ERP系統(tǒng)崗位責任管理制度

1、ERP系統(tǒng)運行管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司企業(yè)資源規(guī)劃（以下簡稱ERP系統(tǒng)的管理，特制定本制度。第二條各部門的職責管理除公司規(guī)定外，與ERP系統(tǒng)相關(guān)的職責皆按本制度執(zhí)行。第三條公司ERP系統(tǒng)分為財務(wù)會計（總賬模塊、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)、賬表管理、出納管理）、管理會計（成本管理）、供應(yīng)鏈（合同管理、銷售管理、采購管理、庫存管理、存貨核算）、三大類一十二個模塊。根據(jù)系統(tǒng)職能的設(shè)置，各部門嚴格按照本部門ERP工作職責進行業(yè)務(wù)處理及ERPS統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)的提供。第四條ER顱目管理小組由各模塊部門數(shù)據(jù)輸入及審核人員、主管、ERP系統(tǒng)管理員及公司領(lǐng)導(dǎo)層組成，對整個ERP項目的管理負總責。其中項目

2、領(lǐng)導(dǎo)小組由總經(jīng)理任組長，各部門經(jīng)理、主管組成項目領(lǐng)導(dǎo)小組，對項目的實施管理負領(lǐng)導(dǎo)責任，通過調(diào)配和協(xié)調(diào)各項資源為系統(tǒng)順利運行提供保障。ERP系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)日常運行的管理、監(jiān)督、檢查工作，協(xié)調(diào)解決各模塊運作過程中遇到的各種問題，為項目的實施提供技術(shù)支持和保障。第五條各部門主管是本模塊的部門負責人，負責聯(lián)絡(luò)ERP系統(tǒng)管理員解決本模塊最終操作用戶提出的與系統(tǒng)有關(guān)的所有問題。第六條各部門主管必須結(jié)合本部門情況組織制定出部門內(nèi)ERP業(yè)務(wù)操作文檔，以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參考書和培訓(xùn)新進員工，并在使用過程中使系統(tǒng)不斷趨向完善。第七條操作員在操作過程中如遇到問題應(yīng)聯(lián)系部門主管和系統(tǒng)管

3、理員解決。第八條ERP系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級的關(guān)聯(lián)性，ERP系統(tǒng)各崗位人員都同時是上層數(shù)據(jù)的使用者乂是下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關(guān)人員報告并暫停與此有關(guān)的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時做好自己這部分數(shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù)，解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)疑，確保數(shù)據(jù)正確。所有人員如發(fā)現(xiàn)錯誤不能知錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應(yīng)及時通知受影響部門，并采取相應(yīng)措施及時糾正。第九條ERP系統(tǒng)各崗位人員必須按照ERP系統(tǒng)的流程和要求及時、準確、全面地完成本部門ERP業(yè)務(wù)工作，提供相關(guān)部門ERP系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)和報表第十條ERP系統(tǒng)各崗

4、位人員應(yīng)保管好自己的權(quán)限，如因帳號和密碼被人盜用造成數(shù)據(jù)錯誤的，所造成的后果由本人承當，由系統(tǒng)管理員處罰。第十一條ERP系統(tǒng)各級相關(guān)人員，均應(yīng)嚴格遵守本規(guī)則各項規(guī)定。第二章部門崗位職責第十二條ERP系統(tǒng)管理員主要職責：1、解決各部門在ERP務(wù)操作當中遇到的問題，協(xié)調(diào)各部門保證ERP系統(tǒng)的正常運行，跟蹤和監(jiān)督各部門ERP®作是否按照ERP務(wù)規(guī)則執(zhí)行。2、參與規(guī)劃各部門ERP操作人員的權(quán)限設(shè)置并負責增加、修改、刪除ERP操作人員的權(quán)限。3、編寫各部門業(yè)務(wù)及審批流程，制作流程圖領(lǐng)導(dǎo)同意后并發(fā)放到部門各崗位執(zhí)行。4、負責新模塊上線的全程實施跟蹤，提出并解決新模塊的上線后的遇到的問題。5、新模

