第九章 經(jīng)貿(mào)信函的翻譯

1、 第十章 經(jīng)貿(mào)信函的翻譯Main Contents 商務(wù)信函的定義 商務(wù)信函的格式 商務(wù)信函的文體特征 商務(wù)信函翻譯的原則和技巧第一節(jié)商務(wù)信函的基礎(chǔ)知識商務(wù)信函的定義 商務(wù)信函是以語言文字為表達(dá)手段，以日常商務(wù)活動為反映對象，以書信形式為信息交換載體，以促進(jìn)商務(wù)發(fā)展為目的的社會實(shí)踐活動。商務(wù)信函的作用 在一切依賴于信息交換的日益激烈的商業(yè)競爭中，在電子商務(wù)服務(wù)日益迅捷、技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，商務(wù)英語信函作為商務(wù)活動中相互交流的一種重要方式在國際商務(wù)交際中起著舉足輕重的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。商務(wù)信函的種類 商務(wù)信函的種類包括： 商洽函 詢問函

2、 答復(fù)函 請求函 告知函 聯(lián)系函商務(wù)信函的種類（續(xù)） 從商務(wù)信函的具體使用功能來講，又可分為： 來函處理答復(fù)函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯(lián)絡(luò)函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。商務(wù)英語信函的格式 1、盡管不同的商務(wù)書信目的不同，但一般都包括以下幾個必要部分： （1）The Heading or Letter-head信頭 信頭部分通常包含： 發(fā)信人的公司名稱、地址、電話號碼、傳真、電子郵箱、網(wǎng)址、主要經(jīng)營業(yè)務(wù)、公司標(biāo)志等。商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） （2）The Date日期 日期通常按日、月、年的順序打印，如13th April, 2005; 13 April, 2005

3、。 日期的位置一般在信頭下方兩三行處，可以緊左頁邊寫，也可以將最后一個數(shù)字緊右頁邊寫。 注意： 月份最好不用數(shù)字表示以避免誤解，如04/03/2005在英國人看來是指2005年3月4號，但美國人會認(rèn)為是2005年4月3號，因?yàn)楦鱾€國家在標(biāo)示日期時(shí)的習(xí)慣不同。商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） （3）The Inside Name and Address 信內(nèi)地址 信內(nèi)地址是收信人所在公司的名稱和地址，一般從距日期兩行信紙左頁邊寫起。其寫法類似于信封的寫法，地址按從小到大的順序書寫： 1）收信人姓名、職務(wù) 2）收信人公司名稱 3）收信人公司所在大樓或街區(qū)名稱及門牌號 4）所在城市/城鎮(zhèn)、州名稱及郵編 5）

4、國家名稱 如：Personal Manager Great Western Publishing Co. Ltd. 7777 State Street, Room 456 Chicago, IL60606 U.S. A.商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） （4）The Salutation稱呼敬語 稱呼敬語位于封內(nèi)地址下兩行。 如知道對方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓， 如不知道對方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern 如對方職務(wù)較高，則最好用其職務(wù)名稱，如： Dear Prof. Smith, Dear

5、 Dr. Henson等 稱呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） (5) The Body 正文 正文是信函的主體部分。其書寫通常遵循7C原則，也即準(zhǔn)確(Correctness)、清晰( Clearness )、簡明( Conciseness )、具體（Concreteness）、體諒（Consideration）、禮貌( Courtesy ) 和完整( Completeness )。 一封正式的商務(wù)書信都包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） (6) The Complimentary Close結(jié)束敬語 結(jié)束敬語往往和稱呼語相呼應(yīng)。

6、 如稱呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam, 結(jié)束敬語就用Yours faithfully；稱呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 結(jié)束敬語就用Yours sincerely, Yours truly, 或 Yours cordially。商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） (7) The Signature署名 署名一般是手寫體簽名，署名和結(jié)束敬語對齊，通常緊左頁邊寫，相隔兩行間距。署名包括名字和職務(wù)，起首字母都要大寫。有時(shí)也會簽上公司的名稱。 上述7項(xiàng)構(gòu)成商務(wù)書信的必要部分，除此以外，特定的商務(wù)書信還可以包括其他的一些選擇部分。商務(wù)英語信函的格式（

