文件編寫培訓(xùn)

1、文件編寫技巧文件編寫技巧ISO9001:2008李繡梅李繡梅目錄目錄文件的定義及作用文件的類型及編寫結(jié)構(gòu)錦海捷亞文件編號(hào)規(guī)則文件審批發(fā)布流程文件控制要求定義定義 什么叫記錄？什么叫記錄？記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。記錄可用于文件的可追溯性活動(dòng)，并為驗(yàn)證預(yù)防措施和糾正措施提供證據(jù)。通常記錄不需要版本控制。記錄是一種特殊的文件。 什么叫文件？什么叫文件？質(zhì)量文件是信息及其承載媒介，例如：記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報(bào)告和標(biāo)準(zhǔn)等。媒介可以是紙張，也可以是磁性的、電子的、光學(xué)的計(jì)算機(jī)圖片、照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。也可以是一組文件，如若干個(gè)規(guī)范和記錄，英文中通常稱為“doc

2、umentation”。編制文件的作用編制文件的作用文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其使用有助于：文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其使用有助于：滿足客戶要求和質(zhì)量改進(jìn)；滿足客戶要求和質(zhì)量改進(jìn)；提供適宜的培訓(xùn)；提供適宜的培訓(xùn)；重復(fù)性和可追溯性；重復(fù)性和可追溯性；提供客觀證據(jù)；提供客觀證據(jù)；a. 評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。文件的形成本身并不是目的，它應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng)。文件的形成本身并不是目的，它應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng)。文件的類型文件的類型在質(zhì)量管理體系中常用下列幾種類型的文件：形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)；質(zhì)量手冊(cè)向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系一致

3、信息的文件；標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)；為確保過程有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件質(zhì)量管理體系文件。如：管理實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書等；外來文件如：國際、國家、地方及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及相關(guān)的法律法規(guī)等；a.文件所要求的記錄為組織提供的服務(wù)的符合性和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)的文件。JHJ質(zhì)量管理體系文件類型質(zhì)量管理體系文件類型質(zhì)量手冊(cè)管理標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則質(zhì)量管理文件外來文件質(zhì)量記錄法律法規(guī)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理體系文件內(nèi)部文件文件編寫結(jié)構(gòu)文件編寫結(jié)構(gòu)文件編寫結(jié)構(gòu)：目的：說明按照本文件運(yùn)作要達(dá)到的目的（即為何要做WHY）；范圍：說明本文件適用哪些工作范圍（即在何處做WHERE）；職責(zé)：說

4、明本文件涉及的職能部門范圍（即由誰來做WHO）；工作流程：進(jìn)一步闡述本文件涉及的過程由誰（WHO）何時(shí)（WHEN）在何處（WHERE）為何（WHY）做什么事情（WHAT）以及如何（WHO）完成，可用文字描述，也可采用流程圖形式；相關(guān)文件/支持性文件：即本文件所引用的文件；1.相關(guān)記錄/表格：按照本問價(jià)操作要填寫的記錄。文件編寫結(jié)構(gòu)文件編寫結(jié)構(gòu)章節(jié)安排章節(jié)安排1 1參考參考國標(biāo)國標(biāo)GB/T1.1-2000GB/T1.1-2000標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第一部分標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則構(gòu)和編寫規(guī)則2 2 章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不能顛倒流程章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不

5、能顛倒流程3 3 章節(jié)條款之間若為并列關(guān)系，描述時(shí)用小寫英文字母章節(jié)條款之間若為并列關(guān)系，描述時(shí)用小寫英文字母a a、b b、c c、dd等代號(hào)等代號(hào)4 4 某一個(gè)條款第五層次的描述可用小寫英文字母某一個(gè)條款第五層次的描述可用小寫英文字母a a、b b、c c、dd等代號(hào)等代號(hào)文件編寫結(jié)構(gòu)文件編寫結(jié)構(gòu)舉例舉例標(biāo)題（明確做什么事WHAT）標(biāo)準(zhǔn)號(hào)：發(fā)布日期：1.目的（為什么做WHYWHY）2.范圍（明確在何處做WHEREWHERE）3.職責(zé)（明確誰來做WHOWHO） 3 . 1 3 . 2 4 .工作流程（進(jìn)一步詳細(xì)說明誰WHOWHO什么時(shí)間WHENWHEN在何處WHEREWHERE為何WHYWH

