檔案業(yè)務(wù)知識(shí)

1、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)一、檔案的基本概念1. 檔案的概念檔案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料。檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄。檔案也是一種信息資源。2. 檔案的基本特點(diǎn)檔案的三個(gè)基本特點(diǎn)，職能性、原始性、價(jià)值性。我們也要從這三個(gè)角度來認(rèn)識(shí)檔案。2.1、職能性檔案由一個(gè)立檔單位在其職能活動(dòng)過程中產(chǎn)生的文件與材料轉(zhuǎn)化而來的，沒有立檔單位的職能活動(dòng)，就不可能產(chǎn)生檔案。職能活動(dòng)的需要，是檔案形成和保存的基礎(chǔ)。2.2、原始性檔案是歷史的產(chǎn)物，不是事后編造的。2.3、價(jià)值性檔案是有價(jià)值的。體現(xiàn)檔案基本價(jià)值的主要作用有：管理維修工作的考察依據(jù)；維護(hù)合法權(quán)益的法律依據(jù)；生產(chǎn)、

2、建設(shè)活動(dòng)的咨詢信息；科研和編史修志的基礎(chǔ)素材。3. 檔案的形式和載體一提檔案人們就會(huì)想到文件，其實(shí)檔案還包括圖表、聲像等很多形式。存放檔案的載體有紙張、磁記錄介質(zhì)、物品（如獎(jiǎng)杯、錦旗）等。4. 檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)成檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)成從兩個(gè)方面來說明：檔案本身的管理工作-收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等。檔案信息的管理工作-信息的分析、檢索、編研、提供利用等。二、檔案業(yè)務(wù)檔案主要分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等類別，文書檔案主要來源于辦公室的收發(fā)文、內(nèi)部文件，會(huì)計(jì)檔案主要來源于財(cái)務(wù)部門，科技檔案主要來源于生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備等部門。此外，其他的檔案來源還有人事部門、工青婦、下屬的二級(jí)部門等等。不同的

3、單位類型檔案管理的側(cè)重點(diǎn)有所不同，通常機(jī)關(guān)偏重于文書檔案，而企業(yè)偏重于科技檔案。在實(shí)現(xiàn)電腦化管理和網(wǎng)絡(luò)化以后，歸檔的對(duì)象不但有實(shí)物，往往還有數(shù)據(jù)，檔案管理工作人員的任務(wù)是整理、保存和利用這些檔案實(shí)物和數(shù)據(jù)。我們從以下幾個(gè)方面了解檔案業(yè)務(wù)1分類分類是檔案管理工作的重要部分。一個(gè)單位的檔案如何才能管理有一個(gè)分類方案，也叫分類大綱或分類主題詞表?！奥毮芊诸惙ā笔菣n案實(shí)體分類的重要方法之一，很多單位采用這種分類方法來制定自己?jiǎn)挝坏姆诸惙桨浮⒁粋€(gè)單位全部檔案按其內(nèi)容所涉及的職能分工進(jìn)行分類，在大類內(nèi)再按照文件的特征、職能層次分為一級(jí)分類、二級(jí)分類，一級(jí)類目包括“黨群工作類”，“行政管理類”、“會(huì)計(jì)檔案

4、類”，“基建檔案類”等，一級(jí)類目“黨群工作類”可包括“黨務(wù)工作”、“組織工作”、“宣傳工作”、“紀(jì)檢工作”等二級(jí)類目，所有的這些分類分屬文書、科技、會(huì)計(jì)等檔案類別。不同業(yè)務(wù)性質(zhì)的單位還有一些專業(yè)的檔案分類。本檔案管理系統(tǒng)中的實(shí)體分類定義模塊專門用來定義單位的實(shí)體分類。2立卷（組卷）2.1、什么是立卷立卷，就是對(duì)單份文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理，將已經(jīng)辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件材料，按照它們的形成和處理過程中的聯(lián)系，組合成案卷。案卷是檔案的基本保管單位。2.2、立卷的過程傳統(tǒng)的立卷實(shí)際上是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類是按照單位的實(shí)體分類方案，對(duì)文件夾材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合是將經(jīng)過分類的文件材料，按

