綜合版文檔管理系統(tǒng)方案詳細(xì)

1、公司綜合文檔管理解決方案上海開始軟件有限公司第1章項(xiàng)目概況31.1項(xiàng)目現(xiàn)狀31.2 建設(shè) 目標(biāo)4第2章系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案62.1系統(tǒng)總體框架62.2系統(tǒng)主要功能82.2.1系統(tǒng)登錄82.2.2文件錄入82.2.3權(quán)限分配92.2.4文件日常操作112.2.5文檔安全管控152.2.6文檔生命周期管理162.2.7文檔協(xié)同使用與工作流管理192.2.8文檔知識(shí)地圖與元數(shù)據(jù)管理202.2.9服務(wù)器端文件管理212.3與其他信息系統(tǒng)對(duì)接242.4與集團(tuán)的用戶及組織信息同步24第3章軟件及硬件配置24第4章項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃25第5章售后服務(wù)265.1技術(shù)月艮務(wù)方式265.2售后服務(wù)內(nèi)容275.3質(zhì)保期內(nèi)服務(wù)支持

2、27第1章項(xiàng)目概況1.1項(xiàng)目現(xiàn)狀公司的日常業(yè)務(wù)與辦公過程中的信息很多時(shí)候都需要用到各類電子文檔。隨著近年無紙 化辦公的快速發(fā)展，電子文檔已成為公司最重要的信息載體之一。企業(yè)在發(fā)展初級(jí)階段，其 電子文件管理的方式基本上都是粗放式的，即大量的企業(yè)關(guān)鍵文件分散存儲(chǔ)在各部門的服務(wù) 器或者員工PC上。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的慢慢擴(kuò)大，文檔的數(shù)量己經(jīng)越來越多,企業(yè)各部門各 員工間溝通的快速增長(zhǎng)，企業(yè)員工在借助電子文件提高辦公處理事物效率的同時(shí)，也將面臨 日益繁重的電子文件管理工作。目前公司的信息系統(tǒng)已具備一定規(guī)模，擁有0A、檔案管理等多套信息系統(tǒng)。目前公司的電子文件主要來源于以下方面：A、員工撰寫的電子文件，如

3、各種報(bào)表、記錄、合同等；B、通過傳真機(jī)、掃描儀、研發(fā)設(shè)備產(chǎn)生的電子文件。C、從網(wǎng)絡(luò)下載的電子資料或客戶發(fā)送的電子文件；目前電子文件主要存儲(chǔ)方式有：A、員工自行存儲(chǔ)電子文件，保存在硬盤、網(wǎng)絡(luò)空間、U盤、郵件附件中；B、使用部門共享文件夾來存儲(chǔ)電子文件；C、部分文件存儲(chǔ)在0A、檔案系統(tǒng)等信息系統(tǒng)中；D、連接傳真、掃描等設(shè)備的電腦中；E、歷史文件存儲(chǔ)在歸檔光盤或其他存儲(chǔ)設(shè)備中。由于各電子文件分散存儲(chǔ)，沒有統(tǒng)一的存儲(chǔ)集中和管理方式，隨著應(yīng)用的不斷升級(jí)和數(shù) 據(jù)量的增加，己經(jīng)面臨以下問題：電子文件查找與訪問方面辦公文件分散在各員工電腦中，即不利于查找，也無法有效利用。需要使用文件時(shí) 經(jīng)常需要其他同事通過e

4、mail、QQ等方式傳遞給用戶，影響辦公效率不說，緊急情 況下，如果對(duì)應(yīng)配合的員工不在公司則將導(dǎo)致文件無法調(diào)用。各部門使用共享服務(wù)器存儲(chǔ)文件時(shí)，跨部門/分公司的用戶使用文件依然不方便, 如果不在同一辦公地點(diǎn)，則無法訪問服務(wù)器，且訪問不同部門的文檔需要切換服務(wù) 器。電子文件管理方面公司電子文件版本混亂，由于員工經(jīng)常自己傳遞文件，而其中一位同事修改文件后， 又可能沒有及時(shí)通知到所有用戶，因此可能存在不同員工電腦中的公司制度，銷售 資料，產(chǎn)品資料等電子文件版本內(nèi)容不一致。文件有效性無法確定，員工使用文件時(shí)只能口頭詢問的方式確認(rèn)電子文件是否有 效。至于其中的數(shù)據(jù)有沒有相關(guān)負(fù)責(zé)人審核，文件內(nèi)容有沒有領(lǐng)導(dǎo)

5、批準(zhǔn)，文件有沒 有在傳遞過程被誤改，文件是否作廢等信息無法得到有效的途徑確定。IT部門進(jìn)行文件備份操作不方便，由于文件存儲(chǔ)的方式多，存儲(chǔ)分散，IT部門在 進(jìn)行公司文件備份時(shí)操作相當(dāng)麻煩。電子文件安全方面電子文件存檔不全，由于電子文件容易因?yàn)檎`刪、硬件損壞等各種因素導(dǎo)致文件丟 失與損壞，因此如果沒有公司統(tǒng)一的備份管理，公司員工經(jīng)常發(fā)現(xiàn)在需要使用時(shí)， 經(jīng)常發(fā)現(xiàn)幾年前的客戶來往文件、研究筆記等電子文件已經(jīng)找不到了。重要電子文件容易被員工批量復(fù)制帶出公司使用，由于大多員工沒有電子文件安全 管控意識(shí)以及電子文件本身的易復(fù)制的特性，非法員工很容易就可以將非工作需要 的公司的重要文件也收集到自己電腦中，并通

