合同管理辦法

1、合同管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范合同管理工作，健全公司內(nèi)部管理機制，依法簽訂、履行、變更、解除合同，及時解決合同糾紛，提高經(jīng)濟效益，避免減少因合同管理不當(dāng)造成的損失，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱合同包括公司及其分、子公司與其他法人、組織及自然人簽訂的各類合同。勞動合同的管理辦法另行規(guī)定。第三條本辦法適用于公司及其分、子公司及下屬各部門。第四條合同管理實行承辦人（經(jīng)辦人）制度和合同備案、審核制度。第二章合同管理機構(gòu)及職責(zé)第五條法律事務(wù)部為公司的合同綜合管理機構(gòu)，其主要職責(zé)是：1. 負責(zé)國家有關(guān)合同管理法律法規(guī)的貫徹實施，制定、修改公司合同管理制度并

2、組織實施；2. 參與合同的考察、論證、談判和起草工作；3. 審查、監(jiān)督公司各類合同的簽訂、履行情況，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報；4. 建立主管范圍內(nèi)的合同檔案，對合同進行登錄、統(tǒng)計、保管及例行報表；5. 負責(zé)公司合同專用章的管理、使用（登記、發(fā)放、回收、備案）及簽發(fā)法定代表人證明書和法人授權(quán)委托書；6. 依法定代表人授權(quán)參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟；7. 對不適當(dāng)合同有權(quán)向公司領(lǐng)導(dǎo)建議否決和撤銷；8. 組織公司合同管理人員和經(jīng)辦人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。第六條 法律事務(wù)部對公司各部門的合同管理工作進行規(guī)范、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。1/ 12第七條法律事務(wù)部負責(zé)本業(yè)務(wù)分工或授權(quán)范圍內(nèi)的合同管理工作。合同管理工作

3、的主要內(nèi)容包括：1. 建立健全本單位合同管理制度；2. 監(jiān)督本單位的合同依法、依程序簽訂；3. 建立本單位的合同檔案，對合同進行登錄、統(tǒng)計、保管及例行報表；4. 監(jiān)督檢查本單位合同的履行；5. 其他合同管理工作。第八條法律事務(wù)部指定一名合同管理員，負責(zé)合同管理，具體職責(zé)如下：1. 協(xié)助合同承辦人（經(jīng)辦人）員依法簽訂、變更或解除合同；2. 提請法律事務(wù)部備案本單位的合同；3. 負責(zé)保管和使用本單位的合同專用章；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，不得擅自在合同上蓋章；4. 負責(zé)建立本單位的合同檔案，對合同進行登錄、統(tǒng)計及保管；整理和保管合同檔案資料；5. 監(jiān)督本單位的合同履行情況，并將履行中出現(xiàn)的問題及時報告本單

4、位領(lǐng)導(dǎo)和法律事務(wù)部。合同管理員要參與合同的前期考察、論證、談判、招議標(biāo)，合同的起草、審核工作，要建立合同檔案，負責(zé)合同專用章的管理、使用。依法參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟。第九條每一件合同必須確定一名主要承辦人（經(jīng)辦人）。合同簽訂必須落實到具體的承辦人（經(jīng)辦人） 。沒有具體的經(jīng)辦人的，落實到法律事務(wù)部辦理。承辦人（經(jīng)辦人）為簽訂合同的主要負責(zé)人，負責(zé)合同的手續(xù)辦理事宜。承辦人（經(jīng)辦人）可以是業(yè)務(wù)人員或法律工作人員，但不得是社會臨時性借、聘人員。承辦人（經(jīng)辦人）須依法律、法規(guī)及本辦法進行工作。承辦人（經(jīng)辦人）應(yīng)對自商約起至合同履行完畢全過程負責(zé)，期間出2/ 12現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題須

