接待服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化手冊

1、接待工作標(biāo)準(zhǔn)化手冊編寫說明接待工作是xx 有限公司（下簡稱“ 公司 ” ）管理的重要內(nèi)容，是展示企業(yè)的窗口。為更好地促進我公司接待工作程序化、規(guī)范化，保障接待工作的質(zhì)量和效率更好地為樹立良好的企業(yè)形象，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況，編寫了 xx 有限公司接待服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化手冊。本手冊從公司實際出發(fā)，對接待工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范，明確工作內(nèi)容，健全完善工作模板和范本，控制關(guān)鍵點，實現(xiàn)接待工作的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化。本手冊適用于總部各部門及各項目公司，既是公司組織接待活動的“工作指南”，又是開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)知識讀本。請廣大員工特別是接待人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和使用好本手冊。同時，

2、各項目公司各部門應(yīng)結(jié)合自身工作實際，在手冊的基礎(chǔ)上修訂完善本部門接待管理標(biāo)準(zhǔn)，編寫接待細(xì)則，全面提高我公司的接待工作水平，全力服務(wù)于公司接待工作。本手冊為首次編寫，由于時間倉促，編制中難免存在諸多問題和不足之處。希望在執(zhí)行中不斷發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改、完善意見，逐步完善接待工作。目錄：第一章：接待基礎(chǔ)管理第二章：接待工作管理第三章：座次安排第四章：應(yīng)急機制第五章：資料第一章 接待基礎(chǔ)管理一、使用范圍適用于 xx 有限公司總部及下屬各項目公司。二、職責(zé)分工1領(lǐng)導(dǎo)組負(fù)責(zé)審定接待方案，處理接待中出現(xiàn)的問題，并解釋解決和指導(dǎo)。確定工作組成員，并對各小組成員工作內(nèi)容進行規(guī)劃與要求。全方位監(jiān)督、檢查各項接

3、待工作的落實情況。2工作組接待工作組組長對接待活動進行總協(xié)調(diào)物資采購小組包括接待中用水、水果、鮮花、紀(jì)念品等物 品及時采購及供應(yīng)外聯(lián)信息小組包括所有需要對外溝通協(xié)調(diào)的安排、用餐預(yù)訂、住宿預(yù)訂、座次安排等后勤保障小組包括水、資料運送、車輛安排、安全保障等設(shè)施設(shè)備保障小組綜合協(xié)調(diào)小組包括接待中使用的會議系統(tǒng)設(shè)備、攝影、攝像等負(fù)責(zé)接待過程中各人員工作協(xié)調(diào)和銜接，提供及時服務(wù)?；顒咏Y(jié)束后文件資料的歸檔整理等三、工作原則1. 熱情周到原則：尊重來賓生活、工作習(xí)慣及政治、宗教信仰，回避民族、生活和工作忌諱2. 厲行節(jié)約的原則：規(guī)范接待程序，控制活動規(guī)模，注重成本核算，合理控制費用3. 保密原則：嚴(yán)格執(zhí)行公

4、司保密規(guī)定。不得以任何形式透露公司商業(yè)、技術(shù)秘密；尊重和保護賓客隱私。4. 責(zé)任落實的原則：接待工作組組長直接對領(lǐng)導(dǎo)組負(fù)責(zé)，各工作小組成員直接對工作組組長負(fù)責(zé)。各項工作分工明確。5. 把握關(guān)鍵的原則：接待活動中的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵點要配置AB 角 （即除該項工作責(zé)任人以外再確定一人作為工作接替者，并熟悉該項工作責(zé)任人的工作內(nèi)容。A 角遇特殊原因離開崗位時，B 角要及時到位，保證工作不斷不亂）， 強化閉環(huán)管理，做到事前有布置，事中有控制，事后有反饋，對在過程中出現(xiàn)的異常情況有效控制，嚴(yán)密監(jiān)控。6. 資源共享的原則：建立健全本單位接待資源體系，充分利用本單位內(nèi)部的人力、車輛、設(shè)施、設(shè)備等，力求經(jīng)濟合理

