費用報銷管理制度

1、.文件編號：PTMC-FI-FIN-001日期：9.23.2011文件名稱：費用報銷管理制度頁次：17/171 目的明確報銷程序及要求，確保支出合理、真實，并實行業(yè)務(wù)部門相關(guān)支出的費用與業(yè)績考核掛鉤。2 范圍適用于廣州中郵普泰集團(tuán)總公司、各分公司、進(jìn)駐廳、零售門店。3 定義3.1 審批：指在審批人權(quán)限范圍內(nèi)，未違反公司制度情況下的復(fù)核（審）作用，有權(quán)對有爭議的費用提出質(zhì)疑，并提請更高一級領(lǐng)導(dǎo)裁決。3.2 簽批：是指對該項費用有最終決定權(quán)利簽字。3.3 合法憑證：指有效的發(fā)票及簽認(rèn)的單據(jù)。3.4 報銷級別：費用報銷標(biāo)準(zhǔn)中所規(guī)定的級別，如下表：級別總經(jīng)理以上級別副總級總監(jiān)級經(jīng)理級主管級員工級職位C

2、OO公司副總經(jīng)理運營總經(jīng)理/財務(wù)總監(jiān)/總裁辦助理區(qū)域營銷總監(jiān)部門經(jīng)理（規(guī)定經(jīng)理級人員）/品牌銷售經(jīng)理/品牌總經(jīng)理產(chǎn)品經(jīng)理/外派會計主管/部門主管（規(guī)定主管級人員）客戶主任/市場督導(dǎo)/部門助理/會計/市場代表/送貨員/分公司出納/文員/司機等（規(guī)定員工級人員）4 職責(zé)與權(quán)限4.1 申請人：索取真實、合法憑證；整理、粘貼、填寫相關(guān)憑證交部門負(fù)責(zé)人審核；4.2 部門/項目負(fù)責(zé)人：審核并確認(rèn)申請人憑證的真實性及合理性；4.3 主管部門副總：對所負(fù)責(zé)部門費用、工資、月考核獎勵、經(jīng)理級及以上人員費用申請進(jìn)行審批；4.4 人事行政負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對資產(chǎn)及低值易耗品報價、采購。門店設(shè)立項目費用審核，審核月度固定費

3、用預(yù)算，電話費報銷標(biāo)準(zhǔn)、車輛費用報銷標(biāo)準(zhǔn)、社保補貼額度的制定和部門費用審核，人員類、預(yù)算外、額度標(biāo)準(zhǔn)外費用審核；4.5 發(fā)展部負(fù)責(zé)人：公司設(shè)立、租賃涉及之開支類審核；4.6 區(qū)域財務(wù)：收集各業(yè)務(wù)項目報送的固定費用月度預(yù)算資料，根據(jù)集團(tuán)財務(wù)制度、費用報銷管理制度及相關(guān)規(guī)定，復(fù)核和支付區(qū)域內(nèi)的費用報銷；4.7 總公司財務(wù)中心：根據(jù)集團(tuán)財務(wù)制度、公司費用報銷制度及相關(guān)規(guī)定，復(fù)核費用報銷申請和支付費用，補充區(qū)域備用金。4.8 COO：費用額度、標(biāo)準(zhǔn)的核準(zhǔn)審批，預(yù)算外、額度外費用、經(jīng)理級以上費用的簽批和特殊經(jīng)費的簽批；4.9 說明：1、 在費用申請、支付、核銷程序中，各級既是審批者，同時也可是費用當(dāng)事人

4、和報銷的申請人；2、 各級簽名以人事行政中心提供的備查簽名模版為準(zhǔn)。如審批人出差等外在原因，則由審批人授權(quán)指定代理人，交財務(wù)部備案，指定代理人可在授權(quán)期間內(nèi)行使相應(yīng)的審批權(quán)力，詳見原發(fā)布的授權(quán)簽名管理制度。5 按報銷類別費用分類5.1 管理費用項目：1、 固定預(yù)算管理項目類費用;包括：低值易耗品、辦公用品（如書籍、報刊、雜志、印刷品（含名片）、文具、IT耗材）、后勤維修維護(hù)用五金工具用品（如垃圾費、 維修費、燈管、換鎖等）、租金、物業(yè)管理費、水電費、固定電話費、寬帶費、購買發(fā)票，年審換證費、財務(wù)手續(xù)費、審計、評估、咨詢費、培訓(xùn)費、會議費，等；2、 已核定報銷標(biāo)準(zhǔn)和額度的費用；包括：個人電話費補