7、續(xù)） (8)The attention line 致收信人 當(dāng)發(fā)信人希望將信件遞交給對方公司的某個特定收信人時(shí)，可在信內(nèi)地址之下兩行稱呼之上兩行處添加這一項(xiàng)，并加以底線以引起充分注意。 如For the attention of Mr. Blair 或Attention/Attn: Mr. Blair。 (9)The subject line 主題 主題一項(xiàng)用來簡要介紹信件正文的內(nèi)容，以使收信人能快速獲得關(guān)鍵信息。主題項(xiàng)一般在稱呼下兩行處，前加Subject字樣或以黑體字打印。商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） (10)The identifying initials 經(jīng)辦人代號 經(jīng)辦人代號由書信口述人

8、或撰寫者和秘書或打字員姓名首字母組成，通常打印在署名下兩行緊左頁邊處?？谑稣呋蜃珜懻咝彰鬃帜冈谙龋兔貢虼蜃謫T姓名首字母以冒號或斜線隔開?？扇看髮懟蛐?，或僅前者首字母大寫。如 JB/GS, JB:GS或JB/gs, JB:gs。 (11)The enclosure 附件 當(dāng)信函中包含附件（如支票、帳單等）時(shí)，應(yīng)在信函左下角署名下兩行處印上Enclosure 或Encl.字樣。如有必要，還應(yīng)注明具體的附件內(nèi)容和份數(shù)。 如:Encl. Commercial Invoice (3 copies) Insurance Policy 商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） (12)The copy notat

9、ion 抄送 有時(shí)商務(wù)書信除了遞送給對方，也同時(shí)抄送給第三方。 通常的做法是，在署名或附件下兩行緊左頁邊印上cc或CC 及要抄送的第三方名稱。如CC: Mr. George Blair, Sales Manager。但要注意的是，在美國等一些國家的商業(yè)界，現(xiàn)在基本上是用影印件來抄送，所以也用Xerox代替CC。商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） 2、商務(wù)信函的形式： 縮行式（Indented Style）、 全齊頭式（Full Blocked Style）、 改良齊頭式（Modified Block Style） 混合式（Semi-block Style and Indented Paragraphs）

10、 下面以一封詢問/請求信為例，分別說明四種格式的區(qū)別。商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） （1）縮行式（Indented Style） 縮行式的信頭、信內(nèi)地址在換行時(shí)，下一行要比上一行向右縮進(jìn)2-3個字母，信的正文每段開始一般都縮進(jìn)4-6個字母，正式信段與段之間通常要空一行。結(jié)尾套語可居中，也可置于中間偏右。 值得一提的是，縮行式現(xiàn)在不太常用。 China National Import & Export Corp. Shanghai Branch 1040 North Zhuzhou Road Shanghai, P. R. China 15 December, 2011Dockland Co

11、mputer Service Ltd 66 Royal Mint StreetLondon El 8LgDear Sirs,The British Embassy here has given us your address and has advised us to contact you directly.We are interested in importing microcomputer components and would appreciate your sending us a list of suitable companies in your area who might

12、 be able to supply them. Would you also please send us any relevant literature you may have on this?We thank you in anticipation of your help and look forward to hearing from you. Yours trulyZhang WeiBranch Manager商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） （2）全齊頭式（Full Blocked Style） 全齊頭式分段時(shí)，包括信內(nèi)地址人的姓名、地址、寫信日期、以及正文均從左邊定格開始，每行對齊平

13、行，成一垂直線。在正式的信函中段與段之間一般要空一行。China National Import & Export Corp.Shanghai Branch1040 North Zhuzhou Road Shanghai, P. R. China15 December, 2011Dockland Computer Service Ltd66 Royal Mint StreetLondon El 8LgDear Sirs,The British Embassy here has given us your address and has advised us to contact you