5、配置。四、接待人員要求1 . 熟悉接待方案及活動相關(guān)安排，掌握來賓相關(guān)信息，清楚自己的工作任務(wù)及時間節(jié)點。2 .尊重來賓生活、工作習(xí)慣及政治、宗教信仰，回避民族、生活和工作忌諱。來賓無論職務(wù)高低，都要熱情相待，言談舉止要注意符合禮儀規(guī)范。3 .活動之前要檢查通訊工具電量是否充足，確?；顒悠陂g24 小時通信通暢。4 .在確保分工任務(wù)完成的情況下，隨時為其它環(huán)節(jié)補位補漏。要及時向接待工作組長及相關(guān)人員通報接待變動信息。5 .各環(huán)節(jié)工作人員要提前到位，關(guān)鍵環(huán)節(jié)、崗位實行AB 角管理。要在安排好上一環(huán)節(jié)的活動后，立即開始檢查下一環(huán)節(jié)活動的準(zhǔn)備情況。6 .按照統(tǒng)一要求著裝，佩戴工作證。7 .嚴(yán)格執(zhí)行保密

6、規(guī)定。不得隨意對外泄露接待活動相關(guān)信息。接待過程中向賓客隨意透露公司機密信息；也不得隨意向他人透露來賓信息及接待內(nèi)容。8 . 學(xué)習(xí)有關(guān)接待、禮儀及綜合知識，關(guān)注公司最新動態(tài)，熟悉各常規(guī)參觀場所和各種參觀活動中對外介紹公司的相關(guān)材料，不斷提高工作能力。第一章 接待工作管理信 息處理參觀接待類信息處理工作項目工作內(nèi)容信息初步整理接到訪客來訪需求，初步整理來訪信息包括：來訪單位全稱、來訪人數(shù)；主要成員姓名、身份（職務(wù)、級別等）、來訪目的、來訪時間等。接待申請?zhí)顚?參觀接待來訪信息登記表（附件），按照流程履行接待程序，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實施，特殊情況可事前經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后執(zhí)行接待方案。信息反饋如接待申

7、請未通過，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示通過電話、短信、郵件回復(fù)對方。注 意回復(fù)中講明原因，語氣委婉，態(tài)度謙和。工作項目工作內(nèi)容基本信息議題確定參會人員范圍確定會議場所會前至少十個工作日確定好會議地點，如需租用場地應(yīng)詳細(xì)了解場地的具體費用標(biāo)準(zhǔn)。對符合上述條件的場所應(yīng)先初選2-3 個地點進行綜合比較，提交領(lǐng)導(dǎo)審批會場要求外部環(huán)境整潔幽雅、治安好、內(nèi)部設(shè)備齊全。起草會議通知應(yīng)在會前一周確定本次會議的議程，其中包括會議的具體時間、主要內(nèi) 容及安排、議題匯報人、參會人員及列席人員等事項。應(yīng)注明會議的時間、地點、主持人、議程、會議的注意事項（包括著裝 要求、內(nèi)容保密要求、會議文件的要求、請假的要求、會議的紀(jì)律等）至少會前

8、十天發(fā)出。會議所需文件、資料、講話的準(zhǔn)備、起草、審批、打印。費用預(yù)算會議室費用、住宿費用、餐飲費用、娛樂費用、水果食品費、交通費、 相關(guān)費用、機動費用等慶典活動類信息處理工作項目工作內(nèi)容基本信息明確慶典舉辦原因、時間、主題參加慶典的人員確定、嘉賓范圍慶典活動場所選擇合適的慶典儀式場地，位置合適，視野開闊如果是室外慶典儀式，還應(yīng)該充分考慮天氣因素，預(yù)備備用室內(nèi)場地慶典形式確定慶典形式，考慮地點、時間等是否適宜費用預(yù)算包括傳媒策劃公司、物品租賃、人員往來、用餐住宿及其他相關(guān)費用二、協(xié)調(diào)策劃與方案制定根據(jù)接待需求成立工作小組，召集有關(guān)部門協(xié)調(diào)安排活動策劃分工，制定接待方案，整理詳盡接待工作推進表（附

9、件） ，提出具體工作要求，責(zé)任落實到人。準(zhǔn)備工作完成后，應(yīng)從頭到尾將整個接待方案梳理一遍，查漏補缺。主要關(guān)注整個接待流程安排是否合理、是否遺漏某個環(huán)節(jié)等，確保每個環(huán)節(jié)應(yīng)出席的人員和需要的物資都已落實。提前半天須再次落實人員、地點、車輛和物品等準(zhǔn)備情況。工作項目工作內(nèi)容信息確認(rèn)賓客信息：到訪時間、目的、活動范圍、人員情況（單位全稱、職務(wù)、級別、性別、人數(shù)），往返情況（始發(fā)地、班次、車次、出發(fā)時間、預(yù)計到達(dá)及離開時間）掌握賓客（尤其是主賓）的生活、飲食習(xí)慣、工作要求，參考查閱主賓 以往的到訪情況，擬定接待方案是否需要訂房、訂票、接送如來賓中有女賓，盡量確保至少一名女性接待人員此外，還應(yīng)告知來賓我方

