公司OA系統(tǒng)管理制度管理辦法

1、公司OA系統(tǒng)管理制度公司OA系統(tǒng)管理制度第一章 總 則 為加強(qiáng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）管理，保證其高效、安全運(yùn)行，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，特制定本辦法。 OA系統(tǒng)內(nèi)容包括協(xié)同辦公、公文管理、電子郵件、文檔管理、知識(shí)管理、個(gè)人設(shè)置、綜合辦公、常用工具等功能，旨在實(shí)現(xiàn)公文無(wú)紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。第二章 組織管理與職責(zé) 公司IT工程師負(fù)責(zé)OA辦公系統(tǒng)的管理、規(guī)劃、實(shí)施、培訓(xùn);其主要職責(zé):（一）按照相關(guān)的具體工作流程和制度在系統(tǒng)中進(jìn)行搭建、測(cè)試；（二）征詢各使用部門(mén)的意見(jiàn)和建議，協(xié)調(diào)解決各使用部門(mén)在使用過(guò)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題；（三）培訓(xùn)各部

2、門(mén)系統(tǒng)使用人員；(四)負(fù)責(zé)全公司管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)資源（軟、硬件）的配置、升級(jí)； (五)負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的安全技術(shù)防范，定期就公司所有計(jì)算機(jī)設(shè)備及運(yùn)行系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查；（六）負(fù)責(zé)辦公終端安全策略管理系統(tǒng)的安裝；（七）負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份，并對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控，保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行；（八）做好其他相關(guān)工作。第三章基礎(chǔ)管理 為使審批流轉(zhuǎn)真正地落到實(shí)處，并能提高員工對(duì)“企業(yè)信息化“的認(rèn)識(shí)，OA審批人必須隨時(shí)隨地、及時(shí)地打開(kāi)OA系統(tǒng)，處理當(dāng)天的文件，如遇出差、事假須通過(guò)移動(dòng)OA功能完成審批事項(xiàng)。 協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項(xiàng)后，應(yīng)在2個(gè)小時(shí)內(nèi)處理審批事項(xiàng)。凡因非客觀因素不能及

3、時(shí)審批的，應(yīng)不超過(guò)1個(gè)工作日；若遇緊急業(yè)務(wù)，流程發(fā)起人可通過(guò)短信或電話告知審批人員。 為保證各類電子文件的及時(shí)收發(fā)，公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)經(jīng)理、主管原則上應(yīng)該全天在線，其他人員至少每天登陸四次OA系統(tǒng)（8:00、11:20、13:00、16:20），接收各類文件，處理待辦事項(xiàng)。 各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及員工在處理文件填寫(xiě)意見(jiàn)時(shí)必須將意見(jiàn)寫(xiě)清楚，交給誰(shuí)辦理，如何辦理，此文件是如何落實(shí)的，將落實(shí)意見(jiàn)一并寫(xiě)上進(jìn)行歸檔。 員工身份認(rèn)證。系統(tǒng)通過(guò)用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證。用戶名是每個(gè)員工的唯一標(biāo)識(shí)，個(gè)人的密碼是安全的保證。用戶應(yīng)自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負(fù)責(zé)。每位

4、OA系統(tǒng)使用人都要熟練掌握OA系統(tǒng)的使用方法，使用OA 系統(tǒng)進(jìn)行單位內(nèi)部的各項(xiàng)日常辦公。 OA系統(tǒng)使用人員的賬號(hào)密碼（口令）必須設(shè)8位以上字符（必含字母、數(shù)字），并需經(jīng)常修改。使用人員取得初始密碼后應(yīng)在OA系統(tǒng)的個(gè)人設(shè)置里面，須立即對(duì)自己的登陸密碼進(jìn)行修改，避免他人使用。 每位OA用戶要保證通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容和審批的內(nèi)容負(fù)責(zé)。在OA系統(tǒng)中的意見(jiàn)和審批與原書(shū)名簽署具有同等效力和權(quán)威，相應(yīng)人員應(yīng)予以執(zhí)行和遵守。   有重要文件需要領(lǐng)導(dǎo)審批，如果公司領(lǐng)導(dǎo)有事沒(méi)有使用OA系統(tǒng)，審批發(fā)起人可通過(guò)即時(shí)通發(fā)消息或者發(fā)送手機(jī)短信提醒。

5、   因個(gè)人原因未登陸和使用OA系統(tǒng)，不能及時(shí)處理相關(guān)工作，造成的責(zé)任由自己負(fù)責(zé)。 OA系統(tǒng)中的各分類公告及新聞均由有權(quán)限人員予以發(fā)布和更新，具體內(nèi)容由公司負(fù)責(zé)人確定，新聞內(nèi)容不應(yīng)涉及相關(guān)商業(yè)機(jī)密；人事公告或日常行政公告等由行政與人力資源部負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布和管理。 OA系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺(jué)遵守系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作任務(wù)。 個(gè)人信息的完善。在OA系統(tǒng)的個(gè)人設(shè)置里面，必須對(duì)自己的個(gè)人信息進(jìn)行添加，如聯(lián)系方式等，以便同事之間聯(lián)系時(shí)查找方便。 OA系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公流程，涉及的相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照系統(tǒng)模板使用說(shuō)明實(shí)行網(wǎng)上辦公，流程定制發(fā)起的

