會計檔案管理講義

1、 共6頁 第1頁 共6頁 第2頁會計檔案管理 共116頁 第3頁會計檔案管理 共116頁 第4頁會計檔案管理 共116頁 第5頁 一、什么是會計檔案一、什么是會計檔案 會計檔案是各機(jī)關(guān)，團(tuán)體，企事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組會計檔案是各機(jī)關(guān)，團(tuán)體，企事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理和會計核算活動中形成的整理歸檔的會計核織在經(jīng)濟(jì)管理和會計核算活動中形成的整理歸檔的會計核算材料。算材料。 在在會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法中，對會計檔案的這樣表述中，對會計檔案的這樣表述的：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計的：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)

2、的重要史料和核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。證據(jù)。會計檔案管理 共116頁 第6頁形成形成主體主體原始原始屬性屬性專業(yè)專業(yè)領(lǐng)域領(lǐng)域價值價值屬性屬性會計檔案管理 共116頁 第7頁 1、會計檔案是會計核算的產(chǎn)物。、會計檔案是會計核算的產(chǎn)物。 2、會計檔案是重要的憑證和史料。、會計檔案是重要的憑證和史料。 會計檔案管理 共116頁 第8頁通過定義明確：通過定義明確：會計檔案管理 共116頁 第9頁 二、會計檔案的種類二、會計檔案的種類 （一）（一）會計憑證類會計憑證類 （二）（二）會計賬簿類會計賬簿類 （三）（三）財務(wù)報告類財務(wù)報告類 （四）（四）其他類其他類會計檔案管理

3、共116頁 第10頁 三、會計檔案的特點三、會計檔案的特點 （一）（一） 會計檔案形成范圍的普遍性會計檔案形成范圍的普遍性 （二）（二） 會計核算材料之間的嚴(yán)密性會計核算材料之間的嚴(yán)密性 （三）（三） 會計檔案類別的穩(wěn)定性會計檔案類別的穩(wěn)定性 （四）（四） 會計檔案外在形式的多樣性會計檔案外在形式的多樣性會計檔案管理 共116頁 第11頁 四、會計檔案與文書檔案區(qū)別四、會計檔案與文書檔案區(qū)別 （一）產(chǎn)生領(lǐng)域不同（一）產(chǎn)生領(lǐng)域不同會計檔案產(chǎn)生于各獨立核算單位會計檔案產(chǎn)生于各獨立核算單位的生產(chǎn)經(jīng)營資金活動或預(yù)算資金活動領(lǐng)域；文書檔案產(chǎn)生于的生產(chǎn)經(jīng)營資金活動或預(yù)算資金活動領(lǐng)域；文書檔案產(chǎn)生于各單位黨

4、務(wù)政務(wù)管理及專業(yè)管理或經(jīng)營管理領(lǐng)域。各單位黨務(wù)政務(wù)管理及專業(yè)管理或經(jīng)營管理領(lǐng)域。 （二）形式不同（二）形式不同會計檔案主要以憑證、賬簿、報表等會計檔案主要以憑證、賬簿、報表等三種形式出現(xiàn)，三者具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系；文書檔案較三種形式出現(xiàn)，三者具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系；文書檔案較多地公文形式出現(xiàn)，具有相對獨立性。多地公文形式出現(xiàn)，具有相對獨立性。會計檔案管理 共116頁 第12頁 （三）立卷方式不同（三）立卷方式不同會計檔案主要以時間、形式特征會計檔案主要以時間、形式特征進(jìn)行整理立卷；文書檔案則按年度結(jié)合問題進(jìn)行整理立卷；文書檔案則按年度結(jié)合問題(或機(jī)構(gòu)或機(jī)構(gòu))立卷或立卷或以件為單位進(jìn)行分類整理

5、。以件為單位進(jìn)行分類整理。 （四）歸檔時間不同（四）歸檔時間不同會計檔案應(yīng)在會計年度終了，由會計檔案應(yīng)在會計年度終了，由會計機(jī)構(gòu)整理歸檔并可自行保管一年，期滿后，應(yīng)由會計機(jī)會計機(jī)構(gòu)整理歸檔并可自行保管一年，期滿后，應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；文書檔案構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；文書檔案則應(yīng)在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷歸檔。則應(yīng)在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷歸檔。會計檔案管理 共116頁 第13頁會計檔案管理 共116頁 第14頁 五、會計檔案工作五、會計檔案工作 會計檔案工作主要包括會計檔案的收集、整理會計檔案工作主要包括會計檔案

6、的收集、整理(分分類、組卷、排序、編目、裝盒類、組卷、排序、編目、裝盒)、移交歸檔、保管、統(tǒng)、移交歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、利用等方面工作。計、鑒定、利用等方面工作。會計檔案管理 共116頁 第15頁1 1、收集、收集2 2、整理前鑒定、整理前鑒定3 3、分類、分類10、統(tǒng)計、統(tǒng)計5 5、組卷、組卷6 6、編目、編目4 4、劃定保管期限、劃定保管期限7 7、裝盒、裝盒9、保管、保管8 8、移交歸檔、移交歸檔11、鑒定、鑒定12、利用利用會計檔案工作流程圖會計檔案工作流程圖會計檔案管理 共116頁 第16頁 會計檔案管理制度會計檔案管理制度 會計檔案管理部門應(yīng)制定以下十個方面的管理制度會計檔案管理

7、部門應(yīng)制定以下十個方面的管理制度 1、會計檔案保密制度、會計檔案保密制度 2、會計檔案歸檔制度、會計檔案歸檔制度 3、會計檔案整理制度、會計檔案整理制度 4、會計檔案保管制度、會計檔案保管制度 6、會計檔案統(tǒng)計制度、會計檔案統(tǒng)計制度 7、會計檔案借閱制度、會計檔案借閱制度 8、會計檔案移交制度、會計檔案移交制度 9、會計檔案鑒定銷毀制度、會計檔案鑒定銷毀制度 會計檔案管理 共116頁 第17頁 檔案保密制度檔案保密制度1、嚴(yán)格遵守、嚴(yán)格遵守保密法保密法和和會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法有關(guān)保密條例，做好會計檔案有關(guān)保密條例，做好會計檔案的保密工作。的保密工作。2、嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大

8、借閱范圍，對需要復(fù)制摘抄有關(guān)檔案內(nèi)容、嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對需要復(fù)制摘抄有關(guān)檔案內(nèi)容 的，的，須持單位證明及個人身份證。須持單位證明及個人身份證。3、案卷編目、檔案著錄要劃定密級，查閱秘密級以上檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手、案卷編目、檔案著錄要劃定密級，查閱秘密級以上檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，并按指定范圍閱檔。續(xù)，并按指定范圍閱檔。4 、查閱檔案要在閱檔室閱讀，非本館工作人員不得進(jìn)入檔案庫房。、查閱檔案要在閱檔室閱讀，非本館工作人員不得進(jìn)入檔案庫房。5、 檔案工作人員不得在檔案閱覽室、整理室接待親友。檔案工作人員不得在檔案閱覽室、整理室接待親友。6 、檔案工作人員不準(zhǔn)將檔案材料放在