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15、look forward to hearing from you.Yours trulyZhang WeiBranch Manager商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） （3）改良齊頭式（Modified Block Style） 改良齊頭式的特點(diǎn)：段落不縮進(jìn)；日期、結(jié)尾套語、簽名部分等置于中間偏右；其它部分每行開頭都從左邊定格對齊。China National Import & Export Corp. Shanghai Branch 1040 North Zhuzhou Road Shanghai, P. R. China 15 December, 2011Dockland Computer

16、 Service Ltd66 Royal Mint StreetLondon El 8LgDear Sirs,The British Embassy here has given us your address and has advised us to contact you directly.We are interested in importing microcomputer components and would appreciate your sending us a list of suitable companies in your area who might be abl

17、e to supply them. Would you also please send us any relevant literature you may have on this?We thank you in anticipation of your help and look forward to hearing from you. Yours trulyZhang WeiBranch Manager商務(wù)英語信函的格式（續(xù)） （4）混合式（Semi-block Style and Indented Paragraphs） 混合式與改良齊頭式基本相似，差別在于半齊頭式，即所有段落往右縮

18、進(jìn)3-6個字母。China National Import & Export Corp. Shanghai Branch 1040 North Zhuzhou Road Shanghai, P. R. China 15 December, 2011Dockland Computer Service Ltd66 Royal Mint StreetLondon El 8LgDear Sirs,The British Embassy here has given us your address and has advised us to contact you directly.We are

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20、hearing from you.Yours trulyZhang WeiBranch Manager商務(wù)信函“7C”原則 完整(completeness) 在商貿(mào)信函中，寫信人必須要把需要說明的情況全面交待清楚，敘述問題要有頭有尾、善始善終，不能出現(xiàn)上下句脫節(jié)。一個問題說明白之后，再引出與之相關(guān)的另一個問題。 一封完整的信函有更大的可能性帶來預(yù)期的效果，也更有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系，并可以避免由于遺漏重要情況（情報(bào)）所導(dǎo)致的訴訟（Lawsuit）。商務(wù)信函“7C”原則 正確(correctness) 一封用于商務(wù)交往的信函應(yīng)該在各個方面都是正確的，其中包括格式、語法、單詞拼寫、術(shù)語選擇等。錯

21、誤的用詞不僅容易造成雙方的誤解，導(dǎo)致交易出現(xiàn)糾紛，還可能對公司的形象和信譽(yù)產(chǎn)生不良的影響。除此之外，信函所涉及到的信息、數(shù)字、事實(shí)也需要準(zhǔn)確無誤。如：收信人的職稱、姓名、地址；交貨時(shí)間、地點(diǎn)；貨物品質(zhì)、尺碼、顏色、單價(jià)、總價(jià)、包裝等信息都需要反復(fù)確認(rèn)。商務(wù)信函“7C”原則 清楚(clearness) 在實(shí)務(wù)工作中，由于表述不清產(chǎn)生歧義進(jìn)而導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)糾紛屢見不鮮。因此，信函中所述的問題必須讓對方清楚明白，不會產(chǎn)生歧義或誤解。 要做到清楚原則可以通過以下四點(diǎn)來完成： 1）避免使用可能產(chǎn)生不同理解或意義不明確的詞匯。 2）注意修飾詞的位置，有時(shí)修飾詞的位置不同，會導(dǎo)致不同的含意。 3）注意代名詞，關(guān)

