信息化管理分析

1、案例一 天臺企業(yè)人事管理信息系統(tǒng)的夭折隨著科學技術的不斷提高，計算機應用科學日漸成熟，其強大的功能已成為人們深刻認識，它已經(jīng)進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對人事管理系統(tǒng)進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高人事管理系統(tǒng)的效率，也是企業(yè)的科學化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。因此，對于企業(yè)而言，開發(fā)人事管理系統(tǒng)是很有必要的。人事管理系統(tǒng)是針對企業(yè)人事部門大量業(yè)務處理 ，使用計算機進行全面現(xiàn)代化的管理。它主要包括人員的基本情況管理、工資管理和考勤管

2、理等幾個方面的功能，最終實現(xiàn)用戶方便地輸入、查詢、刪除、修改、統(tǒng)計、打印相關報表的業(yè)務需求。其主要的目標如下：1、促進管理體制的改革和管理手段的改進；2、改進決策方法和決策依據(jù)，使科學決策化；3、改進管理信息服務，在信息負責中創(chuàng)造價值；4、促進資源共享和信息集成；5、減員增效，提高管理效率；6、提高信息處理水平，適應市場變化。公司開發(fā)背景天臺公司是一家合資企業(yè)。公司注冊資本7200萬元人民幣，總資產1.6億元人民幣。公司現(xiàn)有員工250人，其中高層管理人員近60人。人事部從公司成立至今一直是公司最重要的一部分，因為它不僅負責人員的招聘，而且還須將有限的人力資源進行合理分配以達到人力資源的最優(yōu)化配

3、置，給企業(yè)帶來最大限度的利潤。但是，隨著計算機應用科學的普及，公司人員的不斷壯大，純手工文檔顯然已經(jīng)跟不上時代的步伐。先行的人事管理系統(tǒng)上人事部在總經(jīng)理領導下，貫徹國家關于人事方面的各項方針、政策和指標，由人事經(jīng)理帶領，負責人員的招聘、基本信息存儲、培訓、調動、工作評價、考勤信息以及工資結算等方面的人工管理系統(tǒng)。它的基本職能包括以下幾個方面：（1）人員招聘。及時掌握企業(yè)內部的變動，加強對各崗位工作的管理。在招聘之前做好定位定崗計劃，嚴格根據(jù)計劃對應聘人員進行篩選、考核。積極組織考核團，對各個侯選人進行評估。最后選出合格人員，并與其簽訂合同。（2）人員培訓。根據(jù)企業(yè)內部優(yōu)化，對無法滿足崗位要求的

4、職員進行培訓，盡一切力量做到人力資源的最優(yōu)化配置。（3）人員調動。密切注意員工的工作表現(xiàn)與內在潛質，一旦出現(xiàn)與工作不協(xié)調的立即解決。（4）人員管理。對所有在職人員進行全面的考勤管理和工作評價，通過人事管理系統(tǒng)的統(tǒng)計得到員工的計發(fā)工資信息，并存檔以供領導查詢。現(xiàn)行的系統(tǒng)對于信息的傳遞主要有兩種方式：一種是填報各種表格和下達各種指令；另一種是召開會議或打電話通知。調查中收集得到的表格達上百種，但是，隨著業(yè)務不斷擴大，員工的人數(shù)不斷增多。在這種情況下，僅靠手工方式錄入人事信息并有效的管理控制是相當困難的。人事部門現(xiàn)有員工30人，因簡單處理人員過多，分析決策人員過少，所以工作效率低，信息處理能力差。系

