辦公室人員如何處理好繁雜事務(wù)

1、辦公室人員如何處理好繁雜事務(wù)一般來說，辦公室的工作比較繁雜，尤其是重要職能部門的辦公室，本來事情就多，遇上中心任務(wù)或突擊任務(wù)，有時(shí)會(huì)忙得不可開交。因此，怎樣有條不紊、從容不迫、優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作，就成為擺在每一位辦公室工作人員面前的一個(gè)重要課題。    一、努力做到超前預(yù)測(cè)    “愚者暗于成事，智者見于未萌”。只有能夠預(yù)先測(cè)定、把握事情的發(fā)展方向，才能做到胸有成竹、有條不紊。如果臨渴掘井、臨陣磨槍，自然會(huì)措手不及，非常被動(dòng)。許多政治家都具有常人不及的政治遠(yuǎn)見，這是他們事業(yè)成功的一個(gè)重要原因。經(jīng)過鍛煉和培養(yǎng)，常

2、人也可以具有遠(yuǎn)見。筆者認(rèn)為，提高自己的預(yù)測(cè)  能力可以從以下幾個(gè)方面著手。    一是要努力提高政治理論素養(yǎng)和政策水平，提高政治敏銳性。辦公室人員在掌握豐富的理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，要舍得花時(shí)間和精力研究各種文件，因?yàn)檫@些文件中往往包含了一個(gè)時(shí)期的政策方向和工作方向。要前后聯(lián)系，結(jié)合當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐那闆r，對(duì)比研究某一政策與本地本部門實(shí)際的契合程度。理論功底深厚了，就能理性地分析和把握事情的脈絡(luò)；事情見得多了，自然就能預(yù)見工作的方向并盡早運(yùn)籌，從而避免忙亂。    二是要準(zhǔn)確掌握信息，做到心中有數(shù)?，F(xiàn)在獲取信

3、息的途徑非常便捷，一個(gè)電話、一封電子郵件就可以從有關(guān)部門包括上級(jí)部門獲取較為充足的重要信息。獲取信息是辦公室人員有效開展工作的前提，能為確定工作方向和目標(biāo)提供判斷的依據(jù)，有時(shí)還能為即將開展的工作提供借鑒。反之，如果閉目塞聽，坐等任務(wù)，就會(huì)落后于形勢(shì)，會(huì)慢上一拍。    三是要領(lǐng)會(huì)和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，判斷事情的重要性，做到心中有底。辦公室工作人員的角色和職能主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，當(dāng)好參謀，而領(lǐng)導(dǎo)看問題想事情往往會(huì)更深更遠(yuǎn)。因此，在一件事情上，領(lǐng)會(huì)和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖是十分重要的。據(jù)此可以知道工作的重要程度和緊迫程度，以便分清主次、輕重和緩急。如果對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖不聞不問，只按

4、自己的思路大搞一氣，到頭來“費(fèi)力不討好”還是小事，耽誤了工作就是大事了。    四是要在平時(shí)努力做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做到心中有譜。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。剪輯文字材料、做好檔案整理、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)等，都有利于關(guān)鍵時(shí)刻的工作。有的辦公室人員平時(shí)懶散，一旦領(lǐng)導(dǎo)交代某個(gè)突擊性任務(wù)，便要東查西找、翻箱倒柜，急得滿頭大汗。菜根譚說：“忙處事為，常向閑中先檢點(diǎn)，過舉自??；動(dòng)時(shí)念想，預(yù)從靜里密操持，非心自息?！边@對(duì)我們辦公室人員是很有啟迪的。    二、掌握劇繁就筒的藝術(shù)    有人抱怨說

5、：辦公室工作人員越是勤快，工作便越多，好像永遠(yuǎn)忙不完。對(duì)此，要進(jìn)行具體分析，有時(shí)恐怕并不是事情多，而是安排不當(dāng)。人的精力和能力總是有限的，辦公室人員在工作中要掌握一定的規(guī)律和方法，刪繁就簡(jiǎn)，有效地開展工作。    一是要遵循目標(biāo)原則，有的放矢。一個(gè)時(shí)期的工作大抵總有一個(gè)目標(biāo)或中心，那么，一切行動(dòng)就要圍繞著這個(gè)目標(biāo)展開，與目標(biāo)無關(guān)的就要拋開，只有這樣才能保證工作的順利開展?，F(xiàn)在許多辦公室人員所謂的忙，很多是自己造成的，他們一年到頭漫無目的地忙，有時(shí)自己也說不清究竟在忙些什么。依筆者看來，辦公室人員必須多想想“為啥忙，忙了有什么用”。  

6、  二是要把握工作重點(diǎn)，突出特色。每個(gè)人都希望工作出色，但如果認(rèn)為拼死拼活地干就是出色，那就有失偏頗了。工作任務(wù)是不斷更新和發(fā)展的，光憑死干是干不出成效的。一般來說，工作的顯著之處在于其特色。所以，我們?cè)诠ぷ髦胁荒苊济右话炎?，而要把形成特色作為工作的重點(diǎn)，圍繞突出特色而鋪開工作，找好工作的著力點(diǎn)，把工作干出成效、干出特色。    三是要運(yùn)用拿來主義，駕輕就熟。辦公室人員所從事的工作也有很多相通的地方，有時(shí)候完全沒有必要由自己去冥思苦想，而要學(xué)會(huì)運(yùn)用拿來主義，大膽地借鑒和吸取別人的優(yōu)秀成果和工作經(jīng)驗(yàn)，為我所用。這也是一種刪繁就簡(jiǎn)的方

