商務信函的格式和特點

1、1第三講 商務信函的格式和特點主講:邱曉蕾國際商務漢語2內容提要一、中文的商業(yè)信函基本特點一、中文的商業(yè)信函基本特點二、中文書信的寫作格式二、中文書信的寫作格式三、英文書信與中文書信的區(qū)別三、英文書信與中文書信的區(qū)別四、舉例英文商業(yè)詞匯的固定譯法四、舉例英文商業(yè)詞匯的固定譯法五、商務信函特點及舉例五、商務信函特點及舉例3 一、中文的商業(yè)信函基本特點 符合國際通用的商業(yè)信函語言特點 符合中文書信的寫作格式 大量專業(yè)詞匯 行文正式、信息明確4一、中文書信的寫作格式印尼進出口公司：印尼進出口公司： 作為廈門市最大的工藝品作為廈門市最大的工藝品出口商，我公司非常希望能與出口商，我公司非常希望能與貴公司

2、建立貿易關系。貴公司建立貿易關系。 附上我公司最新產品目錄附上我公司最新產品目錄及報價，若有符合您需求的產及報價，若有符合您需求的產品，請隨時與我們聯(lián)系，我們品，請隨時與我們聯(lián)系，我們將給予貴公司最大的優(yōu)惠。將給予貴公司最大的優(yōu)惠。此致此致 敬禮！敬禮！ 廈門偉成集團廈門偉成集團 2007.6.30廈門偉成集團收信人稱呼：收信人稱呼： (起始語：寫信的原因，目的）起始語：寫信的原因，目的） （正文）（正文） （祝頌語）（祝頌語） 寄信人寄信人 落款落款日期日期 公司標識（logo)及名稱5二、英文書信與中文書信的區(qū)別China National Light Industrial Product

3、s Import & Export Corporation82 Tung An Men StreetBeijing,China January 30,2000 Dear sir, We shall be glad to enter into business relations with your firm.As you know, it is our policy to trade with the people of all countries on the basis of equality and mutual benefit.。 Yours faithfully Marlon

4、e Manager Director區(qū)別：不需要寫明收信人的地址區(qū)別：不需要寫明收信人的地址日期的位置不同日期的位置不同落款的位置不同落款的位置不同正文：中文以空正文：中文以空2格作格作為段落開始的標志。為段落開始的標志。6三、英文商業(yè)詞匯的固定譯法 和日常漢語不同，商業(yè)上的詞匯經常已經有約定俗成或固定的中文譯法。 如果不用這樣的詞匯進行交流，商務洽談過程中經常會引起歧義，造成損失。7舉例:保險用語 FPA（Free From Particular Average) 平安險平安險 WPA（With Particular Average) 水漬險水漬險 All Risks 綜合險一切險綜合險一切

5、險8四、商務信函的特點商務信函的行文要求商務信函的行文要求正式、謹慎、清楚、禮貌、克制正式、謹慎、清楚、禮貌、克制正式正式：商務信函往來是社交的重要組織部分，格式和界面必須：商務信函往來是社交的重要組織部分，格式和界面必須要正式。要正式。謹慎謹慎：來往信件中的信息往往最后成為訂立合同的依據(jù)。：來往信件中的信息往往最后成為訂立合同的依據(jù)。清楚清楚：信函中的各種信息必須正確、準確、精確。像商品規(guī)格、：信函中的各種信息必須正確、準確、精確。像商品規(guī)格、價格、折扣、包裝、運輸時間、地點、方式，經常要價格、折扣、包裝、運輸時間、地點、方式，經常要確認再確認。比如達成交易時的價格和匯率與寫信的確認再確認。

6、比如達成交易時的價格和匯率與寫信的時間關系甚大，甚至在大宗交易時會顯著影響到賣方時間關系甚大，甚至在大宗交易時會顯著影響到賣方和買方的利潤。所以有的商業(yè)信函是具有法律效力的。和買方的利潤。所以有的商業(yè)信函是具有法律效力的。禮貌禮貌：商業(yè)信函通常不是一次性的，是與對方建立長期關系的：商業(yè)信函通常不是一次性的，是與對方建立長期關系的手段，所以必須贏得讀信人的好感。太過強硬和拒人手段，所以必須贏得讀信人的好感。太過強硬和拒人于千里之外的語氣是不能接受的。所以要適當?shù)貞糜谇Ю镏獾恼Z氣是不能接受的。所以要適當?shù)貞谩熬凑Z敬語”和和“謙語謙語”。9四、商務信函的特點商務信函的行文要求商務信函的行文要求

7、正式、謹慎、清楚、禮貌、克制正式、謹慎、清楚、禮貌、克制克制克制：在商務領域，肯定會需要：在商務領域，肯定會需要“拒絕拒絕”，或和商業(yè)伙伴，或和商業(yè)伙伴發(fā)生一些糾紛，包括對產品的不滿意，對運貨環(huán)節(jié)出現(xiàn)問發(fā)生一些糾紛，包括對產品的不滿意，對運貨環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題要求索賠等。在處理這些類似的問題時，來往的信函一題要求索賠等。在處理這些類似的問題時，來往的信函一定要注意定要注意“禮貌和克制禮貌和克制”的原則，即要把自己的要求表達的原則，即要把自己的要求表達清楚，但同時不能顯得無理，另外還需要適當?shù)乇硎靖兄x清楚，但同時不能顯得無理，另外還需要適當?shù)乇硎靖兄x和尊重。和尊重。 因為不排除未來繼續(xù)合作的可能。在商

