office辦公軟件實用技巧培訓(xùn)

1、office辦公軟件實用技巧培訓(xùn)軟件學(xué)習(xí)的目的軟件學(xué)習(xí)的目的提升工作效率提升工作效率增加工作技能增加工作技能增加解決技術(shù)問題的途徑增加解決技術(shù)問題的途徑軟件學(xué)習(xí)的種類軟件學(xué)習(xí)的種類軟件下載與破解軟件下載與破解officeoffice軟件家族主要成員軟件家族主要成員WORDEXCELPOWERPOINTACCESSOUTLOOK其他文字排版文字排版數(shù)據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)統(tǒng)計演示文稿演示文稿數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫管理管理電子郵件電子郵件officeoffice軟件家族常用的三大應(yīng)用軟件家族常用的三大應(yīng)用WORDEXCELPOWERPOINT我最擅長：文檔編排，能制作出圖文并茂的文檔。我最擅長：文檔編排，能制作出圖文并

2、茂的文檔。我最擅長：表格設(shè)計、數(shù)據(jù)處理，圖表制作。我最擅長：表格設(shè)計、數(shù)據(jù)處理，圖表制作。我最擅長：圖文展示，匯報講演文案制作。我最擅長：圖文展示，匯報講演文案制作。常用的快捷鍵常用的快捷鍵Ctrl+A 全選Ctrl+C 復(fù)制Ctrl+X 剪切Ctrl+V 粘貼Ctrl+Z 撤銷Ctrl+Y 恢復(fù)(重復(fù))Ctrl+N 新建Ctrl+S 保存Ctrl+O 打開Ctrl+P 打印Ctrl+Shift+= 上標Ctrl+= 下標Ctrl+B 加粗Ctrl+I 斜體Ctrl+U 刪除線Ctrl+F 查找Ctrl+H 替換Ctrl+L 左對齊Ctrl+R 右對齊Ctrl+E 居中對齊Alt+Shift+

3、D 插入日期Alt+Shift+T 插入時間自動保存和自動保存和恢復(fù)恢復(fù)打開打開“文件文件”菜單，單擊菜單，單擊“選項選項”命令，彈出對話框中單擊命令，彈出對話框中單擊“保存保存”選項卡，里面有選項卡，里面有一個一個“保存自動恢復(fù)信息時間間隔保存自動恢復(fù)信息時間間隔”項，勾選，并設(shè)置間隔時間。項，勾選，并設(shè)置間隔時間。( (默認為默認為1010分鐘分鐘) )格式刷：可應(yīng)用的格式包括字體、字號、填充色等。格式刷：可應(yīng)用的格式包括字體、字號、填充色等。* *雙擊格式刷可多次復(fù)制樣式。雙擊格式刷可多次復(fù)制樣式。查找、替換：批量更改文字。查找、替換：批量更改文字。插入符號插入符號打開打開“插入插入”菜

4、單，單擊菜單，單擊“符號符號”命令命令，點擊，點擊“其他符號選項其他符號選項”，彈出對話框，從，彈出對話框，從列表中選擇要插入的特殊字符列表中選擇要插入的特殊字符，雙擊選中，雙擊選中的的字符可插入到文檔中。字符可插入到文檔中。 部分符號在現(xiàn)在部分符號在現(xiàn)在的輸入法中均可的輸入法中均可用拼音首字母縮用拼音首字母縮寫打出來！寫打出來！創(chuàng)建自動目錄創(chuàng)建自動目錄打開打開“引用引用”菜單，單擊菜單，單擊“目錄目錄”命令命令，彈出對話框，從，彈出對話框，從列表中列表中選選擇擇“自動目錄自動目錄”。編輯文檔后，點擊目錄左上角的編輯文檔后，點擊目錄左上角的“更新目錄更新目錄”命令，選擇命令，選擇“更新更新整個

