泛海物業(yè)檔案管理手冊

1、檔 案 管 理 手 冊、八刖 百檔案是歷史的真實記錄，是企業(yè)發(fā)展過程的見證。為確保公司檔案資源的 真實、完整、有效，使檔案資源更好地服務(wù)于企業(yè)的改革與發(fā)展，現(xiàn)依據(jù)中 華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法等有關(guān)法律、法 規(guī)和制度，堅持系統(tǒng)性、實用性、可操作性原則，針對公司檔案工作現(xiàn)狀，著 眼于公司未來發(fā)展，編制了檔案管理手冊（以下簡稱“手冊”）。手冊由“機構(gòu)設(shè)置與職責(zé)”、“檔案分類方案”和 “檔案管理制度” 三部分組成，其中“檔案管理制度”包括“文件歸檔管理制度”、“公司檔案 日常保管制度”、“會計檔案管理制度”、“聲像檔案管理制度”、“信用 檔案管理制度”和“電子檔案管理制度”。三

2、部分全面介紹了檔案工作的內(nèi)容、 工作方法、操作技能等，直接指導(dǎo)公司檔案工作的實踐。手冊中所稱“公司”指泛海物業(yè)管理有限公司。手冊中所稱“所屬各單位”指公司所屬子公司、分公司、在京管理處、 會所手冊適用于公司總部及各所屬單位。所屬各單位參照本手冊制定本單位檔案管理制度二0一二年二月目錄第一部分檔案機構(gòu)設(shè)置與職責(zé)第一章總則第一條公司根據(jù)物業(yè)管理行業(yè)特點及公司運行管理模式，按照 “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，積極搭建檔案管理體系，形成公司 和所屬各單位齊抓共管的工作格局。第二章 檔案機構(gòu)設(shè)置及崗位管理職責(zé)第二條檔案管理機構(gòu)設(shè)置（一）公司總經(jīng)理是檔案管理的最終領(lǐng)導(dǎo)人；公司行政管理部為 執(zhí)行機構(gòu)，主要負(fù)

3、責(zé)公司檔案的管理，并對所屬各單位檔案管理工作 進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案室是集中保管公司檔案的館藏機構(gòu)，是公司所有檔案 的最終保管地。公司總部和所屬各單位必須配置檔案室， 部門配置專 用檔案柜。（三）公司配置公司級檔案管理員，同時兼任公司總部單位檔案 管理員，統(tǒng)籌公司總部及所屬各單位檔案管理工作；所屬各單位配置 單位檔案管理員，統(tǒng)籌管理所在單位檔案工作，負(fù)責(zé)接收、收集、整 理、保管和提供利用各類檔案。各部門按需求配備 部門級檔案管理員, 自行保管檔案的部門必須配有部門檔案員，負(fù)責(zé)部門檔案管理工作。（三）所屬各單位檔案的管理分為三個階段。 第一階段：由部門 檔案員保管，在項目發(fā)生、檔案產(chǎn)生

4、時，第一時間交部門檔案員保管， 將檔案進行初步整理，確保第一時間產(chǎn)生的檔案不流失。第二階段： 由公司檔案員在本單位保管，各部門、項目根據(jù)檔案的重要程度和移 交期限，將檔案分類、分批送交檔案室。第三階段：定期向公司行政 管理部移交（具體條款見公司檔案日常保管制度第五章檔案的 移交）。第三條公司及所屬各單位檔案員職責(zé)（一）認(rèn)真貫徹黨和國家及上級主管部門關(guān)于檔案工作的法律法 規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結(jié)，并對總部各部 門、所屬各單位檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。（二）負(fù)責(zé)對所在單位各部門 各類檔案的接收、分類、編制檢索 工具，進行科學(xué)的系統(tǒng)管理，有權(quán)拒絕接受不符合歸檔要求的檔案

5、， 有權(quán)要求有關(guān)部門或所屬各單位按標(biāo)準(zhǔn)重新收集齊全完整 。（三）對檔案進行保管、登記、統(tǒng)計和 定期清查工作。所屬各單 位檔案員每月對單位檔案進行 自查，將具體情況以文字形式 上報公司 行政管理部；公司檔案員每年對所屬各單位檔案管理工作進行 抽檢， 對不符合要求的及時提出整改意見并跟進整改情況。（四）對重要檔案進行整理立卷。（五）按照集團要求，建立 統(tǒng)一格式的公司檔案臺帳，規(guī)范全公 司檔案臺賬系統(tǒng)，所屬各單位檔案員須將每年檔案臺帳上報至公司行 政管理部備案。（六）公司及單位檔案員積極配合人力部門和財務(wù)部門檔案管理 工作，做好整體檔案的銜接。（七）提供檔案利用服務(wù)，并對檔案室資源進行開發(fā)利用，編寫

6、 大事記與專題，更好的發(fā)揮檔案價值，體現(xiàn)公司歷程與風(fēng)采 。（八）對檔案室館藏進行補充和完善，如設(shè)置 分類表、增加新項 目、修訂目錄等。（九）積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體人員的檔案意識。 對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報處理意見。（十）組織部門檔案員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和 業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（十一）樹立和加強保密觀念，做好文件、資料，檔案的保密、 保管工作。第四條 公司各部門、所屬各單位部門檔案員職責(zé)（一）部門檔案員負(fù)責(zé)本部門的檔案工作，承擔(dān)本部門文件、資 料、圖紙和實物檔案的形成、積累、保管、整理、立卷歸檔工作，工 程資料應(yīng)隨工程進度同步收集、整理并按有關(guān)要求向單位檔案員移 交，保證歸檔

7、文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（二）根據(jù)部門不同各類文件形成的特征，及時制定案卷類目， 合理分類存放，便于平時利用和立卷歸檔。（三）主動接受單位檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查， 并按規(guī)定時 間向公司檔案員移交。歸檔案卷要做到： 組卷合理，編碼頁號準(zhǔn)確， 目錄填寫清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。（四）財務(wù)部門、人力部門的檔案員負(fù)責(zé)該專項檔案的管理工作（五）人事部門檔案員負(fù)責(zé)人事檔案的收轉(zhuǎn)， 及時將收集的人事 檔案材料轉(zhuǎn)遞至員工檔案存放地。（六）積極宣傳和執(zhí)行中華人民共和國檔案法和中華人民 共和國保守秘密法，注意文件材料的安全和保密工作。第二部分 檔案分類方案第一章 檔案分類原則第一條 檔案分類原則是以公司全部檔

