office-辦公軟件操作技巧大全

1、Word，PDF，PPT，TXT之間的轉(zhuǎn)換方法1利用大綱視圖 打開PPT演示文稿，單擊大綱，在左側(cè)幻燈片/大綱” 任務(wù)窗格的“大綱”選項(xiàng)卡里單擊一下鼠標(biāo)，按Ctrl+A組合健全選內(nèi)容，然后 使用Ctrl+C組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇復(fù)制命令，然后粘貼到Word里。 提示：這種方法會(huì)把原來幻燈片中的行標(biāo)、各種符號(hào)原封不動(dòng)的復(fù)制下來。2利用發(fā)送功能巧轉(zhuǎn)換 打開要轉(zhuǎn)換的PPT幻燈片，單擊文件-發(fā)送-MicrosoftWord菜單命令。然后選擇只使用大綱單選按鈕并單擊確定按鈕， 等一會(huì)就發(fā)現(xiàn)整篇PPT文檔在一個(gè)Word文檔里被打開。提示： 在轉(zhuǎn)換后會(huì)發(fā)現(xiàn)Word有很多空行。在Word里用替換功能

2、全部刪除空 行可按Ctrl+H打開替換對(duì)話框，在查找內(nèi)容里輸入ApAp，在替換為里 輸入Ap，多單擊幾次全部替換按鈕即可。（A可在英文狀態(tài)下用Shift+6鍵 來輸入。）3利用另存為直接轉(zhuǎn)換打開需要轉(zhuǎn)換的幻燈片，點(diǎn)擊文件-另存為，然后在保存類型列表框里選擇存為rtf格式?，F(xiàn)在用Word打開剛 剛保存的rtf文件，再實(shí)行適當(dāng)?shù)木庉嫾纯蓪?shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換。4PPTConverttoDOC軟件轉(zhuǎn)換PPTConverttoDOC是綠色軟，解壓后直接 運(yùn)行，在運(yùn)行之前請(qǐng)將Word和PPT程序都關(guān)閉。選中要轉(zhuǎn)換的PPT文件，直 接拖曳到PPTConverttoDOC程序里。單擊工具軟件里的開始按鈕即可轉(zhuǎn)換， 轉(zhuǎn)換結(jié)

3、束后程序自動(dòng)退出。提示： 如果選中轉(zhuǎn)換時(shí)加分隔標(biāo)志，則會(huì)在轉(zhuǎn)換好的word文檔中顯示當(dāng)前 內(nèi)容在原幻燈片的哪一頁。轉(zhuǎn)換完成后即可自動(dòng)新建一個(gè)Word文檔，顯示該P(yáng)PT文件中的所有文字。ps：第四種慎用,百度上很多所謂的那個(gè)軟件都是有病毒的,毒性不小,一般的殺毒軟 件查不出PDF文檔的規(guī)范性使得瀏覽者在閱讀上方便了很多，但倘若要從里面提取些資 料，實(shí)在是麻煩的能夠。二、把PDF轉(zhuǎn)換成Word的方法Adobe Acrobat 7.0 Professional是編輯PDF的軟件。用Adobe Acrobat 7.0 Professional打開他另存為WORD試試看?；蛘哂肧canSoft PDF

4、Converte，安裝完成后不須任何設(shè)置，它會(huì)自動(dòng)整合到Word中。當(dāng)我們?cè)赪ord中點(diǎn)擊“打開”菜單時(shí)，在“打開”對(duì)話框的“文件 類型”下拉菜單中能夠看到“PDF”選項(xiàng)，這就意味著我們能夠用Word直接 打開PDF文檔了!ScanSoft PDF Converter的工作原理其實(shí)很簡單，它先捕獲PDF文檔中的信 息，分離文字、圖片、表格和卷，再將它們統(tǒng)一成Word格式。因?yàn)閃ord在 打開PDF文檔時(shí)，會(huì)將PDF格式轉(zhuǎn)換成DOC格式，所以打開速度會(huì)較一般 的文件慢。打開時(shí)會(huì)顯示PDF Converter轉(zhuǎn)換進(jìn)度。轉(zhuǎn)換完畢后能夠看到，文 檔中的文字格式、 版面設(shè)計(jì)保持了原汁原味， 沒有發(fā)生任何