5、及時與有關(guān)部門及法律事務(wù)部進行協(xié)商，并以承辦人（經(jīng)辦人）為主進行解決。合同簽訂前，承辦人、承辦部門應(yīng)對合同草案、附件部分進行審核，簽注意見，然后由合同管理員和相關(guān)的職能部門負責(zé)人審核，并報送分管副總、總經(jīng)理、董事長審核簽訂合同。第三章合同的審查與簽訂第十條 公司對外發(fā)生超過 10000 元以上的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須簽訂合同。服務(wù)類項目 5000 元以上的、工程類項目 5000 元以上的、涉及公司基礎(chǔ)服務(wù)、安全服務(wù)的（不論金額多少）必須要簽訂合同，以明確權(quán)利和義務(wù)。在合同簽訂前，承辦人（經(jīng)辦人）應(yīng)對合同另一方當(dāng)事人的主體資格和資信進行了解和審查：1. 主體資格合法：具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實

6、際相符；2. 欲簽合同標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書；3. 由代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明；4. 具有相應(yīng)的履約能力：具有支付能力或生產(chǎn)能力或運輸能力等。必要時應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件；5. 具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無違約事實，現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件。合同承辦人（經(jīng)辦人）應(yīng)根據(jù)審查結(jié)果填寫 合同簽字卡 ，并與有關(guān)真實資料一同送法律事務(wù)部驗核。合同對方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同；必須簽訂合同時，應(yīng)要

7、求其提供合法、真實、有效的擔(dān)保。其中，以保證形式作出的擔(dān)保，其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨立經(jīng)濟實體，并應(yīng)對擔(dān)保人適用前款規(guī)定進行審查。3/ 12上述所列各種文件為合同不可缺少的組成附件，其文本為復(fù)印本時，須加注“與原件核對無誤”字樣，并由核對人簽字。第十一條 有關(guān)部門認為重要的或標(biāo)的額較大的合同談判，應(yīng)當(dāng)邀請法律顧問等專業(yè)人員參加。第十二條 合同除即時清結(jié)者外，一律采用書面形式。凡國家或行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用。當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。計劃單、調(diào)撥單、任務(wù)單（書） 、預(yù)算單（書）等一類文件可以作為合同的組成部分，但不得以其替代合同

8、。第十三條合同的起草應(yīng)參考以下原則：1. 合同的起草應(yīng)由己方或以己方為主承擔(dān)，語言應(yīng)嚴謹、簡練、準(zhǔn)確。2. 合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)?？罱忉尅?. 除特殊情況外，合同文本應(yīng)當(dāng)正式打印或印刷制成。4.合同內(nèi)出現(xiàn)總金額的，應(yīng)加注大寫金額。合同超過1 頁的，必須加注頁碼。5. 合同中涉及的資質(zhì)證明、計劃書、預(yù)算書、技術(shù)文件、協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等，應(yīng)由相關(guān)的職能部門負責(zé)人審核并簽字確認。6. 合同中涉及范圍的數(shù)字、日期必須說明是否包括本數(shù)字、日期。7. 合同必須包括以下內(nèi)容：（ 1） 合同雙方的法定名稱、地址、電話、法定代表人姓名、代理人姓名、聯(lián)系方式；（ 2） 項目（標(biāo)的）名稱、數(shù)量、質(zhì)量

9、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式；（ 3） 價款或酬金，包括支付方式；（ 4） 履行地點、期限和方式；（ 5） 雙方的責(zé)任和義務(wù)；（ 6） 合同生效時間和條件；（ 7） 爭議解決方式或變更、解除條件；4/ 12（ 8） 附件名稱；（ 9） 雙方法定代表人或代理人簽章。第十四條 合同內(nèi)容要對當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體、文字表達要清楚、準(zhǔn)確。合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合我國有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。第十五條法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂合同時，必須簽署授權(quán)委托書。授權(quán)委托書必須明確委托權(quán)限和期限，禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。涉及下列合同時，須每次單獨一次性特別授權(quán)：1. 擔(dān)保合同；2. 資產(chǎn)抵押、租賃、轉(zhuǎn)讓、出

