電子文件的整理

1、 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院美國(guó)的未來(lái)學(xué)家約翰奈斯比特:“大量但無(wú)序的信息,不是資源,而是災(zāi)難”。 公共管理學(xué)院整理：整頓使有條理，有秩序；常用于表示去除不需要的東西。 公共管理學(xué)院第一節(jié) 電子文件整理概述一、電子文件整理前期準(zhǔn)備工作 公共管理學(xué)院 學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)電子文件法律法規(guī)中有關(guān)電子文件整理工作的規(guī)定。電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T18894-2002 ）電子文件管理暫行辦法 (中辦國(guó)辦廳字200939 號(hào))檔案著錄規(guī)則(DA/T 18-1999）電子檔案移交與接收辦法 (檔發(fā)20127 號(hào))歸檔文件整理規(guī)則(DA/T 22-2000) 公共管理學(xué)院將歸檔文件以為單位進(jìn)行裝

2、訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。歸檔文件整理規(guī)則(DA/T 22-2000)正本與定稿為一件正本在前，定稿在后正文與附件為一件 正文在前，附件在后原件與復(fù)制件為一件原件在前，復(fù)制件在后轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后來(lái)文與復(fù)文為一件復(fù)文在前，來(lái)文在后報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件 公共管理學(xué)院8.1 歸檔電子文件的整理按規(guī)定的要求進(jìn)行8.2 歸檔電子文件整理8.3 同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。8.4 按電子文件類(lèi)別代碼相對(duì)8.5電子文件的著錄應(yīng)參照進(jìn)行著錄，同時(shí)補(bǔ)充電子文件特有的著錄

3、項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)8.6 將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄電子文件歸檔與管理規(guī)范（ GB/T18894-2002 ） 公共管理學(xué)院電子文件管理的基本原則：統(tǒng)一管理全程管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)便于利用安全保密電子文件管理暫行辦法 (中辦 國(guó)辦 廳字200939 號(hào)) 公共管理學(xué)院p 購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備等；p 安裝并使用專(zhuān)門(mén)用于電子文件歸檔整理的軟件工具各種ERKS軟件。 GD2000綜合檔案管理系統(tǒng)V5.0 世紀(jì)科怡、清華紫光、南大之星、泰坦軟件等配備歸檔電子文件整理工作必需的軟硬件設(shè)施。 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院二、電子文件整理的原則 公共管理學(xué)院電子文件整理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理將有何

4、不同？傳統(tǒng)意義上的文件整理是不能適應(yīng)現(xiàn)代化的信息檢索需要，只有現(xiàn)代化的文件整理方法才能適應(yīng)現(xiàn)代化信息檢索的需要。 公共管理學(xué)院簡(jiǎn)化整理、深化檢索（一）總指導(dǎo)思想z在電子文件時(shí)代，檢索是計(jì)算機(jī)自動(dòng)智能檢索，是“點(diǎn)”對(duì)“點(diǎn)”一步到位的全文檢索z而傳統(tǒng)的檔案檢索是全宗案卷目錄卷內(nèi)目錄文件全文的層層檢索 公共管理學(xué)院z整理是檔案工作的基礎(chǔ)，檢索是檔案工作的目的，檢索決定整理，整理服務(wù)檢索，整理工作的重心要圍繞檢索需要而展開(kāi)，是否有利于檢索則是檢驗(yàn)整理工作的首要標(biāo)準(zhǔn)。檢索第一位、整理第二位z整理是使檔案工作有序化的過(guò)程，檢索則是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和工作目的，只有在科學(xué)整理的基礎(chǔ)上，檢索的查準(zhǔn)率、查全率才能

5、接近100%，檔案工作的價(jià)值和作用才得以實(shí)現(xiàn)。 公共管理學(xué)院 簡(jiǎn)化傳統(tǒng)整理工作中不適應(yīng)現(xiàn)代化檢索要求的方法，體現(xiàn)在整理的各個(gè)工作流程中即：減少、弱化，甚至消滅繁鎖、復(fù)雜的人工方式方法，逐步以簡(jiǎn)化、實(shí)用的現(xiàn)代化的方式方法取而代之。1.簡(jiǎn)化整理 公共管理學(xué)院v對(duì)于歸檔：只需要使用電子文件管理系統(tǒng)，以“確定”和“取消”的方式就能確定電子文件的歸檔與不歸檔v對(duì)于收集：可以通過(guò)計(jì)算機(jī)以及電子文件管理系統(tǒng)即時(shí)采集到齊全而完整的電子文件； v對(duì)于檢索：只需要在電子文件管理系統(tǒng)中按類(lèi)目年度期限進(jìn)行就可實(shí)現(xiàn)“點(diǎn)”到“點(diǎn)”的直接檢索v對(duì)于分類(lèi)：只需按照電子文件管理系統(tǒng)中著錄規(guī)則就可以輕松實(shí)現(xiàn)年度劃分、保管期限設(shè)定