8、案為對象，依據(jù)公司管理職能， 結(jié)合檔案構(gòu)成的內(nèi)容及其形成特點， 保持檔案之間的有機聯(lián)系，既能滿足檔案分類管理的需求， 又可適應(yīng)今后發(fā)展的需要， 具有一定的包容性和延伸性，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。第二條 為了便于管理利用，本方案只設(shè)到二級類目。二級及以下類目可根據(jù)實際自行調(diào)整。第二章 類目的設(shè)置及標(biāo)識符號第三條 根據(jù)管理職能及公司檔案的實際情況，本公司檔案分類設(shè)置六個一級類目。 即： 黨群工作類、 行政人事管理類、 經(jīng)營管理類、品質(zhì)管理類、物業(yè)管理類、會計檔案類。 有些檔案難以歸入以下大類的，可根據(jù)實際需要增設(shè)一級類目。第四條 類號：類號是指類目的標(biāo)識符號。用以表示類目在分類體系中的位置和排列順

9、序。類目的級位表示上下位的隸屬關(guān)系。黨群工作類A行政人事管理類B經(jīng)營管理類C品質(zhì)管理類D物業(yè)管理類E會計檔案類 第五條 分類二級及二級以下類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字?jǐn)?shù)字標(biāo)識，并采用八分法編號，即從1.2.8，八位數(shù)字表示前八個類目，第九類目則在9的后面擴展，第九類目用91,第十類目用92依此類推，直至第十六類目用 98 結(jié)束。第三章 檔案的分類方法及編號排列第六條 編號是用來標(biāo)識檔案的一組代碼，具有唯一性，檔號不得重復(fù)。檔案的編號一般編寫在 案卷封面和脊背 上，在編號時，英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不用隔開。 阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識的類目層次中間用間隔號“”隔離開，分類號與時間、案卷號中間用間隔號“ - ”隔離開

10、。第七條黨群工作類、行政人事管理類、經(jīng)營管理類、品質(zhì)管理類分別按“ 專題年度” 進行分類，一個年度一個案卷流水號。第八條為了保持項目的完整性，根據(jù)物業(yè)管理的特點，特規(guī)定將基礎(chǔ)管理類、 房屋管理及維修養(yǎng)護類、 共用設(shè)施設(shè)備管理類、 保安、消防車輛管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、綠化管理類、精神文明建設(shè)類、管理效益類作為物業(yè)管理類的 二級類目 。 物業(yè)管理類的三級類目按物業(yè)管理項目設(shè)置。第九條 會計檔案類的二級類目按文件形式（名稱）設(shè)置。 按大類分屬類編號排列，即在會計檔案類下分別按 會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告 及其他等四個二級類目順序排列， 每個二級類目內(nèi)再分別按年度/月份順序排列。第十條聲像檔案、信

11、用檔案及電子檔案等其他非紙質(zhì)形式的檔 案，其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)檔案有不可分割的聯(lián)系，一般 不單獨設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征在區(qū)分載體形式的前提下，同紙質(zhì)檔案對應(yīng)分類編號，按類別順序排架?？紤]其載體形式和保管要求不 同，應(yīng)分柜保管。聲像檔案、信用檔案、電子檔案采用按類別區(qū)分代號的大流水編 號，按類別分別排架的方法， 聲像檔案的代號為“ S',信用檔案的 代號為“ X”，電子檔案的代號為“ D'。第十一條檔號示意：一、公司總部檔號示意：例：F01-2011.01-04第四卷2011年1月級類目（會計檔案）二級類目（會計憑證） 二、分公司檔號示意：例：民生金融中心行政部201

12、1年1月第四卷檔號如下MS-B01.02-2011.01-04第四卷2011年1月一級類目（行政類）二級（公司來文） 單位代碼第十二條案卷排架（一）黨群工作類、行政人事管理類、經(jīng)營管理類、品質(zhì)管理 類，分別按大類、年度、專題 排架，即把同一大類的案卷首先按年度分排。（二）物業(yè)管理類按大類、年度、項目（一個項目、一個年度、 一個專題）排架。對于分階段和項目更新、改造、維護、維修中形成 歸檔的文件材料，采取預(yù)留空位的方式保持項目檔案的完整、系統(tǒng)。（三）會計檔案按會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他分別進 行排架。第四章 檔案分類、歸檔范圍與保管期限表一級類目 名稱（代號）二級類 目名稱 （代號）基本

13、范圍保管期 限AWX 收01 W 綜合黨群綜合公司有關(guān)黨組織、工會工作形成的請示、報告、通 知、決定永或長B行政人 事管理類01行政 工作01公司歷史 編制工作歷史沿革、基本情況介紹、大事記、年鑒及編制永久02公司來義1、公司來義、內(nèi)部簽報三年03公司發(fā)文2、公司發(fā)文、工作聯(lián)系函、（紅頭文件）三年04會議材料1、年度，作會議全套材料三年2、召開的重要專業(yè)會議成套材料（需要執(zhí)行的）3、周工作例會形成的文件材料及會議記錄、紀(jì)要 等4、綜合性和專業(yè)會議文件材料5、公司內(nèi)部各部門、各子公司會議紀(jì)要05公司綜合 性事務(wù)工作1、年度綜合性、專題性規(guī)劃、方案、計劃、總結(jié)、 通知（重要的）永久2、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單、

14、傳閱文件三年3、參與社會活動形成的長或短4、重要信訪材料永久5、車輛、會議、出差等行政類規(guī)章制度長或短02機構(gòu) 設(shè)置與 人力資機構(gòu)設(shè)置與 人事任免材 料1.公司成立、合并、撤銷、企業(yè)變更名稱、性質(zhì)、 遷址等材料永久2.公司制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、計劃、總長或短源結(jié)、通知、決定等3.機構(gòu)設(shè)置、人員編制方面的文件材料長期4.公司員工的任免與招聘、升降、獎懲永久5.員工招聘錄用、辭退等長或短人力資源管 理1.勞動工資計劃、總結(jié)、報表、工資調(diào)整、改革方 案警永或長2.員工教育、培訓(xùn)名單、合同、教材等培訓(xùn)方面的 文件材料永或長3.公司員工工資、晉級、調(diào)資、轉(zhuǎn)正等長或短4.統(tǒng)計報表、員工名冊、勞動合