5、統(tǒng)的開發(fā)及夭折人事部王經(jīng)理50多歲，人事管理經(jīng)驗豐富，對人隨和，他所帶領的部門一直是企業(yè)管理最規(guī)范、問題最少、效率最高的部門。企業(yè)的領導對他也十分賞識。但是，在社會發(fā)展日益快速的今天，王經(jīng)理所領導的人事部氣氛偏于保守和溫和。外部的環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了天翻地覆的變化，市場競爭越來越激烈，而人事部似乎并沒有感受到這種變化，依然是平靜如初。一次企業(yè)的交流會卻讓王經(jīng)理的心開始不平靜。那是五月的一天，全國行業(yè)性的交流會在某個城市舉行，王經(jīng)理受命參加。在會議上人們相互愉快地交談，并交換著名片。在所接受的名片上王經(jīng)理無一例外地發(fā)現(xiàn)了一個共同的特征：每張名片上都有E-mail和www的字樣。很多人都帶著手提包一樣的

6、東西，并且打開它就可以瀏覽各種圖像文字信息。人們談論最多的也是企業(yè)的信息化建設什么的。一向沉穩(wěn)的王經(jīng)理感到了一種無形的壓力，好像自己是以一個遠古人的身份進入到了一個新的未來世界。在這里，自己沒有發(fā)言的機會，沒有共同交流的話題，有的只是太過的好奇和不解。從交流會回來之后，王經(jīng)理的困惑依然沒有解開。突然他想起公司新成立了一個信息部，或許這些可以由他們給予解答，于是他就找來了江水。信息部的江水是信息系統(tǒng)專業(yè)的畢業(yè)生，博士學位，2005年8月受聘擔任該企業(yè)信息部經(jīng)理，主抓公司常規(guī)化信息管理系統(tǒng)的開發(fā)工作。由于企業(yè)內部組織建設不完善，他手下只有一名員工，并且人雖有其位，但卻沒有什么實際的工作內容。原因很

7、簡單，這個部門是信息化的產物，企業(yè)需要這樣的一個部門擺門面，但卻沒有想過進行信息化改革。應約而至的江水聽到王經(jīng)理的問題，感到有些可笑，但更感到心痛。天臺曾經(jīng)是他的驕傲，他的父親和母親就是這個企業(yè)的老員工，企業(yè)給了他們良好的工作環(huán)境，也圓了自己的大學夢。為了報答企業(yè)對自己的養(yǎng)育，他毅然放棄了更好的工作機會，回到了這個企業(yè)，希望能為它的發(fā)展盡自己的一份力量。但現(xiàn)實與理想總是有距離的?；氐搅颂炫_的他成為了一個部門的負責人，人們對這個小鎮(zhèn)走出的大學生也尊敬，但他的所學卻難以應用與實際，常年形成的管理方式人們也早已習慣，無論是工人、還是領導都安于現(xiàn)狀，不愿意變革。面對這樣的局面，江水在不斷地努力，即使沒

8、有什么成效，但他并沒有放棄，而是在一直尋找著機會，因為他堅信信息的沖擊會讓天臺人警惕。只有他們從根本上認識了信息的重要性，他們才會真正地改變。江水認為這是一個契機，所以江水進行了生動詳細的解釋，使王經(jīng)理終于明白了這些新奇事物的內在含義。但王經(jīng)理還是不明白為什么人們會這么熱衷于這些東西，它究竟有什么魔力？為了讓王經(jīng)理認識到企業(yè)信息化系統(tǒng)建設的優(yōu)點所在，江水和他打了一個賭：明天計算企業(yè)幾百名員工的實發(fā)工資，看誰統(tǒng)計的快。王經(jīng)理對此很有信心，因為他可是有十多年工作經(jīng)驗的人了，怎么會輸給年輕的剛畢業(yè)的人呢。 第二天，他信心十足的來到了辦公室，這時江水已經(jīng)早早等在了那里。比賽開始了，王經(jīng)理用算盤在拼命地

