辦公自動化教程

1、Microsoft Office Training with Excel 2003 (For OSC) Prepared by: :陳偉春陳偉春 March 25, 2022 Company Confidential目錄快捷鍵的使用格式設(shè)計(jì)公式和函數(shù)圖表設(shè)計(jì)其他技巧Company Confidential快捷鍵的使用CTRL+ 箭頭鍵移動到當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣CTRL+HOME移動到工作表的開頭CTRL+END移動到工作表的最后一個(gè)單元格（右下角）ALT+PAGE DOWN向右移動一屏ALT+PAGE UP向左移動一屏CTRL+PAGE DOWN移動到工作簿中下一個(gè)工作表CTRL+PAGE UP

2、移動到工作簿中前一個(gè)工作表SHIFT+F5或CTRL+F顯示“查找”對話框Company Confidential快捷鍵的使用ALT+ENTER在單元格中折行F2 (SHIFT+F2)編輯單元格 (編輯單元格批注)CTRL+D (CTRL+R)向下填充 (向右填充)CTRL+; （分號） 輸入日期 CTRL+SHIFT+: 輸入時(shí)間CTRL+SHIFT+“ 將上方單元格中數(shù)值復(fù)制到當(dāng)前單元格CTRL+ （左單引號）在顯示單元格值和顯示單元格公式間轉(zhuǎn)換CTRL+ （撇號）將上方單元格中公式復(fù)制到當(dāng)前單元格Company Confidential快捷鍵的使用CTRL+SHIFT+%應(yīng)用不帶小數(shù)位的

3、“百分比”格式CTRL+SHIFT+應(yīng)用帶兩個(gè)小數(shù)位的“科學(xué)記數(shù)”數(shù)字格式CTRL+SHIFT+#應(yīng)用年月日“日期”格式CTRL+SHIFT+應(yīng)用小時(shí)和分鐘“時(shí)間”格式，標(biāo)明上午下午CTRL+SHIFT+!應(yīng)用這樣的數(shù)字格式：-3,000,000CTRL+ （左單引號）在顯示單元格值和顯示單元格公式間轉(zhuǎn)換CTRL+ （撇號）將上方單元格中公式復(fù)制到當(dāng)前單元格CTRL+SHIFT+&應(yīng)用外邊框Company Confidential快捷鍵的使用CTRL+C復(fù)制選定區(qū)域CTRL+X剪切選定區(qū)域CTRL+V粘貼選定區(qū)域CTRL+Z撤消最后一次操作CTRL+SHIFT+*（星號）選定當(dāng)前單元格

4、周圍的區(qū)域SHIFT+ 箭頭鍵將選定區(qū)域擴(kuò)展一個(gè)單元格寬度CTRL+SHIFT+ 箭頭鍵 將選定區(qū)域擴(kuò)展到與活動單元格同一行或同一列的最后一個(gè)非空白單元格CTRL+SHIFT+HOME將選定區(qū)域擴(kuò)展到工作表的開始Company Confidential快捷鍵的使用CTRL+SHIFT+END將選定區(qū)域擴(kuò)展到表的最后一個(gè)使用單元格CTRL+A選定整個(gè)工作表SHIFT+PAGE DOWN將選定區(qū)域向下擴(kuò)展一屏SHIFT+PAGE UP將選定區(qū)域向上擴(kuò)展一屏ALT + SHIFT + 右箭頭鍵對行或列分組ALT + SHIFT + 左箭頭鍵取消行或列分組Company Confidential單元格

5、格式-概述如右圖所有設(shè)置單元格格式只能對選定的范圍起作用，即Excel的任何操作都必須有批定的對象對選定的區(qū)域按鼠標(biāo)右鍵或鍵盤菜單鍵 設(shè)置單元格格式(F)即可設(shè)置單元格格式記?。翰灰x定：整個(gè)表、整行、整列來設(shè)置格式，否則會無謂加大文件長度Company Confidential數(shù)據(jù)格式-數(shù)字此處只對“自定義數(shù)字格式”進(jìn)行說明：設(shè)定常用數(shù)字格式：Crtl+Shift+! 如：-12,345對于七位發(fā)票號碼654可以設(shè)置自定義格式：0000000顯示：0000654自定義格式順序：正數(shù)格式;負(fù)數(shù)格式;零格式;文本格式如：#,#0;紅色-#,#0;黃色0;藍(lán)色和0為數(shù)字占位符，為文本占位符，“，”

