合同管理流程

1、合同管理體系文件(主責(zé)部門(mén)： )編制日期審核日期審批日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人審批人1. 目的 規(guī)范公司的合同管理，規(guī)范公司合作資源履約管理，保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開(kāi)展，同時(shí)以法律手段保護(hù)公司的合法權(quán)益，使合同的訂立、履行、保管有章可依。2. 術(shù)語(yǔ)2.1 合同的分類定義如下；2.1.1 工程類合同：完成工程實(shí)體所需訂立的合同。2.1.2 技術(shù)服務(wù)類合同：完成工程實(shí)體所需的專項(xiàng)技術(shù)服務(wù)合同，比如勘察、設(shè)計(jì)、幕墻等合同。2.1.3 招商營(yíng)銷顧問(wèn)類合同：項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中簽訂的市場(chǎng)調(diào)研、定位策劃、廣告制作、招商服務(wù)、廣告設(shè)計(jì)、媒體、營(yíng)銷現(xiàn)場(chǎng)包裝、印刷品、銷售代理等合同。2.1.4 工

2、程專業(yè)管線配套類合同：水、電、燃?xì)?、電信、有線電視、路燈、三方通話等合同。2.1.5 客服類合同：運(yùn)營(yíng)開(kāi)辦物資采購(gòu)、設(shè)備維護(hù)、物業(yè)管理等合同。2.1.6 財(cái)務(wù)類合同：抵押貸款等合同。2.1.7 其他類合同：經(jīng)營(yíng)類、行政類等其他相關(guān)合同等。2.2 合同的全過(guò)程管理：在合同依據(jù)、資信調(diào)查、文本選擇、合同會(huì)簽及審批、文本審核、合同編號(hào)、合同簽署、合同蓋章、合同履行、合同終結(jié)、合同臺(tái)帳和報(bào)表、合同檢查等控制點(diǎn)作風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控管理。2.3 合同履行跟蹤責(zé)任部門(mén)：指負(fù)責(zé)合同條款的全面履行及合同履約過(guò)程中的問(wèn)題反饋及證據(jù)保全的部門(mén)。3. 適用范圍適用于地產(chǎn)平臺(tái)對(duì)外的各類經(jīng)濟(jì)合同。4. 主要程序 4.1 標(biāo)準(zhǔn)化合同

3、文本的編制集團(tuán)目前推行合同版本，為豫商置業(yè)原使用合同標(biāo)準(zhǔn)版本。因豫商置業(yè)所屬項(xiàng)目與海游集團(tuán)項(xiàng)目差異較大。集團(tuán)將在條件成熟時(shí)，再行商議推行公司標(biāo)準(zhǔn)化合同文件。4.2 中標(biāo)審批及中標(biāo)通知書(shū)發(fā)放詳招標(biāo)管理體系文件4.3 合同談判4.3.1 合同談判不得實(shí)質(zhì)性修改中標(biāo)結(jié)論。4.3.2 合同談判過(guò)程應(yīng)由招標(biāo)責(zé)任部門(mén)、招采部、成本部、合同監(jiān)管執(zhí)行部門(mén)參加。4.4 合同審批4.4.1 合同談判完畢，雙方達(dá)成一致，最終版合同進(jìn)行報(bào)審。合同審批表格式詳附件1合同審批表。4.4.2 合同審批過(guò)程中的審批意見(jiàn)，招標(biāo)責(zé)任部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部以及合同主體對(duì)方進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，并最終達(dá)成合同一致。最終修正版本合同在各相關(guān)意見(jiàn)

4、人簽署同意意見(jiàn)后，繼續(xù)流轉(zhuǎn)審批。直至最終完成合同審批。4.4.3 合同審批通過(guò)后，最終審批件應(yīng)歸口到用印部門(mén)。4.5 合同簽署4.5.1 合同文本應(yīng)由我方裝訂。不得發(fā)放合同最終文本電子版給合同主體對(duì)方，由對(duì)方裝訂相關(guān)合同文本。4.5.2 裝訂完成的合同文本，應(yīng)由合同主體對(duì)方先行進(jìn)行責(zé)任主體簽署。合同內(nèi)容在一頁(yè)以上的，應(yīng)加蓋騎縫章。4.5.3 合同主體對(duì)方提供蓋章版合同后，招標(biāo)責(zé)任部門(mén)應(yīng)對(duì)合同文本進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)好的合同申報(bào)用印程序。4.5.4 用印部門(mén)應(yīng)核對(duì)最終審批件與合同文件文字上的差異，核對(duì)無(wú)誤方可用印。用印完畢后，合同審批表及終批版合同文本，以及我司責(zé)任主體簽章及騎縫章的合同文本，轉(zhuǎn)招標(biāo)責(zé)

5、任部門(mén)。4.5.5 合同審批部門(mén)負(fù)責(zé)合同審批表的保存。4.5.6 招標(biāo)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)合同對(duì)內(nèi)對(duì)外的發(fā)放。應(yīng)辦理發(fā)放簽收，格式詳附件2：合同文件簽收記錄表。4.5.7 招標(biāo)責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行合同臺(tái)賬登記管理。4.6 合同履行和監(jiān)督4.6.1 招標(biāo)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)組織進(jìn)行合同的交底。交底應(yīng)辦理合同交底記錄，詳附件3：合同交底記錄。4.6.2 合同交底結(jié)束后，合同管理由合同管理執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)管執(zhí)行。4.7 補(bǔ)充協(xié)議4.7.1 合同金額變更大于合同價(jià)款30%以上，或總金額大于人民幣30萬(wàn)元的，均需辦理合同補(bǔ)充協(xié)議。4.7.2 合同補(bǔ)充協(xié)議辦理流程同合同審批流程。4.8 合同歸檔、合同保管4.8.1 合同歸檔

6、1) 合同歸檔執(zhí)行二級(jí)保管原則。即：除最高一級(jí)公司外，執(zhí)行簽約主體公司及上級(jí)公司二級(jí)備份歸檔。各級(jí)公司檔案室、財(cái)務(wù)部門(mén)、成本部使用合同原件（有正副本的，正本歸檔案室），其他部門(mén)使用PDF電子掃描版。2) 合同歸口部門(mén)應(yīng)建立本部門(mén)經(jīng)辦的合同臺(tái)帳。4.8.2 合同分類編號(hào)規(guī)則（參考）1) 合同編碼采用先公司后部門(mén)的原則。舉例說(shuō)明：公司三級(jí)架構(gòu)，為海游集團(tuán)（簡(jiǎn)碼HYJT），下屬二級(jí)公司酒店公司（簡(jiǎn)碼JDGS），酒店公司下屬三級(jí)公司杭州安吉項(xiàng)目公司（簡(jiǎn)碼AJXM）。公司之后，編碼采用招標(biāo)責(zé)任部門(mén)名稱，比如安吉項(xiàng)目招采部主辦的招標(biāo)合同（簡(jiǎn)碼ZCB），然后是順序碼，比如安吉項(xiàng)目招采部主辦的第006號(hào)順序碼的樁基礎(chǔ)施工合同（簡(jiǎn)碼006）。則最終合同編碼為：HYJT-JDGS-AJXM-ZCB-006號(hào)合同。2) 如涉及分期開(kāi)發(fā)，則在項(xiàng)目公司級(jí)增加編碼。比如安吉項(xiàng)目公司二期，編碼為