企管法務(wù)部工作職責(zé)

1、企管法務(wù)部工作職責(zé)1、 組織架構(gòu)模塊2、 公司制度模塊3、 運營管理模塊1、預(yù)算管理2、部門運行管理3、客戶管理4、風(fēng)險管理：業(yè)務(wù)風(fēng)險管理、基建風(fēng)險管理、采購風(fēng)險管理、運費回收管理5、數(shù)據(jù)分析管理4、 法務(wù)事宜模塊5、 其他工作模塊年初有計劃，年底有總結(jié)；經(jīng)費有預(yù)算，培訓(xùn)有考核。組織架構(gòu)模塊一、公司的組織架構(gòu)有決策層、職能層、執(zhí)行層。組織架構(gòu)架構(gòu)功能設(shè)定架構(gòu)要求決策層戰(zhàn)略目標(biāo)、戰(zhàn)略規(guī)劃職能層管理層級、管控力度管理層級不易過多、職責(zé)明確執(zhí)行層執(zhí)行力度、工作效率提高工作效率二、職責(zé)：1、要用發(fā)展變化的態(tài)度看待公司的組織架構(gòu)，不同階段（起步、發(fā)展、穩(wěn)定、成熟）、不同時期（市場繁榮期、市場穩(wěn)定期、市場

2、衰敗期），公司的組織架構(gòu)要隨之進(jìn)行調(diào)整，避免因管理層級過多、流程繁雜冗長等原因影響執(zhí)行力，影響公司的整體成長。2、針對公司所處的階段和時期，提出合并、撤銷、增設(shè)某個部門。組織架構(gòu)變化達(dá)到要求合并1、 職能部門職責(zé)重復(fù)，影響執(zhí)行部門的執(zhí)行力。2、業(yè)務(wù)部門的效益與成本費用不匹配，經(jīng)過項目可執(zhí)行性報告分析，整合資源能更好的效益增長。撤銷1、 管理層級過多，影響執(zhí)行力。2、 業(yè)務(wù)部門效益負(fù)增長，經(jīng)過目可執(zhí)行性報告分析，為市場潛力挖掘殆盡。增設(shè)1、 管理需求，職能部門職責(zé)空缺。2、 經(jīng)過目可執(zhí)行性報告分析，市場潛力巨大。3、合并、增設(shè)部門決策一旦成立，企管法務(wù)部應(yīng)于成立后7個工作日內(nèi)組織部門經(jīng)理進(jìn)行部門

3、職責(zé)、崗位職責(zé)修訂。3、 審批流程：企管法務(wù)部提出意見組織架構(gòu)變動項目成立分析報告總經(jīng)理辦公會討論董事長簽批通過集團辦公室下文通知4、 責(zé)任部門：決策層、企管法務(wù)部、集團辦公室5、 預(yù)算體系架構(gòu)總經(jīng)理辦公會（制定戰(zhàn)略目標(biāo)）企管企管法務(wù)部（組織、協(xié)調(diào)、審核、監(jiān)控、平衡預(yù)算目標(biāo)、階段目標(biāo)、戰(zhàn)略途徑）財務(wù)（各項預(yù)算指標(biāo)的匯總）業(yè)務(wù)（執(zhí)行預(yù)算管理工作，高效配合）公司制度模塊1、 公司制度架構(gòu)制度分類明細(xì)分類編寫部門公司層面通用管理制度行政任命集團辦公室管理制度企管法務(wù)部部門層面出具規(guī)章制度部門規(guī)章制度公司各部門部門崗位職責(zé)操作規(guī)范細(xì)則2、 職責(zé)：1、 建立健全公司的各項規(guī)章制度，并根據(jù)實際執(zhí)行情況及時

4、修訂完善，包括：l 組織編寫公司層面管理管理制度，并審核、報批，保證各項制度之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。l 組織各部門自行編制崗位職責(zé)、操作規(guī)范細(xì)則、部門規(guī)章制度，企管法務(wù)部統(tǒng)一審核后，報批。l 制度編寫要求直接、簡單明了、切實有用、可操作性強、苛求細(xì)節(jié)，能嚴(yán)格落實，能讓員工工作有制度可依。2、 跟蹤監(jiān)督公司制度的執(zhí)行落實情況，提出修改、補充、完善的意見。3、 每兩年對公司層面管理制度、部門規(guī)章制度修訂一次。每三個月對部門的崗位職責(zé)、操作規(guī)范細(xì)則修訂一次。4、所有的制度及職責(zé)細(xì)則， 企管法務(wù)部存留電子檔案。3、 流程：1、企管法務(wù)部編寫公司層面通用管理制度 總經(jīng)理辦公會審批 董事長簽批 集團辦公室下發(fā)2、