5、變化，表格和圖片也 完整地保存下來了，能夠輕松實(shí)行編輯。除了能夠在Word中直接打開PDF文檔外，右擊PDF文檔，在彈出菜單中選 擇“Open PDFin Word”命令也可打開該文件。另外，它還會(huì)在Outlook中 加入一個(gè)工具按鈕，如果收到的電子郵件附件中有PDF文檔，就能夠直接點(diǎn)擊 該按鈕將它轉(zhuǎn)換成Word文件 有時(shí)我們?cè)诰W(wǎng)上搜索到PDF格式的文件，同樣能夠通過右鍵菜單的相關(guān)命令直 接在Word中打開它。三、Word轉(zhuǎn)換成PPT的方法我們通常用Word來錄入、編輯、 打印材料，而有時(shí)需要將已經(jīng)編輯、 打印好的 材料，做成PowerPoint演示文稿，以供演示、講座使用。如果在PowerP

6、oint中重新錄入，既麻煩又浪費(fèi)時(shí)間。如果在兩者之間，通過一塊塊地復(fù)制、粘貼， 一張張地制成幻燈片，也比較費(fèi)事。其實(shí)，我們能夠利用PowerPoint的大綱視 圖快速完成轉(zhuǎn)換。首先，打開Word文檔，全部選中，執(zhí)行“復(fù)制”命令。然后，啟動(dòng)PowerPoint，如果是Word2002版，選擇“普通”視圖，單擊“大綱”標(biāo)簽（如圖1）；如 果沒有“大綱”和“幻燈片”選項(xiàng)卡，顯示的方法是在 “視圖”菜單上，單擊“普 通（恢復(fù)窗格）”或在窗口的左下角，單擊普通視圖（恢復(fù)窗格） 按鈕；如果 是Word 97/2000版，可直接選擇“大綱”視圖，將光標(biāo)定位到第一張幻燈片 處，執(zhí)行“粘貼”命令，則將Word文

7、檔中的全部內(nèi)容插入到了第一幻燈片中。 接著，可根據(jù)需要實(shí)行文本格式的設(shè)置，包括字體、字號(hào)、字型、字的顏色和對(duì) 齊方式等；然后將光標(biāo)定位到需要?jiǎng)澐譃橄乱粡埢脽羝帲?直接按回車鍵， 即可 創(chuàng)建出一張新的幻燈片；如果需要插入空行，按Shift+Enter。經(jīng)過調(diào)整， 很快就能夠完成多張幻燈片的制作（如圖2）。最后，還能夠使用“大綱”工具 欄，利用“升級(jí)”、“降級(jí)”、“上移”、“下移”等按鈕進(jìn)一步實(shí)行調(diào)整。反之， 如果是將PowerPoint演示文稿轉(zhuǎn)換成Word文檔， 同樣能夠利用 “大綱” 視圖快速完成。方法是將光標(biāo)定位在除第一張以外的其他幻燈片的開始處，按BackSpace（退格鍵），重復(fù)多次

8、，將所有的幻燈片合并為一張，然后全部 選中，通過復(fù)制、粘貼到Word中即可。四、將PDF轉(zhuǎn)換成TXT的方法方法一： 用以上方法將PDF轉(zhuǎn)DOC，再用WORD將DOC轉(zhuǎn)TXT方法二：用PDF2TXT3.1漢化版PDF2TXT 3.1漢化版能夠快速把.pdf文件轉(zhuǎn)換為.txt或.htm（.html）文件的小 工具操作簡單，快捷注：Adobe Acrobat Reader6.0以上版本能夠直接把PDF文件另存為txt文件。五、PDF轉(zhuǎn)BMP方法一：用PDFTOOLSPDF是Adobe公司開發(fā)的作為全世界可移植電子文檔的通用格式， 它能夠準(zhǔn)確 保存源文件的字體、 格式、顏色和圖片， 使文件的交流能夠輕