5、貼、市內(nèi)交通費、差旅費、應(yīng)酬費、社保補貼、車輛費用；3、 其它預(yù)算外費用；如：慰問金、實物禮品（手機）、物流部費用（包括運輸費、裝卸、車輛費、交通費、誤餐費等）、 其它；5.2 運營業(yè)務(wù)支出項目：1、 調(diào)價:指我司對提貨客戶提貨產(chǎn)品的價格調(diào)整。2、 客戶返利：指提貨達(dá)到一定量，我司給予客戶的讓利。3、 合作傭金：指協(xié)助我司完成一定的銷量，我司給予客戶提成。4、 S返利：指協(xié)助我司完成一定銷量，我司給予個人提成。5、 市場費用：指市場推廣過程中發(fā)生的促銷員、禮品、場租、物料、廣告費等費用。6、 炒貨：指非常規(guī)渠道購入產(chǎn)品。:5.3 門店拓展與行政資產(chǎn)采購：1、 門店拓展類資產(chǎn)采購：行政類資產(chǎn)（鐵

6、皮柜、保險柜、桌椅）、IT類資產(chǎn)（電視、音響、電腦、打印機、掃描槍、傳真機）、市場類資產(chǎn)（手機展柜、收銀臺）；2、 門店首次租金、定金、押金、轉(zhuǎn)讓費；3、 門店設(shè)計、裝修（包括裝修配套資產(chǎn)采購，如空調(diào)、門頭等）、安防、門店保險購置；4、 其他行政類資產(chǎn)采購；5.4 員工工資、月考核獎勵。6 費用報銷標(biāo)準(zhǔn)、額度6.1 個人電話費補貼；詳見公司手機話費報銷管理制度；個人電話費由部門或分公司助理統(tǒng)一填寫報銷單并負(fù)責(zé)在每月10前收集話費發(fā)票，經(jīng)人事行政經(jīng)理審核，交財務(wù)部門，每月一次以補貼形式定期統(tǒng)一發(fā)放。6.2 市內(nèi)交通費；1、 后勤職能部門人員因公外出的市內(nèi)交通費用據(jù)實報銷，需注明起訖地點、時間和事

7、由。2、 業(yè)務(wù)部外勤人員市內(nèi)交通費在試用期按市內(nèi)交通費標(biāo)準(zhǔn)的最低額度申請報銷，試用期結(jié)束后員工所在部門主管按該員工所屬區(qū)域、崗位性質(zhì)等,在公司報銷標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)重新核定該員工的市內(nèi)交通費報銷標(biāo)準(zhǔn)，報人事部門核定，財務(wù)備案。在核定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)據(jù)實報銷。 級別標(biāo)準(zhǔn)項目 總監(jiān)級經(jīng)理級主管級員工級業(yè)務(wù)部門外勤人員無自帶車者600/月400元/月260元/月130元/月3、 經(jīng)理級以下員工只可報銷乘坐除出租車外的公共交通工具的市內(nèi)交通費用，特殊情況乘坐出租車或自駕車，需報部門負(fù)責(zé)人審批。4、 所有享有公司車輛補貼的人員不得再報銷市內(nèi)交通費。6.3 差旅費；（包括出差住宿費用，出差地市交通費用、出差補助），報銷標(biāo)準(zhǔn)

8、如下：級別標(biāo)準(zhǔn)總經(jīng)理以上級副總級總監(jiān)級經(jīng)理級主管級員工級項目   交通工具(省外)所有交通工具交通工具(省內(nèi))所有交通工具火車(含高鐵/城際快車)/長途汽車每天住宿標(biāo)準(zhǔn)實報實銷500元以下/間400元以下/間300元以下/間250元以下/間180元以下/間（未規(guī)定城市）每天住宿標(biāo)準(zhǔn)實報實銷500元以下/間450元以下/間350元以下/間300元以下/間230元以下/間（規(guī)定城市）每人每日出差補助（粵東、粵西及省外城市）實報實銷100元80元60元50元40元出差地市內(nèi)交通實報實銷實報實銷100元/天80元/天60元/天40元/天1、 規(guī)定城市為國內(nèi)省會城市、直轄市