5、各部門編寫部門規(guī)章制度 報企管法務(wù)部審核 總經(jīng)理辦公會審批 董事長簽批 集團辦公室下發(fā)3、業(yè)務(wù)部門編寫崗位職責(zé)+操作規(guī)范細(xì)則 航運事業(yè)部審核 企管法務(wù)部存檔4、后勤部門編寫崗位職責(zé)+操作規(guī)范細(xì)則 企管法務(wù)部存檔3、 責(zé)任部門：決策層及全公司各部門4、 與企管法務(wù)部工作銜接：1、 企管法務(wù)部列表式管理公司所有的管理制度、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、操作細(xì)則。2、 企管法務(wù)部有責(zé)任提醒和要求各部門進(jìn)行各項規(guī)章制度制定和修訂，有權(quán)對不按以上規(guī)定或程序制定和修訂制度、職責(zé)、細(xì)則的部門進(jìn)行處罰。3、 企管法務(wù)部根據(jù)公司管理制度及部門規(guī)章制度，部門崗位職責(zé)和操作細(xì)則監(jiān)督執(zhí)行落實情況，違反以上制度者予以處罰。5、

6、預(yù)算管理執(zhí)行的基礎(chǔ)：公司的管理制度及規(guī)章制度、崗位職責(zé)、操作細(xì)則運營管理模塊1、 預(yù)算管理：1、 目的：預(yù)算管理就是事前的管控計劃，事中的管控基礎(chǔ)，事后的考核依據(jù)。分為預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算執(zhí)行、績效管理四步，涉及企業(yè)的戰(zhàn)略、績效、計劃、管理、財務(wù)、監(jiān)控等方方面面，實現(xiàn)資本使用率提高，管理風(fēng)險可控，資源配置合理，績效考核激勵，目標(biāo)成本管理等管理目標(biāo)。2、 流程：形成自上而下，自下而上的閉環(huán)。制定戰(zhàn)略計劃和戰(zhàn)略目標(biāo)總經(jīng)理辦公會根據(jù)年度經(jīng)營目標(biāo)，組織自上而下滾動修訂預(yù)算目標(biāo)，自下而上審核行動計劃和方案，平衡、協(xié)調(diào)、質(zhì)詢、匯總預(yù)算。根據(jù)部門的預(yù)算節(jié)點，編制部門預(yù)算，制定行動計劃和方案，執(zhí)行落實預(yù)算

7、目標(biāo)。 財務(wù)部 業(yè)務(wù)部門 企管法務(wù)部病 管理確定財務(wù)預(yù)算目標(biāo)，編制財務(wù)預(yù)算方案。匯總各部門預(yù)算指標(biāo)，完成現(xiàn)金預(yù)算和利潤預(yù)算，進(jìn)行績效管理。注：根據(jù)預(yù)算指標(biāo)列計劃，排預(yù)算節(jié)點，對預(yù)算節(jié)點進(jìn)行決策層、監(jiān)督層、執(zhí)行層的管理和監(jiān)控。預(yù)算指標(biāo)：業(yè)務(wù)預(yù)算銷售預(yù)算、人工預(yù)算、成本預(yù)算、銷售及管理費用預(yù)算專項預(yù)算項目可執(zhí)行性報告財務(wù)預(yù)算資金預(yù)算、利潤預(yù)算預(yù)算節(jié)點：銷售預(yù)算部門銷售收入預(yù)算人工預(yù)算部門用工工資費用預(yù)算成本預(yù)算部門與銷售收入配比的成本付出預(yù)算（含資金占用成本）銷售及管理費用預(yù)算部門銷售費用、各項管理費用（固定費用和變動費用）預(yù)算資金預(yù)算財務(wù)關(guān)于現(xiàn)金收支、短缺與融通的現(xiàn)金流預(yù)算專項預(yù)算投資項目的時間

