行政管理一小時(shí)課件

1、 2006年年3月月21日日 目 的： 使同志了解和掌握文件呈報(bào)程序 和公司的有關(guān)規(guī)定，精通工作流程提高各公司辦公業(yè)務(wù)水平 培訓(xùn)內(nèi)容：一、辦公室的職能、工作目標(biāo)培訓(xùn)內(nèi)容：一、辦公室的職能、工作目標(biāo) 二、文件呈報(bào)程序及有關(guān)規(guī)定二、文件呈報(bào)程序及有關(guān)規(guī)定 三、行政工作流程三、行政工作流程 時(shí)時(shí) 間：間：1 1小時(shí)小時(shí) 一、辦公室的職能、工作目標(biāo)一、辦公室的職能、工作目標(biāo) 1、辦公室職能：、辦公室職能：（1）負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)集團(tuán)內(nèi)辦公室的行政后勤管理工作；（2）協(xié)助集團(tuán)總裁推進(jìn)企業(yè)制度建設(shè)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)和企業(yè)文化建設(shè)；（3）集團(tuán)重大會(huì)議、大型活動(dòng)的組織、籌備工作；（4）組織集團(tuán)各中心、各分公司對(duì)工作目標(biāo)、

2、集團(tuán)文件、會(huì)議紀(jì)要決議、總裁指令執(zhí)行情況的檢查、監(jiān)督和考核； （5）負(fù)責(zé)文件的擬定、審檢和歸檔工作，做好文件的保管、保密工作；（6）負(fù)責(zé)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及重大人事往來的接待工作；（7）加強(qiáng)7S管理，維護(hù)正常辦公秩序和衛(wèi)生環(huán)境；（8）工作用車的調(diào)配管理，負(fù)責(zé)辦公用品領(lǐng)用、登記和管理； 在集團(tuán)整體工作思路指導(dǎo)下，辦公室要緊緊圍繞經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和工作重點(diǎn)，積極、主動(dòng)地發(fā)揮部門職能作用，突出堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀這一主題，在積極推進(jìn)品牌、推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展中，以服務(wù)市場(chǎng)銷售為重點(diǎn)， 做好服務(wù)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)工作，l1、全面制定2006年集團(tuán)公司召開的各類會(huì)議，做好會(huì)議排期；l2、由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)提前做好會(huì)務(wù)安排，下達(dá)

3、會(huì)議通知，保證會(huì)議按時(shí)召開，如有特殊情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，做好會(huì)議變動(dòng)安排；l3、負(fù)責(zé)集團(tuán)大型會(huì)議籌備組織工作，做好會(huì)務(wù)管理，組織擬定會(huì)議有關(guān)材料；l4、根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，組織做好幻燈片、會(huì)議材料打印、下發(fā)及會(huì)議記錄工作；l5、會(huì)議計(jì)劃排期。l1、根據(jù)下達(dá)的集團(tuán)文件、會(huì)議紀(jì)要所確定工作任務(wù)，確定跟蹤落實(shí)的任務(wù)指標(biāo)、完成期限、責(zé)任人，及時(shí)進(jìn)行跟蹤檢查；l2、根據(jù)四個(gè)有關(guān)規(guī)定，對(duì)有關(guān)責(zé)任部門、責(zé)任人對(duì)工作完成情況予以獎(jiǎng)罰；l3、每月2日以書面形式將跟蹤檢查情況呈報(bào)給集團(tuán)總經(jīng)理，同時(shí)報(bào)送人力資源處，作為當(dāng)月績(jī)效考核依據(jù)。l1、按照領(lǐng)導(dǎo)指示，及時(shí)起草、打印、下發(fā)各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等，做到發(fā)文準(zhǔn)確、言

4、詞縝密；l2、根據(jù)會(huì)議記錄，在正常六個(gè)小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后下達(dá)執(zhí)行；l3、經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的文件、下達(dá)的指示，應(yīng)及時(shí)傳達(dá)、發(fā)送，不得無(wú)故延遲；l4、根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)做好各類文件的下發(fā)、登記、造冊(cè)、歸檔、保管及借閱工作，保證做好保密工作；l5、積極做好對(duì)各分公司文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)工作，不斷提高文秘人員的文字寫作水平。l1、積極協(xié)助、配合人力資源處做好企業(yè)文化建設(shè)，不斷創(chuàng)新文化理念，構(gòu)建和諧珍寶島家園；l2、積極協(xié)助配合人力資源處做好培訓(xùn)中心的籌建、組織和計(jì)劃編制工作；l3、抓好集團(tuán)公司的企業(yè)文化宣傳工作，定期完成珍寶島藥業(yè)月報(bào)的組稿、編輯、打印、下發(fā)工作；l4、負(fù)