5、一定的形式組合起來；編目是將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以文書檔案為例，檔案的最小組成單位是文件（圖紙、資料），需要對(duì)文件題名、文件字號(hào)、圖紙?zhí)?、合同?hào)等進(jìn)行組合，形成文件目錄（卷內(nèi)目錄）。同一類的若干份文件可以裝訂或放在同一個(gè)案卷盒中，形成一個(gè)案卷，并形成案卷目錄。文件與案卷是多對(duì)一的關(guān)系。檔案以案卷為單位，就可以按順序放入檔案柜或檔案架上存放起來，供日后利用。編目是立卷的中心工作，包括給卷內(nèi)文件編號(hào)，編制卷內(nèi)文件目錄，擬寫案卷題名和填寫案卷封面，案卷裝訂，案卷排列、編號(hào)和編制案卷目錄等工作。這些過程在本檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)起來很方便，可自動(dòng)組卷或手工組卷。手工組卷輸入手工組好

6、的案卷號(hào)、卷內(nèi)頁號(hào)，順序號(hào)、文件級(jí)檔號(hào)及案卷級(jí)檔號(hào)可自動(dòng)產(chǎn)生。自動(dòng)組卷不需要手工編寫的案卷號(hào)、卷內(nèi)頁號(hào)，案卷號(hào)、卷內(nèi)頁號(hào)、順序號(hào)、文件級(jí)檔號(hào)及案卷級(jí)檔號(hào)可自動(dòng)產(chǎn)生。對(duì)于組卷后仍需改動(dòng)的案卷，本檔案管理系統(tǒng)也支持案卷調(diào)整。2.3、立卷項(xiàng)目的概念下面我們就立卷工作的不同環(huán)節(jié)介紹一些立卷項(xiàng)目的基本概念。順序號(hào)：按卷內(nèi)文件排列的先后次序給出的序號(hào)。文號(hào)：填寫卷內(nèi)文件形成單位的發(fā)文字號(hào)。責(zé)任人：填寫卷內(nèi)文件的形成單位或個(gè)人。題名：文件的標(biāo)題。日期：形成文件的年、月、日。頁號(hào)：卷內(nèi)每份文件的起始頁號(hào)。保管期限：文書檔案主要有永久、長(zhǎng)期、短期等三種保管期限，會(huì)計(jì)檔案主要有5年，15年，25年和永久這幾種保管

7、期限。組卷方法：按三種保管期限分別組卷，稱為三分開；按永久長(zhǎng)期一起組卷，短期單獨(dú)組卷，稱為二分開。全宗號(hào)：檔案館給每一個(gè)立檔單位一個(gè)全宗的編號(hào)。不同立檔單位之間全宗號(hào)不能重復(fù)。目錄號(hào)：對(duì)每一本案卷目錄的編號(hào)。同一全宗內(nèi)的案卷目錄不能重復(fù)。案卷號(hào)：對(duì)每一本案卷所編的流水號(hào)。同一本案卷目錄內(nèi)的案卷號(hào)不能重復(fù)。2.4、立卷的改革傳統(tǒng)的立卷方法是在長(zhǎng)期手工的立卷實(shí)踐中逐步摸索、總結(jié)出來的，具有較強(qiáng)的科學(xué)性和實(shí)用性。但存在明顯的不足，檔案人員必須花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在立卷的工作上，影響其它檔案工作的開展。更重要的是，給復(fù)印、電腦錄入、全文掃描、縮微等檔案管理現(xiàn)化手段的應(yīng)用帶來很多不便。為了加快檔案管理現(xiàn)

