存貨內(nèi)部控制制度——建安

1、存貨內(nèi)部控制制度建安行業(yè)（討論稿）安永會計師事務(wù)所2005-08-16目錄第一章總則3第二章崗位分工4第三章材料入庫5第四章倉儲與保管控制6第五章材料內(nèi)部調(diào)撥7第六章存貨的處置8第七章存貨盤點10第八章監(jiān)督和檢查11第九章附則12第十章附件13第一章 總則第一條 為了促進(jìn)集團(tuán)公司及下屬事業(yè)部內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范事業(yè)部行為，加強企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和管理，提高企業(yè)經(jīng)營效益；為了加強對事業(yè)部存貨的內(nèi)部控制和管理，保證存貨的安全，根據(jù)中華人民共和國會計法和內(nèi)部會計控制規(guī)范基本規(guī)范等法律法規(guī)，結(jié)合北京建工集團(tuán)的經(jīng)營管理特點，特制定北京建工集團(tuán)存貨內(nèi)部控制制度（以下簡稱“本制度”）。第二條 適用范圍：本制度適用于

2、北京建工集團(tuán)建安行業(yè)事業(yè)部，其他性質(zhì)的單位可以參照執(zhí)行。第三條 本制度的存貨是指建筑安裝行業(yè)各事業(yè)的項目部在施工過程中所需耗費的各種材料物資。第四條 存貨內(nèi)部控制的基本任務(wù)：根據(jù)本制度完善企業(yè)內(nèi)部控制的機(jī)構(gòu)建設(shè)，建立和健全企業(yè)內(nèi)部控制的實施規(guī)則，監(jiān)督和檢查事業(yè)部對公司各項制度的執(zhí)行情況，防范和化解各類風(fēng)險，為企業(yè)的運營提供良好的內(nèi)部環(huán)境。第五條 存貨內(nèi)部控制的基本要求：事業(yè)部和個人必須嚴(yán)格遵守企業(yè)內(nèi)部控制制度的各項要求，促進(jìn)各項內(nèi)部控制工作的順利進(jìn)行，明確責(zé)任，相互配合，并接受各級領(lǐng)導(dǎo)部門的檢查和監(jiān)督。第二章 崗位分工第六條 存貨業(yè)務(wù)涉及眾多部門和環(huán)節(jié)，需要實行嚴(yán)格的內(nèi)部控制辦法，對不相容職責(zé)

3、加以分離。存貨業(yè)務(wù)需要分離的不相容崗位職責(zé)主要有：1. 負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)與驗收、保管業(yè)務(wù)人員的職責(zé)相分離。2. 生產(chǎn)計劃編制與計劃的復(fù)核人員及審批人員的職責(zé)相分離。3. 貨物采購、儲存和使用與存貨賬務(wù)記錄人員的職責(zé)相分離。4. 存貨的盤點應(yīng)由負(fù)責(zé)保管、使用、記賬職能的人員以及與這些職能獨立的其他人員共同進(jìn)行。5. 存貨采購、驗收人員職責(zé)相分離。第七條 事業(yè)部應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理存貨業(yè)務(wù)。辦理存貨業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。第八條 事業(yè)部應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式、程序和相關(guān)控制措施，規(guī)定審批人的權(quán)限、責(zé)任以及經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或

4、人員辦理存貨業(yè)務(wù)。第九條 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理存貨業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的存貨業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。第十條 事業(yè)部應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)規(guī)范的存貨業(yè)務(wù)流程，明確存貨的取得、驗收與入庫，倉儲與保管，領(lǐng)用、發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，并設(shè)置相應(yīng)的記錄或憑證，如實記載各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的開展情況，確保存貨業(yè)務(wù)全過程得到有效控制。第三章 材料入庫第十一條 本流程涉及對外采購的各種材料的入庫環(huán)節(jié)，其控制目標(biāo)是： 保證材料入庫前，各相關(guān)部門做好充分的準(zhǔn)備，并對入庫材料進(jìn)行

5、及時的檢驗，確保入庫材料質(zhì)量合格、數(shù)量正確，確保及時正確地記錄倉庫臺帳。第十二條 項目部現(xiàn)場材料管理部判斷材料是否需要檢驗，對所有需要檢驗的材料必須嚴(yán)格檢驗，確保材料的質(zhì)量和數(shù)量。第十三條 項目部現(xiàn)場材料管理部在收貨時應(yīng)嚴(yán)格檢查該批貨物單據(jù)是否齊全，包括材料驗收報告或免檢物資清單，并核實發(fā)票內(nèi)容是否和貨物相符。第十四條 材料入庫流程說明：1. 物資管理部根據(jù)材料運抵情況，編制入場通知書，并將其提交項目部現(xiàn)場材料管理部門。2. 材料管理員依據(jù)材料需求計劃判斷該批材料是否為計劃內(nèi)，為計劃內(nèi)則安排庫位；否則，進(jìn)一步確認(rèn)是否為批準(zhǔn)的計劃外采購：是則安排庫位，否則進(jìn)入步驟10。3. 材料管理員判斷到貨材