9、算著，而江水迅速的敲著他的筆記本電腦的鍵盤，時間在一分一秒地流逝，王經(jīng)理還在埋頭苦算著，而江水已經(jīng)停止敲鍵盤。 “王經(jīng)理，我已經(jīng)算完了”江水笑著說。 “不可能，我才算了10%，他會已經(jīng)算完了”王經(jīng)理一臉疑惑地看著江水?？粗f過來的數(shù)據(jù)紙，王經(jīng)理不得不佩服。 “你是如何做到的？” “很簡單，我昨天晚上編了一個小程序，今天只要輸入數(shù)據(jù)就可以了，以后即便有些數(shù)據(jù)的變化，只要調整一下輸入的數(shù)據(jù)就可以迅速地給出結果，這只是計算機應用技術的簡單應用而已?！苯J真地說。 面對著擺在眼前的現(xiàn)實，王經(jīng)理的思想受到了巨大的沖擊。江水面對王經(jīng)理的變化也感到高興，因為王經(jīng)理是公司德高望重的老人，如果他能意識到信

10、息化建設的重要性，那么企業(yè)信息化的步伐也會邁得更堅實。 趁熱打鐵的江水說：“隨著企業(yè)所處行業(yè)的競爭愈演愈烈，如何使公司在激烈的角逐中立于不敗之地，如何增強企業(yè)綜合競爭實力，已經(jīng)成為各個企業(yè)上層領導急需考慮的問題。有人說增強企業(yè)實力的關鍵是提高公司管理水平，其實很多公司成立初期就已經(jīng)把信息流、物流、資金流作為企業(yè)行列管理的重點，但是，隨著業(yè)務的擴展，企業(yè)領導層感到對這三個層面的管理越來越力不從心，首先，管理層素質不高，對現(xiàn)代化的管理理念仍然保持作壁上觀的態(tài)度。其次，在計劃職能方面由于缺乏必要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和科學分析，以至于計劃結果往往和實際情況有很大出入，由此給企業(yè)造成了一定的損失，這一點在排產和銷

11、售方面體現(xiàn)得比較突出，甚至直接造成了部分市場的萎縮。再次，信息傳遞和處理不多及時和準確，部門間的合作不斷默契。這些都阻礙了企業(yè)進一步向更高更快的方向發(fā)展?！?一向不服輸，一向對自己的部門充滿自信的王經(jīng)理面對擺在自己眼前的現(xiàn)實終于意識到了自己的差距，并希望要改變人事部目前的情況。他將這一重擔交給了江水。 面對這樣時間緊，任務重的工作，江水首先對國內外的人事信息系統(tǒng)情況進行了分析：目前，國內人事管理信息系統(tǒng)的開發(fā)技術非常成熟，主要原因在于人事信息系統(tǒng)本身具有業(yè)務清晰、數(shù)據(jù)處理規(guī)范等許多優(yōu)點，為其計算機信息化提供了必要的優(yōu)越條件；加上近十年來計算機技術的飛速發(fā)展，以及過內各應用單位高度重視，人事管理

12、信息系統(tǒng)在國內基本上已進入普及應用的階段。國內90%以上開發(fā)管理信息系統(tǒng)的公司和單位均開發(fā)并運行了人事管理信息系統(tǒng)，其他沒有和正準備開發(fā)計算機管理信息系統(tǒng)的公司和單位，也把人事管理信息系統(tǒng)作為其應用與開發(fā)的首要目標。再加上國家勞動人事部及國內各計算機應用開發(fā)商的共同努力，國內目前已有多種通用的人事管理信息系統(tǒng)軟件供應用單位選擇，而且還有多種人事管理信息系統(tǒng)開發(fā)通用工具供用戶開發(fā)自己的HRMIS時選擇使用。應該說，HRMIS的開發(fā)與應用在國內已進入成熟期。 了解了國內的動態(tài)后，江水找來了大學同學張某。此人是一家軟件公司的技術人員，曾經(jīng)組織開發(fā)過一些管理和營銷軟件，但對于整套系統(tǒng)的管理軟件開發(fā)還是

