文件的5S管理培訓(xùn)教材

1、1-封面中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司2017年11月12日中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司2-一、前言辦公室辦公室5S5S包括多方面內(nèi)容，文件管理是主要項目包括多方面內(nèi)容，文件管理是主要項目之一，文件之一，文件5S5S活動的目的主要是為了提高辦公事務(wù)活動的目的主要是為了提高辦公事務(wù)效率、減少查找文件的時間，創(chuàng)建干凈整潔的工作效率、減少查找文件的時間，創(chuàng)建干凈整潔的工作環(huán)境，同時也體現(xiàn)了公司整體管理水平的高低。環(huán)境，同時也體現(xiàn)了公司整體管理水平的高低。衡量文件衡量文件5S5S活動水準(zhǔn)的一個重要指標(biāo)就是找出文活動水準(zhǔn)的一個重要指標(biāo)就是找出文件所需的時間。件所需的時間。文件的

2、文件的5S5S活動是從廢棄開始的?；顒邮菑膹U棄開始的。中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司3-二、紙質(zhì)文件5S目的 文件、信息的共享和有效利用；文件、信息的共享和有效利用； 減少尋找文件的時間，提高工作效率；減少尋找文件的時間，提高工作效率；辦公室空間的有效利用；辦公室空間的有效利用； 辦公環(huán)境的改善；辦公環(huán)境的改善； 提高辦公事務(wù)效率。提高辦公事務(wù)效率。中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司4-三、紙質(zhì)文件5S的原則 文件不重復(fù)保管：一種文件只在一個位置上保文件不重復(fù)保管：一種文件只在一個位置上保管；管； 對原件實施管理：不隨意復(fù)印或使用復(fù)印件；對原件實施管理：不隨意復(fù)印或使用復(fù)印

3、件； 分類歸檔管理：不要使文件私有化；分類歸檔管理：不要使文件私有化； 文件取放方便：能夠快速地取出和保管文件。文件取放方便：能夠快速地取出和保管文件。中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司5-四、紙質(zhì)文件的5S整理1S 整理整理2S 整頓整頓3S 清掃清掃4S 清潔清潔5S 素養(yǎng)素養(yǎng)文件的文件的整理整理一般可以按照以下幾個步驟進(jìn)行：一般可以按照以下幾個步驟進(jìn)行：設(shè)定廢棄文件的對象和廢棄基準(zhǔn)：文件是有生命周期的。設(shè)定廢棄文件的對象和廢棄基準(zhǔn)：文件是有生命周期的。財務(wù)文件財務(wù)文件永久保存；永久保存；品質(zhì)文件品質(zhì)文件為了進(jìn)行品質(zhì)追溯，保存一定時間。為了進(jìn)行品質(zhì)追溯，保存一定時間。長期不用的文件

4、、無效或舊版文件以及其他沒有保存價值的文長期不用的文件、無效或舊版文件以及其他沒有保存價值的文件都是整理和廢棄的對象。件都是整理和廢棄的對象。中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司6-四、紙質(zhì)文件的5S整頓1S 整理整理2S 整頓整頓3S 清掃清掃4S 清潔清潔5S 素養(yǎng)素養(yǎng)文件的文件的整頓整頓：文件的分類歸檔管理，目的：建立一個：文件的分類歸檔管理，目的：建立一個簡潔的文件體系，以便達(dá)到對文件進(jìn)行高效管理。簡潔的文件體系，以便達(dá)到對文件進(jìn)行高效管理。根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類：程序文件、管理辦法、通知等；根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類：程序文件、管理辦法、通知等；設(shè)定文件分類管理基準(zhǔn)：年度、項目。設(shè)定文

