電子表格軟件在會計中的應用

1、會計系 顧蕓慈電子表格軟件在會計中的應用會計系 顧蕓慈 一、 電子表格軟件概述 二、 數(shù)據的輸入與編輯 三、 公式與函數(shù)的應用 四、 數(shù)據清單及其管理分析會計系 顧蕓慈電子表格，又稱電子數(shù)據表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。第一節(jié) 電子表格軟件概述一、常用的電子表格軟件會計系 顧蕓慈Excel2003的默認用戶界面會計系 顧蕓慈Excel2013的默認用戶界面會計系 顧蕓慈電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿；(2)管理數(shù)據；(3)實現(xiàn)數(shù)據網上共享；(4)制作圖表；(5)開發(fā)應用系統(tǒng)。二、電子表格軟件的主要功能會計系 顧蕓慈Excel軟件啟動后，即

2、可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。在Excel 2003中，每個工作簿默認含有3張工作表，每張工作表由65 536行和256列組成；在Excel 2013中，每個工作簿默認含有l(wèi)張工作表，該工作表由1 048 576行和16 384列組成。默認的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當添加。每個工作簿含有工作表的張數(shù)受到計算機內存大小的限制。(一)、建立工作簿會計系 顧蕓慈會計系 顧蕓慈 用戶通過Excel不僅可以直接在工作表的相關單無格中輸入、存儲數(shù)據，編制銷量統(tǒng)計表、科目匯總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數(shù)數(shù)據處理業(yè)務所需的表格，而且可以利用

3、計算機，自動、快速地對工作表中的數(shù)據進行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運用運算公式和內置函數(shù)，對數(shù)據進行復雜的運算和分析。（二）管理數(shù)據會計系 顧蕓慈 通過Excel，用戶可以創(chuàng)建超級鏈接，獲取局域網或互聯(lián)網上的共享數(shù)據，也可將自己的工作簿設置成共享文件，保存在互聯(lián)網的共享網站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網用戶共享工作簿文件。（三）實現(xiàn)數(shù)據網上共享會計系 顧蕓慈Excel提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表向導方便、靈活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據之

4、間的復雜關系；不僅能夠任意編輯圖表中的標題、坐標軸、網絡線、圖例、數(shù)據標志、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設計的圖表更具說服力。（四）制作圖表會計系 顧蕓慈 Excel自帶VBA宏語言，用戶可以根據這些宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應用系統(tǒng)，有效運用和擴大Excel的功能。（五）開發(fā)應用系統(tǒng)會計系 顧蕓慈1點擊“開始”菜單中的 Excel 快捷命令2點擊桌面或任務欄中 Excel 的快捷方式圖標 直接點擊（單擊或雙擊）位于桌面的 Excel 快捷方式圖標三、Excel 軟件的啟動與退出（一）Excel 軟件的啟動會計系 顧蕓慈3通過“運行”對

5、話框啟動 Excel 軟件4打開現(xiàn)成的 Excel 文件三、Excel 軟件的啟動與退出會計系 顧蕓慈1點擊標題欄最右邊的關閉按鈕2點擊“關閉窗口”或“關閉所有窗口”命令3按擊快捷鍵“Alt+ F4”注意：如果當前有多個工作簿文件在運行，按擊“Alt+ F4”鍵后，光標所在的文件被關閉，其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍在運行，Excel軟件并未退出。（二）Excel 軟件的退出會計系 顧蕓慈Excel 軟件的默認用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。1.Excel 2003 及以下版本的默認用戶界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務窗格等要素組成； 2.Excel 2007

6、及以上版本的默認用戶界面基本相同，主要由功能區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成；四、Excel 軟件的用戶界面會計系 顧蕓慈Excel2003的默認用戶界面會計系 顧蕓慈主要包括：（一）Excel 文件的新建與保存（二）Excel 文件的關閉與打開（三）Excel 文件的保密與備份（四）Excel 文件的修改與刪除五、Excel 文件的管理會計系 顧蕓慈1Excel 文件的新建(1)敲擊快捷鍵“Ctrl+N”鍵；(2)打開“文件”菜單，點擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板；(3)點擊工具欄中的“新建”按鈕（Excel 2003 為常用工具欄，Excel 2013 為快速訪問工具欄）。（一