9、易跨越應(yīng)用程序和 系統(tǒng)平臺(tái)的限制。但是，一些文檔的特殊操作（如提取PDF文檔中的一段文字 或圖片）對(duì)于一般用戶來說，不是那么容易上手的。不過現(xiàn)在有了PDFTools這款神奇工具后，你就能夠輕松地把PDF文檔的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成HTM、TXT和BMP這三種常用的文件格式。為了PDFTools能更好地為我們服務(wù)，我們首先得對(duì)它實(shí)行一番設(shè)置。在主界面中點(diǎn)擊菜單“文件一設(shè)置”或直接按“Ctrl+D”組合鍵調(diào)出設(shè)置對(duì)話框。在 “常規(guī)設(shè)置” 標(biāo)簽頁中設(shè)置頁面的轉(zhuǎn)換范圍， 默認(rèn)為全部轉(zhuǎn)換， 你能夠點(diǎn)擊下拉 按鈕，選擇“選擇指定頁”后，輸入轉(zhuǎn)換的起始頁和停止頁。未注冊(cè)版本只能轉(zhuǎn) 換PDF文檔的前五頁內(nèi)容。輸出設(shè)置”框

10、的內(nèi)容是設(shè)置輸入圖片的像素和JPEG圖片質(zhì)量。選中“轉(zhuǎn)換 后瀏覽”的復(fù)選框， 那么當(dāng)文檔轉(zhuǎn)換完成后， 程序就會(huì)調(diào)出對(duì)應(yīng)程序打開轉(zhuǎn)換后 的文件?！癙DF2HTM”標(biāo)簽頁只有一“使用完全處理模式”復(fù)選框，依實(shí)際情況決定。六、PDF轉(zhuǎn)HTM的方法HTM是網(wǎng)頁的通用格式，但PDFTools轉(zhuǎn)換HTM文件后，所形成的HTM文 件并不包含有PDF文檔中的文字，而是將PDF文檔的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成JPG圖像文 件，然后再用HTML語言將圖片嵌入到網(wǎng)頁中。生成的HTM文件是一個(gè)框架 網(wǎng)頁，即左邊是各頁面的鏈接窗口，右邊的內(nèi)容就是JPG圖片了。如果你用的 是IE6的話，當(dāng)鼠標(biāo)移到右邊窗口后，就會(huì)浮出一排快捷工具欄。首先

11、選擇菜單“工具-PDF轉(zhuǎn)HTM”，使其轉(zhuǎn)為HTM模式。接著打開文件有 多種操作方式：通過菜單“文件一打開”直接按“Ctrl+F”鍵后調(diào)出打開對(duì)話 框選擇文件，或者直接把待轉(zhuǎn)換的PDF文檔拖到PDFTools主界面中，軟件馬 上開始轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換后的文件是保存有源文件中，而且還有相對(duì)應(yīng)名稱的子文件夾， 里面就是一些JPG圖片和其它資源。最后彈出一個(gè)提示窗口，點(diǎn)擊“確定”即 可。一、誤刪資料恢復(fù)一不小心，刪錯(cuò)了，還把回收站清空了，咋辦??？ 只要三步，你就能找回你刪掉并清空回收站的東西 步驟：1、單擊“開始運(yùn)行，然后輸入regedit（打開注冊(cè)表）2、 依 次 展 開 ：HEKEYLOCALMACHIM

12、E/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE在左邊空白 外點(diǎn)擊“新建”，選擇：“主鍵”，把它命名為“645FFO405081101B9F0800AA002F954E”再把右邊的“默認(rèn)”的主鍵的鍵值設(shè)為“回收站” ，然后退出注冊(cè)表。就OK啦。3、要重啟計(jì)算機(jī)。只要機(jī)器沒有運(yùn)行過磁盤整理。系統(tǒng)完好.任何時(shí)候的文件都能夠找回來。也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財(cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用Excel函數(shù) 實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。但 我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的

13、使用方法只不過是Excel全部技巧的百分 之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的 別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等 于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯 示，其它以“黑色”顯示，我們能夠這樣設(shè)置。1.打開“工資表”工作簿， 選中“工資總額”所在列， 執(zhí)行“格式一條件格式” 命令， 打開“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于 或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值 “2000”。單擊“格式” 按鈕，打開“單 元格格式”對(duì)話

14、框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色” 。2.按“添加”按鈕， 并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500， 字體 設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中， 為了保持名稱的一致性， 利用“數(shù)據(jù) 有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)” 等）分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，

15、輸入“工業(yè)企業(yè)” 字符后，按“回車”鍵實(shí)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù) -有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許” 右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企 業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”序列（各元素之間用英文逗號(hào)隔開），確定退 出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，選中 “序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4.選中C列任意單元格（如C4），單

