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文檔簡介

1、合同歸檔管理制度1 .目的為進(jìn)一步規(guī)范、加強(qiáng)公司各類合同歸檔管理，避免遺失，便于查詢，統(tǒng)一歸檔，特制定本制度。2 .適用范圍適用于公司各類合同的管理。3 .職責(zé)3.1 行政人事部是本制度制定及監(jiān)督的責(zé)任部門；3.2 各部門是本制度執(zhí)行的責(zé)任部門。4 .合同分類管理合同分類管理部門備注（客戶）商務(wù)類行政人事部存檔文件為原件（供應(yīng)商）商務(wù)類行政人事部技術(shù)類行政人事部（客戶）保密類行政人事質(zhì)量類行政人事部人事類行政人事部其他行政人事部5.合同編號(hào)5.1編號(hào)規(guī)則HSNE XXXX XXXXX文件編號(hào)企業(yè)代碼年份流水號(hào)5.2文件編號(hào)SW商務(wù)合同ZL質(zhì)量協(xié)議JS技術(shù)協(xié)議BM保密協(xié)議QT其它6 .歸檔管理6

2、.1 各部門指定專人進(jìn)行合同歸檔管理，各類合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門將原件送至保管部門進(jìn)行存檔保管，（如有多余件，合同簽訂部門自行保管一份）；6.2 原件保管部門收到合同原件后，對(duì)合同進(jìn)行掃描并將掃描件進(jìn)行電子檔歸檔管理，同時(shí)發(fā)一份給業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門；6.3 電子歸檔處理完后，對(duì)合同原件進(jìn)行紙檔分類保存，并建立查詢目錄；6.4 市場(chǎng)營銷部的各類合同（非人事類），由銷售管理科統(tǒng)一編號(hào)、保管，電子目錄發(fā)送文件歸檔部門備份。7 .借閱管理如需查詢或使用原件，需填寫文件借閱登記表（詳見附件：文件借閱登記表）。8 .交接管理各部門合同管理人因辭職或異動(dòng)，需由部門負(fù)責(zé)人另指定專人進(jìn)行合同管理交接（包括：紙檔、電子檔）。9 .本制度由行政人

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