6、（逗號）為千分位符號d天，m 月，y 年，如：將2003-3-15顯示成：今天是3月15日，用函數(shù)：=TEXT(單元格,“今天是m月d日”)或者自定義格式：今天是m月d日*表示重復(fù)，如：*#,#0.00將數(shù)字前加滿*號為在不同工作表中使用自定義格式，只需把含自定義格式的單元格復(fù)制到其他工作表中就可以了。Company Confidential數(shù)據(jù)格式-對齊對橫向合并，一般不用“合并單元格”，用“水平對齊”中的“跨列居中”對豎向合并，可以改變文字方向?qū)渥卧?，可以使用“縮小字體填充”對大單元格應(yīng)在“垂直對齊”上選“居中”Company Confidential數(shù)據(jù)格式-邊框表格框內(nèi)線一般用單

7、線，外框一般用雙線，當(dāng)然可以選擇任意一種線型Company Confidential數(shù)據(jù)格式-保護(hù)鎖定即對單元格內(nèi)容進(jìn)行鎖定，不允許修改（只有工作表被保護(hù)時(shí)才會生效）隱藏即在保護(hù)工作表時(shí)，隱藏工作表中的公式Company Confidential公式和函數(shù)-日期與時(shí)間函數(shù)DAY(Year、Month、Hour、Minute、Second)用途：返回用序列號(整數(shù)1 到31)表示的某日期的天數(shù)，用整數(shù) 1 到 31 表示。 語法：DAY(serial_number)參數(shù)：Serial_number 是要查找的天數(shù)日期 DAYS360 用途：按照一年360 天的算法(每個(gè)月30 天，一年共計(jì)12

8、個(gè)月)，返回兩日期間相差的天數(shù)。 語法：DAYS360(start_date，end_date，method) 參數(shù)：Start_date 和end_date 是用于計(jì)算期間天數(shù)的起止日期。 Company Confidential公式和函數(shù)-日期與時(shí)間函數(shù)TODAY 用途：返回系統(tǒng)當(dāng)前日期的序列號。 語法：TODAY() 參數(shù)：無 NOW 用途：返回當(dāng)前日期和時(shí)間所對應(yīng)的序列號。 語法：NOW() 參數(shù)：無 Company Confidential公式和函數(shù)-日期與時(shí)間函數(shù)YEARFRAC 用途：返回start_date 和end_date 之間的天數(shù)占全年天數(shù)的百分比。 語法：YEARFR

9、AC(start_date，end_date，basis) 參數(shù)：Start_date表示開始日期，End_date代表結(jié)束日期。 WEEKDAY 用途：返回某日期的星期數(shù)。 語法：WEEKDAY(serial_number，return_type) 參數(shù)：Serial_number 是要返回日期數(shù)的日期 Company Confidential公式和函數(shù)-邏輯運(yùn)算符IF 用途：用途：執(zhí)行邏輯判斷，它可以根據(jù)邏輯表達(dá)式的真假，返回不同的結(jié)果，從而執(zhí)行數(shù)值或公式的條件檢測任務(wù)。 語法：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)。 參數(shù)：Logica

10、l_test 計(jì)算結(jié)果為TRUE 或FALSE 的任何數(shù)值或表達(dá)式 NOT、AND、OR 用途：相反值、與、或函數(shù)。Company Confidential公式和函數(shù)-查找和引用函數(shù)VLOOKUP 用途：在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。 語法：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup) 參數(shù)：Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中查找的數(shù)值，它可以是數(shù)值、引用或文字串。Table_array 為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表，可以使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用。Col

11、_index_num 為table_array 中待返回的匹配值的列序號。Col_index_num為1 時(shí)，返回table_array 第一列中的數(shù)值； col_index_num 為2，返回table_array 第二列中的數(shù)值，以此類推。Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP 返回時(shí)是精確匹配還是近似匹配。如果為TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value 的最大數(shù)值；如果range_value 為FALSE， 函數(shù)VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值#N/A。 Company Confi