9、及廣東省一線城市（包括深圳、東莞、珠海）。未規(guī)定城市為除規(guī)定城市外的國內(nèi)其他城市。2、 兩人或多人一同出差，按同性別每兩人一間客房為標(biāo)準(zhǔn)報銷住宿費用。3、 出差到附近地區(qū)（指與常駐辦公地點是同一行政地區(qū)或不是同一行政地區(qū)但路程公里數(shù)不超過100公里的地區(qū)，如：廣州到佛山），不予報銷住宿費和出差補助。4、 個人自駕車出差，按地市之間距離每公里油耗0.8元為標(biāo)準(zhǔn)報銷車輛汽油費，路橋費用按次實報實銷。5、 除總部出差至湛江、茂名、粵東各城市及省外可報銷出差補貼外，其他省內(nèi)城市出差均不給予出差補貼。住宿一晚按標(biāo)準(zhǔn)給予出差補貼，以此類推。同次在同一城市出差超過三天，按三天報銷出差補貼，超過天數(shù)的出差補貼

10、不予報銷。出差期間發(fā)生應(yīng)酬費(當(dāng)天的午餐、晚餐)，則當(dāng)天的出差補貼相應(yīng)地作扣減一半或者全部。6、 區(qū)域間會議、區(qū)域來總部開會不予報銷出差補貼。7、 差旅費需及時報銷，無特殊情況超過2個月未報銷的差旅費將不予報銷。8、 特別期間(如大型的地區(qū)運動會、廣交會期間)的住宿費標(biāo)準(zhǔn)將按實際情況參照經(jīng)濟(jì)型酒店（如家、七天連鎖店）住房標(biāo)準(zhǔn)給予適當(dāng)調(diào)整。6.4 應(yīng)酬費管理規(guī)定； 為加強公司業(yè)務(wù)應(yīng)酬費用的規(guī)范管理,本著“預(yù)算、控制、合理、必須”的管理原則，特制定如下管理規(guī)定。1、 各業(yè)務(wù)部門的應(yīng)酬費將實行按“部門月度預(yù)算定額控制”的管理辦法，公司根據(jù)實際經(jīng)營情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)參考，按部門下達(dá)當(dāng)月費用預(yù)算額度。2、 財

11、務(wù)部負(fù)責(zé)核算月度費用，部門應(yīng)酬費將計入年度績效考核指標(biāo)。3、 各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在公司下達(dá)的月總預(yù)算限額內(nèi)，可根據(jù)自身銷售計劃對部門、區(qū)域、崗位人員的應(yīng)酬費用進(jìn)行彈性調(diào)整，但不能超月度預(yù)算總額。部門人員費用的彈性調(diào)整，需報財務(wù)備案。4、 部門應(yīng)酬費納入年度考核指標(biāo)，凡超月度預(yù)算部分必須先經(jīng)COO審批通過，總裁辦助理負(fù)責(zé)備案，方可再使用。5、 單次應(yīng)酬消費預(yù)算超過5000元（含以上），需要提前短信給總裁辦助理，由其報COO審批同意后備案使用。6、 單次應(yīng)酬消費預(yù)算超過3000元（含以上），需要提前短信給部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，同時抄送總裁辦助理備案使用。7、 經(jīng)備案批準(zhǔn)后的業(yè)務(wù)應(yīng)酬費用，報銷人須在限期內(nèi)憑