6、Y做什么事情WHATWHAT以及如何做HOWHOW即即4 4W1HW1H） 4 . 1 4 . 2 4 . 2 . 1 4 . 2. 1 . 1 a b c 4.2.2 4.3 文件編寫注意事項(xiàng)文件編寫注意事項(xiàng)協(xié)協(xié) 調(diào)調(diào) 性性注意文件相互之間的接口，避免出現(xiàn)銜接不良或相互矛盾沖注意文件相互之間的接口，避免出現(xiàn)銜接不良或相互矛盾沖 突現(xiàn)象。突現(xiàn)象?？煽?讀讀 性性編寫文件盡量用通谷易懂的詞語，方便使用者。編寫文件盡量用通谷易懂的詞語，方便使用者。符合性、可操作性符合性、可操作性編寫的文件即符合編寫的文件即符合ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)要求，又能符合組織標(biāo)準(zhǔn)要求，又能符合組織 的管理運(yùn)作，注重從

7、企業(yè)自身需要出發(fā)，充分利用現(xiàn)有管的管理運(yùn)作，注重從企業(yè)自身需要出發(fā)，充分利用現(xiàn)有管 理標(biāo)準(zhǔn)、制度等，總結(jié)組織以前的管理經(jīng)驗(yàn)并融合進(jìn)去。理標(biāo)準(zhǔn)、制度等，總結(jié)組織以前的管理經(jīng)驗(yàn)并融合進(jìn)去。增增 值值 性性組織能按文件統(tǒng)一規(guī)范一致性操作提高工作質(zhì)量、效率和業(yè)組織能按文件統(tǒng)一規(guī)范一致性操作提高工作質(zhì)量、效率和業(yè) 績，進(jìn)而確績，進(jìn)而確 保提供產(chǎn)品的符合性。保提供產(chǎn)品的符合性。普普 及及 性性盡可能擴(kuò)展到組織最低層次盡可能擴(kuò)展到組織最低層次JHJ文件編號(hào)文件編號(hào)公司文件的編號(hào)根據(jù)國家規(guī)定和公司的實(shí)際情況采用混合公司文件的編號(hào)根據(jù)國家規(guī)定和公司的實(shí)際情況采用混合編號(hào)形式。第一組英文字母編號(hào)形式。第一組英文字

8、母JHJJHJ表示企業(yè)代號(hào)，第二、三位表示企業(yè)代號(hào)，第二、三位漢語拼音字母表示總部、各區(qū)域公司、分公司或單位（部門）漢語拼音字母表示總部、各區(qū)域公司、分公司或單位（部門）名代號(hào)，后六位阿拉伯?dāng)?shù)字表示標(biāo)準(zhǔn)的代號(hào)。名代號(hào)，后六位阿拉伯?dāng)?shù)字表示標(biāo)準(zhǔn)的代號(hào)。文件修訂后，其標(biāo)準(zhǔn)順序號(hào)不變，年份批準(zhǔn)號(hào)改為新修訂文件修訂后，其標(biāo)準(zhǔn)順序號(hào)不變，年份批準(zhǔn)號(hào)改為新修訂年份。本年內(nèi)修訂，可在年號(hào)后從年份。本年內(nèi)修訂，可在年號(hào)后從A A起順序添加英文字母。起順序添加英文字母。若幾項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（制度）合并成一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（制度），或一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)若幾項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（制度）合并成一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（制度），或一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（制度）分成若干項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)（制度）的則另

9、編新號(hào)。（制度）分成若干項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)（制度）的則另編新號(hào)。JHJ文件編號(hào)文件編號(hào)舉例舉例JHJ/ZB GL ZL 001-2009A發(fā)布年代號(hào)和修改碼發(fā)布年代號(hào)和修改碼發(fā)布當(dāng)年的順序號(hào)發(fā)布當(dāng)年的順序號(hào)門類代碼門類代碼分類代碼（管理標(biāo)準(zhǔn)：分類代碼（管理標(biāo)準(zhǔn)：GL；實(shí)；實(shí) 施細(xì)則：施細(xì)則：SZ；服務(wù)；服務(wù) 作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)FZ。)公司總部和各區(qū)域公司分公公司總部和各區(qū)域公司分公司代碼司代碼企業(yè)代號(hào)企業(yè)代號(hào)文件編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)規(guī)則門類代碼門類代碼管理職能屬性管理職能屬性代碼代碼管理職能屬性管理職能屬性代碼代碼網(wǎng)絡(luò)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度WG人力資源管理標(biāo)準(zhǔn)/制度RL審計(jì)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度SJ財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度CW系