15、同永或長C經(jīng)營管 理類01經(jīng)營 決策企業(yè)管理1、公司重大戰(zhàn)略性經(jīng)營決策、企業(yè)改革發(fā)展規(guī)劃、 方針目標(biāo)管理（年度的、長遠的）永久2、經(jīng)營工作會議全套材料長期02綜合 管理綜合工作1、企業(yè)注冊登記、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級中報、審 查資料、法人授權(quán)的委托書、公司整頓和升級等資 料永久2、公司社會信譽記載資料永久3、管理體系、認(rèn)證資料、證書等永或長4、獎勵證書（重要的/一般的）長或短5、公司經(jīng)營產(chǎn)生的各類證照永或長03股證 業(yè)務(wù)股證業(yè)務(wù)1、公司章程，三會議事規(guī)則，專門委員會實施細 則，股證業(yè)務(wù)的相關(guān)制度等永或長2、董事會（專門委員會）、監(jiān)事會會議文件材料 及會議記錄、決議及其他相關(guān)永久3、股東大會文件材料

16、及會議記錄、決議及其他相 關(guān)永久4、報送監(jiān)管機構(gòu)文件及重要復(fù)函原件永或長5、監(jiān)管機構(gòu)及證券交易所重要批復(fù)文件永或長6、公司定期報告永或長7、投資關(guān)系管理有關(guān)資料，公司與投資者交流記 錄長或短8、公司股權(quán)變動文件永久高管資料1、基本資料，身份證復(fù)印件、聲明與承諾等永久2、高管考核文件永久資本運作1、非公開發(fā)行文件存檔永或長2、公司債包括上報、評級文件永或長公文董事會、監(jiān)事會公文、紅頭文件永久合同對外簽訂合同原件（股證事務(wù)相關(guān)）永久其他資料泛海物業(yè)簡訊等長或短04審計 管理審計管理1.公司審計工作計劃、報告、總結(jié)、決定、辦法、 報表、會議紀(jì)錄與紀(jì)要等永或長2.本企業(yè)專項審計的通知、報告、決定、評價

17、書、 調(diào)查與證明等材料永或長3.財務(wù)監(jiān)督、財務(wù)審計永或長4.對所屬公司主要成員進行經(jīng)濟責(zé)任和資產(chǎn)經(jīng)營 審計永或長5.工程造價管理永或長05案件 管理案件管理1、公司涉訴案件報告、總結(jié)等文件永或長2、立案、起訴、開庭、上訴等相關(guān)材料永或長3、委托代理合同及授權(quán)文件永或長4、法律意見書、代理意見和證據(jù)材料永或長5、判決書、裁定書、調(diào)解書、判決書等司法文書永或長06計劃計劃1、公司中長期計劃、年度計劃永久2、有關(guān)計劃工作的管理長或短07財務(wù) 管理財務(wù)管理1.財務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、通知永或長2.財務(wù)管理計劃、總結(jié)、報表永或長3.流動資金核定永或長4.固定資產(chǎn)的新增、報廢、調(diào)撥永或長5.專項資金的提

18、取、分配永或長資金管理1、成本核算、經(jīng)濟活動分析等長或短2、工程款清欠工作形成的文件材料長期價格管理關(guān)于價格管理、各種補貼補貼標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的文件長期08物資 管理物資采購與 供應(yīng)1、招標(biāo)、調(diào)研、定標(biāo)、采購申請、采購計劃、合 格供方管理檔案等永久2、與供貨單位簽訂的料具、購配件供應(yīng)合同長期09發(fā)展 經(jīng)營物業(yè)管理投 標(biāo)物業(yè)管理業(yè)務(wù)投標(biāo)、管理策劃類資料長期D品質(zhì)管 理類01管理 體系二標(biāo)體管理體系策劃、管理體系文件、管理評審等長或短長或短長或短02品質(zhì) 監(jiān)控內(nèi)、外部審核管理目標(biāo)控制、品質(zhì)監(jiān)控、目標(biāo)責(zé)任考核、內(nèi)部審 核、外部審核等長或短E物業(yè)管 理類01基礎(chǔ) 管理按規(guī)劃要求 建設(shè)，住宅及 配套設(shè)施投 入使

19、用1、建設(shè)用地規(guī)劃許可證2、建設(shè)工程規(guī)劃許可證3、規(guī)劃總平面圖、道路規(guī)劃圖、市政設(shè)施管網(wǎng)綜 合規(guī)劃圖、綠地規(guī)劃圖、建筑工程消防驗收意見書、 人防驗收報告、建筑名稱核準(zhǔn)書等與項目建設(shè)肩關(guān) 的資料4、規(guī)劃變更批準(zhǔn)義件5、臨建房屋批準(zhǔn)文件6、竣工備案表7、項目竣工總平面圖8、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備安裝竣工圖9、附屬公建配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖10、設(shè)施設(shè)備安裝、使用和維修保養(yǎng)技術(shù)資料11、各單項，程竣工驗收證明材料永久已辦理承接 查驗手續(xù)1、公共區(qū)域及共用設(shè)施設(shè)備承接查驗資料2、業(yè)主專屬部分分戶承接查驗資料3、遺留問題處理記錄4、竣工資料移交記錄5、房屋質(zhì)量保證書和房屋使用說明書6、房屋銷售合同及

20、附件樣本7、開發(fā)企業(yè)向第二方承諾匕物業(yè)服務(wù)有關(guān)的資料 （如銷售承諾、設(shè)備售后服務(wù)資料等）永久由一家物業(yè) 服務(wù)企業(yè)實 施統(tǒng)一專業(yè) 化管理1、物業(yè)服務(wù)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書永久2、專項服務(wù)單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等復(fù)印件3、專項服務(wù)合同滿足物業(yè)服務(wù)合同和安全生產(chǎn)要 求4、專項服務(wù)單位的選擇、監(jiān)督檢查、評審記錄短期建設(shè)單位在 銷售房屋前，與選聘的物 業(yè)服務(wù)企業(yè) 簽訂前期物 業(yè)服務(wù)合同，雙方責(zé)權(quán)利 明確1、與建設(shè)單位簽訂的前期物業(yè)服務(wù)合同永久在房屋銷售 合同簽訂時，購房人與物 業(yè)服務(wù)企業(yè) 簽訂前期物 業(yè)服務(wù)協(xié)議，雙方責(zé)權(quán)利 明確1、前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議或臨時管理規(guī)約承諾書永久建立專項維 修資金，其管 理、