7、）Excel 文件的新建與保存會計系 顧蕓慈2Excel 文件的保存(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進行保存(2)通過敲擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進行保存(3)通過單擊常用工具欄（適用于 Excel2003）或快速訪問工具欄（適用于 Excel 2013）中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存(4)通過“文件”菜單（或 Excel2003“工具欄”菜單）中的“保存”或“另存為”命令進行保存（一）Excel 文件的新建與保存會計系 顧蕓慈1Excel 文件的關閉(1)點擊“工具欄”中的“關閉”按鈕或命令。(2)點擊“文件”菜單中的“關閉”命令。(3)敞擊快捷鍵“Ctrl+ F4”。上述三種方法關閉

8、的均是當前文件，其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍處于打開狀態(tài)，Excel軟件仍在運行，并可通過按擊“Ctrl+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。（二）Excel 文件的關閉與打開會計系 顧蕓慈2Excel 文件的打開(1)通過直接點擊Excel文件打開。(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。(3)通過Excel“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。(4)通過常用工具欄（適用于Excel2003）或快速訪問工具欄（適用于Excel 2013）中的“打開”按鈕進行打開。(5)通過按擊快捷鍵“Ctrl+O”鍵進行打開。（二）Excel 文件的關閉與打開會計系 顧蕓慈1Excel 文件的保密(1)打開“另存

9、為”對話框；(2)在“另存為”對話框中，點擊“工具”下拉菜單中的“常規(guī)選項”；(3)在打開的“保存選項”對話框中根據需要輸入Excel文件的打開權限密碼或修改權限密碼，也可以勾選“建議只讀”，點擊“確定”；(4)保存Excel文件。（三）Excel 文件的保密與備份會計系 顧蕓慈2Excel 文件的備份(1)打開“另存為”對話框；(2)在“另存為”對話框中，點擊“工具”下拉菜單中的“常規(guī)選項”；(3)在打開的“保存選項”對話框中，勾選“生成備份文件”選項，點擊“確定”；(4)保存Excel文件。（三）Excel 文件的保密與備份會計系 顧蕓慈1Excel 文件的修改Excel文件的修改通常在已

10、打開的Excel文件中進行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。2Excel 文件的刪除 (1)選中要刪除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進行刪除。 (2)用鼠標右鍵點擊要刪除的Excel文件，選擇刪除命令。（四）Excel 文件的修改與刪除會計系 顧蕓慈第二節(jié) 數(shù)據的輸入與編輯本節(jié)構成： 一、 數(shù)據的輸入 二、 數(shù)據的編輯 三、 數(shù)據的保護 會計系 顧蕓慈（一）數(shù)據的手工錄入 Excel 中，數(shù)據的輸入和修改都在當前單元格或者對應的編輯欄中進行。1在單個單元格中錄入數(shù)據2在單張工作表的多個單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據3在單張工

11、作表的多個單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據4在工作組的一個單元格或多個單元格中快速錄入相同的數(shù)據一、數(shù)據的輸入會計系 顧蕓慈1相同數(shù)據填充。2序列填充3填充序列類型的指定 利用自動填充功能填充序列后，可以指定序列類型，如填充日期值時，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。（二）單元格數(shù)據的快速填充會計系 顧蕓慈Excel 可以獲取 SQL Server、Access 等數(shù)據庫的數(shù)據，實現(xiàn)與小型數(shù)據庫管理系統(tǒng)的交互。（三）導入其他數(shù)據庫的數(shù)據會計系 顧蕓慈1數(shù)據的復制和粘貼2數(shù)據的剪切與粘貼二、數(shù)據的編輯會計系 顧蕓慈（一）保護工作簿 Excel 可以為重要的工作簿設置保護，限制進行相應的操作

12、。1限制編輯權限2設置工作簿打開權限密碼（二）保護工作表在 Excel 2013 中，可以對工作表進行編輯權限設定，限制他人對工作表的編輯權限，如插入行、插入列等。取消權限保護需輸入正確的密碼。（三）鎖定單元格(1)啟用保護工作表；(2)選定需要保護的單元格或單元格區(qū)域，依次單擊“開始”、“單元格”、“格式”和鎖定單元格”，完成保護單元格設置。三、數(shù)據的保護 會計系 顧蕓慈第三節(jié) 公式與函數(shù)的應用本節(jié)構成： 一、 公式的應用 二、 單元格的引用 三、 函數(shù)的應用 會計系 顧蕓慈（一）公式的概念及其構成公式是指由等號“=”、運算體和運算符在單元格中按特定順序連接而成的運算表達式。運算體:是指能夠

