大型活動(dòng)執(zhí)行手冊模板

1、百度文庫項(xiàng)目執(zhí)行手冊流程安排是綱領(lǐng)前期準(zhǔn)備是基礎(chǔ)合作執(zhí)行是關(guān)鍵控制應(yīng)變是保障/細(xì)節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在10/ 目錄 一、手冊說明 2二、活動(dòng)環(huán)節(jié)一：信息溝通 2三、活動(dòng)環(huán)節(jié)二：方案制定 4四、活動(dòng)環(huán)節(jié)三：開會(huì)分工 6五、活動(dòng)環(huán)節(jié)四：活動(dòng)籌備 6六、活動(dòng)環(huán)節(jié)五：全體排練 9七、活動(dòng)環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行 9八、活動(dòng)環(huán)節(jié)七：會(huì)后跟進(jìn)11九、工作人員禮儀13/ 一、手冊說明 本手冊討論對象為接待等項(xiàng)目，由于大型公開性活動(dòng)工作較為復(fù)雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以及更多繁雜的現(xiàn)場服務(wù)等事宜，因此，大型公開性活動(dòng)需要在具體執(zhí)行中制定嚴(yán)謹(jǐn)周密的活動(dòng)執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊僅為大型公開性活動(dòng)提供原則性指導(dǎo)。

2、本手冊將活動(dòng)執(zhí)行分為七個(gè)環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會(huì)分工、活動(dòng)籌備、全體排練、現(xiàn)場執(zhí)行和會(huì)后跟進(jìn)，以供執(zhí)行負(fù)責(zé)人把握整個(gè)執(zhí)行過程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實(shí)現(xiàn)清晰的活動(dòng)把握、周到而創(chuàng)新的方案設(shè)計(jì)、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的會(huì)后跟進(jìn)，最終完成一個(gè)完美的活動(dòng)執(zhí)行過程。二、活動(dòng)環(huán)節(jié)一：信息溝通 信息溝通是活動(dòng)執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動(dòng)成熟地思考是活動(dòng)舉辦成功的基礎(chǔ)也能盡可能避免由于活動(dòng)理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時(shí)間浪費(fèi)等問題。因此活動(dòng)執(zhí)行負(fù)責(zé)人須在活動(dòng)正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進(jìn)行充分溝通， 在可允許的范圍內(nèi)爭取了解盡可能多的信息

3、，填寫下列活動(dòng)信息溝通表，再籌劃下一步工作?；顒?dòng)信息溝通表活動(dòng)名稱活動(dòng)時(shí)間活動(dòng)地點(diǎn)舉辦單位協(xié)辦/聯(lián)辦單位執(zhí)行負(fù)責(zé)人活動(dòng)規(guī)模執(zhí)行單位執(zhí)行單位負(fù)責(zé)人活動(dòng)目的活動(dòng)意義主要領(lǐng)導(dǎo)嘉兵邀請媒體邀請/主要流程接待標(biāo)準(zhǔn)其它要求三、活動(dòng)環(huán)節(jié)二：方案制定活動(dòng)方案是活動(dòng)執(zhí)行的指導(dǎo)性文件。在活動(dòng)信息溝通完成之后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人填寫活動(dòng)信息溝通表，自己或執(zhí)行方制定活動(dòng)方案與活動(dòng)執(zhí)行方案（初稿） ，組織各處室討論，根據(jù)修改建議形成活動(dòng)執(zhí)行方案（第二版），提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見制定活動(dòng)執(zhí)行方案（最終 版）。其整體流程如下：執(zhí)行人信息溝誦口埴寫活動(dòng)信 息、溝 通表口制定活動(dòng)方案廳執(zhí)行方案-一處室討論（第二版）/D將

4、活動(dòng)方案（第二版）提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱口根據(jù)意見確定最終方案一般性活動(dòng)簡要方案基本要素：1、活動(dòng)名稱與目的；2、活動(dòng)時(shí)間與地點(diǎn)；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；4、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、簡要流程。重大活動(dòng)精細(xì)方案基本要素：1、活動(dòng)名稱、背景、目的、意義與口號；2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單位；3、活動(dòng)時(shí)間地點(diǎn)；4、活動(dòng)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、活動(dòng)詳細(xì)流程；6、贊助機(jī)構(gòu)與合作媒體；/7、活動(dòng)會(huì)務(wù)服務(wù);8、其它事項(xiàng)?；顒?dòng)執(zhí)行方案的基本要素:活動(dòng)基本信息J /活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、規(guī)模、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、舉辦/聯(lián)辦單位等執(zhí)行團(tuán)隊(duì)分工A、執(zhí)行總負(fù)責(zé)人；B、執(zhí)行小組負(fù)責(zé)人；C、具體組員名單。前期籌備事宜A、籌備事