12、真實票據(jù)報銷，發(fā)票超過2個月仍未報銷一律不得再進(jìn)行補報銷。8、 所有應(yīng)酬費開支都需開具真實有效的發(fā)票，若因特殊情況產(chǎn)生無發(fā)票消費支出時，必須先報COO審批同意，后補發(fā)票支出，無票一律不予報銷。9、 大額應(yīng)酬費支出，需在短信申請中寫明：應(yīng)酬理由、幾人同行、消費地點、預(yù)算額度等內(nèi)容，經(jīng)COO批準(zhǔn)后方可支出核銷，凡未經(jīng)批準(zhǔn)或超額部份由個人自行承擔(dān)。10、 報銷應(yīng)酬費時，需以黃色告示貼寫明：應(yīng)酬人或其電話號碼、應(yīng)酬時間、應(yīng)酬事項、本公司參與人員等簡要情況說明，貼在報銷單上，交該上級領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部審核。11、 凡不屬于公司的應(yīng)酬費用，一律不予報銷。如有弄虛作假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)則全額扣減或限期退還公司，并視情節(jié)輕

13、重給予經(jīng)濟(jì)處罰。12、 以上應(yīng)酬費額度，不包括實物禮品、禮金贈予。凡實物禮品和禮金贈予的公關(guān)費用和特殊市場費用都必須先書面申請，經(jīng)COO審批同意后方可列支、報銷。6.5 社保補貼；按人事行政部門社保補貼以戶口所在地社保投保方式執(zhí)行。6.6 車輛費用報銷標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)定（行政管理用車、自帶車輛、屬物流管理的車輛除外）1、 路橋費、停車費等，憑出車記錄及真實、合法票據(jù)報銷，財務(wù)部負(fù)責(zé)核查票據(jù)日期及加油情況是否與出車記錄相符；司機填報出差補貼支付證明單時需經(jīng)用車人員簽名，經(jīng)車輛調(diào)配負(fù)責(zé)人審批。（出車記錄記載每次出車事項、時間、去向）無出車記錄者不予報銷；2、 凡屬公司配給各區(qū)域總監(jiān)車輛的費用一律附出車

14、記錄及真實票據(jù)寄回總部報銷；并注意發(fā)票抬頭填寫為各公司抬頭。每月路橋費、加油費和停車費按額度標(biāo)準(zhǔn)報銷，由各區(qū)域營銷總監(jiān)嚴(yán)格控制好各自的車輛費；3、 公務(wù)車輛大修費用經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人審批后方可維修，修理費憑真實、合法票據(jù)報銷；4、 一切人為或工作疏忽、違規(guī)駕駛造成的費用損失，由責(zé)任者自付，公司不予報銷；5、 公司車輛的年審、維修保養(yǎng)、保險費用由公司負(fù)責(zé)，自帶車輛的相關(guān)費用由員工自付；6、 車輛費用報銷額度分四等級，一級：2000元，二級1000元，三級，800元，四級，600元，由人事行政按部門按職位和級別標(biāo)準(zhǔn)申請個人額度并報財務(wù)備案，內(nèi)容包括每月的加油費，停車費、路橋費，車輛在華普停車費20

15、0元/月納入額度內(nèi)扣減；7、 享有自帶車輛補貼的公司職員，其車輛補貼每月憑合法票據(jù)按額度報銷。不得再報銷市內(nèi)交通費；8、 以上費用報銷額度標(biāo)準(zhǔn)超出的，在部門績效獎金中支付，無績效獎金的，由使用人自付。7費用審批報銷流程7.1 預(yù)算流程如下表所示：一、區(qū)域費用預(yù)算區(qū)域財務(wù)主管根據(jù)行政及業(yè)務(wù)的需求，制定出區(qū)域預(yù)算表核算經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)COO二、總部費用預(yù)算助理根據(jù)部門額度預(yù)算人員應(yīng)酬費、交通費額度核算經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)COO三、零售固定費用預(yù)算區(qū)域財務(wù)主管根據(jù)行政及業(yè)務(wù)的需求，制定出區(qū)域預(yù)算表核算經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)COO總部出納支付備用金備注：1、費用預(yù)算包括低值易耗品、辦公用品（如書籍、報刊、雜志、印刷品（含名