10、統(tǒng)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)/制度ZL行政管理標(biāo)準(zhǔn)/制度XZ信息技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度XX綜合管理標(biāo)準(zhǔn)/制度ZH物流管理標(biāo)準(zhǔn)/制度WL管理標(biāo)準(zhǔn)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度的管理職能屬性代碼制度的管理職能屬性代碼編號(hào)舉例：編號(hào)舉例：JHJ/ZB GL ZL001 - 2009A質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量手冊(cè) 質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)/制度代碼制度代碼 管理標(biāo)準(zhǔn)管理標(biāo)準(zhǔn)/制度代碼制度代碼文件編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)規(guī)則門類代碼門類代碼服務(wù)作業(yè)屬性服務(wù)作業(yè)屬性代碼代碼服務(wù)作業(yè)屬性服務(wù)作業(yè)屬性代碼代碼空運(yùn)出口KC海運(yùn)出口HC空運(yùn)進(jìn)口KJ海運(yùn)進(jìn)口HJ國內(nèi)運(yùn)輸GN海空聯(lián)運(yùn)HK其他QT物流WL服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)作業(yè)屬性代碼服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)作業(yè)屬性代碼編號(hào)舉例

11、：編號(hào)舉例：JHJ/SHA FZ HC001 - 2009A海運(yùn)出口接單作業(yè)指導(dǎo)書海運(yùn)出口接單作業(yè)指導(dǎo)書 海運(yùn)出口代碼海運(yùn)出口代碼 服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼文件編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)規(guī)則區(qū)域公司及各分公司代碼區(qū)域公司及各分公司代碼部門部門代碼代碼部門部門代碼代碼JHJ上?？偛縕BJHJ北方公司BFJHJ華北公司HBJHJ華東公司HDJHJ華中公司HZJHJ南方公司NFJHJ北京分公司BJSJHJ上?？蘸＿\(yùn)SHAJHJ青島分公司TAOJHJ廣州分公司GZFJHJ天津分公司TJFJHJ煙臺(tái)分公司YTFJHJ大連分公司DLFJHJ深圳分公司SZFJHJ武漢分公司W(wǎng)HFJHJ廈門分公司XMFJHJ南

12、京分公司NJFJHJ無錫分公司W(wǎng)XFJHJ常州分公司CZFJHJ寧波分公司NBFJHJ蘇州分公司SZFJHJ保定分公司BDF公司總部、區(qū)域公司及分公司代碼公司總部、區(qū)域公司及分公司代碼文件編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)規(guī)則區(qū)域公司及各分公司代碼區(qū)域公司及各分公司代碼部門部門代碼代碼部門部門代碼代碼JHJ成都分公司CDFJHJ石家莊分公司SJFJHJ杭州分公司HZBJHJ吳江辦事處WJBJHJ鄭州分公司ZZFJHJ昆山辦事處KSBJHJ西安分公司XAFJHJ張家港辦事處ZGBJHJ哈爾濱分公司HBFJHJ黃島辦事處HDBJHJ長沙辦事處CSBJHJ營口辦事處YKB公司總部、區(qū)域公司及分公司代碼公司總部、區(qū)域公

13、司及分公司代碼編號(hào)舉例：編號(hào)舉例：JHJ/SHA FZ HC001 - 2009A海運(yùn)出口接單作業(yè)指導(dǎo)書海運(yùn)出口接單作業(yè)指導(dǎo)書 海運(yùn)出口代碼海運(yùn)出口代碼 服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼 錦海捷亞上?？蘸＿\(yùn)錦海捷亞上海空海運(yùn)文件發(fā)放編號(hào)文件發(fā)放編號(hào)系統(tǒng)質(zhì)量部門系統(tǒng)質(zhì)量部門/人員按各部門質(zhì)量職能與其質(zhì)量活動(dòng)的需要，發(fā)放相人員按各部門質(zhì)量職能與其質(zhì)量活動(dòng)的需要，發(fā)放相關(guān)的文件。關(guān)的文件。文件首頁上須填寫持冊(cè)人姓名及發(fā)放編號(hào)文件首頁上須填寫持冊(cè)人姓名及發(fā)放編號(hào)發(fā)放編號(hào)的編號(hào)規(guī)則為：發(fā)放編號(hào)的編號(hào)規(guī)則為：JHJ/ZB GL ZL001 - 2009A - 01 發(fā)放號(hào)發(fā)放號(hào) 標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)文件發(fā)放時(shí)