13、第一次。經(jīng)過討論，他們初步擬訂了公司人事管理系統(tǒng)的開發(fā)方案。首先，搞清楚該系統(tǒng)開發(fā)目的和使用者的需求。經(jīng)過初步的調查研究，他們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行人事系統(tǒng)人員比較多，辦事效率低。信息采用紙質存儲，信息量又大，所以查找不方便，數(shù)據(jù)掌握不準確，查找越來越不方便；信息共享程度和利用率底；由于信息采集的方式、部門不同，容易造成信息冗余以及信息混亂；由于采用紙質存儲，所以信息的安全性能低，容易造成信息外漏；數(shù)據(jù)間依賴性強，某一數(shù)據(jù)的改動牽涉較大。其次，搞清楚系統(tǒng)開發(fā)的目的。系統(tǒng)應能促進管理體制的改革和管理手段的改進；改進決策方法和依據(jù)，使決策科學化；改進管理信息服務，在信息服務中創(chuàng)造價值；促進資源共享和信息集成；減

14、員增效，提高管理效率；提高信息處理水平，建立適應市場變化的管理系統(tǒng)。 了解了系統(tǒng)的需求后，兩個人有從技術上、經(jīng)濟上和管理上進行了詳盡的可行性分析。 一般來說，人們投資于一項事業(yè)的目的是為了在將來得到更大的好處。開發(fā)一個系統(tǒng)也是一種投資，也期望將來獲得更大的經(jīng)濟利益。他們通過認真仔細的成本/效益分析，認為開發(fā)這個系統(tǒng)在經(jīng)濟上是合理的。雖然開發(fā)建設這個系統(tǒng)需要初始成本和日常維護費用，但它可以提供比以前更為準確、及時、適用的信息，為領導決策提供有力支持，促進體制改革和提高工作效率，在減少人員費用、改善工作條件方面也存在著得天獨厚的優(yōu)勢。 科學管理是建立HRMIS的前提，他們計劃培訓系統(tǒng)的管理人員，建

15、立一整套管理體制，以使系統(tǒng)能有效的運行，跟上企業(yè)前進的步伐。社會環(huán)境因素變化對管理現(xiàn)代化的要求頗有影響，通過培訓使管理人員掌握先進的科學管理技術，適應新時代新形式發(fā)展的要求。 江水經(jīng)過初步調查，在可行性分析的基礎之上給出了一些建議。 （1）HRMIS要上而且越快越好，因為信息化、計算機化是現(xiàn)代企業(yè)的重要標準之一，一家企業(yè)對信息化的態(tài)度直接影響到該企業(yè)在同行業(yè)的競爭水平，所以要堅決做好信息管理工作。 （2）對待預算費用這個問題應該從大處著眼，用發(fā)展的眼光看待問題，也許在一段時間內，或許是兩年、也許三年，我們都不會收到效果，但是，有理由相信，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和內部員工認識的逐步提高，一定能通過這

16、套系統(tǒng)的建立和使用來增加企業(yè)的效益。 （3）對于在創(chuàng)業(yè)初期不規(guī)范的業(yè)務操作應該及時地糾正和規(guī)范，在操作上的一些問題應該抱著常規(guī)事務化管理和靈活性管理相結合的原則，越到組織基層越應該加強規(guī)范化管理。以前的不規(guī)范的東西應該借實施信息化系統(tǒng)的機會進行糾正。 （4）應該承認員工的素質不高，尤其是作業(yè)區(qū)的一線人員。各層主管要努力改變他們的態(tài)度，對那些有意抵觸者調離工作崗位。另外，應該在相關人員培訓上做出計劃，不要單靠信息部，也不要只為HRMIS而培訓，應該做好一切相關方面的普及工作包括必備的管理常識和理論上知識。 （5）公司內部的業(yè)務流程仍存在問題，首先要對現(xiàn)有部門工作進行重組后，再建立系統(tǒng)，避免以后系