8、場上，保留一因為不排除未來繼續(xù)合作的可能。在商場上，保留一個朋友遠比樹立一個敵人來得重要。個朋友遠比樹立一個敵人來得重要。10舉例：拒絕商業(yè)會面這封信是一篇拒絕推銷產品會面的這封信是一篇拒絕推銷產品會面的信件。當對此不感興趣時，我們經信件。當對此不感興趣時，我們經常需要拒絕類似的請求，但同時，常需要拒絕類似的請求，但同時，又不能顯得無禮，也不排除未來對又不能顯得無禮，也不排除未來對其產品和服務產生興趣的可能性。其產品和服務產生興趣的可能性。l首先，要表示已收到對方的信件首先，要表示已收到對方的信件（或留言），這是禮節(jié)上的尊重；（或留言），這是禮節(jié)上的尊重；l接著說明回信拒絕請求的原因。這接著說

9、明回信拒絕請求的原因。這封信里是簡要說明，對方所提供的封信里是簡要說明，對方所提供的產品，現(xiàn)在已經有理想的合作伙伴，產品，現(xiàn)在已經有理想的合作伙伴，注意強調注意強調“目前目前”這種限定語。這種限定語。l最后對對方給予的關注表示感謝。最后對對方給予的關注表示感謝。l禮貌、堅定地拒絕，但同時又留下禮貌、堅定地拒絕，但同時又留下未來合作的可能性。未來合作的可能性。劉先生：劉先生： 收到您收到您6月月3日發(fā)來的郵件，日發(fā)來的郵件，信函中您要求見面，以便介紹貴信函中您要求見面，以便介紹貴公司生產的會議設備。公司生產的會議設備。 由于我們公司此類設備采購由于我們公司此類設備采購工作已結束，董事會決定向廈門

10、工作已結束，董事會決定向廈門公司購買，公司購買，目前目前合作順利，合作順利，很抱歉，暫時不想作其他的變動。很抱歉，暫時不想作其他的變動。 感謝您對本公司的重視，希感謝您對本公司的重視，希望望將來將來有機會建立合作關系。有機會建立合作關系。 禮！禮！廈門會展公司廈門會展公司2007年年6月月30日日11舉例：推遲約會商業(yè)信譽無論是對一個公司還是個人商業(yè)信譽無論是對一個公司還是個人而言都是非常重要的。失約是非常有而言都是非常重要的。失約是非常有損商業(yè)信譽的一種行為。要盡量避免。損商業(yè)信譽的一種行為。要盡量避免。但有時因為個人或工作的原因，不得但有時因為個人或工作的原因，不得不寫信推遲一個已經安排好

11、的會面。不寫信推遲一個已經安排好的會面。這將冒著得罪收信人的風險，因為對這將冒著得罪收信人的風險，因為對方極有可能會認為是拒絕見面的一種方極有可能會認為是拒絕見面的一種借口，對未來的合作產生不利影響。借口，對未來的合作產生不利影響。l所以這類信件，首先要在所以這類信件，首先要在“起始語起始語”部分表明誠懇地道歉態(tài)度。部分表明誠懇地道歉態(tài)度。l其次，要說明理由。這類原因必須可其次，要說明理由。這類原因必須可信、充分，讓對方感覺到你的無奈和信、充分，讓對方感覺到你的無奈和誠意。誠意。l要盡可能準確地確定下一次約會的時要盡可能準確地確定下一次約會的時間，以讓對方能做事先的安排，體現(xiàn)間，以讓對方能做事

12、先的安排，體現(xiàn)對對方的尊重。對對方的尊重。王經理：王經理： 我非常抱歉地通知您，我們我非常抱歉地通知您，我們原定于原定于7月月2日下午日下午2：30在會展在會展酒店的會面需要改期。酒店的會面需要改期。 昨天接公司總部的電話，公昨天接公司總部的電話，公司高層近期會有重要的人事變動，司高層近期會有重要的人事變動，因此我今天必須要到北京總部去因此我今天必須要到北京總部去開會。預計開會。預計3天后才能回到廈門。天后才能回到廈門。 關于我們預定的會面，我一關于我們預定的會面，我一回到廈門會盡快與您聯(lián)系。初步回到廈門會盡快與您聯(lián)系。初步定在定在7月月5日。希望屆時能與您會日。希望屆時能與您會面。面。 禮！禮！廈門廈門公司公司劉小麗劉小麗2007年年6月月30日日12結語 我們今天分析了中文信函的基本格式以及商務信我們今天分析了中文信函的基本格式以及商務信函的特殊要求。并列舉