5、責(zé)組織集團(tuán)各處人員開展義務(wù)勞動(dòng)及其他集體活動(dòng)；l5、進(jìn)一步完善各項(xiàng)規(guī)章制度和工作程序，全面提高執(zhí)行力。 l1、營(yíng)造良好辦公環(huán)境和條件，嚴(yán)格執(zhí)行6S管理，每周組織一次7S檢查；對(duì)不合格者按規(guī)定處罰，并將結(jié)果報(bào)人力資源處備查；l2、協(xié)助、配合人力資源處監(jiān)督、檢查勞動(dòng)紀(jì)律執(zhí)行情況，嚴(yán)格執(zhí)行考勤作息制度；l3、做好本集團(tuán)安全、保衛(wèi)工作，定期進(jìn)行全員安全教育，重點(diǎn)抓好各節(jié)假日的安全保衛(wèi)及節(jié)假值班的布置、安排和檢查工作；l4、堅(jiān)持檢查各辦公室節(jié)約用水，班后關(guān)閉電腦、飲水機(jī)等用電設(shè)備。l1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和接待工作標(biāo)準(zhǔn)、程序，熱情周到地負(fù)責(zé)接待外來領(lǐng)導(dǎo)和客人，負(fù)責(zé)外來人員的食、宿安排；l2、負(fù)責(zé)集團(tuán)總經(jīng)理日常

6、工作程序安排，改善總經(jīng)理工作、生活條件，保證領(lǐng)導(dǎo)用車及時(shí)、整潔、安全；l3、合理調(diào)度、安排各處室人員公務(wù)用車，嚴(yán)格執(zhí)行車輛維修管理規(guī)定；l4、本著節(jié)約辦事原則，嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品限額領(lǐng)用規(guī)定，保證資金用款盡量準(zhǔn)確，避免浪費(fèi)；l5、及時(shí)完成并處理好領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性及突發(fā)性事情。l6、全面負(fù)責(zé)培訓(xùn)中心的后勤管理工作，做好生活備品、宿舍衛(wèi)生、安全等各項(xiàng)管理工作。l1、根據(jù)總經(jīng)理指示安排、督促、檢查各分公司貫徹、執(zhí)行集團(tuán)文件，各大會(huì)精神和領(lǐng)導(dǎo)指示的情況、協(xié)助解決執(zhí)行中所存在的困難；l2、對(duì)各分公司召開的大型會(huì)議的會(huì)務(wù)組織工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查；l3、采用多種形式、指導(dǎo)、幫助各分公司文秘人員提高文字寫作水平，

7、指導(dǎo)、審核重要材料的編寫；l4、定期組織檢查各分公司文檔工作，廠區(qū)綠化景觀建設(shè)、安全衛(wèi)生管理工作，提出整改意見；l5、配合人力資源處等有關(guān)部門，加強(qiáng)對(duì)各分公司團(tuán)隊(duì)建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)和制度建設(shè)的指導(dǎo)和管理。 公文管理制度公文管理制度 （一）行文及簽批程序（一）行文及簽批程序公文制發(fā)程序公文制發(fā)程序1、集團(tuán)及各公司制發(fā)的各種公文，由各辦公室秘書擬稿，報(bào)行政副總經(jīng)理（辦、集團(tuán)及各公司制發(fā)的各種公文，由各辦公室秘書擬稿，報(bào)行政副總經(jīng)理（辦公室主任）審核，報(bào)集團(tuán)執(zhí)行總裁或各公司總經(jīng)理簽批；公室主任）審核，報(bào)集團(tuán)執(zhí)行總裁或各公司總經(jīng)理簽批；2、部門以集團(tuán)及各公司名義下發(fā)的各種公文，由部門擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審