10、接待人員的姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙方 的溝通和信息的及時更新。聯(lián)系時要注意復(fù)述關(guān)鍵信息，如人名、電話 號碼、日期、航班班次等，請對方確認(rèn)，以保準(zhǔn)確。制定參觀接待方案根據(jù)來訪賓客級別與確定接待規(guī)格，提出初步日程建議經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核，并與對方溝通確定后，形成基本的日程安排根據(jù)日程安排擬定接待方案，內(nèi)容包括，迎送陪同、視察參觀、會議座 談、宴請配餐、住宿、車輛、著裝要求等確定接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)提出費用預(yù)算，一般包括接待所涉及的住 宿、餐飲、交通、禮品等。行程安排表編制根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審定的接待方案編制行程安排表（附件），提前兩天將電子版發(fā)送至客方，并打印紙質(zhì)版在來賓抵達(dá)后第一時間發(fā)放（行程安排表可提前放至

11、來賓房間，也可在會面時統(tǒng)一發(fā)放，具體方式根據(jù)實際情況確定）。工作項目工作內(nèi)容信息確認(rèn)會議信息：會議內(nèi)容、會議日期、會議時間、會議地點與會人員人數(shù)與會人員信息：姓名、職務(wù)、性別、往返交通及時間、是否需要住宿制定會務(wù)接待方案根據(jù)會議內(nèi)容、形式等提出初步日程建議經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后形成基本的日程安排根據(jù)日程安排擬定接待方案，內(nèi)容包括，用餐、住宿、車輛、著裝要求 等確定接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)提出費用預(yù)算，一般包括接待所涉及的場 地費、住宿、餐飲、交通、資料等會務(wù)指南編制根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審定的會務(wù)接待方案編制會務(wù)指南（附件），提前兩天將電子版發(fā)送至與會人員，并打印紙質(zhì)版在會場統(tǒng)一發(fā)放慶典儀式類工作項目工作內(nèi)容信息確認(rèn)慶

12、典信息：慶典主題、活動日期、活動時間、活動地點參與慶典人員范圍與會人員信息：姓名、職務(wù)、性別、往返交通及時間、是否需要住宿制定慶典活動方案根據(jù)慶典主題、形式等提出初步日程建議經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后形成基本的活動安排聯(lián)系及確定慶典合作策劃公司，擬定慶典活動方案做好住宿餐飲及車輛等安排根據(jù)需要聯(lián)系媒體做好相關(guān)活動報道確定接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)提出費用預(yù)算，一般包括接待所涉及的場 地費、住宿、餐飲、交通、資料、活動物品租賃等。活動安排表編制根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審定的活動方案編制活動安排日程表，提前兩天將電子版發(fā)送至相關(guān)嘉賓三、接待準(zhǔn)備及實施工作項目工作內(nèi)容主題標(biāo)語活動標(biāo)語、電子橫幅等行程參考日程安排表或會務(wù)指南會場資料會

13、議、培訓(xùn)主題、橫幅等內(nèi)容會議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料、文件、會議議程發(fā)言人資料會議發(fā)言人發(fā)言稿、資料等公司介紹文字資料、宣傳冊等紀(jì)念品根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)，賓客信息、接待需求、領(lǐng)導(dǎo)指示購買禮品，應(yīng)充分考 慮體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣?，具有紀(jì)念意義。工作項目工作內(nèi)容迎接準(zhǔn)備提前一天確認(rèn)來賓信息有無變化提前了解接機（接站）領(lǐng)導(dǎo)如何前往迎接地點，提前通知接機（接站）領(lǐng)導(dǎo)做好準(zhǔn)備。集中前往時，應(yīng)及時通知有關(guān)人員，做好出發(fā)組織工作準(zhǔn)備接機（接站）牌通知接機（接站）司機做好迎接準(zhǔn)備，檢查車輛。通知司機接機（接站）車輛出發(fā)時間，提前與賓客對接。提前3個小時了解來賓抵達(dá)時間，確定是否準(zhǔn)點到達(dá)。等候中關(guān)注航班、列車信息。工作人員提前到達(dá)機場（