8、、規(guī)模、市場調(diào)研、成本效益分析、資金籌措方式等可執(zhí)行分析報告。3、職責(zé)：1）根據(jù)年度戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行預(yù)算編制，并將預(yù)算指標(biāo)轉(zhuǎn)化成預(yù)算節(jié)點，自上而下下達(dá)，要求各部門層層分解。2）審核、協(xié)調(diào)、平衡、修訂自下而上的部門預(yù)算節(jié)點及行動計劃和方案，層層確認(rèn)，完成最終的預(yù)算編制。3）進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督，預(yù)算調(diào)整監(jiān)督，預(yù)算反饋監(jiān)督，滾動式修訂預(yù)算計劃。4）自公司制定出戰(zhàn)略目標(biāo)開始起2個月內(nèi)，結(jié)束當(dāng)年度預(yù)算編制工作。5）參與每季度的預(yù)算績效考核。4、與企管法務(wù)部的工作銜接：預(yù)算管理工作中，企管法務(wù)部起到承上啟下，協(xié)調(diào)統(tǒng)一、組織監(jiān)督的主要作用。企管法務(wù)部安排專人負(fù)責(zé)編制、統(tǒng)計、匯總、監(jiān)督。2、 部門運行管理部門職責(zé)：

9、 1、企管法務(wù)部和航運事業(yè)部、網(wǎng)點管理部一起對各個業(yè)務(wù)部門進(jìn)行全方位的、深入的監(jiān)督檢查，企管法務(wù)部主要從財務(wù)角度和法律角度挖掘、分析和控制部門管理的風(fēng)險點、嚴(yán)肅講解公司對職務(wù)侵占等違法行為的態(tài)度和決心、相關(guān)法律意識的普及、企業(yè)文化的宣傳等方面開展工作，始終站在公司的立場和角度，看待所有發(fā)現(xiàn)的問題，小問題當(dāng)場指出、指正，提出整改要求、整改期限，并后續(xù)跟蹤整改情況，大問題立即上報公司領(lǐng)導(dǎo)。2、企管法務(wù)部要有效監(jiān)督防控各種部門內(nèi)耗行為，及時發(fā)現(xiàn)這種內(nèi)耗點。如部門經(jīng)理管理松散、存在人浮于事、客戶群體不健康、運費回收不重視、業(yè)務(wù)流程風(fēng)險點不防控、法律意識和成本效益意識薄弱、客戶風(fēng)險評估不到位、部門之間溝

10、通不暢等情況。做好風(fēng)險控制、防范、跟蹤監(jiān)督，及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略控制和決策做好參謀。3、 客戶管理部門職責(zé)： 1、客戶管理流程控制：簽合同 建檔案 后期跟進(jìn)進(jìn)行客戶維護 貨量波動分析 運費回收風(fēng)險2、與運費回收主要相關(guān)：監(jiān)督要求業(yè)務(wù)部門了解客戶申請付費的時間點和習(xí)慣，對接我公司業(yè)務(wù)員對賬和開發(fā)票的時間。監(jiān)督要求業(yè)務(wù)部門從開始與客戶合作，就談好收費期限，培養(yǎng)客戶良好的付費習(xí)慣。3、與客戶效益主要相關(guān)：監(jiān)督要求業(yè)務(wù)部門了解客戶的真實情況，做到對客戶的發(fā)展實況持續(xù)的跟進(jìn)，根據(jù)每個客戶的特征指導(dǎo)操作員積極主動的對客戶的貨量變化及合作情況進(jìn)行梳理和分析。要求平臺部門每月將增減幅度很大的客戶進(jìn)行

11、梳理和分析，反饋至相關(guān)業(yè)務(wù)部門。4、 與風(fēng)險主要相關(guān)的方面：合作全程業(yè)務(wù)的客戶，監(jiān)督要求業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)之前簽署貨運代理協(xié)議；合作非全程業(yè)務(wù)的客戶，監(jiān)督要求業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)之前簽署業(yè)務(wù)代理協(xié)議。5、 客戶的維護和管理，要有系統(tǒng)的跟蹤落實，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，持續(xù)的跟進(jìn)，有計劃地維護，才能將因客戶管理不到位帶來的業(yè)務(wù)風(fēng)險降到最低。4、 風(fēng)險管理1、風(fēng)險識別渠道：業(yè)務(wù)類，基建類，采購類業(yè)務(wù)類：與航運事業(yè)部一起挖掘業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)部門管理鏈條上的風(fēng)險節(jié)點，包括業(yè)務(wù)操作風(fēng)險節(jié)點，運費回收風(fēng)險點，部門經(jīng)理自身管理節(jié)點，部門管理節(jié)點，業(yè)務(wù)人才培養(yǎng)節(jié)點，協(xié)作式職務(wù)侵占節(jié)點，運費回收流程節(jié)點?；悾簠⑴c基建項目的