8、核后，、部門以集團(tuán)及各公司名義下發(fā)的各種公文，由部門擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，以電子版形式報(bào)辦公室統(tǒng)一制發(fā)編號(hào)，行政副總經(jīng)理（辦公室主任）審核，以電子版形式報(bào)辦公室統(tǒng)一制發(fā)編號(hào)，行政副總經(jīng)理（辦公室主任）審核，報(bào)集團(tuán)執(zhí)行總裁或各公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)；報(bào)集團(tuán)執(zhí)行總裁或各公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)；3、以部門名義發(fā)出的各種公文，由部門擬稿，部門經(jīng)理簽發(fā)，報(bào)辦公室備案。、以部門名義發(fā)出的各種公文，由部門擬稿，部門經(jīng)理簽發(fā)，報(bào)辦公室備案。4、辦公室文書負(fù)責(zé)文件編號(hào)、打印、裝訂、發(fā)放、登記；辦公室秘書（擬稿人）、辦公室文書負(fù)責(zé)文件編號(hào)、打印、裝訂、發(fā)放、登記；辦公室秘書（擬稿人）負(fù)責(zé)校對(duì)并對(duì)文件內(nèi)容承擔(dān)責(zé)任，辦公室

9、主任負(fù)責(zé)審核。負(fù)責(zé)校對(duì)并對(duì)文件內(nèi)容承擔(dān)責(zé)任，辦公室主任負(fù)責(zé)審核。5、發(fā)放文件要進(jìn)行登記，收件人應(yīng)在登記簿上簽名，注明收件時(shí)間。、發(fā)放文件要進(jìn)行登記，收件人應(yīng)在登記簿上簽名，注明收件時(shí)間。 (一) 各部門對(duì)接收的文件應(yīng)按要求組織學(xué)習(xí)、落實(shí)。（二）要求傳閱的文件由辦公室文書填制公文處理用紙，送各傳閱人閱，傳閱人閱后簽署意見或簽名后交還給文書，不準(zhǔn)橫向傳閱。（三）對(duì)文件規(guī)定辦理的事件，由辦公室負(fù)責(zé)跟蹤檢查，必要時(shí)下發(fā)催辦單，限時(shí)完成。（一）各部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)公文管理。（二）辦公室應(yīng)不定期對(duì)各部門公文保管情況進(jìn)行檢查，如發(fā)生文件丟失、外傳等現(xiàn)象，根據(jù)公司保密制度對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人進(jìn)行處罰。（三）年終各

10、部門應(yīng)對(duì)各種公文分類裝卷歸檔，公文制作部門應(yīng)將公文原件附在正本后面同時(shí)歸檔。（四）應(yīng)歸檔的公文包括文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、通報(bào)、決定、音像資料、電子信息資料等帶有保存價(jià)值的資料。（五）對(duì)需要銷毀的公文資料須事先寫出請(qǐng)示報(bào)告，說明欲銷毀的公文名稱、銷毀理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。 文件管理存在的問題文件管理存在的問題 1、不按文件管理規(guī)定的要求呈報(bào)，個(gè)別部門不經(jīng)辦公室直接、不按文件管理規(guī)定的要求呈報(bào)，個(gè)別部門不經(jīng)辦公室直接向領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)，造成辦公室無(wú)法登記、無(wú)法跟蹤問效，批示的向領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)，造成辦公室無(wú)法登記、無(wú)法跟蹤問效，批示的文件執(zhí)行效率差或根本不落實(shí)的現(xiàn)象。文件執(zhí)行效率差或根本不落實(shí)的現(xiàn)象。

11、 2、文件內(nèi)容不清晰、文件內(nèi)容不清晰 3、格式不統(tǒng)一不規(guī)范、格式不統(tǒng)一不規(guī)范 4、文件分類不當(dāng)造成領(lǐng)導(dǎo)閱批難、文件分類不當(dāng)造成領(lǐng)導(dǎo)閱批難 文件管理的具體要求文件管理的具體要求 1、文件的申報(bào)、文件的申報(bào) 各中心各公司上報(bào)的申請(qǐng)、報(bào)告等文件必須經(jīng)集團(tuán)辦公室審核，各中心各公司上報(bào)的申請(qǐng)、報(bào)告等文件必須經(jīng)集團(tuán)辦公室審核，集團(tuán)辦公室進(jìn)行文件分類、登記、編號(hào)報(bào)總裁秘書，由總裁秘書呈報(bào)集團(tuán)辦公室進(jìn)行文件分類、登記、編號(hào)報(bào)總裁秘書，由總裁秘書呈報(bào)給總裁，總裁簽批后由秘書轉(zhuǎn)給辦公室，辦公室轉(zhuǎn)給呈報(bào)部門并按要給總裁，總裁簽批后由秘書轉(zhuǎn)給辦公室，辦公室轉(zhuǎn)給呈報(bào)部門并按要求安排跟蹤檢查執(zhí)行情況，。未按要求去落實(shí)的集

