第8章報(bào)表的創(chuàng)建與應(yīng)用

1、本章要點(diǎn)報(bào)表概述報(bào)表的創(chuàng)建報(bào)表的編輯報(bào)表的高級(jí)設(shè)計(jì)報(bào)表的預(yù)覽和打印第8章 報(bào)表的創(chuàng)建與應(yīng)用8.1.1 報(bào)表的類(lèi)型根據(jù)報(bào)表中字段數(shù)據(jù)的顯示位置，Access報(bào)表分為4種類(lèi)型：縱欄式報(bào)表、表格式報(bào)表、圖表報(bào)表和標(biāo)簽報(bào)表。8.1 報(bào)表概述Access 2010使用報(bào)表對(duì)象來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)打印功能，而且可以在報(bào)表中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)計(jì)算。建立報(bào)表和建立窗體的過(guò)程基本相同，只是窗體最終顯示在屏幕上，而報(bào)表除了顯示外，還可以打印出來(lái)。8.1.2 報(bào)表的視圖Access 2010為報(bào)表操作提供了4種視圖：“報(bào)表視圖”、 “打印預(yù)覽”、“布局視圖”和“設(shè)計(jì)視圖”。8.1.3 創(chuàng)建報(bào)表的方法選擇數(shù)據(jù)源后，可以使用多種方法創(chuàng)建報(bào)

2、表，包括報(bào)表工具、報(bào)表向?qū)б约翱瞻讏?bào)表等。報(bào)表工具是最快的報(bào)表創(chuàng)建方法，報(bào)表向?qū)亲钊菀椎膱?bào)表創(chuàng)建方法。在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡中，可以看到“報(bào)表”命令組，在其中可以選擇創(chuàng)建報(bào)表的各種命令按鈕，如圖所示。8.2 報(bào)表的創(chuàng)建8.2.1 使用自動(dòng)方式創(chuàng)建報(bào)表自動(dòng)方式創(chuàng)建報(bào)表是一種通過(guò)指定數(shù)據(jù)源(僅基于一個(gè)表或查詢(xún))，由系統(tǒng)自動(dòng)生成包含數(shù)據(jù)源所有字段的報(bào)表的創(chuàng)建方法，是創(chuàng)建報(bào)表最快捷的方法，但它提供的對(duì)報(bào)表結(jié)構(gòu)和外觀的控制最少，因此報(bào)表形式簡(jiǎn)單。使用自動(dòng)方式創(chuàng)建報(bào)表的方法是：先選中要作為報(bào)表數(shù)據(jù)源的表或查詢(xún)，然后在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡的“報(bào)表”命令組中單擊“報(bào)表”命令按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成縱欄式報(bào)表。例8-1 使用自

3、動(dòng)方式創(chuàng)建“學(xué)生”報(bào)表。操作步驟：打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，在導(dǎo)航窗格中，選中“學(xué)生”表。單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，再在“報(bào)表”命令組中單擊“報(bào)表”命令按鈕，“學(xué)生”報(bào)表立即完成，并且切換到布局視圖。以默認(rèn)的“學(xué)生”報(bào)表名稱(chēng)保存該報(bào)表。8.2.2 使用手動(dòng)方式創(chuàng)建報(bào)表使用手動(dòng)方式創(chuàng)建報(bào)表，是指需要從表的字段列表中選擇所需字段，然后將其添加到報(bào)表中。空?qǐng)?bào)表不會(huì)自動(dòng)添加任何控件，而是顯示“字段列表”窗格，通過(guò)手動(dòng)添加表中的字段來(lái)設(shè)計(jì)報(bào)表。例8-2 以“學(xué)生選課成績(jī)”查詢(xún)?yōu)閿?shù)據(jù)源，使用“空?qǐng)?bào)表”命令創(chuàng)建“學(xué)生選課成績(jī)”報(bào)表。操作步驟如下：打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，再在“報(bào)表”命令組中單擊“

