合同管理程序

1、合同管理程序1.目的：明確合同的要求，并通過合同評審確保公司有能力滿足這些要求。2適用范圍：適用于公司產(chǎn)品銷售合同、訂單的管理。3定義：略4職責(zé)分配：4.1銷售部：負(fù)責(zé)確定合同/訂單要求，組織對合同/訂單進(jìn)行評審，并對合同/訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)。4.2制造部、米購部、品質(zhì)部、研發(fā)部等部門參與合同/訂單評審，并實(shí)施合同/訂單中的有關(guān)部分。4.3總經(jīng)理：負(fù)責(zé)合同/訂單評審表的批準(zhǔn)。5.過程分析烏龜圖：6流程圖:7程序內(nèi)容：7.1業(yè)務(wù)洽談銷售部做好與顧客的業(yè)務(wù)洽談。洽談前，要做好充分的準(zhǔn)備；洽談過程中，要充分聽取顧客的意見，幫助顧客掌握完整的產(chǎn)品信息，同時要了解顧客的資信情況。洽談過程中，要就合同

2、的基本要求，如品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付、包裝、交貨期、交付方式、結(jié)算方式、違約責(zé)任、仲裁與索賠等，逐條與顧客明確，達(dá)成一致意見。7.2接收合同/訂單本公司只接收書面的購貨合同/訂單。對于顧客的口頭訂單，銷售部應(yīng)將其記錄在顧客口頭訂單記錄表上，用電子郵件發(fā)給顧客，由顧客書面確認(rèn)后回傳。銷售部應(yīng)將合同/訂單送至銷售部跟單員，由銷售部跟單員組織對合同/訂單的評審。銷售部跟單員根據(jù)合同/訂單的性質(zhì)將其分成常規(guī)合同/訂單或特殊合同/訂單；）常規(guī)合同/訂單是指針對公司已有的產(chǎn)品所訂的合同/訂單2）特殊合同/訂單是指常規(guī)合同/訂單外的合同/訂單，包括針對新產(chǎn)品或者對現(xiàn)有產(chǎn)品有附加技術(shù)要求、包裝要求的合同

3、/訂單銷售部跟單員填寫合同/訂單評審表，連同合同/訂單一起送有關(guān)部門進(jìn)行評審。7.3 合同/訂單的評審合同/訂單的要求。合同/訂單評審要保證：1）顧客的各項(xiàng)要求（規(guī)格、數(shù)量、性能、交貨期、結(jié)算方式等）得到確定并形成文件）合同或訂單中各項(xiàng)要求不存在含糊不清之處，特殊要求有明確說明，多次洽談前后不一致的地方得到了解決1 ）合同或訂單符合有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的要求）顧客的潛在要求得到識別，這些要求是預(yù)期或者規(guī)定用途所必需的2 ）本公司的附加要求能確保兌現(xiàn)）本公司有履行合同或訂單要求的能力7.3.1 常規(guī)合同/訂單的評審1）銷售部跟單員從進(jìn)銷存系統(tǒng)中知道有現(xiàn)貨時，只需將合同/訂單評審表送計劃科及銷售部經(jīng)

4、理進(jìn)行評審2）無現(xiàn)貨時，由銷售部跟單員將合同/訂單評審表交計劃科就生產(chǎn)能力、生產(chǎn)完成日期進(jìn)行評審，如果庫存中無所需產(chǎn)品的物料，則還應(yīng)將合同/訂單評審表送采購部就采購能力、到貨日期進(jìn)行簽字評審，之后由銷售部經(jīng)理就交貨期限進(jìn)行評審。7.3.2 特殊合同/訂單的評審1）以專題會議的形式進(jìn)行，由銷售部牽頭，副總經(jīng)理主持，研發(fā)部、工藝部、采購部、制造部、計劃科、品質(zhì)部參加2）評審時應(yīng)注意： 設(shè)計、采購和生產(chǎn)的周期要衡量本公司的設(shè)計、工藝和檢測能力 要識別新的質(zhì)量要求、產(chǎn)品顏色要求、包裝要求對成本和利潤進(jìn)行核算7.3.3 評審后，參加評審的部門應(yīng)在合同/訂單評審表中的相應(yīng)欄目中簽字，最后將合同/訂單評審表

