一機多票開票子系統(tǒng)操作手冊

1、一機多票開票子系統(tǒng)操作手冊 轉(zhuǎn)貼 2007-04-07 22:44:06 發(fā)表者: 寂寞秋慧 一、系統(tǒng)設(shè)置1.1系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置功能改進：用戶使用基本的防偽開票功能時，在初次登錄開票系統(tǒng)后，需要利用“系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置”菜單來設(shè)置企業(yè)基本稅務信息。操作步驟：【第一步】點擊“系統(tǒng)設(shè)置/系統(tǒng)初始化/系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置”菜單項或者導航圖中的“參數(shù)設(shè)置”按鈕，系統(tǒng)彈出“系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置”對話框?！镜诙健吭趯υ捒蛑邪刺崾据斎胂鄳亩悇招畔?，包括基本信息和開票機信息，然后點擊“確定”按鈕即可完成參數(shù)設(shè)置。 說明：基本信息只包含企業(yè)名稱、營業(yè)地址、電話號碼和銀行帳號四項內(nèi)容?！捌髽I(yè)名稱”信息取自企業(yè)開票金稅卡，無法修改，其他

2、項可由企業(yè)根據(jù)實際情況進行填寫。開票機信息中的“開票機限額”指的是專用發(fā)票的開票限額。1.2 客戶編碼設(shè)置功能改進：在進行客戶編碼設(shè)置時，企業(yè)的稅號可以錄入15位、18位或20位的數(shù)字或字母，也可以為空。在客戶編碼和商品編碼設(shè)置窗口新增了“導入”和“導出”按鈕。1.2.1 “導入”按鈕主要功能：將符合一定格式要求的文本文件中的編碼信息導入到系統(tǒng)相應的編碼庫中。另外，也可以將其它開票機（例如主機）中導出的編碼信息直接利用該功能導入本開票機中（例如分機），避免了重復錄入。操作步驟：【第一步】點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)彈出編碼導入窗口。【第二步】點擊“瀏覽”按鈕，選取要導入的文本文件，然后點擊“打開”按鈕

3、，系統(tǒng)回到編碼導入界面?！镜谌健奎c擊“確定”按鈕，系統(tǒng)彈出導入報告窗口，如下圖所示，可以查看導入結(jié)果。編碼傳入報告1.2.2 “導出”按鈕主要功能：用于將編碼庫中的信息以文本文件格式導出到指定路徑下。導出的客戶編碼文件名默認為Client.txt，導出的商品編碼文件名默認為Goods.txt。此功能一般用于備份編碼庫信息，以避免編碼信息丟失或重新安裝系統(tǒng)時手工錄入編碼的繁瑣性。操作步驟：【第一步】點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)彈出“編碼導出”窗口。【第二步】點擊“瀏覽”按鈕，選取導出文件存放的路徑，然后點擊“保存”按鈕，系統(tǒng)回到編碼導出界面?！镜谌健吭谙吕x項中選擇分隔符后，點擊“確定”按鈕，若成功

4、，系統(tǒng)彈出編碼導出成功提示框。 說明：分隔符包括雙波浪線、逗號和空格,代表導出的編碼文件中各個項目之間分隔的標記，用戶可以任意選取。二、發(fā)票管理2.1 發(fā)票領(lǐng)用管理2.1.1 從IC卡讀入新購發(fā)票操作步驟：【第一步】點擊“發(fā)票管理/發(fā)票領(lǐng)用管理/發(fā)票領(lǐng)用管理/從IC卡讀入新購發(fā)票”菜單項，系統(tǒng)彈出讀入發(fā)票確認提示信息框?！镜诙健繂螕粼撔畔⒖蛳露说摹按_認”按鈕，系統(tǒng)便讀取IC卡中的所有購票信息。如果讀入成功，則購票信息記入本機金稅卡中，并顯示發(fā)票讀入成功的提示信息，如下圖所示。發(fā)票讀入成功窗口 說明：在領(lǐng)購發(fā)票時，一張IC卡中可存放多卷多種類發(fā)票，但最多不能超過五卷，系統(tǒng)會將IC卡中購買的多卷