5、宜列項(xiàng)；B、人員分工安排；C、籌備日程安排。現(xiàn)場執(zhí)行事宜A、現(xiàn)場布置說明；B、現(xiàn)場活動(dòng)流程；/C、現(xiàn)場任務(wù)列項(xiàng)。/D、人員分工安排；活動(dòng)后期工作A、后期事項(xiàng)明細(xì)；/B、人員分工安排；/C、完成時(shí)限要求?；顒?dòng)財(cái)務(wù)預(yù)算活動(dòng)合同簽訂活動(dòng)應(yīng)急方案其它事項(xiàng)/大型公開活動(dòng)同時(shí)需制定招商贊助方案。 /四、活動(dòng)環(huán)節(jié)三：開會(huì)分工活動(dòng)前期，成立活動(dòng)小組，由小組負(fù)責(zé)人定期召開活動(dòng)信息溝通會(huì)議，進(jìn)行初步的工作分工?；顒?dòng)方案確定后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人召集全體工作人員，舉行活動(dòng)工作安排會(huì)，詳細(xì)介紹活動(dòng)信息及其具體人員安排，同時(shí)了解全體人員時(shí)間和工作任務(wù)情況，聽取反饋建議，及時(shí)進(jìn)行工作調(diào)整與方案完善，最終確定全體人員分工：（根據(jù)活

6、動(dòng)的規(guī)模及性質(zhì)，報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)召開各部分協(xié)調(diào)會(huì)，得到更多的部分協(xié)助）工作安排會(huì)三個(gè)目的：、1、講述活動(dòng)各項(xiàng)情況；2、明確人員分工安排；3、聽取反饋意見。工作安排會(huì)環(huán)節(jié)：1、執(zhí)行負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，介紹活動(dòng)基本情況；/2、執(zhí)行負(fù)責(zé)人介紹人員分工安排；/3、工作人員重述自身職責(zé)與安排;1/4、聽取反饋意見并及時(shí)協(xié)調(diào)；、/5、領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言。分工管理方法：由于活動(dòng)現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，實(shí)施操作程序的管理。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定整體工作分工方案，然后由各項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對自身工作的詳細(xì)分工計(jì)劃，再交于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計(jì)劃匯總，以此控制整個(gè)活動(dòng)進(jìn)程。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制。項(xiàng)目負(fù)責(zé)

7、人的統(tǒng)一安排，團(tuán)結(jié)協(xié)作互相配合，所安排的人員，從活動(dòng)籌備前期到活動(dòng)現(xiàn)場執(zhí)行，再到活動(dòng)后期，一直負(fù)責(zé)到底，從而進(jìn)一步保證活動(dòng)的進(jìn)程速度和效率。部門職能負(fù)責(zé)人執(zhí)行方備注總指揮活動(dòng)的總體策劃、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副總指揮項(xiàng)目的監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副會(huì)務(wù)1、各處室協(xié)調(diào)組長：總協(xié)調(diào)2、各部門協(xié)調(diào)組員：指3、召開協(xié)調(diào)會(huì)揮領(lǐng)導(dǎo)1、領(lǐng)導(dǎo)邀請（名單）組長：對接：后勤接待2、領(lǐng)導(dǎo)餐宿、簽到 /組員：3、領(lǐng)導(dǎo)用車、禮品4、領(lǐng)導(dǎo)演講稿5、領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)路線檢查重宜 刀口 ,、1、嘉賓邀請（名單）組長：接待2、嘉賓餐宿組員：3、嘉賓用車、禮品媒體1、媒體邀請（名單）組長：接待2、媒體餐宿組員：3、媒體簽到、禮品uta1、舞美督促、檢

8、查組長：設(shè)計(jì)2、證件管理組員：3、各區(qū)域視覺管理文字1、新聞通稿組長：資料2、領(lǐng)導(dǎo)演講稿組員：3、%主持人串詞4、會(huì)務(wù)文字資料5、通訊錄后勤1、生活用水組長：保障2、餐宿、用車、禮品/組員：3、其他 /安保1、證件檢查組長：消防2、現(xiàn)場引導(dǎo)組員：3、現(xiàn)場管理攝影1、籌備前的影像攝像2、現(xiàn)場影像3、活動(dòng)資料收集信息1、志愿者管理2、禮儀其他3、信息共享、通知五、活動(dòng)環(huán)節(jié)四：活動(dòng)籌備在明確活動(dòng)方案和人員分工， 正式進(jìn)入活動(dòng)籌備環(huán)節(jié)， 活動(dòng)籌備是活動(dòng)的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細(xì)化深入的過程，主要包括以下內(nèi)容：現(xiàn)場勘查、來賓邀請接待、活動(dòng)進(jìn)度、物料準(zhǔn)備、現(xiàn)場布置、應(yīng)急預(yù)案、公安消防、后勤保障、財(cái)務(wù)預(yù)算與文件管

