Word實戰(zhàn)技巧——長文檔排版

1、以論文為代表的長文檔 雖然格式并不是論文的決定性因素，但是通過Word中豐富的排版內(nèi)容和功能，就可以打造一篇在形式上很漂亮的論文。 論文由封面、目錄、插圖目錄、附表目錄、中文題目和摘要、關鍵詞以及英文題目、摘要、關鍵詞（英文）、正文、參考文獻、關鍵詞索引、致謝等構成。 論文需要編寫目錄、插圖和表格，摘要需要單獨設置頁碼，正文各級標題需要多級編號，頁眉頁腳需要單雙數(shù)不同，必然使用到分節(jié)的功能。參考文獻需要使用到腳注和尾注，圖和表標題要用題注，設計的公式還要單獨錄入等。當然，并不是所有的論文都包含所有的內(nèi)容，我們舉的這個例子盡量囊括一些可能涉及的元素，真正做到熟練使用，還需要實踐。注釋和參考文獻要

2、隨文首先完成（1） 注釋和參考文獻是論文中十分重要的部分，也讓論文這種嚴肅文體增加了很多信息量和可讀性。注釋就是指腳注和尾注，注釋依賴于文中的內(nèi)容，所以中工作最好在論文撰寫過程中就逐步完成。 腳注用于文章的注解，參考文獻的編排可以使用尾注。注釋和參考文獻要隨文首先完成（2） 1、修改腳注或尾注分隔符、修改腳注或尾注分隔符 在實際應用中涉及最多的問題，就是腳注的格式修改。被問得最多的一個問題就是：腳注這條線怎么刪不掉啊？ 在文檔中的腳注分隔線，是一個既無法選中，也無法刪除的東西，有時候它還“空兩格”，可是卻無法調(diào)整，有時候腳注的內(nèi)容距離分隔符很遠，也無法調(diào)整。這是怎么回事呢？ 腳注或者尾注是一個

3、很特殊的元素，它們也是頁面中被整體插入的元素，這個元素的修改要在特定的方式下進行。 注釋和參考文獻要隨文首先完成（3） 1、修改腳注或尾注分隔符（續(xù)）、修改腳注或尾注分隔符（續(xù)） 操作方法：操作方法： 步驟一：步驟一：定位光標到腳注位置【頁面視圖】選項卡【文檔視圖】功能組【草稿視圖】按鈕 步驟二：步驟二：【引用】選項卡【腳注】功能組單擊【顯示備注】按鈕。 步驟三：步驟三：右側下方窗口【腳注】下拉列表中選擇“腳注分隔符”，即可選中腳注分隔符進行刪除或刪除多余空行和空格。 這時，不論是腳注內(nèi)容，還是分隔符的格式，都可以像修改普這時，不論是腳注內(nèi)容，還是分隔符的格式，都可以像修改普通段落內(nèi)容那樣修改

4、它們的各種屬性。所以上面提到的間距過大，通段落內(nèi)容那樣修改它們的各種屬性。所以上面提到的間距過大，多半是腳注分隔符段前段后間距國產(chǎn)，甚至有多余的行造成的，多半是腳注分隔符段前段后間距國產(chǎn)，甚至有多余的行造成的，只要將它們?nèi)コ纯?。只要將它們?nèi)コ纯?。注釋和參考文獻要隨文首先完成（4） 2、修改參考文獻的編號格式、修改參考文獻的編號格式 尾注會集中顯示在文檔末尾，并且按照設置的格式排序顯示，除了內(nèi)容外，序號部分不允許在頁面視圖中修改。 我們常見到的問題是，怎么將編號格式修改為1，2，的形式。1,2,3，很好辦，外面的就不好辦了。Word提供的編號格式中沒有這樣的形式。如果數(shù)量不多的話，那么就手動

5、加上去，并不是很費事。如果數(shù)量多，就要使用工具來達到添加此格式的目的了。 使用合適的數(shù)字樣式將尾注填寫完畢后，采用上一節(jié)的方法將尾注分隔符去除，并在最前面添加一個分頁符，將“參考文獻”按照要求的樣式設置好。注釋和參考文獻要隨文首先完成（5） 操作方法操作方法： 步驟一：步驟一：【開始】選項卡【編輯】功能組【查找/替換】按鈕打開【查找和替換】對話框。 步驟二步驟二：單擊【更多】按鈕，在【查找】中輸入內(nèi)容，這時請在【特殊格式】中選擇“尾注標記”，此時文本框內(nèi)自動輸入了“e”，這就是尾注標記的記號。 下面我們用查找和替換的方式將這個不符合要求的格式改過來。思路是：查找尾注中的數(shù)字，將查找到的數(shù)字放置

