秘書學(xué)期末考試重點(diǎn),DOC

1、秘書學(xué)概論期末考試復(fù)習(xí)題1 .在秘書信息工作中最能體現(xiàn)智謀性助手作用的環(huán)節(jié)是（ B ）A.信息的收集？?B.信息的反饋C.信息的貯藏？?D.信息的加工2 .秘書辦事要求主動(dòng)、及時(shí)、迅速，體現(xiàn)的是秘書工作的（ C ）A.服務(wù)原則？?B.求實(shí)原則C.效率原則D.管理原則3 .秘書面對(duì)繁雜的工作任務(wù)，應(yīng)優(yōu)先辦理（ C ）A.最先發(fā)生的事？B.最先下達(dá)的任務(wù) C.急事要事?D.重要但不緊迫的事4 .“慎獨(dú)”是秘書一種重要的（ D ）A.工作方法？?B.思維方式C.認(rèn)知途徑?D.道德修養(yǎng)方法5 .秘書的勞動(dòng)能夠創(chuàng)造價(jià)值，其成果往往具有（ A ） I / / JI vA.潛隱性的特點(diǎn)？?B.直接性的特點(diǎn)

2、C.公開性的特點(diǎn)?D.被動(dòng)性的特點(diǎn)6 .“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”指的是（ B）。A.調(diào)查過程B.研究過程C.行文過程D.辦會(huì)過程-I F7 .秘書工作通過“主輔配合”領(lǐng)導(dǎo)，能夠（？?C?）8 .A .弱化領(lǐng)導(dǎo)工作效能？B.減弱領(lǐng)導(dǎo)決策作用 C.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工作效能？D.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)決策職權(quán)9 .秘書活動(dòng)的主體是（ c ） ?10 .A .秘書部門？?B.秘書工作？C.秘書？?D.領(lǐng)導(dǎo)工作11 .會(huì)議結(jié)束后，秘書的文件整理、落實(shí)、催辦體現(xiàn)了秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作的（B ） ?12 .A.前期鋪墊？?B.補(bǔ)償代勞？C.拓展延伸1 ?D.拾遺補(bǔ)缺？；K.、 I I10 .當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意圖與下屬抵觸時(shí)，秘

3、書對(duì)下級(jí)的正確做法是（D）A.批評(píng)指正B.安撫附和C.暫時(shí)不理D.多做解釋11 .我國新時(shí)期秘書工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想是指（ ACD。A.為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)B.為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) C.為相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) D.為人民群眾服務(wù)12 .秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在：（BCD。A.群眾性B.人民性C.階級(jí)性D.政策性13 .秘書處理來信的基本要求是（ABCD。A.及時(shí)拆封B.詳細(xì)閱讀C.認(rèn)真登記D.回信答復(fù)二、名詞解釋1、秘書學(xué)：是研究秘書工作和秘書活動(dòng)的特性和規(guī)律的科學(xué)2秘書職能：是在秘書機(jī)構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)和管理的需要而明確賦予秘書機(jī)構(gòu)或秘書職位的具體職業(yè)權(quán)限。2、催辦：指必須辦理

4、答復(fù)的文件，依據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查，以確保落實(shí)。3、擬辦：文件的擬辦是指對(duì)來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。5、秘書人際關(guān)系：是指秘書人員在工作生活中通過行為交往、語言交流等方式從而獲得他人的理解、信任與支持并最終建立起彼此間融洽的合作關(guān)系。6、秘書：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。(狹義)秘書是指位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)I并為各方面的事務(wù)與信息提供服務(wù)。(廣義)7、綜理制：綜理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是以組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)運(yùn)

5、轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的一個(gè)統(tǒng)一的辦公機(jī)構(gòu)。8、分理制：分理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是一種職能分工型模式，是為適應(yīng)現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜、分工漸細(xì)而又需各部門相互協(xié)調(diào)而 X i/ /形成的秘書機(jī)構(gòu)組織形式，這種形式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。9、秘書禮儀：指秘書在工作和社會(huì)交往活動(dòng)過程中形成的應(yīng)共同遵守的行為規(guī)范和準(zhǔn)則.具體表現(xiàn)為禮節(jié)、禮貌、儀式、儀表等。10、秘書協(xié)調(diào)：在其職責(zé)范圍內(nèi)或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關(guān)系之間的關(guān)系，促使各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過程。I I . 1 I .11、會(huì)議：會(huì)議是人類群體有組織的會(huì)晤、議事行為或過程。通常有2人以上