22、系代詞和先行詞的關(guān)系。按照英語習(xí)慣，句子中的代名詞和關(guān)系代詞一般是指離得最近的名詞，因此要特別注意，以免引起誤解或不清楚。 4）注意前后一致和緊湊，連貫。商務(wù)信函“7C”原則 簡潔(conciseness) 商務(wù)信函應(yīng)該用最少的文字禮貌地說明最完整的意思。這樣不僅能節(jié)約雙方的時(shí)間，讓人一目了然，而且還能給對方以干練、高效、說話辦事不拖沓的良好印象。 要做到行文簡潔，可以從信函結(jié)構(gòu)和語句兩方面來完成： 信函結(jié)構(gòu)可以使用“3W”結(jié)構(gòu)，即開頭要表明Why do you write the letter？正文闡述What is the detailed reason？結(jié)尾提出What do you e

23、xpect your reader to do？這樣的“3W”結(jié)構(gòu)能夠在清楚明了的闡述己方的建議、要求等基礎(chǔ)上，達(dá)到簡潔有力的目的。 從語句上，要注意： 1）避免使用陳舊的商業(yè)術(shù)語； 2）開門見山，直切主題；避免使用過長和過于繁冗的句子。商務(wù)信函“7C”原則 具體(concreteness) 商務(wù)信函的簡潔并不意味著字?jǐn)?shù)越少越好。在談判磋商的關(guān)鍵問題上絕對不能馬虎大意，必須有一說一，明確詳細(xì)，不能模棱兩可。尤其是具體的時(shí)間日期、貿(mào)易金額等。商務(wù)信函“7C”原則 禮貌(courtesy) 禮貌是商務(wù)信函的重要特征。友好的口吻和措辭對溝通雙方之間的感情、實(shí)現(xiàn)信函所要達(dá)到的目標(biāo)具有極大的推動作用。粗

24、魯生硬的表達(dá)對于建立貿(mào)易關(guān)系和保持長久合作都是極為不利的，應(yīng)該力求避免。 具體的禮貌原則基本包括這樣幾個方面：遵守國際商務(wù)往來慣例；尊重對方風(fēng)俗習(xí)慣；語言表達(dá)要客氣有分寸，避免使用命令口氣；多用友好、肯定的語氣，盡量用委婉語氣指出對方不盡人意的地方，復(fù)信要及時(shí)。商務(wù)信函“7C”原則 禮貌原則可以通過以下三點(diǎn)來達(dá)到：贊美 在商務(wù)英語信函中，經(jīng)?？滟潓Ψ绞呛苡斜匾模惨⒁獍盐粘叨?，不可濫用溢美之詞。所以，在寫作和翻譯信函時(shí)，既要遵循禮貌原則中盡量多贊譽(yù)對方的贊譽(yù)原則，又要做到恰如其分地夸獎對方。下面就是一個在自然而不夸張的語氣中透出贊美之情的好例子: We find both quality

25、 and prices are satisfactory and are pleased to place an order with you for the following. 經(jīng)檢查，貴方產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)格都使我方很滿意。因此，決定向貴方定貨，具體的款項(xiàng)如下。商務(wù)信函“7C”原則 展示人情味當(dāng)對方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時(shí)需要向?qū)Ψ奖磉_(dá)關(guān)切或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福。這種寫信人向收信人表達(dá)關(guān)心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。 諺語說得好：“患難的朋友才是真正的朋友”。此話道出的真諦同樣適用于商業(yè)伙伴之間的相處。當(dāng)朋友遭遇不幸時(shí)，恐怕沒有什么能比表示深切慰問的信

26、更能讓人感激，更彰顯禮貌了。 We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month enclosing the reprography of the insurance policy，we are regret for your loss. 本月3日來函和保險(xiǎn)單復(fù)印件已經(jīng)收到，我們對貴公司所遭受的損失深表同情。這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進(jìn)行磋商的信函，信中表達(dá)了己方對對方遭受的損失的同情與關(guān)心，充分體現(xiàn)了寫信人富有人情味的一面。 商務(wù)信函“7C”原則 避免不和當(dāng)寫信人不同意對方的觀點(diǎn)或不愿意滿足對方的要求或請求時(shí)為

