第八章 秘書工作的方法指向與規(guī)律

1、第八章秘書工作的方法指向與規(guī)律2秘書活動中的許多具體工作方法，是要依靠長期實踐，通過經(jīng)驗積累經(jīng)驗而產(chǎn)生，不是書本上的一些條條框框所能領(lǐng)會的。3一、為領(lǐng)導(dǎo)工作前期鋪墊一、為領(lǐng)導(dǎo)工作前期鋪墊秘書做好鋪墊工作應(yīng)該注意：秘書做好鋪墊工作應(yīng)該注意：4準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)；1明確領(lǐng)導(dǎo)工作進程與各個環(huán)節(jié)2做好事前準(zhǔn)備3加強同領(lǐng)導(dǎo)的溝通45v溝通如同呼吸溝通如同呼吸, ,是一個人生存所不可或缺的。是一個人生存所不可或缺的。 戴爾戴爾卡耐基卡耐基v在一次亞洲企業(yè)領(lǐng)袖評選活動中，中國的企業(yè)領(lǐng)在一次亞洲企業(yè)領(lǐng)袖評選活動中，中國的企業(yè)領(lǐng)袖沒有一個人上榜。該活動組織者曾給中國某企袖沒有一個人上榜。該活動組織者曾給中國某

2、企業(yè)的董事長和總經(jīng)理每人發(fā)了一份邀請函，并分業(yè)的董事長和總經(jīng)理每人發(fā)了一份邀請函，并分別要求他們填寫財務(wù)報表。結(jié)果，該企業(yè)的董事別要求他們填寫財務(wù)報表。結(jié)果，該企業(yè)的董事長和總經(jīng)理所發(fā)回的財務(wù)數(shù)據(jù)竟然不一樣。先不長和總經(jīng)理所發(fā)回的財務(wù)數(shù)據(jù)竟然不一樣。先不懷疑他們是否造假，但可以肯定地說，他們之間懷疑他們是否造假，但可以肯定地說，他們之間缺少溝通。在評委們看來，連最起碼的溝通能力缺少溝通。在評委們看來，連最起碼的溝通能力都不具備，還談什么管理？！都不具備，還談什么管理？！ 6秘書的鋪墊性工作方法，可以歸納為：以領(lǐng)導(dǎo)的秘書的鋪墊性工作方法，可以歸納為：以領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)為指導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)工作進程和將要采

3、取的工作目標(biāo)為指導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)工作進程和將要采取的措施與要求操作。措施與要求操作。7對領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展與延伸，同樣是秘書工作的任對領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展與延伸，同樣是秘書工作的任務(wù)，是體現(xiàn)務(wù)，是體現(xiàn)參謀助手作用參謀助手作用的重要方面。的重要方面。8二、為領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸二、為領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸秘書做好拓展延伸工作應(yīng)注意：秘書做好拓展延伸工作應(yīng)注意：9123準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作預(yù)期效果把握后續(xù)事物的具體要求注重工作的整體性與連續(xù)性秘書對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸的工作方法，可以歸納為秘書對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸的工作方法，可以歸納為：以保證取得領(lǐng)導(dǎo)工作的預(yù)期效果為目的，注重工：以保證取得領(lǐng)導(dǎo)工作的預(yù)期效果為目的，注重工作的整體性與

4、連續(xù)性，做好各種后續(xù)事務(wù)，使工作作的整體性與連續(xù)性，做好各種后續(xù)事務(wù)，使工作落在實處，圓滿完成。落在實處，圓滿完成。10代勞：是指領(lǐng)導(dǎo)由于公務(wù)繁忙、時間有限，而將部分代勞：是指領(lǐng)導(dǎo)由于公務(wù)繁忙、時間有限，而將部分本該領(lǐng)導(dǎo)親自辦理的事務(wù)，交給秘書去辦理。本該領(lǐng)導(dǎo)親自辦理的事務(wù)，交給秘書去辦理。l 本來本來屬于領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自辦理的公屬于領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自辦理的公( (事事) )務(wù)務(wù), ,由于領(lǐng)導(dǎo)繁忙由于領(lǐng)導(dǎo)繁忙或時間有限，授權(quán)、委托秘書去辦。如代表領(lǐng)導(dǎo)出或時間有限，授權(quán)、委托秘書去辦。如代表領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)；辦理公務(wù)；主持會議；接待客人；回復(fù)函面協(xié)調(diào)；辦理公務(wù)；主持會議；接待客人；回復(fù)函電等。電等。 11三、為領(lǐng)