6、、組織機(jī)構(gòu)劃分等 公共管理學(xué)院2.深化檢索“深化檢索”則是電子文件現(xiàn)代化管理的前提，即為符合計(jì)算機(jī)電子文件管理系統(tǒng)的檢索功能需要， 公共管理學(xué)院（二）基本要求 電子文件的整理為單位進(jìn)行，最大限度地保持歷史原貌，便于計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)的管理和應(yīng)用，并與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)，基本實(shí)現(xiàn)了與文檔一體化相適應(yīng)的新型整理方法。 邏輯歸檔的電子文件一般不要求進(jìn)行整理，而物理歸檔的電子文件必須進(jìn)行整理。 公共管理學(xué)院 要注意的是：正確理解和把握電子文件整理工作中“件”的概念，要克服傳統(tǒng)意義上組“件”的人為觀念，樹(shù)立電子文件獨(dú)立而完全意義上的單“件”的觀念：。 公共管理學(xué)院第二節(jié)電子文件整理內(nèi)容與方法歸檔文件

7、整理規(guī)則規(guī)定檔案整理的基本步驟為：收集、裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒等七個(gè)環(huán)節(jié)。還適應(yīng)電子文件整理嗎？ 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院（一）電子文件的收集歸檔 收集本單位在職能活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件，包括文件內(nèi)容、背景信息和元數(shù)據(jù)。 公共管理學(xué)院一是處理完畢的文件材料要隨時(shí)收；二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收； 三是本單位發(fā)文，在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收；四是會(huì)議材料，要事先做好工作及時(shí)收；五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對(duì)性地收；六是常規(guī)性的文件材料，要逐項(xiàng)收；七是在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)，要提前收；八是結(jié)合年終檢查，集中收；九是年末立卷需要全面收；十是在立卷過(guò)程

8、中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收。 公共管理學(xué)院（二）電子文件的分類(lèi)（1）檔案類(lèi)別年度保管期限（2）檔案類(lèi)別保管期限年度（3）檔案類(lèi)別年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）（4）檔案類(lèi)別保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）同一單位的電子文件應(yīng)在其全宗內(nèi)按分類(lèi)方案中的一種進(jìn)行分類(lèi)，而同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。1、電子文件分類(lèi)的方式 公共管理學(xué)院 電子文件按檔案類(lèi)別分為電子的文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、錄音檔案、錄像檔案、照片檔案等門(mén)類(lèi)。 公共管理學(xué)院z區(qū)分檔案類(lèi)目z區(qū)分年度z劃分保管期限z區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）2、電子文件分類(lèi)的內(nèi)容 公共管理學(xué)院（1）區(qū)分檔案類(lèi)別傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的類(lèi)別大致可分為文書(shū)檔案、科技

9、檔案、會(huì)計(jì)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等。（2）區(qū)分年度按電子文件的成文時(shí)間直接劃分年度，不存在文件的針對(duì)年度和生效年度。 公共管理學(xué)院（4）區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）電子文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。（3）劃分保管期限按現(xiàn)行國(guó)家、行業(yè)、部門(mén)或本單位制定的文件材料的保管期限的規(guī)定執(zhí)行。 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院z例外原則二：有檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的單位可按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。z例外原則一：自治區(qū)各級(jí)黨委、政府、人大、政協(xié)辦公廳（室）可按自治區(qū)檔案局制定的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。 公共管理學(xué)院（三）電子文件的排列編號(hào)電子文件的排列，在分類(lèi)方案類(lèi)目?jī)?nèi)，按其成文時(shí)間先后順序排列。傳統(tǒng)檔號(hào)的編制：由