16、片）、文具、IT耗材）、后勤維修維護(hù)用五金工具用品（如垃圾費、 維修費、燈管、換鎖等）、租金、物業(yè)管理費、稅費、水電費、固定電話費、寬帶費、購買發(fā)票，年審換證費、財務(wù)手續(xù)費、審計、評估、咨詢費、培訓(xùn)費、會議費，加油費等。2、區(qū)域費用預(yù)算及項目費用預(yù)算如無重大變化，一般一季度調(diào)整一次。3、區(qū)域預(yù)算流程由區(qū)域財務(wù)主管及總部會計共同歸檔。7.2日常報銷流程如下表所示：報銷流程審批說明： 1、預(yù)算內(nèi)費用，由區(qū)域出納直接支付，單據(jù)傳遞到總部，總部出納憑財務(wù)總監(jiān)簽名可直接補充備用金； 2、區(qū)域財務(wù)主管及總部會計報銷分單時注意區(qū)分物流單據(jù)； 3、財務(wù)總監(jiān)及零售財務(wù)經(jīng)理審批權(quán)限在1000元

17、以下，1000元及以上費用由COO最后簽名，出納支付。4、所有費用必須及時報銷，對于超過次月報銷的財務(wù)部不予受理。預(yù)算部門要對實際費用與當(dāng)月的預(yù)算作對比，并對差異大的做出合理解釋。5、月度預(yù)算費用超過上年同期費用總額80%的，需遞交核算經(jīng)理審核、COO簽批。6、預(yù)算外或超出預(yù)算，超出報銷標(biāo)準(zhǔn)或額度的費用和其他類管理項目費用轉(zhuǎn)入常規(guī)流程申請報銷支付。7.3 借支流程如下表所示：注：1、經(jīng)辦人在OA上填寫借支流程、提供已在OA流程審批的購買申請表編號； 2、經(jīng)辦人在OA填寫沖借支流程，提供OA流程上相應(yīng)借支單編號以便核對。7.4運營業(yè)務(wù)支出項目審批及支付（一）審批權(quán)限設(shè)置說明：1、 營運支出批復(fù)分

18、方案申請、實際支付、借支核銷三種流程。2、 營運支出次序：營運方案審批>借支或直接支付（含貨扣方式）>借支核銷。3、 營運方案審批以CEO批復(fù)的當(dāng)月項目機型總銷售政策或當(dāng)月新機型銷售政策為主要依據(jù)。4、大額方案及支付最高遞交至CEO審批，已批復(fù)小額方案支付、費用核銷授權(quán)區(qū)域總經(jīng)理審批，無區(qū)域總經(jīng)理地區(qū)根據(jù)審批件性質(zhì)遞交到總部產(chǎn)品經(jīng)理或市場經(jīng)理審批、項目總監(jiān)審批，由營運會計歸檔跟進(jìn)。具體權(quán)限定額見下表。5、 方案遞交項目總經(jīng)理前，市場方案交市場經(jīng)理簽批，其他營運方案遞交產(chǎn)品經(jīng)理簽批。6、 款項的支付，同一時間同一批次的款項使用一個審批額度。7、總部業(yè)務(wù)部門申請單據(jù)，流程跳過區(qū)域業(yè)務(wù)經(jīng)

19、理、區(qū)域財務(wù)、區(qū)域總經(jīng)理，由總部對口營運會計審單，OA審單意見表述與區(qū)域財務(wù)一致。8、 營運會計每周以周報形式匯總報送營運支出方案審批、支付情況跟進(jìn)。（二）營運支出流程如下表所示：流程說明：1、所有營運支出單據(jù)由營運會計歸檔、跟進(jìn)。2、營運支出由區(qū)域總經(jīng)理審批的，由區(qū)域出納以備用金付款歸檔；營運支出由總部審批的，由總部出納劃款至區(qū)域，由區(qū)域出納最終付款并歸檔。3、調(diào)價審批額按當(dāng)批讓利總價差計。4、授權(quán)區(qū)域總經(jīng)理審批的營運支出審批后，遞交營運會計歸檔跟進(jìn)財務(wù)流程。5、未任命區(qū)域總經(jīng)理的地區(qū)，授權(quán)區(qū)域總經(jīng)理審批的營運支出遞交總產(chǎn)品經(jīng)理或市場經(jīng)理審批，由營運會計核銷歸檔跟進(jìn)財務(wù)流程。6、除S返利借支