5、塊上線后負責培訓(xùn)相關(guān)部門ERP的操作流程。6、定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報ERP系統(tǒng)的使用情況。第十三條采購部（合同管理模塊和采購管理模塊）主要職責：1、保證本部門相關(guān)的ERPlk務(wù)能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業(yè)務(wù)操作。2、負責維護ER吹購合同編號和供應(yīng)商檔案。3、負責錄入及審核ERP外購合同、外協(xié)合同、委外合同的全部內(nèi)容，保證與已簽訂紙質(zhì)合同評審、價格評審、合同內(nèi)容一致。4、假如與供應(yīng)商簽訂的是代管合同必須保證已生效的紙質(zhì)預(yù)庫存協(xié)議和與ER致，無預(yù)庫存協(xié)議的相關(guān)責任由其本部門來承擔。5、負責錄入及審核ER咪購訂單，保證下發(fā)給供應(yīng)商的采購訂單與ER6、負責錄入ERPU貨單和審核ERP的退貨單

6、，確保實際到貨或退貨數(shù)量、金額與ERP一致，如有差異及時溝通供應(yīng)商協(xié)商解決并通知其相關(guān)部門。7、錄入代管館長負責錄入ERP發(fā)購發(fā)票，確保供應(yīng)商所提供的發(fā)票內(nèi)容和ER致。8、負責錄入付款申請單并且嚴格執(zhí)行ERP寸款申請單審批流。否則不予其付款。9、按照ER咬全庫存預(yù)警缺件明細及時補貨。10、每月末錄入和審核ERP代管掛賬確認單并負責與供應(yīng)商進行預(yù)庫存對賬，定期上報領(lǐng)導(dǎo)ERP合同、訂單、到貨單、付款的截止執(zhí)行情況，統(tǒng)計需關(guān)閉的合同、訂單、到貨單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后關(guān)閉。11、負責培訓(xùn)本部門內(nèi)系統(tǒng)操作員的采購業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)操作，并進行監(jiān)督管理。第十五條銷售部（合同管理模塊、銷售管理模塊和CRM主要職責：1、

7、保證本部門相關(guān)的ERP#務(wù)能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業(yè)務(wù)操作。2、負責維護ERPI肖售合同編碼、客戶檔案。3、負責錄入及審核ERP、售合同、銷售訂單的全部內(nèi)容，保證與已簽訂紙質(zhì)銷售合同內(nèi)容一致。4、負責錄入和審核ERP貨單，確保實際發(fā)貨與ERP致。5、負責錄入ER徉肖售發(fā)票，確保本公司所開發(fā)票信息與ER致。6、銷售合同條款約定的期限內(nèi)沒有開票，ERP發(fā)出商品明細必須與客戶簽訂代儲協(xié)議保證已生效的紙質(zhì)協(xié)議和與ER致，無代儲協(xié)議責任由其本部門來承擔。7、根據(jù)ERP®售分析報表情況，督促業(yè)務(wù)員催收貨款。8、銷售人員錄入CRMT作日志、銷售階段、總結(jié)報告，部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督核實C

8、R觀入的工作進展是否與實際一致。9、根據(jù)CRM匚總信息、部門領(lǐng)導(dǎo)提取有關(guān)決策信息并下達銷售人員執(zhí)行。第十六條庫存管理（物流部）主要職責：1、保證本部門相關(guān)的ERP業(yè)務(wù)能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業(yè)務(wù)操作。2、負責ERP®貨單、產(chǎn)成品入庫單、調(diào)撥單的審核。3、負責錄入和審核采購入庫單、材料出庫單、形態(tài)轉(zhuǎn)換單、其他入庫單、其他出庫單、銷售出庫單等相關(guān)單據(jù)。4、負責錄入并確保相關(guān)出入庫單據(jù)和特殊單據(jù)的收發(fā)類別正確，如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應(yīng)及時通知受影響部門，并采取相應(yīng)措施及時糾正。5、嚴格禁止手工錄入相關(guān)出入庫單據(jù)，手工錄入需在備注欄說明原因經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可處理。6、定期負

9、責從ERPB點業(yè)務(wù)輸出庫存賬面數(shù)明細然后進行實物盤點。7、如發(fā)現(xiàn)ERP有一物多碼或一碼多物的存貨時以及其他異常情況，要及時將信息反饋給ERP系統(tǒng)管理員。第十七條財務(wù)管理模塊（財務(wù)部）（一）總賬管理員主要職責：1、負責總賬模塊的科目維護更新，分帳設(shè)置管理；2、檢查每日事務(wù)處理，并將集成事務(wù)處理過帳到財務(wù)模塊核對科目總賬；3、結(jié)算會計期間，打印資產(chǎn)負債表、損益表等財務(wù)報表；4、指導(dǎo)其他崗位的日常操作，檢查錯誤日志，和IT相關(guān)人員解決問題;5、提出財務(wù)管理報表規(guī)劃；6、針對實施過程中出現(xiàn)的問題，結(jié)合的特點，提出合適的財務(wù)解決方案，并能促進該方案的順利執(zhí)行；7、就生產(chǎn)、采購、銷售過程中的問題提出意見，