14、車站）等候并引導(dǎo)接機（接站）領(lǐng)導(dǎo)迎接來 賓迎接來賓出站后，協(xié)助來賓領(lǐng)取行李并送往住地做好來賓入住、用餐的引導(dǎo)工作通知當(dāng)次接待負(fù)責(zé)人接機（接站）完成送別落實來賓回程信息：回程時間、班次（車次）。協(xié)助賓客預(yù)訂/代訂機票（車票）提前詢問航班（車次）情況，了解有無晚點、延誤等變化根據(jù)需要，搜集來賓相關(guān)證件信息協(xié)助辦理行李托運手續(xù)賓客行李較多時，注意分辨，防止拿錯由主要領(lǐng)導(dǎo)或者主要領(lǐng)導(dǎo)委托的分管領(lǐng)導(dǎo)送別若賓客返程時間正值用餐時間，為賓客準(zhǔn)備水、飲料、點心等食品工作項目工作內(nèi)容酒店預(yù)訂根據(jù)來賓身份提出2-3個酒店備選，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，確定來賓入住酒店實用房數(shù)量、房型、入住時間、住宿天數(shù)。根據(jù)來賓級別、性別安

15、排房 間。來賓較多時，應(yīng)預(yù)留機動房辦公室負(fù)責(zé)人員、領(lǐng)導(dǎo)秘書等人員的房間盡可能靠近主賓房間迎賓準(zhǔn)備提前辦理入住手續(xù)，領(lǐng)取房卡賓客入住當(dāng)天應(yīng)有至少一名工作人員在酒店協(xié)助辦理入住檢查房間設(shè)備是否完好根據(jù)來賓等級，需要往房間配送物品的提前配送：如：企業(yè)宣傳冊、歡 迎卡、鮮花、茶葉等如賓客因需要換房，協(xié)助賓客與酒店協(xié)商及時調(diào)換房間如連續(xù)多天住房，協(xié)助或提醒賓客至前臺續(xù)卡迎賓安排與賓客保持聯(lián)系，確定到達(dá)時間，將情況及時向等候迎接來賓的領(lǐng)導(dǎo)匯報提前十分鐘在酒店大廳等候來賓來賓到達(dá)酒店后，幫助卸取行李向來賓發(fā)放房卡，引導(dǎo)來賓上電梯接待結(jié)束檢查房間內(nèi)賓客是否有物品遺落向賓客取回房卡或協(xié)助賓客辦理退房手續(xù)結(jié)清住宿

16、費用工作項目工作內(nèi)容餐廳選擇根據(jù)來賓級別及相關(guān)要求預(yù)訂1-2 家宴請地點，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定宴請地點餐廳布置按要求布置就餐地點，酒水、香煙提前放置，紅酒需要醒的提前通知酒 店服務(wù)員提前醒酒檢查餐廳光線是否合適；溫度是否適宜等；按要求上齊涼菜和斟倒紅酒或白酒注意檢查餐廳地面是否干凈整潔，注意防滑安排席位落實來賓名單，確定就餐陪同人員重要宴請時，根據(jù)出席人員名單制作排位表并擺放席位卡主桌盡量留有余地，用餐人數(shù)和餐椅一致菜單安排根據(jù)主賓或主要領(lǐng)導(dǎo)口味提前配菜，配菜要求：菜單包括涼菜、熱菜、 湯、甜點、主食、水果；了解來賓口味合理搭配；體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣蜁r令 菜式；控制好用餐標(biāo)準(zhǔn)及菜量，不鋪張浪費注意賓客民族

17、、宗教信仰，特別注意安排餐飲時不要安排賓客禁食菜肴物品準(zhǔn)備紅酒、白酒、洋酒等宴請標(biāo)準(zhǔn)例行節(jié)約，按照接待規(guī)格宴請。注重體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣Ｓe安排布置好來賓休息區(qū)、安排茶水確認(rèn)來賓到達(dá)時間，告知相關(guān)陪同人員提前15 分鐘到達(dá)餐廳等候引導(dǎo)來賓入座用餐過程用餐過程關(guān)注用餐動態(tài)、上菜進度，及時提醒服務(wù)員上米飯、水果、開 酒等。菜量不夠及時增點為領(lǐng)導(dǎo)添酒，加茶等，提供及時服務(wù)根據(jù)活動安排，適時開展攝影攝像工作。根據(jù)用餐進度和下一環(huán)節(jié)行程安排，用餐結(jié)束前15 分鐘告知有關(guān)工作人員，做好車輛安排、電梯預(yù)控等工作。宴會結(jié)束通知相關(guān)接待人員、駕駛員做好車輛準(zhǔn)備協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)將來賓送至門口或上車地點道別在來賓離開時及時關(guān)注是