6、共同參與，以一定方式聚合在一起。12、秘書的表達(dá)能力：秘書的表達(dá)能力是指通過語言、文字和身勢(shì)等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領(lǐng)。(口頭表達(dá)能力是指運(yùn)用口語交流思想，傳達(dá)信息的能力；書面表達(dá)能力就是運(yùn)用書面文字表達(dá)思想、交流信息的能力，即寫作能力；身勢(shì)表達(dá)能力就是運(yùn)用表情、動(dòng)作、姿勢(shì)、聲音、服飾和距離等非語言手段表情達(dá)意的本領(lǐng))三、簡答題1、秘書學(xué)的研究內(nèi)容及研究方法是什么？I I研究內(nèi)容：(1)對(duì)中外秘書史及秘書工作規(guī)律的研究I.卜'、.(2)對(duì)當(dāng)代秘書工作規(guī)律的研究(3)對(duì)秘書工作管理體制的研究(4)對(duì)秘書任職人員的要求以及秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)和辦公技術(shù)的研究。(5)對(duì)相關(guān)學(xué)科新發(fā)展在

7、秘書學(xué)中應(yīng)用的研究。研究方法：(1)調(diào)查研究法(實(shí)證分析法、事實(shí)研究法)(2)系統(tǒng)研究法(3)比較研究法(4)案例研究法(5)資料分析法(6)科學(xué)抽樣的方法(7)歷史研究法2、秘書機(jī)構(gòu)的管理工作內(nèi)容是什么？(1)秘書機(jī)構(gòu)的整體管理：合理設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)建立健全崗位責(zé)任制度科學(xué)化的工作程序和方法秘書機(jī)構(gòu)的彈性管理I完善秘書機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)秘書機(jī)構(gòu)的辦公自動(dòng)化(2)秘書人員的個(gè)人管理：工作管理 i / ./3/ /I行為管理i f - 1 , -時(shí)間管理辦公環(huán)境管理3、秘書調(diào)查研究工作的基本內(nèi)容有哪些？I I . 1 I .(1)政策性調(diào)研：了解調(diào)查對(duì)象對(duì)有關(guān)法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、

8、法規(guī)貫徹落實(shí)情況，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門政策的貫徹、實(shí)施和落實(shí)提供重要的依據(jù)和反饋信息(2)基本情況調(diào)研：通過對(duì)各機(jī)關(guān)、單位的基本情況的調(diào)查，了解情況，以減少工作的被動(dòng)性，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。(3)市場(chǎng)調(diào)研：了解掌握重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)；了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和趨勢(shì)；了解組織投資前景、市場(chǎng)地位等；了解企業(yè)一定時(shí)期的經(jīng)濟(jì)情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術(shù)水平等情況，為有關(guān)部門分析經(jīng)濟(jì)狀況情況提供信息(4)專業(yè)題性調(diào)研：對(duì)自然資源、社會(huì)生活以及人文狀況的了解分析；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指定的或上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的重要工作的調(diào)查；對(duì)先進(jìn)人物、先進(jìn)集體事跡的調(diào)查I.卜'、.(5)輿論熱點(diǎn)調(diào)研：是針對(duì)基層所關(guān)心的輿論熱點(diǎn)以及

9、帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調(diào)查，為領(lǐng)導(dǎo)提供“以小見大”的啟示性信息(6)突發(fā)事件或事故調(diào)研：對(duì)有關(guān)事故事件的調(diào)查以求迅速查明原因，找出事實(shí)真相并提出處理建議。4、會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后秘書應(yīng)當(dāng)做好哪些工作？會(huì)前準(zhǔn)備：1)制定大中型會(huì)議方案(會(huì)議主題與議題、會(huì)議名稱、會(huì)議議程，會(huì)議時(shí)間、日期、會(huì)議所需設(shè)備工具、確定會(huì)議與會(huì)代表的組成、會(huì)議文件范圍、做好文件印制和發(fā)放工作、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿、餐飲安排、籌備機(jī)構(gòu))？2)會(huì)議時(shí)間安排(確定時(shí)間、議程和日程)？3)確定會(huì)議地點(diǎn)(上司和與會(huì)者方便前往、會(huì)場(chǎng)大小和會(huì)議規(guī)模相符、良好設(shè)備配置、不受外界干擾、有無停車場(chǎng)所、租借費(fèi)用合理）？4）確定與會(huì)人員范圍5）準(zhǔn)備