5、目錄整個目錄”選項，點擊確定。選項，點擊確定。( (最后適當調(diào)整格式最后適當調(diào)整格式) )* * 進行文檔編輯時，需選用進行文檔編輯時，需選用標題樣式，否則不能識別自標題樣式，否則不能識別自動更新目錄。動更新目錄。單擊單擊“插入插入”工具欄，單擊工具欄，單擊“ExcelExcel電子表格電子表格(X)”(X)”選項，選項，WordWord文檔界面文檔界面中中的菜單欄和工具欄就變成了標準的的菜單欄和工具欄就變成了標準的ExcelExcel菜單和工具欄，可以像在菜單和工具欄，可以像在ExcelExcel中中一樣進行數(shù)據(jù)的處理。一樣進行數(shù)據(jù)的處理。在在WordWord中插入新的中插入新的ExcelE

6、xcel工作表：工作表：打開打開“文件文件”菜單，單擊菜單，單擊“選項選項”命令命令，在彈在彈出出對話框的對話框的“常規(guī)常規(guī)”選項卡內(nèi)設(shè)置。選項卡內(nèi)設(shè)置。設(shè)置新建工作簿默認字體、字號：設(shè)置新建工作簿默認字體、字號：* * 也可以選中所有單元格，在也可以選中所有單元格，在“開始開始”菜菜單中修改。單中修改。打開打開“文件文件”菜單，單擊菜單，單擊“選項選項”命令命令，在彈，在彈出出對話框的對話框的“高級高級”選項卡內(nèi)設(shè)置，勾選選項卡內(nèi)設(shè)置，勾選“將精度設(shè)將精度設(shè)為所顯示的精度為所顯示的精度”。避開避開ExcelExcel的誤差的誤差* * 利用利用RoundRound函數(shù)對中間值四舍五入函數(shù)對中

7、間值四舍五入ExcelExcel中中RoundRound函數(shù)的格式為：函數(shù)的格式為：Round(Round(數(shù)值，保留的小數(shù)位數(shù)數(shù)值，保留的小數(shù)位數(shù)) )。打開打開“頁面布局頁面布局”菜單，單擊菜單，單擊“打印標題打印標題”命令命令，在彈，在彈出出對話框?qū)υ捒虻牡摹肮ぷ鞅砉ぷ鞅怼边x項卡選項卡“頂端標題行頂端標題行”設(shè)置每頁需要打印的標題設(shè)置每頁需要打印的標題( (或或表頭表頭) )。設(shè)置每頁打印標題：設(shè)置每頁打印標題：* * 設(shè)置后打印多頁文件時，每頁的表頭系統(tǒng)默認打設(shè)置后打印多頁文件時，每頁的表頭系統(tǒng)默認打印選中的標題行。印選中的標題行。打開打開“條件格式條件格式”菜單，單擊菜單，單擊“新建

8、規(guī)格新建規(guī)格”命令命令，在彈，在彈出出對對話框中選擇話框中選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”選項，輸選項，輸入公式，單擊入公式，單擊“格式格式”命令，在彈出對話框中設(shè)置格式。命令，在彈出對話框中設(shè)置格式。隔行著色：隔行著色：* * 公式：公式：MOD(ROW(),2)=0MOD(被除數(shù)、除數(shù))，其功能為返回兩數(shù)相除的余數(shù)。ROW(需要得到其行號的單元格或單元格區(qū)域)，其功能為返回引用的行號。選擇區(qū)域，打開選擇區(qū)域，打開“條件格式條件格式”菜單，單擊菜單，單擊“新建新建規(guī)格規(guī)格”命令命令，在彈，在彈出出對話框中選擇規(guī)則類型，設(shè)對話框中選擇規(guī)則類型，設(shè)定條件，單擊

9、定條件，單擊“格式格式”命令，在彈出對話框中設(shè)命令，在彈出對話框中設(shè)置格式。置格式。特定數(shù)據(jù)醒目顯示：特定數(shù)據(jù)醒目顯示：選擇區(qū)域，打開選擇區(qū)域，打開“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單，單擊菜單，單擊“創(chuàng)建組創(chuàng)建組”命令命令，在彈，在彈出對話框中單擊出對話框中單擊“創(chuàng)建組創(chuàng)建組” 。折疊部分行或列：折疊部分行或列：* * 完成后單擊完成后單擊“- -”號即可折疊選中號即可折疊選中行或列，單擊行或列，單擊“+ +”號展開。號展開。又稱又稱“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性”，打開，打開“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單，單擊菜單，單擊“數(shù)據(jù)驗數(shù)據(jù)驗證證”命令，在彈出對話框中命令，在彈出對話框中單擊單擊“數(shù)據(jù)驗證數(shù)據(jù)驗證”。數(shù)據(jù)驗證命令應(yīng)用：數(shù)據(jù)