21、使用、續(xù) 籌符合有關(guān) 規(guī)定1、 專項維修資金繳納記錄（僅適用于住宅項目）2、 專項維修資金使用記錄， 包括申請、批準(zhǔn)、備案、施工管理及驗收記錄3、 房屋及設(shè)施設(shè)備大中修管理規(guī)定 （僅適用于 大廈項目）永久房屋使用手 冊、裝飾裝修 管理規(guī)定及 管理規(guī)約等 各項公眾制 度1、房屋使用手冊2、裝飾裝修管理規(guī)定3、管理規(guī)約永久業(yè)主委員會 按規(guī)定程序程履行職責(zé)1、業(yè)主委員會成立的備案資料及履行職責(zé)的記錄永久業(yè)主委員會 與物業(yè)服務(wù) 企業(yè)簽訂物 業(yè)服務(wù)合同，雙方責(zé)權(quán)利 明確1、與業(yè)主委員會簽訂的物業(yè)服務(wù)合同永久物業(yè)服務(wù)企 業(yè)制定爭創(chuàng) 計劃和具體 實施方案，并 經(jīng)業(yè)主委員 會同意1、公示爭創(chuàng)計劃及實施方案2、

22、專有帶B分占建筑物總面積的1/2以上的業(yè)主且 占總?cè)藬?shù)1/2以上業(yè)主同意的證明短期建立健全各 項管理制度、各崗位工作 標(biāo)準(zhǔn)及應(yīng)急 預(yù)案，后落實 措施及考核 辦法1、行政管理制度2、人事管理制度3、財務(wù)管理制度4、工程管理制度5、客戶服務(wù)管理制度6、公共秩序管理制度7、公共環(huán)境清潔管理制度8、園林綠化管理制度9、節(jié)能環(huán)保管理制度10、公眾安全及突發(fā)事件應(yīng)急制度11、安全生產(chǎn)管理制度12、安全警示標(biāo)志管理制度短期項目管理人 員和專業(yè)技 術(shù)人員持證 上崗；員工統(tǒng) 一#裝，佩帶1、管理人員接受專業(yè)培訓(xùn)并取得證書2、各類專業(yè)人員及各專項服務(wù)單位操作人員肩專 業(yè)技術(shù)崗位證書，包括消防監(jiān)控員、電梯維修工、

23、高低壓電工、公共衛(wèi)生從業(yè)人員健康檢查證明等3、員工佩戴工牌并對工牌實施管理短期明顯標(biāo)志，工 作規(guī)范，作風(fēng) 嚴(yán)謹(jǐn)4、員工著裝整齊，諦言、行為規(guī)范5、人事行政管理工作的實施計劃、實施記錄、考 核記錄應(yīng)用計算機、 智能化設(shè)備 等現(xiàn)代化管 理手段，提高 管理效率1、配備對講、監(jiān)控、門禁等不少于 3項智能化管 理服務(wù)設(shè)施2、配備計算機、傳真機、網(wǎng)絡(luò)等辦公設(shè)備，滿足合同要求3、計算機可實現(xiàn)對客戶信息、收費、房屋、設(shè)施 設(shè)備、工作計劃、財務(wù)、人事等工作的信息化管理長期在收費、財務(wù) 管理等方面 執(zhí)行后關(guān)規(guī) 定；至少每半 年公一次 物業(yè)服務(wù)費 收支情況1、按合同及相關(guān)規(guī)定收取各類費用2、費用收支憑證長期3、物業(yè)

24、服務(wù)費收支情況每半年公示一次，公示內(nèi) 容符合法規(guī)要求及合同約定短期房屋及其共 用設(shè)施設(shè)備 等檔案資料 齊全，分類成 冊，管理完 善，查閱方便一、房屋及設(shè)施設(shè)備管理資料1、上年度房屋、設(shè)施設(shè)備安全檢查表2、房屋完損等級評定記錄3、共用部位及共用設(shè)施設(shè)備月/年度維修養(yǎng)護計 劃4、共用部位及共用設(shè)施設(shè)備巡視檢查、維修養(yǎng)護 記錄5、使用環(huán)保、節(jié)能材料的實施記錄6、有限空間管理記錄7、空置房管理記錄二、檔案管理1、資料齊全，分類成冊，有目錄并查閱方便2、檔案使用管理記錄3、檔案保管環(huán)境、用具符合檔案管理規(guī)定短期分戶檔案、房 屋及其配套 設(shè)施權(quán)屬清 冊，查閱方便1、建立業(yè)主分戶檔案，基本信息齊全2、共用部

25、位及共用設(shè)施設(shè)備的產(chǎn)權(quán)清冊永久24小時值班， 設(shè)立服務(wù)電話，接受業(yè)主 和使用人對 物業(yè)服務(wù)報修、問詢、投 訴等各類信 息的收集和反饋，并及時 處理，有記錄1、值班表、值班/交班記錄2、公示服務(wù)電話，24小時受理客戶信息，有處理 記錄，按月進行統(tǒng)計分析3、設(shè)立客戶接待室，有專人負(fù)責(zé)接待客戶來訪4、有客戶回訪記錄，入戶維修回訪率不低于30% 投訴回訪率100%并按月進行統(tǒng)計分析5、接待人員使用服務(wù)諦言，具有專業(yè)服務(wù)素質(zhì)6、物業(yè)服務(wù)中心公示物業(yè)服務(wù)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資 質(zhì)證書，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)、項目負(fù)責(zé)人 照片短期定期進行滿 意度調(diào)查，對 合理的意見 及時整改，滿 意率達95犯 上1、征詢內(nèi)容應(yīng)

26、與物業(yè)服務(wù)合同中約定的服務(wù)內(nèi)容 相符2、每年集中進一次公開的物業(yè)服務(wù)滿意度調(diào)查，每次問卷率不低于85%3、滿怠率達到95%有統(tǒng)計分析4、征詢結(jié)果、整改措施及落實情況向業(yè)主公示，不少于7天5、整改措施落實情況記錄短期落實維修服 務(wù)承諾，維修 及時率100% 返修率不圖 于1%并啟回 訪t己錄1、維修工作單管理規(guī)范2、維修記錄與服務(wù)承諾相符3、每月對維修工作單進行統(tǒng)計分析，維修及時率100% 返修率/、高于1%4、回訪記錄與維修工作單相符短期主出入口設(shè) 有小區(qū)平向 示意圖，主要 路口設(shè)有路 標(biāo)，組團及 幢、單元（門）、戶門 標(biāo)勺標(biāo)志明 顯（僅適用于住宅項目）1、現(xiàn)場符合要求永久大廈、棟號、 樓層、