10、全宗號(hào)年度號(hào)類(lèi)別號(hào)保管期限件號(hào)組成。如“0132009W01Y001”表示13號(hào)全宗2009年文書(shū)檔案綜合類(lèi)（或辦公室）永久保管期限的第1件 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院（四）著錄標(biāo)引 在相應(yīng)的電子文件管理系統(tǒng)中按照檔案著錄規(guī)則著錄標(biāo)引，著錄項(xiàng)目依照DA/T 18：檔案著錄規(guī)則(DA/T 18-1999）的要求盡可能全面、準(zhǔn)確、完整。 公共管理學(xué)院（五）建立電子文件目錄 歸檔電子文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和件號(hào)順序建立歸檔電子文件機(jī)讀目錄。電子文件機(jī)讀目錄包括目錄封面和內(nèi)容兩部分，應(yīng)在電子文件管理系統(tǒng)中。 公共管理學(xué)院雙軌制下電子文件編目與紙質(zhì)文件編目的關(guān)系？ 公共管理學(xué)院一般是對(duì)立卷歸檔后的案卷進(jìn)行排

11、列、編號(hào)以及分類(lèi)等系統(tǒng)化的整理，并將其結(jié)果用編制案卷目錄的方式固定下來(lái)。紙質(zhì)檔案經(jīng)整理后形成的實(shí)體分類(lèi)系統(tǒng)能夠?yàn)椴檎覚n案提供一條線索。：電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度整序，并可以根據(jù)不同需要，利用自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)，所以其整理在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將雜亂的電子文件磁性載體分類(lèi)、標(biāo)引、組合，并對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和組建數(shù)據(jù)庫(kù)。 公共管理學(xué)院為此，應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及 存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。電子文件、紙質(zhì)文件一般采取不同的編目方法。 公

12、共管理學(xué)院一、電子文件著錄的概念第三節(jié)電子文件的著錄國(guó)際檔案理事會(huì)國(guó)際檔案著錄（通則）ISAD （G）(第2版) 1999年 檔案著錄是通過(guò)獲取、核對(duì)分析、組織和記錄有助于確認(rèn)、管理、查詢(xún)和解釋檔案材料、背景及其生成時(shí)的，以形成對(duì)所描述對(duì)象及其構(gòu)成部分的準(zhǔn)確表述的。 公共管理學(xué)院著錄是指“在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程”。檔案著錄規(guī)則（GB/T181999） 公共管理學(xué)院認(rèn)為著錄作用不限于編制檢索工具，而在于確認(rèn)、管理、查詢(xún)和解釋檔案材料、背景及其生成時(shí)的文件系統(tǒng)，指向編制檢索工具背后的一些內(nèi)容；認(rèn)為不僅包括檔案本身的特征，而且還包括檔案的背景、文件系統(tǒng)等；認(rèn)

13、為著錄不僅是一項(xiàng)在文件歸檔之后分析、選擇和記錄信息的工作，而且還是對(duì)著錄信息過(guò)程；肯定著錄不僅是“過(guò)程”，而且是該過(guò)程的“”。國(guó)際檔案著錄（通則）中的著錄概念比檔案著錄規(guī)則中的著錄概念要寬泛，所蘊(yùn)涵的管理思想更深刻。 公共管理學(xué)院全要素: 描述對(duì)象包括電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景所有要素。全過(guò)程 著錄貫穿電子文件編制、處理、歸檔、利用整個(gè)生命周期。綜合性 著錄手段演變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)著錄和人工控制相結(jié)。多級(jí)性 針對(duì)不同級(jí)別的文件集合或文件，著錄結(jié)果是不同。 二、電子文件著錄的特點(diǎn)與重要性 公共管理學(xué)院當(dāng)利用者查考的電子文件曾經(jīng)歷了若干次復(fù)制和遷移，其物理格式較原始文件基本上面目全非，而負(fù)責(zé)復(fù)制和遷移的