6、過U盤帶走，從而在一定程度上給公 司造成損失。上述面臨的問題,使得引入公司統(tǒng)一的電子文件管理平臺(tái)對(duì)電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管 控變得非常必要和迫切。1.2建設(shè)目標(biāo)結(jié)合現(xiàn)有公司狀態(tài)與目前信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀，在充分考慮未來業(yè)務(wù)發(fā)展需要，我們需要將 公司文件信息平臺(tái)建設(shè)成統(tǒng)一管理、可擴(kuò)展、可持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)，為公司提供統(tǒng)一的文檔存 取服務(wù)，來滿足公司飛速發(fā)展的需要。文件集中存儲(chǔ)部署文檔集中存儲(chǔ)平臺(tái)，包括提供穩(wěn)定性好、性能高、安全有保障的網(wǎng)絡(luò)文件存儲(chǔ)服務(wù)，作為公司所有電子文件的整合平臺(tái)，將各個(gè)部門的服務(wù)器以及 各員工自己管理的電子文件全部采集到平臺(tái)統(tǒng)一存儲(chǔ)到系統(tǒng)上來。2、文件權(quán)限分配文件根據(jù)公司業(yè)務(wù)要求進(jìn)行分

7、類，并根據(jù)員工所在部門、崗位需求來劃分初 始權(quán)限。做到即確保業(yè)務(wù)過程中可以正常使用文件同時(shí)對(duì)重要文件進(jìn)行嚴(yán)格 保護(hù)，確保重要的文件不允許未授權(quán)用戶瀏覽，重要資料普通情況下只允許 授權(quán)用戶在線打開。3、文件追溯管理用戶在系統(tǒng)中進(jìn)行的所有文件操作都需要有記錄可以查詢并追溯，同時(shí)用戶 對(duì)文件進(jìn)行的操作都需要可逆，防止誤操作，因此用戶打開文件需要有日志， 修改文件需要有歷史版本可供隨時(shí)查詢與回滾，員工刪除文件只允許邏輯刪 除。4、文件安全管理文件安全包括存儲(chǔ)安全與使用安全，存儲(chǔ)安全需要確保文件進(jìn)入系統(tǒng)后不會(huì) 丟失，包括文件物理存儲(chǔ)安全與數(shù)據(jù)的容災(zāi)備份。使用安全是確保用戶在使 用文件的過程中最大程度上對(duì)

8、文件內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)。5、文件系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成文件作為公司重要的數(shù)據(jù)載體，公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)如0A系統(tǒng)中的文件通過對(duì) 接使公司信息系統(tǒng)中的文件全部歸檔到統(tǒng)一的平臺(tái)中存儲(chǔ)，以便用戶在統(tǒng)一 的平臺(tái)上即可使用公司所有的電子文件。6、文件系統(tǒng)高性能與可擴(kuò)展性文電子文件管理平臺(tái)的建設(shè)，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：文件存儲(chǔ)集中、備份集中、 管理集中和使用集中。因此對(duì)系統(tǒng)的可靠性、處理能力、吞吐能力以及擴(kuò)充擴(kuò) 展能力提出了較高的要求。為保證業(yè)務(wù)應(yīng)用，必須具有高可靠性。采用相關(guān)的軟件技術(shù)提供較強(qiáng)的管理機(jī) 制、控制手段、事故監(jiān)控和安全保密等技術(shù)措施，提高系統(tǒng)的安全可靠性。保 證業(yè)務(wù)應(yīng)用不中斷，確保數(shù)據(jù)不丟失。為適應(yīng)集團(tuán)公

9、司業(yè)務(wù)以及信息化技術(shù)的發(fā)展,在系統(tǒng)的性能、文件存儲(chǔ)的擴(kuò)展、 管理功能的改進(jìn)、文件安全的提升等各方面都具備良好的擴(kuò)展性。第2章系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案開始軟件(KASS)是國內(nèi)最早的專業(yè)文檔管理軟件供應(yīng)商，一直致力于為企業(yè)、政 府等各類組織提供優(yōu)質(zhì)的文檔管理軟件及方案。目前有1000家以上的正式客戶在生產(chǎn)環(huán)境中使用開始軟件提供的文檔管理解決方 案，其中，中央組織部、西子奧的斯集團(tuán)、古井集團(tuán)、劍南春集團(tuán)、金德管業(yè)集團(tuán)、揚(yáng) 州牧羊集團(tuán)、煙臺(tái)萬華集團(tuán)等單位均大范圍(文檔系統(tǒng)使用用戶數(shù)上千)使用開始軟件。開始文檔管理解決方案的專業(yè)性強(qiáng)，開始軟件的相關(guān)產(chǎn)品可全方位覆蓋企業(yè)與文檔 管理相關(guān)的所有需求，包括電子文件傳輸、

10、存儲(chǔ)、分類、管理、使用、安全、備份等等。本方案特點(diǎn)：支持所有格式的電子文件的管理。專有的文件存儲(chǔ)與讀取方式，可以保障超巨量的文件數(shù)量下系統(tǒng)運(yùn)行的優(yōu)良性 能。 支持多平臺(tái)，包括Windows, Linux等。產(chǎn)品成熟度高，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。應(yīng)用客戶廣泛，而且完全自主的知識(shí)產(chǎn)權(quán)與多年的研發(fā)經(jīng)驗(yàn)。系統(tǒng)的解決方案而非單一的產(chǎn)品，配套軟件多。實(shí)施后效果1. 查找文件更快，直接根據(jù)文件分類與文件地圖就可以清楚有哪些文件。2. 極大的減少用戶傳遞文件上花費(fèi)的工作時(shí)間與工作量。3. 各部門及分公司的文檔通過統(tǒng)一的平臺(tái)即可使用，提高部門之間的協(xié)同性。4. 建立形成公司文件知識(shí)庫，重復(fù)利用歷史的文檔，更多的發(fā)揮文件的