10、與相關(guān)部門保持有效溝通以達到解決問題的目的；（三）成本管理員主要職責：1、制定公司成本核算管理制度；2、維護成本核算要素，如系統(tǒng)價格，生產(chǎn)成本，費用歸集方案；3、及時過帳生產(chǎn)事務(wù)處理并檢查集成結(jié)果；4、及時就生產(chǎn)結(jié)果中出現(xiàn)的異常情況提出意見并跟進解決過程;5、指導(dǎo)公司報廢物料過程及在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸集。（四）應(yīng)付賬款管理員主要職責：1、負責審核采購訂單的價格，并維護系統(tǒng)物料采購單價；2、及時跟進采購員和倉儲部處理已收貨的記錄；3、月結(jié)時跟進采購員和倉儲部出具已處理的入庫單、未處理但已收貨的收貨單報告；4、及時檢查收貨記錄處理后數(shù)據(jù)集成的正確性，及時錄入已處理的收貨記錄對應(yīng)的進項稅暫估；5、檢查對

11、各供應(yīng)商應(yīng)付賬余額，確保能反映真實的往來。（五）應(yīng)收賬款管理員主要職責：1、負責審核結(jié)算單的單價、扣點、金額等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時通知銷售發(fā)票處理員，并指導(dǎo)糾正；2、及時打印銷售發(fā)票，間隔期不超過1天；3、過賬集成銷售數(shù)據(jù)至財務(wù)子系統(tǒng)；4、及時處理應(yīng)收賬款：根據(jù)客戶匯款，輸入客戶回款，并及時分配回款至各銷售發(fā)票；發(fā)票管理，銷售更正處理，保證客戶余額的準確性；5、每日對帳并存檔，發(fā)現(xiàn)問題及時解決、糾正；6、如發(fā)現(xiàn)財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不正確或有疑問，應(yīng)及時通知財務(wù)數(shù)據(jù)管理員。（六）固定資產(chǎn)管理員主要職責：1、做好固定資產(chǎn)的帳目、調(diào)用、檢查、核對、督促維修等工作；2、嚴格按照固定資產(chǎn)管理程序執(zhí)行，必須做好固定資產(chǎn)

12、數(shù)量和質(zhì)量的驗收，并對固定資產(chǎn)入庫前編號，建立固定資產(chǎn)管理卡片，定期與資產(chǎn)的帳目核對，做到帳、卡、物相符，保證帳帳相符、帳物相符（時間、名稱、單價、數(shù)量、金額、保管人等）03、做好固定資產(chǎn)調(diào)動和部門保管員移交手續(xù)，人員調(diào)動時，應(yīng)辦理移交手續(xù)，并列出資產(chǎn)移交活冊，交接雙方和監(jiān)交人簽字，固定資產(chǎn)落實專人負責，定人定位保管。4、認真協(xié)助各部門或個人建立固定資產(chǎn)保管分帳，并經(jīng)常督促檢查帳目情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)同解決。5、做好每年的固定資產(chǎn)增、減和固定資產(chǎn)結(jié)存表。本單位增、減變動時，必須按照一定的程序進行，手續(xù)不全的不得隨意增、減變動部門資產(chǎn)。6、凡報廢、報損的財產(chǎn)，一律按規(guī)定程序辦理有關(guān)手續(xù)，任何部門

13、不得擅自處理。7、固定資產(chǎn)檢查中法相的問題及時解決，保證固定資產(chǎn)損壞能及時維修，讓其充分發(fā)揮使用效益；8、完成固定資產(chǎn)布置的其他工作（含突發(fā)性、監(jiān)時性工作）。第十八條系統(tǒng)管理（ERPt理員）主要職責：1、負責系統(tǒng)權(quán)限分配；2、負責系統(tǒng)日常管理、維護和備份；3、負責解答其它用戶按程序提交的技術(shù)性問題4、協(xié)助其它部門主管制定各種方案、制度；5、負責協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源，配合各部門主管推進系統(tǒng)實施；第三章操作管理制度第十九條嚴格執(zhí)行ERP系統(tǒng)管理員設(shè)置權(quán)限，所有操作員的操作權(quán)限必須經(jīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)和副總會計師特批后授予權(quán)限；第二十條所有部門必須嚴格遵守公司編碼規(guī)則制度，嚴禁私自創(chuàng)建、改變編碼;第二十一條除軟