5、件分類管理基準(zhǔn)：年度、項目。使用工具：文件袋、文件夾、文件柜等。使用工具：文件袋、文件夾、文件柜等。中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司7-四、紙質(zhì)文件的5S清掃1S 整理整理2S 整頓整頓3S 清掃清掃4S 清潔清潔5S 素養(yǎng)素養(yǎng)文件的文件的清掃清掃：維護(hù)對歸檔的文件特別是經(jīng)常使用或中、：維護(hù)對歸檔的文件特別是經(jīng)常使用或中、長期保存的文件和文件柜要定期進(jìn)行長期保存的文件和文件柜要定期進(jìn)行清掃清掃維護(hù)。維護(hù)。損壞或遺失的文件要進(jìn)行及時的修補(bǔ)；損壞或遺失的文件要進(jìn)行及時的修補(bǔ)；發(fā)行新版本時，要及時回收銷毀舊版本。發(fā)行新版本時，要及時回收銷毀舊版本。中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司

6、8-四、紙質(zhì)文件的5S清潔1S 整理整理2S 整頓整頓3S 清掃清掃4S 清潔清潔5S 素養(yǎng)素養(yǎng)文件的文件的清潔清潔：明確文件管理責(zé)任人。一般地，安排經(jīng)：明確文件管理責(zé)任人。一般地，安排經(jīng)常使用此文檔的員工承擔(dān)清潔和維護(hù)的責(zé)任較好常使用此文檔的員工承擔(dān)清潔和維護(hù)的責(zé)任較好 。中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司9-四、紙質(zhì)文件的5S素養(yǎng)1S 整理整理2S 整頓整頓3S 清掃清掃4S 清潔清潔5S 素養(yǎng)素養(yǎng)文件的素養(yǎng)：養(yǎng)成好的習(xí)慣文件的素養(yǎng)：養(yǎng)成好的習(xí)慣 時時要求員工能很好地維護(hù)文件的時時要求員工能很好地維護(hù)文件的5S5S狀態(tài)，做到狀態(tài)，做到愛護(hù)地使用文件，使用完后及時歸位，按規(guī)定要求復(fù)愛

7、護(hù)地使用文件，使用完后及時歸位，按規(guī)定要求復(fù)印和發(fā)放文件，培養(yǎng)工良好的習(xí)慣。印和發(fā)放文件，培養(yǎng)工良好的習(xí)慣。中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司10-五、電腦文件的管理為什么要做好電腦的文件管理？為什么要做好電腦的文件管理？中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司11-五、電腦文件的混亂現(xiàn)象中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司12-五、電腦文件的三要素中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司13-五、電腦文件的存放路徑QQ記錄的所在的地方記錄的所在的地方：分區(qū)：分區(qū)/文件夾文件夾/子文件夾子文件夾/文件名，如：文件名，如：C:UsersyangdDocumentsQQEIM F

8、iles3001395532硬盤硬盤樹身樹身分區(qū)分區(qū)（CDEFCDEF盤）盤）大的枝椏大的枝椏文件夾文件夾分枝，內(nèi)嵌分枝，內(nèi)嵌文件夾文件夾小枝椏小枝椏文件文件樹葉樹葉中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司14-五、電腦文件的屬性能看的！能看的！能改的！能改的！只能看！只能看！不能改！不能改！防修改！防修改！一般你看不到一般你看不到設(shè)置了才能看設(shè)置了才能看可防錯誤刪除可防錯誤刪除中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司15-五、電腦文件的分類電腦文件的分類，可根據(jù)紙質(zhì)文件的類別劃分。電腦文件的分類，可根據(jù)紙質(zhì)文件的類別劃分。對于音頻、視頻、圖片等分類，可根據(jù)事件的發(fā)生對于音頻、視頻、圖片等分類，可根據(jù)事件的發(fā)生時間、部門、事件名稱進(jìn)行分類。時間、部門、事件名稱進(jìn)行分類。n例如：例如：2017年年3月月4日安裝車間培訓(xùn)圖片日安裝車間培訓(xùn)圖片中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司16-六、3月3-4日檢查情況中 山 市 貴 寶 電 器 有 限 公 司