7、法。而且，借鑒的過程其實(shí)就是一次思想交流的過程，可以有效地促進(jìn)認(rèn)識(shí)的深化和飛躍，從而使我們對(duì)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求的認(rèn)識(shí)更加明確，有利于得心應(yīng)手地開展工作。    三、合理利用集體力量工作成果往往是集體智慧的結(jié)晶。面對(duì)繁雜緊急的任務(wù)，更是需要?jiǎng)佑眉w的力量。這時(shí)，就存在一個(gè)如何利用集體力量的問題。集體力量運(yùn)用得好，可以有效地分解工作任務(wù)，減輕工作負(fù)擔(dān)，使工作迅速有效地開展，使工作更完善，甚至達(dá)到推陳出新、更上層樓的效果。但如果不善于利用集體力量，就有可能適得其反，既不能使工作達(dá)到預(yù)期的效果，甚至還會(huì)損害人際關(guān)系，造成長(zhǎng)期的不良影響。  

8、  一是合理分工?？偟脑瓌t是人事相適，做到人得其事、事適其人。作為辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員，有兩種執(zhí)行的方式，一個(gè)是因人分工，另一個(gè)是因工擇人。在人力有限的情況下，一般只能因人分工，根據(jù)各人的特點(diǎn)，把整個(gè)工作任務(wù)適當(dāng)?shù)胤值矫恳粋€(gè)人身上。在人手可以調(diào)劑的情況下(比如借用外力)，可以因工擇人，把細(xì)分的每一項(xiàng)任務(wù)，具體地調(diào)配給合適的人。作為辦公室一般工作人員，則要主動(dòng)提出自己的意見，盡量選擇或讓領(lǐng)導(dǎo)分配適合自己的工作任務(wù)。    二是責(zé)任到人。必須明確地劃分每一個(gè)人的職責(zé)和任務(wù)，讓每個(gè)人都感到自己要對(duì)所做的事情負(fù)責(zé)并要負(fù)責(zé)到底，從而想方設(shè)法把事情做好

9、。同時(shí)，還要防止互相牽扯。因?yàn)椋诠ぷ鲿r(shí)，有些人往往喜歡擅自發(fā)號(hào)施令，對(duì)別人的事情指手畫腳，這種行為如果得不到及時(shí)的糾正，就會(huì)造成一件事幾個(gè)人都來插一腳，各吹各的號(hào)，各唱各的調(diào)；或者對(duì)一個(gè)人來說，當(dāng)他干一件事正  在興頭上時(shí)，卻被另外的人叫去做他本不該做的事情。這樣下來，就會(huì)造成件件事情有人做，件件事情都沒做完或沒有做好，而且還會(huì)引發(fā)當(dāng)事人的不滿。    三是減少環(huán)節(jié)。工作環(huán)節(jié)越多，效率往往就越低。一件事情誰有最終的發(fā)言權(quán)或階段上的最終發(fā)言權(quán)，那么具體從事這項(xiàng)工作的人就最好直接向這個(gè)人負(fù)責(zé)。這樣既可以防止一些不良情況的出現(xiàn)，又能給具體

10、工作的人一個(gè)表現(xiàn)的機(jī)會(huì)，可以極大地調(diào)動(dòng)他們工作的積極性，促進(jìn)集體力量的發(fā)揮。四是加強(qiáng)協(xié)作。合理的分工不僅不反對(duì)分工之下的合作，而且鼓勵(lì)加強(qiáng)相互之間的合作，并且只有加強(qiáng)合作才能將集體的力量淋漓盡致地發(fā)揮出來。在現(xiàn)代個(gè)性張揚(yáng)和領(lǐng)導(dǎo)弱化的趨勢(shì)下，合作不是簡(jiǎn)單的命令和要求，而是一個(gè)事關(guān)情感認(rèn)同和價(jià)值取向的復(fù)雜問題。更多的溝通和交流，更多的討論和理解，更多的尊重和激勵(lì)，是加強(qiáng)協(xié)作的有效措施。    四、及時(shí)轉(zhuǎn)移責(zé)任    辦公室工作千頭萬緒，層出不窮，而且有些事情說大就大，說小就小，不好把捏。對(duì)于這種情況，最好的辦法就是及時(shí)轉(zhuǎn)移責(zé)任。轉(zhuǎn)移責(zé)任不是推諉、不負(fù)責(zé)，而是指在自己的職責(zé)范圍內(nèi)，盡快地完成工作任務(wù)，將其落實(shí)到下一個(gè)相關(guān)的責(zé)任人身上，這樣既可以及時(shí)處理自己手邊的工作，防止出現(xiàn)積壓同時(shí)也是工作職