18、否有遺留物品清點酒水，做好結(jié)算工作工作項目工作內(nèi)容用車安排賓客用車，提前安排（司機姓名、電話、車牌號）車輛安排根據(jù)接待方案，駕駛員提前熟悉來賓行程，對行車路線進行設(shè)計，必要 時踩點，選擇最佳路線，對可能出現(xiàn)的異常情況做好預(yù)案路線選擇駕駛員應(yīng)提前檢查車況，檢查車上空調(diào)、影音設(shè)備，確保油料充足，準(zhǔn) 備好通行費用，根據(jù)行程，提前準(zhǔn)備好通行證件駕駛禮儀穿著正式工作服保持服飾整潔、面容清潔使用禮貌用語，服從接待現(xiàn)場安排車輛編號車輛超過三輛時，應(yīng)對車輛進行編號車上物品配備并及時更新紙巾，礦泉水、雨傘、常用藥及當(dāng)?shù)氐貓D（有女士賓客 根據(jù)天氣需要準(zhǔn)備披肩）行車服務(wù)在來賓上車前開啟車內(nèi)空調(diào)，置于合適溫度，來賓上

19、車后主動詢問溫度 是否適宜，影音音量是否合適。主動告知目的地及車程每天用車結(jié)束后，應(yīng)及時清洗、除味、消毒，清理垃圾，保持車內(nèi)干凈 衛(wèi)生幫助賓客提拿行李來賓下車后，應(yīng)檢查車內(nèi)是否有來賓遺忘的物品工作項目工作內(nèi)容負(fù)責(zé)提前勘察現(xiàn)場，確定站位人員、保安人員及分工安保措施備好通訊設(shè)備，保證信息溝通暢通對車輛停放進行合理布控設(shè)施設(shè)備保證電、空調(diào)等運轉(zhuǎn)正常攝影攝像設(shè)備準(zhǔn)備，保證電量充足物資瓶裝水、雨傘等運送供應(yīng)工作項目工作內(nèi)容信息落實落實參觀目的、時間及具體視察的基層單位或項目了解視察地點當(dāng)天的天氣情況前期準(zhǔn)備相關(guān)部門填寫參觀接待來訪信息表報領(lǐng)導(dǎo)審核落實參觀陪同領(lǐng)導(dǎo)、人員名單通知參觀廠區(qū)做好接待準(zhǔn)備并轉(zhuǎn)發(fā)接

20、待方案等資料將接待方案及參觀接待工作通知單（附件）發(fā)送至參加接待的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參與配合的相關(guān)部門和個人做好安保安排落實用車安排，確定行車路線提前做好工作匯報材料及答疑準(zhǔn)備提前聯(lián)系好對應(yīng)的廠區(qū)，錯開生產(chǎn)檢修等影響參觀效果的工作參觀廠區(qū)應(yīng)提前做好清掃、保潔工作，特別是參觀通道。注意臭味控制做好現(xiàn)場布置工作提前準(zhǔn)備安全帽、護目鏡等防護工具并擺放整齊落實接待講解員，并根據(jù)來賓調(diào)整講解詞。準(zhǔn)備好講解所需相關(guān)講解設(shè) 備，并確保電量充足及備用設(shè)備現(xiàn)場實施接待領(lǐng)導(dǎo)及接待人員著裝整齊，戴好工作證至少提前十分鐘在廠門口站 立迎接發(fā)放礦泉水和安全帽等防護工具協(xié)調(diào)落實下一步接待準(zhǔn)備掌握參觀時間，保證活動按計劃進行送賓客

21、上車，目送賓客離開1. 會前準(zhǔn)備工作項目工作內(nèi)容室內(nèi)環(huán)境室內(nèi)空氣清新，地面干凈整潔，無雜物。窗簾窗簾高度一致，左右對齊，上下對齊根據(jù)會議需要調(diào)整適宜光線，會議結(jié)束后全部關(guān)閉綠色植物無黃葉、殘葉，盆內(nèi)無雜物，渣土；盆外干凈無水印簽到臺根據(jù)與會人數(shù)及要求來確定會場布局簽到工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。打印簽到處標(biāo)簽及溫馨提示等。準(zhǔn)備簽到表和筆。并備份主席臺主席臺的桌面一般較臺下桌面寬根據(jù)需要準(zhǔn)備鮮花，鮮花不宜過高，避免擋住主席臺領(lǐng)導(dǎo)面容會議桌會議桌保持整潔，除擺放所必須的紙巾，wifi 提示牌等，不擺放其他雜物從左到右依次擺放：姓名牌、瓶裝水（標(biāo)識朝內(nèi)）、茶杯（杯柄朝右下方45° ）寫字板距離桌邊

