提升工作效率的工具方法篇

1、1提提 升升 工工 作作 效效 率率 工具、方法篇工具、方法篇2 2目 錄方法篇方法篇21工具篇工具篇 概述概述 文檔搜索文檔搜索 日程管理日程管理 個人知識管理個人知識管理 其它工具其它工具 終極工具終極工具 小結(jié)小結(jié)3 3工具篇工具篇概述概述 為什么要使用工具 針對重復(fù)性或耗時過長的工作，利用工具來提升工作效率； 針對自身能力或工作上存在的弱點，利用工具彌補； 工具定律 沒有最好的工具，只有合適自己的工具； 工具只有培養(yǎng)使用習(xí)慣后，才稱之為工具；4 4文檔搜索文檔搜索EverythingEverything 文件名搜索工具：Everything，可根據(jù)文件名關(guān)鍵字快速找到想要的文件 優(yōu)點：

2、搜索速度令人震驚、占用資源小、支持多種搜索方式 缺點：只支持 NTFS 文件系統(tǒng)，不支持 FAT32 文件系統(tǒng) 下載地址： /everything/download.htm 搜索技巧 空格表示“與”，半角豎線|表示“或”，例如：jpg 李白|libai 支持正則表達式， 例如：a-w,0-9 等表達式，gr(a|e)y將匹配gray或grey 可以指定目錄搜索范圍 可作為一個小型的文件服務(wù)器5 5文檔搜索文檔搜索百度硬盤搜索百度硬盤搜索 硬盤文檔全文搜索， 可根據(jù)文件名或文件內(nèi)容等關(guān)鍵字快速找到想要的文件 優(yōu)點：支持多種文檔索引、支持全文搜索、文件類別搜索、目錄

3、搜索 下載地址： http:/ 搜索技巧 輸入“周杰倫 filetype:mp3”即可找到硬盤中周杰倫的所有mp3 輸入“st:(2004:10:20)”，即可找到2004年10月20日您保存的文件。 輸入“title:頭文字D”即可找到所有標題包含“頭文字D”的文件 使用“李白 folder:c:downloads”，即可找到c:downloads下的李白相關(guān)文件 6 6日常管理日常管理GoogleGoogle日歷日歷 Google Calendar是互聯(lián)網(wǎng)最好的日程管理工具，并且可以在多機器多設(shè)備間共享。 假如電腦不能聯(lián)網(wǎng)，Outlook也是個不錯的選擇。 網(wǎng)站：http:/ 如何將日歷同

4、步電腦桌面 http:/ 同步到手機日程管理 S60系列手機，安裝GoogaSync iPhone手機，原生支持，設(shè)置教程：http:/ 短信通知 Google日歷的短信通知方式是免費，設(shè)置移動設(shè)置； 郵件通知 每天自動通過郵件方式將每日日程發(fā)送到Google郵箱；7 7個人知識管理個人知識管理網(wǎng)文快捕網(wǎng)文快捕 知識管理工具要求： 靈活的知識分類體系 支持多種文檔格式 搜索、標簽 知識共享 網(wǎng)文快捕特點： 按書籍方式分類管理知識； 樹形知識分類 支持瀏覽器頁面直接保存，管理 可以導(dǎo)入Office文件，PDF文件，電子郵件，文本文件 支持附件添加 搜索引擎、標簽 CHM、EXE電子書導(dǎo)出，方便共

5、享知識管理最重要的部分是層次化、結(jié)構(gòu)化，并形成充分的聯(lián)想。個人知識管理過程：學(xué)習(xí)知識、保存知識、共享知識、使用知識8 8個人知識管理個人知識管理思維導(dǎo)圖思維導(dǎo)圖思維導(dǎo)圖記錄思路、內(nèi)容和學(xué)到的知識， 繪制思維導(dǎo)圖的工具很多，Xmind是其中一款比較強大的免費導(dǎo)圖繪制工具。下載地址：http:/ 9其他工具其他工具 工作日志 養(yǎng)成良好的工作日志習(xí)慣 記錄要素：5W2H，What、Why、Who、When、Where、How、How much 日志記錄工具根據(jù)個人喜好選擇，WORD、Excel、Evernote、OneNote，要求方便記錄、搜索、回溯 電腦桌面管理 桌面要簡潔 任務(wù)欄工具：Free

6、 Launch Bar，將經(jīng)常使用的應(yīng)用軟件或文檔、目錄設(shè)置為快捷方式 文檔處理工具 文本文檔：Ultraedit，支持宏處理、列模式處理、文本格式處理、多文件比較替換 數(shù)據(jù)處理：Excel、Mysql等 剪貼板工具：ClipX、Ditto（免費），ClipMate（共享） PPT素材：養(yǎng)成日常收集PPT素材的習(xí)慣 個性化工具 利用Word、Excel自行制定各種工具跟蹤工作、收集資料1010終極工具：筆和紙終極工具：筆和紙1111小結(jié)小結(jié)各種工具各種工具工具只有培養(yǎng)使用習(xí)慣后，才稱之為工具工具只有培養(yǎng)使用習(xí)慣后，才稱之為工具 百度硬盤搜索 Google日歷 網(wǎng)文快捕 思維導(dǎo)圖 工作日志記錄

