綜合行政管理體系文件編寫ppt課件

1、 綜合行政管理體系綜合行政管理體系 文件編寫文件編寫2021.2.17 劉新目錄目錄l質(zhì)量管理體系文件的作用l質(zhì)量管理體系文件的層次l質(zhì)量管理體系文件編寫的基本要求l編寫質(zhì)量體系文件的文字要求l文件的通用內(nèi)容l質(zhì)量手冊的編制l程序文件的編制l我局識別的程序文件l我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則l程序和作業(yè)指導書模式l各單位、部門代碼lIS09000標準的有關(guān)條款:4.2.3、4.2.4、7.1、7.2.2、7.4、7.5.4、8.2.1、8.3講解一一. . 質(zhì)量體系文件的作用質(zhì)量體系文件的作用1. 質(zhì)量體系文件確定了職責的分配和活動的程序，是組織內(nèi)部的“法規(guī)”。 給出了最好的、最實際的達到質(zhì)量目標的方法

2、，編制和使用文件是具有動態(tài)的高增值的活動； 界定了職責和權(quán)限，處理好了接口，使質(zhì)量體系成為職責分明，協(xié)調(diào)一致的有機整體； “該說的一定要說到，說到的一定要做到”，文件成為組織的法規(guī)，通過認真的執(zhí)行達到預期的目的。 2. 質(zhì)量體系文件是質(zhì)量體系審核的依據(jù)。 證明過程已經(jīng)確定并優(yōu)化； 證明文件規(guī)定已被有效實施； 證明文件處于使用控制中。 3. 質(zhì)量體系文件是組織開展內(nèi)部培訓的依據(jù)。 文件作為培訓全體員工的教材； 尋求文件內(nèi)容、技能及培訓內(nèi)容之間的適宜平衡； 4. 質(zhì)量體系文件使質(zhì)量體系改進有一個基礎。 依據(jù)文件確定工作過程要求可改進之處； 當把質(zhì)量改進成果納入文件，變成標準化程序時，成果可得到有效

3、鞏固。 二二. . 質(zhì)量體系文件的層次質(zhì)量體系文件的層次ll第一層：質(zhì)量手冊 l第二層：程序文件 l第三層：作業(yè)指導文件，通常又可分為： 技術(shù)性第三層文件如：產(chǎn)品標準、原材料檢驗規(guī)程、抽樣標準、技術(shù)圖紙、工序作業(yè)指導書、工藝卡、設備操作規(guī)程等和 外來文件。 三三. . 編寫質(zhì)量體系文件的基本要求編寫質(zhì)量體系文件的基本要求a） 系統(tǒng)性 應對質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進行策劃，要求覆蓋ISO9001全部相關(guān)要素的要求和規(guī)定； 工具:工作質(zhì)量職責、部門職責分配表組織機構(gòu)圖 質(zhì)量體系文件一覽表質(zhì)量管理體系圖 部門代碼簡稱等三三. . 編寫質(zhì)量體系文件的基本要求編寫質(zhì)量體系文件的基本要求b） 符合性 應符合ISO

4、9000標準條款的要求； 應符合本組織工作流程的實際情況。具體的控制要求應以滿足組織需要為度，而不是越多越嚴就越好，一句話:適度。 通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應保證在實際工作中能完全做到； 三三. . 編寫質(zhì)量體系文件的基本要求編寫質(zhì)量體系文件的基本要求c） 協(xié)調(diào)性 文件和文件之間應相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整體上結(jié)構(gòu)針對編寫具體某一文件來說，應緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動。 體系文件的所有規(guī)定應與組織的其他管理規(guī)定、技術(shù)標準、規(guī)范相協(xié)調(diào)； 應認真處理好各種過程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責不清。 四四. . 編寫

5、質(zhì)量體系文件的文字要求編寫質(zhì)量體系文件的文字要求 a） 職責分明，語氣肯定避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許之類詞語）； b） 結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、文風一致。； c） 遵循“最簡單、最易懂原則編寫各類文件； 五五. . 文件的通用內(nèi)容文件的通用內(nèi)容a） 文件名稱、編號； b） 受控狀態(tài)、版本號、分發(fā)號 c） 編制、審核、批準； d） 生效日期； 六六. . 質(zhì)量手冊的編制質(zhì)量手冊的編制質(zhì)量手冊的常見結(jié)構(gòu)： 封面 組織的名稱； 手冊標題； 文件編號、手冊版本、受控章及分發(fā)號； 起草人、批準人簽名、生效日期； 七七. . 程序文件的編制程序文件的編制1. 程序文件描述的內(nèi)容 往往包括5

