辦公室管理作業(yè)

1、辦公管理作業(yè)（第一、第二章）一、單項選擇題1 .級別高的辦公室一般稱為（B.辦公廳）。2中央機(jī)關(guān)分別采用分理制和綜理制設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)，其辦公廳（室）屬于分理制的是（D.國務(wù)院）。3. 辦公室的核心功能是（A、塑造出組織文化及價值觀）。4. 辦公室的本質(zhì)屬性是（C.服務(wù)性）。5 .辦公室工作的第一要義是（A、服務(wù)）。6 .常用辦公用品中屬于辦公文具的是（A、中性筆）。7. 發(fā)放辦公用品的人員要求是（D.發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品）。8. 辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指（C、判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額）。9. 正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商不必考慮的因素是（B.名牌和高檔）。

2、10. 有權(quán)對政府采購合同進(jìn)行監(jiān)督和管理的是（A、國家級或省部級財政部門）。二、判斷題1. 任何辦公室，都是指的單位里的綜合辦事機(jī)構(gòu)。（V）2. 省政府的辦公廳比其他廳的行政級別要高。（X）3. 信息調(diào)研是辦公室的一項具體職能。（V）4. 辦公室的工作具有綜合性特點。（V）5. 辦公室管理要嚴(yán)格按既定條條框框辦事，不能引用彈性原理。（X）6. 發(fā)放辦公用品的時候，不需要對用品庫存進(jìn)行記錄。（X）7. 辦公電話應(yīng)定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。（V）8. 辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量。（X）9. 辦公用品的庫存管理和監(jiān)督中，出貨卡即是申請領(lǐng)用單。（V）10. 辦公設(shè)備使用權(quán)的獲

3、取只能是通過購買。（V）三、簡答題1. 簡答辦公室的主要特點。答：（1）輔助性；（2）綜合性；（3）服務(wù)性。2. 談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，注重諫言技巧；學(xué)會把握職場環(huán)境的運作方法，一是個性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是朦朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。3. 簡述辦公設(shè)備使用規(guī)范。（1）必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書的要求進(jìn)行操作。（2）必須明確專人專責(zé)的專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設(shè)備。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意

4、定期保養(yǎng)。（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5C至35C，相對濕度為20%至85%，濕度過低時需用加濕器，濕度過高時需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。（6）如果辦公設(shè)備不處于工作狀態(tài)，應(yīng)及時切斷電源。（7）使用電腦時要做到：不要讓陽光直射電腦，以免機(jī)殼老化；不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄濕電腦，造成短路；不要在開機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤；不要在運行程序還沒有回到DOS旨示的情況下匆匆關(guān)機(jī)；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒侵入，并且要配備必要的殺毒軟件

5、，定期或經(jīng)常地對電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護(hù)措施；不要自己隨意處理電腦硬件故障；不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。4簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。 儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。 儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。 在儲藏間或物品柜放置物品時，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物品應(yīng)放置的地方；新物品置于舊物品的下面或后面；先來的物品先發(fā)出去，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于找尋和領(lǐng)??；辦公耗材和打印機(jī)用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到。 儲藏辦公用品的

6、地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。 辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。作業(yè)2(第三、第四章)一、設(shè)計題(本題50分)調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即準(zhǔn)備階段、實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計。1調(diào)研工作的準(zhǔn)備階段(1) 準(zhǔn)備調(diào)研內(nèi)容： 確定調(diào)研課題：領(lǐng)導(dǎo)提出、有關(guān)部門確定、調(diào)查者自選。 選題要求：既要注重現(xiàn)實意義，又要具有前瞻性；既要注重領(lǐng)導(dǎo)和群眾關(guān)注的當(dāng)前工作和社會生活中的重點、熱點、難點問題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門問題。 選題原則：價值原