10、驗證命令應(yīng)用：選擇數(shù)據(jù)所在列，打開選擇數(shù)據(jù)所在列，打開“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單，單擊菜單，單擊“分列分列”命令，在彈命令，在彈出對話框出對話框中選擇最合適的文件類型，如中選擇最合適的文件類型，如“分隔符號分隔符號”，單擊下一，單擊下一步，選擇分隔符號的類型。步，選擇分隔符號的類型。分列命令的應(yīng)用：分列命令的應(yīng)用：* * 可自定義分隔符號，但可自定義分隔符號，但一次只能自定義一種。一次只能自定義一種。除了明確定義的篩選以外，還可以按照顏色、數(shù)據(jù)條件，文本條件進行自定義篩選。除了明確定義的篩選以外，還可以按照顏色、數(shù)據(jù)條件，文本條件進行自定義篩選。篩選命令的多種用途：篩選命令的多種用途：單擊單擊“排序與篩

11、選排序與篩選”命令，單擊命令，單擊“自定義排序自定義排序”選項，在彈出對話框中設(shè)置排序的主次條件。選項，在彈出對話框中設(shè)置排序的主次條件。多條件排序：多條件排序：實用函數(shù)命令實用函數(shù)命令COUNTA計算范圍中不為空的單元格的個數(shù)。COUNTIFS 函數(shù)將條件應(yīng)用于跨多個區(qū)域的單元格，然后統(tǒng)計滿足所有條件的次數(shù)。僅一個條件擇用COUNTIF。PRODUCT使所有以參數(shù)形式給出的數(shù)字相乘并返回乘積。 SUMIFS滿足某條件的單元格求和AVERAGEIF滿足某條件的單元格求平均值熟練操作熟練操作 事半功倍事半功倍上電腦！上電腦！把把PPT里的每個功能都試一試里的每個功能都試一試內(nèi)容性內(nèi)容性目標性目標

12、性邏輯性邏輯性簡單化簡單化視覺化視覺化文表圖文表圖PPT的理念的理念內(nèi)容性理念內(nèi)容性理念PPT只是表現(xiàn)工具只是表現(xiàn)工具內(nèi)容為王內(nèi)容為王PPT只是為你的演講服務(wù)，最重要的是你的內(nèi)容只是為你的演講服務(wù)，最重要的是你的內(nèi)容不要讓不要讓PPT成為你的障礙成為你的障礙更不要過分依賴更不要過分依賴PPT捆綁你的能力捆綁你的能力老師PPT做得爛并不影響他的教學(xué)最精彩的演講并不是缺PPT不可沒有PPT你也可以繼續(xù)你的演講目標性理念目標性理念作為你演說的對象作為你演說的對象觀眾為王觀眾為王從觀眾的角度思考設(shè)計你的從觀眾的角度思考設(shè)計你的PPT觀眾最大程度得決定你演講的主題觀眾最大程度得決定你演講的主題內(nèi)容、風(fēng)格

13、以及形式內(nèi)容、風(fēng)格以及形式觀眾可以理解你說的內(nèi)容嗎？觀眾想聽你講的內(nèi)容嗎？觀眾記得住你PPT的內(nèi)容嗎？邏輯雜亂無章邏輯雜亂無章邏輯性理念邏輯性理念貫穿的內(nèi)容貫穿的內(nèi)容邏輯是邏輯是PPT的生命的生命高手與菜鳥的本質(zhì)區(qū)別在于思路高手與菜鳥的本質(zhì)區(qū)別在于思路結(jié)構(gòu)清晰明朗結(jié)構(gòu)清晰明朗123456雜亂難以記憶且無說服力連貫易于記憶且以理服人邏輯性理念邏輯性理念PPT中展示邏輯的不同？中展示邏輯的不同？Word垂直思考法垂直思考法(左腦)什么是對的？什么是對的？啊，原來是這樣的！啊，原來是這樣的！PPT水平思考法水平思考法(右腦)邏輯性理念邏輯性理念PPT中展示邏輯的不同？中展示邏輯的不同？應(yīng)用金字塔原理