11、價(jià)值。5. 文件有效有據(jù)可查，有效降低使用錯(cuò)誤文件的可能性。6. 提高公司文檔的安全性，不用擔(dān)心文件丟失，減少文件被批量直接復(fù)制帶走的風(fēng)險(xiǎn)。2.1系統(tǒng)總體框架KASS軟件系統(tǒng)是基于JAVA開發(fā)的企業(yè)級(jí)軟件系統(tǒng)。1) KASS系統(tǒng)支持瀏覽器/服務(wù)器(B/S)結(jié)構(gòu)，部署方便快捷。KASS系統(tǒng)支持IE/Firefox瀏覽器，可以在windows或linux客戶端環(huán)境下訪問KASS系統(tǒng)。2）系統(tǒng)支持安裝專用客戶端（C/S）,更方便快捷的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)登陸與文件操作。3）操作系統(tǒng)方面，KASS系統(tǒng)基于JAVA開發(fā)，具有極強(qiáng)的跨平臺(tái)性和可移植性，可 以適應(yīng)復(fù)雜的服務(wù)器操作系統(tǒng)環(huán)境。4）數(shù)據(jù)庫方面，KASS系統(tǒng)采

12、用JDBC來連接各類數(shù)據(jù)，支持SQL Server, Oracle、 MySQL等多種數(shù)據(jù)庫，可以方便地在數(shù)據(jù)庫之間進(jìn)行移植。5）文件存儲(chǔ)方面，系統(tǒng)支持集中存儲(chǔ)文件，系統(tǒng)也支持分布式存儲(chǔ)?？梢詫⒋罅康奈?件分散存儲(chǔ)到業(yè)務(wù)服務(wù)器以外的其他專用文件服務(wù)器上。對(duì)于公司在使用后因發(fā)展 需要擴(kuò)充存儲(chǔ)容量,可以保證隨時(shí)通過增加存儲(chǔ)服務(wù)器等方式來提供足夠的存儲(chǔ)空 間。6）服務(wù)器性能方面，KASS系統(tǒng)支持集群方式來擴(kuò)展并發(fā)性，KASS系統(tǒng)支持HA雙 機(jī)方案來避免單點(diǎn)故障。7）系統(tǒng)默認(rèn)支持簡(jiǎn)體中文語言界面，可拓展支持英文、繁體中文等各種語言界面。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器Mysql/SQLServer/Oracle2.2系統(tǒng)

13、主要功能2.2.1系統(tǒng)登錄文件管理平臺(tái)有單獨(dú)的登錄窗口，也可通過集成后可以實(shí)現(xiàn)員工登錄公司0A內(nèi)網(wǎng)后, 直接點(diǎn)鏈接進(jìn)入文件管理平臺(tái)o登錄后即可根據(jù)員工的權(quán)限查看公司的文件庫。admin,您好 山消息fcl個(gè)人設(shè)置W程序下載l« SS財(cái)注績(jī)我的桌面?zhèn)€人文件公共文件工作流控制面板公共文件丨，1Let敏件/法驥文件夾書交"TK| jF| 操作，蛤，|文件名稱或者內(nèi)容|授蒙- 敗件夾根文件夾名稱大小版本創(chuàng)建者修改時(shí)間版本相逑I田D財(cái)務(wù)9! dataadmin2013-09-0321:51so采購郅Otestadmin2013-09-03 21:19+ 技卞咨ST-人事邱口財(cái)枷adm

14、in2012-08-13 02:15田O生產(chǎn)部亡釆購部acfenin2012-08-13 02:15田1文件格式Q技術(shù)部admin2012-08-21 06:37田3銷售部右人事部admin2012-08-13 02:15O卻部admin2012-09-29 07:28文件格式admin2012-08-15 10:05u絹隹部adtnin2012-08-13 02:152K1admin2013-07-01 21:16B kassclientjar2.056 K1admin201W)7-17 01：04其場(chǎng)喚目.docicsr68 K1admin201*)7-01 21：16nZ梱簡(jiǎn)介pdf47

15、7 K1admin2013-04-18 04:56©儲(chǔ)笛土地抵押評(píng)估技術(shù)指引行）.doc30K2admin2013-10-11 01:07卸合同樣例文件xls24 K1admin2013-06-28 02:04®義件服務(wù)器版與厚合版的既.xls24 K1admin201309-11 03:30® 箱違 Microsoft Office Excel 工作表 xlsx10 K5admin2013-09-01 22:11»分類眥全迭反送頁:1/1F成數(shù)：1-17/17 固"文件齢公共文件關(guān)閉|關(guān)全部2.2.2文件錄入文件的存儲(chǔ)是整個(gè)方案的基礎(chǔ)，電子文

16、件通過多種方式錄入存儲(chǔ)到系統(tǒng)。A、手動(dòng)遞交，員工在完成文檔編輯后，通過登錄系統(tǒng)再手動(dòng)上傳的方式將文件遞交到系統(tǒng)中存儲(chǔ)。單義住上傳上級(jí)文件夾： 選擇文件（*）： 文件名稱（*）：B、通過配套軟件自動(dòng)抓取，公司的傳真機(jī)、掃描儀、檢測(cè)等設(shè)備產(chǎn)生的電子文件在自動(dòng)生成后，可以通過專用的配套軟件自動(dòng)抓取同步到系統(tǒng)指定位置中存儲(chǔ)。C、通過集成，OA等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中的電子文件歸檔到文件存儲(chǔ)系統(tǒng)中。2.2.3權(quán)限分配對(duì)文檔進(jìn)行權(quán)限管理是保護(hù)公司文件財(cái)富的重要手段。權(quán)限管理的作用就是限制指定范 圍用戶對(duì)指定文件夾或文件的操作。A、權(quán)限類型KASS系統(tǒng)可以針對(duì)節(jié)點(diǎn)（文件/文件夾）進(jìn)行權(quán)限控制，系統(tǒng)內(nèi)的權(quán)限的種類有：