10、會(huì)議文件資料（上司會(huì)議文稿、準(zhǔn)備材料、發(fā)言人文稿、資料袋）6）發(fā)放會(huì)議通知7）制作會(huì)議證件8）制作指示標(biāo)志9）預(yù)訂確認(rèn)會(huì)議室及會(huì)議布置10）準(zhǔn)備會(huì)議所需物品設(shè)備I11）安排餐飲12）大型會(huì)議的接送站、報(bào)到13）大型會(huì)議的預(yù)算經(jīng)費(fèi)I ； ：Z-皆 / /I /會(huì)間準(zhǔn)備：1）會(huì)前的最后檢查？i f -I ' - -_2） ?組織簽到和登記3）做好必要的錄音錄像工作4）會(huì)議設(shè)備的的操作與維護(hù)I I . 1 - / ./5） ?做好會(huì)議的記錄工作6） ?提供會(huì)議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)7） ?做好會(huì)議的保密和保衛(wèi)工作以及處理會(huì)議中的突發(fā)事件8）組織好會(huì)議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作9）編發(fā)會(huì)議簡報(bào)

11、會(huì)后工作：1）合理安排與會(huì)人員返程？ 'I2）提醒與會(huì)人員及時(shí)做好各種物品的清退I.卜、3）清理會(huì)場(chǎng)與文件？4）撰寫會(huì)議紀(jì)要5）整理會(huì)議資料，立卷歸檔6）會(huì)議效果的評(píng)估7）會(huì)議的總結(jié)5、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的基本原則是什么？?秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須遵循適應(yīng)、精簡、高效、規(guī)范化、科學(xué)化的原則（1）適應(yīng)性：要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策與管理工作的需要。秘書機(jī)構(gòu)的規(guī)模大小、人員多少，取決于不同機(jī)關(guān)、單位的職級(jí)高低及其工 作任務(wù)的需求。(2)精簡：中央、國家機(jī)關(guān)的秘書部門一般不超過三級(jí)。地方各級(jí)機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位一般一至兩級(jí)。減少層次，減少環(huán)節(jié)，有利 于高效運(yùn)轉(zhuǎn)。(3)高效：要達(dá)到高效，必須重視秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，充

12、分發(fā)揮秘書機(jī)構(gòu)的整體效能。同時(shí)要采取積極措施，努力提高秘書隊(duì) 伍的整體素質(zhì)。(4)規(guī)范化原則(5)科學(xué)化原則：組織結(jié)構(gòu)要科學(xué)職責(zé)確定要科學(xué)I團(tuán)隊(duì)人員配備要科學(xué)6、秘書信息工作所收集信息有哪些類型？(1)按照信息源的性質(zhì)劃分：自然信息、社會(huì)信息I 11/I /(2)按信息的表現(xiàn)形式：語言信息、非語言信息i f - -1 - - _(3)按信息在秘書工作中的作用：預(yù)測(cè)信息、動(dòng)態(tài)信息、回饋信息(4)按信息源的方向：上級(jí)信息、內(nèi)部信息、下級(jí)信息(5)按信息的內(nèi)容：政策法規(guī)信息、指揮性信息、本單位信息、社會(huì)反饋信息、可比信息、相關(guān)信息、未來信息7、秘書部門收集信息的途徑有哪些？(1)信息網(wǎng)絡(luò)渠道(2)文

13、書渠道(3)書刊渠道(4)調(diào)查渠道(5)會(huì)議渠道 (6)信訪渠道I.卜'、.(7)科研渠道(8)檔案渠道8、秘書對(duì)上司的補(bǔ)償作用及其主要內(nèi)容？(1)時(shí)間的補(bǔ)償(2)精力的補(bǔ)償(3)知識(shí)的補(bǔ)償(4)能力的補(bǔ)償(5)智力的補(bǔ)償(6)心理的補(bǔ)償9、會(huì)議的基本要素是什么？目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、名稱、與會(huì)者、議題、議程等10、秘書公文寫作包含哪些基本工作程序？(1)明確發(fā)文主旨(2)收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究(3)擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)(4)落筆起草，擬寫正文(5)反復(fù)檢查，認(rèn)真修改準(zhǔn)備階段1)授受意圖理清思路2)收集資料尋求依據(jù)3)擬訂提綱構(gòu)思布局草擬階段注意1)講究語法字斟句酌2)講究邏輯表