8、代化的步伐，將電腦等一些新的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來，立卷的改革勢(shì)在必行。整個(gè)檔案工作的主要目的是為了檢索、為了利用。而立卷的目的不在于檢索而在于保管，所以立卷的改革要做到“簡(jiǎn)化立卷，深化檢索”。簡(jiǎn)化的組卷方法指不在對(duì)檔案進(jìn)行案卷劃分，檔案按照文件順序號(hào)進(jìn)行排列，檔號(hào)中不再有“案卷號(hào)”。檢索工具不再包括卷內(nèi)目錄、案卷目錄、全引目錄，只有檔案目錄。檔案的查詢主要依靠計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。簡(jiǎn)化的立卷方法比較適合文書檔案。針對(duì)文書檔案，本檔案管理系統(tǒng)支持簡(jiǎn)化組卷，不再需要輸入“案卷號(hào)”、“卷內(nèi)頁號(hào)”，以“件號(hào)”代替。3移交進(jìn)館某些檔案需要定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交，以利于長(zhǎng)期保存和利用。移交進(jìn)館分為檔案實(shí)物的移

9、交和檔案數(shù)據(jù)的移交?？梢岳脵n案管理系統(tǒng)中的移交進(jìn)館模塊生成移交上報(bào)盤，或者生成加密的文件，通過互聯(lián)網(wǎng)移交上報(bào)。4檔案檢索檔案的檢索是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案的檢索是指根據(jù)要求，將需要利用的檔案文件從所有的檔案中查找出來的工作過程。本檔案管理系統(tǒng)有專門的功能模塊“數(shù)據(jù)檢索”用來做文件及案卷的檢索工作，也可從文件著錄或案卷著錄輸入界面的檢索菜單中實(shí)現(xiàn)檢索工作。對(duì)于簡(jiǎn)單條件的查詢系統(tǒng)提供了“簡(jiǎn)單查詢”界面，對(duì)于組合條件比較復(fù)雜的查詢，“組合查詢”的查詢條件定義非常靈活。5檔案編目及報(bào)表檔案編目是檔案具體工作的體現(xiàn)，往往檔案工作好壞的就由檔案人員提供的編目來體現(xiàn)。所以這個(gè)工作一定要做好。檔案

10、編目屬于檔案利用的一種常用形式。本檔案管理系統(tǒng)也提供了靈活的報(bào)表編目形式。三、檔號(hào)格式設(shè)置：1、文件檔案采用簡(jiǎn)化立卷方法，先將文件按其所形成年度分開，再將不同年度的文件按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開，同一年度、同一保管期限的歸檔文件按問題形成的特征排列，每年度按永久、長(zhǎng)期、短期分別依次編號(hào)。傳統(tǒng)立卷檔案格式：全宗號(hào)-年度-保管期限-分類號(hào)-案卷號(hào)-起始頁號(hào)例：QZH-1998-C-0102-002-004新方法立卷檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-年度-保管期限-件號(hào)例：QZH-1999-C-0012、基建以卷為單位組卷，按基建項(xiàng)目依次編號(hào)。檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-分類號(hào).項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)例：QZH-04.

11、005-001-0013、會(huì)計(jì)檔案是以卷為單位組卷，按憑證、報(bào)表、帳簿分別編順序號(hào)，一般情況各類每間隔15年定一個(gè)目錄編號(hào)，用戶可根據(jù)自已單位會(huì)計(jì)檔案的多少來確定間隔幾年重新編順序號(hào)。檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)例：QZH-D2.1-001目錄號(hào)Dl.l：D（目錄代字，會(huì)計(jì)檔案類）1（類目代號(hào)，1是憑證類，2是帳簿，3是報(bào)表）.1（目錄順序號(hào)）錄入多個(gè)下屬二級(jí)單位或不同部門的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔號(hào)格式可以設(shè)為QZH-D2.01.1-001,其中01為下屬二級(jí)單位的代號(hào)。4、聲像檔案是以卷為單位組卷，按其形成載體特征分為照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤等而照片又分為領(lǐng)導(dǎo)類、會(huì)議類、活動(dòng)類、榮譽(yù)類、來訪類；各種類別的目錄號(hào)每15年一個(gè)編號(hào)；底片類按年度統(tǒng)一編順序號(hào)，一般從最早年度到歸檔處度為止，底片檔案與照片檔案對(duì)照使用。照片類檔號(hào)結(jié)構(gòu):全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)例：QZH-E1.1.1-001-001錄音帶、錄像帶、磁盤類檔案號(hào)結(jié)構(gòu):全宗號(hào)