9、桌面上過夜，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)隨身攜、檔案工作人員不準(zhǔn)將檔案材料放在桌面上過夜，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)隨身攜帶到公共場所或探親訪友，不準(zhǔn)與家人或其他人議論秘密以上的檔案內(nèi)容。帶到公共場所或探親訪友，不準(zhǔn)與家人或其他人議論秘密以上的檔案內(nèi)容。7 、發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞時要及時報告，并采取相應(yīng)措施。、發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞時要及時報告，并采取相應(yīng)措施。8、 節(jié)假日期間要對檔案庫房的門窗、檔案柜架等進(jìn)行一次認(rèn)真檢查，并對庫房節(jié)假日期間要對檔案庫房的門窗、檔案柜架等進(jìn)行一次認(rèn)真檢查，并對庫房查封。查封。會計檔案管理 共116頁 第18頁 檔案鑒定銷毀制度檔案鑒定銷毀制度1、堅持全面地、歷史地、發(fā)展地觀點實事求是

10、地研究分析、判定檔案的保存價值。、堅持全面地、歷史地、發(fā)展地觀點實事求是地研究分析、判定檔案的保存價值。2、檔案鑒定的原則按國家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行，編制本單位檔案保管期限表，、檔案鑒定的原則按國家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行，編制本單位檔案保管期限表，并制訂保管期限。并制訂保管期限。3、加強(qiáng)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，局成立由局主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及其有關(guān)人員組成鑒委會，、加強(qiáng)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，局成立由局主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及其有關(guān)人員組成鑒委會，檔案館成立檔案鑒定小組，根據(jù)檔案對生產(chǎn)、科研及其它工作的歷史和現(xiàn)實的價值，按檔案館成立檔案鑒定小組，根據(jù)檔案對生產(chǎn)、科研及其它工作的

11、歷史和現(xiàn)實的價值，按照鑒定工作的有關(guān)規(guī)定，確定檔案的存毀。照鑒定工作的有關(guān)規(guī)定，確定檔案的存毀。4、檔案鑒定應(yīng)采用直接鑒定法，即直接對檔案的內(nèi)容進(jìn)行具體分析詳細(xì)審查，逐卷地評定利、檔案鑒定應(yīng)采用直接鑒定法，即直接對檔案的內(nèi)容進(jìn)行具體分析詳細(xì)審查，逐卷地評定利用價值。用價值。5、接收進(jìn)館的檔案，要對檔案的保管期限及完整性進(jìn)行鑒定并加蓋密級戳。、接收進(jìn)館的檔案，要對檔案的保管期限及完整性進(jìn)行鑒定并加蓋密級戳。6、定期進(jìn)行檔案鑒定工作，對鑒定的檔案，要寫出鑒定報告，提出存毀意見，并在案卷備考、定期進(jìn)行檔案鑒定工作，對鑒定的檔案，要寫出鑒定報告，提出存毀意見，并在案卷備考表中注明，報局鑒定委員會審批。

12、表中注明，報局鑒定委員會審批。7、對需降密、解秘的檔案材料，對秘密核心內(nèi)容要認(rèn)真評價、鑒定，對已失去秘密意義的案、對需降密、解秘的檔案材料，對秘密核心內(nèi)容要認(rèn)真評價、鑒定，對已失去秘密意義的案卷，造出清冊，報局有關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，同意后方可向社會提供服務(wù)。卷，造出清冊，報局有關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，同意后方可向社會提供服務(wù)。8、對銷毀檔案應(yīng)持慎重態(tài)度，經(jīng)鑒定對失去保存價值的案卷，應(yīng)移出庫房，專柜存放兩年，、對銷毀檔案應(yīng)持慎重態(tài)度，經(jīng)鑒定對失去保存價值的案卷，應(yīng)移出庫房，專柜存放兩年，在實踐中，觀察其價值，對確實沒有保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。在實踐中，觀察其價值，對確實沒有保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。9

13、、對經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊（一式三份），并與保密部門取得聯(lián)系，由保密、對經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊（一式三份），并與保密部門取得聯(lián)系，由保密人員和檔案人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。人員和檔案人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。會計檔案管理 共116頁 第19頁會計檔案人員職責(zé)會計檔案人員職責(zé)1、負(fù)責(zé)制訂管理制度，按照、負(fù)責(zé)制訂管理制度，按照會計法會計法及及會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法規(guī)定和要求，制訂規(guī)定和要求，制訂會計檔案立卷、歸檔、保管調(diào)閱和銷毀等管理制度，報經(jīng)批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。會計檔案立卷、歸檔、保管調(diào)閱和銷毀等管理制度，報經(jīng)批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。2、調(diào)閱會計

14、檔案，要嚴(yán)格辦理借理手續(xù)，凡屬本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)會計、調(diào)閱會計檔案，要嚴(yán)格辦理借理手續(xù)，凡屬本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)會計主管人員同意，外單位人員調(diào)閱會計檔案，要有介紹信，經(jīng)會計主要人員或總經(jīng)主管人員同意，外單位人員調(diào)閱會計檔案，要有介紹信，經(jīng)會計主要人員或總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后要詳細(xì)登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名的工作理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后要詳細(xì)登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名的工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。 3、負(fù)責(zé)對管理期滿會計檔案的銷毀工作。對保管期滿的會計檔案，要按照財政部和、負(fù)責(zé)對管理期滿會計檔案的銷毀工作。對保管期滿的會計檔

15、案，要按照財政部和國家檔案局的檔案管理辦法規(guī)定，由財務(wù)部門和檔案部門共同鑒定，報經(jīng)上級主國家檔案局的檔案管理辦法規(guī)定，由財務(wù)部門和檔案部門共同鑒定，報經(jīng)上級主要部門批準(zhǔn)后，進(jìn)行處理。對需要銷毀的會計檔案，要填寫要部門批準(zhǔn)后，進(jìn)行處理。對需要銷毀的會計檔案，要填寫會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀清冊。銷毀時，由單位領(lǐng)導(dǎo)指定檔案部門的財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽銷毀時，由單位領(lǐng)導(dǎo)指定檔案部門的財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。名或蓋章。會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀清冊要長期保存，以便備查。要長期保存，以便備查。4、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。會計檔案管理