27、房號標(biāo) 志明顯，大堂 內(nèi)布置合理 并設(shè)立引路方向平面圖， 駐大廈各單 位名錄標(biāo)識 在大堂內(nèi)顯著位置（僅適 用于大廈項目）1、大廈名稱及地名標(biāo)志齊全2、樓層各類標(biāo)志齊全、完好、紜-3、大廈平向圖4、大廈內(nèi)單位位置指引牌永久無違反規(guī)劃 私搭亂建，無 擅自改變房 屋用途現(xiàn)象1、物業(yè)服務(wù)企業(yè)無違反規(guī)劃和擅自改變房屋用途 的行為，對違規(guī)行為進行勸阻、報告相關(guān)部門永久房屋外觀完 好、整潔；外 墻飾回、涂料 等裝飾無脫1、外墻清潔、完好、無破損、無脫落2、住宅項目每周對房屋外立間及附著物進行巡 視，大廈項目每月對大廈外立面及附著物進行巡視3、外墻清洗記錄短期02房屋 管理及 維修養(yǎng) 護落、無污漬室外廣告牌、

28、 霓虹燈等按 規(guī)定設(shè)置，保 持整潔統(tǒng)一 美觀，無安全 隱患或破損1、經(jīng)主管部門審批，手續(xù)齊全2、室外廣告牌、霓虹燈等安裝牢固、規(guī)范，無安 全隱患，有巡視檢查記錄。存在安全隱患要書面告 知，并限期整改3、對室外廣告牌、霓虹燈等設(shè)施的管理符合合同 約定長期陽臺封閉統(tǒng) 一有序，色調(diào) f不me 裝防盜網(wǎng)、遮 陽篷等1、對防盜網(wǎng)、遮陽篷安裝進行監(jiān)督管理2、對違反規(guī)定的行為進行勸阻、報告相關(guān)部門， 存在安全隱患要書面告知，并限期整改長期空調(diào)安裝位 置務(wù)冷凝 水集中收集， 支架無銹蝕1、對空調(diào)安裝位置進行監(jiān)督管理2、冷凝水統(tǒng)一收集，支架無銹蝕3、存在安全隱患要書面告知并限期整改長期房屋裝飾裝 修符合規(guī)定，禁

29、止拆改房 屋承重結(jié)構(gòu) 及管線等行為1、按有關(guān)規(guī)定辦理裝修手續(xù)，對裝修方案進行審核2、裝修管理協(xié)議、裝修安全管理協(xié)議3、裝修人員審核、備案記錄4、告知有關(guān)裝飾裝修的禁止行為和注意事項5、每日巡視檢查，對違反有關(guān)規(guī)定的行為進行勸阻、處理、才時相關(guān)部門6、裝修查驗記錄7、裝修管理資料分戶存檔8、未發(fā)生擅自變動主體和承重結(jié)構(gòu)影響房屋使用女全的行為9、裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)備案記錄10、消防主管部門批準(zhǔn)文件、專業(yè)改造設(shè)計審批文 件（僅適用于大廈項目）永久03共用設(shè)施設(shè) 備管理共用配套設(shè) 施完好，無隨 意改變用途1、現(xiàn)場查看符合規(guī)劃設(shè)計，配套設(shè)施完好永久共用設(shè)施設(shè) 備運行、使用1、設(shè)施設(shè)備完好無損2、

30、設(shè)施設(shè)備臺帳，便于查閱永久及維護按規(guī) 定要求后記 錄，無事故隱 患，專業(yè)技術(shù) 人員和維護 人員嚴(yán)格遵 守操作規(guī)程 與保養(yǎng)規(guī)范3、絕緣、。用具清單，按規(guī)定檢測4、各專業(yè)崗位人員配置方案5、年度設(shè)施設(shè)備維修養(yǎng)護計劃6、運行記錄齊全，內(nèi)容滿足合同、規(guī)范要求7、設(shè)施設(shè)備標(biāo)志管理符合規(guī)范，統(tǒng)一、完整，滿足安全運行需要8、能源定期監(jiān)控、統(tǒng)計、分析，節(jié)能措施落實到位9、設(shè)施設(shè)備巡檢、運行、維修養(yǎng)護記錄10、設(shè)施設(shè)備安全檢查、評定記錄11、排班、交接班記錄12、操作運行分級檢查記錄13、記錄定期進行統(tǒng)計分析、歸檔14、突發(fā)事件應(yīng)急物資15、專業(yè)崗位配置符合合同、行業(yè)操作要求，現(xiàn)場操作人員持證件上崗16、弱電、

31、避雷等安全系統(tǒng)運行正常設(shè)備機房有防小動物、防火等安全措施；張貼設(shè)備系統(tǒng)圖、應(yīng)急預(yù)案流程圖、特種作業(yè)人員資格證書短期室外無架空 管、線1、現(xiàn)場符合要求短期排水、排污管 道通暢，無堵 塞外溢現(xiàn)象1、排水排污管道通暢2、雨水井、化糞池疏通、清掏記錄3、雨水井、排污管道巡檢記錄4、排放檢測管理記錄（僅適用于住宅項目）短期道路通暢，路 向平整；井盍 無缺損、無丟 失1、道路無堆積物，路向尢破損2、井蓋完好短期供水設(shè)備運 行正常，設(shè)施 完好、無滲 漏、無污染； 二次生活用 水有嚴(yán)格的 保障措施，水 質(zhì)符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)1、水箱清洗消毒記錄2、水質(zhì)化驗報告，公示供水衛(wèi)生許可證、健康證3、供水故障處理記錄4、水箱間

32、安全管理措施5、生活用水消毒設(shè)備運行正常、紫外線消毒燈管定期更換并記錄6、現(xiàn)場符合要求短期合理安排用 水、節(jié)水計劃1、節(jié)水計劃及實施記錄2、用水統(tǒng)計、分析才給短期給排水系統(tǒng) 設(shè)備、閥門、 管道止常1、現(xiàn)場符合要求短期限水、停水按 規(guī)定時間通 知客戶1、停水、限水及時告知短期給排水系統(tǒng) 遇有故障，維 修人員在規(guī) 定時間內(nèi)進 行搶修1、維修人員15分鐘內(nèi)到達現(xiàn)場短期給排水系統(tǒng) 故障應(yīng)急處 理措施1、給排水故障處理記錄短期嚴(yán)格執(zhí)行供 電系統(tǒng)管理 措施，記錄完 整；供電設(shè)備 運行正常，配 電室管理符 合規(guī)定，路 燈、樓道燈等 公共照明設(shè)備完好1、高壓用具配備齊全2、倒閘操作符合規(guī)范并記錄3、停電通知單