5、導(dǎo)工作補償代勞三、為領(lǐng)導(dǎo)工作補償代勞補償：是指秘書對領(lǐng)導(dǎo)的精力、智力、能力的補償；補償：是指秘書對領(lǐng)導(dǎo)的精力、智力、能力的補償；12秘書補償代勞工作注意事項：秘書補償代勞工作注意事項：l 按照領(lǐng)導(dǎo)的目的要求去辦理，不可以領(lǐng)導(dǎo)自居、幫倒忙、亂表態(tài)、瞎指揮；l 嚴(yán)格按照授權(quán)范圍形式，既不畏首畏尾，也不超越授權(quán)；l 扮演好“雙重角色”，即在責(zé)任感、使命感上，秘書要從領(lǐng)導(dǎo)角色出發(fā)，盡職盡責(zé)完成相應(yīng)的任務(wù)；l 隨時加強同領(lǐng)導(dǎo)的溝通，掌握情況變化、事物發(fā)展時領(lǐng)導(dǎo)的意圖；l 平時做好充分準(zhǔn)備，聯(lián)系各方面的專家，收集各種有關(guān)的信息資料，以備領(lǐng)導(dǎo)一旦需要 ，能夠及時幫忙。13秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作補償代勞的方法，可以歸

6、納為秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作補償代勞的方法，可以歸納為: :忠忠實執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴(yán)守授權(quán)范圍，扮演雙重角色實執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴(yán)守授權(quán)范圍，扮演雙重角色，注重雙向交流，加強平時積累，通過補償和代，注重雙向交流，加強平時積累，通過補償和代勞，促進領(lǐng)導(dǎo)工作效率。勞，促進領(lǐng)導(dǎo)工作效率。1415四、配合領(lǐng)導(dǎo)管理時間四、配合領(lǐng)導(dǎo)管理時間 盛年不重來，一日難再晨， 及時當(dāng)勉勵，歲月不待人。 陶淵明 凡是在事業(yè)上有所成就的人，無 一不是利用時間的能手。 華羅庚 放棄時間的人，時間也會放棄他。 莎士比亞16 你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構(gòu)成生命的材料。 富蘭克林 時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什

7、么都不能管理。 彼得杜拉克171819日本學(xué)者關(guān)于時間浪費的調(diào)查 “人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7次，即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是50%。其中約3小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時 人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。 20不可逆性時 間特 性不可再生無法積蓄無法替代毫無彈性54321“時間”是最珍貴的資源。秘書配合領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)地管理時間，能夠確保工作忙秘書配合領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)地管理時間，能夠確

8、保工作忙而不亂，忙而有序，促進工作秩序的改進與效率而不亂，忙而有序，促進工作秩序的改進與效率的提高。的提高。21678121234591011有一位農(nóng)婦，正在工作，她怎么工作呢？二只手有一位農(nóng)婦，正在工作，她怎么工作呢？二只手打毛線，一只腳正推動著搖籃，搖籃里睡著一位打毛線，一只腳正推動著搖籃，搖籃里睡著一位剛出生不久的嬰兒，另外一只腳在推動一個鏈條剛出生不久的嬰兒，另外一只腳在推動一個鏈條帶動的攪拌器，嘴里哼著催眠曲，爐子上燒著有帶動的攪拌器，嘴里哼著催眠曲，爐子上燒著有汽笛的水壺，耳朵注意聽水有沒有燒開。汽笛的水壺，耳朵注意聽水有沒有燒開。但是效率專家覺得很奇怪，為什么每隔一會兒，但是效率