20、核銷需按借支流程進(jìn)行核銷審批外，其余核銷均由區(qū)域總經(jīng)理核銷審批。7.5 門店拓展與行政資產(chǎn)采購；（1）門店拓展類資產(chǎn)申購支付流程請購流程：人事行政部（預(yù)算報價）財務(wù)中心費用會計交財務(wù)總監(jiān)人事行政部負(fù)責(zé)人主管業(yè)務(wù)副總部門負(fù)責(zé)人/區(qū)域負(fù)責(zé)人申請人（請購申請）總部財務(wù)將審批后的請購申請備案，并將在區(qū)域支付的轉(zhuǎn)區(qū)域備案并轉(zhuǎn)匯備用金區(qū)域財務(wù)備案已審批的請購申請。COO報銷支付流程:申請人（人事行政部/IT）人事行政部負(fù)責(zé)人總部、區(qū)域財務(wù)部在已批核的請購申請內(nèi)復(fù)核費用支出無誤后，出納直接支付 （2）門店首次租金、定金、押金、轉(zhuǎn)讓費凡新租賃的店鋪、辦公室、宿舍第一次支付租金時需在報銷單后附租賃合同交總部費用

21、會計，以確定支付租賃費金額。第一個月發(fā)生的店鋪、辦公室及宿舍支出（租金、押金、管理費等）必須憑有效合同證明主管業(yè)務(wù)副總發(fā)展部負(fù)責(zé)人申請人COO財務(wù)中心費用會計交財務(wù)總監(jiān) 總部、區(qū)域財務(wù)部復(fù)核無誤后，出納支付當(dāng)租賃手續(xù)辦妥,其合同和押金單原件需遞總公司行政部集中歸檔保管，財務(wù)原始憑證以行政部人員簽收的復(fù)印件留底，以便租賃結(jié)束時跟蹤辦理退按等手續(xù)。（3）門店設(shè)計、裝修（包括裝修配套資產(chǎn)采購，如空調(diào)、門頭等）、安防、門店保險購置由發(fā)展部負(fù)責(zé)申請流程：業(yè)務(wù)拓展部確認(rèn)租賃后申請人（工程助理：合同、更改、調(diào)整、完工證明）價）COO財務(wù)中心費用會計交財務(wù)總監(jiān)主管業(yè)務(wù)副總部門負(fù)責(zé)人/區(qū)域負(fù)責(zé)人發(fā)展部負(fù)責(zé)人申請

22、人（拓展工程助理，圖紙，工程報價）報銷流程；根據(jù)合同，完工進(jìn)度申請支付。出納支付財務(wù)部復(fù)核發(fā)展部負(fù)責(zé)人申請人 公司裝修的費用申請、支付報銷時均要附上已經(jīng)規(guī)定流程審批的申請表。（4）其他行政類資產(chǎn)采購申請流程人事行政部門收集各部門請購需求，報價人事行政部負(fù)責(zé)人財務(wù)中心費用會計交財務(wù)總監(jiān)COO報銷支付流程出納支付申請人人事行政部負(fù)責(zé)人財務(wù)部復(fù)核7.6員工工資、月考核獎勵申請支付流程1、工資發(fā)放流程：總部出納支付COO財務(wù)總監(jiān)人事行政副總申請人2、 獎勵發(fā)入流程：財務(wù)總監(jiān)總裁辦績效考核組總部出納支付COO主管業(yè)務(wù)副總申請人7.7 OA費用報銷流程 1、OA費用報銷流程與本制度所列流程相匹配，遇OA流

23、程與本制度流程沖突時，以O(shè)A流程為準(zhǔn)，本制度作相應(yīng)修訂。2、 OA費用報銷流程啟用后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)酬費、差旅費、應(yīng)走申請應(yīng)酬或出差流程，列明應(yīng)酬、出差各項內(nèi)容，上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才可實行應(yīng)酬或出差事宜。 8 區(qū)域備用金制度8.1 區(qū)域及下屬一級辦事處設(shè)置備用金，其所屬申請人費用報銷申請經(jīng)審批后，由區(qū)域出納直接打入申請人的個人銀行卡或支付現(xiàn)金（銀行卡資料需先在公司財務(wù)部備案）；8.2每月25日前各區(qū)域外派財務(wù)主管按區(qū)域固定費用預(yù)算申請表，審批后，費用會計根據(jù)已批準(zhǔn)的預(yù)算金額，于每月3號前填寫備用金支付申請，財務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核，出納于5號前將資金存入各區(qū)域備用金賬戶，或按照補充備用金方式對區(qū)域補充備用金。8.

