物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(4)

1、物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(4)物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（四）1.0目的規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。2.0適用范圍適用于物業(yè)公司及下屬項目、部門的文書管理工作。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)全部發(fā)文審批。3.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。3.3人事行政部負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號管理、用印管理、。收發(fā)及歸檔工作。4.0程序要點(diǎn)4.1公文格式。4.1.1公文種類。（1）按國家行政公文管理與處理方法有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、指令；打算（決議）；指示；公告、通告（布告）；通知；通報；請示；批復(fù)；函；會議紀(jì)要；方案；總結(jié)。（2）依據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)

2、，可引入以下文件類別：上行文：請示、報告、方案、總結(jié)；下行文：批復(fù)、打算、通知、通告、通報；平行文：函、會議紀(jì)要。4.1.2文件標(biāo)題：（1）行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清楚、美觀為原則；（2）標(biāo)題統(tǒng)一使用2號黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號上方居中位置。4.1.3發(fā)文字號：簡稱文號，包括機(jī)關(guān)代字、年號和挨次號三項內(nèi)容：（1）依據(jù)發(fā)文挨次及發(fā)文時間對文件編號。（2）物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。物業(yè)公司文號：如：昌達(dá)物發(fā)200015號，是指物業(yè)管理公司2000年所發(fā)的公司第15個文件。（3）文號統(tǒng)一使用5號宋體字，放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。（4）公司文號由人事行政部統(tǒng)

3、一管理。（5）其他部門發(fā)文部門需到人事行政部登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。4.1.4隱秘等級和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度：（1）一般文件不加注明；（2）隱秘文件必需在文件的左上角位置注明“隱秘”字樣；（3）急件必需在文件的左上角位置注明“急件”字樣；（4）為示區(qū)分，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用2號宋體字。4.1.5主送機(jī)關(guān)：是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機(jī)關(guān)；4.1.6應(yīng)放在文號下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號”；4.1.7主送機(jī)關(guān)不止一個時，要按其機(jī)關(guān)級別的凹凸、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開；4.1.8依據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用4號或小4號宋體

4、字。4.1.9正文：是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和依據(jù)，敘述什么事情，解決什么問題以及方法和要求，都要在正文中闡述清晰：（1）正文文字一律自左而右橫排；（2）要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，每段開頭空兩個字；（3）正文字體與主送保持全都。4.1.9附件：通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明（1）假如該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè)，專行空兩格注明“附件：×××”字樣；假如附件較多，還須編上序號1、2、3末尾用分號，最終一個附件用句號結(jié)束；文件無附件的無須注明；（2）要寫明附件的全稱；（3）附件字體與正文相同。4.1.10落款：指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡

5、稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名：（1）落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置；（2）假如正文恰好占滿全頁，落款必需放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行“（此頁無正文）”字樣；（3）落款字體與正文相同。4.1.11日期：（1）一般應(yīng)寫發(fā)文日期；（2）會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期；（3）重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期；（4）日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。4.1.12蓋章：是發(fā)文機(jī)關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，一般狀況下文件都應(yīng)加蓋印章（單位經(jīng)理署名除外）：（1）蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行，由管理印章的工作人員

6、經(jīng)手 并登記；（2）印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。4.1.13公文文尾：指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容：（1）公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用始終線分割以示區(qū)分；（2）公文文尾字體與正文相同，另行頂格；（3）抄送機(jī)關(guān)是幫助或協(xié)作主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對上級機(jī)關(guān)的抄送叫抄報。先寫抄報機(jī)關(guān)，再寫抄送機(jī)關(guān)；（4）印刷時間指開印的時間，印刷機(jī)關(guān)和印刷時間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭遙相呼應(yīng)；（5）印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù)，位于底線的偏右側(cè)位置。4.2發(fā)文辦理：包括交擬、擬議、撰寫、審核、

7、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。4.2.1交擬和擬議（1）經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確詳細(xì)交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的詳細(xì)部門或人員。（2）擬稿人員接受任務(wù)后，對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思：深化領(lǐng)悟意圖，把握其精神實(shí)質(zhì)；留意提煉觀點(diǎn)，選擇材料；支配文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架；如對原交擬意圖不清或需有重大修正時，須征得交擬人同意，不行擅自做主。4.2.2撰寫和審核（正規(guī)文件須打印，一般狀況下，人事行政部負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對）。（1）擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上，根據(jù)擬議的設(shè)計撰寫文稿，撰寫時應(yīng)留意：不與國家法律、法規(guī)相違反；把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律和寫作方法；堅持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。（2）交擬人對擬稿人的文

8、件進(jìn)行審核：審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法；所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行；所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng)；主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng)；文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。（3）公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容：文稿體式和格式是否完備、規(guī)范；所用文種和名義是否恰當(dāng)；文字表達(dá)是否通順、清楚、嚴(yán)密，符合標(biāo)準(zhǔn)的，附上發(fā)文審批表交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批；不符合的退回擬稿部門。4.2.3簽發(fā)：總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，認(rèn)真閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出詳細(xì)看法返還人事行政部重

9、新撰寫。4.2.4蓋章和發(fā)放：（1）蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的看法加?。嚎偨?jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章；蓋章的份數(shù)嚴(yán)格根據(jù)文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章；須將蓋章文件至少保留一份存檔（對特別商定的按商定處理）；對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。（2）發(fā)放：發(fā)放（裝封和發(fā)送）工作要快速、精確、平安：發(fā)文登記：由人事行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)送范圍（包括：主送單位、抄報部門、抄送部門）填寫文件發(fā)放登記表；采納快捷方式（電子郵件、信件或親自送達(dá)）發(fā)放文件，并落實(shí)收到狀況；將發(fā)放狀況登記在文件發(fā)放登記表中；次年二月底將當(dāng)年的文件發(fā)放登記表與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管；重要文件接收方需簽收。4.3收文辦理：包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。4.3.1收拆：指文書的收到和拆封。（1）公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。（2）凡封套上寫明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封；寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封；寫明為詳細(xì)部門或詳細(xì)人收啟的信，由收信部門/人拆封，拆封時應(yīng)留意：檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)覺問題，要做出必要的記載和準(zhǔn)時處理；取凈封內(nèi)的文件及附件，留意保持封套和文件的完好；急件拆封后要馬上登記分送，密件一般交由部門經(jīng)理拆封。4.3.2歸檔：文件辦理完畢后，由人事行政部按有關(guān)規(guī)定辦理歸檔工作。5.0相關(guān)