10、售、收購合同；3. 投資合同、股東協(xié)議、出資協(xié)議；4. 利用外資合同；5. 企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營合同；6. 需要授權(quán)的其他合同。公司法人授權(quán)委托業(yè)務(wù)，由法律事務(wù)部歸口管理，授權(quán)委托實行一事一委托制度。第十六條合同簽訂之前，承辦人（經(jīng)辦人）應(yīng)將合同草案及與合同有關(guān)的證明材料提請法律事務(wù)部審核后，報送法定代表人或授權(quán)代理人簽署合同。承辦人（經(jīng)辦人）向法律事務(wù)部報送審查時應(yīng)當(dāng)提交如下材料：1. 對方當(dāng)事人經(jīng)工商年檢的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；2. 生產(chǎn)、經(jīng)營許可證和產(chǎn)品質(zhì)量合格證等有關(guān)證件；3. 對方合同簽訂人的身份證明及履約能力和信譽情況；4.合同文本草稿（合同文本中的付款條款，應(yīng)當(dāng)經(jīng)財務(wù)

11、部門審查同意）；5.訂立合同的依據(jù)（包括但不限于公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見的 合同簽字卡 ），重大合同要有可行性論證。5/ 12通過招標(biāo)方式確定的合同，承辦人（經(jīng)辦人）還應(yīng)當(dāng)提交有關(guān)招投文件。簽訂商業(yè)合同時，合同后必須附加蓋對方公章（不能使用合同專用章代替）的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件。如國家對實施合同有資質(zhì)要求的，必須附加蓋對方公章（不能使用合同專用章代替）的相關(guān)資質(zhì)證書復(fù)印件。與個人簽署的相關(guān)合同，必須附對方簽名的身份證復(fù)印件。商業(yè)合同涉及發(fā)票的，要求對方必須提供增值稅專用發(fā)票（或相關(guān)專業(yè)發(fā)票）。第十七條法律事務(wù)部在審查合同草案時，可根據(jù)需要，要求承辦人（經(jīng)辦人）提供與合同有關(guān)的補充證明材料。

12、承辦人（經(jīng)辦人）應(yīng)對其提供的材料的真實性負責(zé)。第十八條 法律事務(wù)部應(yīng)對審查的合同出具 合同簽字卡 。合同簽字卡必須有有關(guān)審核機構(gòu)負責(zé)人及具體審核人員的簽章。對不具備各審核機構(gòu)合同簽字卡 的合同草案，法定代表人可拒絕簽署。審核意見應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言，一旦使用，視為對合同草案的否定。第十九條法律事務(wù)部對合同的審核內(nèi)容包括：1. 合法性：（ 1） 主體合法，簽約對方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力；（ 2） 內(nèi)容合法，簽約對方意思表示真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策及計劃，無規(guī)避法律行為，無顯失公平內(nèi)容；（ 3） 形式合法；（ 4） 簽約程序合法。2. 嚴密性：

13、（ 1） 條款齊備、完整；（ 2） 文字清楚準(zhǔn)確；（ 3） 設(shè)定的權(quán)利和義務(wù)具體、確切；（ 4） 相應(yīng)手續(xù)完備；（ 5） 相關(guān)附件完備；6/ 12（6） 附加條件適當(dāng)、合法。3. 可行性：（ 1） 資信可靠，有履約能力；（ 2） 擔(dān)保方式切實、可靠。4. 合同承辦形式審核：（ 1） 承辦人（經(jīng)辦人）無誤；（ 2） 符合規(guī)定程序；（ 3） 合同文本文字無誤，正副本及附件份數(shù)齊備。（ 4） 法律事務(wù)部認為需審核的其他內(nèi)容。第二十條法律事務(wù)部根據(jù)其職責(zé)范圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結(jié)果進行監(jiān)督。第二十一條承辦人（經(jīng)辦人）向法律事務(wù)部提交合同草案時，應(yīng)預(yù)留 25 個（含本數(shù)）完整工作日供其審核。遇