5、送總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.3.4 在合同/訂單評審過程中，評審人員對合同中有關(guān)內(nèi)容和要求提出疑問或者修改建議時，由銷售部跟單員負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)絡(luò)，征求其書面意見，經(jīng)協(xié)商確定后的變動事項(xiàng)需在合同/訂單評審表中予以記錄。7.4合同的簽訂與合同/訂單的執(zhí)行合同評審后，銷售部經(jīng)理根據(jù)合同草案與批準(zhǔn)的評審結(jié)果，負(fù)責(zé)與顧客正式簽訂合同，訂單評審?fù)ㄟ^后即生效。7.4.1 銷售部跟單員將合同/訂單及合同/訂單評審表中的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為顧客訂貨要求表，連同有關(guān)的顧客資料分發(fā)給有關(guān)部門，作為設(shè)計、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、出貨等的依據(jù)。7.4.2 銷售部跟單員應(yīng)建立合同/訂單跟進(jìn)控制表，記錄合同/訂單的執(zhí)行情況。若發(fā)生與合同訂單不一致的情況，應(yīng)

6、及時與顧客協(xié)商解決7.5合同/訂單的更改/取消若因非顧客原因需修改訂單或合同時，由產(chǎn)生原因的部門通知銷售部跟單員。銷售部跟單員及時與顧客聯(lián)系，得到顧客的同意后，在原合同或訂單上注明更改內(nèi)容并填寫合同/訂單更改通知單。銷售部跟單員應(yīng)將合同/訂單更改通知單送到與合同/訂單修改有關(guān)的部門進(jìn)行評審，并報送總經(jīng)理批準(zhǔn)，然后發(fā)至有關(guān)部門。若因顧客提出合同/訂單條款修改時，應(yīng)由銷售部跟單員填寫合同/訂單更改通知單，經(jīng)與合同/訂單修改有關(guān)的部門評審后送至總經(jīng)理評審，然后發(fā)至有關(guān)部門。銷售部跟單員應(yīng)在原合同或訂單中注明修改情況。顧客取消合同/訂單時，銷售部跟單員需與顧客協(xié)商，就本公司已投入的物料、已生產(chǎn)的半成品

7、和產(chǎn)品的處理，以及由此產(chǎn)生的損失，與顧客達(dá)成一致意見。銷售部跟單員應(yīng)用合同/訂單更改通知單將合同/訂單的取消情況通知有關(guān)部門。7.6合同/訂單的保存所有已經(jīng)確定的訂單/合同及其后的修訂，以及合同/訂單評審表、合同/訂單更改通知單均由銷售部負(fù)責(zé)存檔。存檔時應(yīng)注意將合同/訂單與相應(yīng)的合同/訂單評審表、合同/訂單更改通知單保存在一起。合同/訂單履行中的來往電子郵件應(yīng)予以保存，作為合同/訂單的附件。8過程績效的監(jiān)視:目標(biāo)名稱計算公式目標(biāo)值監(jiān)視時機(jī)監(jiān)視部門8.1合同/訂單評審及時率1. 常規(guī)合同需半天評審?fù)戤?，特殊合?訂單需1天評審?fù)戤?. 合同/訂單評審及時率=（按時完成的合同/訂單評審次數(shù)）/（合同/訂單評審總次數(shù)）*100%>98%每月銷售部8.2訂單交期準(zhǔn)確率1-（交期變動訂單數(shù)/訂單總數(shù)）*100%>90%每月銷售部9過程中的風(fēng)險和機(jī)遇的控制（風(fēng)險應(yīng)對）：風(fēng)險應(yīng)對措施執(zhí)行時間負(fù)責(zé)人監(jiān)視方法因合同評審1.新產(chǎn)品合同的評審應(yīng)在合同簽訂之前進(jìn)每份新產(chǎn)銷售部總經(jīng)辦每月不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致行，確保顧客的各項(xiàng)要求合理、明確、書面品的合同經(jīng)理對新產(chǎn)品合開