9、專家覺得很奇怪，為什么每隔一會兒，她就站起來，再重重地坐下去，這樣一直地重復(fù)她就站起來，再重重地坐下去，這樣一直地重復(fù)？效率專家再仔細一看，才發(fā)現(xiàn)這位農(nóng)婦的坐墊？效率專家再仔細一看，才發(fā)現(xiàn)這位農(nóng)婦的坐墊，竟是一大袋必須重復(fù)壓才會好吃的奶酪。因此，竟是一大袋必須重復(fù)壓才會好吃的奶酪。因此效率專家說不必查了，他已經(jīng)知道高效率的原因效率專家說不必查了，他已經(jīng)知道高效率的原因了。了。22農(nóng)婦的效率科學(xué)管理時間的方法主要有：科學(xué)管理時間的方法主要有：23統(tǒng)籌計劃統(tǒng)籌計劃時間法時間法合理利用合理利用零碎時間零碎時間法法海外的幾種海外的幾種時間管理方時間管理方法法ABCABC分類處分類處理方法理方法（一）（

10、一）（二）（三）（四）所謂計劃使用時間，就是要在時間資源的使用上所謂計劃使用時間，就是要在時間資源的使用上，做到有計劃、定標(biāo)準(zhǔn)，定量運用時間。，做到有計劃、定標(biāo)準(zhǔn)，定量運用時間。24（一）統(tǒng)籌計劃時間法（一）統(tǒng)籌計劃時間法25 明確開 會目的 作好會 前準(zhǔn)備準(zhǔn)時出席會議嚴(yán)明會場紀(jì)律 會后紀(jì) 要跟蹤會上有議有決會議時間管理ABCDFE秘書對領(lǐng)導(dǎo)需要完成的任務(wù)，可以分為三類秘書對領(lǐng)導(dǎo)需要完成的任務(wù)，可以分為三類: :A A類是要事急事，需要優(yōu)先辦理；類是要事急事，需要優(yōu)先辦理；B B類是重要而不是很急的事，可以次優(yōu)辦理；類是重要而不是很急的事，可以次優(yōu)辦理；C C類是一般性事務(wù)和可以暫緩的事務(wù)，可

11、在時間比類是一般性事務(wù)和可以暫緩的事務(wù)，可在時間比較充裕時再辦理。較充裕時再辦理。26（二）（二）ABCABC分類時間法分類時間法272780/2080/20原則原則含義：含義：80%80%的工作價值來自于的工作價值來自于20%20%的工作事項，的工作事項，而剩下的而剩下的20%20%的價值來自于的價值來自于80%80%的工作事項。的工作事項。80/2080/20原則啟示原則啟示啟示：啟示：20%20%的工作事項創(chuàng)造的工作事項創(chuàng)造80%80%的工作價值；抓的工作價值；抓住工作的關(guān)鍵，集中住工作的關(guān)鍵，集中80%80%的主要精力做的主要精力做20%20%的主的主要工作，可以保證要工作，可以保證8

12、0%80%的工作結(jié)果；改進這的工作結(jié)果；改進這20%20%的工作處理方法，可以獲得的工作處理方法，可以獲得80%80%的新效果的新效果誤區(qū)：面面俱到誤區(qū)：面面俱到都想做好；完全主義都想做好；完全主義都都想做完；平均分配時間和精力想做完；平均分配時間和精力28緊急緊急不緊急不緊急重要重要不重要不重要危機危機緊急的問題緊急的問題有限期的任務(wù)、會議有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項準(zhǔn)備事項準(zhǔn)備事項準(zhǔn)備事項預(yù)防工作預(yù)防工作價值觀的澄清價值觀的澄清計劃計劃關(guān)系的建立關(guān)系的建立干擾，一些電話干擾，一些電話一些信件、報告一些信件、報告許多緊急時間許多緊急時間許多湊熱鬧的活許多湊熱鬧的活動動細鎖、忙碌的工作細鎖、忙碌

13、的工作一些電話一些電話浪費時間的事浪費時間的事無關(guān)緊要的信件無關(guān)緊要的信件看太多的電視看太多的電視時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖29重要急不急不重要首先處理盡量少做 盡可能委派給下屬用大多數(shù)時間最好別做或有時間再做時間管理坐標(biāo)圖時間管理坐標(biāo)圖30（三）合理利用零碎時間法（三）合理利用零碎時間法31（四）海外幾種時間管理方法（四）海外幾種時間管理方法時間表統(tǒng)計時間法目標(biāo)時間法321.時間表法秘書制定時間表時應(yīng)注意：秘書制定時間表時應(yīng)注意：（1 1）應(yīng)記錄的事項有會議、面談、訪問、集會、）應(yīng)記錄的事項有會議、面談、訪問、集會、出差、演講、深入基層等，以及有關(guān)慶典，其他出差、演講、深入基層等，以及有關(guān)