14、應(yīng)做好發(fā)放簽收手續(xù)，如采用文件發(fā)放時(shí)應(yīng)做好發(fā)放簽收手續(xù)，如采用E-MAIL發(fā)放，發(fā)放記錄應(yīng)發(fā)放，發(fā)放記錄應(yīng)注明并保存注明并保存E-MAIL發(fā)送記錄。發(fā)送記錄。文件審批發(fā)布流程文件審批發(fā)布流程職責(zé)職責(zé)系統(tǒng)質(zhì)量人員負(fù)責(zé)組織文件的編制；收集、整理、保管執(zhí)行的系統(tǒng)質(zhì)量人員負(fù)責(zé)組織文件的編制；收集、整理、保管執(zhí)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)；并對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的管理和使用相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)；并對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的管理和使用情況實(shí)施監(jiān)督；情況實(shí)施監(jiān)督；總經(jīng)理室負(fù)責(zé)文件的審批；總經(jīng)理室負(fù)責(zé)文件的審批；行政負(fù)責(zé)文件的發(fā)布；行政負(fù)責(zé)文件的發(fā)布；系統(tǒng)質(zhì)量人員負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、發(fā)放、更改控制、版本控制、系統(tǒng)質(zhì)量人員負(fù)責(zé)

15、文件的編號(hào)、發(fā)放、更改控制、版本控制、作廢收回和銷毀處理等；作廢收回和銷毀處理等；各相關(guān)部門負(fù)責(zé)分管職能內(nèi)管理標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等于質(zhì)量各相關(guān)部門負(fù)責(zé)分管職能內(nèi)管理標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等于質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件及記錄表式的編寫、更改、使用和保管。活動(dòng)有關(guān)的文件及記錄表式的編寫、更改、使用和保管。文件審批發(fā)布流程文件審批發(fā)布流程管理權(quán)限管理權(quán)限部門部門文件文件總部總部區(qū)域公司區(qū)域公司分公司分公司質(zhì)量手冊(cè)編寫/更改、編號(hào)、審批、發(fā)布、發(fā)放并保管遵照?qǐng)?zhí)行遵照?qǐng)?zhí)行管理標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則編寫/更改、編號(hào)、審批、發(fā)布、發(fā)放并保管公司的管理標(biāo)準(zhǔn)和總部服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)遵照公司規(guī)定執(zhí)行；編寫/更改、編號(hào)、審批、

16、發(fā)布、發(fā)放并保管區(qū)域公司實(shí)施細(xì)則和服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并上報(bào)遵照公司及區(qū)域公司規(guī)定執(zhí)行；編寫/更改、編號(hào)、審批、發(fā)布、發(fā)放并分公司實(shí)施細(xì)則和服務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并上報(bào)區(qū)域公司文件控制要求文件控制要求ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)4.2.3給出了明確規(guī)定：給出了明確規(guī)定： a) 文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的；適宜的； b) 必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)； c) 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別； d) 確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；確保在使用處可獲得適用文件

17、的有關(guān)版本； e) 確保文件保持清晰，易于識(shí)別；確保文件保持清晰，易于識(shí)別； f) 確保外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)；確保外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)； g) 防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。識(shí)。條文解析：條文解析： 文件編制（確定文件名稱、內(nèi)容、編號(hào)、版本/狀態(tài)、格式等）（再）審核（再）批準(zhǔn)（文件本身及發(fā)放范圍）（再）發(fā)放更改（必要時(shí)）舊文件回收 保留（需要時(shí)）廢除標(biāo)識(shí)文件控制要求文件控制要求外來文件外來文件對(duì)于外來文件對(duì)于外來文件 識(shí)別標(biāo)識(shí)獲取更新（必要時(shí)）分發(fā)批準(zhǔn)發(fā)放范圍公司的外來文件主要包括：公司的外來文件主要包括：國際標(biāo)準(zhǔn)；國際標(biāo)準(zhǔn)；國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)；國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；法律法規(guī)；法律法規(guī)；國際間的有關(guān)協(xié)議、公約、條國際間的有關(guān)協(xié)議、公約、條約等。約等。文件控制要求文件控制要求記錄記錄n在ISO9001