33、，限電及時告知4、配電室安全警示標(biāo)志齊全5、臨時用電、超負(fù)荷用電管理才恤并記錄6、臨時用電安全檢查記錄7、共用部位照明正常8、配電室操作，具整潔、齊全，便于取用短期電梯按規(guī)定 或約定時間 運行，安全設(shè) 施齊全，無安 全事故；轎 廂、井道等保 持清潔；電梯 機房、井道等 通風(fēng)、照明良 好1、電梯轎廂內(nèi)張貼年檢合格證、乘客須知；明確運行時間2、定期檢查安全裝置并記錄3、電梯機房配有盤車手輪、平層標(biāo)志4、電梯維保單位監(jiān)督管理記錄5、電梯運行出現(xiàn)故障，維修人員20分鐘到達現(xiàn)場6、現(xiàn)場檢查符合要求7、機房通風(fēng)，照明良好8、電梯運行、維修養(yǎng)護、巡視記錄齊全規(guī)范9、安全警小標(biāo)志齊全短期電梯轎廂、井 道、機房

34、保持 清潔1、電梯轎廂、井道、機房等保持清潔短期排除電梯險 情的處理措 施1、電梯險情處置記錄長期供暖設(shè)施設(shè) 備正常運行；冬季供暖室 內(nèi)溫度不低 于18攝氏度1、供暖溫度應(yīng)符合規(guī)定并提供測溫記錄2、壓力容器、壓力表檢驗報告3、供暖設(shè)施設(shè)備定期安全巡檢并記錄4、供暖系統(tǒng)打壓試水記錄5、事故處理記錄短期供暖供氣系 統(tǒng)管道、閥門1、事故處理記錄短期運行正常無 隱患設(shè)備及機房 環(huán)境整潔，無 雜物。機房符 合設(shè)備要求1、明確設(shè)備機房管理、安全責(zé)任人2、設(shè)備、機房及重點部位有完善的安全管理措施 并肩效執(zhí)行3、設(shè)備機房按規(guī)范配備消防器材4、設(shè)備機房配備必要的應(yīng)急照明、通訊等設(shè)施5、設(shè)備機房配置溫濕度計環(huán)境監(jiān)

35、測設(shè)備和保障設(shè) 備，環(huán)境符合要求短期配備專業(yè)技 術(shù)人員，嚴(yán)格 執(zhí)行操作規(guī) 程1、配備專業(yè)技術(shù)人員符合合同、行業(yè)操作要求短期設(shè)施設(shè)備良 好，運行正常1、現(xiàn)場重要設(shè)備運行狀況良好，符合合同約定標(biāo) 準(zhǔn)2、 設(shè)施設(shè)備管理責(zé)任事故記錄短期備用發(fā)電機 管理措施 （僅適用于 大廈項目）1、備用發(fā)電機管理記錄2、備用發(fā)電機油料存儲安全、充足短期按工作標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)定時間排 除故障，保證 各弱電系統(tǒng) 正常工作1、弱電設(shè)施設(shè)備巡視檢查、維修養(yǎng)護并記錄2、弱電設(shè)施設(shè)備故障處理記錄短期監(jiān)控系統(tǒng)等 智能化設(shè)施 設(shè)備管理措 施1、運行信息按規(guī)定時間保存，滿足查詢需求2、監(jiān)控系統(tǒng)運行、測試記錄短期中央空調(diào)系 統(tǒng)運行正常1、測溫記

36、錄2、水塔噪音管理記錄3、空調(diào)系統(tǒng)清洗消毒記錄短期空調(diào)系統(tǒng)遇 肩故障，維修 人員在規(guī)定 時間內(nèi)進行 搶修1、維修人員15分鐘內(nèi)到達現(xiàn)場短期空調(diào)系統(tǒng)故 障應(yīng)急處理 措施1、空調(diào)系統(tǒng)故障處理記錄短期道路、樓道、 大堂等公共 照明完好共用部位照明正常短期04保安、消 防、車 輛管理小區(qū)封閉式 管理1、秩序維護方案2、崗位分布圖、監(jiān)控點位圖、紅外報警位置圖等3、出入口有人員值守短期24小時值班 及巡邏；秩序 維護員熟悉 小區(qū)環(huán)境，落 實崗位職責(zé)1、秩序維護員具備專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)熟知崗位職責(zé)、 突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，服務(wù)規(guī)范2、實行24小時值班并記錄3、秩序維護員名單、排班表及崗位分配表4、巡邏路線圖及巡邏記錄

37、短期危及人身安 全部位肩明 顯標(biāo)志和具 體的防范措 施1、安全標(biāo)志設(shè)置清單，設(shè)置合理2、危及人身安全部位的防范措施短期消防設(shè)施設(shè) 備可隨時啟 用，消防通道 暢通1、消防器材、設(shè)施分布圖及臺帳，安全疏散圖， 配置符合規(guī)范。2、消防器材及其標(biāo)志完好3、引路標(biāo)志齊全4、消防器材、設(shè)施保養(yǎng)計劃并定期巡視、維修養(yǎng) 護、檢測并記錄5、消防通道通暢6、義務(wù)消防組織，逐級簽訂消防安全責(zé)任書7、消防安全巡視檢查并記錄8、消防安全檢查隱患整改記錄9、消防管理人員應(yīng)掌握消防知識，培訓(xùn)、演習(xí)計 戈U、記錄，每年演習(xí)兩次10、消防設(shè)備設(shè)施故障處理記錄短期消防控制中 心24小時值 班，消防系統(tǒng) 可隨時啟用1、實行24小時

38、值班并記錄2、消防控制中心人員名單、排班表短期無火災(zāi)安全 隱患1、易燃易爆危險物品、場所等重點事項及重點部位管理記錄2、現(xiàn)場無安全隱患短期機動車停車 場管理責(zé)任 明確，車輛進 出有登記1、停車場車位平向圖2、停車管理服務(wù)協(xié)議3、停布場巡視檢查記錄4、固定車輛登記表及出入證發(fā)放記錄5、臨時出入車輛記錄6、公示停二車收費標(biāo)準(zhǔn)、停;車場管理規(guī)定7、車輛停放有序8、崗位設(shè)置圖9、標(biāo)志標(biāo)線規(guī)范、清晰短期進出車輛管 理啟序1、交通警示標(biāo)志齊全2、車輛行駛肩序短期非機動車車 輛停放有序1、公示車輛停放管理須知2、擺放整齊、無隨意停放短期結(jié)合項目特 點，制定安全 防范措施1、重點部位安全管理記錄2、現(xiàn)場符合要