14、后：制作時間制作時間文字密度文字密度內(nèi)容條理內(nèi)容條理金字塔原理_要有中心思想一頁PPT要突出一個中心思想40年經(jīng)典著作年經(jīng)典著作邏輯性理念邏輯性理念學(xué)會從結(jié)論說起學(xué)會從結(jié)論說起老板，我最近在留意原材料的價格，發(fā)現(xiàn)很多鋼材都漲價了；還有剛才物流公司也打電話來說提價；我又比較了幾家的價格，但是還是沒有辦法說服他不漲價；還有，競爭品牌*最近也漲價了， 我看到;對了，廣告費最近花銷也比較塊，如果可能。一個糟糕的匯報者一個糟糕的匯報者老板，我認為我們的牌子應(yīng)該漲價20%，而且要超過競爭品牌，因為：第一、原材料最近都漲價了30%，物流成本也上漲了；第二、競爭品牌全部都調(diào)價10-20%，我們應(yīng)該跟進；第三、

15、廣告費超標，我們還應(yīng)該拉出空間，可以;老板，你覺得這個建議是否可行？假如他學(xué)習(xí)了金字塔假如他學(xué)習(xí)了金字塔邏輯性理念邏輯性理念金字塔原理構(gòu)建實例金字塔原理構(gòu)建實例葡萄、桔子、酸奶油、葡萄、桔子、酸奶油、土豆、蘋果、牛奶、土豆、蘋果、牛奶、雞蛋、胡蘿卜、黃油雞蛋、胡蘿卜、黃油邏輯性理念邏輯性理念兩種建立金字塔結(jié)構(gòu)的方法兩種建立金字塔結(jié)構(gòu)的方法如果你對業(yè)務(wù)很熟悉：如果你對業(yè)務(wù)很熟悉：自上而下法自上而下法n 完成金字塔完成金字塔n 快速列出中心思想n 列出分析問題的經(jīng)典框架n 分析可以獲得的素材n 將素材放進對應(yīng)的框架下邏輯性理念邏輯性理念兩種建立金字塔結(jié)構(gòu)的方法兩種建立金字塔結(jié)構(gòu)的方法如果你對業(yè)務(wù)不

16、很熟悉：自下而上法如果你對業(yè)務(wù)不很熟悉：自下而上法n 形成完整的框架結(jié)構(gòu)和完整的內(nèi)容支撐n 好的金字塔結(jié)構(gòu)可以不斷重復(fù)復(fù)用n 框架結(jié)構(gòu)逐步完善n 調(diào)整素材材料分類n 給框架補充新的內(nèi)容n 零星的素材n 想辦法搜集更多n 構(gòu)建初步的框架結(jié)構(gòu)n 不斷發(fā)現(xiàn)新的素材材料文表圖理念文表圖理念把概念或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成圖把概念或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成圖文中國對汽油的含硫量要求很低表中國對汽油的含硫量要求把自己想要表達的內(nèi)容通過PPT以觀眾最容易理解的形式表現(xiàn)出來一目了然，簡潔明了：PPT是用來瞟的，不是看的相對于文字，大腦更喜歡圖形放的信息越多，觀眾不一定記住越多圖中國對汽油的含硫量要求1030150歐洲美國中國視覺化理念視

17、覺化理念設(shè)計四原則設(shè)計四原則對齊對齊對比對比聚攏聚攏統(tǒng)一統(tǒng)一視覺化視覺化理念理念設(shè)計四設(shè)計四原則原則1對齊對齊這個就是左對齊吧左對齊左對齊左對齊左對齊左對齊這個就是中間對齊吧中間對齊中間對齊中間對齊中間對齊中間對齊這個就是右對齊吧右對齊右對齊右對齊右對齊右對齊視覺化視覺化理念理念設(shè)計四設(shè)計四原則原則2對比對比大小大小顏色顏色形狀形狀深淺深淺距離距離對比制造對比制造重點重點要么完全一樣，要么完全不同要么完全一樣，要么完全不同視覺化視覺化理念理念設(shè)計四設(shè)計四原則原則3聚攏聚攏相關(guān)的東西盡量在一起相關(guān)的東西盡量在一起無關(guān)的東西盡量分開無關(guān)的東西盡量分開視覺化視覺化理念理念設(shè)計四設(shè)計四原則原則4統(tǒng)一統(tǒng)