16、共116頁 第20頁 六、會計檔案管理相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)六、會計檔案管理相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn) 1、中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法 2、中華人民共和國會計法中華人民共和國會計法 3、會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法(財會字財會字199832號號) （財政部、國家檔案局（財政部、國家檔案局1998年年8月月21日印發(fā)）。日印發(fā)）。 4、會計檔案案卷格式（會計檔案案卷格式（DA/T39-2008）會計檔案管理 共116頁 第21頁第二章第二章 會計核算專業(yè)材料的收集會計核算專業(yè)材料的收集 會計檔案的收集工作就是把分散在機(jī)關(guān)辦會計檔案的收集工作就是把分散在機(jī)關(guān)辦公室、財務(wù)處（科）、行政處（科）、以及有公室

17、、財務(wù)處（科）、行政處（科）、以及有關(guān)財會人員手中的會計核算專業(yè)材料集中起來，關(guān)財會人員手中的會計核算專業(yè)材料集中起來，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，它是會計檔案工作的起點，也實現(xiàn)統(tǒng)一管理，它是會計檔案工作的起點，也是保證會計檔案齊全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。是保證會計檔案齊全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。會計檔案管理 共116頁 第22頁 一、會計檔案的收集范圍一、會計檔案的收集范圍 會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他會計核算專業(yè)材料。和其他會計核算專業(yè)材料。 收集范圍以本單位會計科目內(nèi)容為準(zhǔn)。收集范圍以本單位會計科目內(nèi)容為準(zhǔn)。會計檔案管理 共116頁 第23頁 二、收集

18、時應(yīng)注意的事項二、收集時應(yīng)注意的事項 1、實行、實行“集中統(tǒng)一管理集中統(tǒng)一管理”。 2、遵循會計核算材料的形成規(guī)律。、遵循會計核算材料的形成規(guī)律。 3、確保會計檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確。、確保會計檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確。 4、要特別注意收集會計報表中的年報；會計帳簿、要特別注意收集會計報表中的年報；會計帳簿中的活頁賬和其它方面（清產(chǎn)核資材料、工資匯總中的活頁賬和其它方面（清產(chǎn)核資材料、工資匯總表、審計、保險、稅務(wù)）等材料。表、審計、保險、稅務(wù)）等材料。會計檔案管理 共116頁 第24頁第三章第三章 會計檔案的整理會計檔案的整理 會計檔案的整理就是將零散和需要進(jìn)一步條理會計檔案的整理就是將

19、零散和需要進(jìn)一步條理化的會計核算材料，通過科學(xué)的分類、組卷、排列、化的會計核算材料，通過科學(xué)的分類、組卷、排列、編號、裝盒、編目，組成一個有序體系的過程。編號、裝盒、編目，組成一個有序體系的過程。會計檔案管理 共116頁 第25頁 一、整理工作的職責(zé)一、整理工作的職責(zé) 各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。計檔案保管清冊。 會計檔案管理 共116頁 第26頁 會計檔案管理 共116頁 第27頁 1、會計檔案來源于會計工作的全過程，財會部門熟悉會、會計

20、檔案來源于會計工作的全過程，財會部門熟悉會計核算材料的形成過程和規(guī)律，易于判定會計核算專業(yè)計核算材料的形成過程和規(guī)律，易于判定會計核算專業(yè)材料的材料的保存價值保存價值。 2、 由于會計核算材料專業(yè)性強(qiáng)，由財會部門整理立卷，由于會計核算材料專業(yè)性強(qiáng)，由財會部門整理立卷，然后向檔案部門移交，既能保持會計核算材料之間的有然后向檔案部門移交，既能保持會計核算材料之間的有機(jī)聯(lián)系，又有利于會計核算材料的機(jī)聯(lián)系，又有利于會計核算材料的齊全和完整齊全和完整。 3、把會計核算材料的整理立卷歸檔作為會計人員的職責(zé)、把會計核算材料的整理立卷歸檔作為會計人員的職責(zé)之一，也便于之一，也便于分清責(zé)任分清責(zé)任。會計檔案管理

21、 共116頁 第28頁 檔案部門的責(zé)任檔案部門的責(zé)任是監(jiān)督、指導(dǎo)財會部門是監(jiān)督、指導(dǎo)財會部門搞好會計核算專業(yè)材料的收集、整理、移交搞好會計核算專業(yè)材料的收集、整理、移交歸檔工作。檔案部門對接收的會計檔案，只歸檔工作。檔案部門對接收的會計檔案，只在原封面的空白處加蓋歸檔章，進(jìn)行分類排在原封面的空白處加蓋歸檔章，進(jìn)行分類排列，妥善保管、提供利用。列，妥善保管、提供利用。會計檔案管理 共116頁 第29頁 會計核算材料的整理必須遵循會計檔案形成的自會計核算材料的整理必須遵循會計檔案形成的自然規(guī)律及其本身固有的特點，保持每一類核算材料相然規(guī)律及其本身固有的特點，保持每一類核算材料相互之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)

22、分其類別和不同的保管期限，互之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分其類別和不同的保管期限，進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理，使其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于管進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理，使其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于管理和利用。理和利用。 分類清楚，組卷合理，排序科學(xué)，編目清晰分類清楚，組卷合理，排序科學(xué)，編目清晰會計檔案管理 共116頁 第30頁整整 理理1、分類、分類2、組卷、組卷3、編目、編目4、編制案卷目錄、編制案卷目錄會計檔案管理 共116頁 第31頁 I會計檔案類01會計憑證各種會計憑證02會計賬本各種會計財務(wù)賬簿03財務(wù)報告各種財務(wù)報告04其它銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，移交手續(xù)等。 具體分類歸檔范圍，可參見局財務(wù)處及二單位具體

23、分類歸檔范圍，可參見局財務(wù)處及二單位“會計科目會計科目”和和“生產(chǎn)、基建報表名稱生產(chǎn)、基建報表名稱” 會計檔案管理 共116頁 第32頁類別年度類別年度會計憑證類會計憑證類會計賬簿類會計賬簿類財務(wù)報告類財務(wù)報告類其它類其它類會計檔案管理 共116頁 第33頁四、會計檔案的保管期限的劃分四、會計檔案的保管期限的劃分 會計檔案的保管期限分為會計檔案的保管期限分為永久、定期永久、定期兩類。定期保管期兩類。定期保管期限分為限分為3年、年、5年、年、10年、年、15年、年、25年年5類。類。 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。起。 辦法規(guī)定的

24、會計檔案保管期限為最低保管期限，各類辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。 各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。會計檔案管理 共116頁 第34頁序 號檔 案 名 稱保 管期 限備 注一會計憑證類 1原始憑證15年 2記帳憑證15年 3匯總憑證15年 二會計帳簿類 4總帳15年包括日記總帳5明細(xì)帳15年 6日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日