17、不可見、列表、預(yù)覽、下載、修改、刪除文件、完全控制等。B、授權(quán)對(duì)象權(quán)限分配以節(jié)點(diǎn)為中心，指定用戶范圍的權(quán)限構(gòu)成，即指定哪些用戶或哪些組、角色對(duì) 該節(jié)點(diǎn)擁有什么樣的權(quán)限，這種權(quán)限結(jié)構(gòu)更能適應(yīng)用戶多、文檔量大、權(quán)限結(jié)構(gòu)復(fù)雜的大型 單位；C、特殊權(quán)限為更好支持一些特殊權(quán)限需求，系統(tǒng)也可以根據(jù)多項(xiàng)條件進(jìn)行組合授權(quán)。比如可以設(shè)置 角色為經(jīng)理的用戶可以瀏覽分類為涉密的文件等。同時(shí)通過豐富的權(quán)限繼承、權(quán)限優(yōu)先級(jí)等設(shè)置規(guī)則，可以輕松設(shè)置出滿足各種要求的權(quán) 限方案。（權(quán)限分配設(shè)置）D、分級(jí)的權(quán)限分配在大型組織中由于人員比較復(fù)雜，完全由系統(tǒng)管理員進(jìn)行權(quán)限管理會(huì)有諸多問題，KASS也支持系統(tǒng)管理員將各部門的文檔管理

18、權(quán)限下發(fā)到各部門的文控人員，由文控人員自 行規(guī)劃自己部門的文檔權(quán)限。同時(shí)還可以通過文件發(fā)布、權(quán)限申請(qǐng)或文件借閱工作流等來實(shí) 現(xiàn)臨時(shí)的授權(quán)。2.2.4文件日常操作員工登錄系統(tǒng)后瀏覽到需要使用文檔，即可對(duì)文件進(jìn)行對(duì)應(yīng)的操作。包括:預(yù)覽：在線只讀方式查看文件內(nèi)容。下載：將文件下載到客戶端電腦指定位置。下載并打開：將文件下載到本地工作目錄，并且使用本地的默認(rèn)程度打開該文件。打?。涸诰€打印文件。修改：包括上傳更新和office文件在線修改兩項(xiàng)。簽入簽出：包括簽入文件或簽出文件及簽出并修改兩項(xiàng)。日常操作：文件的重命名、復(fù)制、移動(dòng)、刪除操作。管理操作：文件的相關(guān)管理操作，包括權(quán)限管理、屬性管理、版本管理、標(biāo)

19、記狀態(tài)、發(fā) 布、來賓訪問、工作流、消息訂閱操作。推薦：將文件推薦給指定用戶。收藏：將文件收藏到個(gè)人收藏夾，方便后續(xù)使用。n預(yù)覽囹下載a下載并打開（3打印修改 簽入簽出 >日常操作 管理操作 >昭推荏Qh收寢啟査看詳情（文件右鍵操作菜單）A、文件在線編輯對(duì)于本地安裝了編輯程序的文件格式，系統(tǒng)支持直接采用圣和變I的方式實(shí)現(xiàn)一鍵式 修改文件。而無須用戶手動(dòng)將文件下載到本地，再打開修改，然后保存后選擇文件更新。Office在線修改對(duì)于office文件系統(tǒng)還額外提供了 的操作方式，用戶直接在瀏覽器中即可完成文件的修改操作。B、文件在線預(yù)覽（在線只讀打開）系統(tǒng)支持常見格式在線只讀打開查看文件內(nèi)

20、容。支持格式包括：辦公文檔類（word、excel> ppt、pdf、txt）,多媒體類（gif> jpg、bmp、 png、tif、mp3、avi、mpg、rm 等），圖紙類（CAD、UG、CATIA 等）。在線打開時(shí)只能查看內(nèi)容，無法復(fù)制內(nèi)容，無法將文件另存，無法打印文件內(nèi)容。（office文件轉(zhuǎn)換成pdf在線預(yù)覽效果圖）C、批量傳輸在使用文件過程中經(jīng)常會(huì)需要對(duì)多個(gè)文件/文件夾進(jìn)行批量的操作。 瀏覽器模式下批量上傳（需要客戶端安裝相應(yīng)java環(huán)境）：批里上貸上級(jí)文件夾：I待上傳文件列卷|名稱|位置添加文件移除文件保存|取消| （批量上傳界面）瀏覽器模式下批量下載，勾選需要下載的

21、文件及文件夾：批魚下載批望11 職消（批量下載界面）D、文件搜索當(dāng)用戶忘記需要使用的文檔的存儲(chǔ)目錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)需要使用文件搜索來找到需要使用的 文檔。系統(tǒng)支持通過文件名稱、文件創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間等信息來搜索文件。針對(duì)有文字內(nèi)容的文本類文件如word、xls> pdf等,，系統(tǒng)支持對(duì)文件文字內(nèi)容進(jìn)行全 文檢索。對(duì)于部分掃描形成的pdf及tif、jpg圖片等文件，系統(tǒng)支持對(duì)圖片內(nèi)容進(jìn)行OCR識(shí)別 后進(jìn)行全文檢索。9開始軟件* kass oorTWAweadmin,您好消息 E個(gè)人設(shè)置HI程序下義,語言K”注績(jī)我的桌面?zhèn)€人文件公共文件工作流控制面板公共文件n _，敝件夾 田口 data ffiJJ

22、lest 田M財(cái)務(wù)部 田C剎瞬 田D技術(shù)部 * ，人辜部 田生產(chǎn)部 也文件格式 圈二）銷售部、匹配的搜索結(jié)果約為（16員灘榔g不同部分搜索結(jié)果未予顯示此集團(tuán)公司文件存儈與管理紹決方案doc囹©色）11111111宼公司文件存it與管理紹決方案上海開始軟件柵公司目錄TOCo1-3V>WuHYPERUNKU_Toc3405650631義檔管理現(xiàn)狀與南求PAGEREF_Toc340565063 *i3HYPERLINKM_T<x3405650641 1文*®述 PAGEREF_Toc340565064W3HYPERIJNKl位置咽務(wù)部®I務(wù)報(bào)表I大小946

