區(qū)機(jī)關(guān)團(tuán)體事業(yè)單位檔案整理培訓(xùn)

1、 歸檔文件整理是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。收集確定“件裝訂分類排列編號編目裝盒排架任免、獎懲非本單位人員或部門的文件；上級機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；上級機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件；無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；重份文件；未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿重要法規(guī)性文件、定稿除外、鉛印文件的各次校對稿領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外；從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問

2、一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面收集的文件材料；參加非主管機(jī)關(guān)召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；下級機(jī)關(guān)抄報備案的一般性文件材料。各單位制定的歸檔范圍和保管期限表，報送區(qū)檔案局審批同意后，應(yīng)作為本單位的一項業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)加以公布施行。 編史修志工作已經(jīng)結(jié)束的要開始整理歸檔，各門類史志檔案都?xì)w在史志類，是專門檔案，單獨(dú)用目錄號與檔案局聯(lián)系后確定。 歸檔文件整理方法是以歸檔文件整理方法是以“件為單位，進(jìn)行文件

3、級整件為單位，進(jìn)行文件級整理。確定理。確定“件是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一。件是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一?！凹_件確實定一定要把握尺度，不可過嚴(yán)也不可太松。實定一定要把握尺度，不可過嚴(yán)也不可太松。 一般以每份文件為一件，但實踐中文件的情況很多，一般以每份文件為一件，但實踐中文件的情況很多，要用以下標(biāo)準(zhǔn)來確定件。要用以下標(biāo)準(zhǔn)來確定件。 * *重要文件的正文與歷次修改稿為一件重要文件須重要文件的正文與歷次修改稿為一件重要文件須保存歷次修改稿的保存歷次修改稿的, ,應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件。各為一件。 *成套的會議材成套的會議材料各為一件一個料各為一

4、件一個會議的材料不能簡會議的材料不能簡單作一件處理，而單作一件處理，而要分別以件歸檔。要分別以件歸檔。 歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。 從從2021年度開始數(shù)字化掃描后，檔案須進(jìn)館單位就年度開始數(shù)字化掃描后，檔案須進(jìn)館單位就不需要再換不銹鋼釘了，一般訂兩只釘就夠了。不需要再換不銹鋼釘了，一般訂兩只釘就夠了。不銹鋼釘裝訂方式不銹鋼釘裝訂方式 注：裝訂時，紙張要對齊裝訂的一邊左邊齊、底注：裝訂時，紙張要對齊裝訂的一邊左邊齊、底邊齊，一個單位的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。保存十年的邊齊，一個單位的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。文件材料可保持原裝訂方式不

5、變。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。幾份文件作為一件時，歸入排在最前面文件的簽發(fā)幾份文件作為一件時，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度。如會議記錄、介紹信、審批表、統(tǒng)計報表年度。如會議記錄、介紹信、審批表、統(tǒng)計報表等。等。 歸檔章用歸檔章用紅色印泥紅色印泥加蓋，加蓋，檔號填寫用黑檔號填寫用黑色或藍(lán)黑墨水色或藍(lán)黑墨水筆填寫。筆填寫。 歸檔章按標(biāo)準(zhǔn)制作，歸檔章的填寫內(nèi)容與要求：歸檔章按標(biāo)準(zhǔn)制作，歸檔章的填寫內(nèi)容與要求： 特別提醒：一個類一個流水號，如采用特別提醒：一個類一個流水號，如采用“年度保管期限年度保管期限分類方法，永久、分類方法，永久、30年、年、 10 年分

6、別自年分別自1開始編流水號件號，開始編流水號件號，第二年仍然分別從第二年仍然分別從1開始編號。開始編號。 最容易出現(xiàn)的問題：最容易出現(xiàn)的問題：歪章歪章用藍(lán)色、黑色印泥用藍(lán)色、黑色印泥在文字上蓋章在文字上蓋章位置不對位置不對不按規(guī)定填寫不按規(guī)定填寫 特別提示：題名十分重要，特別提示：題名十分重要，是以后查找檔案時的最重要的要是以后查找檔案時的最重要的要素，填寫時一般應(yīng)照實抄錄；任素，填寫時一般應(yīng)照實抄錄；任免文件和表彰文件中本單位人員免文件和表彰文件中本單位人員未列在題名中的，在題名后將本未列在題名中的，在題名后將本單位人員列出，原題名簡單的要單位人員列出，原題名簡單的要重擬，這些補(bǔ)充的內(nèi)容都要

7、加重擬，這些補(bǔ)充的內(nèi)容都要加“。 特別提示：日期的書寫方式不特別提示：日期的書寫方式不得省略，不能只寫月日，要寫全年得省略，不能只寫月日，要寫全年月日。月日。常見的錯誤常見的錯誤 全宗名稱：立檔單位的名全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)稱，填寫時應(yīng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。化簡稱。 年度：文件形成年度。年度：文件形成年度。注意不是整理年度注意不是整理年度 保管期限：對應(yīng)歸檔文件保管期限：對應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫永久、的保管期限，填寫永久、30年、年、10 年。年。 機(jī)構(gòu)問題：根據(jù)分類機(jī)構(gòu)問題：根據(jù)分類方案，填寫對應(yīng)歸檔文件的類方案，填寫對應(yīng)歸檔文件的類目。目。 歸檔文件目錄裝訂成

8、冊。歸檔文件目錄裝訂成冊。用檔案盒裝起來用檔案盒裝起來九裝盒 特別提醒：紙張中的酸性對檔案有很大危害，酸會使紙張變硬發(fā)脆，嚴(yán)重的特別提醒：紙張中的酸性對檔案有很大危害，酸會使紙張變硬發(fā)脆，嚴(yán)重的會導(dǎo)致紙張成粉沫。確保檔案平安最重要，所以長期保存的檔案必須要采用無會導(dǎo)致紙張成粉沫。確保檔案平安最重要，所以長期保存的檔案必須要采用無酸紙書寫，裝具也要用無酸檔案盒。要求使用檔案局監(jiān)制的無酸紙盒。酸紙書寫，裝具也要用無酸檔案盒。要求使用檔案局監(jiān)制的無酸紙盒。 盒的反面有監(jiān)制標(biāo)志盒的反面有監(jiān)制標(biāo)志 脊背字體適脊背字體適中，用黑色或藍(lán)中，用黑色或藍(lán)黑墨水書寫或蓋黑墨水書寫或蓋章，字跡要端正。章，字跡要端正。按按“年度保管期限年度保管期限 分類：分類：20212021年度：年度： 永久永久 盒盒 30 30年年 盒盒 10 10年年 盒盒 20212021年度：年度： 永久永久 盒盒 30 30年年 盒盒 10 10年年