12、團(tuán)辦公室發(fā)現(xiàn)后將求安排跟蹤檢查執(zhí)行情況，。未按要求去落實(shí)的集團(tuán)辦公室發(fā)現(xiàn)后將對(duì)其責(zé)任人向人力資源中心提交扣分單，在月底對(duì)其責(zé)任人向人力資源中心提交扣分單，在月底kpi考核時(shí)計(jì)入考核分考核時(shí)計(jì)入考核分?jǐn)?shù)。數(shù)。 辦公室對(duì)閱批的文件建立了五個(gè)文件夾，有傳閱、閱、批、急批、辦公室對(duì)閱批的文件建立了五個(gè)文件夾，有傳閱、閱、批、急批、特急批并標(biāo)有特急批并標(biāo)有1A2A3A的字樣。的字樣。 上報(bào)的文件要清晰，特別是傳真件模糊不清有雙影，各部門在呈報(bào)閱上報(bào)的文件要清晰，特別是傳真件模糊不清有雙影，各部門在呈報(bào)閱批件時(shí)，要說明批什么，要有具體的行動(dòng)方案、責(zé)任人完成時(shí)間，內(nèi)批件時(shí)，要說明批什么，要有具體的行動(dòng)方案、

13、責(zé)任人完成時(shí)間，內(nèi)容多的要求各部門采用便簽的形式列出需簽批的批示要點(diǎn)，附在文件容多的要求各部門采用便簽的形式列出需簽批的批示要點(diǎn)，附在文件的左上角，并標(biāo)明急批或特急批等字樣。的左上角，并標(biāo)明急批或特急批等字樣。 關(guān)于行政公文標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充規(guī)定關(guān)于行政公文標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充規(guī)定 為推進(jìn)集團(tuán)公司現(xiàn)代化管理水平向更高層次邁進(jìn)，充分展示集團(tuán)公司的經(jīng)營(yíng)理念和CI系統(tǒng)要求，進(jìn)一步重申XX集字200X第0XX號(hào)和XX集字200X第0X號(hào)紅頭文件規(guī)定，并對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行補(bǔ)充，具體要求如下：1、所有下發(fā)和呈報(bào)文件（包括匯報(bào)材料、文件、通知、申請(qǐng)、請(qǐng)示、便函及各類表格等），標(biāo)題字體字號(hào)為小二宋體（黑體）；行文字體為四號(hào)宋體。文

14、體標(biāo)題采用發(fā)文單位關(guān)于事由文種的格式。2、公文應(yīng)按照“擬稿審核編制文號(hào)呈報(bào)審批登記行文存檔”的程序辦理。集團(tuán)公司及當(dāng)?shù)卣?、主管部門來文，統(tǒng)一由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)辦理；各公司公文由各公司辦公室辦理，需以集團(tuán)名義下發(fā)的公文，報(bào)送集團(tuán)辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)編號(hào)、行文、登記、存檔。3、頁(yè)面設(shè)置：頁(yè)邊距上下為2.5cm，左右為2.5cm，行間距統(tǒng)一為固定值26磅。如內(nèi)容較多且需要裝訂成冊(cè)的，裝訂線左側(cè)設(shè)為0.6cm，字體為五號(hào)宋體，行間距為單倍行距。4、公司對(duì)內(nèi)文件頁(yè)眉一律使用企標(biāo)加“珍寶島藥業(yè)”字樣。5、集團(tuán)下發(fā)的重要通知、通報(bào)等，標(biāo)題用小一號(hào)，紅色宋體字。6、在排版出現(xiàn)特殊情況下，根據(jù)節(jié)約用紙的原則，可對(duì)行間

15、距、頁(yè)邊距做適當(dāng)調(diào)整。l 執(zhí)行力管理處罰規(guī)定執(zhí)行力管理處罰規(guī)定l（一）集團(tuán)下發(fā)的文件、會(huì)議紀(jì)要、KPI所決定的事項(xiàng)，以及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批辦的工作，相關(guān)責(zé)任部門和人員沒有按期完成，也沒有經(jīng)集團(tuán)總裁（主管副總裁）批準(zhǔn)延期，每拖延一天，對(duì)各處處長(zhǎng)、分公司總經(jīng)理罰款200元、副總經(jīng)理罰款100元，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)罰款100元、直接責(zé)任人罰款20元。l（二）集團(tuán)各公司下發(fā)的文件、會(huì)議紀(jì)要、KPI所決定的事項(xiàng)，以及公司總經(jīng)理批辦的工作，相關(guān)責(zé)任部門和人員沒有按期完成，也沒有經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)延期，每拖延一天，對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)罰款80元，直接責(zé)任人員罰款50元。l（三）對(duì)通知參加的會(huì)議，會(huì)前未經(jīng)請(qǐng)假而無(wú)故缺席者，罰款50元；遲到10