39、求短期05環(huán)境 衛(wèi)生管 理衛(wèi)生設(shè)施完 備，實施垃圾 分類管理1、清潔工具、設(shè)施設(shè)備清單及設(shè)施點位圖2、垃圾容器分類配置3、清潔工具、設(shè)施設(shè)備保持清潔短期明確清潔人 員責(zé)任范圍，實行標(biāo)準(zhǔn)化 清潔1、保潔員崗位分配名單和保潔負(fù)責(zé)區(qū)域2、制定保潔工作計劃、巡視檢查記錄3、重點部位的定期消毒計劃并記錄4、清潔劑、藥劑符合環(huán)保要求，有專人管理短期垃圾日產(chǎn)日 清，定期消毒 滅殺1、垃圾清運記錄2、泊母火水計劃并記錄3、滅鼠、除蟲點位圖、管理記錄短期房屋共用部 位共用設(shè)施 設(shè)備無蟻害1、現(xiàn)場符合要求短期小區(qū)內(nèi)道路 等共用場地 無紙屑、煙頭 等廢棄物1、現(xiàn)場符合要求短期房屋共用部 位保持清潔， 無擅自占用 和

40、堆放雜物；樓梯扶欄、 門、窗等潔凈1、現(xiàn)場符合要求短期商戶管理有 序，符合衛(wèi)生 標(biāo)準(zhǔn)1、商戶管理記錄2、現(xiàn)場符合要求短期無違反規(guī)定 飼養(yǎng)龍物1、對違規(guī)行為進行勸阻，報告相關(guān)部門短期油煙排放符 合環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)1、排放管理記錄2、對違規(guī)行為進行勸阻、報告相關(guān)部門短期06綠化管理綠化管理措 施與小區(qū)劃、 境相符1、綠化現(xiàn)狀平向圖2、綠化設(shè)備、工具臺帳3、重點樹木品種標(biāo)牌管理短期綠地?zé)o改變 使用用途和 踐踏、占用1、綠地巡視檢查記錄2、現(xiàn)場符合要求短期花草樹木長 勢良好，修剪 整齊美觀，無1、綠化檔案2、綠化藥劑、肥料使用管理記錄3、作業(yè)有安全防護措施短期病蟲害，無斑 禿4、符合一級養(yǎng)護標(biāo)準(zhǔn)綠地?zé)o紙屑、

41、煙頭等1、現(xiàn)場符合要求短期落實項目內(nèi) 部、天占、屋 頂?shù)染G化管 理措施1、綠植擺放滿足合同耍求并記錄短期07精神 文明建 設(shè)開展后總義、 健康向上的 社區(qū)文化活 動1、小區(qū)內(nèi)設(shè)置宣傳、告示欄等2、各類宣傳資料及宣傳欄內(nèi)容健康、有益3、舉辦各類活動的計劃、記錄、照片等短期積極配合社 區(qū)文化建設(shè)1、實施活動記錄短期全體業(yè)主和 使用人能自 覺維護公眾 利益，遵守項 目的各項管 理規(guī)定1、現(xiàn)場符合要求短期項目管轄范 圍內(nèi)未發(fā)生 違法案件1、無重大違法案件的證明材料短期08管理效益物業(yè)服務(wù)費用收繳率98% 以上1、項目費用收繳情況短期提供便民有 償服務(wù)1、提供特約服務(wù)清單、收費標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)形式公示， 符合

42、合同約定或業(yè)主需求2、便民服務(wù)記錄短期本小區(qū)物業(yè) 服務(wù)經(jīng)營狀 況1、項目費用收支情況統(tǒng)計表短期F會計檔01會 計憑證會計憑證原始憑證、記賬憑證15年其中：涉及外單位的憑證永久銀行對賬單及銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年02會計 賬簿會計賬簿現(xiàn)金和銀行存款日記賬15年明細賬25年總賬15年固定資產(chǎn)卡片15年涉及外單位的會計賬簿15年輔助臺賬永久03財務(wù) 報告財務(wù)報告月季度會計報表5年年度會計報表（決算）永久審計報告永久04其他其他發(fā)票、收據(jù)永久稅務(wù)資料永久會計移交清冊永久會計檔案保管清冊15年會計檔案銷毀清冊25年各類會計軟盤、磁盤永久S聲像檔 案1.黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)以及知名人士來 本公司視

43、察、檢查工作或從事其它重大活動所形成 的聲像材料永久2.反映公司概貌的聲像材料3.反映公司名稱、公司歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)人的照片4.公司工商、稅務(wù)注冊登記、行業(yè)許可、資質(zhì)等級、 房產(chǎn)土地證等各類證書照片5.榮獲國家、?。ú浚?、市、總公司、局（院）以 上榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎狀、獎牌、獎旗 照片以及授獎儀式的聲像材料6.公司召開的各類重要會議形成的主要聲像材料 （包括大會會場、主席臺、主要領(lǐng)導(dǎo)講話等場面）7.反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、歷史面貌等方面重 大事件或重要活動的聲像材料8.出國考察、接待來訪、與外商洽談、簽約、索賠 等對外交往活動中形成的聲像材料9.公司在對外宣傳報道中形成的聲像材料以及各

44、 電臺、電視臺肩關(guān)本單位宣傳報道的聲像材料長期10.公司或公司參與制發(fā)的科教片、電視片、新聞 記錄影片等聲像材料11.公司有參考利用價值的外購、交換、征集的聲 像材料X信譽檔 案1.資質(zhì)憑證材料：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、財務(wù)登 記證、法人代碼證、資質(zhì)（許可）證、質(zhì)量認(rèn)證體 系證書、驗資報告等文件永久2.榮譽證書材料：獎杯、獎狀、獎牌、錦旗等文件3.年檢資信材料：工商年檢、稅收繳納、年度審計、 資產(chǎn)評估、信用評估等文件4.經(jīng)營服務(wù)材料：客戶、代理商和其他合作者的資 質(zhì)、信譽義件，客戶反饋、投訴記錄，產(chǎn)品售后服 務(wù)記錄5.企業(yè)各項專利證書6.各種學(xué)會、協(xié)會證書7.饋贈禮品D電子檔 案按檔案分類、歸檔

45、范圍和保管期限表收集歸檔， 并應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)永久第三部分 檔案管理制度文件歸檔管理制度第一章 總 則第一條 為做好文件資料的立卷歸檔工作， 保證案卷質(zhì)量， 以達到檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，根據(jù)中華人民共和國檔案法，結(jié)合我公司的實際情況，特制定本制度。第二條 歸檔的文書檔案按年度和組織機構(gòu)分類，并整理立卷；各部門或所屬公司在各項工作、活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、 聲像等各種載體的文件材料， 都要按照文件資料立卷歸檔要求分別立卷歸檔。第三條 單位檔案員負(fù)責(zé)歸檔文件整理工作的指導(dǎo)、檢查；各部門負(fù)責(zé)歸檔文件的整理和歸檔。第四條 各所屬單位要建立健全歸卷制度。 對處理完畢或者領(lǐng)

