物料進(jìn)行核對(duì)、確認(rèn)，形成確認(rèn)臺(tái)賬；發(fā)出廠區(qū)門衛(wèi)定期（不得超

14、過一個(gè)月）與接收廠區(qū)門衛(wèi)對(duì)出廠與進(jìn)廠的“半成品交接單”進(jìn)行核對(duì)、核銷；財(cái)務(wù)部核算人員通過統(tǒng)計(jì)、核算“半成品交接單”對(duì)出廠工序物料進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督、檢查。接收廠區(qū)工序車間將工序物料直接加工為成品發(fā)貨的，由接收廠區(qū)辦理成品入庫、開具調(diào)撥單出廠。本辦法所表述的同一經(jīng)營主體下，是指發(fā)出車間與接收車間同屬一個(gè)經(jīng)營主體，僅是生產(chǎn)地點(diǎn)不同，如鐵錨公司設(shè)在鴻艷路的生產(chǎn)車間。2) 同一經(jīng)營主體下各廠區(qū)間原輔料的領(lǐng)用由領(lǐng)用單位開具一式四聯(lián)的 “領(lǐng)料單”（四聯(lián)專用，車間申請(qǐng)，采購部采購），一聯(lián)領(lǐng)用單位自留，一聯(lián)交原輔料倉庫，一聯(lián)交出廠單位門衛(wèi)，一聯(lián)交領(lǐng)用單位進(jìn)廠門衛(wèi)，出廠單位門衛(wèi)定期（不得超過一個(gè)月）與領(lǐng)用單位門衛(wèi)對(duì)

15、“領(lǐng)料單”進(jìn)行核對(duì)、核銷；原輔料庫、財(cái)務(wù)部通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行后續(xù)的跟蹤與處理。3) 維修配件由公司無償提供維修配件交付維修方維修的，由經(jīng)辦人按辦法審批權(quán)限審批并注明所維修的設(shè)備名稱，維修配件交付維修方時(shí)，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)取得簽收回執(zhí)交付財(cái)務(wù)部核銷人員核銷物資出廠單。4) 外協(xié)庫所用器具、模具、辦公用品、設(shè)備、輔助生產(chǎn)材料由經(jīng)辦人按辦法審批權(quán)限審批，物資交付接收方時(shí)，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)取得簽收回執(zhí)交付財(cái)務(wù)部核銷人員核銷物資出廠單。5) 外部檢測玻璃由經(jīng)辦人按辦法審批權(quán)限審批，物資交付接收方時(shí)，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)取得簽收回執(zhí)交付財(cái)務(wù)部核銷人員核銷物資出廠單；檢測玻璃能夠返回的，在回收價(jià)值大于返回成本的情況下應(yīng)盡量

16、予以返回。6) 對(duì)外協(xié)作物資（贈(zèng)品）對(duì)外協(xié)作物資（贈(zèng)品）嚴(yán)格按本辦法規(guī)定權(quán)限審批，無權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)人員一律不得簽批物資出廠單；原則上物資交付接收方時(shí)，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)取得簽收回執(zhí)交付財(cái)務(wù)部核銷人員核銷物資出廠單，不能取得接收方簽收回執(zhí)的，由原經(jīng)辦人在原物資出廠單存根聯(lián)上做出說明。7) 廢舊物資經(jīng)公司使用部門提交處理的廢舊物資，由經(jīng)辦人憑財(cái)務(wù)開具的發(fā)票出門聯(lián)出廠；經(jīng)公司特別授權(quán)經(jīng)辦人處理的廢舊物資（如碎玻璃、垃圾等），由經(jīng)辦人直接開具物資出廠單出廠。5.9.3 物資出廠手續(xù)辦理的其他說明1) 與產(chǎn)成品不可分割的器具、包裝按成品調(diào)撥出廠流程辦理，物流部做好器具、包裝出廠登記、回收等工作。2) 歸屬于公

17、司固定資產(chǎn)和低值易耗品的物資出廠不返廠需經(jīng)歸口管理部門會(huì)簽出廠，同時(shí)歸口管理部門及時(shí)將相關(guān)信息提交財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)和低值易耗品管理人員。3) 核銷人員核銷原則：凡開具物資出廠單的物資，返廠的，以返廠手續(xù)核銷；不返廠的，以接收方接收回執(zhí)核銷，簽收回執(zhí)需簽署明確的接收意見。4) 公司與下屬子公司、分公司的業(yè)務(wù)往來視同外部單位一律辦理物資出廠手續(xù)。5) 接收方的簽收回執(zhí)原則上必須蓋章，不能蓋章的必須是經(jīng)接收方授權(quán)認(rèn)可的簽收人員簽章。6) 為便于明確審批權(quán)限，物資出廠經(jīng)辦人在辦理物資出廠手續(xù)時(shí)應(yīng)在物資出廠單上標(biāo)注預(yù)估的物資出廠價(jià)值，以便于物資出廠蓋章人員辨識(shí)物資出廠審批人員是否具有審批權(quán)限。5.10 總

18、經(jīng)辦、審計(jì)部為物資出廠管理檢查、監(jiān)督部門，至少每月抽查一次物資出廠情況。5.11 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí)一切物資出廠手續(xù)的合規(guī)、完整，除物流部開具的調(diào)撥單出門聯(lián)、簽字蓋章的物資出廠單出門聯(lián)、發(fā)票出門聯(lián)外，其他手續(xù)的物資一律不得放行出廠，違者視同物資損失對(duì)保安人員嚴(yán)肅處理。物資進(jìn)廠保安人員須據(jù)實(shí)登記，物資出廠保安人員須依據(jù)出廠手續(xù)逐一清點(diǎn)核實(shí)，違者須賠償因此所致的全部損失。5.12 除上述規(guī)定外，未按本規(guī)定執(zhí)行的其他違規(guī)行為，視情況給予50-500元考核，情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機(jī)關(guān)處理。6.更改本管理規(guī)定由江蘇鐵錨玻璃股份有限公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定、修訂，經(jīng)總經(jīng)理審批或授權(quán)審批人批準(zhǔn)后發(fā)布。7.支持文件 無。8.其他事項(xiàng)本管理辦法自2015年7月10日起生效，未生效前