14、件供應(yīng)商實施人員外其他操作人員一律不允許不準修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)或登錄數(shù)據(jù)庫操作；第二十二條只有ERP作人員才能上機使用，其他人員一律不能上機。上機人員必須經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)合格后方可上機。第四章系統(tǒng)維護制度第二十三條系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)的管理維護。第二十四條建立維護監(jiān)督機制，系統(tǒng)維護工作嚴禁單人操作。在確定系統(tǒng)管理員的同時，必須制定維護監(jiān)督人，以保證系統(tǒng)安全。第二十五條實行維護記錄制度。為積累經(jīng)驗和明確責任，維護人員應(yīng)對每次維護內(nèi)容進行詳細記錄。內(nèi)容包括：維護目的、措施、時間維護人和監(jiān)督人簽字。第二十六條重大項目的維護（如：設(shè)備更新、擴充及系統(tǒng)升級）由系統(tǒng)管理員提出書面報告和實施方案，主管領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。

15、實施前需做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份。第二十七條實行聯(lián)網(wǎng)的部門要采購各種措施保障上網(wǎng)數(shù)據(jù)的安全性。嚴密控制好數(shù)據(jù)庫及服務(wù)器的口令。第二十八條具有版權(quán)的信息系統(tǒng)的源程序及設(shè)計文檔有系統(tǒng)管理員保管。第二十九條操作人員應(yīng)每天保持設(shè)備及環(huán)境的活潔整齊，每周對設(shè)備進行保養(yǎng)；第三十條任何人員不得擅自對系統(tǒng)文件進行刪除或修改，定期對系統(tǒng)進行病蠹檢查；第三一條ERP系統(tǒng)所涉及到的相關(guān)部門對于業(yè)務(wù)流程中的不知道如何處理的突發(fā)事件，與其他部門業(yè)務(wù)銜接、溝通問題時，應(yīng)及時反應(yīng)給系統(tǒng)管理員；第三十二條系統(tǒng)管理員要經(jīng)常到ERP系統(tǒng)的各個部門，檢查系統(tǒng)運行情況以及出現(xiàn)的問題等；第三十三條建立故障報告制度，系統(tǒng)運行或軟件操作中發(fā)生故

16、障，如屆簡單故障由系統(tǒng)管理員現(xiàn)場解決，現(xiàn)場無法解決的，由系統(tǒng)管理員進行故障登記，聯(lián)系軟件供應(yīng)商解決。第五章危機預(yù)防及應(yīng)急處理辦法第三十四條數(shù)據(jù)備份：IT主管必須定期進行相關(guān)數(shù)據(jù)備份，每天做一次增量備份、每星期做一次完整備份、每月一次歸檔備份并驗證備份數(shù)據(jù)的正確性；完全備份和歸檔備份資料必須和系統(tǒng)分開存放。第三十五條IT主管定期檢查服務(wù)器等關(guān)鍵設(shè)備運行情況，做好運行日志記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理；同時通過對關(guān)鍵部件采用冗余技術(shù)，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行及數(shù)據(jù)安全；第三十六條在發(fā)生系統(tǒng)故障或突發(fā)事件發(fā)生時，ERP系統(tǒng)管理員必須在第一時間把相關(guān)情況向上級匯報并通知各有關(guān)部門采取措施降低由此造成的影響和損失；E

17、RP系統(tǒng)管理員必須根據(jù)當時具體情況制定計劃盡快恢復(fù)系統(tǒng)運行。第三十七條各相關(guān)職能部門在收到ERP系統(tǒng)管理員故障或突發(fā)事件通知后，必須組織本部門相關(guān)人員就有關(guān)事項做出安排，手工解決與系統(tǒng)有關(guān)單據(jù)處理，待系統(tǒng)恢復(fù)正常運行后將手工單據(jù)重新輸入到系統(tǒng)；第三十八條涉及其他如操作流程調(diào)整、業(yè)務(wù)流程重組等情況，必須首先保證內(nèi)部各環(huán)節(jié)的正常運轉(zhuǎn)，然后由系統(tǒng)管理員組織各相關(guān)部門會議討論決定相關(guān)解決辦法并實施。第六章數(shù)據(jù)保密制度由丁ERP件是一個集成的系統(tǒng)，各部門的數(shù)據(jù)是共享的，為了避免公司的內(nèi)部信息遭到泄露或破壞，特制定此保密制度，各部門必須提高保密意識，嚴格執(zhí)行。第三十九條對自己的ERP系統(tǒng)操作密碼必須保密，不能向任何人透露，每個操作員都有