7、Free Launch Bar Ultraedit Excel、Mysql 筆和紙 .1212目 錄方法篇方法篇21工具篇工具篇 時間管理時間管理 會議管理會議管理1313時間管理時間管理時間管理問題時間管理問題 工作有計劃，但計劃工作卻沒有按時完成 每天都很忙， 甚至經(jīng)常加班，但績效卻沒有提高 上半周工作很清閑，下半周工作很忙 郵件強迫癥，身不由己去看郵箱有沒有新郵件，每當(dāng)“郵件到達”提示時，立刻放下當(dāng)前的工作去看郵件 臨時的事情打亂了工作的節(jié)奏，救火 計劃看10分鐘新聞，結(jié)果看了半個小時 反正每天工作任務(wù)很多，那件容易先做哪一件，或者隨便挑一件先做，做完一件算一件 不好意思拒絕他人之請託而

8、導(dǎo)致的時間浪費1414時間管理時間管理事務(wù)處理的一般流程事務(wù)處理的一般流程1515時間管理時間管理時間安排原則時間安排原則按四象限原理來確定工作任務(wù)的輕重緩急，往往重要的事情往往不緊急，緊急的事情往往不重要；遵守20：80定律；一次結(jié)清，同一類的事情最好一次把它做完；時間被占用說“不”原則；巧妙利用并行方式開展工作；有效授權(quán)并權(quán)責(zé)分明；克服時間黑洞 克服郵件強迫癥，關(guān)閉郵件提醒 ，定期收郵件 關(guān)閉飛信群聊天通知，定期查看 固定時間上網(wǎng)查閱資料實際花費的時間總比預(yù)計的長；（墨菲定律） 凡是可能出錯的都會出錯； 每次出錯的時候，總是在最不可能出錯的地方； 為突發(fā)事件預(yù)留時間；16緊急緊急不緊急不緊

9、急重重要要A A（碎石型的事務(wù)）（碎石型的事務(wù)）危機急迫的問題有期限壓力的計劃例如：業(yè)務(wù)故障、領(lǐng)導(dǎo)詢問、計劃好的會議、限期完成的重要工作B B（石塊型的事務(wù)）（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產(chǎn)能防患于未然例如：業(yè)務(wù)規(guī)劃、預(yù)防措施、提升能力、產(chǎn)品改進、制定工作計劃不不重重要要CC（細沙型的事務(wù)）（細沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動例如：用戶投訴、下屬請示工作D D（水型的事務(wù)）（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬例如：飛信閑聊、上網(wǎng)按照優(yōu)先順序原則即四象限原理安排工作重要的工作沒有在限定的時間內(nèi)完成就變成第一象限的工作

10、既重要又緊急容易將緊急的事當(dāng)成重要的事來處理時間管理時間管理四象限原理四象限原理1717時間管理時間管理每日工作時間安排每日工作時間安排把今天要做的事情全部羅列一遍，擬列一個時間表；確定每件事情的重要等級和緊急程度； 哪些事情可以放棄不做？ 哪些事情可以由別人代做？ 哪些是自己需要處理的事情？根據(jù)重要程度把事情重新排序，列出任務(wù)完成計劃。每天時間安排技巧 高效時間處理重要、困難的工作 效率不高的時候休息或處理事務(wù)性工作 利用零碎時間處理事務(wù)性工作 固定時間收發(fā)郵件、上網(wǎng) 要學(xué)會并行安排工作 當(dāng)日事當(dāng)日畢當(dāng)日事當(dāng)日畢時間段規(guī)劃8:30 預(yù)備時段：規(guī)劃一天工作計劃 與同事溝通工作安排8:40 處理

11、郵件、公文、將別人負責(zé)工作安排出去 日常性事務(wù)工作9:00 工作時段：根據(jù)計劃工作 11:40 收發(fā)郵件、同事溝通、上網(wǎng)時段 14:30 調(diào)整、規(guī)劃下午的工作 處理郵件、公文、日常性事務(wù)工作15:00 工作時段：根據(jù)計劃工作16:30 休息時段：散散步或者和同事聊聊天 處理郵件、處理公文、日常性事務(wù)工作16:50 工作時段：根據(jù)計劃工作17:50 處理郵件、看新聞、技術(shù)博客等18:00 按時下班1818時間管理時間管理處理突發(fā)事件處理突發(fā)事件處理流程處理流程1919會議管理會議管理會議效率低下原因及表現(xiàn)會議效率低下原因及表現(xiàn)原因原因具體表現(xiàn)具體表現(xiàn) 會議時間會議時間例如會議安排在即將午餐的時間