6、部門(mén)應(yīng)督促系統(tǒng)模板的使用。第四章 工作程序 IT工程師應(yīng)建立OA辦公系統(tǒng)用戶臺(tái)賬，詳實(shí)記錄用戶所屬信息，包括賬號(hào)信息、權(quán)限信息等。 OA賬號(hào)的申請(qǐng)。申請(qǐng)人填寫(xiě)OA權(quán)限申請(qǐng)單（見(jiàn)附件1），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，由OA系統(tǒng)管理員進(jìn)行操作調(diào)整。 OA流程管理。公司各部門(mén)需在OA系統(tǒng)中進(jìn)行電子流程審批，由各申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)OA權(quán)限申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，并提供已簽發(fā)的制度、表單及流程圖。由IT工程師根據(jù)流程需求文檔在系統(tǒng)中進(jìn)行搭建、測(cè)試。需求部門(mén)的試用通過(guò)后，IT工程師負(fù)責(zé)發(fā)布流程，并在OA門(mén)戶中發(fā)布啟用公告。 OA賬號(hào)信息變更。因公司人事調(diào)動(dòng)，賬號(hào)的信息發(fā)生變化時(shí)，由行政與人力資源部填

7、寫(xiě)OA權(quán)限申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審核后。IT工程師收到單據(jù)后，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。 OA組織管理。因公司組織架構(gòu)調(diào)整，造成OA用戶相關(guān)信息發(fā)送變化的，由行政與人力資源部填寫(xiě)OA權(quán)限申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，上報(bào)公司總經(jīng)理審批，審批后的提報(bào)IT工程師進(jìn)行調(diào)整。第五章 OA系統(tǒng)升級(jí)管理 IT工程師接到OA廠商升級(jí)通知后，首先了解新版本性能，并且向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，結(jié)合OA廠商對(duì)系統(tǒng)版本進(jìn)行升級(jí)。 IT工程師應(yīng)該在熟悉升級(jí)文檔，在測(cè)試服務(wù)器上構(gòu)建與當(dāng)前OA服務(wù)一樣的軟件環(huán)境，根據(jù)升級(jí)文檔進(jìn)行升級(jí)。 在測(cè)試服務(wù)器測(cè)試一周，IT工程師監(jiān)控流程流轉(zhuǎn)歸檔情況，在保證所有模塊都正常工作的情

8、況下，備份當(dāng)前OA服務(wù)器，發(fā)布系統(tǒng)升級(jí)公告，在OA正式服務(wù)器進(jìn)行升級(jí)。 IT工程師應(yīng)對(duì)系統(tǒng)使用期間的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行跟蹤處理。第六章 信息安全保障 各單位使用人員對(duì)各自的登錄密碼、印章密碼嚴(yán)格保管。必須在第一次登錄系統(tǒng)后立即修改個(gè)人密碼，不得再使用初始密碼，離開(kāi)辦公室時(shí)應(yīng)退出辦公系統(tǒng)，防止他人進(jìn)行非法操作，密碼泄漏所造成的損失自負(fù)。 網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)定期檢查、維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)排除，無(wú)法排除的，應(yīng)立即與相關(guān)技術(shù)人員聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行；不得亂設(shè)、私設(shè)系統(tǒng)的使用人員。 知識(shí)文檔管理員應(yīng)對(duì)文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，不得將涉密信息、帶病毒文檔錄入系統(tǒng)。 使用系統(tǒng)時(shí)，所有涉

9、密信息不得利用電子郵箱轉(zhuǎn)發(fā)至無(wú)關(guān)人員，公文流轉(zhuǎn)嚴(yán)格按范圍進(jìn)行流轉(zhuǎn)，嚴(yán)禁擴(kuò)大范圍，也不得存儲(chǔ)在與該系統(tǒng)相連的介質(zhì)內(nèi)。 嚴(yán)禁公司員工利用任何手段偵測(cè)、盜用他人OA賬號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫(kù)信息。 每臺(tái)辦公電腦必須綁定安全策略管理系統(tǒng)，使用人不得隨意刪除或更改。 禁止在本機(jī)電腦安裝游戲、與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)絡(luò)軟件。 嚴(yán)禁外來(lái)公司人員未經(jīng)允許連接我公司辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，若有違反而導(dǎo)致病毒向公司內(nèi)部傳播或公司商業(yè)秘密向外部傳播而造成公司損失的，將根據(jù)公司規(guī)定給予相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。 在起草各類文件時(shí)嚴(yán)格按照企業(yè)商業(yè)秘密目錄執(zhí)行。第七章 罰 則 OA辦公是非常嚴(yán)肅的事情，對(duì)處理延誤造成工作積壓的3次以內(nèi)每次考核責(zé)任人50元，三次以上的每次考核100元（延誤是指以系統(tǒng)的記錄時(shí)間計(jì)超過(guò)公文處理時(shí)限仍未處理待辦事宜）。 對(duì)長(zhǎng)期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，隨意刪除安全策略系統(tǒng)，對(duì)工作造成不良影響的，視狀況處以50-500元罰款。 偵測(cè)、盜用他人賬號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫(kù)信息，造成