6、料類別是否屬于免檢，是則進(jìn)入步驟6；否則申請技術(shù)管理部對材料進(jìn)行檢驗，進(jìn)入步驟4。4. 技術(shù)管理部根據(jù)檢驗申請，對材料進(jìn)行質(zhì)量、數(shù)量等方面的檢驗，有需要時進(jìn)行采樣檢驗和實驗室分析。5. 技術(shù)管理部根據(jù)檢驗結(jié)果判斷材料是否合格，是則填寫并提交“材料驗收報告”；否則進(jìn)入步驟10。6. 材料管理員安排材料入庫，核對入庫材料數(shù)量并填寫“材料入庫單”。7. 材料管理員根據(jù)“材料入庫單”登記倉庫臺帳。8. 材料管理員每月底編制“材料移動報告”，并將其提交給事業(yè)部的物資管理部。9. 事業(yè)部的物資管理部匯總各項目部提交的材料移動報告，并將匯總的結(jié)果提交事業(yè)部的財務(wù)部入賬。材料入庫流程結(jié)束。10. 材料管理員通

7、知物資管理部采購員材料退貨或協(xié)調(diào)解決。11. 采購員與相應(yīng)供應(yīng)商協(xié)商，決定是退貨還是協(xié)調(diào)解決。12. 采購員更新供應(yīng)商檔案。該流程結(jié)束。材料入庫流程詳見附件一第四章 倉儲與保管控制第十五條 本流程適用于各種庫存材料的出庫環(huán)節(jié)。本流程的主要控制目標(biāo)是：確保材料及時準(zhǔn)確地出庫，滿足工程施工的需要；同時減少各施工單位多領(lǐng)、錯領(lǐng)材料的情況。第十六條 材料管理員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行控制流程，根據(jù)施工預(yù)算定額發(fā)料，減少相關(guān)使用部門多領(lǐng)錯領(lǐng)現(xiàn)象；不得多領(lǐng)及一次性領(lǐng)出，應(yīng)按計劃即用多少領(lǐng)多少；當(dāng)領(lǐng)料申請數(shù)量超過施工預(yù)算定額時，進(jìn)入計劃外審批流程，同時開展責(zé)任考核。第十七條 發(fā)料時，需要材料管理員與領(lǐng)料員雙方同時核實材料

8、的數(shù)量和質(zhì)量。第十八條 材料管理員發(fā)出材料當(dāng)日應(yīng)根據(jù)領(lǐng)料單編制耗料表，并將耗料表與現(xiàn)場收料員簽字后的領(lǐng)料單核對。核對無誤后，材料管理員應(yīng)更新相應(yīng)的倉庫臺帳，保證當(dāng)日入賬有據(jù)可查。第十九條 物資管理部定期與項目部現(xiàn)場材料管理部門核對耗料表以確保存貨記錄的準(zhǔn)確性。第二十條 材料出庫流程說明：1. 施工部根據(jù)工程進(jìn)度，填寫并提交領(lǐng)料單。2. 物資管理部審核領(lǐng)料單并判斷其是否為預(yù)算定額內(nèi)的領(lǐng)料。如是預(yù)算定額內(nèi)領(lǐng)料，則材料管理員查閱倉庫臺帳，判斷庫存是否能滿足需要；如不是預(yù)算定額內(nèi)領(lǐng)料則申請相關(guān)主管審批。3. 材料管理員查閱倉庫臺帳，判斷庫存是否能滿足領(lǐng)料要求。庫存能滿足領(lǐng)料要求時，材料管理員發(fā)料并在領(lǐng)

9、料單上簽字，同時編制耗料表；否則，材料管理員填寫并提交缺料單，進(jìn)入材料采購流程或內(nèi)部調(diào)撥流程。4. 現(xiàn)場收料員收料并在領(lǐng)料單上簽字，將簽完字后的領(lǐng)料單提交材料管理員。5. 材料管理員核對簽字后的領(lǐng)料單和耗料表，更新倉庫臺帳。6. 現(xiàn)場收料員每月月底根據(jù)材料的收存和使用情況編制材料移動報告，并將其提交給事業(yè)部的物資管理部。7. 事業(yè)部的物資管理部匯總并向財務(wù)部提交材料移動報告。8. 財務(wù)部根據(jù)提交的材料月度報告的匯總情況入賬。材料出庫流程結(jié)束。材料出庫流程詳見附件二第五章 材料內(nèi)部調(diào)撥第二十一條 本流程適用于本事業(yè)部不同的項目部間的材料調(diào)撥。 本流程的控制目標(biāo)是：確保項目部間材料調(diào)撥的順利實現(xiàn)。