6、W1H：開展活動的目的Why）、范圍；做什么What）、何時When何地Where誰Who來做；應采用什么材料、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄How等。七七. . 程序文件的編制程序文件的編制l2. 程序文件結(jié)構(gòu)參考）： -封面 -正文部分： -1.目的 -2.范圍 -3.職責 -4.程序內(nèi)容 -5.質(zhì)量記錄 -6.支持性文件 -7.附錄 七七. . 程序文件的編制程序文件的編制3. 程序文件內(nèi)容概述 封面：程序文件封面格式類同質(zhì)量手冊。 正文： -目的：說明為什么開展該項活動。 -范圍：說明活動涉及的產(chǎn)品、工程、過 程、活動）范圍。 -職責：說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責。 七七

7、. . 程序文件的編制程序文件的編制 -程序內(nèi)容：詳細闡述活動開展的內(nèi)容及要求。 -支持性文件：列出支持本程序的第三層文件。 -質(zhì)量記錄：列出活動用到或產(chǎn)生的記錄。 -附錄：本程序文件涉及之附錄均放于此，其編號方式為附錄A、附錄B，以此順延。 七七. . 程序文件的編制程序文件的編制4. ISO9001:2000明確要求的程序文件: -文件控制程序 -質(zhì)量記錄控制程序 -內(nèi)審控制程序 -不合品控制程序 -糾正措施控制程序 -預防措施控制程序 七七. . 程序文件的編制程序文件的編制5.其它程序采購控制程序顧客滿意度控制程序顧客財產(chǎn)控制程序溝通控制程序標識和可追溯性控制程序數(shù)據(jù)分析控制程序質(zhì)量策

8、劃控制程序八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別1辦公室工作管理控制程序2法制與綜合業(yè)務工作管理控制程序3衛(wèi)生檢疫處工作管理控制程序4植物檢驗檢疫處工作管理控制程序5動物檢驗檢疫處工作管理控制程序6食品檢驗監(jiān)督處工作管理控制程序八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別7 機電檢驗處工作管理控制程序8 輕紡檢驗處工作管理控制程序9 認證監(jiān)管處工作管理控制程序10 檢務處檢務工作管理控制程序11 科技處工作管理控制程序12 信息中心工作管理控制程序八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別13人事處工作管理控制程序14財務處工作管理控制程序15政工處工作管理控制程序16監(jiān)察審計室工作管理控制

9、程序17離退休干部管理處工作管理控制程序18機場辦事處工作管理控制程序八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別19 內(nèi)陸港辦事處工作管理控制程序20 開發(fā)區(qū)辦事處工作管理控制程序21 機關(guān)服務中心工作管理控制程序22 檢驗檢疫協(xié)會秘書處工作管理控制程序23 質(zhì)量策劃控制程序24 風險評估與應急控制程序內(nèi)審控制程序 八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別25采購控制程序26顧客滿意度控制程序27顧客財產(chǎn)控制程序28溝通控制程序29標識和可追溯性控制程序30數(shù)據(jù)分析控制程序31不合格品控制程序32糾正控制程序33預防控制程序34數(shù)據(jù)分析控制程序九九.我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則質(zhì)

10、量手冊編碼規(guī)則:HLJCIQSC XXXX/Yy 版本號及修訂次數(shù) 年代如2019） 質(zhì)量手冊代號 黑龍江出入境檢驗檢疫局代碼九九.我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則程序文件編碼規(guī)則：HLJCIQCXXXXx 版本號及修訂次數(shù) 程序序號 程序文件代號 黑龍江出入境檢驗檢疫局代碼九九.我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則作業(yè)指導書文件編碼規(guī)則：HLJCIQZYXXXXXx 版本號及修定次數(shù) 序號 業(yè)務類別代碼為業(yè)務漢語拼音縮寫前兩位字頭） 作業(yè)指導書代號 黑龍江出入境檢驗檢疫局代碼九九.我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則注解： 1.以公文形式發(fā)布的局、處發(fā)文件，依照黑檢辦2019