4、空?qǐng)?bào)表”命令按鈕，自動(dòng)切換到布局視圖。在報(bào)表“屬性表”對(duì)話(huà)框設(shè)置“記錄源”屬性為“學(xué)生選課成績(jī)”查詢(xún)，再在“字段列表”窗格中依次將“學(xué)號(hào)”、“姓名”、“課程名稱(chēng)”、“成績(jī)”字段添加到報(bào)表主體區(qū)，調(diào)整控件位置。以“學(xué)生選課成績(jī)”為名保存報(bào)表。8.2.3 使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表如果報(bào)表中的數(shù)據(jù)來(lái)自于多個(gè)表或查詢(xún)，則可以使用向?qū)В驅(qū)⒁龑?dǎo)用戶(hù)完成創(chuàng)建報(bào)表的任務(wù)。通過(guò)向?qū)н€可以創(chuàng)建圖表報(bào)表和標(biāo)簽報(bào)表。1使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表打開(kāi)報(bào)表向?qū)У姆绞脚c自動(dòng)方式相同，單擊要作為報(bào)表數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)表，在“報(bào)表”命令組中單擊“報(bào)表向?qū)А泵畎粹o。使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表，會(huì)提示用戶(hù)輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)源、字段和報(bào)表版面格式等信息，

5、根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭?bào)表設(shè)計(jì)的基本操作，因此加快了創(chuàng)建報(bào)表的過(guò)程。例8-3 以“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中已存在的“學(xué)生選課成績(jī)”查詢(xún)?yōu)榛A(chǔ)，利用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建“學(xué)生選課成績(jī)報(bào)告單”報(bào)表。2使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建標(biāo)簽在實(shí)際應(yīng)用中，標(biāo)簽的應(yīng)用范圍十分廣泛，它是一種特殊形式的報(bào)表。在Access 2010中，可以使用標(biāo)簽向?qū)Э焖俚刂谱鳂?biāo)簽。例8-4 制作學(xué)生信息標(biāo)簽，包括學(xué)號(hào)、姓名、籍貫、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)等信息。8.2.4 使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表1報(bào)表的結(jié)構(gòu)打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，再在“報(bào)表”命令組中單擊“報(bào)表設(shè)計(jì)”命令按鈕，可以打開(kāi)報(bào)表設(shè)計(jì)視圖窗口，如圖所示。報(bào)表由5部分組成：報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、主體、

6、頁(yè)面頁(yè)腳、報(bào)表頁(yè)腳。報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中的每個(gè)部分稱(chēng)為一個(gè)節(jié)，每一節(jié)左邊的小方塊是相應(yīng)的節(jié)選定器，報(bào)表左上角的小方塊是報(bào)表選定器，雙擊相應(yīng)的選定器可以打開(kāi)“屬性表”對(duì)話(huà)框設(shè)置相應(yīng)節(jié)或報(bào)表的屬性。2“報(bào)表設(shè)計(jì)工具”選項(xiàng)卡打開(kāi)報(bào)表設(shè)計(jì)視圖后，新增了“報(bào)表設(shè)計(jì)工具”選項(xiàng)，其中包括“設(shè)計(jì)”、“排列”、“格式”和“頁(yè)面設(shè)置”4個(gè)選項(xiàng)卡，各個(gè)選項(xiàng)卡中包含許多報(bào)表設(shè)計(jì)命令。在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡“控件”命令組的“控件”命令按鈕中，包含許多報(bào)表設(shè)計(jì)對(duì)象，如文本框、標(biāo)簽、復(fù)選框、選項(xiàng)組、列表框等，她們?cè)趫?bào)表設(shè)計(jì)過(guò)程中經(jīng)常用到?！翱丶笔窃O(shè)計(jì)報(bào)表的重要工具，其的操作方法與窗體設(shè)計(jì)中采用的操作方法相同。例8-5 使用設(shè)計(jì)視圖來(lái)

7、創(chuàng)建“學(xué)生選課成績(jī)”報(bào)表。8.3 報(bào)表的編輯8.3.1 報(bào)表的修飾1添加徽標(biāo)在報(bào)表中添加徽標(biāo)的操作步驟是：使用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)報(bào)表，在“報(bào)表設(shè)計(jì)工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“頁(yè)眉/頁(yè)腳”命令組中單擊“徽標(biāo)”命令按鈕，打開(kāi)“插入圖片”對(duì)話(huà)框。在“插入圖片”對(duì)話(huà)框中，選擇圖片所在的目錄及圖片文件，單擊“確定”按鈕。2添加當(dāng)前日期和時(shí)間在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中給報(bào)表添加當(dāng)前日期和時(shí)間的操作方法是：使用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)報(bào)表，在“報(bào)表設(shè)計(jì)工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“頁(yè)眉/頁(yè)腳”命令組中單擊“日期和時(shí)間”命令按鈕，在打開(kāi)的“日期和時(shí)間”對(duì)話(huà)框中選擇顯示日期和時(shí)間及顯示格式，最后單擊“確定”按鈕即可。此外，也可以在報(bào)表上添加一個(gè)文本框，