14、慶典，其他重要的需要領(lǐng)導(dǎo)參與的事項；重要的需要領(lǐng)導(dǎo)參與的事項；（2 2）時間表要一目了然，一般可用符號表示常見）時間表要一目了然，一般可用符號表示常見活動；活動；（3 3）預(yù)定時間表需要在領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可后，再印送有關(guān)）預(yù)定時間表需要在領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可后，再印送有關(guān)部門知曉，無關(guān)人員不送；部門知曉，無關(guān)人員不送；（4 4）保密事項及領(lǐng)導(dǎo)的私事，不可明確記載，可）保密事項及領(lǐng)導(dǎo)的私事，不可明確記載，可用其他方式表明。用其他方式表明。33統(tǒng)計時間法是通過對領(lǐng)導(dǎo)人實際消耗時間的記錄統(tǒng)計時間法是通過對領(lǐng)導(dǎo)人實際消耗時間的記錄統(tǒng)計，診斷領(lǐng)導(dǎo)人時間利用率與有效性，找出浪統(tǒng)計，診斷領(lǐng)導(dǎo)人時間利用率與有效性，找出浪費時間的因

15、素，提出減少時間浪費的措施，從而費時間的因素，提出減少時間浪費的措施，從而達到制定合理的時間計劃，科學(xué)地管理時間。達到制定合理的時間計劃，科學(xué)地管理時間。342.統(tǒng)計時間法統(tǒng)計時間法的一般要求：統(tǒng)計時間法的一般要求：（1 1）真實記錄；）真實記錄；（2 2）要選擇有代表性的記錄區(qū)；）要選擇有代表性的記錄區(qū)；（3 3）及時反饋；）及時反饋；（4 4）持之以恒；）持之以恒；35目標(biāo)時間法是用預(yù)定的目標(biāo)來限制時間的使用，目標(biāo)時間法是用預(yù)定的目標(biāo)來限制時間的使用，已達到節(jié)約時間提高效率的目的，是一種用反饋已達到節(jié)約時間提高效率的目的，是一種用反饋來加強時間控制方法。來加強時間控制方法。363.目標(biāo)時間

16、法目標(biāo)時間法的特點是：目標(biāo)時間法的特點是：（1 1）目標(biāo)的集中性；）目標(biāo)的集中性；（2 2）目標(biāo)的時間性；）目標(biāo)的時間性；（3 3）目標(biāo)計劃的循環(huán)性；）目標(biāo)計劃的循環(huán)性；（4 4）時間的預(yù)控性。）時間的預(yù)控性。37秘書工作作為一種客觀存在的社會現(xiàn)象，有著特秘書工作作為一種客觀存在的社會現(xiàn)象，有著特定的客觀環(huán)境、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、工作對象定的客觀環(huán)境、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、工作對象等相關(guān)因素，有著工作運行中的本質(zhì)的、鞏固的等相關(guān)因素，有著工作運行中的本質(zhì)的、鞏固的、穩(wěn)定的聯(lián)系與關(guān)系，有著自身發(fā)展的必然趨勢、穩(wěn)定的聯(lián)系與關(guān)系，有著自身發(fā)展的必然趨勢。正確地認(rèn)識秘書工作的規(guī)律性，準(zhǔn)確把握其一般正確地

17、認(rèn)識秘書工作的規(guī)律性，準(zhǔn)確把握其一般規(guī)律和各項工作的特殊規(guī)律，是提高秘書工作質(zhì)規(guī)律和各項工作的特殊規(guī)律，是提高秘書工作質(zhì)量與效率的必然要求。量與效率的必然要求。38一般規(guī)律：一般規(guī)律：秘書在主輔配合中近距離綜合輔助與適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工秘書在主輔配合中近距離綜合輔助與適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。作的需要。l 近近身性身性l 綜合性綜合性l 輔助性輔助性39一、秘書工作的一般規(guī)律一、秘書工作的一般規(guī)律秘書工作的一般規(guī)律揭示了秘書工作的一般規(guī)律揭示了: :l 一切秘書工作和所有的秘書職能活動中固有的最本質(zhì)最穩(wěn)定的關(guān)系秘書與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合關(guān)系；l 秘書工作的基本特征圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的需要服務(wù)；l 指明了秘書工作的基本內(nèi)容綜

