文書檔案按卷整理

1、 文書立卷整理方法v 一、文書立卷的定義與要求v 二、文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍v 三、文書立卷步驟一、文書立卷的定義與要求 1、文書立卷的定義 文書立卷就是文書處理部門將辦理完畢的、具有考查保存價值的文件材料，按照立卷的原則、要求和方法組成案卷，而圍繞組卷所進行的全部工作，就叫做文書立卷工作。 定義包含三層意思 u （1）必須是辦理完畢的文件材料才應立卷 u （2）必須是具有查考和保存價值的文件材料才應立卷u （3）按照文件在形成過程中的規(guī)律和聯(lián)系組卷2、文書立卷的要求 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別 不同價值，便于保管和利用。應做到以下幾點： （1）應歸檔的文

2、件材料要收集齊全完整 （2）遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系 （3）立卷要區(qū)分文件的不同價值 （4）便于保管和利用二、文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍1、歸檔范圍 概括地講就是本單位（包括黨、政、工、團等各個部門）在工作活動中形成的具有查考價值的收發(fā)文件、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、調(diào)查材料、統(tǒng)計材料、圖表、簿冊，本單位編印的出版物底稿和樣本等，這是從總體上來講的。 包括3個層面的文件材料 ：u（1）上級機關(guān)的文件材料 一是隸屬上級機關(guān)的文件材料 二是非隸屬機關(guān)的文件材料u（2）本單位的文件材料 一是紅頭文件 二是白頭文件 u（3）同級機關(guān)的文件材料 一是同級

3、機關(guān)與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作時的重要來往文件材料。 二是有關(guān)機關(guān)對本單位工作檢查或?qū)W習考察時形成的重要文件材料等。2、不歸檔范圍u（1）上級單位的文件材料： 一是普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料； 二是任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料； 三是供工作參考的抄件等。u（2）本單位的文件材料 一是重份文件； 二是無查考利用價值的事務性、臨時性文件； 三是一般性文件的歷次修改稿和校對稿； 四是無特殊保存價值的信封和不需辦理的一般性人民來信、電話記錄； 五是機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料； 六是本單位負責人兼任外單位職務時形成的與本單位無關(guān)的文件材料； 七是有關(guān)工作參考的文件材料。u （3）同級單位的文件材

4、料 一是不需要貫徹執(zhí)行的文件材料； 二是不需辦理的抄送文件材料及供參考的簡報、情況反映等。 三、文書立卷步驟 第一步：分年度 分年度就是將文件按其形成或 針對的年度分開 l 1、文件形成的年度和文件內(nèi)容所針對的年度一致的，應放在文件形成的年度立卷。l 2、文件形成年度與文件內(nèi)容所針對的年度不一致，立卷時應以文件內(nèi)容所針對的年度為準 l 3、總結(jié)和計劃一般不應寫在一起，遇有寫在一起的應視文件內(nèi)容的主次來決定立卷的年度。 l 4、有些工作的過程是跨年度的，工作中形成的文件數(shù)量也不多，當年可不立卷，等這項工作結(jié)束后放在辦結(jié)的年度立卷 。 5、跨年度的請示與批復、來文與復文，應將問復文一起放在批復、復

5、文時間立卷。如果請示不知什么時間能夠批復的，可按請示年度立卷。第二步：分作者（責任者） 分作者就是在同一年度內(nèi)，按上級、本級、同級機關(guān)形成的文件分開，一般情況下不應混淆。 第三步：劃分保管期限 分保管期限，就是將同一年度同一級別的文件按永久、長期、短期三種保管期限分開。 國家檔案局于2006年12月發(fā)布了新的保管期限表，將原來的永久、長期、短期三種保管期限改為永久、定期兩種保管期限，在定期中又分為30年、10年兩種 。 l 永久保管的文書檔案主要包括8方面的文件材料： 一是本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； 二是本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； 三是本機關(guān)職能活動中形成的重

6、要業(yè)務文件材料； 四是本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等； 五是本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料； 六是本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； 七是上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的重要文件材料； 八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。 l 定期保管的文書檔案主要包括9個方面的文件材料： 一是本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料； 二是本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； 三是本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； 四是本機關(guān)一般性事務管理文件材料； 五是

7、本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等； 六是上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的一般性文件材料； 七是上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料； 八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料； 九是下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。 第四步：分問題 分問題就是將文件按內(nèi)容所反映的問題分開。 “問題”是指文件內(nèi)容記述和反映的某一方面的工作問題或涉及的人物、事件、事物等。 第五步：卷內(nèi)組合 卷內(nèi)組合就是將經(jīng)過分類的文 件，按一定形式組合起來。 l組合的基本方法

8、： 1、學校管理和各種活動中形成的文件、調(diào)研材料、制度等，一般按單一問題組合。同一問題的請求與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應組合在一起。 2、會議文件，根據(jù)文件多少，可以一會一卷或數(shù)會一卷，文件多時也可一會數(shù)卷。 3、統(tǒng)計、報表、名冊等文件，一般同一種格式、名稱組一卷（或數(shù)卷），當文件特別少時也可幾種格式組一卷。 4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按作者或名稱組合。 5、案件材料，可一案一卷或一案數(shù)卷。 6、簡報、刊物可按名稱數(shù)期一卷。第六步：卷內(nèi)文件排列 排列的總體要求是：保持文件之間的聯(lián)系，固定每份文件的位置，使卷內(nèi)的文件有條不紊，便于人們查找利用。 l卷內(nèi)排列方法 1、按時間排列。就是按照文件形成時