7、則、可行原則、適量原則、新穎原則。(2) 調(diào)研課題的審定：一般調(diào)研課題由機(jī)關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)；重點調(diào)研課題可以采取申報、委托或招標(biāo)等形式，經(jīng)專家評審、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)來確定。(3) 成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員：成立調(diào)研小組時要考慮的因素包括，成員應(yīng)具備良好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)；有調(diào)研需要的專業(yè)能力或?qū)＜页蓡T；有豐富的調(diào)研經(jīng)驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補(bǔ)短；少而精，避免人浮于事。(4) 調(diào)研任務(wù)前的準(zhǔn)備工作：學(xué)習(xí)和掌握與課題相關(guān)的黨和國家的方針、政策、規(guī)定等；查閱與課題相關(guān)的研究成果和文獻(xiàn)資料；學(xué)習(xí)與課題相關(guān)的自然科學(xué)和社會科學(xué)知識；了解與課題相關(guān)的背景資料。(5) 明確調(diào)研各階段的任

8、務(wù)和要求： 調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對象的性質(zhì)和發(fā)展方向。 調(diào)研的成長期，應(yīng)當(dāng)明確如何使調(diào)研對象進(jìn)一步發(fā)展，主要是理清思路、擺明措施。 調(diào)研的成熟期，應(yīng)當(dāng)講清楚如何使事物進(jìn)一步完善提高。 調(diào)研的末期，擬定調(diào)研提綱。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包括調(diào)研的目的要求，調(diào)研的對象、范圍和方式方法，調(diào)研的時間、步驟和過程，調(diào)研的人員組織與注意事項，調(diào)研經(jīng)費的預(yù)調(diào)研提綱分為全面調(diào)研提綱和內(nèi)容調(diào)研提綱2調(diào)研工作的實施階段實施階段是調(diào)研工作的中心階段。其實施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集、整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。(1) 調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法、重點調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、問卷調(diào)查法、觀察法、試點調(diào)查法

9、、開會調(diào)查法、訪談法、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、BS(Bran-storming頭腦風(fēng)暴)法、專家調(diào)查法、哥頓法等。(2) 搜集、整理調(diào)研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。(3) 認(rèn)真分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。3調(diào)研工作的完成階段本階段的主要工作是撰寫調(diào)研報告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作、修改定稿五個步驟。(1) 確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。選用材料：材料要具有典型性、生動性、新穎性、多樣性和準(zhǔn)確性等特點。(3) 擬寫提綱：注意觀點和材料、大綱和細(xì)目的統(tǒng)一。(4) 按綱寫作：如表所示調(diào)研報告版面結(jié)構(gòu)模式標(biāo)題分單標(biāo)題和雙標(biāo)題(即正副題)剛目也叫導(dǎo)語，

10、介紹調(diào)研目的，原因、時間、地點、對象范圍、調(diào)查方法等正文正文開頭有開門見山、結(jié)論先行、提出問題等方式，論述結(jié)構(gòu)有縱式、橫式、縱橫式等結(jié)尾概括全文，形成結(jié)論，提出看法和建議附件包括數(shù)據(jù)匯總表、原始資料、背景材料、必要的工作技術(shù)報告等調(diào)研時間(略)修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標(biāo)點使用準(zhǔn)確與否等。二、案例分析題辦公室的李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得千干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)

11、境的整潔。秘書小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，使別人找不到。辦公室的小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。你怎樣評價這三位工作人員的行為？答：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對組織的形象和績效產(chǎn)生

12、一定的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。作業(yè)3(第五、第六章)一、單項選擇題1下面屬于文書的是(A、書信)。2在公文行文中，下級向上級行文時，錯誤的是(C、抄送下級機(jī)關(guān))。3公文寫作的規(guī)范要求（C.具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)）。4向上級做請示時，下面哪個做法不妥（C、地級市政府越過省政府直接向國務(wù)院行文請示）5. 意向書的特點不包括（C、約束性）。6在辦理發(fā)文時，經(jīng)復(fù)核，對于不符合要求的公文應(yīng)該（B.退交起草部門補(bǔ)充或修正）。7. 在收文過程中，可以由辦公室人員啟封的信件是（D、公開出版的雜志的贈閱信件）。8. “四分四注意”立卷方法不包括（D、