9、理。1、來賓邀請接待及接待方案：/領(lǐng)導(dǎo)邀請和接待嘉賓邀請和接待媒體邀請和接待邀請媒體名單百度文庫?新聞夾內(nèi)容? 媒體簽到? 住宿登記表? 媒介分工（活動(dòng)現(xiàn)場位置）?接待物料 /? 專訪安排（名單、 Q&A、）2活動(dòng)進(jìn)度制定嚴(yán)格的活動(dòng)籌備各項(xiàng)內(nèi)容的進(jìn)度表:內(nèi)容35二?391Q11壬要負(fù)責(zé)人夢和人員四n六日1風(fēng)動(dòng)方案沽苗宴求告鈿伏希公司在重提交需助提菜活地提案定冢及定用苦合同_舌動(dòng)場地能靠著動(dòng)甥她確田交通路就疑美啰討號說埼地勘察1程究機(jī)多強(qiáng)計(jì)方塞邪東場蛆設(shè)計(jì)方案制也開始股出皙制代物送刎漫遺場保南&諸,請嫌觸議硝定媒體名單媒體邀請MVP確僦解體出席總畢覆與遭南據(jù)文迪語函設(shè)計(jì)強(qiáng)M遜滑困強(qiáng)計(jì)二_.遨請圖

10、用制作一發(fā)總邀請函金房人數(shù)描認(rèn)斯詞賁料活到日程指南話到新聞通稿靠其演講善其它唯#現(xiàn)埼合動(dòng)用水山品管理百快消陽預(yù)案L一匚應(yīng)急煞素交通生安徘3物料準(zhǔn)備5應(yīng)急預(yù)案AV部分/八、? 現(xiàn)場所有AV設(shè)備（包括筆記本電腦）均需在活動(dòng)進(jìn)場前、進(jìn)場后進(jìn)行多次檢查，以確保所有設(shè)備的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。? 活動(dòng)進(jìn)行中對所有文件同時(shí)在兩臺筆記本上備份，以防現(xiàn)場一部出現(xiàn)問題馬上可切換另一部天氣變化安保事件? 在活動(dòng)區(qū)域周圍及主要通道處安排工作人員及保安，防止中途發(fā)生突發(fā)事件， 如發(fā)生意外變化及時(shí)疏導(dǎo)來賓。? 如場內(nèi)發(fā)生混亂時(shí)由場內(nèi)的工作人員及禮儀迅速引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到安全區(qū)域，確保在場領(lǐng)導(dǎo)的安全。?同時(shí)負(fù)責(zé)人利用場內(nèi)廣播對場內(nèi)的人員進(jìn)行

11、引導(dǎo)和疏散。6公安消防?活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；? 安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識別標(biāo)志；? 場地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；/? 入場票證的管理、查驗(yàn)措施；/? 場地人員的核定容量；/? 迅速疏散人員的預(yù)備措施。、/7后勤保障? 安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá)?指定工作人員用車和司機(jī)? 文件打印? 資料裝袋、運(yùn)輸和存放丁 丁? 物品領(lǐng)取登記/? 生活用水、禮品 /8財(cái)務(wù)預(yù)算9文件管理活動(dòng)中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計(jì)劃、相關(guān)證件票據(jù)等，需及時(shí)整理，讓文件在活動(dòng)的過程在各個(gè)需要文件的工 作人員中及時(shí)傳

12、遞。讓工作人員能及時(shí)了解整個(gè)活動(dòng)過程，從而提高工作效率。10活動(dòng)相關(guān)物資會(huì)議物資項(xiàng)目基本內(nèi)容會(huì)務(wù)文具打印機(jī)、訂書機(jī)、紙筆、膠帶等會(huì)議電子材料演講PPT、開場背景PPT、背景音樂、視頻會(huì)議發(fā)放材料嘉賓簽到簿、活動(dòng)議程單、會(huì)議介紹、會(huì)務(wù)其它資料六、活動(dòng)環(huán)節(jié)五：全體排練針對重大公開活動(dòng)， 或其它有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的活動(dòng)， 需提前對重要環(huán)節(jié)進(jìn)行排練，以增加工作人員活動(dòng)執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領(lǐng)導(dǎo)接待環(huán)節(jié)、活動(dòng)開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)歡送環(huán)節(jié)，其中重要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多，需要多人的配合，通常需要進(jìn)行多次排練。排練人員安排 排練總導(dǎo)演：執(zhí)行負(fù)責(zé)人? 排練人員：被排