22、10cm，內(nèi)附3張白紙或公司信紙簽字筆放置在寫字板右側(cè)，筆尖朝上，標(biāo)識朝上果盤根據(jù)數(shù)量合理均勻擺放（一般兩位中間放置一盤）紙巾盒根據(jù)數(shù)量均勻擺放，少量時擺放在會議桌中線區(qū)域，數(shù)量足夠時，每兩個座位之間擺放一盒紙巾，抽紙折成三角形會議桌上還應(yīng)有備用鉛筆和橡皮擦、激光筆、翻頁器會議椅椅子與桌邊距離30cm，椅子與椅子之間距離30cm，所有椅子椅背成一條直線講臺講臺位置應(yīng)放置在主席臺右側(cè)，略前于主席臺座位一般重要嘉賓講話需要在講臺擺放鮮花，但注意鮮花不可遮住講話人面 容講臺放置兩支話筒，以備一支話筒出現(xiàn)故障仍不影響會議話筒需提前調(diào)試，注意音量適當(dāng)如領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓有講稿，需注意講臺上方是否足夠明亮或太刺眼

23、簽約臺如舉辦簽約儀式，一般以主席臺為簽約臺，面對觀眾席制作簽約雙方名稱牌，分別放置在簽約臺左側(cè)和右側(cè)簽約臺后僅擺放兩張椅子，見證嘉賓一般安排站立在簽約人身后簽約臺上應(yīng)事先放置好簽署的協(xié)議及簽字筆，并由禮儀人員為雙方簽約 代表翻開協(xié)議書和交換協(xié)議輔助工具根據(jù)需要準(zhǔn)備白板，寫字筆、白板擦、磁鈕等設(shè)備調(diào)試會議上如需使用投影，應(yīng)提前準(zhǔn)備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕， 提前做好調(diào)試提前半天準(zhǔn)備好會議上將用到的PPT等材料，存入會議用筆記本電腦，進行提前演示音響避免聲音過大過小或嘯叫桌麥聲音清晰無雜音，音量適中激光筆、翻頁器放置在電腦旁并保證點亮充足合影的預(yù)備綜合考慮天氣、光線、空間等條件，選擇合適合影

24、地點確認(rèn)合影人員名單和排序在前排座椅椅背天上姓名牌為主要領(lǐng)導(dǎo)排位攝影師應(yīng)提前到位檢查拍攝效果室內(nèi)合影，可在合影地點適當(dāng)擺放綠色植物，以后烘托效果人數(shù)較多時可利用階梯進行分行排序茶水準(zhǔn)備提前十五分鐘準(zhǔn)備好會議所需要的水、茶葉根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)特殊要求可相應(yīng)準(zhǔn)備咖啡，檸檬水等茶水約七分滿，杯外無水漬茶歇提前安排好茶歇時間準(zhǔn)備好茶歇所需要的飲品、點心、水果等食物準(zhǔn)備好茶歇所用杯子、碟子、叉子、紙巾等做好食品的清洗及存放2.會中服務(wù)工作項目工作內(nèi)容會務(wù)人員會議室全程要有一名會務(wù)人員留在會議室，保障會務(wù)服務(wù)工作。隨時關(guān)注主持人及主要領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)其示意提供及時服務(wù)會議保障按照會議議程，全程做好多媒體、話筒等設(shè)備的保障

25、和切換工作。會場協(xié)助協(xié)助匯報人做好PPT 文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作會議有分組討論的，提前做好討論會場準(zhǔn)備茶水服務(wù)及時添加茶水。一般首次加茶時間為15 分鐘，后約每20 分鐘加茶一次。以不大然會議進行為基本原則。根據(jù)需要提前準(zhǔn)備好茶歇。茶水、咖啡、水果、點心等。并及時補充清潔保障中場休息要及時做好會場清潔，但注意避免更換賓客物品位置信息傳達(dá)及時了解會議的進展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好下一步安排3.會后整理工作項目工作內(nèi)容資料整理回收會場遺留資料，保密資料要按照保密規(guī)定處理PPT 等電子版資料注意轉(zhuǎn)移或刪除設(shè)備管理關(guān)閉、復(fù)原會議所使用所有設(shè)備關(guān)閉照明、空調(diào)清潔保障做好會場清潔，復(fù)原桌椅位置檢查