23、K I坂本2 I創(chuàng)重者admin I |g改時(shí)河2012-11-13 07:43口歯KASS®夬方案doc千=!&）上海開抬軟件有服公司電子文檔管理SI定為規(guī)范、籬戮司的電子V檔營(yíng)I里，包括電子y檔的形成、累、歸檔、保管、使用、及帶毀等各項(xiàng)工作，特制定本規(guī)定°甘中，電子立檔是指電子化的、以 word、excel、ppt> pdf、bmp、爐詩格式存在的懺資料。？一、總則1例電子檔的形成、租累、歸檔及電子口鄂）保管使用實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由檔案主營(yíng)部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),扌険檔案專員負(fù)責(zé)，保證 管理工作的連續(xù)性位置度件格式I大小35 K I版本2 I倉催者admin I修

24、改時(shí)冋201g1-16 07:50口均 KASSjg：夬方案 doc x .、KASSjg決方案上海開始軟件 2011-01-24 目錄 TOCo1 -3WzuHYPERUNKV_Toc2887413371 次杓管理現(xiàn)狀與喜戶壽求 PAGEREF_Toc288741337h3HYPERLINKM_Toc2887413381.1文朽留里現(xiàn)狀 PAGEREF_Toc288741338W13HYPERLINKM位置攻件格式I大小35K I坂本:2 I創(chuàng)注者admin I2013-01-16 07 50至KASS文件服務(wù)器版方案.pdf號(hào)第1頁共9頁KASS/檔管理系統(tǒng)文件）8務(wù)器版解決方案上海開的軟

25、件第2頁共9頁目錄1文檔管理現(xiàn)狀與客戶求 位置汶件格式I大?。?15K丨版本1 I創(chuàng)建志atfrnin I修改«河20134）*）5 07T631 1文檔言畫I狀口團(tuán)KASS服務(wù)壽文件晉份及還原手冊(cè).doc W :禰初間首次執(zhí)行時(shí)向：根掘公司肅求來選擇第一次執(zhí)行每份服務(wù)間間刷I行時(shí)冋（分神）:毎期移少分鐘貝行一次晉份任務(wù)下蹣示：郵20分*頗行一次ftfHff務(wù)3、數(shù)據(jù)背份案例一-晉份 KASS文件筐理系醐目關(guān)文件假設(shè)：機(jī)器A安裝了KASS晉份程序，并且該機(jī)器安裝了KAS紋情管理系統(tǒng)（安裝目彖位于D KASS） 3 1制定訓(xùn)分配置策略使用KASS吾份程序來貝行KASSX件音份，針對(duì) K

26、ASS系絞的資份位置戍件格式I大小488 K丨版本1 I創(chuàng)建者aisnin |2013-03-15 04 49i®VKASSBR灸器文件® J©KASS文件筒份程序產(chǎn)品介紹上海開給軟件次件介13«KASSJS務(wù)器文件吾份程序是<*3$文信管理系統(tǒng)解夬用戶對(duì)文件討份需求而Hf發(fā)的獨(dú)立軟件，它不依賴任何程序，您可以免貴的使用它，可以在上海 開的軟件言網(wǎng)中下數(shù)。它擁有“自動(dòng)背份" ' "完整砒T、"増重育份”、“吾份到本地"、“備份到網(wǎng)絡(luò)”等功能，基于KASS文怙管理系統(tǒng)自主研發(fā)的“分布式存儲(chǔ)翻” （KFS

27、），可有效搭建公句 “私有云存Mr"的文件數(shù)據(jù)中位8f戊件格式I大小135 K丨版本1 !刖建者admin I ggfcfllii 2013-03-15 04 49宀分矣澀S，又件搜索袞 公共文件I文件搜索II搜素堵果頁.r i< 語R» nr關(guān)閉|關(guān)全部|（文件全文搜索結(jié)果）E、來賓使用文件（文檔訪問鏈接）.系統(tǒng)允許文檔管理員將系統(tǒng)中的文件/文件夾開放給系統(tǒng)外用戶通過鏈接的方式使用。來賓訪問鏈接廠來賓訪問設(shè)置：來賓訪問狀態(tài)：來賓訪問地址：未開啟二0:108/kass/unit s/gue s tac cess/outvi eu/do

28、wnlo ad/p a ge_doxml oad. jsp ?Tk_P ath 257E%二來賓訪問方式：r授權(quán)匿名訪問文件授權(quán)通過密碼訪問文件輸入密碼: 確認(rèn)密碼:廠授權(quán)通過系統(tǒng)內(nèi)用戶名及密碼訪問文件訪問地址過期曰 |!訪問模式：|下載文件3保存|關(guān)閉|（來賓訪問頁面）2.2.5文檔安全管控文檔是公司的重要無形資產(chǎn)，保證文檔的安全使用就是保護(hù)公司的財(cái)富。KASS文檔安全管理解決方案，從文檔的存儲(chǔ)安全到文檔的訪問安全再到文檔的操作安 全與應(yīng)用安全，全方位的確保文檔整個(gè)生命周期安全。A、文檔存儲(chǔ)安全文檔存儲(chǔ)安全是確保公司文檔是完整的，不會(huì)有文件損壞或丟失的情況。KASS中文檔以原格式存儲(chǔ)，不對(duì)文