14、工作人員已經(jīng)故去，無(wú)法出面擔(dān)保文件的可靠性之時(shí)，最終來(lái)評(píng)定該信息源是否可信。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)露西安娜杜蘭蒂，通過(guò)對(duì)檔案全宗的信息整理和描述，文件編制和管理過(guò)程中的各種聯(lián)系得以永久保存。 公共管理學(xué)院 “未經(jīng)恰當(dāng)著錄過(guò)的電子文件系統(tǒng)即使保存下來(lái)，也不會(huì)有證據(jù)作用”。 著錄涉及文件形成過(guò)程中的各個(gè)要素，包括文件形成背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，而且著錄的重點(diǎn)也從文件內(nèi)容轉(zhuǎn)移到文件的形成背景上。美國(guó)電子文件研究專(zhuān)家戴維比爾曼 公共管理學(xué)院在手工環(huán)境下，文件管理的主要難點(diǎn)在于以保存場(chǎng)所為代表的，高密度存儲(chǔ)技術(shù)的出現(xiàn)使得保存場(chǎng)所的難點(diǎn)問(wèn)題得到有效的控制。將管理人員從物質(zhì)資源匱乏的窘境中解放出來(lái)，把注意力集中

15、到管理思路、理念上來(lái)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用引發(fā)了新的瓶頸如何保證文件的長(zhǎng)期真實(shí)性、完整性為代表，在更大程度上表現(xiàn)為。 公共管理學(xué)院存在于（如業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)）中的關(guān)于文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、文件系統(tǒng)及其相互關(guān)系的著錄信息；存儲(chǔ)于中關(guān)于案卷級(jí)以上的文件集合、系統(tǒng)，歸檔后管理活動(dòng)及其相互關(guān)系的著錄信息；以的著錄信息，主要包括電子文件積累登記表、歸檔電子文件登記表、文件更改登記表、電子文件接收檢驗(yàn)登記表、電子文件使用權(quán)限保護(hù)登記表以及物理載體整理結(jié)果的登記表等。 三、電子文件著錄的內(nèi)容 公共管理學(xué)院 檔案著錄規(guī)則（DA/T181999）中規(guī)定7項(xiàng)，每項(xiàng)分若干個(gè)著錄單元(小項(xiàng))，包括：1題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)

16、2稿本與文種項(xiàng)3密級(jí)與保管期限項(xiàng)4時(shí)間項(xiàng)5載體形態(tài)項(xiàng)6附注與提要項(xiàng)7排檢與編號(hào)項(xiàng)著錄項(xiàng)目是指描述文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及文件系統(tǒng)信息的記錄事項(xiàng)。 公共管理學(xué)院 1 題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng) 1.1 正題名 1.2 并列題名 1.3 副題名及說(shuō)明題名文字 1.4 文件編號(hào) 1.5 責(zé)任者 1.6 附件 2 稿本與文種項(xiàng) 2.1 稿本 2.2文種 6 附注與提要項(xiàng) 6.1 附注 6.2 提要7 排檢與編號(hào)項(xiàng) 7.1 分類(lèi)號(hào) 7.2 檔案館代號(hào) 7.3 檔號(hào) 7.4 電子文檔號(hào) 7.5 縮微號(hào) 7.6 主題詞或關(guān)鍵詞3 密級(jí)與保管期限項(xiàng) 3.1 密級(jí) 3.2 保管期限4 時(shí)間項(xiàng)5 載體形態(tài)項(xiàng) 5.1 載體類(lèi)型

17、 5.2 數(shù)量及單位 5.3 規(guī)格 公共管理學(xué)院l題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)l1 正題名12 并列題名13 副題名及說(shuō)明題名文字14 責(zé)任者15 鑒定者16 歸檔者17 接收歸檔者18 著錄者19 110 附件2稿本與文種項(xiàng)21 稿本22 文種23 版本及版本說(shuō)明3密級(jí)與保管期限項(xiàng)31 密級(jí)32 文件緩急程度33 保管期限國(guó)際檔案著錄（通則）國(guó)家檔案局研究課題“電子文件著錄標(biāo)準(zhǔn)” 公共管理學(xué)院5. 載體形態(tài)項(xiàng)5.1 載體類(lèi)型5.2 數(shù)量5.3 規(guī)格5.4 5.5 4. 時(shí)間項(xiàng)4.1 形成時(shí)間或文件起止時(shí)間4.2 歸檔或銷(xiāo)毀時(shí)間4.3 6.附注與提要項(xiàng)6.1 附注6.2 提要6.3 機(jī)構(gòu)史或傳記6.4 保