8、然后設(shè)置其“控件來(lái)源”屬性為日期或時(shí)間的計(jì)算表達(dá)式，如“Date()”或“Time()”。此種方法也可顯示日期或時(shí)間，該控件可安排在報(bào)表的任何節(jié)中。3添加分頁(yè)符和頁(yè)碼要在報(bào)表中使用分頁(yè)符來(lái)控制分頁(yè)顯示，其操作方法是：使用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)報(bào)表，單擊“控件”命令組中的“插入分頁(yè)符”命令按鈕，再選擇報(bào)表中需要設(shè)置分頁(yè)符的位置，然后單擊，分頁(yè)符會(huì)以短虛線標(biāo)記在報(bào)表的左邊界上。在報(bào)表中添加頁(yè)碼的操作方法是：使用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)報(bào)表，在“報(bào)表設(shè)計(jì)工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令組中單擊“頁(yè)碼”命令按鈕，然后在打開(kāi)的“頁(yè)碼”對(duì)話(huà)框中，根據(jù)需要選擇相應(yīng)的頁(yè)碼格式、位置和對(duì)齊方式。在Access 2010中，Pa

9、ge和Pages是兩個(gè)內(nèi)置變量，Page代表當(dāng)前頁(yè)號(hào)，Pages代表總頁(yè)數(shù)?？梢岳米址\(yùn)算符“&”來(lái)構(gòu)造一個(gè)字符表達(dá)式，將此表達(dá)式作為頁(yè)面頁(yè)腳節(jié)中一個(gè)文本框控件的“控件來(lái)源”屬性值，這樣就可以輸出頁(yè)碼了。例如，用表達(dá)式“第 & page & 頁(yè)”來(lái)打印頁(yè)碼，其頁(yè)碼形式為“第頁(yè)”，而用表達(dá)式“第 & page & 頁(yè)，共 & Pages & 頁(yè)”來(lái)打印頁(yè)碼，其頁(yè)碼形式為“第頁(yè)，共頁(yè)”。4添加線條和矩形在報(bào)表上繪制線條的操作方法是：使用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)報(bào)表，單擊“控件”命令組中的“直線”按鈕，然后單擊報(bào)表的任意處可以創(chuàng)建默認(rèn)長(zhǎng)度的線條，或通過(guò)單擊并拖動(dòng)的方式創(chuàng)建任意長(zhǎng)度的線條。在報(bào)表上繪制矩形的操作

10、方法是：使用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)報(bào)表，單擊“控件”命令組中的“矩形”命令按鈕，然后單擊報(bào)表的任意處可以創(chuàng)建默認(rèn)大小的矩形，或通過(guò)拖動(dòng)方式創(chuàng)建任意大小的矩形。8.3.2 報(bào)表的外觀設(shè)計(jì)1使用報(bào)表主題格式設(shè)定報(bào)表外觀Access 2010提供了許多主題格式，用戶(hù)可以直接在報(bào)表上套用某個(gè)主題格式。例8-6 設(shè)定“學(xué)生”報(bào)表的主題格式。操作步驟如下：打開(kāi)“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，再打開(kāi)需要使用主題格式的“學(xué)生”報(bào)表，并切換到設(shè)計(jì)視圖。單擊“報(bào)表設(shè)計(jì)工具/設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，在“主題”命令組中單擊“主題”命令按鈕，在打開(kāi)的主題格式列表中選擇主題格式。完成后，報(bào)表的樣式將應(yīng)用到報(bào)表上，主要影響報(bào)表以及報(bào)表控件的字體、顏色以及

11、邊框?qū)傩?。設(shè)定主題格式之后，還可以繼續(xù)在“屬性表”對(duì)話(huà)框中修改報(bào)表的格式屬性。2使用報(bào)表屬性設(shè)定報(bào)表外觀在報(bào)表的屬性表中，可以修改報(bào)表的格式屬性來(lái)設(shè)定報(bào)表的外觀，比如報(bào)表大小、邊框樣式等。報(bào)表自身的一些控件，例如，關(guān)閉按鈕、最大化按鈕、最小化按鈕、滾動(dòng)條等，可以在屬性表中設(shè)置是否顯示。例8-7 為“學(xué)生”報(bào)表添加背景圖片。打開(kāi)“學(xué)生”報(bào)表，并切換到設(shè)計(jì)視圖。打開(kāi)“屬性表”對(duì)話(huà)框，在所有對(duì)象列表中，選擇“報(bào)表”，并在“屬性表”中選擇“格式”選項(xiàng)卡。單擊“圖片”屬性框，在右邊顯示的省略號(hào)按鈕上單擊，會(huì)彈出“插入圖片”對(duì)話(huà)框，在對(duì)話(huà)框中選擇合適的圖片，單擊“確定”按鈕，屬性框中會(huì)顯示圖片名稱(chēng)，報(bào)表背