12、，每個人都饑腸轆轆，無心開例如會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。會。 開會的原因、目開會的原因、目的不清晰的不清晰會議召集人在未明確會議目的下組織會議會議召集人在未明確會議目的下組織會議開會對象的選擇開會對象的選擇必須出席會議的人未到，來的是一些可有可無的參加者。必須出席會議的人未到，來的是一些可有可無的參加者。 會議的準備工作會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，與會者不提前熟悉會議議程開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，與會者不提前熟悉會議議程或材料，或不了解開會的原因及目的或材料，或不了解開會的原因及目的主持人的技能主持人的技能會議主持人無法控制會場，被參會者牽著鼻子

13、跑，無法有效傳會議主持人無法控制會場，被參會者牽著鼻子跑，無法有效傳達會議意圖，會場出現(xiàn)跑題。達會議意圖，會場出現(xiàn)跑題。參會者的技能參會者的技能參會者發(fā)言混亂，發(fā)言時間沒有控制，發(fā)言跑題。參會者發(fā)言混亂，發(fā)言時間沒有控制，發(fā)言跑題。 議而不決議而不決會議只是討論，并沒有形成有效決議，沒有到達會議目的。會議只是討論，并沒有形成有效決議，沒有到達會議目的。 決而不行、行而決而不行、行而不實不實會議記錄或紀要不完整，無法有效指導(dǎo)會后工作；或會后工作會議記錄或紀要不完整，無法有效指導(dǎo)會后工作；或會后工作跟蹤落實到位，沒有到達會議預(yù)期效果。跟蹤落實到位，沒有到達會議預(yù)期效果。2020會議管理會議管理會議

14、準備會議準備 開會只有一個目的：解決問題！而不是討論問題！ 設(shè)定會議目的及預(yù)期效果 明確會議時間、議程、時長、地點 邀請合適參會人員，而不是由對方部門領(lǐng)導(dǎo)安排 會議材料要準備充分 會議材料要提前發(fā)至與會人員 會議前半天要與與會人員溝通：是否明確會議目的，是否了解會議材料 預(yù)先設(shè)想可能的沖突，并提前做好應(yīng)對爭執(zhí)2121會議管理會議管理會議過程管理會議過程管理 會議規(guī)范流程 會議開場白：致歡迎詞、闡明召開會議原因及目的闡明召開會議原因及目的、交流會議議程、會議時間安排、會議相關(guān)要求、指定會議記錄人指定會議記錄人 會議討論：按議程組織會議討論，分享會議議題、共同分析問題、產(chǎn)生主意、做出決策、確認行動

15、計劃做出決策、確認行動計劃。 結(jié)束會議：共同確認會議決策，整理會議記錄，下發(fā)會議記錄或紀要下發(fā)會議記錄或紀要。 2222會議管理會議管理會議產(chǎn)生結(jié)論的方式會議產(chǎn)生結(jié)論的方式通過式會議只有一種意見和主張，提出后讓大家舉手通過，少數(shù)服從多數(shù)，履行認可手續(xù)。 選擇式會議在兩種或多種意見中選取一種。 拼合式會議在已提出的幾個方案中，採納每個方案中的合理意見，組合成一個新方案。 折衷式會議兩種方案相持不下，討論結(jié)果，只好采用介於兩者之間的第三種方案，雖雙方均不滿意，但得到部分滿足，尚可以接受。 綜合式會議對照會議目的，采納原方案中的合理部分，去掉其不合理部分，并吸收討論中所產(chǎn)生的新思想、新方法，將所有好

16、的意見綜合起來形式一個最佳方案。 2323會議管理會議管理如何圓滿地結(jié)束會議如何圓滿地結(jié)束會議 結(jié)束會議前，要留至少57分鐘總結(jié) 再次重復(fù)會議決策及分工、計劃，保證與會者準確理解 對會議做個簡要總結(jié) 保證準時結(jié)束會議 會議總結(jié)的方式: 穿珠式：將與會者發(fā)言中 “零珠碎玉”穿起來，形成有價值的會議總結(jié) 歸納式：運用歸納求證法，從與會者發(fā)言中中找出有規(guī)律性的東西 升華式：將與會者心中所有、口中所無的內(nèi)容表達出來，使眾人的認識水平上升到更高的層次 評價式：在與會者充分地獻計獻策后，會議主持者要對這些意見作出評論，同時表明自己的態(tài)度2424會議管理會議管理會議主持者七項準則會議主持者七項準則 要營造和諧的氣氛 有效傳達會議的目標或討論的主題有效傳達會議的目標或討論的主題 引導(dǎo)與會者發(fā)言，減少與議題無關(guān)的爭論，控制與會者發(fā)言時間 幫助與會者理清思路 要保持中立的態(tài)度，避免會中意見一邊倒 負責(zé)總結(jié)討論內(nèi)容負責(zé)總結(jié)討論內(nèi)容 負責(zé)會議準時開始、準時結(jié)束會議負責(zé)會議準時開始、準時結(jié)束會議2525會議管理會議管理與會者十項準則與會者十項準則 會前要提前了解會議目的，熟悉會議材料了解會議目的，熟悉會議材料，做好充分準備 要在5 5分鐘前到達會場分鐘前到達會場 以解決問題為己