6、于“”之中并更改為需要的格式。注釋和參考文獻要隨文首先完成（6） 步驟三步驟三：在【替換】文本框內(nèi)輸入想要的序號符號“”，將光標停留在“”內(nèi)，在【特殊格式】中選擇“查找內(nèi)容”，文本框內(nèi)自動輸入了“&”，這個&就可以實現(xiàn)將查找到的數(shù)字放置于“”之中。 這時，尾注中的編號就全部變?yōu)榱伺c正文內(nèi)容相同的格式。使用樣式處理章節(jié)標題（1） 論文的一個特點就是修改頻繁，而且相同類型內(nèi)容需要做到嚴格統(tǒng)一。這就要求一定要使用樣式來處理論文這種長文檔。 1、根據(jù)要求修改樣式、根據(jù)要求修改樣式 論文中各級標題中字體字號的描述就規(guī)定了樣式所包含的格式。對于已經(jīng)有明確格式要求的標題級別，可以使用修改內(nèi)置

7、樣式的方法來實現(xiàn)這個要求。 比如一級標題是四號黑體，說明中僅此兩個格式上的要求，直接修改標題1的樣式中相應的內(nèi)容即可。對于其他諸如行距、段前段后距等可先不予理會，待到文檔整體確定后根據(jù)美觀的原則再設定。其他級別的標題樣式也照此設置。 但是有時快速樣式中并沒有更多的級別預覽，這時需要手動將它們調(diào)出來方便修改。使用樣式處理章節(jié)標題（2） 操作方法操作方法： 步驟一步驟一：【開始】選項卡【樣式】功能組右下角【樣式】對話框按鈕 步驟二步驟二：【樣式】對話框右下角【選項】按鈕【樣式窗格選項】對話框設置“顯示所有樣式”，所有樣式的名稱就可以顯示在【樣式】對話框中。使用樣式處理章節(jié)標題（3） 或者單擊下方第

8、三個圖標，啟動【樣式管理】對話框修改未顯示的樣式。樣式未使用時是隱藏的，標題級別都打上了“使用前隱藏”標記。單擊【修改】按鈕，就可以對該標題樣式進行修改。這又是一種進入樣式修改的方式。使用樣式處理章節(jié)標題（4） 除了為各級標題設置級別外，正文樣式也需要按照要求進行更改；“表題、圖題”的格式可以使用題注樣式來完成。設置的原則就是，內(nèi)置樣式能用即用，不必要認為創(chuàng)作很多新樣式。 這樣做的好處在于，例如使用內(nèi)置的題注樣式，對圖或者表進行編號、寫表題，當為圖標插入題注后，這部分內(nèi)容會自動根據(jù)樣式進行更改，也即“一勞永逸”。如果單獨為此設立一個新樣式，添加完題注后，還必須有一個應用的過程，這就多了一個步驟

9、。 對于個別需要做到全篇統(tǒng)一的元素，例如某些文檔中一些特定組織的稱謂，可以為其臨時設立一個樣式，不必使用現(xiàn)有樣式來修改。將文字部分設置好后，在右鍵菜單或者【樣式】功能組的快速樣式下拉菜單中選擇【將所選內(nèi)容保存為新快速樣式】，命名后，這個樣式就會出現(xiàn)在快速樣式窗格，方便下次使用。使用樣式處理章節(jié)標題（5）單級和多級編號的編排（1） 這是一個比較麻煩的內(nèi)容，但是論文的層次離不了多級編號，除非決定手動添加。 在我們對段落進行格式化的時候，涉及編號部分一共有三個選擇，分別是【項目符號】、【普通編號】和多級編號，在【開始】選項卡的【段落】組。單級和多級編號的編排（2） 1、單級項目符號的添加和項目、單級