17、統(tǒng)流程和業(yè)務流程貌合神離。 可行性分析報告遞交給了王經(jīng)理，可以一直對信息化建設大力支持的他卻一直沒有對這份報告給予答復。等待了一天又一天，江水實在憋不住了。他這天一大早就去人事部找王經(jīng)理。很湊巧，一進門就見到了王經(jīng)理。王經(jīng)理看到他感到不好意思。 “你是來問HRMIS開發(fā)的事情吧？”王經(jīng)理首先開口說。 “是的?！苯卮?。王經(jīng)理一臉無奈，并重重的吸了幾口煙，而后語重心長地說：“江水，我知道你辦事看事都很準，我也確實想對人事部進行一番信息化建設。但是最近一段時間人事部的很多人都到我家去，害怕信息化使他們失業(yè)?？粗麄兊难蹨I我的心情也沉重，但這并沒有動搖我信息化的決心。不過他們又去找咱們公司的一把手

18、，一把手害怕人心浮動會影響企業(yè)的穩(wěn)定，最終讓我放棄信息化的計劃。對于領導的決定，我也是確實沒有辦法！”看著這位憂郁的老人，江水真的很想哭討論題：1、人力資源管理信息系統(tǒng)是以自行建設為主還是外購引入為主為好？2、如果你是江水，你認為自己還應該在建設選型階段做哪些努力？3、想要進行信息化建設的王經(jīng)理為何最后放棄了？4、如果你是江水，會怎么去說服公司的一把手接受HRMIS的建設和使用？案例二 斯達的人力資源管理信息化一、 案例背景斯達公司的前身黑龍江造紙廠，在改革前按傳統(tǒng)的國有企業(yè)機制運營，設置機構人情因素嚴重。全廠有49個分廠，管理人員411人，職工有3800人，機構臃腫、人浮于事、組織惰性大、人

19、員缺乏活力。在計劃經(jīng)濟下，受行政命令支配，加之造紙行業(yè)競爭激烈的程度較低，造成企業(yè)缺乏競爭觀念、市場意識淡化、捧鐵飯碗、吃大鍋飯現(xiàn)象嚴重。論資排輩，不論貢獻大小，只看資格年老、優(yōu)秀人才難以脫穎而出。缺乏內部競爭機制和激勵機制，沒有人力資源管理文本制約，取得成績大小沒有度量標準，工作業(yè)績好壞全靠領導關愛，出現(xiàn)問題都遵循“大事化小，小事化了”的原則。人心懶散，紀律松弛，工作效率低下。企業(yè)短期行為對人力資本輕視，觀念上“重物”、“輕人”，認為生產紙張的企業(yè)無需特殊技能，只要能看機器、出體力就能滿足企業(yè)的生產需要。企業(yè)人力資源投資嚴重不足，員工知識、技術陳舊老化，得不到相應的培訓，造成人才青黃不接。人

20、才斷層現(xiàn)象成為企業(yè)發(fā)展的桎梏。絕大多數(shù)員工不知道企業(yè)文化，部分員工對企業(yè)文化的理解只限于表層文化上，員工感受不到身為斯達人的驕傲與自豪，舍棄個人利益而維護企業(yè)利益的事鮮有發(fā)生。 斯達改革前的人力資源開發(fā)管理存在嚴重的缺陷和不足，導致上述種種現(xiàn)象的原因主要有兩個方面：一是觀念認識上的問題，它直接影響了人力資源管理的方式；另一個是體制問題，舊的體制影響、制約著人們的認識，嚴重束縛著人們的活力。人是企業(yè)當中最具有活力的部分，如果不做好人的工作，斯達的改革將無從進行。所以人力資源管理改革在新成立的斯達公司勢在必行。二、 人力資源管理改革（一） 政策與制度改革新的領導班子上任后，將其所有掌握的管理理論同

21、我國國情以及斯達的實際情況相結合，對斯達的人力資源進行改革。為了發(fā)現(xiàn)不足、統(tǒng)一認識、樹立危機意識、改變傳統(tǒng)落后觀念。斯達開辦了各種各樣的學習班，公司董事長還親自主講管理與信息化的知識。通過學習，斯達人認清了他們所面臨形式的嚴峻性，公司上下就改革達成了一致的共識，放棄了多年養(yǎng)成的陳規(guī)陋習，逐漸理解了公司的戰(zhàn)略意圖。斯達公司對管理流程進行了重塑，總體上形成了決策中心、技術管理中心、經(jīng)濟控制中心和資金運作中心，各司其職。在此基礎上，對公司各職務進行工作分析，使其充分了解各工作的具體內容。通過職務分析，斯達公司職務分明，避免了工作重疊、勞動重復等浪費現(xiàn)象。通過職務分析，公司因職設崗，做到人盡其才，裁減