12、各個決策點，確定施工方的招投標(biāo)，確定材料的采購考察，確定合作的合同簽訂，確定工程量的計量工作，確定工程金額的審計工作，確定工程付款的監(jiān)督工作。采購類：辦公用品及電子產(chǎn)品，車輛用品的日常采購，控制供應(yīng)商及采購價格，采購數(shù)量等管理風(fēng)險，優(yōu)舶直營中心的采購控制合同類風(fēng)險。2、風(fēng)險預(yù)判：業(yè)務(wù)類，基建類，采購類業(yè)務(wù)類：運費回收類糾紛，職務(wù)侵占糾紛，客戶管理風(fēng)險?；悾汗こ毯贤m紛，工程質(zhì)量糾紛。采購類：購銷合同糾紛，產(chǎn)品質(zhì)量糾紛。3、風(fēng)險控制：業(yè)務(wù)類，基建類，采購類業(yè)務(wù)類：用制度，流程，管理，意識做規(guī)范管理管控，用法律條文做法律管控，用強制性的獎勵處罰制度做原則管控。基建類：合同簽署規(guī)范，質(zhì)量出現(xiàn)問題

13、，及時與施工方溝通，簽署集團公司出具的罰款通知單。采購類：嚴(yán)格把關(guān)合同的簽署，原則堅守。4、風(fēng)險發(fā)生后的處理渠道 與企管法務(wù)部的工作銜接：各個部門及時、敏銳的發(fā)現(xiàn)風(fēng)險轉(zhuǎn)化成糾紛，一定要關(guān)注時效性的要求。設(shè)立專門的糾紛處理渠道：一旦風(fēng)險轉(zhuǎn)化糾紛，發(fā)生糾紛的部門要及時將實際情況和相關(guān)資料上報公司領(lǐng)導(dǎo)和企管法務(wù)部，由企管法務(wù)部處理后續(xù)法律訴求和事務(wù)處理，相關(guān)部門積極配合。5、 運費回收催收工作1）、企管法務(wù)部每天進(jìn)行各部門運費回收率的核算，發(fā)送各業(yè)務(wù)部門抄送各事業(yè)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行催費提醒。2）、企管法務(wù)部每周進(jìn)行大額及超期的運費匯總，發(fā)送各部門進(jìn)行催收，且要求各部門落實并回復(fù)，整理后發(fā)送各事業(yè)部負(fù)責(zé)人及

14、分管副總，加大運費回收的催費力度。3）、負(fù)責(zé)核算未收回款項的利息和每月的新客戶獎勵。4）、運費催收是企管法務(wù)部常態(tài)化的工作，每天每周嚴(yán)格執(zhí)行，對不合理的欠費不但有郵件提醒，還有對部門經(jīng)理及事業(yè)部負(fù)責(zé)人的電話詢問和催收，并及時將實際情況上報分管副總，要求加大催費力度或進(jìn)行相關(guān)催費措施。發(fā)現(xiàn)有異常欠費的客戶，及時進(jìn)行重點考察，專題研究，匯總上報分管副總和公司總經(jīng)理。五、數(shù)據(jù)分析管理項目公式備注毛利率（收入-成本）/收入縱向、橫向比較其變動情況，比較分析收入與成本的配比新客戶收入占比新客戶收入/總收入分析每月新客戶的拓展情況，為部門銷售管理提供數(shù)據(jù)支持。招待費招待費額分析招待費的發(fā)生與客戶維護、收入

15、、新客戶拓展的投入產(chǎn)出比，為部門客戶管理提供數(shù)據(jù)支持。平臺服務(wù)費對比我司與其他報關(guān)行的費用，找出差距和原因。應(yīng)收賬款的機會成本應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)率和變動成本率分析每個部門占用公司資金的成本，為部門效益分析提供數(shù)據(jù)支持。部門變動費用比如電話費、車輛維修費、辦公費等環(huán)比分析部門的變動費用的增減，分析管理中存在的問題。平臺及后勤部門費用匯總平臺及后勤部門的管理費用匯總分析全公司的業(yè)務(wù)收入1元，需要付出多少輔助業(yè)務(wù)部門收入的管理費用，為部門效益分析提供數(shù)據(jù)支持。盈虧臨界點利潤為零時的部門收入； 利潤為零時的部門成本分析部門的保本點收入和保本點成本，為部門效益分析提供數(shù)據(jù)支持。法務(wù)事宜模塊（一）合同的審核和