13、分紙型）。9. 電子公文的屬性是（C.具有規(guī)范格式）。10. 電子公文的處理（C.可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理）。二、判斷題1. 狹義的文件即指公文。（V）2 .公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象。（X）3. 辦文能力就是指寫文能力。（X）4. 意向書簡單而言就是傳遞意向的文書。（V）5. 協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的。（V）6. 上行發(fā)文的主送機(jī)關(guān)必須為上級機(jī)關(guān)，而不是上級領(lǐng)導(dǎo)個人。（V）7. 收文時應(yīng)逐件清點，并以簽字或蓋章的方式簽收。（V）8. 檔案保管期限就是對檔案劃定的存留年限，它與檔案本身的價值大小無關(guān)。（X）9. 檔案庫房要堅固、安全、專用，適宜保管檔案，和閱覽室、辦公室實行三分開

14、。（V）10.電子文檔不存在銷毀問題。（X）三、簡答題1. 簡要回答公文寫作的五部曲。第一步，公文說什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題;第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法；第四步，內(nèi)容是怎么表達(dá)的，關(guān)鍵是牢記擬寫公文的要素及要求；第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。2. 簡要回答起草請示的“五步棋”。（1）因為什么請示一一對于原因、目的的說明。（2）請示什么問題一一提出請示的主題內(nèi)容。（3）怎樣解決問題一一提出解決問題的建議或方案。（4）請求上級回復(fù)一一結(jié)尾用語的使用。（5）有無附件需要說明一一根據(jù)需要確定附件的使用與否。3. 簡述公文校對工作要求。公

15、文校對工作要求：校正、補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點符號、圖表、格式等；解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題；進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理；需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對符號;對于重要的或者大量印制的公文，應(yīng)實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。4. 簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。（2）辦理：通過計算機(jī)系統(tǒng)對電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。（3）交換：按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。（4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。（5）銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從

16、存儲介質(zhì)上物理刪除。作業(yè)4（第七、第八章）一、填空題常用禮貌用語七字訣與人相見說（您好）仰慕已久說“久仰”向人詢問說（請問）求人辦事說“拜托”問人姓氏說“貴姓”長期未見說（久違）請人協(xié)助說“費心”麻煩別人說“打擾”問人住址說（府上）求人幫忙說（勞駕）請人解答說“請教”求人方便說“借光”請改文章說（斧正）得人幫助說（謝謝）老人年齡說“高壽”請人接受說（笑納）希望照顧說“關(guān)照”請人赴約說（賞光）需要考慮說（斟酌）言行不妥“對不起”賓客來到說“光臨”客人人座說（請坐）中途先走說（失陪）接受好意說“領(lǐng)情”祝人健康說“保重”身體不適說（欠安）送人照片說“惠存”贊人見解說（高見）對方來信說“惠書”無法滿足

17、說“抱歉”慰問他人說“辛苦”等候別人說（恭候）陪伴朋友說“奉陪”請人勿送說（留步）求人指點說“賜教”向人祝賀說（恭喜）看望別人說“拜訪”歡迎購買說“惠顧”歸還物品說“奉還”自己住家說（寒舍）請人諒解說（包涵）迎接客人說“歡迎”沒能迎接說（失迎）臨分別時說“再見”送人遠(yuǎn)行說“平安”簡答題1簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會組織一一主體；公眾一一客體；傳播一一手段。公共關(guān)系的原則：公益利益至上，實事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。2 提高會議質(zhì)量的主要方法和措施。（1）嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度，不合乎條件的會議一律不開。（2）建立健全并嚴(yán)格實施包括會議規(guī)則在內(nèi)的一整套會議制度。（3）科學(xué)、有效、充分地做好會議準(zhǔn)備工作。（4）嚴(yán)格控制會議人數(shù)，不允許無關(guān)人員與會。（5）保證會場秩序，禁止無關(guān)人員隨意入場、與會人員中途退場。（6）議題應(yīng)集中，日程要緊湊，盡量縮短時間，保證與會者精力集中。（7）充分運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。電話、錄音、錄像、電腦等設(shè)備有助于提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，能節(jié)約時間、縮短會期、提高會議效率。（8）提高會議主持人和與會者的開會水平。（9）制定切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管效果的傾向，以保證會議的有效性。3 衡量會議質(zhì)量的會前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？會議是否確有召