16、擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相對(duì)應(yīng)的“企業(yè)類 別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格（如D4），單擊下拉按 鈕，即可從相對(duì)應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，能夠選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方 便隨時(shí)調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對(duì)話框。在 “命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜 單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“

17、命名”框中輸入一個(gè)名稱（如“常 用文檔”）。2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)（如“插入”選項(xiàng)），在右邊“命令”下面任選一 項(xiàng)（如“超鏈接”選項(xiàng)），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對(duì)它 實(shí)行命名（如“工資表”等），建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)（如“工資表”等），右擊鼠標(biāo)，在彈出 的快捷菜單中，選“分配超鏈接一打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對(duì)話框。通 過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相對(duì)應(yīng)的工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。

18、4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常用文 檔”菜單，單擊其中的相對(duì)應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：即使我們將“超鏈接” 選項(xiàng)拖到了“常用文檔” 菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和 “常用” 工具欄上的 “插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號(hào)”工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)， 常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)， 為了方便輸入， 我們 能夠制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號(hào)”工具欄。1.執(zhí)行“工具一宏一錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對(duì)話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存有“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選 中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”按鈕，然后將需

19、要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè) 單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏” 。2.打開“自定義” 對(duì)話框，在“工具欄” 標(biāo)簽中，單擊“新建” 按鈕，彈出“新建工具欄”對(duì)話框，輸入名稱“專業(yè)符號(hào)” ，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一 個(gè)工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏” ，將“命令”下面的“自 定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號(hào)”欄上（有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕）。3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕” ，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們實(shí)行命名。4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打 開“指定宏”對(duì)話

20、框，選中相對(duì)應(yīng)的宏（如fuhao1等），確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相對(duì)應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義” 對(duì)話框，以后能夠像使用普通工具欄一樣， 使用“專業(yè)符號(hào)” 工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列）標(biāo)上拖拉，選中它 們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖一視面管理器”命令， 打開“視面管理器”對(duì)話框， 單擊“添加” 按鈕， 彈出“添加視面”對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱（如“上報(bào)表

21、”）后，單擊“確定” 按鈕。3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復(fù)上述操作， “添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開“視面管理器” ，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版 一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門實(shí)行排序， 這些部門名稱既的相關(guān)信息不是按 拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式一選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽 中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間

22、,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-排序”命令， 打開“排序” 對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選 中剛才自定義的序列， 按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求實(shí)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1 .選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式-單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后 在右邊“類型”下面的方框中輸入“； ；”（三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào)）。2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其

23、中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具一保護(hù)一保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框，設(shè)置 好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“V”號(hào)，這樣能夠防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)， 有的單元格中要輸入英文， 有的單元格中要輸入中文， 反復(fù)切 換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有 效性”對(duì)話框，切換到“輸入法模

24、式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選 中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法（輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法）自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法 自動(dòng)關(guān)閉。九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本， 如電腦報(bào)而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具-自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框。2在“替換”下面的方框中輸入“pew”（也能夠是其他字符，“pew”用小寫）， 在“替換為”下面的方框中輸入“ 電腦報(bào)”，再單擊“添加”和“確定”按鈕3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)， 只要輸入“pcw”字符?此時(shí)能夠不考

25、慮“pcw”的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富， 但并不能滿足我們的所有需要。 我們能夠自定義一個(gè)函 數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具一宏一Visual Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷 鍵），打開Visual Basic編輯窗口。2在窗口中，執(zhí)行“插入一模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊一一模塊1o3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V（a,b,h）V = h*（a+b）/2End Function4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后能夠像使用內(nèi)置函數(shù)一

26、樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相對(duì)應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式一工作表一背景”命令，打開“工作表背景”對(duì)話框，選中需要 作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時(shí)， 用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時(shí) 選中這些單元格（區(qū)域）o3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色 板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片， 而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其

27、實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了）提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本 如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中， 不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符 “&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格 中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯-選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，

28、按下“確定”按 鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須實(shí)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值” 。 生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有很多人采取錄制宏或VBA的 方法來實(shí)現(xiàn)， 這對(duì)于初學(xué)者來說有一定難度。 出于此種考慮， 我在這里給出一種 用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存有Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中 第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(