25、記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)投資清理后保管5年8輔助帳簿15年 三財務(wù)報告類 包括各級主管部門匯總財務(wù)報告9月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析10年度財務(wù)報告（決算）永久包括文字分析四其他類 11會計移交清冊15年 12會計檔案保管清冊永久 13會計檔案銷毀清冊永久 14銀行余額調(diào)節(jié)表5年 15銀行對帳單5年 會計檔案管理 共116頁 第35頁 1、各單位會計科目內(nèi)容可能不同，其保管期限采取就近比照的、各單位會計科目內(nèi)容可能不同，其保管期限采取就近比照的辦法劃定保管期限。辦法劃定保管期限。 2、永久保管的會計檔案主要有：年度會計報表、工資名冊、涉、永久保管的會計檔案主要有：年度會計報表

26、、工資名冊、涉外和對私改造的憑證等；外和對私改造的憑證等； 保管保管25年的年的會計檔案主要有：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、建設(shè)會計檔案主要有：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、建設(shè)銀行撥款總賬和各種明細(xì)賬以及會計憑證、銀行對賬單、稅收銀行撥款總賬和各種明細(xì)賬以及會計憑證、銀行對賬單、稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬、會計檔案保管清冊、日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等；會計檔案銷毀清冊等； 保管保管15年的年的會計檔案主要有：一般會計憑證、總賬、各種明細(xì)會計檔案主要有：一般會計憑證、總賬、各種明細(xì)賬、會計移交清冊等；賬、會計移交清冊等； 保管保管10年以下的年以

27、下的主要有：各種季度、月份報表等。主要有：各種季度、月份報表等。會計檔案管理 共116頁 第36頁 從一個具體單位來看，保管期限的劃分要注意從一個具體單位來看，保管期限的劃分要注意以下幾點：以下幾點： 1、會計憑證保管期限的判定、會計憑證保管期限的判定 2、總賬、分類賬價值的判斷、總賬、分類賬價值的判斷 3、合定報表的價值判斷、合定報表的價值判斷會計檔案管理 共116頁 第37頁 1、會計憑證保管期限的判定、會計憑證保管期限的判定 現(xiàn)實憑證價值現(xiàn)實憑證價值 歷史利用價值歷史利用價值 比如，對未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證，涉及外事的原始憑證，比如，對未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證，涉及外事的原始憑證，工資

28、名冊，房產(chǎn)憑證，精減退職、公私傷亡、落實政策和救濟(jì)補(bǔ)工資名冊，房產(chǎn)憑證，精減退職、公私傷亡、落實政策和救濟(jì)補(bǔ)助的支付憑證，薪俸改革和處理歷史遺留問題有重要參考價值的助的支付憑證，薪俸改革和處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證等等，這些原始憑證就要劃為永久保管。原始憑證等等，這些原始憑證就要劃為永久保管。會計檔案管理 共116頁 第38頁 2、總賬、分類賬價值的判斷、總賬、分類賬價值的判斷 沒有單獨設(shè)現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬的，都記入總賬沒有單獨設(shè)現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬的，都記入總賬中，或與其他明細(xì)賬合用一本賬，在劃定保管期限時，總中，或與其他明細(xì)賬合用一本賬，在劃定保管期限時，總賬、分類賬可

29、以提為賬、分類賬可以提為25年期保管。年期保管。會計檔案管理 共116頁 第39頁 3、合定報表的價值判斷、合定報表的價值判斷 單位的年度報表過于簡略，或者沒有年度報表，單位的年度報表過于簡略，或者沒有年度報表，需要季度、月度報表輔助時，其季報、月報可提高為需要季度、月度報表輔助時，其季報、月報可提高為永久保管。永久保管。會計檔案管理 共116頁 第40頁 五、會計核算材料的組卷五、會計核算材料的組卷 會計核算材料的組卷，應(yīng)視不同情況，采取平時立卷和年終立卷會計核算材料的組卷，應(yīng)視不同情況，采取平時立卷和年終立卷兩種形式進(jìn)行整理組卷。兩種形式進(jìn)行整理組卷。 1、一個會計年度的會計核算材料作為一

30、個整體；、一個會計年度的會計核算材料作為一個整體； 2、應(yīng)按會計檔案的分類方法，把會計核算材料按不同類別分開；、應(yīng)按會計檔案的分類方法，把會計核算材料按不同類別分開； 3、在每一類別材料中區(qū)分不同的保管期限；、在每一類別材料中區(qū)分不同的保管期限； 4、按形成的時間順利，結(jié)合材料形成數(shù)量多少，組成若班干保管、按形成的時間順利，結(jié)合材料形成數(shù)量多少，組成若班干保管單位。單位。會計檔案管理 共116頁 第41頁1、檢查檢查2、拆除金屬物拆除金屬物, ,修修補(bǔ)破損補(bǔ)破損5、編頁號張數(shù)編頁號張數(shù)6 6、目錄、案卷號、目錄、案卷號4、填寫封面填寫封面7 7、裝盒、裝盒會計核算材料組卷流程圖會計核算材料組卷

31、流程圖會計檔案管理 共116頁 第42頁會計檔案管理 共116頁 第43頁（一）會計憑證的組卷（一）會計憑證的組卷 會計憑證嚴(yán)格按照時間順序逐日產(chǎn)生、按月結(jié)算。會計憑證嚴(yán)格按照時間順序逐日產(chǎn)生、按月結(jié)算。對各類憑證認(rèn)真檢查并分類按時間和順序號進(jìn)行排列。對各類憑證認(rèn)真檢查并分類按時間和順序號進(jìn)行排列。視憑證的多少，每月組卷一冊或數(shù)冊。不同月份產(chǎn)生視憑證的多少，每月組卷一冊或數(shù)冊。不同月份產(chǎn)生的憑證不能組在同一案卷內(nèi)。一個月內(nèi)會計憑證裝訂的憑證不能組在同一案卷內(nèi)。一個月內(nèi)會計憑證裝訂一冊或數(shù)冊時，每冊都要加編冊號，注明本月共一冊或數(shù)冊時，每冊都要加編冊號，注明本月共冊冊號，本冊是第號，本冊是第冊，

32、以便查找。一本憑證作為一個保冊，以便查找。一本憑證作為一個保管單位。管單位。會計檔案管理 共116頁 第44頁會計檔案管理 共116頁 第45頁會計檔案管理 共116頁 第46頁會計檔案管理 共116頁 第47頁 1、形成憑證多的單位，可以把收款憑證、付款憑、形成憑證多的單位，可以把收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證分別組卷；對于一些不便隨同記賬證、轉(zhuǎn)賬憑證分別組卷；對于一些不便隨同記賬憑證一起組卷的原始憑證（如工資名冊等），可憑證一起組卷的原始憑證（如工資名冊等），可以抽出單獨組卷，但應(yīng)在原記賬憑單上注明抽出以抽出單獨組卷，但應(yīng)在原記賬憑單上注明抽出憑證的名稱、數(shù)量及其去向，并由立卷人簽章。憑證的