29、檔內(nèi)容進(jìn)行任何變更，確保公司文檔不會(huì)因使用 KASS而有任何變更。文檔集中存儲(chǔ)備份，文檔會(huì)自動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一的備份，防止因?yàn)榇鎯?chǔ)設(shè)備損壞導(dǎo)致的文件丟 失。文檔刪除恢復(fù)，文檔被用戶刪除后，如果發(fā)現(xiàn)是誤刪除，可以由管理員進(jìn)行恢復(fù)。（文件刪除恢復(fù)）B、文檔訪問安全文檔訪問安全是為了讓重要文檔不被非法用戶訪問。限制訪問的IP與MAC地址，限制允許訪問的地址，外來人員帶到公司的筆記本不允 許登陸系統(tǒng)。也可以設(shè)置具體用戶的訪問地址，如技術(shù)經(jīng)理只允許在專用PC中才允許登陸。登陸時(shí)驗(yàn)證身份信息，登陸系統(tǒng)需要輸入用戶名與密碼。訪問文檔權(quán)限受控，登陸系統(tǒng)后，能訪問哪些文檔，受系統(tǒng)的權(quán)限管控。C、文檔操作安全文檔操作安全

30、是為了保障用戶在操作文檔的過程中，確保文檔的保密安全。操作有日志記錄，所有用戶進(jìn)行的所有操作，系統(tǒng)都有詳細(xì)的日志記錄，方便進(jìn)行追溯。在線只讀預(yù)覽，重要文檔在發(fā)布給需要查看的用戶使用時(shí)，如果不希望用戶下載，則可 以讓用戶直接在線只讀的方式預(yù)覽文檔，預(yù)覽時(shí)文檔內(nèi)容不能復(fù)制與另存。D、文檔應(yīng)用安全文檔應(yīng)用安全是為了讓用戶可以放心的使用文檔，不會(huì)因?yàn)槭褂昧瞬徽_的文檔而給公 司業(yè)務(wù)與工作效率帶來損失。文檔版本追溯，用戶隨時(shí)可以查看文檔的整個(gè)版本變更軌跡，這樣可以知道文檔是由那 些用戶產(chǎn)生的。E、文檔傳輸安全企業(yè)中的KASS系統(tǒng)如果部署應(yīng)用于廣域網(wǎng)訪問，并且希望用戶客戶端在同KASS服務(wù)器端進(jìn)行交互時(shí)得

31、到安全的傳輸保障，則可以通過配置實(shí)現(xiàn)使用HTTPS安全傳輸協(xié)議來 進(jìn)行文件與信息的交互。F、文件數(shù)據(jù)審計(jì)與報(bào)表系統(tǒng)中提供多種報(bào)表供文檔維護(hù)人員與公司管理人員對(duì)公司文檔情況進(jìn)行掌控。用戶登陸審計(jì)：提供用戶登陸/注銷時(shí)間、登陸IP等信息的審查。文件操作日志：提供用戶在系統(tǒng)中對(duì)文件執(zhí)行的操作審查。文件/用戶統(tǒng)計(jì)報(bào)表：提供用戶及文件操作次數(shù)審查。權(quán)限報(bào)表：提供系統(tǒng)中文件/文件夾權(quán)限組成審查。文件同步報(bào)表：審查客戶端文件同步信息審查。自定義報(bào)表：根據(jù)公司其他業(yè)務(wù)與管理要求，用戶可以在開始公司的配合下，增加符合 要求類型及數(shù)據(jù)的報(bào)表。2.2.6文檔生命周期管理A、文檔版本管理在一個(gè)文檔的完整生命周期中，往

32、往會(huì)在不同時(shí)間點(diǎn)由不同人產(chǎn)生不同版本。能否在整 個(gè)過程中對(duì)文檔的版本進(jìn)行有效的控制，將直接影響到文檔或相關(guān)業(yè)務(wù)的正確性。KASS系統(tǒng)文檔版本管理方案支持用戶直觀方便地進(jìn)行文件存取、版本更新、歷史版本 瀏覽、版本差異比較、簽岀簽入、版本回滾等操作。作者編輯獲取最新文檔查看歷史版本簽出簽入最新文檔歷史版本:畫最新版 版本C;畫歷史版本I 版本AI版本B畫;最新版 版本D歷史版 I 版本CI整個(gè)文檔（文件版本管理示意圖）簽出/簽入文檔：系統(tǒng)支持“簽出-簽入”機(jī)制，有效避免多人同時(shí)修改文檔造成的修改 沖突。用戶在開始修改文檔前可以簽出文檔，使用戶取得對(duì)文檔的獨(dú)占編輯權(quán)，從而避免了 修改沖突，文檔被簽出

33、后并不影響其他用戶閱讀該文檔。用戶完成修改操作后即可簽入文檔, 釋放用戶對(duì)該文檔的獨(dú)占編輯權(quán)。文檔多版本存儲(chǔ)：文檔在保存編輯結(jié)果并簽入更新后，文檔自動(dòng)變更為最新版本。用戶 可隨時(shí)調(diào)閱查看歷史版本文檔。允許在誤修改文檔后，將文檔回滾至指定歷史版本。允許清 理多余的歷史版本。文檔版本被誤覆蓋或誤刪除后，仍可從系統(tǒng)回收站中恢復(fù)該文檔。（文件多版本存儲(chǔ)）B、文檔狀態(tài)管理文檔在不同的生命周期狀態(tài)，用戶對(duì)文檔的使用是不一樣的。文檔在生命周期中的位置通過對(duì)文檔標(biāo)記狀態(tài)來實(shí)現(xiàn)。在KASS系統(tǒng)中，系統(tǒng)維護(hù)人員根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)劃設(shè)置文件狀態(tài)的類型，然后日常維 護(hù)過程中，由文檔管理員可以對(duì)文檔狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)記。標(biāo)記文彳