9、間的先后順序依次排列卷內(nèi)文件，即日期早的在前，日期晚的在后。 2、按重要程度排列。就是按卷內(nèi)文件重要程度的不同排列文件順序。 3、按問題排列。就是按照卷內(nèi)文件的不同問題排列文件的順序。 4、按作者排列。就是按卷內(nèi)文件的不同作者分別排列文件順序。 第七步：編寫頁號l編寫頁號時注意 一是在編號之前，應對卷內(nèi)文件所有張、頁數(shù)進行一次全面細致的檢查，看其是否存在著前后倒置、上下顛倒及串頁現(xiàn)象，如果發(fā)現(xiàn)應及時予以糾正。 二是按照卷內(nèi)文件的排列順序，用黑色鉛筆依次編寫頁號，號碼一律使用阿拉伯數(shù)字。若是一面有字的文件，在每頁文件的右上角編寫頁號，凡是兩面有字的文件，應在每頁文件的正面右上角、背面的左上角填寫

10、頁號。 三是卷內(nèi)所有的文件，包括辦 文過程中的重要簽條，閱文卡、收 文卡等都要逐頁編號。第八步：填寫卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄的項目包括：順 序號、文號、責任者、題名、日期、 頁號、備注。具體格式如下：卷卷 內(nèi)內(nèi) 文文 件件 目目 錄錄順序號 文號 責任者 題 名 日 期頁號備注 1、順序號：就是以卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫的序號。 2、文號：就是文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號，也可以說是公文的編號。它包括發(fā)文機關(guān)代號、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三部分。 3、責任者：就是對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，即文件的發(fā)文單位或署名者。 4、題名：題名即文件的標題，它是直接表達文件內(nèi)容和中心主題的文件特征

11、。 5、日期：就是填寫文件的形成時間 。 6、頁號：就是填寫卷內(nèi)文件所在頁的編號。 7、備注：是指卷內(nèi)文件有變化時所作的必要說明 。第九步：擬寫案卷標題 案卷標題的主要構(gòu)成部分有作 者、問題和文件名稱。 l常見的案卷標題構(gòu)成形式： 1、責任者問題名稱 2、責任者文件內(nèi)容針對時間問題文件名稱 3、責任者針對時間出版物名稱4、會議名稱文件材料5、當事人問題案卷（卷）6、通訊者問題來往文書第十步：填寫卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表的項目包括：本卷 情況說明、立卷人、檢查人、立卷時 間四項內(nèi)容。卷 內(nèi) 備 考 表卷內(nèi)情況說明立 卷 人：審 核 人：立卷時間： 1、立卷情況說明：主要是填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補

12、充、移出、銷毀等情況。 2、立卷人：主要是填寫負責整理該卷歸檔文件的人員姓名。 3、檢查人：主要是填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 4、立卷時間：就是填寫完成立卷的日期。第十一步：案卷的裝訂 1、拆除文件上的金屬物 2、修補 3、折迭取齊 4、裝訂案卷時一般應采用三孔一線的方法裝訂。第十二步：填寫案卷封面 案卷封面項目包括：全宗名稱、 類目名稱、案卷題名、時間、保管 期限、件、頁數(shù)、歸檔號。案 卷 封 面自 年 月 至 年 月保管期限本 卷 共 件 頁歸 檔 號全宗號目錄號案卷號 1、全宗名稱：該欄填寫立檔單位名稱。 2、類目名稱：指全宗內(nèi)立卷類目（或文件分類表）的第末級類名稱。 3、

13、案卷標題：按照已擬寫好的案卷標題填寫在案卷封面的中間位置。 4、起止時間欄：卷內(nèi)最早形成的文件日期為起，最晚形成文件的日期為止。 5、卷內(nèi)文件數(shù)量：填寫卷內(nèi)文件的實際件數(shù)與頁數(shù)。 6、保管期限：按立卷時劃定的案卷保管期限填寫。 7、歸檔號：歸檔號也叫文書處理號，是文書部門或業(yè)務部門對每個年度形成的案卷編制的順序號。 8、全宗號：全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。 9、類目號：類目號是分類方案中類目的標識符號。采用年度保管期限分類法的，類目號為： 1 1 永久文書檔案長期（30年）文書檔案 1 2例2：采用年度機構(gòu)保管期限分類法的，類目號為： 永 久辦公室 1 1 1文書檔案長期（30年）辦公室 1 1 2文書檔案 10、案卷號就是在末級類止號 內(nèi)，依據(jù)案卷排列后的流水編號填 寫。第十三步：編制案卷目錄 案卷目錄的內(nèi)容包括：案卷號、 案卷題名、年度、頁數(shù)、保管期限、 備注。案 卷 目 錄案卷號案卷號案案 卷卷 題題 名名年度年度 頁數(shù)頁數(shù) 保管期限保管期限備注備注室編室編 館編館編 案