12、dential公式和函數(shù)-查找和引用函數(shù)MATCH 用途：返回在指定方式下與指定數(shù)值匹配的數(shù)組中元素的相應(yīng)位置。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，則應(yīng)該使用MATCH 函數(shù)。 語法：MATCH(lookup_value，lookup_array，match_type)。 參數(shù)：Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表中查找的數(shù)值，它可以是數(shù)值(或數(shù)字、文本或邏輯值)、對數(shù)字、文本或邏輯值的單元格引用。Lookup_array是可能包含所要查找的數(shù)值的連續(xù)單元格區(qū)域，Lookup_array可以是數(shù)組或數(shù)組引用；Match_type 為數(shù)字-1、0或1 ，它說明Excel 如何在loo

13、kup_array 中查找lookup_value。如果match_type 為1，函數(shù)MATCH 查找小于或等于lookup_value 的最大數(shù)值。如果match_type 為0，函數(shù)MATCH 查找等于lookup_value 的第一個(gè)數(shù)值。如果match_type 為-1，函數(shù)MATCH 查找大于或等于lookup_value 的最小數(shù)值。 注意：MATCH函數(shù)返回lookup_array 中目標(biāo)值的位置，而不是數(shù)值本身。如果match_type 為0 且lookup_value 為文本，lookup_value可以包含通配符(“*”和“?”)。星號可以匹配任何字符序列，問號可以匹配單

14、個(gè)字符。 Company Confidential公式和函數(shù)-查找和引用函數(shù)OFFSET 用途：以指定的引用為參照系，通過給定偏移量得到新的引用。返回的引用可以是一個(gè)單元格或單元格區(qū)域，并可以指定返回的行數(shù)或列數(shù)。 語法：OFFSET(reference，rows，cols，height， width)。 參數(shù)：Reference 是作為偏移量參照系的引用區(qū)域，它必須是單元格或相連單元格區(qū)域的引用；Rows是相對于偏移量參照系的左上角單元格，上(下)偏移的行數(shù)。如果使用5 作為參數(shù)Rows，則說明目標(biāo)引用區(qū)域的左上角單元格比reference 低5 行。行數(shù)可為正數(shù)(代表在起始引用的下方)或負(fù)

15、數(shù)(代表在起始引用的上方)；Cols 是相對于偏移量參照系的左上角單元格，左(右)偏移的列數(shù)。如果使用5 作為參數(shù)Cols，則說明目標(biāo)引用區(qū)域的左上角的單元格比reference 靠右5 列。列數(shù)可為正數(shù)(代表在起始引用的右邊)或負(fù)數(shù)(代表在起始引用的左邊)；Height 是要返回的引用區(qū)域的行數(shù)，Height 必須為正數(shù)；Width 是要返回的引用區(qū)域的列數(shù)，Width 必須為正數(shù)。 Company Confidential公式和函數(shù)-數(shù)學(xué)函數(shù)COUNTIF 用途：返回在指定方式下與指定數(shù)值匹配的數(shù)組中元素的相應(yīng)位置。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，則應(yīng)該使用MATCH 函數(shù)。

16、 語法：COUNTIF(range，criteria) 參數(shù)：range為需要統(tǒng)計(jì)的符合條件的單元格數(shù)目的區(qū)域；Criteria 為參與計(jì)算的單元格條件， Company Confidential公式和函數(shù)-數(shù)學(xué)函數(shù)INT 用途：將任意實(shí)數(shù)向下取整為最接近的整數(shù)。 語法：INT(number) 參數(shù)：Number為需要處理的任意一個(gè)實(shí)數(shù)。 MOD 用途：返回兩數(shù)相除的余數(shù)，其結(jié)果的正負(fù)號與除數(shù)相同。 語法：MOD(number，divisor) 參數(shù)：Number為被除數(shù)，Divisor為除數(shù)(divisor不能為零)。 Company Confidential公式和函數(shù)-數(shù)學(xué)函數(shù)ROUND