27、了不造成對對方的直接否定，維護(hù)對方的積極面子，在回信時(shí)寫信人要避免直陳不同的意見。需要注意的是，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，首先要理解并尊重對方的觀點(diǎn)，如果對方的建議不合理或者指責(zé)不公平時(shí)，可以據(jù)理力爭，說明我方的觀點(diǎn)，但注意要講究理解禮貌，避免用冒犯性的語言。例1）：As our stocks are getting lower and lower day and day，and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by ret

28、urn. 我們真誠地勸告貴方接受我們的建議，因?yàn)槲覀兊膸齑嬷鹑諟p少。如果貴方不立即確定，我們恐怕將無法滿足貴方需要。在此句中，如果把recommend 該為advise 的話，就會不妥。因?yàn)閍dvise 有一種居高臨下的涵義，好像非接受我們的建議不可，其實(shí)對方接不接受得由自己做主，別人無權(quán)干涉。 例2）：According to our records, you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this yea

29、r. 根據(jù)我方存檔，貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子設(shè)備貨物的資金。作者用According to our records 這個間接緩和、模糊限制語來緩和對方未付款的事實(shí)。商務(wù)信函“7C”原則 體貼(consideration) 擬定信函時(shí)要處處從對方的角度去考慮問題，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重和體諒對方。 總之，商務(wù)信函的寫作和翻譯中，完整是信函最基本的要求；正確、清楚、簡潔是對語言方面的要求；而體貼、禮貌則是針對態(tài)度和角度方面的要求。第二節(jié)商務(wù)信函的文體特征 商務(wù)信函的詞匯特征 商務(wù)信函的語氣特征 商務(wù)信函的句式特征商務(wù)信函的詞匯特征 第一，用詞準(zhǔn)確、專業(yè)

30、。英語詞匯中同義詞很多，在書寫商務(wù)信函時(shí)要注意根據(jù)語境要求體現(xiàn)語義差別，力求選詞精確、用詞得當(dāng)。 除告白語體外，商務(wù)英語在用詞方面力求精確無誤，一般選用詞義相對于單一的詞來替代詞義矯捷富厚的詞，以便使文體更持重，增加嚴(yán)肅感。這樣的詞匯很多，如：acquaint （be familiar with）、by return（soon）、constitute（include）、effect （make）、grant（give）、levy（charge）、inform （tell）、initiate （begin）、in lieu of （in place of）、substantial （large）

31、、 tariff（tax）、terminate（end）、utilize（use）等等。 第二，多用here、there、where及after、by、under、to、with等復(fù)合副詞與古體詞。 常用的有hereinafter(之后， 鄙人文中)，herein(在此，于之中)，hereby (下述)，thereinafter (鄙人文，此后)，therein(在那里，其中)，thereof (由此)，whereas(鑒于)，whereby(按照，憑)等等。 第三，選詞力求禮貌客氣，多用書面語、謙辭、敬語，充分體現(xiàn)商務(wù)信函規(guī)范正式、公事公辦的特點(diǎn)。 在商務(wù)英語信函中，經(jīng)常以意義相同或相近的書

32、面詞匯代替基本詞匯和口語詞匯，如：以inform代替tell，以certify代替prove，以dispatch代替send，以duplicate代替copy，以otherwise代替or We are pleased to inform you that your order No. 28 has been dispatched. 我很高興通知貴方，第28號訂單貨物已運(yùn)出。 句中以inform 代替tell，以dispatch代替send，用詞正式規(guī)范。 第四，在翻譯商務(wù)信函的時(shí)候需要注意各個國家之間的用詞差別，典型的例子是英美之間單位的差別：在美式英語中，billion一詞表示的是“十億”

33、，而在英式英語中，它表示的是“萬億”；因此，在翻譯中一定要注意英式英語和美式英語使用場合。商務(wù)信函的語氣特征 在商貿(mào)業(yè)務(wù)中的各個環(huán)節(jié)與活動中，措辭都要注意講究禮貌、委婉，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 受到對方的詢盤（inquiry）、報(bào)盤（offer）、還盤或訂貨（counter-offer）等 第一，不管能否接受，都要以禮貌的語言表示誠摯的謝意。例如： We welcome you for your inquiry of March 21 and thank you for your interest in our export commodities. 第二，傳遞令人滿意的信息時(shí)，措辭用語也