14、特殊情況需延長審核時間時，應(yīng)向承辦人（經(jīng)辦人）申明理由并征得同意，且延長后累計審核時間最長不得超過 10 個（含本數(shù)）完整工作日。涉外合同的審核時限累計最長不應(yīng)超過 15 個（含本數(shù)）工作日。第二十二條 法律事務(wù)部在審核合同草案時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應(yīng)在 合同簽字卡 中予以明確并提出修改意見，需要退改時，應(yīng)連同全部文件退還承辦人（經(jīng)辦人） 。承辦人（經(jīng)辦人）修改之后應(yīng)重新申請審核，審核期限重新計算。法律事務(wù)部結(jié)束審核后，應(yīng)將 合同簽字卡 連同合同草案退還合同承辦人（經(jīng)辦人），由合同承辦人（經(jīng)辦人）報送法定代表人或授權(quán)代理人審核簽署。第二十三條 法定代表人或授權(quán)代理人根據(jù)法律事務(wù)部的

15、合同簽字卡，決定是否簽約。決定簽約時，應(yīng)在全部文本上以同一形式簽字；決定不予簽約時，應(yīng)以書面形式明示意見。第二十四條 公司采用合同專用章制度。簽訂合同，必須使用合同專用章，禁止以行政公章代替合同專用章。7/ 12第二十五條 法律事務(wù)部負責(zé)公司合同專用章的管理、使用（包括登記、發(fā)放、回收、備案）。第二十六條 數(shù)額在 100 萬元以上的合同（銷售合同除外）應(yīng)當(dāng)送集團公司法律事務(wù)處（部）審查備案。第二十七條 各部門簽訂的合同或合同承辦人（經(jīng)辦人）外出簽訂的合同，必須在合同簽訂后三日內(nèi)將合同文本送法律事務(wù)部備案。合同管理員對有關(guān)部門要求在合同上加蓋合同專用章時，合同管理員應(yīng)當(dāng)審查該合同是否按公司規(guī)定履

16、行了合同審查程序；未履行合同審查程序的合同及空白合同，不得加蓋合同專用章。根據(jù)工作需要，各部門確需外出攜帶加蓋合同專用章的空白合同的，報經(jīng)公司法定代表人同意。法律事務(wù)部負責(zé)對空白合同編號并加蓋合同專用章。第二十八條 公司的各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同，如因業(yè)務(wù)需要，必須要以有關(guān)職能部門名義對外簽訂合同時，應(yīng)由公司法定代表人書面授權(quán)。第二十九條任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。第四章合同的履行第三十條合同正式生效前，不得實際履行合同。合同生效后，必須全面、及時、實際履行合同，除法律另有明文規(guī)定或合同約定外，不得替物履行或轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)賣合同。第三十一條 按照合同規(guī)定支付款項時

17、，應(yīng)當(dāng)嚴格按合同規(guī)定執(zhí)行，合同文本上應(yīng)蓋有公司合同專有章和法律事務(wù)部審查章。凡沒有加蓋此章和未經(jīng)法律事務(wù)部審查的合同，財務(wù)部不得付款。按照合同規(guī)定貨到付款的，辦理貨款時，各部門必須出示有關(guān)票據(jù)和完備的驗收手續(xù)，否則，財務(wù)部拒絕辦理結(jié)算。第三十二條 法律事務(wù)部對公司的合同履行有監(jiān)督檢查職責(zé)，法律事務(wù)部應(yīng)定期對合同履行中的下列事項進行檢查。8/ 12合同一經(jīng)簽訂即具有法律約束力，各部門必須認真按合同規(guī)定履行，要求做到：1. 對預(yù)付款、定金、質(zhì)保金及貨款的結(jié)算，要嚴格按合同規(guī)定的時間、金額、方式辦理。2. 對供方提供的產(chǎn)品性能及質(zhì)量保證書等資料，要及時收取，催繳。對作為驗收標(biāo)準(zhǔn)的樣品，要封存并有專人

