項(xiàng)目溝通及協(xié)調(diào)程序

1、項(xiàng)目溝通及協(xié)調(diào)程序1. 前言1.1 本協(xié)調(diào)程序適用于公司項(xiàng)目工程的工程詳細(xì)設(shè)計(jì)過程。1.2 本文件的目的是在項(xiàng)目執(zhí)行中，對業(yè)主、設(shè)計(jì)院、承包單位間的協(xié)調(diào)方式予以統(tǒng)一，以規(guī)范協(xié)調(diào)流程，提高工作效率，避免溝通錯(cuò)誤，保障溝通暢通。1.3 本文件包括協(xié)調(diào)程序、協(xié)調(diào)方式和聯(lián)絡(luò)界面，是項(xiàng)目工作開展的依據(jù)文件之一。經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)后，各相關(guān)單位（包括業(yè)主、設(shè)計(jì)院、承包單位）均應(yīng)按本文件開展相關(guān)工作。1.4 本文件僅規(guī)定業(yè)主、設(shè)計(jì)院、承包單位之間的協(xié)調(diào)界面和程序，對相關(guān)單位內(nèi)部工作協(xié)調(diào)程序不做要求，由各相關(guān)單位具體負(fù)責(zé)。1.5 本文件僅對項(xiàng)目執(zhí)行中設(shè)計(jì)工作聯(lián)絡(luò)予以規(guī)定，不包括商務(wù)往來文件。1.6 隨項(xiàng)目進(jìn)展，各項(xiàng)目

2、出現(xiàn)增減聯(lián)系人時(shí)項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)向工程技術(shù)組提交。2. 各單位文件聯(lián)絡(luò)的基本要求項(xiàng)目各單位之間的聯(lián)絡(luò)應(yīng)遵循如下基本要求：2.1 各單位之間的聯(lián)絡(luò)方式包括會(huì)議紀(jì)要、信函、文件傳輸單、電子郵件、傳真。2.2 因本項(xiàng)目郵遞不便，不推薦使用郵遞信函，在不影響項(xiàng)目進(jìn)程及引起糾紛的情況下發(fā)出方可使用郵遞信函。2.3 各單位之間的聯(lián)絡(luò)均以書面聯(lián)絡(luò)為依據(jù)，雙方代表 簽署的文件方為有效文件。2.4 各單位聯(lián)系人見本文件聯(lián)絡(luò)人部分，所列聯(lián)絡(luò)人簽 署的文件均為有效文件。2.5 發(fā)出單位必須向接收單位所有聯(lián)絡(luò)人發(fā)送聯(lián)絡(luò)文件。2.6 任何有效聯(lián)絡(luò)在發(fā)出方發(fā)出2 小時(shí)內(nèi)應(yīng)電話通知接受方。3. 聯(lián)絡(luò)文件要求3.1 會(huì)議紀(jì)要3.

3、1.1 會(huì)議紀(jì)要是項(xiàng)目執(zhí)行的重要文件，會(huì)議紀(jì)要在參 會(huì)單位代表及業(yè)主代表簽署后生效。3.1.2 會(huì)議組織方應(yīng)以信函附件的形式向參會(huì)方交付會(huì) 議紀(jì)要掃描件。3.1.3 發(fā)出方負(fù)責(zé)發(fā)出文件的連續(xù)性，便于接收方分類存檔。如果接收方發(fā)現(xiàn)收到的文件不連續(xù)，應(yīng)與發(fā)出方及時(shí) 溝通，并由發(fā)出方書面確認(rèn)。3.1.4 各接收單位對于收到的文件傳送單需有回執(zhí)，以 向?qū)Ψ郊皶r(shí)確認(rèn)收到文件。3.2 信函3.2.1 信函是項(xiàng)目執(zhí)行依據(jù)之一，發(fā)出方須簽署方可生效。3.2.2 每家設(shè)計(jì)單位信函格式應(yīng)各自統(tǒng)一。3.2.3 信函發(fā)出方負(fù)責(zé)信函編號(hào)，并向相關(guān)單位聯(lián)絡(luò)人 發(fā)送。3.2.4 一般情況，信函采用電子郵件（簽字掃描）傳遞，