10、第二十二條 事業(yè)部的物資管理中心在收到項目部的材料調(diào)撥申請時，應(yīng)確定是否為物資管理中心所管理的物資，如不是則應(yīng)及時協(xié)調(diào)調(diào)出方，以確認(rèn)材料內(nèi)部調(diào)撥的可行性，否則應(yīng)及時申請采購。第二十三條 材料調(diào)出方在調(diào)出材料的同時應(yīng)編制材料調(diào)出單以確認(rèn)調(diào)出材料的數(shù)量和質(zhì)量。第二十四條 材料調(diào)入方和調(diào)出方都應(yīng)編制材料入庫單與材料出庫單，并提交財務(wù)部以供入賬。第二十五條 材料內(nèi)部調(diào)撥流程說明：1. 項目部根據(jù)工程需要，填寫材料調(diào)撥申請，提交物資管理中心審核。2. 物資管理中心審核調(diào)撥單，如果該材料為物資管理中心保管則交倉儲部門，進(jìn)入步驟3；如果為項目部保管則交相應(yīng)項目部，進(jìn)入步驟7。3. 倉儲部門檢查庫存情況，看庫

11、存量是否滿足調(diào)撥申請，以決定是進(jìn)行內(nèi)部調(diào)撥還是外部采購，如果進(jìn)行內(nèi)部調(diào)撥則進(jìn)入下一步驟；否則進(jìn)入材料采購流程。4. 物資管理中心編制材料調(diào)撥單并將材料調(diào)撥單由交倉儲部門辦理調(diào)撥。5. 倉儲部門根據(jù)材料調(diào)撥單向申請單位調(diào)撥材料并編制材料出庫單，將材料出庫單交事業(yè)部財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。6. 項目部材料管理員根據(jù)材料調(diào)撥單驗收材料并編制材料入庫，項目部會計人員根據(jù)材料入庫單入賬。7. 調(diào)撥申請方填寫并向事業(yè)部的物資管理部提交材料調(diào)撥申請。8. 事業(yè)部的物資管理部接受申請并與調(diào)出方協(xié)調(diào)材料調(diào)撥的可行性。9. 調(diào)出方物資管理部檢查庫存情況，決定是否調(diào)撥材料。是則編制并提交材料調(diào)撥單；否則，通知調(diào)撥申請

12、方，調(diào)撥申請方進(jìn)入材料采購流程。10. 調(diào)出方材料管理員根據(jù)調(diào)撥單調(diào)撥材料并編制材料出庫單，要求領(lǐng)料人員在材料出庫單上簽字。11. 調(diào)出方材料管理員將材料出庫單提交本項目部財務(wù)部入賬，調(diào)出方該流程結(jié)束。12. 調(diào)入方材料管理員驗收調(diào)入材料，核對材料調(diào)撥單并編制材料入庫單。13. 調(diào)入方材料管理員將材料入庫單提交本項目部財務(wù)部入賬，調(diào)入方該流程結(jié)束。材料內(nèi)部調(diào)撥流程詳見附件三第六章 存貨的處置第二十六條 項目部負(fù)責(zé)工程余料的處理工作，事業(yè)部物資管理中心應(yīng)敦促并協(xié)助項目部對材料類型、當(dāng)前市場價格、倉儲成本等進(jìn)行經(jīng)濟(jì)測評，確定余料處理方式。第二十七條 余料處理控制程序如下：1. 工程結(jié)束，項目部清點

13、余料，編制余料清單，交事業(yè)部物資管理中心。2. 事業(yè)部物資管理中心相關(guān)人員與財務(wù)、倉儲、物資部門人員組成評估小組評估小組根據(jù)材料類型、當(dāng)前市場價格、倉儲成本等進(jìn)行經(jīng)濟(jì)測評。3. 事業(yè)部物資管理中心根據(jù)測評結(jié)果決定保留或?qū)τ嗔线M(jìn)行處置，分別編制保留余料清單和處置余料清單，報由財務(wù)總監(jiān)審批。4. 財務(wù)總監(jiān)對保留余料清單和處置余料清單進(jìn)行審核，通過則將保留余料清單與處置余料清單報由主管副總審批；否則則返回步驟3。5. 主管副總對保留余料清單和處置余料清單進(jìn)行審核，通過則將已審批通過的保留余料清單和處置余料清單交項目部；否則則返回步驟3。6. 項目部將余料連同已審批通過的保留余料清單和處置余料清單交事