18、存史 公共管理學(xué)院8.排檢與編號(hào)項(xiàng)8.1 分類(lèi)號(hào)8.2 檔案館代號(hào)8.3 檔號(hào)7軟硬件平臺(tái)項(xiàng)71 機(jī)器名稱(chēng)及型號(hào)72 網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境73 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)名稱(chēng)及版本74 操作系統(tǒng)名稱(chēng)及版本75 應(yīng)用軟件名稱(chēng)及版本7、6 遷移前硬件環(huán)境77 遷移前軟件環(huán)境78 文件類(lèi)型79 遷移前文件類(lèi)型710 文件簽署所用技術(shù) 9.檢索與利用項(xiàng)9.1 檢索條件9.2 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院 置于下列各著錄項(xiàng)目之前：稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)。置于并列題名之前。置于下列各著錄單元之前：副題名及說(shuō)明題名文字，文件編號(hào)、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。置于第一

19、個(gè)責(zé)任者之前。置干多個(gè)文件編號(hào)之間、多個(gè)責(zé)任者之間。用于相同職責(zé)、身份省略時(shí)的責(zé)任者之間或同一責(zé)任者的不同職責(zé)、身份之間。 置于每一個(gè)附件之前。檔案著錄規(guī)則（DA/T181999）：著錄標(biāo)記符 公共管理學(xué)院 置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文件編號(hào)中的年度、責(zé)任者省略時(shí)的“等”字。置于下列著錄內(nèi)容的兩端：責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文、中國(guó)責(zé)任者時(shí)代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“”號(hào)配合使用。用于下列著錄內(nèi)容之間： 日期起止和檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)各層次之間。用于節(jié)略?xún)?nèi)容

20、。用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“”號(hào)。 公共管理學(xué)院密級(jí)按GB/T7156一1987第4章文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)級(jí)別。 公共管理學(xué)院 公共管理學(xué)院四電子文件著錄的組織文件級(jí)以及案卷級(jí)的著錄工作一般應(yīng)由完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔 。 在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)人員必須完成由檔案部門(mén)設(shè)計(jì)的著錄單（記錄設(shè)計(jì)項(xiàng)目的名稱(chēng)、時(shí)間、來(lái)源、責(zé)任者、設(shè)計(jì)者等），方可進(jìn)入設(shè)計(jì)系統(tǒng)的界面開(kāi)始設(shè)計(jì)工作。 公共管理學(xué)院五、電子文件的標(biāo)引電子文件的著錄是對(duì)文件全方位的描述，而標(biāo)引標(biāo)引僅是對(duì)電子文件內(nèi)容的描述，即分析電子文件的內(nèi)容并賦予其規(guī)范化檢索

21、標(biāo)識(shí)的過(guò)程。標(biāo)引是著錄的一部分，是著錄工作中最需要發(fā)揮工作人員智慧發(fā)揮工作人員智慧的一個(gè)環(huán)節(jié)，由于標(biāo)引需要從全面分析文件內(nèi)容，提煉出最能反映文件主題的概念。 公共管理學(xué)院全文自動(dòng)標(biāo)引主要有單詞標(biāo)引、短語(yǔ)標(biāo)引及語(yǔ)義標(biāo)引三種類(lèi)型。題名關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引從題名中自動(dòng)抽取關(guān)鍵詞的方法主要有詞典匹配法和分詞抽詞標(biāo)引法。我國(guó)檔案部門(mén)主要采用的自動(dòng)標(biāo)引方法。分類(lèi)號(hào)自動(dòng)標(biāo)引基本算法是基于對(duì)分類(lèi)號(hào)人工標(biāo)引思維方式和思維過(guò)程的分析和模擬。 電子文件標(biāo)引的主要內(nèi)容 公共管理學(xué)院第四節(jié) 電子文件整理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)歸檔電子文件在：之基礎(chǔ)上，整理時(shí)要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)： 公共管理學(xué)院1、歸檔電子文件z立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、

22、辦理完畢，應(yīng)作為電子檔案保存的電子文件的齊全完整，特別是相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的齊全完整。 公共管理學(xué)院2、歸檔電子文件z歸檔的電子文件應(yīng)真實(shí)有效，歸檔電子文件的文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件應(yīng)包括形成記錄和最新版本，各種文件的草稿、定稿依據(jù)需要?dú)w檔。有條件的單位應(yīng)采用電子文件簽章技術(shù)或認(rèn)證體系等以確認(rèn)電子文件的有效性。 公共管理學(xué)院3、歸檔電子文件z歸檔的電子文件應(yīng)采用國(guó)家規(guī)定的規(guī)范格式，以保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性。4、電子文件歸檔z按照國(guó)家和自治區(qū)有關(guān)檔案的歸檔范圍的規(guī)定，應(yīng)歸檔的電子文件都要進(jìn)行歸檔，不應(yīng)歸檔的電子文件不能歸檔。 公共管理學(xué)院5、電子文件z電子文件按其形成的年度