33、名稱、數(shù)量及其去向，并由立卷人簽章。其他諸如送款單、付款委托書、繳款書、公費報其他諸如送款單、付款委托書、繳款書、公費報銷單等，按時間順序編寫頁號，裝訂組卷。銷單等，按時間順序編寫頁號，裝訂組卷。會計檔案管理 共116頁 第48頁 2、折疊要規(guī)范，附件要齊全、整齊。、折疊要規(guī)范，附件要齊全、整齊。原始憑證和附件要折疊成略小于記賬憑證原始憑證和附件要折疊成略小于記賬憑證的長寬度。特別是左上角的兩條邊，線要的長寬度。特別是左上角的兩條邊，線要直，無毛邊，呈直角。直，無毛邊，呈直角。會計檔案管理 共116頁 第49頁 3、拆除金屬物，虛線票據(jù)要裁開，破損要修、拆除金屬物，虛線票據(jù)要裁開，破損要修補(bǔ)。

34、憑證上的大頭針、釘書釘、回形針要拆除掉，補(bǔ)。憑證上的大頭針、釘書釘、回形針要拆除掉，防止時間長了生銹隆起，腐蝕紙張，影響憑證的防止時間長了生銹隆起，腐蝕紙張，影響憑證的美觀、查閱和保管。美觀、查閱和保管。 破損的票據(jù)附件要修補(bǔ)貼好，有重要內(nèi)容的破損的票據(jù)附件要修補(bǔ)貼好，有重要內(nèi)容的殘缺處，要嚴(yán)格查清內(nèi)容，及時補(bǔ)齊，或在空白殘缺處，要嚴(yán)格查清內(nèi)容，及時補(bǔ)齊，或在空白處說明情況，指明責(zé)任者，以防時間長了難以查處說明情況，指明責(zé)任者，以防時間長了難以查對。對。會計檔案管理 共116頁 第50頁 4、憑證號碼要復(fù)查，裝訂要結(jié)實。裝訂、憑證號碼要復(fù)查，裝訂要結(jié)實。裝訂前要將憑證編號號碼檢查一遍，防止在記

35、賬、前要將憑證編號號碼檢查一遍，防止在記賬、匯總、審核等傳遞環(huán)節(jié)中顛倒號碼或借閱憑證匯總、審核等傳遞環(huán)節(jié)中顛倒號碼或借閱憑證缺號等。并要檢查記賬憑證中該附的原始憑證缺號等。并要檢查記賬憑證中該附的原始憑證或文件是否齊全?；蛭募欠颀R全。會計檔案管理 共116頁 第51頁 5、裝訂。裝訂時加上封面和封底，在左、裝訂。裝訂時加上封面和封底，在左側(cè)用線繩裝訂。裝訂一冊憑證厚薄要均勻，太側(cè)用線繩裝訂。裝訂一冊憑證厚薄要均勻，太厚了不便裝訂、翻閱和保管，過薄了裝訂的冊厚了不便裝訂、翻閱和保管，過薄了裝訂的冊數(shù)太多，不便管理和統(tǒng)計。裝訂的厚度，一般數(shù)太多，不便管理和統(tǒng)計。裝訂的厚度，一般為為2.5公分，最

36、厚不得超過公分，最厚不得超過3.5公分。公分。會計檔案管理 共116頁 第52頁 6、填寫封面內(nèi)容。憑證裝訂完成后，要在封面上標(biāo)、填寫封面內(nèi)容。憑證裝訂完成后，要在封面上標(biāo)明的內(nèi)容：單位名稱、憑證名稱、全宗號、目錄號、憑證明的內(nèi)容：單位名稱、憑證名稱、全宗號、目錄號、憑證編號和張數(shù)（憑證封面上的張數(shù)，填寫憑證中記賬憑單的編號和張數(shù)（憑證封面上的張數(shù)，填寫憑證中記賬憑單的張數(shù)；記賬憑單中的附據(jù)張數(shù)，應(yīng)以第件反映金額的原始張數(shù)；記賬憑單中的附據(jù)張數(shù)，應(yīng)以第件反映金額的原始單據(jù)為單位進(jìn)行計算）、起止時間、分冊號、立卷人、會單據(jù)為單位進(jìn)行計算）、起止時間、分冊號、立卷人、會計主管等項目。要填寫齊全，由

37、裝訂人和主管會計人員蓋計主管等項目。要填寫齊全，由裝訂人和主管會計人員蓋印章。印章。會計檔案管理 共116頁 第53頁 憑證案卷封面憑證案卷封面 立檔單位憑證類別起用時期 年 月 日起至 年 月 日卷內(nèi)頁號本月共 冊 本冊是第 冊憑證編號自 號至第 號保管期限財會主管經(jīng)辦會計全 宗 號目 錄 號案卷號會計檔案管理 共116頁 第54頁憑證案卷脊背樣式全全 宗宗 號號目目 錄錄 號號年年 月月憑證類別憑證類別憑憑 證證 號號保管期限保管期限案 卷 號會計檔案管理 共116頁 第55頁憑證檔案盒脊背填蓋樣式全宗號全宗號目錄號目錄號年年 月月憑證類別憑證類別憑憑 證證 號號保管期限保管期限案案 卷卷

38、 號號會計檔案管理 共116頁 第56頁 密云縣檔案局密云縣檔案局20052005年年7 7月月記賬憑證記賬憑證 單位名稱單位名稱會計年度會計年度 或時間或時間會計核算材會計核算材料名稱料名稱會計檔案管理 共116頁 第57頁會計檔案管理 共116頁 第58頁 （三）會計賬簿的組卷（三）會計賬簿的組卷 會計賬簿是經(jīng)濟(jì)活動的一種科學(xué)記載。它是會計賬簿是經(jīng)濟(jì)活動的一種科學(xué)記載。它是以會計憑證為依據(jù)，全面地、系統(tǒng)地、連續(xù)地記以會計憑證為依據(jù)，全面地、系統(tǒng)地、連續(xù)地記錄和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各種賬簿的總稱。會計賬簿錄和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各種賬簿的總稱。會計賬簿的整理組卷比較簡單，因為會計賬簿在形成時，的整理組卷

39、比較簡單，因為會計賬簿在形成時，一般都有固定的格式和明確的分類，在年終結(jié)賬一般都有固定的格式和明確的分類，在年終結(jié)賬決算以后，稍加整理，一本賬簿就可成為一個案決算以后，稍加整理，一本賬簿就可成為一個案卷。卷。會計檔案管理 共116頁 第59頁 1、 為了保證會計賬簿記錄的合法性和賬簿資為了保證會計賬簿記錄的合法性和賬簿資料的完整性，在整理會計賬簿時，應(yīng)檢查賬簿的料的完整性，在整理會計賬簿時，應(yīng)檢查賬簿的扉頁，有無填寫扉頁，有無填寫“賬簿啟用表賬簿啟用表”，“經(jīng)管人員一經(jīng)管人員一覽表覽表”及及“賬戶目錄賬戶目錄”。對漏填的應(yīng)逐項補(bǔ)填，。對漏填的應(yīng)逐項補(bǔ)填，詳細(xì)載明，以便明確記賬責(zé)任，便于查閱。詳