11、175號執(zhí)行； 2.業(yè)務固定格式記錄如報檢單、檢驗原始記錄、證書征稿等），沿用原格式和各單位的編碼規(guī)則； 3.外來文件沿用原文件編號，需受控的列入文件控制清單； 4.已建立體系的單位和部門沿用原編號。十十.程序和作業(yè)指導書模式程序和作業(yè)指導書模式 -1.目的 -2.范圍 -3.職責 -4.程序內(nèi)容 -5.質(zhì)量記錄 -6.支持性文件 -7.附錄 十一十一.各單位、部門代碼各單位、部門代碼辦公室辦公室BG法制與綜合業(yè)務處法綜處FZ植物檢驗檢疫處植檢處ZJ動物檢驗檢疫處動檢處DJ衛(wèi)生檢疫處衛(wèi)檢處WJ食品檢驗監(jiān)督處食檢處 SP機電檢驗處機電處 JD部門代碼部門代碼輕紡檢驗處輕紡處 QF認證監(jiān)管處認監(jiān)處

12、 RJ檢務處檢務處 JW科技處科技處 KJ人事處人事處 RS財務處財務處 CW政工處政工處 ZG部門代碼部門代碼監(jiān)察審計室監(jiān)審室JC離退休干部管理處老干部處 LTX信息中心信息中心 XX國際旅行衛(wèi)生保健中心 保健中心 GL機關(guān)服務中心機關(guān)服務中心 JF檢驗檢疫協(xié)會秘書處協(xié)會XH部門代碼部門代碼檢驗檢疫技術(shù)中心技術(shù)中心JS機場辦事處機場辦JC內(nèi)陸港辦事處內(nèi)陸港辦NLG 開發(fā)區(qū)辦事處開發(fā)區(qū)辦 KFQ漠河辦事處漠河辦MH嘉蔭辦事處嘉蔭辦JY綏芬河出入境檢驗檢疫局 綏芬河局SFH部門代碼部門代碼黑河出入境檢驗檢疫局 黑河局 HH齊齊哈爾出入境檢驗檢疫局 齊齊哈爾局 QHR牡丹江出入境檢驗檢疫局 牡丹江

13、局MDJ佳木斯出入境檢驗檢疫局 佳木斯局 JMS東寧出入境檢驗檢疫局小 東寧局 DN大慶出入境檢驗檢疫局 大慶局 DQ鶴崗出入境檢驗檢疫局 鶴崗局 HG同江出入境檢驗檢疫局 同江局 TJ部門代碼部門代碼虎林出入境檢驗檢疫局 虎林局 HL密山出入境檢驗檢疫局密山局MS撫遠出入境檢驗檢疫局撫遠局FY饒河出入境檢驗檢疫局饒河局RH蘿北出入境檢驗檢疫局蘿北局LB遜克出入境檢驗檢疫局遜克局XK富錦出入境檢驗檢疫局富錦局FJ4.2.3 4.2.3 文件控制文件控制l建立形成文件的程序，控制要點：建立形成文件的程序，控制要點：l文件批準文件批準 l必要評審、更新并再次批準必要評審、更新并再次批準l識別文件的

14、更改和現(xiàn)行修改狀態(tài)識別文件的更改和現(xiàn)行修改狀態(tài)l使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件 l保持清晰、易于識別保持清晰、易于識別l識別和控制外來文件識別和控制外來文件l作廢文件的控制作廢文件的控制4.2.4 4.2.4 記錄控制記錄控制建立形成文件的程序，建立形成文件的程序，控制目的：提供符合要求和有效運作的證據(jù)控制目的：提供符合要求和有效運作的證據(jù) 控制要求：控制要求： 建立和保存記錄建立和保存記錄 記錄保持清晰、易于識別和檢索記錄保持清晰、易于識別和檢索 形成文件的程序，規(guī)定記錄的：標識、貯存、維形成文件的程序，規(guī)定記錄的：標識、貯存、維護、檢索、保存期限、處置護、檢索