14、達(dá)準(zhǔn)確3)講究格式遵規(guī)循格定稿階段1)審核-發(fā)現(xiàn)問題2)修改-改錯(cuò)與調(diào)整3)定稿-領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)通過11、秘書人員存在哪些常見的不良心理現(xiàn)象？ I(1)畏上心理(2)自負(fù)心理I.卜'、.(3)厭倦心理(4)討好上司心理(5)焦慮心理12、秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系主要有哪些方法？(1)主動(dòng)配合適應(yīng)(2)尊重與服從，但不盲從(3)委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸(4)維護(hù)上司間團(tuán)結(jié)(5)盡力消除分歧(6)巧妙回避(7)不要參入個(gè)人意見和態(tài)度(8)淡化低調(diào)處理矛盾(9)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)說“不”的藝術(shù)四、論述題1、一名當(dāng)代合格的秘書人員自身的素質(zhì)要求包括哪些方面？(1)德：1)思想政治素質(zhì)IA.遠(yuǎn)大的人生理想B.堅(jiān)定的政治

15、信念C.較高的政策水平I '/-/ /I /D.較強(qiáng)的法治觀念i f - -I - - _E.高度的工作責(zé)任感F.較高的遵守紀(jì)律的自覺性2)秘書觀念問題I I . 1 I .服務(wù)觀念創(chuàng)新觀念價(jià)值觀念參謀觀念信息觀念系統(tǒng)觀念效能觀念保密觀念3)秘書作風(fēng)修養(yǎng)實(shí)事求是主動(dòng)負(fù)責(zé)艱苦奮斗聯(lián)系群眾雷厲風(fēng)行嚴(yán)細(xì)謹(jǐn)慎4)秘書職業(yè)道德修養(yǎng)廉潔奉公不謀私立；埋頭工作淡薄名利；服從領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手；謙虛謹(jǐn)慎平等待人；嚴(yán)守機(jī)密不慕虛榮(2)才：秘書的知識(shí)與能力素質(zhì) 1)秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)(基本層次中間層次最高層次)I.個(gè)、'2)秘書的智力與能力結(jié)構(gòu)(智力：觀察力注意力記憶力思維力想象力)能力 ：(語言表達(dá)能力

16、協(xié)調(diào)能力管理能力信息處理能力)3)秘書的基本技能(電腦應(yīng)用雙語言速記與快讀)4)秘書的特殊素質(zhì)(3)心理素質(zhì)(4)身體素質(zhì)2、緊密結(jié)合秘書工作實(shí)踐論述秘書信息工作的重要意義。(1)輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過程實(shí)際上是一個(gè)對(duì)信息的處理過程。(2)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理科學(xué)管理的實(shí)質(zhì)：按一定的目標(biāo)，對(duì)一個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制。過程各方信息一領(lǐng)導(dǎo)者一信息處理一發(fā)出指令一控制管理系統(tǒng)一達(dá)到既定目標(biāo)(3)開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路信息社會(huì)現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分 析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用寫作能力。(4)提高秘書工作效率秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會(huì)等等，實(shí)質(zhì)上都是在處理信息。I3、秘書如何才能發(fā)揮好參謀助手作用？(1)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)選擇決策目標(biāo)時(shí)，秘書要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)打算解決什么問題的意向，通過信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關(guān)的真實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)和分析工作中的問題，提供領(lǐng)導(dǎo)在確定決策目標(biāo)時(shí)參考； X i/ /(2)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)醞釀決策方案時(shí)，秘書要圍繞領(lǐng)導(dǎo)已定的決策目標(biāo)，收集和處理有關(guān)的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽取各方面的意見,準(zhǔn)確及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映，并且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)去組織和協(xié)調(diào)各方面的力量，對(duì)各種備選方案反