18、保管。3. 供應(yīng)合同貨物到公司后或項目竣工后，經(jīng)辦部門須及時組織人員，嚴格按合同規(guī)定的質(zhì)量和數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)或工程質(zhì)量進行驗收，并當(dāng)場制作驗收記錄。4.合同履行完畢后，由承辦人（經(jīng)辦人）填寫“合同履行情況反饋表”，于 7 日內(nèi)報法律事務(wù)部備案。第三十三條 任何人發(fā)現(xiàn)對方不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時，應(yīng)立即通告承辦人（經(jīng)辦人） ，承辦人（經(jīng)辦人）應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。收到對方履行異議時，承辦人（經(jīng)辦人）亦應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)以法定或約定方式予以答復(fù)。異議文件須經(jīng)法律事務(wù)部審核并備案。第五章合同的變更和解除第三十四條 變更或解除合同，須符合法定或約定的形式及程序。第三十五

19、條 變更或解除合同的通知或答復(fù)須在法定或約定期限內(nèi)作出。第三十六條變更或解除合同未達成書面協(xié)議前，原合同有效。第三十七條合同變更或解除的程序與合同簽訂程序相同。第六章合同糾紛的處理第三十八條 合同發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)9/ 12商或調(diào)解能夠達成一致時，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達成協(xié)議時，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。第三十九條 合同發(fā)生糾紛時，承辦人（經(jīng)辦人）應(yīng)及時通知有關(guān)機構(gòu)和人員，并報法律事務(wù)部備案，同時應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)：1. 合同文本，包括附件、變更或解除協(xié)議、有關(guān)電報、信函、圖表、視聽材料等；2. 有關(guān)的票據(jù)、票證；3. 質(zhì)量標(biāo)

20、準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結(jié)果等；4. 證人證言；5. 其他有關(guān)材料。第四十條 合同發(fā)生糾紛后，承辦人（經(jīng)辦人）須及時將糾紛及處理情況報法律事務(wù)部備案。第四十一條 仲裁或訴訟解決糾紛時，承辦人（經(jīng)辦人）應(yīng)與法律事務(wù)部協(xié)商確定代理人、訴訟方案等，并向法定代表人報告。第四十二條調(diào)解書、協(xié)議書、裁決書、判決書應(yīng)與合同一并由法律事務(wù)部歸檔，副本或復(fù)印本可交承辦人（經(jīng)辦人）、有關(guān)機構(gòu)或人員使用。第四十三條 對方當(dāng)事人逾期不履行生效協(xié)議、裁決、判決時，承辦人（經(jīng)辦人）應(yīng)及時與法律事務(wù)部協(xié)商并經(jīng)法定代表人同意，向人民法院申請強制執(zhí)行。第七章 合同檔案管理第四十四條 法律事務(wù)部和各業(yè)務(wù)機構(gòu)應(yīng)在各自管理權(quán)限內(nèi)對合同簽訂、審批及履行情況等資料建立檔案并對文本妥善保管。合同檔案內(nèi)容包括：1. 合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄；2. 承辦人（經(jīng)辦人）登記；3. 合同附件、合同簽字卡及其他有關(guān)文件；10 /124. 履行情況記載；5. 糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。第四十五條承辦人（經(jīng)辦人）員或合同管理人員調(diào)動應(yīng)主動移交其承辦的合同資料，各部門應(yīng)督促其移交或繳存。第四十六條合同檔案由各合同管理部門保存至合同履行完畢后一年。一年后，移交給公司檔案管理部門依法處置。第八章 檢查與獎懲