12、景將顯示該圖片。根據(jù)需要，還可以設(shè)置背景圖片的其他屬性，包括“圖片類(lèi)型”、“圖片縮放模式”、“圖片對(duì)齊方式”等屬性。8.4 報(bào)表的高級(jí)設(shè)計(jì)8.4.1 報(bào)表統(tǒng)計(jì)計(jì)算1報(bào)表節(jié)中的統(tǒng)計(jì)計(jì)算規(guī)則在Access中，報(bào)表是按節(jié)來(lái)設(shè)計(jì)的，選擇用來(lái)放置計(jì)算型控件的報(bào)表節(jié)是很重要的。對(duì)于使用Sum、Avg、Count、Min、Max等聚合函數(shù)的計(jì)算型控件，Access將根據(jù)控件所在的位置(選中的報(bào)表節(jié))確定如何計(jì)算結(jié)果。具體規(guī)則如下。如果計(jì)算型控件放在報(bào)表頁(yè)眉節(jié)或報(bào)表頁(yè)腳節(jié)中，則計(jì)算結(jié)果是針對(duì)整個(gè)報(bào)表的。如果計(jì)算型控件放在組頁(yè)眉節(jié)或組頁(yè)腳節(jié)中，則計(jì)算結(jié)果是針對(duì)當(dāng)前組的。聚合函數(shù)在頁(yè)面頁(yè)眉節(jié)和頁(yè)面頁(yè)腳節(jié)中無(wú)效。主

13、體節(jié)中的計(jì)算型控件對(duì)數(shù)據(jù)源中的每一行打印一次計(jì)算結(jié)果。2利用計(jì)算型控件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)運(yùn)算在Access 2010中，利用計(jì)算型控件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)運(yùn)算并輸出結(jié)果有兩種操作形式：針對(duì)一條記錄的橫向計(jì)算和針對(duì)多條記錄的縱向計(jì)算。1)針對(duì)一條記錄的橫向計(jì)算對(duì)一條記錄的若干字段求和或計(jì)算平均值時(shí)，可以在主體節(jié)內(nèi)添加計(jì)算型控件，并設(shè)置計(jì)算型控件的“控件來(lái)源”屬性為相應(yīng)字段的運(yùn)算表達(dá)式即可。2)針對(duì)多條記錄的縱向計(jì)算多數(shù)情況下，報(bào)表統(tǒng)計(jì)計(jì)算是針對(duì)一組記錄或所有記錄來(lái)完成的。要對(duì)一組記錄進(jìn)行計(jì)算，可以在該組的組頁(yè)眉或組頁(yè)腳節(jié)中創(chuàng)建一個(gè)計(jì)算型控件。要對(duì)整個(gè)報(bào)表進(jìn)行計(jì)算，可以在該報(bào)表的報(bào)表頁(yè)眉節(jié)或報(bào)表頁(yè)腳節(jié)中創(chuàng)建一個(gè)計(jì)算型控

14、件。這時(shí)往往要使用Access 2010提供的內(nèi)置統(tǒng)計(jì)函數(shù)完成相應(yīng)的計(jì)算操作。例8-8 創(chuàng)建“年齡”報(bào)表，顯示姓名、出生日期和年齡等信息，最后顯示全體學(xué)生的平均年齡。顯然，年齡和平均年齡需要利用計(jì)算型控件進(jìn)行計(jì)算。8.4.2 報(bào)表排序和分組1記錄排序通常情況下，報(bào)表中的記錄是按照數(shù)據(jù)輸入的先后順序排列顯示的。如果需要按照某種指定的順序排列記錄數(shù)據(jù)，可以使用報(bào)表的排序功能。例8-9 將“學(xué)生選課成績(jī)”報(bào)表按成績(jī)從大到小順序輸出。2記錄分組分組是指將某個(gè)或幾個(gè)字段值相同的記錄劃分為一組，然后可以實(shí)現(xiàn)同組數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和匯總。分組統(tǒng)計(jì)通常在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖的組頁(yè)眉節(jié)和組頁(yè)腳節(jié)中進(jìn)行。例8-10 修改“年齡”