26、是否有來賓遺漏物品，及時歸還給賓客工作項目工作內(nèi)容物料準(zhǔn)備租賃拱門、氫氣球、彩旗等物品音響設(shè)備人員安排嘉賓邀請（政府人員、新聞媒體、合作伙伴等）我公司發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)制作邀請函發(fā)送至嘉賓手中，并及時提醒，主持人選定。提前溝通活動流程，監(jiān)管主持臺詞禮儀人員?？梢蕴暨x員工中形象好、氣質(zhì)佳的者為禮儀人員并進行培訓(xùn)。 負(fù)責(zé)現(xiàn)場嘉賓簽到、引領(lǐng)及發(fā)放禮品資料袋等安排一位工作人員專門負(fù)責(zé)與策劃公司對接工作，溝通活動流程、演藝 人員、整體調(diào)度等文字材料領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、祝酒詞提前兩天完成并發(fā)送至發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)主持人主持稿，提前一天由工作組組長審定配合新聞媒體報道、公司網(wǎng)絡(luò)宣傳等書寫宣傳材料。注意：媒體通稿需 由我公司領(lǐng)導(dǎo)審定

27、后才可發(fā)布活動現(xiàn)場布置做好現(xiàn)場衛(wèi)生清潔，水池清洗換水等氣氛布置：彩虹門、花籃、彩旗、空飄、懸掛橫幅等布置合理、美觀禮炮，鞭炮、冷焰火等活動舞臺搭建和布置簽到處布置、講話臺布置、桌椅準(zhǔn)備和布置歡迎牌、指引牌準(zhǔn)備活動開始前一個小時播放暖場音樂物品接待用花生、糖果、水果等食品紀(jì)念品。選定紀(jì)念品標(biāo)準(zhǔn)集中采購，做好紀(jì)念品包裝紀(jì)念品發(fā)放嘉賓胸花準(zhǔn)備活動流程把控如有復(fù)雜流程或是演藝人員應(yīng)提前進行彩排現(xiàn)場人員到齊之后，再邀請領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓入場儀式需選定在合適時間，儀式方式要符合慶典主題、氣氛。確定進行儀式的領(lǐng)導(dǎo)檢查儀式啟動無誤注意制定突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案三、接待后總結(jié)工作工作項目 前期工作總結(jié)接待前準(zhǔn)備工作不足或遺

28、漏的方面工作內(nèi)容接待前工作存在的改進方法接待環(huán)節(jié)總結(jié)接待中行程、住宿、用餐、用車安排及迎送等存在的問題接待環(huán)節(jié)中存在的問題的解決辦法及優(yōu)化方案接待環(huán)節(jié)中創(chuàng)新的工作方法總結(jié)其他更新來賓信息及時完成費用的核實和匯總，做好結(jié)算工作如有媒體參與，注意關(guān)注后期動態(tài)及反饋，為企業(yè)經(jīng)營決策提供借鑒。評 估活動經(jīng)濟效益、社會效益、實際效益、潛在效益等。工作項目工作內(nèi)容來往公文拜訪函、通知、領(lǐng)導(dǎo)批件、聯(lián)系方式相關(guān)資料接待方案、行程安排、匯報材料、交流材料等相關(guān)材料參觀資料參觀點介紹資料文字資料會議紀(jì)要，重要領(lǐng)導(dǎo)講話稿等接待總結(jié)接待書面總結(jié)圖像音像資料現(xiàn)場照片、錄像、錄音等來賓重要信息主賓簡歷及其他個人信息，包括

29、民族、出生年月、籍貫、飲食習(xí) 慣、愛好忌諱等第三章座次安排（一）用餐座次安排1. 桌次和座次安排原則（ 1）因地制宜桌次和座次的安排應(yīng)根據(jù)來賓級別、陪同領(lǐng)導(dǎo)和人員級別以及餐廳現(xiàn)場實際情況確定。（ 2）右高左低當(dāng)兩人一同并排就座時，通常以右為上座，以左為下座。（ 3）中座為尊三人一同就餐時，居中坐者在位次上要高于在其兩側(cè)就座之人。（ 4）面門為上倘若用餐時，有人面對正門而坐，有人背對正門而坐，依照禮儀慣例則應(yīng)以面對正門者為上座，以背對正門者為下座。（ 5）觀景為佳如用餐時有優(yōu)美的景致或高雅的演出可供用餐者觀賞， 此時應(yīng)以觀賞角度最佳處為上座。（ 6）臨墻為好在某些餐廳用餐時，為防止過往侍者和食客