5、多種類發(fā)票一次性讀入到金稅卡中。2.1.2 已購發(fā)票退回IC卡操作步驟：【第一步】點擊“發(fā)票管理/發(fā)票領(lǐng)用管理/已購發(fā)票退回IC卡”菜單項，系統(tǒng)彈出“選擇發(fā)票卷”窗口。 說明：在“選擇發(fā)票卷”窗口中，增加了“發(fā)票種類”和“開票限額”項。發(fā)票種類用來顯示企業(yè)已購買的各卷發(fā)票對應的發(fā)票類別，開票限額用來顯示每卷發(fā)票對應的最大開票限額?！镜诙健吭凇斑x擇發(fā)票卷”窗口中，選擇所要退掉的某一發(fā)票卷，點擊“選擇”按鈕，然后按提示逐步完成退票操作。【第三步】若企業(yè)還需要繼續(xù)退票，可重復執(zhí)行以上操作繼續(xù)進行退票。 說明：在退回發(fā)票時，系統(tǒng)能將金稅卡中的多卷多種類發(fā)票退回到IC卡中，但最多不能超過五卷。從征期起

6、始日開始，至讀入征期報稅成功標志這段特殊期間，系統(tǒng)不允許分配和退回發(fā)票，但可以讀入發(fā)票。2.1.3 發(fā)票庫存查詢操作步驟：【第一步】點擊“發(fā)票管理/發(fā)票領(lǐng)用管理/發(fā)票庫存查詢”菜單項，便彈出“金稅卡庫存發(fā)票查詢”窗口，顯示信息中增加了發(fā)票種類和開票限額項?！镜诙健吭凇敖鸲惪◣齑姘l(fā)票查詢”窗口中，即可直接查看金稅卡內(nèi)庫存的各種發(fā)票領(lǐng)用存情況。利用工具條上的其他按鈕還可以查找、打印庫存發(fā)票信息。2.2 發(fā)票開具管理2.2.1 發(fā)票填開主要功能：用來填開和打印專用發(fā)票和普通發(fā)票。（1）開具增值稅專用發(fā)票新增功能：【第一】新增下圖所示的“發(fā)票開具管理/發(fā)票填開/專用發(fā)票填開”菜單項中的“專用發(fā)票填開

7、”按鈕。點擊該按鈕，系統(tǒng)彈出“發(fā)票號碼確認”提示框，在提示框中顯示發(fā)票種類為專用發(fā)票。發(fā)票填開菜單【第二】 在“專用發(fā)票填開”窗口界面，新增功能說明如下。 說明： 新增可輸入18位或20位數(shù)字或字母的“納稅人登記號”。新增將直接填寫的且客戶編碼庫中不存在的客戶信息，通過發(fā)票填開窗口中的“ ”按鈕添加保存到客戶編碼庫中的功能。（2）開具增值稅普通發(fā)票操作步驟：【第一步】點擊“發(fā)票開具管理/發(fā)票填開/普通發(fā)票填開”菜單項，系統(tǒng)彈出“發(fā)票號碼確認”提示框，在提示框中顯示發(fā)票種類為普通發(fā)票?！镜诙健奎c擊上述提示框中的“確認”按鈕，系統(tǒng)彈出“普通發(fā)票填開”窗口。首先填寫購方信息，方法如下：在客戶編碼庫

8、中選擇購方信息，方法與開票子系統(tǒng)V5.02相同。直接填寫：在發(fā)票填開界面的文本框中直接輸入客戶信息。 說明：在開具普通發(fā)票時，若購方有納稅人識別號，則必須填寫，系統(tǒng)支持填寫的稅號為15位、18位或20位的數(shù)字或字母。普通發(fā)票的購方信息欄中名稱項必須填寫，其他項均可以為空?！镜谌健刻顚懮唐沸畔⒑弯N方信息，確認無誤后打印發(fā)票，方法與防偽稅控開票子系統(tǒng)V5.02相同。 說明：系統(tǒng)支持填開稅率不大于31%的任一稅率普通發(fā)票，但需在填開前以系統(tǒng)管理員身份利用“編碼設(shè)置/稅目設(shè)置/增值稅”功能將所需稅目事先設(shè)置好，并在商品編碼庫中根據(jù)需要添加好商品。2.2.2 已開發(fā)票作廢操作步驟：【第一步】點擊“發(fā)票