15、報(bào)表，顯示男、女學(xué)生的平均年齡。此例顯然是要對(duì)“性別”字段進(jìn)行分組計(jì)算。各分組屬性的含義如下。“有/無(wú)頁(yè)眉節(jié)”屬性、“有/無(wú)頁(yè)腳節(jié)”屬性：用于設(shè)定是否顯示該組的組頁(yè)眉和組頁(yè)腳，以創(chuàng)建分組級(jí)別。設(shè)置匯總方式和類(lèi)型：指定按哪個(gè)字段進(jìn)行匯總以及如何對(duì)字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算。指定在同一頁(yè)中是打印組的全部?jī)?nèi)容，還是打印部分內(nèi)容。這里設(shè)定“有頁(yè)腳節(jié)”，并在“性別頁(yè)腳”節(jié)中添加“性別”字段文本框，“平均年齡”標(biāo)簽以及求平均年齡的計(jì)算字段，同時(shí)刪除原來(lái)“主體”節(jié)的內(nèi)容，報(bào)表設(shè)置如圖所示。8.4.3 創(chuàng)建子報(bào)表在創(chuàng)建子報(bào)表之前，首先要確保主報(bào)表數(shù)據(jù)源和子報(bào)表數(shù)據(jù)源之間已經(jīng)建立了正確的關(guān)聯(lián)，這樣才能保證子報(bào)表中的記錄與

16、主報(bào)表中的記錄之間有正確的對(duì)應(yīng)關(guān)系。1在已有報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表在已經(jīng)建好的報(bào)表中插入子報(bào)表，可以利用“子窗體/子報(bào)表”控件，然后按“子報(bào)表向?qū)А钡奶崾具M(jìn)行操作。例7-11 在“學(xué)生信息”主報(bào)表中增添“選課成績(jī)信息”子報(bào)表。2將報(bào)表添加到其他報(bào)表中建立子報(bào)表在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以先分別建好兩個(gè)報(bào)表，然后將一個(gè)報(bào)表添加到另一個(gè)報(bào)表中。操作方法如下。在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中，打開(kāi)希望作為主報(bào)表的報(bào)表。確保已經(jīng)選中“控件”命令組中的“使用控件向?qū)А泵睿瑢⑾Ｍ鳛樽訄?bào)表的報(bào)表從導(dǎo)航窗格拖到主報(bào)表中需要添加子報(bào)表的節(jié)區(qū)，這樣Access就會(huì)自動(dòng)將子報(bào)表控件添加到主報(bào)表中。調(diào)整、預(yù)覽并保存報(bào)表。8.5 報(bào)表的

17、預(yù)覽和打印8.5.1 預(yù)覽報(bào)表預(yù)覽報(bào)表是指在屏幕上查看報(bào)表打印后的外觀情況，預(yù)覽報(bào)表的方法主要有以下幾種：（1）選擇“文件”“打印”“打印預(yù)覽”命令。（2）在導(dǎo)航窗格中，雙擊要預(yù)覽的報(bào)表，打開(kāi)該報(bào)表的報(bào)表視圖，單擊“視圖”命令組中的“視圖”下拉按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“打印預(yù)覽”命令。該方法也適用于從其他報(bào)表視圖切換到打印預(yù)覽視圖。（3）右擊導(dǎo)航窗格中的報(bào)表，在彈出的快捷菜單中選擇“打印預(yù)覽”命令。8.5.2 頁(yè)面設(shè)置1“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框?qū)?bào)表切換到打印預(yù)覽視圖下，功能區(qū)中將出現(xiàn)“打印預(yù)覽”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面布局”命令組中的“頁(yè)面設(shè)置”命令按鈕，在打開(kāi)的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框中進(jìn)行設(shè)置，如圖所示。2. 創(chuàng)建多列報(bào)表多列報(bào)表是指在報(bào)表的一個(gè)頁(yè)面中打印兩列或多列的報(bào)表，這類(lèi)報(bào)表最常見(jiàn)的形式就是標(biāo)簽報(bào)表。也可以將一個(gè)設(shè)計(jì)好的普通報(bào)表設(shè)置成多列報(bào)表，具體操作方法如下。創(chuàng)建普通報(bào)表。在