40、細(xì)載明，以便明確記賬責(zé)任，便于查閱?！百~賬簿啟用表簿啟用表”、“經(jīng)管人員一覽表經(jīng)管人員一覽表”及及“賬戶目錄賬戶目錄”格式如下圖。格式如下圖。 會計檔案管理 共116頁 第60頁 賬 簿 啟 用 表單位名稱負(fù)責(zé)人職務(wù)姓名賬簿名稱賬簿第 冊單位領(lǐng)導(dǎo)賬簿號碼第 號啟用日期會計主管賬簿頁數(shù) 本賬簿共計 頁主辦會計經(jīng) 管 本 賬 簿 人 員 一 覽 表記 賬 人 員接 管 日 期移交日期監(jiān)交人員備注職務(wù)姓名蓋章年月日年月日職務(wù)姓名會計檔案管理 共116頁 第61頁 賬賬 戶戶 目目 錄錄賬戶名稱頁號賬戶名稱頁號賬戶名稱頁號賬戶名稱頁號會計檔案管理 共116頁 第62頁 帳簿啟用及接交表正面格式帳簿啟用

41、及接交表正面格式會計檔案管理 共116頁 第63頁帳簿啟用及接交表背面格式帳簿啟用及接交表背面格式會計檔案管理 共116頁 第64頁 2、對死頁賬簿：如總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行、對死頁賬簿：如總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬等，為了保持會計賬簿的原來面貌和完整日記賬等，為了保持會計賬簿的原來面貌和完整性，不拆去空白頁，但需要在記錄賬頁的最末一性，不拆去空白頁，但需要在記錄賬頁的最末一行的上下分別劃一條紅線，以示結(jié)束使用，并在行的上下分別劃一條紅線，以示結(jié)束使用，并在會計檔案案卷備考表中，詳細(xì)記明使用賬頁的頁會計檔案案卷備考表中，詳細(xì)記明使用賬頁的頁數(shù)和空白賬頁的頁數(shù)。數(shù)和空白賬頁的頁數(shù)。會計檔案管理

42、 共116頁 第65頁會計檔案管理 共116頁 第66頁 3、對活頁賬簿：如材料明細(xì)賬、內(nèi)部往來賬、對活頁賬簿：如材料明細(xì)賬、內(nèi)部往來賬、固定資產(chǎn)分戶賬等，應(yīng)將賬簿內(nèi)的空白頁去掉后固定資產(chǎn)分戶賬等，應(yīng)將賬簿內(nèi)的空白頁去掉后重新整理，在會計科目賬頁的右上方編上頁數(shù)。重新整理，在會計科目賬頁的右上方編上頁數(shù)。 整理裝訂賬簿一般是一個會計科目裝訂一卷。整理裝訂賬簿一般是一個會計科目裝訂一卷。如果一個會計科目的總頁數(shù)比較少，也可以把幾如果一個會計科目的總頁數(shù)比較少，也可以把幾個會計科目合并裝訂成一卷，總頁數(shù)在個會計科目合并裝訂成一卷，總頁數(shù)在150頁左頁左右，最多不要超過右，最多不要超過200頁。頁。

43、會計檔案管理 共116頁 第67頁 4、跨年使用的固定資產(chǎn)賬，歸最后一年立卷，、跨年使用的固定資產(chǎn)賬，歸最后一年立卷，并在封面注明并在封面注明年至年至年，每本厚度不超過年，每本厚度不超過2公分。公分。 5、重新整理的賬簿，裝訂時要加封面、封底、重新整理的賬簿，裝訂時要加封面、封底（有封面圖沒？）封面上標(biāo)明立卷部門、案卷標(biāo)（有封面圖沒？）封面上標(biāo)明立卷部門、案卷標(biāo)題、年度、頁數(shù)、全宗號、目錄號、案卷號、保題、年度、頁數(shù)、全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等。管期限等。會計檔案管理 共116頁 第68頁 6、填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄項目有：順序號、填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄項目有：順序號、作者、內(nèi)容、日期

44、、頁號、備注等。作者、內(nèi)容、日期、頁號、備注等。 7、填寫案卷備考表。、填寫案卷備考表。會計檔案管理 共116頁 第69頁會計檔案管理 共116頁 第70頁 （四）財務(wù)報告的組卷（四）財務(wù)報告的組卷 財務(wù)報告是以會計賬簿資料為主要依據(jù)，按規(guī)定財務(wù)報告是以會計賬簿資料為主要依據(jù)，按規(guī)定的表格形式和指標(biāo)體系，總括反映機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事的表格形式和指標(biāo)體系，總括反映機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在一定時期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動過程和結(jié)果的一種報告業(yè)單位在一定時期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動過程和結(jié)果的一種報告文件。由于財務(wù)報告的格式、要求、用途比較專一、文件。由于財務(wù)報告的格式、要求、用途比較專一、嚴(yán)格，所以，這類案卷的封面、標(biāo)題也比較規(guī)

45、范。嚴(yán)格，所以，這類案卷的封面、標(biāo)題也比較規(guī)范。會計檔案管理 共116頁 第71頁會計檔案管理 共116頁 第72頁財務(wù)報告案卷的一般構(gòu)成是：財務(wù)報告案卷的一般構(gòu)成是： 1、財務(wù)報告封面。印有編號、密級、年度、季度、財務(wù)報告封面。印有編號、密級、年度、季度、或月份會計報表，編制單位、單位負(fù)責(zé)人（蓋章）、填或月份會計報表，編制單位、單位負(fù)責(zé)人（蓋章）、填表人（蓋章）、審核人（蓋章）和上報日期、全宗號、表人（蓋章）、審核人（蓋章）和上報日期、全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等。目錄號、案卷號、保管期限等。 2、財務(wù)報告編制說明。、財務(wù)報告編制說明。 3、各種財務(wù)報告按會計報表的編號順序排列。、各種