4、以電子郵件傳遞時(shí)必須使用簽字掃描附件。3.2.5 電子郵件發(fā)出后發(fā)出方應(yīng)電話通知接受方予以接 收、確認(rèn)。3.3 電子郵件3.3.1 電子郵件作為項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的補(bǔ)充手段，但未形 成信函形式的電子郵件不作為項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。3.3.2 電子郵件發(fā)出方負(fù)責(zé)電子郵件的編號(hào)，并向相關(guān) 單位聯(lián)絡(luò)人發(fā)送。如有必要，可抄送相關(guān)單位其他人員。3.3.3 接收方可對電子郵件直接回復(fù)，不再另行編號(hào)， 但應(yīng)包括接收電子郵件的原始信息。3.4 各單位與業(yè)主聯(lián)絡(luò)的對接要求3.4.1 業(yè)主方聯(lián)絡(luò)對接部門：工程技術(shù)組3.4.2 各單位需業(yè)主方確認(rèn)的文件必須經(jīng)工程技術(shù)組確 認(rèn)后并發(fā)送各單位方可為有效文件。3.4.3 各單位與業(yè)主

5、的各部門間可以直接進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，但業(yè)主的各部門與各單位間的所有溝通聯(lián)絡(luò)信息必須抄送業(yè)主聯(lián)絡(luò)部門，所有溝通聯(lián)絡(luò)信息作為項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的補(bǔ)充手段，但不作為項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。當(dāng)業(yè)主的相關(guān)部門與各單位間的所有溝通聯(lián)絡(luò)信息需形成正式文件，必需發(fā)至業(yè)主聯(lián)絡(luò)部門，并抄送業(yè)主的對應(yīng)工程技術(shù)組聯(lián)系人，否則為無效 文件。3.4.4 各單位的聯(lián)絡(luò)人員有變動(dòng)或聯(lián)絡(luò)人的郵箱、傳真、手機(jī)號(hào)等變動(dòng)，應(yīng)在變動(dòng)后2 天內(nèi)書面通知其它各單位。4. 業(yè)主與總體院間的協(xié)調(diào)業(yè)主和總體院之間的聯(lián)絡(luò)應(yīng)遵循如下規(guī)則：4.1 業(yè)主和總體院間聯(lián)絡(luò)采用信函和文件傳送單（必要 時(shí)當(dāng)面交付）形式。4.2 基 于 文 件 的 大 小 ， 文 件 傳 送 單

6、 可 采 用 信 函 或 Documents 系統(tǒng)傳送。當(dāng)采用電子郵件形式傳遞時(shí)，發(fā)出方 應(yīng)向接收方所有聯(lián)絡(luò)人發(fā)出信函；當(dāng)采用Documents 系統(tǒng)傳送時(shí)，應(yīng)保證接收方所有聯(lián)絡(luò)人均可從發(fā)送方Documents系統(tǒng)服務(wù)器下載文件。4.3 若有需要，業(yè)主和總體院之間的信函可抄送PC單位聯(lián)系人。4.4 雙方簽署的會(huì)議紀(jì)要如有不一致處，應(yīng)根據(jù)時(shí)間先 后順序，以時(shí)間最近者為依據(jù)。5. 業(yè)主與PC單位間的協(xié)調(diào)5.1 根據(jù)項(xiàng)目需要，業(yè)主與PC單位間可以直接進(jìn)行溝通 聯(lián)絡(luò)。5.2 發(fā)出單位負(fù)責(zé)根據(jù)聯(lián)絡(luò)信息的內(nèi)容確定是否抄送總 體院及相關(guān)PC 單位。當(dāng)業(yè)主認(rèn)為有必要時(shí)，可直接將相關(guān)聯(lián)絡(luò)文件發(fā)送相關(guān)單位。5.3