13、運算的數(shù)據或者數(shù)據所在單元格的地址名稱、函數(shù)等；運算符:是使 Excel 自動執(zhí)行特定運算的符號。一、公式的應用會計系 顧蕓慈會計系 顧蕓慈1公式的創(chuàng)建Excel 中，創(chuàng)建公式的方式包括手動輸入和移動點擊輸入。手動輸入公式的具體步驟為：(1)選定目標單元格。(2)在目標單元格或其對應的編輯欄中輸入等號“=”，輸入的內容在單元格和編輯欄中同步顯示。(3)輸入第一個運算體、第一個運算符、第二個運算體，以下類推，直至最后一個運算體。如有小圓括號，應注意其位置是否適當以及左括號是否與右括號相匹配。(4)確認新創(chuàng)建的公式。（二）公式的創(chuàng)建與修改會計系 顧蕓慈公式編輯和修改的方法有：(1)雙擊公式所在的單

14、元格直接在單元格內修改內容。(2)選中公式所在的單元格，按“F2”鍵后直接在單元格內更改內容。(3)選中公式所在的單元格后單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中做相應更改。2公式的編輯和修改會計系 顧蕓慈對于只由一個運算符或者多個優(yōu)先級次相同的運算符（如既有加號又有減號）構成的公式，Excel 將按照從左到右的順序自動進行智能運算；但對于由多個優(yōu)先級次不同的運算符構成的公式，Excel 則將自動按照公式中運算符優(yōu)先級次從高到低進行智能運算。（三）公式的運算次序會計系 顧蕓慈會計系 顧蕓慈1查看公式中某步驟的運算結果(1)選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進入編輯狀態(tài) (2)選中公式中需要查看其運

15、算結果的運算體和運算符，按“F9”鍵后，被選中的內容將轉化為運算結果，該運算結果同時處于被選中狀態(tài)。 (3)按“Esc”鍵或者“Ctrl+Z”組合鍵（或單擊“撤銷”按鈕），運算結果將恢復為公式表達式的原來內容。需注意的是，所查看內容必須以一個運算體（或左小圓括號）為起點、另外的運算體（或右小圓括號）為終點，否則按“F9”鍵后無法運算，自動彈出報錯對話框。（四）公式運算結果的顯示會計系 顧蕓慈(1)在單元格顯示運行結果時，選中單元格，按“Ctrl+”組合鍵或者點擊“顯示公式”菜單命令（適用于Excel 2013），可切換為顯示公式內容。Excel 2003中，依次點擊“工具”、“公式審核”、“公

16、式審核模式”，切換為顯示公式內容。(2)在單元格顯示公式內容時，選中單元格，按“Ctrl+“組合鍵或者點擊“顯示公式”（適用于Excel 2013，Excel 2003中點擊“公式審核模式”）菜單命令，可切換為顯示運行結果。2公式默認顯示方式的改變會計系 顧蕓慈將公式運算結果轉換為數(shù)值，是采用復制粘貼的方法將公式原地復制后，進行選擇性粘貼，但只粘貼數(shù)值。選擇選擇性粘貼，選擇“數(shù)值”3將公式運算結果轉換為數(shù)值會計系 顧蕓慈（一）引用的類型1相對引用2絕對引用（）3混合引用 混合引用是指所用單元格地址的行標與列標中有一個是相對引用，另一個是絕對引用。二、單位格的引用會計系 顧蕓慈在公式中可以直接輸

17、入單元格的地址引用單元格，也可以使用鼠標或鍵盤的方向鍵移點選擇單元格。單元格地址輸入后，通常使用以下兩種方洼來改變引用的類型：1在單元格地址的列標和行標前直接輸入“$”符號。2輸入完單元格地址后，重復按“F4”鍵選擇合適的引用類型。 （二）輸入單元格引用會計系 顧蕓慈跨工作表單元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的單元格，又稱為三維引用。（三）跨工作表單元格引用會計系 顧蕓慈跨工作簿單元格引用是指引用其他工作簿中的單元格，又稱為外部引用。（四）跨工作簿單元格引用 會計系 顧蕓慈Excel中，函數(shù)是預先編寫的公式，可以對一個或多個值執(zhí)行運算，并返回一個或多個值。 函數(shù)的基本格式是：函數(shù)名（參