24、3 區(qū)域財務(wù)每次郵寄費用報銷單回總部時需同時報送電子版單據(jù)清單，以便于總部核對有關(guān)的費用累計是否超額度；8.4零售店收銀員管理店鋪備用金，小額費用由申請人報店長審批后，收銀員據(jù)實支付。9 報銷需注意事項和對單據(jù)的要求9.1須在支付證明單“科目”處填上費用發(fā)生：所屬項目公司、區(qū)域及辦事處名稱，如運營商普泰電信項目，廣州清遠(yuǎn)則填“廣州普泰/廣州區(qū) / 清遠(yuǎn)”；如為區(qū)域本部費用則只需填寫區(qū)域名稱；9.2報銷事由須填寫詳細(xì)（發(fā)生日期/月份、事由），如X月話費費用，分公司X月X日X月X日租金一定要注明清楚，并在備注欄填寫附件（發(fā)票）張數(shù)；特別事項應(yīng)以黃色告示貼寫清楚貼在支付證明單上；9.3所有的簽名需用

25、中文全名；9.4不要涂改任何地方，金額處涂改無效；9.5大小寫金額必須填寫一致；9.6差旅費報銷使用“差旅費報銷單”報銷，并且不能將多次的差旅費混在一張單報銷；9.7出差期間的應(yīng)酬費，需單獨填寫單據(jù)報銷，不得作為差旅費一起報銷；9.8市內(nèi)交通費包含公司人員出差途中在長駐工作地所在城市內(nèi)發(fā)生的交通費，所以請將這部分交通費另外填“支付證明單”作為市內(nèi)交通費報銷，納入員工的市內(nèi)交通費額度。如總部員工出差時在廣州發(fā)生的市內(nèi)交通費；汕頭員工回總部時在汕頭發(fā)生的市內(nèi)交通費；9.9報銷人只可報銷自己的費用，不能代他人報銷費用；9.10使用的支付證明單按公司提供樣式購買；9.11如所報銷的費用為之前已用申請表

26、申請，請將已批復(fù)的申請表（或單號）附在發(fā)票的后面；9.12固定費用（房租/管理費/稅金/等）不可和其他日常支出填在同一張支付證明單上；9.13當(dāng)月費用必須在次月報完，以發(fā)票日期為準(zhǔn)，如超期，不給予報銷。如特殊情況無錢墊付的費用，須填寫借支單；9.14凡代墊廠家支出的市場費用，在借支時必須附上廠家的委托證明。同時注明廠家的還款日期及廠家付款時須我司提供的相關(guān)憑證；9.15除分期付款項目外，當(dāng)次的費用報銷必須在一張支付證明單上反映；當(dāng)次費用分多次申請付款的，財務(wù)有權(quán)可予以拒付；9.16費用報銷需憑合法憑證報銷，發(fā)票內(nèi)容完整。發(fā)票抬頭按各自所屬公司填寫。取得發(fā)票如未填寫發(fā)票抬頭、日期的，請報銷人自行填寫；原則上無發(fā)票不能報銷，如因特殊原因未取得發(fā)票需要報銷的，由報銷人自行負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的發(fā)票，再附上相關(guān)原始單據(jù)，并用“黃色告示貼”注明原因貼在單據(jù)上，證明人簽字證明，財務(wù)才給予報銷；9.17原始單據(jù)必須用膠水粘貼在支付證明單后面，個人的應(yīng)酬費、差旅費、交通費等各項支出，請報銷人按填寫順序粘貼相關(guān)發(fā)票并在票據(jù)后作出相關(guān)說明事項，不得使用訂書機裝訂；如所附發(fā)票太多，需分層次粘貼，且粘貼面積不要超過A5大??；9.18單據(jù)粘貼時，正面朝上，金額欄向右；9.19各區(qū)域應(yīng)根據(jù)情況傳遞報銷單，每月25日前將當(dāng)月最后一批報銷單送達(dá)總公司費用會計；9.20區(qū)域外派財務(wù)主管負(fù)責(zé)單據(jù)的傳遞，隨