30、的干擾，通 常以靠墻之位為上座，靠過道之位為下座。（ 7）臨臺為上宴會廳內(nèi)若有專用的講臺時，應(yīng)該以靠講臺的餐桌為主 桌，如果沒有專用講臺，有時候以背鄰主要畫幅的餐桌為主 桌。（ 8）各桌同向如為宴會場所，各桌上的主賓位都要與主桌主位保持同 一方向。（ 9）以遠(yuǎn)為上當(dāng)桌子縱向排列時，以距離宴會廳正門的遠(yuǎn)近為準(zhǔn)，距2. 桌次排列在宴請活動中，往往采用圓桌布置菜肴、酒水。（ 1 ）由兩桌組成的小型宴請。這種情況又可以分為兩桌橫排和兩桌豎排的形式。當(dāng)兩桌橫排時，桌次是以右為尊，以左為卑，其右和左，是由面對正門的位置來確定。當(dāng)兩桌豎排時，桌次是以遠(yuǎn)為上，以近為下，其遠(yuǎn)和近，是以距離正門的遠(yuǎn)近來確定。（

31、2 ）由三桌或三桌以上的桌數(shù)所組成的宴請。在安排多桌宴請的桌次時，除要注意“面門定位”、 “以右為尊”、“以遠(yuǎn)為上”等規(guī)則外，還應(yīng)兼顧其他各桌距離主桌的遠(yuǎn)近。通常距離主桌越近，桌次越高；距離主桌越遠(yuǎn)、桌次越低。安排桌次時，所用餐桌的大小、形狀要基本一致。除主桌可以略大外，其他餐桌都不要過大或過小。為確保在宴請時來賓及時、準(zhǔn)確地找到自己所在的桌次，應(yīng)在行程安排表中注明宴會的桌次或在宴會廳入口懸掛宴會桌次排列示意圖，并安排工作人員引導(dǎo)來賓按桌就座，同時在每張餐桌上擺放桌次牌（用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫）。桌次最終排列次序視現(xiàn)場實際情況確定。3. 座次排列各餐桌上的具體位次也有主次分別。一般主人或身份高于主人

32、的主賓面對正門居上座，其他人的位次依據(jù)距離主人或主賓的遠(yuǎn)近而定，以右為尊，以近為上；舉行多桌宴請時，每桌都要有一位主桌主人的代表，位置一般和主桌主人同向， 有時也可以面向主桌主人；如果室內(nèi)外有景致或演出時，觀賞角度最好的座位則為上座。座次通用排列次序如圖（最終排列次序視來賓級別和賓主雙方人數(shù)等情況確定）。西餐長桌座次安排西餐（單主陪式）：適用于客人較少或主賓比較突出的情況。西餐（雙主陪式）：適用于客人較多且客人重要性比較相近的情況。單主陪式雙主陪式（二）乘車座次安排1. 小轎車的座位，如有司機駕駛時，1 號座位在司機的右后方， 2 號座位在司機的正后方，3 號座位為后排中間（一般不安排此座位）

33、，副駕駛座位末席。2. 如果由主人或者領(lǐng)導(dǎo)親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后 排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排中間座為末席。兩排五人座轎車司機4231三排七人座轎車司機654231多人巴士司機32通 道165498712111016151413主席臺人數(shù)為奇數(shù)時主席臺人數(shù)為偶數(shù)時單邊為偶數(shù)1 .合影留念一般主人居中，主人右側(cè)為第一主賓，左側(cè)為第 二主賓，領(lǐng)導(dǎo)站位同主席臺位置2 . 兩排合影主要領(lǐng)導(dǎo)可站或坐在第一排3 . 多排合影主要領(lǐng)導(dǎo)可站在第二排或坐在第一排4 兩端的位置不要留給客人第四章接待注意事項一、外事接待注意事項（一）接待原則。1. 身份對等的原則。接待外方人士的禮賓規(guī)格，應(yīng)與外方人士的具體身份相稱，同時還應(yīng)參照外方在接待我方身份相仿者時所采用的具體禮賓規(guī)格；2. 保密的原則。外事接待活動中應(yīng)注意內(nèi)外有別，認(rèn)真遵守執(zhí)行國家保密規(guī)章制度，嚴(yán)格保守國家秘密和企業(yè)機密；3. 平等對待和有所區(qū)別的原則。外賓接待中要在平等待客為先的正確理念下，在身份對等與一律平等的同時，還應(yīng)充分尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣。（二）注意事項1. 信息處理：提前