18、數(shù)序列）。參數(shù)序列是用于限定函數(shù)運算的各個參數(shù)，這些參數(shù)除中文外都必須使用英文半角字符。函數(shù)只能出現(xiàn)在公式中。三、 函數(shù)的應用會計系 顧蕓慈(1) MAX。 MAX (numberl，number2，.)用于返回數(shù)值參數(shù)中的最大值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。(2) MIN。 MIN (numberl,number2.)用于返回數(shù)值參數(shù)中的最小值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。(3) SUM。 SUM【numberl,number2.）用于計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。(4) SUMIF。 SUMIF（range，criteria，sumrange）用于對滿足條件的單元格求和。(5) AVERAGE

19、。AVERAGE (numberl，number2，.)用于返回參數(shù)的算術平均值。（一）常用函數(shù)1統(tǒng)計函數(shù)會計系 顧蕓慈(6) AVERAGEIF。 AVERAGEIF (range，criteria，average_range)用于返回某個區(qū)域內滿足給定條件的所有單元格的算術平均值(7) COUNT。 COUNT (valuel,value2.)用于計算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中數(shù)字的個數(shù)。(8) COUNTIF。COUNTIF(range,criteria)用于對區(qū)域中滿足單個指定條件的單元格進行計數(shù)。（一）常用函數(shù)1統(tǒng)計函數(shù)會計系 顧蕓慈(1) LEN。LEN (text)用于返回文

20、本字符串中的字符數(shù)。(2) RIGHT。 RICHT (text，num_chars)用于從文本字符串中最后一個字符開始返回指定個數(shù)的字符。(3) MID。 MID（text，startnum，numchars）用于返回文本字符串中從指定位置開始的措定數(shù)目的字符。(4) LEFT。 LEFT（text，num_chars）用于返回文本字符串中第一個字符開始至指定個數(shù)的字符。2文本函數(shù)會計系 顧蕓慈IF（logical_test，value _if true，valueif 一 false）用于判斷“l(fā)ogicaL test”的內容是否為真，如果為真則返回“value_ iftrue”，如果為假

21、則返回“value_if_ false”的內容。例：=IF(A160,C,A)3邏輯函數(shù) IF會計系 顧蕓慈(1) LOOKUP。 LOOKUP函數(shù)用于返回向量（單行區(qū)域或單列區(qū)域）或數(shù)組中的數(shù)值。它具有兩種語法形式：向量形式和數(shù)組形式。向量形式：LOOKUP (lookup_value，lookupvector，resultvector)用于在單行區(qū)域或單列醫(yī)域（稱為“向量”）中查找值，然后返回第二個單行區(qū)域或單列區(qū)域中相同位置的值。數(shù)組形式：數(shù)組是指用于建立可生成多個結果或可對在行和列中排列的一組參數(shù)進行運算的單個公式。數(shù)組區(qū)域共用一個公式；數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。4查找與引用函數(shù)會

22、計系 顧蕓慈(2) INDEX。 INDEX(array，row_num，column_num)用于返回表格或數(shù)組中的元素值，此元素由行號和列號的索引值給定。(3) MATCH。 MATCH（lookup_vajue，lookup_array，match_type）用于在單元格區(qū)域中搜索指定項，然后返回該項在單元格區(qū)域中的相對位置。4查找與引用函數(shù)會計系 顧蕓慈(1) YEAR。 YEAR（serial_number）用于返回某日期對應的年份。(2) MONTH。 MONTH(serial_number)用于返回某日期對應的月份，介于1 - 12之間。(3) DAY。 DAY (serial_

23、number)用于返回某日期對應的天數(shù)，介于1-31之間。(4) NOW。 NOW( )用于返回當前的日期和時間。5日期與時間函數(shù)會計系 顧蕓慈1SLN。 SLN（cost，salvage，life）用于返回某項資產以直線法計提的每一期的折舊值。（二）基本財務函數(shù)會計系 顧蕓慈2DDB。 DDB（cost，salvage，life，period，factor）用于使用雙倍余額遞減法或其他指定的方法，計算機一項固定資產在給定期間內的折舊值。（二）基本財務函數(shù)會計系 顧蕓慈3SYD。SYD（cost，salvage，life，per）用于返回某項資產按年限總和折舊法計算的在第“per”期的折舊值。