29、ROW()，3)=0,，IF(OMOD?ROW()，3(=1，sheetl!Au，INDEX(sheet1!$A:$G，INT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN()o2.再次選中A1單元格，用“填充柄” 將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中； 然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學(xué)生的成績條 區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框（如果不需要邊框，能夠不實(shí)行

30、此步及下面的操作）。4.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕， 然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù) 在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函 數(shù)”功能能夠幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對(duì)話框，在“搜索函數(shù)”下面的 方框中輸入要求（如“計(jì)數(shù)”），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)” 相關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān) 的協(xié)助文件，即可快速確定所需要的

31、函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表（Sheet1）時(shí)，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某個(gè)單元格的內(nèi)容，能夠利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后， 再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)” 。以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口” ，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn) 單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Exce

32、l 2002對(duì)此功能實(shí)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中， 選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖一工具欄一邊框”命令，展開“邊框”工 具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕， 選中一種邊框樣式， 然后在需要添加邊框的單 元格區(qū)域中拖拉，即可為相對(duì)應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后 在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下， 就能夠清除掉錯(cuò)誤的邊框。 如果需要畫出不同顏色 的邊框，能夠先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中 需要的顏色后，再畫邊框即可。這個(gè)功能還能夠在單元格中畫上對(duì)角的斜線。 十

33、七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)， 或者在該輸入 文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、 即時(shí)分析并彈出 警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，對(duì)Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記 “年份” 的單元格中， 為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算 的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。 所以，我們能夠單擊 “數(shù)據(jù)” 菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中 選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于” ，且“長度”為“4”。 同時(shí)，我們?cè)賮淼健俺鲥e(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)

34、據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告” 設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和 “請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。 ”字樣。很顯然， 當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel就會(huì)彈出 示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了準(zhǔn)確“樣式”的數(shù)值后方可 繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中， 還有很多特殊類 型的數(shù)據(jù)格式可選， 比如“文本類型”啊，“序列大小”啊， “時(shí)間遠(yuǎn)近”啊， 如 你有興趣， 何不自作主張， 自己設(shè)計(jì)一種檢測標(biāo)準(zhǔn)， 讓你的Excel展示出與眾 不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)

35、打開多張工作表。 由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理水平，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工 作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。所以，在很多情況下，都會(huì)需要同 時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對(duì)表格實(shí)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”（如果 我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起， 能夠按住Ctrl鍵實(shí)行點(diǎn)選）。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了 “工作組” 字樣，我們就能夠?qū)嵭袑?duì)工作組的編輯工作 了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)， “

36、工作 組”中所有表格的同一位置都顯示出相對(duì)應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。 比如，我們需要將多張表格中相同位置的 數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單 擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表” 。這 時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對(duì)話框，在這里我們選擇“格式” 一項(xiàng), 點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù) 據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)僅僅針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表 格中的內(nèi)容，Excel都有對(duì)

37、它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel 2002中，至少提供了三種相關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。 它們分別是： “=UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫； “=LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將 文本全部轉(zhuǎn)換成小寫； “=PROPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小 寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸 入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER（A1）”，回車后得到的 結(jié)果將會(huì)是“EXCEL”。同樣，如果我們?cè)贏3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“=PROPER（A3）”，那么我們得到的

38、結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外， 從已存有的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入， 絕對(duì)是一種省 時(shí)又省事的方法， 特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此， 比如員工名單、 籍貫 等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格, 提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個(gè)字符” 輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格， 提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從 數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)， 就只

39、須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就能夠了。意思是：在A5單元 格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。 二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜 的問題。 因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：絕大部分的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使 用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd” 和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍 然是以“th”結(jié)尾的。所以，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路， 找 準(zhǔn) 函 數(shù) ， 只 須 編 寫 一 個(gè) 公 式 ， 就 可 輕 松

40、轉(zhuǎn) 換 了 。 不 信 ，請(qǐng) 看 ：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th，IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),stnd，rd),th)”。該公式即使一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字 是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；如果第1原則無效， 則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3” 結(jié)尾使用“rd”；如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。所以，基數(shù)詞和 序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù)和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道， 在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的 “安全填寫法”， 那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號(hào)。其 實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法， 那就是“REPT”函數(shù)。 它的基本格式是 “=REPT(“特殊符號(hào)”， 填充位數(shù))”。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)