18、一123一致的風(fēng)格一致的風(fēng)格 一致的排版一致的排版一致的字體一致的字體 一致的配色一致的配色視覺化視覺化理念理念設(shè)計細節(jié)設(shè)計細節(jié)僅獻給新手的建議僅獻給新手的建議用純色吧盡量別用黑底千萬別亂用圖片做背景背景配色字體圖片用單色吧顏色越少越好駕馭千萬不要超過三種顏色用微軟雅黑吧記得不要太小哦千萬不要和背景顏色相近用真人相片吧試試全景華蓋吧千萬不要再用百度了簡單化理念簡單化理念如何化腐朽為神奇？如何化腐朽為神奇？不合格不合格 PPT一般一般 PPT好的好的 PPT看不懂看不懂可以理解可以理解引發(fā)思考引發(fā)思考簡單化理念簡單化理念心有成竹心有成竹錯誤可能有許多種，但他錯誤可能有許多種，但他們都有幾個共同點

19、：們都有幾個共同點：雜、亂、繁、過雜、亂、繁、過我們的目標我們的目標齊、整、簡、適齊、整、簡、適簡單化理念簡單化理念一目了然一目了然保持簡單保持簡單思路一：提煉關(guān)鍵詞思路一：提煉關(guān)鍵詞大標題表達中心思想大標題表達中心思想小標題是本段關(guān)鍵詞小標題是本段關(guān)鍵詞這里是大標題這里是大標題要點一要點一 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文要點二要點二 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文要點三要點三 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文簡單化理念簡單化理念思路二：利用行間距留白思路二：利用行間距留白不好的形式好的形式不好

20、的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式簡單化理念簡單化理念思路三：

21、巧妙排版思路三：巧妙排版小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XX

22、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標題小標題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1234橫向無時間順序橫向無時間順序橫向有時間順序橫向有時間順序縱向無時間順序縱向無時間順序縱向有時間順序縱向有時間順序如何做如何做 PPT深思熟慮深思熟慮紙上談兵紙上談兵視覺呈現(xiàn)視覺呈現(xiàn)了解目的了解目的解讀內(nèi)容解讀

23、內(nèi)容制作封面制作封面分配內(nèi)容分配內(nèi)容分析觀眾分析觀眾收集材料收集材料目錄導(dǎo)航目錄導(dǎo)航提煉文案提煉文案確定形式與內(nèi)容確定形式與內(nèi)容組織思路組織思路美化排版美化排版構(gòu)建結(jié)構(gòu)圖構(gòu)建結(jié)構(gòu)圖配圖配圖檢查修改檢查修改明確目的明確目的紙上談兵紙上談兵視覺呈現(xiàn)視覺呈現(xiàn)我為什么要做這個我為什么要做這個PPT？觀眾是誰？觀眾是誰？觀眾想要聽什么？觀眾想要聽什么？觀眾怎樣才能更多更好的記??？觀眾怎樣才能更多更好的記??？根據(jù)前面的問題根據(jù)前面的問題確定展示的內(nèi)容，形式，風(fēng)格等確定展示的內(nèi)容，形式，風(fēng)格等解讀內(nèi)容解讀內(nèi)容分配內(nèi)容分配內(nèi)容收集材料收集材料提煉文案提煉文案組織思路組織思路構(gòu)建結(jié)構(gòu)圖構(gòu)建結(jié)構(gòu)圖這些都是在紙上完成，之后才開始動手做PPT梳理清整個梳理清整個PPT邏輯主線邏輯主線構(gòu)建結(jié)構(gòu)圖構(gòu)建結(jié)構(gòu)圖按重要和復(fù)雜程度按重要和復(fù)雜程度分配內(nèi)容頁面分配內(nèi)容頁面分配內(nèi)容分配內(nèi)容一語中的一語中的簡潔有趣簡潔有趣提煉文案提煉文案準備把無趣的文字變