9、管理/發(fā)票開具管理/已開發(fā)票作廢”菜單項，便彈出“選擇發(fā)票號碼作廢”窗口，顯示信息中增加了發(fā)票種類。 說明：由于系統(tǒng)能夠隨時抄報稅，故“已開發(fā)票作廢功能”可以作廢的發(fā)票不再是全月已開具未抄稅的發(fā)票，而必須是本期的已開具未抄稅發(fā)票。對于抄過稅的發(fā)票，應開具負數(shù)發(fā)票進行紅沖?！镜诙健吭诖舜翱谥羞x中某個發(fā)票號碼后，點擊“作廢”按鈕進行作廢即可。 2.2.3未開發(fā)票作廢操作步驟：【第一步】根據(jù)要作廢的未開具發(fā)票種類點擊“發(fā)票開具管理/未開發(fā)票作廢”下相應的子菜單，如下圖所示。未開發(fā)票作廢下拉菜單【第二步】系統(tǒng)彈出“發(fā)票號碼確認”提示框，在提示框中增加顯示發(fā)票種類，點擊“確認”按扭即可作廢。三、報稅處

10、理3.1 抄報稅管理3.1.1 抄稅處理主要功能：使用一機多票系統(tǒng)后，除保留征期內(nèi)的抄報稅功能外，系統(tǒng)新增了隨時抄稅功能，抄稅后可隨時到稅務機關(guān)進行報稅。 說明： “隨時抄稅”實際上是多次抄稅，主要用來解決開票量大的企業(yè)，金稅卡和IC卡存儲空間有限的問題，當系統(tǒng)提示“發(fā)票寫入?yún)^(qū)已滿，請及時抄稅”，此時只要進行抄稅，就可以繼續(xù)開具發(fā)票了。根據(jù)企業(yè)所用金稅卡在發(fā)行時的設(shè)置，一個月內(nèi)可進行抄本期稅額的次數(shù)限定為3次或7次。操作步驟：【第一步】點擊“報稅處理/抄報稅管理/抄稅處理”菜單項或?qū)Ш綀D中的“抄稅處理”，系統(tǒng)自動判斷是征期抄稅還是隨時抄稅，并彈出相應不同的請選擇抄稅期對話框，如下圖所示。選擇抄

11、稅期對話框（征期抄稅）選擇抄稅期對話框（隨時抄稅） 說明：在以上兩圖中可以選擇的抄稅期包括“本期資料”和“上期資料”兩項?！氨酒谫Y料”是指上次抄稅后已開具但從未抄過稅的資料，在對其進行抄稅時選擇“本期資料”。系統(tǒng)支持隨時抄稅，當開票量超出開票子系統(tǒng)的限定量時，系統(tǒng)會提示“發(fā)票寫入?yún)^(qū)已滿，請及時抄稅”，此時需要抄本期稅，否則無法繼續(xù)開票。只要執(zhí)行了抄稅，就可以繼續(xù)填開發(fā)票。除抄“本期資料”外，還可以選擇“上期資料”重復抄舊稅?！镜诙健扛鶕?jù)需要通過下拉菜單選擇抄稅期為本期資料或上期資料，之后點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動將本期稅額抄寫到IC卡上，并提示“發(fā)票抄稅處理成功”。 注意抄本期稅前，必須確保

12、上期報稅成功，并且IC卡上無購票或退票信息。3.1.2 發(fā)票資料查詢打印主要功能：按照月份、發(fā)票種類、所屬稅期等條件查詢和打印各種匯總表與明細表。操作步驟：【第一步】點擊“報稅處理/抄報稅管理/發(fā)票資料查詢打印”菜單項，系統(tǒng)便彈出“發(fā)票資料查詢打印”對話框，如下圖所示。發(fā)票資料查詢打印對話框【第二步】若需要非連續(xù)打印，即分別打印各張報表，可以選擇查詢打印選項為“發(fā)票查詢”，并選擇查詢打印的月份、所屬稅期、發(fā)票種類和查詢選項中的一種報表，然后點擊對話框中的“確定”按鈕，則系統(tǒng)將根據(jù)選擇項而打開相應的窗口。例如打開專用發(fā)票8月第1期的匯總表，如下圖所示。 說明：“所屬稅期”是指所要查詢打印的發(fā)票所