16、管理：1、企管法務(wù)部要嚴(yán)格按照合同法的規(guī)定，規(guī)范公司需求的各類合同范本，審查合同內(nèi)容及合同簽章的合法性，規(guī)范合同管理。2、 對遞交企管法務(wù)部的合同進(jìn)行初審，對合同中不利于我公司的事項重點標(biāo)注，要求簽署合同的部門與對方協(xié)調(diào)，以我方合同定稿為要求。業(yè)務(wù)類合同要求區(qū)域經(jīng)理、分管副總簽字認(rèn)可方可蓋章。3、 對一些重要合同或合同中的一些疑點，及時聯(lián)系律師顧問，或進(jìn)行詢問，或要求其進(jìn)行審核。4、 合同的審核必須做到萬無一失，不放過任何一個疑點和漏洞，這是合同審核工作的原則。與公司的簽約律師溝通，要注意分寸，謹(jǐn)言慎行，嚴(yán)守公司機密。（二）其它法務(wù)事宜：1、員工法律意識的培訓(xùn)：組織法律知識的培訓(xùn)，結(jié)合公司的實

17、際業(yè)務(wù)及實際案例，進(jìn)行重點分析和工作思路的研討，讓員工能從與切身相關(guān)的法律風(fēng)險案例中真正領(lǐng)悟到法律意識的重要性；對新頒布的與公司實際業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)，及時組織學(xué)習(xí)和研討，防范可能發(fā)生的風(fēng)險。2、公司決策行為的合法性分析、協(xié)助部門解答法律咨詢：企管法務(wù)部不參與任何部門的具體工作，但對公司決策行為、部門各類工作行為提供及時、詳盡的法律意見和建議，控制各類可能發(fā)生的法律風(fēng)險。3、各種法律案例的整合：自企管法務(wù)部成立之日起，對每一次法律風(fēng)險的咨詢、法律事件的處理、法律案例的分析進(jìn)行整理和存檔，形成法律風(fēng)險控制的數(shù)據(jù)化管理體系。4、制定風(fēng)險分析戰(zhàn)略和風(fēng)險管理戰(zhàn)略：對公司可能發(fā)生的各類法律風(fēng)險進(jìn)行提前預(yù)

18、判和分析，比如業(yè)務(wù)合同或業(yè)務(wù)行為法律風(fēng)險、人事勞動法律風(fēng)險、企業(yè)管理法律風(fēng)險、采購合同及借款合同法律風(fēng)險等，經(jīng)過專業(yè)律師的審核和修正，部署風(fēng)險管理戰(zhàn)略，能第一時間對各類法律風(fēng)險進(jìn)行及時、準(zhǔn)確地規(guī)避、轉(zhuǎn)移、控制。其他工作模塊一、重要證件的保管 1、重要證件的借出，需要遞交申請，部門經(jīng)理簽字，分管領(lǐng)導(dǎo)同意。正常業(yè)務(wù)如財務(wù)辦理銀行業(yè)務(wù)、辦理公司養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)等，部門經(jīng)理簽字即可；除此之外，證件外借，均上報分管領(lǐng)導(dǎo)同意之后，方可借出。2、 公司的重要證件保管，要確保證件的安全和完整，外借時必須說明原因和遞交申請，并要求及時歸還。二、采購監(jiān)督：1、要求采購員首先對大批量采購的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)備案，監(jiān)督采購員

19、是否按公司的采購管理流程進(jìn)行采購，采購物品是否必須采購，是否貨比三家，是否價格最優(yōu)，是否滿足采購需求等。2、對一些大件采購，做到事前實地考察，對采購商的規(guī)模和資質(zhì)進(jìn)行摸底查驗，并如實上報公司領(lǐng)導(dǎo)。3、與采購員考察定點供應(yīng)商，用采購量最大限度地去爭取最低的采購成本。4、監(jiān)督采購員嚴(yán)格遵守集團公司的采購管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行和落實，尤其要自律。5、制定健全嚴(yán)明的采購制度，配套有采購監(jiān)督事前控制、事中監(jiān)督的監(jiān)督體制，企管法務(wù)部人員應(yīng)堅持原則，廉潔自律，維護公司利益，發(fā)現(xiàn)采購人員有職務(wù)侵占地行為，要及時制止，及時上報，絕不姑息。三、基建工程的全程監(jiān)督：1、企管法務(wù)部參與集團公司所有基建工程項目的招投標(biāo)工作和實地測量、合同簽訂、價格審查、工程進(jìn)度、質(zhì)量驗收、工程審計、完工結(jié)算和決算。2、嚴(yán)格審核撥款計劃，深入查看工作進(jìn)度和工程質(zhì)量，達(dá)不到公司要求，不予撥款。3、做好基建工程的全程監(jiān)督，要及時詢問，多方求證。實