13、練環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行人員；? 陪練人員：其它環(huán)節(jié)工作人員，表演與會(huì)嘉賓；? 問題紀(jì)錄人員：/ 七、活動(dòng)環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行1、再次排查：于活動(dòng)正式開始前， 所有工作人員提前就位， 執(zhí)行負(fù)責(zé)人須結(jié)合排練情況，對現(xiàn)場工作進(jìn)行 全面排查，尤其排查涉及領(lǐng)導(dǎo)安排的重要環(huán)節(jié)。? 人員分工：工作人員重述自己的工作職責(zé)，確保所有人員全部到位；? 物品擺放：現(xiàn)場桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆是否擺放整齊；? 房屋擺設(shè)：房屋內(nèi)部擺設(shè)是否美觀、干凈、整潔；? 電子設(shè)備：電子設(shè)備是否運(yùn)行正常，所有音頻、PPT等電子資料是否已完全到位；? 領(lǐng)導(dǎo)禮品：檢查禮品是否到位并擺放整齊，工作人員是否清楚不同領(lǐng)導(dǎo)的禮品類別。 2、

14、領(lǐng)導(dǎo)接待：設(shè)立活動(dòng)接待組，分設(shè)多個(gè)接待小組， 每個(gè)小組由兩人組成， 由接待組組長負(fù)責(zé)小組間的協(xié) 調(diào)，及時(shí)調(diào)配。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)到場時(shí)，小組其中一名接待人員負(fù)責(zé)引導(dǎo)休息室，另一名于接待處迎接其 它領(lǐng)導(dǎo)。重要領(lǐng)導(dǎo)由公關(guān)人員陪同部門領(lǐng)導(dǎo)到門口進(jìn)行迎接。接待工作的通常流程：? 聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)或其部門領(lǐng)導(dǎo)，確認(rèn)活動(dòng)地址、交通路線圖等信息，預(yù)先告訴迎接事宜；? 領(lǐng)導(dǎo)即到時(shí)，接待小組須注意來往車輛，到迎接處準(zhǔn)備好，車輛一到即主動(dòng)上前迎接；? 對于須由部門領(lǐng)導(dǎo)親自迎接的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)即到時(shí)接待小組負(fù)責(zé)人提前電話告知部門領(lǐng)導(dǎo)； 活動(dòng)禮儀引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)人休息室，并馬上安排茶水。? 活動(dòng)開始接待人員負(fù)責(zé)引導(dǎo)至活動(dòng)現(xiàn)場；3、現(xiàn)場配合：/八、活

15、動(dòng)執(zhí)行負(fù)責(zé)人根據(jù)活動(dòng)執(zhí)行方案，列明現(xiàn)場需要執(zhí)行的工作，并進(jìn)行工作人員細(xì)致安排，以配合現(xiàn)場活動(dòng)流程中的所有工作。4、活動(dòng)用餐：/? 提前安排好用餐座次，于餐桌上預(yù)先整齊擺放桌牌；? 及時(shí)引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)至用餐地點(diǎn)，直至每位領(lǐng)導(dǎo)就座完成；? 在至用餐地點(diǎn)路上，需注意提包、拿衣服和活動(dòng)材料，并確認(rèn)是否有領(lǐng)導(dǎo)物品遺落；、? 用餐現(xiàn)場至少有一名工作人員，及時(shí)調(diào)配服務(wù)員，服務(wù)現(xiàn)場。5、歡送領(lǐng)導(dǎo)及禮品發(fā)送? 首先集體歡送國家領(lǐng)導(dǎo)人和省部級重要領(lǐng)導(dǎo)，再歡送其它領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)家；? 對于有司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)，提前將禮品給領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)；? 對于未帶司機(jī)的參與領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)結(jié)束后由專門工作人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)發(fā)送禮品。八、活動(dòng)環(huán)節(jié)七：會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)工作也是活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。于活動(dòng)結(jié)束之后，需及時(shí)對活動(dòng)進(jìn)行跟進(jìn)整理，具體包括如下幾個(gè)方面：1、感謝短信發(fā)送/于活動(dòng)結(jié)束后，需及時(shí)對與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)和支持表示感謝。/2、會(huì)議/活動(dòng)紀(jì)要于活動(dòng)結(jié)束后，工作人員及時(shí)整理活動(dòng)錄音、視頻和會(huì)議記錄，撰寫會(huì)議/活動(dòng)紀(jì)要，針對重要活動(dòng)，需要形成活動(dòng)記錄，甚至形成會(huì)議/活動(dòng)成果書籍。3、活動(dòng)新聞稿活動(dòng)結(jié)束的當(dāng)天晚上，工作人員整理活動(dòng)新聞稿，保證第二天及時(shí)進(jìn)行新聞發(fā)布。4、音像資料整理/活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)對活動(dòng)圖片、 視頻等音像資料進(jìn)行整理、修飾和