17、用途：按指定位數(shù)四舍五入某個(gè)數(shù)字。 語法：ROUND(number，num_digits) 參數(shù)：Number是需要四舍五入的數(shù)字；Num_digits為指定的位數(shù)，Number按此位數(shù)進(jìn)行處理。 SUM 用途：返回某一單元格區(qū)域中所有數(shù)字之和。 語法：SUM(number1，number2，.)。 參數(shù)：Number1，number2，. 為1到30 個(gè)需要求和的數(shù)值(包括邏輯值及文本表達(dá)式)、區(qū)域或引用。 Company Confidential公式和函數(shù)-數(shù)學(xué)函數(shù)SUMIF 用途：根據(jù)指定條件對若干單元格、區(qū)域或引用求和。 語法：SUMIF(range，criteria，sum_rang

18、e) 參數(shù)：Range為用于條件判斷的單元格區(qū)域，Criteria是由數(shù)字、邏輯表達(dá)式等組成的判定條件，Sum_range 為需要求和的單元格、區(qū)域或引用。 Company Confidential公式和函數(shù)-統(tǒng)計(jì)函數(shù)AVERAGE 用途：計(jì)算所有參數(shù)的算術(shù)平均值。 語法：AVERAGE(number1，number2，.)。 參數(shù)：Number1、number2、.是要計(jì)算平均值的130 個(gè)參數(shù)。COUNT 用途：返回?cái)?shù)字參數(shù)的個(gè)數(shù)。 語法：COUNT(value1，value2，.)。 參數(shù)：Value1，value2，.是包含或引用各種類型數(shù)據(jù)的參數(shù)(130個(gè))，其中只有數(shù)字類型的數(shù)據(jù)才

19、能被統(tǒng)計(jì)。 Company Confidential公式和函數(shù)-統(tǒng)計(jì)函數(shù)COUNTIF 用途：計(jì)算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個(gè)數(shù)。 語法：COUNTIF(range，criteria) 參數(shù)：Range為需要計(jì)算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。Criteria 為確定哪些單元格將被計(jì)算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。 MAX 用途：返回?cái)?shù)據(jù)集中的最大數(shù)值。 語法：MAX(number1，number2，.) 參數(shù)：Number1，number2，.是需要找出最大數(shù)值的1 至30 個(gè)數(shù)值。 Company Confidential公式和函數(shù)-統(tǒng)計(jì)函數(shù)MIN 用途：返回給定參數(shù)

20、表中的最小值。 語法：MIN(number1，number2，.)。 參數(shù)：Number1，number2，.是要從中找出最小值的1 到30 個(gè)數(shù)字參數(shù)。 Company Confidential公式和函數(shù)-文本與數(shù)據(jù)函數(shù)FIND 用途：FINDB用于查找其他文本串(within_text)內(nèi)的文本串(find_text)，并根據(jù)每個(gè)字符使用的字節(jié)數(shù)從within_text 的首字符開始返回find_text 的起始位置編號。 語法：FINDB(find_text，within_text，start_num) 參數(shù)：Find_text是待查找的目標(biāo)文本；Within_text是包含待查找文本的

21、源文本；Start_num 指定從其開始進(jìn)行查找的字符，即within_text 中編號為1 的字符。如果忽略start_num，則假設(shè)其為1。 LEN 用途：LEN 返回文本串的字符數(shù)。 語法：LEN(text) 參數(shù)：Text待要查找其長度的文本。 Company Confidential公式和函數(shù)-文本與數(shù)據(jù)函數(shù)LEFT 用途：根據(jù)指定的字符數(shù)返回文本串中的第一個(gè)或前幾個(gè)字符。 語法：LEFT(text，num_chars) 參數(shù)：Text 是包含要提取字符的文本串；Num_chars 指定函數(shù)要提取的字符數(shù)， RIGHT 用途：RIGHT 根據(jù)所指定的字符數(shù)返回文本串中最后一個(gè)或多個(gè)字符。 語法：RIGHT(text，num_chars)，RIGHTB(text，num_bytes) 。 參數(shù)：Text 是包含要提取字符的文本串；Num_chars 指定希望RIGHT 提取的字符數(shù)， Company Confidential公式和函數(shù)-文本與數(shù)據(jù)函數(shù)MID 用途：MID 返回文本串中從指定位置開始的特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定。 語法：MID(text，start_num， num_chars) 參數(shù)：Text 是包含要提取字符的文本串。Start_num 是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置 Compan