22、冗員。斯達公司裁員自上而下進行，高層管理者由13人減為5人，處級管理者由136名減為47人，管理人員由411名減為199人，生產經(jīng)營性職工由3800人減為2300人。廠級管理人員裁員60%，管理人員裁員50%，工人裁員33%。改革后，斯達公司干部占公司員工比為8.7%，遠低于國家規(guī)定達標標準的17%。通過因職設崗，使企業(yè)在原有業(yè)務不改變的情況下更精干。除將社會應承擔的部分返還社會外，斯達對員工的裁減并非直接推向社會。斯達成立了幾個獨立的自負盈虧的實體，對精簡的員工做了妥善安排。合資企業(yè)成立了輪崗人員培訓班，通過培訓提高員工素質、能力，為其再崗、轉崗創(chuàng)造了條件。通過這種內部市場的建立促進了員工的

23、合理流動，對在崗人員形成督促性激勵。典型例子，過去公司所有的“扒皮”都來自于外聘臨時工，現(xiàn)在正式公司的員工從事扒皮工作也被視為正?，F(xiàn)象，他們中的出色者，也可以重新進入生產作業(yè)線。斯達的企業(yè)文化要求建立這樣的員工職業(yè)道德規(guī)范：員工盡忠職守，愛崗敬業(yè)，爭做企業(yè)主人翁。事業(yè)心，責任心使員工做任何事情都能腳踏實地、傾情盡力。本道工序為下道工序負責，全公司為用戶負責。消費者是上帝，決定企業(yè)生產的是市場認可、真正能把握企業(yè)生命的是企業(yè)自己。只有疲軟的企業(yè)，沒有業(yè)務才能提高技能，只有高質、高效地生產優(yōu)質產品、提供完備服務、才能最終提高企業(yè)的市場競爭力。道德規(guī)范中，要全體員工都思想解放、觀念開朗、能經(jīng)?？偨Y過

24、去，不斷探索超越自我。斯達公司出臺實施的多類法規(guī)使員工的工作有了標準規(guī)范。如“關于勞動紀律管理的規(guī)定”、“關于公司干部任職年齡的規(guī)定”等等。制度化的管理使公司中形成了“事事有人做，做事有標準、執(zhí)行有秩序、考核有尺度，獎懲有依據(jù)的公司良性運行”。公司利用ID卡通過計算機實行員工考勤。獎懲同出勤相聯(lián)系，將30%的基礎工資通過ID卡考勤直接換算成小時工資，另70%為浮動工資，浮動工資與生產經(jīng)營績效掛鉤。生產員工的出勤通過一套嚴密的軟件系統(tǒng)得到了實時全面控制，對遲到者、早退者、曠工者均有嚴格的控制規(guī)定，對請假、公出、替班、加班等有統(tǒng)一的標準規(guī)定。斯達公司擯棄過去平均主義的分配方式、對薪酬進行了重新設計。“員工能否真正履行為職責為企業(yè)做出貢獻必須在薪酬上有體現(xiàn)”是斯達薪酬設計的理念。斯達公司在同一行業(yè)的職務的薪酬大致相同，在不同職務所獲得薪酬正比于各自的貢獻。競爭性是一種激勵，斯達在內部分配上能夠適當拉開差距，崗位薪酬差距能做到獎勤罰懶、獎優(yōu)罰劣。斯達公司在薪酬設計時考除了考慮公平性和競爭之外，還堅持四點，即保障生活、對應職務、反映能力、考慮資歷，增前公司穩(wěn)定性。斯達的工資改革總體目標是提高員工的工作生活質量，通過員工工作環(huán)境的改善