46、財務(wù)報告按會計報表的編號順序排列。 4、財務(wù)報告的必要文字說明材料。、財務(wù)報告的必要文字說明材料。 5、財務(wù)報告的封底。、財務(wù)報告的封底。會計檔案管理 共116頁 第73頁 在財務(wù)報告組卷時，應(yīng)注意以下幾點：在財務(wù)報告組卷時，應(yīng)注意以下幾點： 1、財務(wù)報告組卷時按會計年度結(jié)合保管期限組卷。、財務(wù)報告組卷時按會計年度結(jié)合保管期限組卷。 2、財務(wù)報告的整理立卷，一般應(yīng)將本單位的報表與下級單位的報表、財務(wù)報告的整理立卷，一般應(yīng)將本單位的報表與下級單位的報表分開立卷。本單位的年度財務(wù)報告應(yīng)單獨整理組成案卷。分開立卷。本單位的年度財務(wù)報告應(yīng)單獨整理組成案卷。 3、會計報表組卷時要注意以下事項：月報、季報

47、、年報分開；不同年、會計報表組卷時要注意以下事項：月報、季報、年報分開；不同年度，不同保管期限的報表分開。度，不同保管期限的報表分開。 也有的單位，由于月份報表頁數(shù)較少，在年終決算結(jié)束后，將也有的單位，由于月份報表頁數(shù)較少，在年終決算結(jié)束后，將112月份的財務(wù)報告，按月份順序排列整齊，加封面裝訂。但要注意在保管期月份的財務(wù)報告，按月份順序排列整齊，加封面裝訂。但要注意在保管期限上要標(biāo)明限上要標(biāo)明“永久永久”保管。保管。會計檔案管理 共116頁 第74頁 在財務(wù)報告組卷時，應(yīng)注意以下幾點：在財務(wù)報告組卷時，應(yīng)注意以下幾點： 4、在整理組卷時，財務(wù)分析排列在前，會計報表排列在后。、在整理組卷時，財

48、務(wù)分析排列在前，會計報表排列在后。月、季財務(wù)報告可整理成一卷或分別立卷。月、季財務(wù)報告可整理成一卷或分別立卷。 5、重新整理的財務(wù)報告，裝訂時要加封面、封底。擬寫案、重新整理的財務(wù)報告，裝訂時要加封面、封底。擬寫案卷標(biāo)題。卷標(biāo)題。 6、整理時去掉金屬物。、整理時去掉金屬物。 7、編頁號。在報告的右上角編頁。、編頁號。在報告的右上角編頁。 8、裝訂。用線繩左側(cè)裝訂。、裝訂。用線繩左側(cè)裝訂。 9、填寫卷內(nèi)目錄。、填寫卷內(nèi)目錄。 10、填寫案卷備考表。、填寫案卷備考表。會計檔案管理 共116頁 第75頁會計檔案管理 共116頁 第76頁順序號順序號題名題名日期日期頁號頁號文號文號責(zé)任者責(zé)任者會計檔案

49、管理 共116頁 第77頁 （五）其他會計核算材料的組卷（五）其他會計核算材料的組卷 按其內(nèi)容結(jié)合保管期限分別組卷。銀行存款余按其內(nèi)容結(jié)合保管期限分別組卷。銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等，以及其它方檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等，以及其它方面（清產(chǎn)核資材料、工資匯總表、審計、保險、稅面（清產(chǎn)核資材料、工資匯總表、審計、保險、稅務(wù)等材料），應(yīng)按其保管期限分別立卷。務(wù)等材料），應(yīng)按其保管期限分別立卷。會計檔案管理 共116頁 第78頁會計檔案管理 共116頁 第79頁（六）會計電算化紙質(zhì)核算材料的

50、組卷（六）會計電算化紙質(zhì)核算材料的組卷 其輸出的紙質(zhì)會計核算材料按上述紙質(zhì)會計檔其輸出的紙質(zhì)會計核算材料按上述紙質(zhì)會計檔案要求整理立卷。案要求整理立卷。會計檔案管理 共116頁 第80頁（七）加蓋檔號章（七）加蓋檔號章 會計檔案整理立卷后，應(yīng)在財務(wù)報告、會計賬簿、會計會計檔案整理立卷后，應(yīng)在財務(wù)報告、會計賬簿、會計憑證的每一卷冊封面上加蓋檔號章，裝盒后與會計檔案盒上憑證的每一卷冊封面上加蓋檔號章，裝盒后與會計檔案盒上的全宗號、目錄號、案卷號保持一致。檔號章樣式如圖的全宗號、目錄號、案卷號保持一致。檔號章樣式如圖 樣式一：全宗全宗號號目錄目錄號號案卷案卷號號50D1.11樣式二：全宗全宗號號分類

51、分類號號目錄目錄號號案卷案卷號號50D111樣式三：全宗全宗號號分類分類號號案卷案卷號號50D11會計檔案管理 共116頁 第81頁 （八）裝盒（八）裝盒 將整理后的會計檔案，編制好卷內(nèi)目錄和將整理后的會計檔案，編制好卷內(nèi)目錄和備考表后，裝入相應(yīng)案卷盒，并填寫好案卷盒上備考表后，裝入相應(yīng)案卷盒，并填寫好案卷盒上相應(yīng)內(nèi)容的過程。相應(yīng)內(nèi)容的過程。會計檔案管理 共116頁 第82頁會計檔案卷內(nèi)目錄格式會計檔案卷內(nèi)目錄格式會計檔案管理 共116頁 第83頁會計檔案卷內(nèi)備考表格式會計檔案卷內(nèi)備考表格式會計檔案管理 共116頁 第84頁會計檔案管理 共116頁 第85頁會計檔案管理 共116頁 第86頁會

52、計檔案管理 共116頁 第87頁會計檔案管理 共116頁 第88頁會計檔案管理 共116頁 第89頁 六、會計檔案的排列和案卷號六、會計檔案的排列和案卷號 （一）年度（一）年度形式形式保管期限保管期限 把一個單位形成的會計檔案，首先按會計年度分開，其次在一個會把一個單位形成的會計檔案，首先按會計年度分開，其次在一個會計年度內(nèi)再按財務(wù)報告、賬簿、憑證和其他等形式分開。第三，在每一計年度內(nèi)再按財務(wù)報告、賬簿、憑證和其他等形式分開。第三，在每一種形式內(nèi)按規(guī)定的保管期限種形式內(nèi)按規(guī)定的保管期限(永久永久,定期（定期（25年年,15年年,10年年,5年年,3年）年）)的順序排列。一年編一個案卷流水號。的

53、順序排列。一年編一個案卷流水號。 優(yōu)點：簡便易行，容易掌握，保管和分類統(tǒng)一，便于查找，并可充優(yōu)點：簡便易行，容易掌握，保管和分類統(tǒng)一，便于查找，并可充分利用裝具。分利用裝具。 缺點：排列不夠美觀。缺點：排列不夠美觀。 適用：一般單位預(yù)算會計、企業(yè)會計、建設(shè)銀行會計等適用：一般單位預(yù)算會計、企業(yè)會計、建設(shè)銀行會計等 會計檔案管理 共116頁 第90頁 （二）年度（二）年度組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)類別類別保管期限保管期限 把一個單位形成的會計檔案，首先按會計年度分開，其次在一個把一個單位形成的會計檔案，首先按會計年度分開，其次在一個會計年度內(nèi)，再按單位內(nèi)的會計核算機(jī)構(gòu)分開會計年度內(nèi)，再按單位內(nèi)的會計核算機(jī)