10、項目符號的添加和項目符號字符修改符號字符修改 為段落的起始部分添加一個項目符號，這樣看起來很有條理的樣子。這樣，論文中羅列性質(zhì)的文本，如果還不夠使用表格來處理的程度，都可以使用項目符號。 Word項目符號庫內(nèi)置了很多“項目符號字符”，只要選中需要添加的段落列表后就可以直接應用，段落項目符號屬于段落標志范疇，所以可以使用格式刷應用項目符號，十分方便。單級和多級編號的編排（3） 1、單級項目符號的添加和項目符號字符修改（續(xù)、單級項目符號的添加和項目符號字符修改（續(xù)1） 如果不滿意內(nèi)置的“項目符號字符”，可以自己添加“新的樣式”，可以成為項目符號的有符號和圖片兩種形式。單級和多級編號的編排（4） 1

11、、單級項目符號的添加和項目符號字符修改（續(xù)、單級項目符號的添加和項目符號字符修改（續(xù)2） （1）單擊【符號】按鈕，可以在彈出的符號對話框中選擇各式各樣的符號。符號也有字體之分，所以在選擇符號字符之前需要留意一下字體。 （2）如果對內(nèi)置的符號不滿意，可以自己選擇圖片作為項目符號字符，成為“圖片項目符號”。 （3）也可以使用導入功能將自己電腦中的圖片作為項目符號字符。Word會自動調(diào)整導入的圖片的大小以適應項目符號的要求。 單級和多級編號的編排（5） 2、為段落編寫單級編號和編號格式修改、為段落編寫單級編號和編號格式修改 如果僅僅使用項目符號，還不能完全滿足段落格式要求。例如涉及描述操作步驟等內(nèi)容

12、，需要順序性較強的符號作為提示，那么這就需要為段落添加【編號】。 編寫一個特殊格式的編號，可以在編號的下拉菜單中單擊【定義新編號格式】單級和多級編號的編排（6） 3、為文檔各級標題添加多級列表和自定義多級列表 “多級列表”就是可以提現(xiàn)層次和級別的編號。如果對多級編號有不明白的地方，或者有編號設置混亂、不能做到分章節(jié)重新歸一等問題，現(xiàn)在都不需要去尋找原因，先清除所有的編號格式，只需掌握比較順的設置步驟即可。 從右圖可以看出，我們需要為包含大綱級別的標題樣式附加多級列表編號，所以為章節(jié)標題添加編號的過程，就是將多級列表與標題樣式建立聯(lián)系的過程。單級和多級編號的編排（7） 操作方法：操作方法： 步驟

13、一：步驟一：先設置各級標題的樣式 步驟一：步驟一：【開始】選項卡【段落】功能組【多級列表】按鈕 步驟二步驟二：在【多級列表】下拉列表中選擇【定義新的多級列表】打開【定義新多級列表】對話框 步驟三步驟三：這時顯示的【定義新多級列表】是一個縮略窗格，需要單擊左下角的【更多】按鈕，顯示完整窗口。單級和多級編號的編排（7） 步驟四步驟四：選擇要設置的級別。這里的級別指的就是多級編號的級別。 步驟五步驟五：將級別與樣式鏈接起來，級別1鏈接標題1，當然也可以鏈接其他，不過那樣會有些亂，不對應。這時在預覽窗格的編號1后面會出現(xiàn)標題1的字樣。 步驟六：步驟六：同理依次設置其他級別與樣式的對應。標題位置的縮進值

14、需進一步設置用題注填寫圖表名稱 什么是題注？ 圖片的題注一般位于對象的下方，而表格的題注則位于表格的上方，多數(shù)科技論文對圖片、圖表和表格的要求也是這樣規(guī)定的。 嚴格來說，并不是為一個圖片或者表格插入題注，也就是說，題注實際上并不跟圖片或者表格等內(nèi)容發(fā)生關聯(lián)。題注，根本上講就是一個位置，即在文中的某個位置做一個標記，并對這個標記命名，方便在其他地方使用這個標記。用題注填寫圖表名稱 操作方法：操作方法： 步驟一步驟一：選中圖片或者表格【引用】選項卡【題注】功能組單擊【插入題注】打開【題注】對話框。 步驟二：步驟二：單擊【新建標簽】按鈕輸入“圖”【確定】按鈕 步驟三步驟三：單擊【編號】按鈕修改編號樣式 步驟四步驟四：在“題注”文本框中輸入文本即可。 “表”的題注