13、屬的時間范圍。當“選擇月份”為非當前月時，“所屬稅期”只有“本月累計”一項，即只可以查詢打印全月的發(fā)票匯總表或清單；當“選擇月份”為當前月時，“所屬稅期”包括“本月累計”、“第一期”、“第二期”“第XX期”，即可以查詢打印本月截至當前的數(shù)據(jù)或第XX期的發(fā)票?！八鶎俣惼凇敝械摹暗赬X期”是由當月已經(jīng)隨時抄稅的次數(shù)決定。例如：企業(yè)本月已經(jīng)進行過2次隨時抄稅，則“所屬稅期”包括“本月累計”、“第一期”和“第二期”。若選擇“第二期”，查詢打印出的發(fā)票匯總表或清單為第二次隨時抄稅時的數(shù)據(jù)。次月征期抄稅后，未讀入報稅成功標志前，在“所屬稅期”選項中會顯示“本期數(shù)據(jù)”選項，可以選擇“本期數(shù)據(jù)”對上月最后一次

14、非征期抄稅后至次月1日前的那段數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。專用發(fā)票匯總表窗口（8月第1期）【第三步】若需要連續(xù)打印各張報表，首先選擇查詢打印選項為“連續(xù)打印”，然后選擇月份、所屬稅期、發(fā)票種類中的一項或多項、以及打印選項中的一種或多種報表，然后點擊對話框中的“確定”按鈕，確定后則依次打開各個報表，并可引導用戶進行打印。3.2 金稅卡管理3.2.1 金稅卡狀態(tài)查詢主要功能：新增了上次報稅日期和IC卡容量兩項內(nèi)容，上次報稅日期顯示上次抄稅的具體時間，IC卡容量顯示該開票系統(tǒng)使用的IC卡的容量，一機多票支持32K、64K等大容量IC卡。3.3發(fā)票資料統(tǒng)計3.3.1 金稅卡月度資料統(tǒng)計操作步驟：【第一步】點擊“報稅

15、處理/發(fā)票資料統(tǒng)計/金稅卡月度資料統(tǒng)計”菜單項，便彈出“指定匯總范圍” 對話框。【第二步】選擇年份、月份和所屬期：可以分別從其下拉框中選擇年份、月份和所屬期，“所屬期”的概念同發(fā)票資料查詢打印中的“所屬稅期”?！镜谌健恐付攴?、月份和所屬期后，點擊“確認”按鈕，便打開金稅卡月度資料統(tǒng)計窗口。 說明：在金稅卡月度資料統(tǒng)計中，通過專用發(fā)票和普通發(fā)票標簽項的切換來查看不同種類發(fā)票的月度統(tǒng)計資料。3.3.2 金稅卡年度資料統(tǒng)計主要功能： 用于查詢金稅卡本年度的各種庫存與銷項金額及稅額統(tǒng)計資料。例如打開的“金稅卡資料統(tǒng)計”窗口，如下圖所示。金稅卡年度資料統(tǒng)計窗口3.3.3 發(fā)票領(lǐng)用存月報表主要功能：用

16、于按發(fā)票種類統(tǒng)計顯示本月金稅卡發(fā)票領(lǐng)用存明細情況統(tǒng)計資料。操作步驟：【第一步】點擊“報稅處理/發(fā)票資料統(tǒng)計/發(fā)票領(lǐng)用存月報表”菜單項，彈出發(fā)票領(lǐng)用存月報表窗口，窗口中新增顯示發(fā)票種類?！镜诙健吭摯翱诮y(tǒng)計出本月金稅卡中發(fā)票領(lǐng)用存信息，通過工具條上的“打印”按鈕模擬顯示或打印該資料，顯示如下圖所示。發(fā)票領(lǐng)用存月報表模擬顯示窗口 說明：在打印出的發(fā)票領(lǐng)用存月報表中,按照發(fā)票類別對發(fā)票的領(lǐng)用情況進行統(tǒng)計。發(fā)票代碼前的首字母代表各類發(fā)票，其中，“s”代表專用發(fā)票，“w”代表廢舊物資發(fā)票，“c”代表普通發(fā)票。四、其它新增功能4.1 新增菜單1、在“系統(tǒng)維護/數(shù)據(jù)整理”菜單中新增“數(shù)據(jù)文件清理”功能。主要