16、分鐘以內(nèi)的罰款5元；遲到分10鐘以上及違反會(huì)場(chǎng)紀(jì)律的，視情節(jié)罰款530元。l（四）經(jīng)批準(zhǔn)下發(fā)的會(huì)議排期，會(huì)議召集人未按期召開會(huì)議，且沒有經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)延期或取消會(huì)議的申請(qǐng)，對(duì)召集人罰款50元。l（五）對(duì)沒有按期上報(bào)工作計(jì)劃、總結(jié)、KPI指標(biāo)及完成情況、領(lǐng)導(dǎo)簽批文件完成情況的責(zé)任人，予以罰款50元。 l（六）對(duì)各部門呈報(bào)簽批的請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告等文件，審批人未經(jīng)認(rèn)真審核就簽批，對(duì)審批人罰款50100元.因?qū)徟д`給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的，視情節(jié)承擔(dān)部分或全部賠償責(zé)任。l（七）上報(bào)材料、工作記錄數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯(cuò)，經(jīng)他人審核時(shí)被發(fā)現(xiàn)，對(duì)責(zé)任人處3050元的罰款。l（八）由于工作不及時(shí)溝通和反饋，造成部門或領(lǐng)導(dǎo)

17、工作失誤，給予責(zé)任主管領(lǐng)導(dǎo)罰款100元，相關(guān)責(zé)任人罰款60元。l（九）因呈報(bào)或下發(fā)的文件出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成文件的要求和領(lǐng)導(dǎo)指示不能正常貫徹執(zhí)行，對(duì)責(zé)任人罰款100元。l（十）因領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)分管部門監(jiān)管力度不夠，致使所轄部門的工作不到位，管理混亂，對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)批評(píng)，罰款100元。l（十一）對(duì)于集團(tuán)文件、會(huì)議紀(jì)要、KPI及領(lǐng)導(dǎo)簽批指示，辦公室主任未按要求跟蹤、檢查、處理和匯報(bào)，對(duì)辦公室主任罰款100元。如虛報(bào)、瞞報(bào)者罰款200元。l（十二）會(huì)議結(jié)束后，由辦公室秘書和文書在正常工作時(shí)間6小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要初稿的打印，交會(huì)議主持人簽發(fā)，每拖延一小時(shí)罰款20元；會(huì)議主持人在收到會(huì)議紀(jì)要初稿6小時(shí)內(nèi)簽

18、發(fā)，每拖延一個(gè)小時(shí)罰款30元。l（十三）未按要求完成對(duì)員工的考核，影響工資發(fā)放的，對(duì)責(zé)任主管領(lǐng)導(dǎo)罰款100元，直接責(zé)任人員罰款60元；考核中若未按規(guī)定扣分，或漏考項(xiàng)目，對(duì)考核人罰款50元。l（十四）如無(wú)故不參加義務(wù)勞動(dòng)，或未按程序請(qǐng)假，予以罰款50元。集團(tuán)會(huì)議排期集團(tuán)臨時(shí)會(huì)議 填寫會(huì)議申請(qǐng) 報(bào)集團(tuán)辦公室 報(bào)總經(jīng)理簽批 集團(tuán)辦公室下發(fā)會(huì)議通知 會(huì)議簽到 記錄人整理會(huì)議資料，形成紀(jì)要由辦公室審核發(fā)放 6、部門工作流程 （1）會(huì)議管理流程： （2）文件管理流程： A:文件起草程序文件起草程序秘書長(zhǎng)/秘書擬文 主任/秘書長(zhǎng)核文 方董事長(zhǎng)簽發(fā) 辦公室文書定文號(hào)打印 擬稿人校對(duì) 文書發(fā)文、存檔 B:文件處理程序文件處理程序辦公室收文登記 填寫公文簽批單 報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽閱 分送有關(guān)部門 承辦人將處理結(jié)果及文件