46、導(dǎo)批存的文件材料，由本部門、所屬單位檔案員及時收集、歸檔。第二章 歸檔范圍及保管期限第五條 文件材料的歸檔范圍及保管期限按照 檔案分類、 歸檔范圍與保管期限表執(zhí)行。第六條 文件材料的保管期限分為永久、長期 （1650年左右 ）和短期 （3-5 年）三種。（一）凡是記述和反映各單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對各單位工作有長遠利用價值的文件材料，應(yīng)列為永久保管。（2） 凡是反映各單位一般活動的， 在相當(dāng)長時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，應(yīng)列為長期保管。（3） 凡是在較短時期內(nèi)各單位需要查考的文件材料， 應(yīng)列為短期保管。第七條 文件材料保管期限的計算，文書文件材料應(yīng)從案卷所屬年度， 物

47、業(yè)管理類材料應(yīng)從歸檔以后 （ 如一個項目分批歸檔， 則從最后一批檔后） 的下一年一月一日算起。第三章 歸檔立卷第八條歸檔文件立卷即將歸檔文件以件為單位進行分類、 排列、編號、編目、裝訂、裝盒 、使之有序化的過程。第九條歸檔文件中以下文件不應(yīng)當(dāng)列入公司歸檔范圍：（一）本單位產(chǎn)生的 不歸檔文件材料1、任免、獎懲非本公司人員的文件；2、普發(fā)供參閱，不辦的文件材料；3、重份文件；4、無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；5、未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件、一般性文件的歷次修改稿（ 公司總經(jīng)理及以上級別領(lǐng)導(dǎo)的親筆修改稿和最后定稿除外） ；6、各單位內(nèi)各部門相互抄送的文件材料，不履行公文的行

48、文、介紹信等；7、各部門收集供參考的文件材料。（二）下級單位報送的文件材料：1、簡報、情況反映類文件；2、不應(yīng)抄報或越級備案的文件；3、抄報備案的一般性、臨時性文件。明確列入單位歸檔范圍外的材料，允許部門檔案員留存以便備查； 無需留存的文件， 各部門檔案員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一按照公司要求進行處理。第十條 立卷的分工（1） 規(guī)章制度、 會議紀(jì)要、 紅頭文件、 文件批復(fù)、 抄送文件等，由下發(fā)、編制部門（所屬各單位）立卷歸檔；（二）專業(yè)性的或具體業(yè)務(wù)性的，由各部門（所屬各單位）立卷歸檔；（三）各部門（所屬各單位）召開的專門會議或研究專題匯報所形成的材料，由各部門（所屬各單位）負(fù)責(zé)立卷歸檔；（四）兩個以上部門（所

49、屬各單位）共同完成的工作，由主辦部門（所屬公司）負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十一條 立卷的程序文件材料要按年度、專題、價值分類立卷。（一）文件按年度立卷的，必須正確區(qū)分文件的所屬年度，對于跨年度進行的，或?qū)懗赡攴莺蛢?nèi)容針對年份不完全一致的 , 應(yīng)具體分析，才能確定放在哪一年度立卷。具體如下：1. 一般的收文和發(fā)文，放在文件形成的年度，即文件 落款年度 ；2. 年度計劃、總結(jié)、報告、預(yù)決算、統(tǒng)計報表放在 針對的年度；3. 跨年度的計劃、規(guī)劃、預(yù)算放在 開始的年度；4. 上一年的總結(jié)和下一年的計劃寫在一起， 以總結(jié)為主的放在總結(jié)年度 ；以計劃為主的，放在計劃年度 ；5. 跨年度的會議文件， 有針對年的放在針對

50、年， 無針對年的放在開始的年度；6. 跨年度的請示與批復(fù)， 放在 批復(fù)的年度， 也可以放在批復(fù)事件的針對或生效年度立卷； 無批復(fù)的重要請示放在請示年度， 并在備考表內(nèi)說明。（2） 檔案按專題立卷的， 必須將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。1. 一個專題、一項工作、一起案件、一次會議形成的文件必須組成一卷或連續(xù)幾卷；2. 一份文件的正本與定稿、正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文和多種文字形成的同一份文件，必須放在一起立卷；3. 同一事、同一專題的文件、傳真，應(yīng)一起立卷；4. 反映兩個以上專題相近的文件材料，以其反映的主要問題為準(zhǔn)；（三）分價值：按照檔案分類、歸檔范圍與保管期限表規(guī)定的保管期限

51、，將文件按永久、長期、短期 三個不同的保管期限分別組 卷。第十二條檔案管理員每月應(yīng)將收集的文件材料清理一次，對文 件要標(biāo)注密級。秘密級是公司的一般秘密，泄露會在一定程度上使公 司權(quán)益遭受損害；機密級是公司的重要秘密，泄露會使公司遭到較大 的損害；絕密級是公司的最重要秘密，泄露會使公司遭到嚴(yán)重的損害。不標(biāo)注視為一般檔案，即普通級檔案，指公司員工應(yīng)知、應(yīng)曉的 一般事項，泄露不會對公司的權(quán)益造成損害。第十三條歸檔時間（一）行政人事類檔案按形成自然年度歸檔， 將需歸檔的文件收 集齊全，組成保管單位，于次年 三月底以前歸檔；（二）會計類在會計年度終了后，立卷歸檔，暫在財務(wù)部門保管 一年；（三）物業(yè)管理類檔案資料要與項目物業(yè)管理過程同步。（四）企業(yè)注冊登記文件等資料，部門檔案員或（該部門未設(shè)置 檔案管理員的）經(jīng)辦人須在取得證照、資料后五個工作日內(nèi)送本公司 公司檔案員歸檔保存；各公司檔案員在收到上述重要資料后， 一個工 作日內(nèi)整理完畢錄入更新檔案管理臺賬；（五）合同在簽訂后一個周內(nèi)完成正本原件掃描并歸檔；（六）案件類檔案在案件結(jié)案后，次年三月底前立卷；（七）專項活動的聲像材料在活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔，工程項 目聲像材料在工程竣工后隨工程施工資料一并歸檔；（八）信用檔案應(yīng)隨時歸檔；（九）電子檔案應(yīng)按照相對應(yīng)的紙質(zhì)文件規(guī)定時間歸檔；（十）其他類文件根據(jù)其特殊性由產(chǎn)生部