54、構(gòu)分開(如預(yù)算處如預(yù)算處,財務(wù)處財務(wù)處)，第三，在每一機(jī)構(gòu)內(nèi)財務(wù)報告、賬簿、憑證和其他等形式結(jié)合保管期第三，在每一機(jī)構(gòu)內(nèi)財務(wù)報告、賬簿、憑證和其他等形式結(jié)合保管期限分別排列。限分別排列。 優(yōu)點：能體現(xiàn)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)會計檔案完整性，便于查找。優(yōu)點：能體現(xiàn)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)會計檔案完整性，便于查找。 缺點：排列不夠美觀。缺點：排列不夠美觀。 適用：各級財政主管機(jī)關(guān)，總預(yù)算會計單位，或所屬組織機(jī)構(gòu)的適用：各級財政主管機(jī)關(guān)，總預(yù)算會計單位，或所屬組織機(jī)構(gòu)的專業(yè)主管單位。專業(yè)主管單位。會計檔案管理 共116頁 第91頁 （三）年度（三）年度會計類型會計類型形式形式保管期限保管期限 把一個單位形成的會計檔案把一個

55、單位形成的會計檔案,首先按會計年度分開，其次把一個首先按會計年度分開，其次把一個會計年度的會計檔案按稅收計劃，稅收會計，經(jīng)費會計等類型排列，會計年度的會計檔案按稅收計劃，稅收會計，經(jīng)費會計等類型排列，第三，在每一類型內(nèi)的會計檔案再按報表、賬簿、憑證、其他等形第三，在每一類型內(nèi)的會計檔案再按報表、賬簿、憑證、其他等形式結(jié)合保管期限分別排列。式結(jié)合保管期限分別排列。 優(yōu)點：能反映不同類型會計活動的性質(zhì)，體現(xiàn)全宗內(nèi)會計檔案的優(yōu)點：能反映不同類型會計活動的性質(zhì)，體現(xiàn)全宗內(nèi)會計檔案的系統(tǒng)性。系統(tǒng)性。 缺點：排列不夠整齊美觀。缺點：排列不夠整齊美觀。 適用：稅務(wù)機(jī)關(guān)和有特定會計類型的專業(yè)單位。適用：稅務(wù)機(jī)

56、關(guān)和有特定會計類型的專業(yè)單位。 會計檔案管理 共116頁 第92頁 （四）形式（四）形式會計年度會計年度保管期限保管期限 把全部會計檔案首先按憑證，賬簿，報表，其他等四種形式分開，把全部會計檔案首先按憑證，賬簿，報表，其他等四種形式分開，其次在每一形式會計檔案內(nèi)再按會計年度排列，第三，在每一年度內(nèi)其次在每一形式會計檔案內(nèi)再按會計年度排列，第三，在每一年度內(nèi)再根據(jù)其保管期限依次排列。再根據(jù)其保管期限依次排列。 優(yōu)點：保持了會計檔案類別的連續(xù)性，便于按類別查找和鑒定銷優(yōu)點：保持了會計檔案類別的連續(xù)性，便于按類別查找和鑒定銷毀，排列整齊美觀。毀，排列整齊美觀。 缺點：同一年度會計檔案分散排列在各個類

57、別中，不便按年度查缺點：同一年度會計檔案分散排列在各個類別中，不便按年度查找。找。 適用：油田各單位、機(jī)關(guān)財務(wù)處、科、各部門獨立財務(wù)適用：油田各單位、機(jī)關(guān)財務(wù)處、科、各部門獨立財務(wù)會計檔案管理 共116頁 第93頁財務(wù)報告財務(wù)報告 年年 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） 案卷號：案卷號：1- .會計賬簿會計賬簿 年年 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） 案卷號：案卷號：1- .會計憑證會計憑證 年年 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） 案卷號：案卷號：1- .會計檔案管理 共116頁 第94頁 檔案館會計檔案排列方法檔案館會計檔案排

58、列方法 類別年度組織機(jī)構(gòu)保管期限排列法類別年度組織機(jī)構(gòu)保管期限排列法 如下圖如下圖會計檔案管理 共116頁 第95頁 財務(wù)報告財務(wù)報告 年年 預(yù)算科預(yù)算科 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） 財務(wù)科財務(wù)科 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） . 會計賬簿會計賬簿 年年 預(yù)算科預(yù)算科 永久永久 定期（定期（25年、年、15年）年） 財務(wù)科財務(wù)科 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） . 會計憑證會計憑證 年年 預(yù)算科預(yù)算科 永久永久 定期（定期（25年、年、15年）年） 財務(wù)科財務(wù)科 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年）

59、 .會計檔案管理 共116頁 第96頁 七、會計檔案的編號七、會計檔案的編號 根據(jù)根據(jù)河南石油勘探局企業(yè)檔案分類實施細(xì)則河南石油勘探局企業(yè)檔案分類實施細(xì)則(試行試行)規(guī)定，會計檔案二級類目按文件名稱分類規(guī)定，會計檔案二級類目按文件名稱分類(報表、帳本、憑報表、帳本、憑證證)，會計檔案按年度內(nèi)二級類目分別大流水編卷號。，會計檔案按年度內(nèi)二級類目分別大流水編卷號。會計檔案的編號有：大類代號、分類號、案卷順序號。會計檔案的編號有：大類代號、分類號、案卷順序號。 1、大類代號為、大類代號為“I”。 2、分類號為、分類號為“1憑證、憑證、2帳簿、帳簿、3財務(wù)報告、財務(wù)報告、4其他其他”。會計檔案管理 共

60、116頁 第97頁 （一）案卷順序號（一）案卷順序號 (1)年度編號法。會計檔案數(shù)量較少的單位，一年形年度編號法。會計檔案數(shù)量較少的單位，一年形成的會計檔案按屬類（憑證、賬簿、報表、其他）成的會計檔案按屬類（憑證、賬簿、報表、其他）+保保管期限進(jìn)行排列，編一個案卷流水號。管期限進(jìn)行排列，編一個案卷流水號。 (2)類別編號法。會計檔案數(shù)量較多的單位，按年度類別編號法。會計檔案數(shù)量較多的單位，按年度+類別類別+保管期限保管期限,分別進(jìn)行排列，每一類別編一個案卷分別進(jìn)行排列，每一類別編一個案卷流水號。局檔案館采用的是此種編號法。如下圖流水號。局檔案館采用的是此種編號法。如下圖會計檔案管理 共116頁