24、（二）基本財務函數(shù)會計系 顧蕓慈第四節(jié) 數(shù)據清單及其管理分析本節(jié)構成： 一、 數(shù)據清單的構建 二、 記錄單的使用 三、 數(shù)據的管理與分析 會計系 顧蕓慈（一）數(shù)據清單的概念Excel中，數(shù)據庫是通過數(shù)據清單或列表來實現(xiàn)的。 數(shù)據清單是一種包含一行列標題和多行數(shù)據且每行同列數(shù)據的類型和格式完全相同的Excel工作表。 數(shù)據清單中的列對應數(shù)據庫中的字段，列標志對應數(shù)據庫中的字段名稱，每一行對應數(shù)據庫中的一條記錄。一、數(shù)據清單的構建會計系 顧蕓慈1列標志應位于數(shù)據清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據、創(chuàng)建報告。 2同一列中各行數(shù)據項的類型和格式應當完全相同。 3避免在數(shù)據清單中間放置空白的行或列，但需將

25、數(shù)據清單和其他數(shù)據隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。4盡量在一張工作表上建立一個數(shù)據清單（二）構建數(shù)據清單的要求會計系 顧蕓慈（一）記錄單的概念記錄單又稱為數(shù)據記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據清單中相關記錄的對話框。 “記錄單”對話框左半部從上到下依次列示數(shù)據清單第一行從左到右依次排列的列標志，以及待輸人數(shù)據的空白框；右半部從上到下依次是“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)和“新建”“刪除”、“還原”、“上一條”、“下一條”、“條件”、“關閉”籌按鈕。二、記錄單的使用會計系 顧蕓慈 1.通過記錄單處理記錄的優(yōu)點 通過記錄單處理記錄的優(yōu)點主要有：界面直觀，操作簡單，減少數(shù)據處理時行列位置的來回

26、切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數(shù)據清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。（二）通過記錄單處理數(shù)據清單的記錄會計系 顧蕓慈 打開“記錄單”對話框的方法是：輸入數(shù)據清單的列標志后，選中數(shù)據清單的任意一個單元格，點擊“數(shù)據”菜單中的“記錄單”命令。 Excel 2013的數(shù)據功能區(qū)中盡管沒有“記錄單”命令，但可通過依次按擊快捷鍵“Alt +D”、“Alt +O”來打開，或者通過單擊以定義方式添入”快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來打開。 2“記錄單”對話框的打開會計系 顧蕓慈會計系 顧蕓慈 方法是：單擊“新建”按鈕，光標被自動移人第一個空白文本框，等待數(shù)據錄入。在第一個空白文本框內輸入相關

27、數(shù)據后，按“Tab”鍵（不能按“Enter”鍵）或鼠標點擊第二個空白文本框，將光標移人第二個空白文本框（按“Shift+ Tab”快捷鍵則移入上一個文本框），等待數(shù)據錄入，以下類推。所有記錄輸入完畢，單擊“關閉”按鈕，退出“記錄單”對話框并保存退出前所輸入的數(shù)據。3在“記錄單”對話框中輸入新記錄會計系 顧蕓慈 方法是：單擊“條件”按鈕，該按鈕變?yōu)椤氨韱巍?，對話框中所有列后文本框中的?shù)據都被清空，光標自動移人第一個空白文本框，等待鍵入查詢條件。鍵入查詢條件后，單擊“下一條”按鈕或“上一條”按鈕（或上下光標鍵）進行查詢。4利用“記錄單”對話框查找特定單元格會計系 顧蕓慈方法是：查找到待核對或修改的

28、記錄后，在對話框相應列后文本框中逐一核對或修改，修改完畢后按“Enter”鍵或單擊“新建”、“上一條”、“下一條”、“條件”、“關閉”等按鈕或上下光標鍵確認。在確認修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。5利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄會計系 顧蕓慈方法是：查找到待修改的記錄，單擊“刪除”按鈕，彈出“顯示的記錄將被刪除”的提示框，單擊“確定”按鈕，即可刪除找到的記錄。記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。6利用“記錄單”對話框刪除特定記錄會計系 顧蕓慈在數(shù)據清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據透視表等數(shù)據管理和分析功能。（一）數(shù)據的排序（二）數(shù)據的篩選（三）數(shù)據的分類匯總（四）數(shù)據透視表的插入（五）圖表的插入三、數(shù)據的管理與分析會計系 顧蕓慈1.快速排序(1)在數(shù)據清單中選定需要排序的各行記錄；(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。Excel2003中，單擊工具欄中的“升序”或“降序”按鈕；Excel 2013中，單擊“數(shù)據”功能區(qū)選項卡，單擊“排序和篩選”功能組中的“升序”或“降序”命令按鈕， （一）數(shù)據的排序會計系 顧蕓慈2.自定義排序(1)在“數(shù)據”菜單或功能區(qū)中打開“排序”對話框。Excel2003中，單擊“數(shù)據”菜單，選定“排序”命令