34、要講究客氣。例如： Much to our delight， our manufacturers have agreed to advance their delivery to you. 第三，提供令對方不滿意的信息或向?qū)Ψ奖硎静粷M時(shí)，更需注意措辭用語的客氣、委婉。例如： Much to our regret(disappointment), we have not been given a reply, nor have we received your L/C up to the time of writing. 向?qū)Ψ教岢鲆蠡蛳Ｍ麜r(shí)，同樣要使用禮貌客氣用語。例如： Your prio

35、rity to the consideration of the above request will be appreciated.商務(wù)信函的句式特征第一，句式完整，多用復(fù)雜句。英語主要依靠語法手段來表明其句法之間的關(guān)系。商務(wù)英語信函主要使用正式的書面語，從句層次復(fù)雜，長句的使用常高于非正式英語，其中復(fù)合句、不定式短語、插入語、同位結(jié)構(gòu)、獨(dú)立主格結(jié)構(gòu)的頻繁使用是書面語的典型特征，它們適合表達(dá)多層次的復(fù)雜邏輯關(guān)系，可以充分完整的表達(dá)相互關(guān)聯(lián)的意義。例1）：Because of the softness and durability, our cotton bed sheets and pill

36、owcases are rapidly becoming popular, and after studying our prices you will not be surprised to learn that we are finding it difficult to meet the demand.譯： 由于質(zhì)地柔軟、 耐用， 我們的棉質(zhì)床單和枕套倍受歡迎。諒你在研究我方價(jià)格之后， 自然會感到我們難以滿足市場需求的原因。例2）:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next c

37、onsignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer . 譯：隨著今年價(jià)格明顯上漲，下一批貨品價(jià)格會更高，因此本公司建議貴方盡早利用這次報(bào)價(jià)。 第二，肯定句多，否定句少?？隙ň涫谷烁械轿?，而否定句則使人感到生硬。在商務(wù)貿(mào)易中，應(yīng)多用肯定句，使收函方見信后心情愉悅，從而促進(jìn)交易的進(jìn)行。 例1）We cant fill you r order because you failed to send your check . 2）We shall be glad to fi

38、ll your order as soon as we receive your check . 句2）比句1）語氣更委婉， 更符合商務(wù)信函的標(biāo)準(zhǔn)。因而在商務(wù)信函寫作中要多使用肯定句。 第三，多用固定表達(dá)的套語。 寫作商務(wù)信函， 可將某些套語應(yīng)用到不同信函之中， 既可顯示出信函的正式性， 同時(shí)又不失禮貌。如： 表示收到對方來函時(shí)常用：We are in receipt / we admit / acknowledge receipt of your letter. 表示從何處得知對方時(shí)常用：we owe your name and address to；your name and address has been given by. 表示回復(fù)對方來函時(shí)常用：regarding/in reply to/referring to your letter of.第三節(jié)商務(wù)信函翻譯的原則和技巧 準(zhǔn)確原則 翻譯國際商務(wù)合同時(shí)，確保關(guān)鍵詞語和法律術(shù)語準(zhǔn)確無誤是最基本的要求。 準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)不忌重復(fù)或重疊用詞 規(guī)范統(tǒng)一原則 運(yùn)用詞語規(guī)范，符合約定俗成 在商務(wù)英語翻譯過程中所采用的“譯名、概念、術(shù)語”等在任何時(shí)候都應(yīng)保持統(tǒng)一，不允許將同一概念或術(shù)語隨意變換譯名。不統(tǒng)一的譯名必然造成誤解，使讀者對譯文不知所云。 專業(yè)原則 在商務(wù)信函翻譯中，應(yīng)針對某一專門行業(yè)，運(yùn)用相