7、 業(yè)主與PC單位協(xié)調(diào)后確認(rèn)需要總體院或其他PC單位跟進(jìn)工作的事項(xiàng)，由業(yè)主向總體院或其他PC 單位發(fā)送正式聯(lián)絡(luò)文件并經(jīng)討論確定后執(zhí)行。5.4 業(yè)主工程技術(shù)組發(fā)往各 PC單位的聯(lián)絡(luò)信息應(yīng)抄送相 應(yīng)業(yè)主項(xiàng)目部對口聯(lián)系人。6. 總體院與PC單位間的協(xié)調(diào)6.1 根據(jù)項(xiàng)目需要，總體院與PC單位間可以直接進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。但總體院與PC 單位間的所有溝通聯(lián)絡(luò)信息（正式及非正式）必須抄送業(yè)主聯(lián)絡(luò)人（包括工程技術(shù)組和對應(yīng)項(xiàng) 目部） ，未抄送業(yè)主視為無效。6.2 總體院與PC單位間的條件交接必須采用簽字 /簽字 掃描形式提交。6.3 總體院與PC單位間的會(huì)議紀(jì)要必須有業(yè)主代表簽字 后方可生效。7. PC 單位間的協(xié)調(diào)

8、7.1 根據(jù)項(xiàng)目需要，各PC單位間可以直接進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。 但PC單位之間的所有溝通聯(lián)絡(luò)信息必須抄送業(yè)主聯(lián)絡(luò)人（包括業(yè)主工程技術(shù)組及項(xiàng)目部）。7.2 如果業(yè)主聯(lián)絡(luò)人認(rèn)為必要，可直接將PC單位間聯(lián)絡(luò) 文件發(fā)送總體院或其他 PC單位。7.3 PC單位與PC單位間的正式聯(lián)絡(luò)必須抄送業(yè)主（包括業(yè)主工程技術(shù)組及項(xiàng)目部）及總體院，并經(jīng)業(yè)主及總體院確 認(rèn)，否則視為無效。7.4 PC 單位之間的會(huì)議紀(jì)要必須有業(yè)主代表簽字后方可 生效。7.5 PC 單位之間協(xié)調(diào)后確認(rèn)需要總體院跟進(jìn)工作的事項(xiàng)， 需經(jīng)總體院確認(rèn)，并由業(yè)主向總體院發(fā)送正式聯(lián)絡(luò)文件討論確認(rèn)后執(zhí)行。7.6 任何涉及到項(xiàng)目總體統(tǒng)籌的聯(lián)絡(luò)文件及信息應(yīng)在總體院

9、及業(yè)主確認(rèn)后生效執(zhí)行。8. 聯(lián)絡(luò)文件規(guī)定8.1 聯(lián)絡(luò)文件基本規(guī)定8.1.1 信函各單位發(fā)出的有效信函應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：信函號(hào)日期主題信函內(nèi)容抄送單位及人員附件（如果有）8.1.2 文件傳送單各單位發(fā)出的文件傳送單應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：傳送單號(hào)及日期所傳送文件的用途所傳送文件的版次、日期、自然張數(shù)等8.2 各單位聯(lián)絡(luò)文件8.2.1 總體院發(fā)出聯(lián)絡(luò)文件原則上按本規(guī)定執(zhí)行信函及文件傳送單（正式聯(lián)絡(luò)文件） 總體院發(fā)出信函編碼如下：例 ： 總 體 院 信 函 0681-L-BED-SNEC-YLQN1-00-0013 20110813 地管方案0681：項(xiàng)目代碼L:信函代碼 （L:信函/ T :文件傳送單）BED/DED設(shè)計(jì)階段SNEC發(fā)出方Y(jié)LQN1： 接 收 方 （ LQN1-業(yè) 主 /HTWY-北 京 航 天 萬 源 /ALQD-液化空氣）00：發(fā)出方內(nèi)部類別編碼0013：信函序號(hào)20110813：信函發(fā)出日期地管方案：信函主題電子郵件（非正式聯(lián)絡(luò)方式）總體院發(fā)出電子郵件編碼如下：例：總體院電子郵件 0681-Eml-BED-SNEC-YLQN1-00-0003 20110825 總圖考慮0681：項(xiàng)目代碼Eml:電子郵件代碼BED/DED設(shè)計(jì)階段SNEC發(fā)出方Y(jié)LQN1： 接