23、分類(lèi)z立檔單位要制定電子文件分類(lèi)方案，并按照分類(lèi)方案分類(lèi)。同一全宗只能選擇一種分類(lèi)方案并保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。z保管期限按其規(guī)定進(jìn)行劃分，劃分務(wù)必準(zhǔn)確。 公共管理學(xué)院6、電子文件z歸檔電子文件應(yīng)在其分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間先后順序排列。7、電子文件z歸檔電子文件依分類(lèi)方案和排列順序逐件進(jìn)行流水編號(hào)。 公共管理學(xué)院8、電子文件z歸檔電子文件使用GD2000綜合檔案管理系統(tǒng)V5.0，按照檔案著錄規(guī)則著錄標(biāo)引，著錄項(xiàng)目依照GD2000綜合檔案管理系統(tǒng)V5.0設(shè)置項(xiàng)目進(jìn)行。9、已建立電子文件z歸檔電子文件需要依據(jù)分類(lèi)方案和排列編號(hào)，建立機(jī)讀目錄。 公共管理學(xué)院條形碼技術(shù)在紙質(zhì)檔案與電子文件整理中

24、的應(yīng)用 公共管理學(xué)院條形碼技術(shù)最早產(chǎn)生在二十世紀(jì)二十年代，最早被打上條形碼的產(chǎn)品是。條形碼是迄今為止最經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。1988年我國(guó)成立了，并于1991年正式加入國(guó)際物品編碼協(xié)會(huì)(EAN)。條形碼技術(shù)在我國(guó)的應(yīng)用是從80年代開(kāi)始的，1985年首先建立條形碼掛號(hào)函件自動(dòng)登錄處理系統(tǒng)。 公共管理學(xué)院上海船舶研究設(shè)計(jì)院、勝利油田地質(zhì)科學(xué)研究院、西北勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院、外交部檔案館、中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院阜外心血管病醫(yī)院、江西洪都航空工業(yè)集團(tuán)、上海第二醫(yī)科大學(xué)、廣東省廣州市自來(lái)水公司檔案館和廣東省檔案館等。河南省檔案局2004年度科研計(jì)劃項(xiàng)目綜合檔案館條形碼文件級(jí)檔案管理系統(tǒng)從2001年起，檔案以“

25、件”為整理與保管單位普遍實(shí)施。2006年4月14日,上海市檔案局在閔行區(qū)檔案館召開(kāi)“檔案條形碼管理系統(tǒng)”應(yīng)用。 公共管理學(xué)院一維條形碼一般僅在水平方向表達(dá)信息，而在垂直方向則不表達(dá)任何信息，其一定的高度通常是為了便于閱讀器的對(duì)準(zhǔn)。其優(yōu)勢(shì)在于提高信息錄入速度、減少差錯(cuò)，但也存在一些不足之處： 數(shù)據(jù)容量較?。?0個(gè)字符左右 只能包含字母和數(shù)字 條形碼尺寸相對(duì)較大（空間利用率較低） 條形碼遭到損壞后便不能閱讀 公共管理學(xué)院以條形碼 為例，此條形碼分為部分，從左到右分別為：共3位，對(duì)應(yīng)該條碼的693，是中國(guó)的國(guó)家代碼之一。（690-695都是中國(guó)大陸的代碼，由國(guó)際上分配）：共5位，對(duì)應(yīng)該條碼的69838，代表著生產(chǎn)廠商代碼，由廠商申請(qǐng)，國(guó)家分配：共4位，對(duì)應(yīng)該條碼的0001，代表著廠內(nèi)商品代碼，由廠商自行確定：共1位，對(duì)應(yīng)該條碼的3，是校驗(yàn)碼，依據(jù)一定的算法，由前面12位數(shù)字計(jì)算而得到。 公共管理學(xué)院公式第13位算法：1：取出該數(shù)的奇數(shù)位的和， c1=6+3+9+3