15、、保存期限、處置7.1 7.1 產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃l策劃和開發(fā)產(chǎn)品實現(xiàn)過程并與策劃和開發(fā)產(chǎn)品實現(xiàn)過程并與QMS其它過程要求其它過程要求相一致，應確定：相一致，應確定：l質(zhì)量目標和要求；質(zhì)量目標和要求；l確定過程、文件和資源；確定過程、文件和資源；l驗證、確認、監(jiān)視、檢驗和試驗活動的安排，接驗證、確認、監(jiān)視、檢驗和試驗活動的安排，接收準則；收準則；l記錄記錄l策劃的輸出形式應適合組織的運作方式策劃的輸出形式應適合組織的運作方式7.2.2 7.2.2 與產(chǎn)品有關(guān)要求的評審與產(chǎn)品有關(guān)要求的評審l評審要求：評審要求：l產(chǎn)品要求得到規(guī)定產(chǎn)品要求得到規(guī)定l不一致的要求已予解決不一致的要求已予解決

16、l有能力滿足規(guī)定有能力滿足規(guī)定l評審時機：承諾前評審時機：承諾前l(fā)確認沒有形成文件的顧客要求確認沒有形成文件的顧客要求l產(chǎn)品要求發(fā)生變更時的控制產(chǎn)品要求發(fā)生變更時的控制l網(wǎng)絡銷售時的評審網(wǎng)絡銷售時的評審7.4 7.4 采購采購l7.4.1 采購過程到哪里買？）采購過程到哪里買？）l對供方和采購產(chǎn)品的控制的類型和程度取決于對對供方和采購產(chǎn)品的控制的類型和程度取決于對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響l對供方的評價和選擇對供方的評價和選擇l根據(jù)供方提供符合要求產(chǎn)品的能力評價和選根據(jù)供方提供符合要求產(chǎn)品的能力評價和選擇供方擇供方l規(guī)定選擇、評價和重新評價的準則規(guī)定選擇、評價

17、和重新評價的準則l保持評價的結(jié)果和任何由評價所引起的措施保持評價的結(jié)果和任何由評價所引起的措施的記錄的記錄 7.5.4 7.5.4 顧客財產(chǎn)顧客財產(chǎn): :l顧客財產(chǎn)：組織控制下或其使用的包括顧客財產(chǎn)：組織控制下或其使用的包括知識產(chǎn)權(quán)）知識產(chǎn)權(quán)）l管理要求管理要求:識別、驗證、保護和維護識別、驗證、保護和維護l發(fā)生丟失、損壞、不適用時，報告顧客并發(fā)生丟失、損壞、不適用時，報告顧客并保持記錄保持記錄8.2.1 8.2.1 顧客滿意顧客滿意: :l監(jiān)視目的：測量質(zhì)量管理體系的業(yè)績監(jiān)視目的：測量質(zhì)量管理體系的業(yè)績l監(jiān)視對象：顧客滿意監(jiān)視對象：顧客滿意l監(jiān)視要求：確定獲取和使用這種信息的方監(jiān)視要求：確定

18、獲取和使用這種信息的方法法8.3 8.3 不合格品控制不合格品控制l目的：識別和控制，以防止非預期的使目的：識別和控制，以防止非預期的使用或交付用或交付l控制和處置的職責和權(quán)限：在形成文件控制和處置的職責和權(quán)限：在形成文件的程序中明確的程序中明確l處置不合格品的方法：處置不合格品的方法：l消除已發(fā)現(xiàn)的不合格；消除已發(fā)現(xiàn)的不合格；l讓步使用、放行或接受批準）；讓步使用、放行或接受批準）；l防止其原預期的使用或應用。防止其原預期的使用或應用。8.3 8.3 不合格品控制不合格品控制l記錄：性質(zhì)和隨后所采取的措施包括批準讓記錄：性質(zhì)和隨后所采取的措施包括批準讓步）步）l對糾正后的產(chǎn)品進行再驗證對糾正后的產(chǎn)品進行再驗證 l在交付或已經(jīng)開始使用以后才發(fā)現(xiàn)問題時的處在交付或已經(jīng)開始使用以后才發(fā)現(xiàn)問題時的處理理糾正措施控制程序糾正措施控制程序目的：消除不合格原因，為防止再次發(fā)生要求：糾正措施與不合格的影響程度相適應