18、合輔助；l 指出了秘書發(fā)揮職能作用的位置領(lǐng)導(dǎo)身邊，最近的距離；l 指出了秘書工作必須與領(lǐng)導(dǎo)的需要相適應(yīng)，秘書應(yīng)當(dāng)不斷地追逐領(lǐng)導(dǎo)工作的需求。40秘書工作規(guī)律對秘書的啟示：秘書工作規(guī)律對秘書的啟示：l 領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)工作是秘書工作賴以存在的基礎(chǔ)；工作是秘書工作賴以存在的基礎(chǔ)；l 全方位全過程輔助服務(wù)是秘書工作的特點；全方位全過程輔助服務(wù)是秘書工作的特點；l 同同領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)“默契默契”充分發(fā)揮作用的關(guān)鍵；充分發(fā)揮作用的關(guān)鍵；l 及時接受領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)是秘書工作的有利條件；及時接受領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)是秘書工作的有利條件；l 主主輔配合綜合輔助難度將會越來越大。輔配合綜合輔助難度將會越來越大。41一般一般規(guī)律的規(guī)律的運用：

19、運用：1 1、從目標(biāo)把握，堅持主輔配合的正確方向、從目標(biāo)把握，堅持主輔配合的正確方向。2 2、從主輔加深理解，提高綜合輔助的有效性。、從主輔加深理解，提高綜合輔助的有效性。3 3、從主輔配合協(xié)調(diào)，提高綜合輔助的效率。、從主輔配合協(xié)調(diào)，提高綜合輔助的效率。4 4、從主輔增強素質(zhì)，提高綜合輔助的效能。、從主輔增強素質(zhì)，提高綜合輔助的效能。424343 案例 江華服裝公司董事長兼總經(jīng)理代利佳近來吃睡不香，公司出口的一批服裝因質(zhì)量問題，被外方退貨，服裝界有名的混混楊某說有法子，建議換個商標(biāo)，轉(zhuǎn)手賣到某發(fā)展中國家。若采納，則是非法勾當(dāng)，若不采納，就要損失幾百萬美元。代總的秘書梅正了解代總此時最需要幫助，

20、便找來有關(guān)法規(guī)文件、加入WTO后對我國服裝出口的影響方面的文章，以及相關(guān)國際服裝市場行情等資料，放在代總的辦公桌上，有的資料上還劃上記號。供代總閱知。代總認(rèn)真閱讀了梅秘書為她準(zhǔn)備的文件資料。 三天后，代總對梅秘書說：“退貨問題，按合同辦”，代總恢復(fù)了往日的風(fēng)采。所謂特殊規(guī)律，是指某種或某類事務(wù)所特有的規(guī)所謂特殊規(guī)律，是指某種或某類事務(wù)所特有的規(guī)律，它可在特定的領(lǐng)域里起作用，是秘書在不同律，它可在特定的領(lǐng)域里起作用，是秘書在不同領(lǐng)域工作中固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系領(lǐng)域工作中固有的、本質(zhì)的、穩(wěn)定的關(guān)系和聯(lián)系。44二、秘書工作的特別規(guī)律二、秘書工作的特別規(guī)律秘書工作的特殊規(guī)律：秘書工作的特殊規(guī)律：（一）秘書工作體制與社會生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)（一）秘書工作體制與社會生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)（二）秘書職業(yè)化與社會分工相適應(yīng)（二）秘書職業(yè)化與社會分工相適應(yīng)（三）秘書機構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)（三）秘書機構(gòu)職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力分配體制相適應(yīng)45（1）經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化規(guī)律。）經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化規(guī)律。（2）秘書知識、能力、素質(zhì)與其職能要求相適應(yīng)的）秘書知識、能力、素質(zhì)與其職能要求相適應(yīng)的規(guī)律。規(guī)律。（3）領(lǐng)導(dǎo)立意與秘書忠實、完整、準(zhǔn)確表