行政秘書的時間管理

1、行政秘書的時間管理課程程序課程程序 1分析時間分析時間3立即改變立即改變4. 跨越時間管理陷阱跨越時間管理陷阱一一. 分析時間分析時間n每天留出時間進行回顧，調整優(yōu)先次序，每天留出時間進行回顧，調整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作舍棄無效的工作n分解困難的任務，逐個擊破分解困難的任務，逐個擊破n在上班的路上大致計劃一下當天的工作在上班的路上大致計劃一下當天的工作n將工作日以將工作日以30分鐘進行分割分鐘進行分割n及時更新工作日志及時更新工作日志記憶往往是不可靠記憶往往是不可靠的。的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的辦公室里彌漫的4大效率毒素：大效率毒素：n聲音干擾聲音

2、干擾n職能干擾職能干擾n空間干擾空間干擾n設備干擾設備干擾討論：n如何排除辦公室如何排除辦公室4大效率毒素？大效率毒素？辦公室辦公室“排毒排毒4味丸味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦 公桌公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨立第二味：保障公共空間和私人空間的獨立第三味：有效利用辦公設備第三味：有效利用辦公設備第四味：利用設備和訓練減少聲音的干擾第四味：利用設備和訓練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例小辦公室排毒案例n辦公室面積：辦公室面積：14平方米平方米n辦公室人員：辦公室人員：n主管主管1人人n秘書秘書1人人n下屬下屬3人人n辦公設備：辦公設備：n

3、文件柜、公用電腦、文件柜、公用電腦、5張辦公桌等張辦公桌等小辦公室排毒案例（續(xù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）個人辦公需求：個人辦公需求：n主管：多項（個人任務、給秘書安排任主管：多項（個人任務、給秘書安排任務、接待訪客）務、接待訪客）n秘書：兩項（個人任務、接受主管安排秘書：兩項（個人任務、接受主管安排的）的）n下屬：單項（個人任務）下屬：單項（個人任務）小辦公室排毒案例（續(xù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）n主管：主管：辦公桌應和秘書最近，并擁有獨立的接待空辦公桌應和秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾間，以保證不會給下屬造成干擾n秘書：秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不和主管辦公

4、室最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事會影響其他同事n下屬：下屬：不受干擾的個人辦公空間不受干擾的個人辦公空間 效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖1）80分分n錯誤錯誤1：辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。辦公室沒有隔斷就會有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺燈。最好給每人配備照明用臺燈。n錯誤錯誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人公共通道有些狹窄，但好在不會影響他人效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖2）60分分n錯誤錯誤1 公共通道和私人空間交叉公共通道和私人空間交叉n

5、錯誤錯誤2 接待空間在辦公室盡頭接待空間在辦公室盡頭n錯誤錯誤3 秘書與主管座位離開太遠秘書與主管座位離開太遠n錯誤錯誤4 電腦顯示器朝向不對，造成反光電腦顯示器朝向不對，造成反光n錯誤錯誤5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴重辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴重n錯誤錯誤6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖3）70分分 n錯誤錯誤1 公共通道過長公共通道過長n錯誤錯誤2 主管個人空間失去接待功能主管個人空間失去接待功能效率專家挑錯辦公室效率專家挑錯辦公室n（圖（圖4）滿分）滿分n優(yōu)點優(yōu)點1 充分利用有陽光的窗口位置充分利

6、用有陽光的窗口位置n優(yōu)點優(yōu)點2 私人空間和公共空間交叉減少私人空間和公共空間交叉減少n優(yōu)點優(yōu)點3 利用隔板阻斷過多噪音利用隔板阻斷過多噪音n優(yōu)點優(yōu)點4 主管與秘書溝通方便主管與秘書溝通方便 n優(yōu)點優(yōu)點5 減少訪客對其他人的干擾減少訪客對其他人的干擾辦公室排毒辦公室排毒DIYn自我檢測問題：自我檢測問題：n我的辦公桌為什么要放在這個位置？我的辦公桌為什么要放在這個位置？n我的工作空間和公共通道是否過近？我的工作空間和公共通道是否過近？n我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？n我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？n提出辦公室

7、改善建議。提出辦公室改善建議。二二. 時間管理的陷阱時間管理的陷阱 n豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里n不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 n“反正時間還早反正時間還早”拖延拖延 n文件滿桌病文件滿桌病n喋喋不休的喋喋不休的“ 粥粥”n源源不斷的信息源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪滑到哪里是哪里里是哪里 n沒時間做計劃沒時間做計劃n工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃計劃n計劃常常被打斷計劃常常被打斷 n不喜歡被計劃束縛不喜歡被計劃束縛n“船到橋頭自然直船到橋頭自然直” 2. 不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 接受請