17、功能：當企業(yè)的月開票量較大時，幾個月后會導致系統(tǒng)硬盤數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)龐大，從而影響系統(tǒng)的穩(wěn)定和運行效率。此時，企業(yè)可以通過數(shù)據(jù)文件清理刪除三個月以前的歷史發(fā)票數(shù)據(jù)，提高系統(tǒng)的運行速度。操作步驟：【第一步】點擊“系統(tǒng)維護/數(shù)據(jù)整理/數(shù)據(jù)文件清理”菜單項，系統(tǒng)彈出如下圖所示的窗口。系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件清理【第二步】選中要刪除的數(shù)據(jù)庫文件和清理的時間后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)彈出數(shù)據(jù)備份之目錄選擇窗口。【第三步】選擇要備份的路徑后雙擊，系統(tǒng)自動進行數(shù)據(jù)備份后執(zhí)行數(shù)據(jù)清理，并給出數(shù)據(jù)清理成功的提示。 說明：只有當系統(tǒng)中具有三個月以上的發(fā)票數(shù)據(jù)時，才可以利用此菜單進行數(shù)據(jù)文件清理。否則，若點擊該菜單，會提示“系統(tǒng)沒

18、有可以清理的數(shù)據(jù)”。2、在“系統(tǒng)維護/數(shù)據(jù)整理”菜單中新增“報告系統(tǒng)錯誤信息”功能。主要功能：企業(yè)將使用系統(tǒng)中遇到的錯誤以電子信息方式發(fā)送到指定的郵箱中，由服務單位的技術(shù)人員根據(jù)提供的詳細錯誤信息描述為其提供技術(shù)支持。操作步驟：【第一步】點擊“系統(tǒng)維護/數(shù)據(jù)整理/報告系統(tǒng)錯誤信息”菜單項，彈出“發(fā)送錯誤信息”界面，用戶可在此界面中，根據(jù)實際情況填寫發(fā)生故障時的操作步驟、需要解決的方案等?！镜诙健刻顚懞眯畔⒉⒃O(shè)置好郵件服務器后，點擊“立即發(fā)送”按鈕提交數(shù)據(jù)即可。3、在“系統(tǒng)維護/數(shù)據(jù)整理”菜單中新增“查看錯誤處理結(jié)果”功能。主要功能：企業(yè)通過此功能可隨時查看利用“報告系統(tǒng)錯誤信息”菜單或通過提

19、示信息界面中“發(fā)送郵件”提交問題的解決情況。 操作步驟：【第一步】點擊“數(shù)據(jù)整理/查看錯誤處理結(jié)果”菜單項，系統(tǒng)會自動鏈接到納稅服務網(wǎng)的“故障報告單列表”中，如下圖所示。故障報告單列表【第二步】點擊相關(guān)問題旁的“查看”選項，可以看到此問題的詳細信息。4.2 新增提示信息系統(tǒng)在操作過程中提供了友好的提示信息界面，對一些錯誤操作提供了詳細的錯誤事件描述和可能原因描述，便于用戶準確快速地分析解決問題。同時，系統(tǒng)提供對提示信息進行郵件發(fā)送的功能。例如，系統(tǒng)在登錄時彈出如下圖所示的警告信息提示窗口。提示信息界面五、系統(tǒng)常見問題解答1. 用戶在初次使用開票系統(tǒng)時已正確進行了注冊、登錄、初始設(shè)置等操作，并且已經(jīng)從稅務機關(guān)領(lǐng)購了發(fā)票，但卻不能填開發(fā)票，是何原因？答：本系統(tǒng)支持填開多種發(fā)票，在執(zhí)行開票時，當系統(tǒng)提示“金稅卡中沒有可用的庫存發(fā)票”表示金稅卡中沒有可用發(fā)票；當系統(tǒng)提示“取當前發(fā)票號失敗”表示金稅卡中沒有所要填開的發(fā)票種類，以上情況出現(xiàn)時需持稅控IC卡到稅局購買所需種類發(fā)票并讀入金稅卡后才能開具發(fā)票。2. 當企業(yè)開票量達到一定值，存儲空間已滿，進行抄稅時卻提示“上期稅沒有報成功”，應如何解決？答：此現(xiàn)象是由于企業(yè)執(zhí)行了非征期抄稅后而沒有去稅局進行報稅處理造成的，因