34、話選擇文件狀態(tài)類型:G文件定稿:不允許修改文件內(nèi)容.°文件歸檔:不允許修改文件內(nèi)容及屋性，不允許冊(cè) 1除文件.C文件失效:不允許修改文件內(nèi)容及屋性，不允許刪除文件，不允許下載文件.廠文件版本定稿:不允許修改文件當(dāng)前版本，不允許回滾版本.°文件版本審核中:不允許下載成覽文件當(dāng)前版本，不允許創(chuàng)建新版本，不允許回滾版本.，除狀態(tài)|保存|取消|被標(biāo)記狀態(tài)的文件將被進(jìn)行執(zhí)行對(duì)應(yīng)被禁止的操作，比如文件處于失效狀態(tài)，則應(yīng)當(dāng)不 允許用戶下載文件使用等。C、文檔推薦、發(fā)布使用處于正常使用狀態(tài)下的文檔，普通用戶可以通過推薦讓其他用戶來使用文檔。文檔管理員則可以通過發(fā)布將文件發(fā)送給指定用戶使用。

35、發(fā)布時(shí)可以選擇用戶接收后擁有的臨時(shí)權(quán)限類型，可以選擇是否要求用戶簽收。文檔發(fā)布人員可以在我的桌面中我發(fā)布的文件項(xiàng)中隨時(shí)了解到文件發(fā)布的簽收狀 態(tài)，并可以對(duì)需要回收的發(fā)布進(jìn)行清除。4文件發(fā)布消息清除后用戶因文件發(fā)布臨時(shí)擁有對(duì)文件的權(quán)限將自動(dòng)失效。-! x|bdf-發(fā)布文件發(fā)布描述:淸大家按照公司要求使用此文檔 文件名稱操廠均標(biāo)準(zhǔn)操作手冊(cè)一一一©更多操作（客戶端彈出的消息）簽收發(fā)布詳情（發(fā)布文件）D、文件評(píng)論用戶在使用文檔過程中也可以對(duì)文檔發(fā)表評(píng)論。發(fā)表評(píng)論3發(fā)表評(píng)論|關(guān)閉|2.2.7文檔協(xié)同使用與工作流管理KASS支持多人圍繞文檔進(jìn)行協(xié)同工作。KASS支持松散的協(xié)同工作模式，如文件共享

36、、 文件推薦、文件消息訂閱等方式。KASS也支持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮f(xié)同工作模式，基于“文檔工作流” 引擎，使文檔嚴(yán)格地以工作流方式在多人之間協(xié)同流轉(zhuǎn)。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況自定義KASS 文檔工作流程。KASS文檔協(xié)同使用流程用戶A用戶BI文檔完成后 I文審階檔核段發(fā)起 流程文發(fā)階檔布段文 etna其他相關(guān)用戶、財(cái)務(wù)審核°項(xiàng)目經(jīng)理備皿-|簽蛙看A、文檔工作流KASS系統(tǒng)可以通過文檔工作流來實(shí)現(xiàn)文檔生命過程中的各個(gè)周期，比如起草、審核、 發(fā)布、更新、失效等。管理員可以在后臺(tái)配置各種流程模版，一旦用戶發(fā)起流程，或者滿足 流程觸發(fā)的條件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)流程模版中的流程步驟進(jìn)行流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)通過后系統(tǒng)自己執(zhí)行 模

37、板設(shè)置的動(dòng)作。流程過程中支持審批代理，支持推審等動(dòng)作。流程也可以附帶自定義表單，比如希望的 文件編號(hào)、文件名稱等。流程到達(dá)下個(gè)階段時(shí)，會(huì)發(fā)送消息給相關(guān)人員。流程結(jié)束后相關(guān)文 件的歷史中記錄流程情況。（用戶發(fā)起工作流）文檔生命周期中可以被標(biāo)記以下狀態(tài)：文檔版本定稿、文檔定稿、文檔歸檔、文檔失效。 文檔可以被推薦與發(fā)布，文檔發(fā)布對(duì)象可以簽收。另外生命周期的各個(gè)歷史，比如文檔修改歷史，流程歷史，狀態(tài)歷史與文檔發(fā)布?xì)v史都 可以在文檔歷史中直觀方便的顯示與查看。流程通過后可以將文檔歸檔到流程指定的歸檔目錄。同時(shí)可以將歸檔后的文檔發(fā)布給需要查看的用戶進(jìn)行使用，接收人在簽收后可以查看該 發(fā)布的文檔。文檔歸檔

38、后，項(xiàng)目與部門負(fù)責(zé)人可以通過文件消息訂閱追蹤了解文檔的使用及與變更情 況。2.2.8文檔知識(shí)地圖與元數(shù)據(jù)管理A、文件分類與元數(shù)據(jù)管理KASS系統(tǒng)也可以根據(jù)需要文檔的業(yè)務(wù)應(yīng)用形成多緯度的自定義文檔分類（比如合同 類、圖紙類），同時(shí)可以根據(jù)公司文檔管理要求以及文檔分類的需求，分別定義文件的拓展 元數(shù)據(jù)（比如文件密級(jí)）以及分類對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)（比如合同文件的合同簽定者屬性）。通過管理員配置后，可以要求用戶在上傳文件時(shí)選擇所屬分類并填寫相關(guān)元數(shù)據(jù)值。單文件上筏（上傳文件前填寫相關(guān)元數(shù)據(jù)）B、文件多緯度分類瀏覽用戶可以針對(duì)不同分類方式來瀏覽電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)o文件的類型分類及相關(guān)元數(shù) 據(jù)的整理可以根據(jù)需要