8、托比拒絕更容易接受請托比拒絕更容易拒絕請托會觸怒請托者從而拒絕請托會觸怒請托者從而 導致請托者報復導致請托者報復我想做一個廣受愛戴的人我想做一個廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 3“反正時間還早反正時間還早”拖延拖延 帕金森定律帕金森定律 工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作時間管理陷阱隱含著你可以為一項工作安排過多的時間，如果你給自己安排了安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。 4文件滿桌

9、病文件滿桌病 n安全感安全感n猶豫的個性猶豫的個性n半途而廢的工作習慣半途而廢的工作習慣n個人的喜好個人的喜好 5喋喋不休的喋喋不休的“ 粥粥”n不分優(yōu)先順序打不分優(yōu)先順序打 n沒有充分準備就打重要沒有充分準備就打重要 n 的談話離題的談話離題n與喜歡的人打與喜歡的人打 ，容易失去對時間的控，容易失去對時間的控制制6源源不斷的信息源源不斷的信息 n紙張的形式：郵件、紙張的形式：郵件、 、備忘錄、報紙、備忘錄、報紙、雜志、期刊、報告雜志、期刊、報告n電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)n聲音的形式：面談、電視、廣播、聲音的形式：面談、電視、廣播、 三. 如何跨越時間陷阱如何跨

10、越時間陷阱 n要事第一要事第一 n以最終的結果來開始行動（以終為始）以最終的結果來開始行動（以終為始） n學會說學會說“NO！” n辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運動運動 n恰當、有效地使用恰當、有效地使用 n篩選信息篩選信息1. 要事第一要事第一n“大石頭大石頭”理論與理論與“二八二八”定律定律 nABC法則法則 n辦事的優(yōu)先次序辦事的優(yōu)先次序 n并行工作法并行工作法 2. 以終為始以終為始 n是必須要做的嗎？是必須要做的嗎？n不完成會怎樣？不完成會怎樣？n是自己想要的嗎？是自己想要的嗎？n和目標直接相關嗎？和目標直接相關嗎？n回報及收益高嗎？回報及收益高嗎？ 3. 學會說學會說“NO！”1

11、.耐心傾聽耐心傾聽2.如無法當場決定則要告訴他你還要考如無法當場決定則要告訴他你還要考慮長點時間慮長點時間3.顯示慎重顯示慎重4.表情應和顏悅色表情應和顏悅色5.態(tài)度堅定態(tài)度堅定3. 學會說學會說“NO！”6.指出拒絕的理由指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕切忌透過第三者來拒絕4辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運動運動 n整理整理 整頓整頓 清掃清掃 清潔清潔 修養(yǎng)修養(yǎng) n整理廢紙簍的作用整理廢紙簍的作用n文件存檔系統(tǒng)文件存檔系統(tǒng)n“各就各位各就各位”的擺置的擺置n集中精力做一件事集中精力

12、做一件事n不要總是重復處理同一文件不要總是重復處理同一文件n不要為了表面的整潔而塞入一處不要為了表面的整潔而塞入一處n下班前的清理下班前的清理5有效、恰當?shù)乩糜行?、恰當?shù)乩?n選擇打選擇打 的時間的時間n按照優(yōu)先順序打按照優(yōu)先順序打 n清楚每個清楚每個 要討論的要點要討論的要點n對于自己花在每個對于自己花在每個 的時間，做到心中的時間，做到心中有數(shù)有數(shù)6 篩選信息篩選信息n迅速處理迅速處理n妥善存放妥善存放n沒有保存價值的資料就銷毀沒有保存價值的資料就銷毀運籌他人的時間運籌他人的時間時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖 危機危機緊急的問題緊急的問題有限期的任務、會議有限期的任務、會議準備事項準備事項 準備事項準備事項預防工作預防工作價值觀的澄清價值觀的澄清計劃計劃關系的建立關系的建立真正的休閑充電真正的休閑充電授能自主管理授能自主管理 干擾，一些電話干擾，一些電話一些信件、報告一些信件、報告許多緊急事件許多緊急事件許多湊熱鬧的活動許多湊熱鬧的活動 細瑣、忙碌的工作細瑣、忙碌的工作一些電話一些電話浪費時間的事浪費時間的事“逃避性逃避性”活動活動無關緊要的信件無關緊要的信件看太多的電視看太多的電視 緊急緊急不緊急不緊急重要重要不