14、業(yè)部物資管理中心統(tǒng)一處理。7. 事業(yè)部物資管理中心審核所承接的余料是否與已審批通過的保留余料清單和處置余料清單所載一致，若一致則將保留余料交與倉儲保管部門保管，由財務(wù)部門進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理，同時根據(jù)處置余料清單處置余料，經(jīng)行公開競賣銷售并將相關(guān)單據(jù)傳遞給財務(wù)部門，進(jìn)入貨幣資金收款流程；否則則返回步驟6。余料處理流程祥見附件四。第二十八條 事業(yè)部的物資管理部接受報廢申請后，應(yīng)組織技術(shù)管理部實施必要的技術(shù)鑒定。報廢申請部門在收到報廢通知后，應(yīng)該及時處理報廢材料并向財務(wù)部提供相應(yīng)資料，以供其審核、入賬。第二十九條 材料報廢流程說明：1. 項目部的物資管理部門根據(jù)材料報廢情況編寫并提交報廢申請。2. 事

15、業(yè)部的物資管理部接受報廢申請并組織技術(shù)管理部實施必要的技術(shù)鑒定。3. 事業(yè)部技術(shù)管理部門進(jìn)行技術(shù)鑒定并提交技術(shù)鑒定報告。4. 事業(yè)部的物資管理部根據(jù)技術(shù)鑒定報告判斷是否符合報廢標(biāo)準(zhǔn)，是則存檔并下達(dá)報廢通知；否則，拒絕項目部的報廢申請。5. 報廢申請部門的物資管理部收到報廢通知后，判斷報廢材料是否可用于銷售，是則銷售報廢材料并向財務(wù)部提交相應(yīng)資料，否則處理報廢材料并向財務(wù)部提交相應(yīng)資料。6. 財務(wù)部審核，入賬；材料報廢流程結(jié)束。材料報廢流程詳見附件五。第七章 存貨盤點第三十條 本流程適用于物資管理部門按照盤點制度，定期對倉庫中現(xiàn)有存貨進(jìn)行清點核實。本流程的控制目標(biāo)是：確保定期盤點制度的實施，確保

16、賬實相符，加強對各種庫存材料的管理和控制，以降低庫存材料缺損的風(fēng)險。第三十一條 事業(yè)部的財務(wù)部應(yīng)定期組織盤點，根據(jù)年度盤點計劃制定并下發(fā)盤點通知。第三十二條 項目部物資管理部門在收到盤點通知后，應(yīng)檢查是否有其他單位寄存物資，有的話，應(yīng)將寄存物資放入特殊區(qū)域并進(jìn)行標(biāo)識。第三十三條 盤點小組應(yīng)與被盤點部門核對并確認(rèn)盤點清單。第三十四條 存貨盤點流程說明：1. 事業(yè)部財務(wù)部門按照年度盤點計劃, 制定并下發(fā)盤點通知。2. 事業(yè)部物資管理部門組織并確定盤點小組成員，下發(fā)盤點通知。3. 項目部物資管理部門按照盤點通知確定盤點范圍和人員并檢查是否有其他單位寄存物資，有則將寄存物資放入特殊區(qū)域并進(jìn)行標(biāo)識。4. 盤點小組監(jiān)盤并進(jìn)行相應(yīng)抽查。5. 盤點小組根據(jù)盤點情況，匯總并編制盤點清單。6. 盤點小組與被盤點部門核對與確認(rèn)盤點清單，并將確認(rèn)后的盤點清單提交事業(yè)部的物資管理部門。7. 事業(yè)部物資管理部門匯總各項目部提交的盤點清單，存檔并提交財務(wù)部門。8. 事業(yè)部財務(wù)部門審核物資管理部門匯總并提交的盤點清單，處理盤虧、盤盈，入帳。存貨盤點流程結(jié)束。存貨盤點流程詳見附件六。第八章 監(jiān)督和檢查第三十五條 為了保證實物數(shù)量和成本計算正確，系統(tǒng)的反映實物收發(fā)存儲情況，財務(wù)部門應(yīng)設(shè)置實物總賬，比如外購實物、自制實物、委托加工實物、包裝物、低值易耗品等賬簿。同時，按照各實物、用品的品名、規(guī)格和存放地點設(shè)置明細(xì)