39、進(jìn)行設(shè)置管理。（瀏覽分類下文檔）C、文件編號(hào)系統(tǒng)可以為系統(tǒng)中所有文件/某文件夾下文件/某分類下等條件下的文件產(chǎn)生符合客戶 管理要求的包含固定字符、自動(dòng)增長(zhǎng)數(shù)字、年、月、日、某屬性值等內(nèi)容的自定義編號(hào)。D、文件附件、文件關(guān)聯(lián)KASS系統(tǒng)支持文件擁有一個(gè)/多個(gè)附件與關(guān)聯(lián)文件。附件關(guān)聯(lián)文件時(shí)名稱：掃描件.tif附件描述:蒼件打印后的掃描文 創(chuàng)建者：bdf預(yù)覽下載文件名稱：收費(fèi)項(xiàng)目表.xls 創(chuàng)建者：SYSTEM更新狀態(tài)：巳確認(rèn)預(yù)覽下載添加附件|添加美聯(lián)文件|（文件附件）（文件關(guān)聯(lián)文件）2.2.9服務(wù)器端文件管理A、服務(wù)器文件保護(hù)當(dāng)公司文檔集中在服務(wù)器上進(jìn)行統(tǒng)一管理后，服務(wù)器將成為公司文件訪問的核心區(qū)

40、域， 偶爾公司在疏于防范的情況下，服務(wù)器中的文件可能面臨被非法直接操作的風(fēng)險(xiǎn)，因此需要 通過軟件的方式對(duì)存儲(chǔ)文件的文件夾進(jìn)行保護(hù)，即需要確保公司文件的正常運(yùn)用，同時(shí)也能 在一定程度上防止非法用戶直接登錄操作系統(tǒng)并復(fù)制走公司服務(wù)器中的文件資料。KASS服務(wù)器文件夾保護(hù)軟件是專門針對(duì)KASS文檔管理系統(tǒng)用戶，提供的一套服務(wù)器 文件夾防止非法用戶直接使用文件的安全軟件?？梢栽O(shè)置服務(wù)器需要保護(hù)的文件夾位置。用戶可以根據(jù)KASS的文件存儲(chǔ)目錄，設(shè)置軟件需要保護(hù)的目錄。設(shè)置后程序?qū)⒃诜?wù)器開機(jī)后自動(dòng)開啟保護(hù)服務(wù)。如果需要更改配置必須輸入正確密碼才允許配置本程序。受保護(hù)的文件夾將禁止用戶直接訪問KASS系列

41、程序可以正常對(duì)該文件夾下文件進(jìn)行管理與維護(hù)。B、服務(wù)器文件備份當(dāng)發(fā)生硬件損壞、病毒感染、誤操作、黑客攻擊等原因造成數(shù)據(jù)丟失或KASS系統(tǒng)癱 瘓。企業(yè)信息數(shù)據(jù)、機(jī)密文件丟失導(dǎo)致企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。為了防止以上情況，需要對(duì)服務(wù)器應(yīng)用程序以及服務(wù)器的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地備份， 從而使企業(yè)的應(yīng)用系統(tǒng)與文件及數(shù)據(jù)可以快速的恢復(fù)并運(yùn)作。KASS服務(wù)器文件備份軟件是由上海開始軟件有限公司開發(fā)，專門針對(duì)KASS文檔管理 系統(tǒng)用戶，提供的一套服務(wù)器文件備份軟件，可以根據(jù)策略自動(dòng)備份服務(wù)器中的程序以及文 件，使在發(fā)生意外時(shí)，企業(yè)用戶可以根據(jù)備份快速回復(fù)應(yīng)用系統(tǒng)的服務(wù)。主要功能有:1 .備份服務(wù)可以設(shè)置為開機(jī)自動(dòng)啟動(dòng)

42、，啟動(dòng)后自動(dòng)根據(jù)策略實(shí)現(xiàn)文件備份。2.程序可以設(shè)置詳細(xì)的備份策略，可以根據(jù)需要設(shè)置備份的目錄、忽略的目錄、備份的方式、備份的目標(biāo)位置、以及執(zhí)行的時(shí)間等信息。3、備份信息有日志可以查詢2.3與其他信息系統(tǒng)對(duì)接KASS系統(tǒng)支持外部系統(tǒng)通過調(diào)用API的方式來使用系統(tǒng)中的功能與數(shù)據(jù):A、文件操作API：其他信息系統(tǒng)中的文件通過API歸檔到KASS中。B、其他API：與其他信息系統(tǒng)的流程進(jìn)行數(shù)據(jù)的對(duì)接。2.4與集團(tuán)的用戶及組織信息同步KASS系統(tǒng)通過集成實(shí)現(xiàn)與公司其他信息系統(tǒng)用戶及組織信息的同步，開始軟件在用戶 信息同步方便擁有豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，給超過100家使用文檔管理系統(tǒng)的企業(yè)用戶實(shí)施過文檔 系統(tǒng)與A

43、D域、LDAP或其他信息系統(tǒng)中用戶進(jìn)行同步與集成的工作。并且用戶信息的集 成同步在產(chǎn)品中有對(duì)應(yīng)的功能模塊，僅需要通過配置既可滿足大部分客戶的集成要求A、用戶集成：通過集成與集團(tuán)公司統(tǒng)一的用戶體系保持一致。B、單點(diǎn)登錄集成：用戶登錄集團(tuán)公司內(nèi)網(wǎng)后，無需再次輸入用戶名與密碼即可登錄KASS-第3章軟件及硬件配置服務(wù)器需要根據(jù)公司的實(shí)際規(guī)劃進(jìn)行詳細(xì)安排，以前期500左右總用戶服務(wù)器運(yùn)行環(huán)境 推薦如下：建議服務(wù)器配置如下：型號(hào)ThinkServer RD 530描述1U機(jī)架式服務(wù)器/英特爾® 處理器E5-2603(至強(qiáng)四 核)*1/1*4G/ 300*2硬盤/ R500 RAID1/DVD/單電源/雙千兆網(wǎng)卡 /無鍵鼠/有導(dǎo)軌/三年保修服務(wù)建議存儲(chǔ)磁盤陣列配置如下:型號(hào)EMC VNXe3150描述雙控，16G緩